Ирина Эланс

Автор который поможет с любыми образовательными и учебными заданиями

Документация

Вариант№2

План.

Информационно-справочная документация. Виды и краткая характеристика…………………………………………………….3
Правовая основа деятельности службы документационного обеспечения………………………………………………………12
Юридическая сила документов………………………………....13
Контроль исполнения документов…………………………...…14
Приложение№1…………………………………………………..17
Приложение№2…………………………………………………..18
Приложение№3…………………………………………………..19
Приложение№4…………………………………………………..20
Список использованной литературы…………………………....21

№1. Информационно-справочная документация. Виды и краткая характеристика.

К информационно-справочным документам относятся письма, докладные (служебные) и объяснительные записки, справки, акты, телеграммы, телефонограммы, факсограммы. Так же к информационно справочным документам можно отнести и относительно новый вид документов, - веб-документы.

Письмо. Письмо как вид документа применяют для передачи информации между двумя корреспондентами: адресантом (отправителем) и адресатом (получателем письма), которыми могут быть и физические и юридические лица.

Письмо – обобщённое название различных по содержанию официальных документов, служащих средством общения между организациями в процессе осуществления их деятельности, а также организациями и частными лицами, если содержание переписки касается взаимных интересов. (см. макет делового письма в приложении №1).

Основные функции делового письма:

информационная – в письмах фиксируются факты, сведения, мнения и другие явления практической и интеллектуальной деятельности;
коммуникативная - с помощью писем обеспечивают внешние связи организации;
правовая – содержание официального письма может быть использовано в качестве доказательства деятельности организации или частного лица;
организационная – посредством писем воздействуют на людей в целях организации и координации их деятельности.

Из-за массового использования и большого разнообразия деловых писем чёткой их классификации нет. По функциональному признаку выделяют следующие разновидности деловых писем:

Директивное (циркулярное) письмо;
Гарантийное письмо;
Письмо-извещение;
Письмо-предложение;
Претензионное письмо;
Рекламное письмо;
Сопроводительное письмо;
Письмо-подтверждение;
Письмо просьба;
Письмо-запрос;
Письмо-напоминание;
Информационное письмо;
Письмо-ответ;
Письмо-приглашение;
Частные письма.

Кроме систематизации по функциональному признаку письма, как и другие документы, можно классифицировать по иным основаниям, в частности по:

структурным признакам (регламентированные, т.е. составляемые на основе трафарета и не регламентированные);
месту составления (входящие и исходящие);
сроками исполнения (срочные, т.е. с установленными сроками исполнения и несрочные и т.д.).

Электронные письма.

Управление документами электронной почты.

Электронные письма – электронные документы, которые передают с помощью постовых программ, осуществляющих обмен данными между компьютерами, обработку и хранение полученных и отправленных сообщений.

Стиль электронного письма должен быть сугубо рабочим и сжатым, а язык электронной переписки конкретен и краток. Рекомендуется избегать длинных фраз, в том числе включающих некоторые стандартные при традиционной переписке выражения (языковые формулы).

При этом особое внимание уделяют соблюдению правил письменного делового этикета, прежде всего изложению содержанию письма в вежливом и тактичном тоне. Это особенно важно т.к. в электроном письме на бумажном носителе (специально подготовленный бланк, соответствующая бумага, размещение реквизитов и т.д.).

Личные электронные письма (сообщение персонального характера, не относящиеся к выполнению должностных обязанностей). Личное сообщение может быть уничтожено сотрудниками сразу после того, как его надобность.

Корпоративные электронные письма:

сообщения, фиксирующие деловую активность организации, которые должны хранить в течение определённого времени как документальное свидетельство (внутренняя переписка, фиксирующая решения решение руководителя и указания по его выполнению, важная деловая корреспонденция, полученная извне);
сообщения, способствующие деятельности организации, но которые не нужно длительно хранить (уведомления о деловых встречах, копии протоколов совещаний, копии докладов или информационных бюллетеней, реклама и т.д.) .

Срок хранения корпоративных электронных писем должен быть определён в номенклатуре дел организации.

При создании системы управления документами электронной почты следует исходить из того, что электронные письма организации, свидетельствуют об управленческих действиях и решениях, являются официальными документами, которые могут быть востребованы в качестве доказательства выполнения юридических обязательств или управленческих операций.

Поэтому они должны быть:

сохранены (быть неизменными и читабельными в течение установленного в номенклатуре организации времени).
доступны для прочтения любому сотруднику, имеющему право доступа, независимо от того с какого и в какой почтовый ящик эти сообщения были отправлены;
классифицированы и взаимосвязаны с другими бумажными и электронными документами по той же теме.

Деловая переписка с иностранными партнёрами.

С развитием российской экономики и гражданского общества в нашей стране увеличивается количество российских компаний и предприятий, развивающих деловые связи с иностранными фирмами и организациями. Установление и поддержание деловых отношений с зарубежными партнёрами невозможно без деловой переписки.

Взыскательность к письменному этикету в развитых странах основана на сложившейся в течении многих лет традициях отношения к делу и к своему долгу. Западный предпринимательский мир, воспитанный в духе законопослушания весьма требователен к форме служебных документов в частности, деловых писем. Хорошо оформленное и составленное по всем правилам письмо говорит о дисциплинированности и уважительном отношении к букве Закона его автора, что по западным меркам свидетельствует о его надёжности как предпринимателя и партнёра. При соответствующем оформлении письмо приобретает юридическую силу и может быть решающим фактором в решении спорных вопросов, в том числе и в суде.

Для чёткой передачи информации необходимо писать на языке партнёра, в крайнем случае, использовать английский, как международный язык деловой переписки. (см. пример английского делового письма в приложении №2).

Акты, докладные (служебные) записки.

Акт – документ, составляемый группой лиц (преимущественно комиссией), подтверждающий установленные ими факты или события.

Акты составляются при обследовании инвентаризации, передаче товарно-материальных ценностей и дел в случае смены должностных лиц, сдаче в эксплуатацию законченных объектов и т.д. Во всех случаях в акте отражают только те факты, которые были обнаружены в ходе работы.

Акты оформляют на общем бланке организации или структурного подразделения.

Формуляр акта содержит реквизиты:

наименование вида документа;
дата;
регистрационный номер;
место составления;
заголовок к тексту;
текст;
подписи;
указание на количество и место их нахождения.

Если акт является внешним документом, т.е. передаётся в другие организации, то в состав реквизитов включают юридический адрес организации – автора акта. (см. пример оформления акта в приложении №3).

Докладная записка – документ, адресованный руководителю данного или вышестоящего учреждения и содержащий изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя. Её могут создавать по личной инициативе или по указанию руководителя.

По содержанию докладные записки делятся на:

инициативные (составляют с целью побудить адресата принять определённое решение, содержат факты и предложения, рекомендации или выводы);
информационные (содержат информацию о ходе, результатах или методах выполнения работы);
отчётные (информируют о завершении работы, её этапа, выполнении указаний, распоряжений и т.д.).

Оформление докладной записки зависит от адресата. Если она адресована руководителю данной организации, то её оформляют на обычном листе бумаги, она включает:

наименование структурного подразделения;
наименование вида документа (докладная записка);
дату;
адресата;
заголовок к тексту;
текст;
подпись составителя;
визы согласования. (см. пример оформления докладной записки в приложении №4).

Объяснительная записку составляют для пояснения отдельных положений выполненной работы (проекта, отчёта) Разновидность объяснительных записок – документы, составляемые работниками организации по указанию руководителей в связи с отношениями, возникающими в производственной и трудовой деятельности. Обычно их составляют при возникновении нештатных ситуаций, нарушениях трудовой и производственной дисциплины проступках и т.д.

Объяснительная записка такого рода может быть написана от руки, где указываются:

адресат (руководитель, который потребовал её составления);
дата составления;
текст (содержит описание фактов, послуживших причиной для её написания, и аргументы, объясняющие происшествие, смягчающие поступок служащего или подтверждающие какие-то факты);
подпись составителя.

Так же к организационно-справочным документам можно отнести следующие:

Служебная записка — это документ, по назначению близкий докладной записке, но составляемый по вопросам материально-технического, хозяйственного обеспечения и др. работником или руководителем подразделения на имя руководителя или специалиста другого подразделения. Служебная записка оформляется на стандартном листе бумаги и адресуется конкретному должностному лицу. Обязательными реквизитами являются наименование структурного подразделения, наименование вида документа, дата, регистрационный номер, заголовок к тексту, адресат, подпись.

Предложение — это документ, представляющий собой разновидность докладной записки, содержащий перечень конкретных предложений по определенному вопросу. Составляется аналогично докладной записке, как правило, по заданию руководства.

Представление — документ, содержащий предложение о назначении, перемещении или поощрении работника учреждения. Представление оформляется на стандартном листе бумаги. Обязательными реквизитами являются наименование подразделения, название вида документа, дата, регистрационный номер, адресат, заголовок к тексту, подпись.

Заявление — это документ, адресованный должностному лицу и содержащий просьбу работника. Заявление оформляется на стандартном листе бумаги. Обязательными реквизитами являются наименование подразделения, название документа, дата, регистрационный номер, адресат, фамилия и должность заявителя, подпись. Заявление может иметь приложения — документы, подтверждающие обоснованность просьбы.

Телеграмма — это обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в связи с особым способом передачи текста — по телеграфной сети общего пользования. Телеграмма должна быть напечатана четко и без помарок, на одной стороне телеграфного бланка установленной формы (или на светлой бумаге). Телеграмма содержит следующие реквизиты: служебный заголовок, указание категории телеграммы, отметка о виде телеграммы телеграфный адрес получателя, условный или полный, текст (содержание телеграммы), подпись, регистрационный делопроизводственный номер, дата регистрации, адрес и наименование отправителя (помещается под чертой).

Телекс — это обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в связи с особым способом передачи — по абонентской телексной сети. Иначе говоря, телекс — это телеграмма посланная по телетайпу - аппарату телеграфной связи, абонируемому организацией. Обязательными реквизитами телекса являются адресат, подпись, номер, наименование и адрес отправителя.

Факсограмма (телефакс, факс) — это получаемая на бумажном носителе копия документа, переданного по каналам факсимильной связи. Документы, передаваемые по факсу, должны оформляться в соответствии с требованиями, предъявляемыми к соответствующему виду документа, и должны быть напечатаны четким, контрастным шрифтом.

Телефонограмма — это обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в связи со способом устной передачи текста по каналам телефонной связи. Телефонограмма составляется отправителем как документ на бумажном носителе, передается по телефону и записывается получателем. Обязательными реквизитами являются исходящий регистрационный номер отправляемой телефонограммы; наименование должности, фамилия, имя, отчество лица, отправившего телефонограмму; подпись лица, принявшего телефонограмму; входящий регистрационный номер полученной телефонограммы.

Справка — это документ, содержащий описание и подтверждение ли иных фактов или событий. Справки отражают основную деятельность организации или подтверждают сведения биографического или служебного характера. Справки, отражающие основную (производственную) деятельность организации, могут быть внешними и внутренними. Внешние справки оформляются на общем бланке организации аналогично внешним докладным запискам, внутренние — на стандартном листе бумаги аналогично внутренней докладной записке с теми же реквизитами.

Сводка — это документ, содержащий обобщенные сведения по одному вопросу. В сводке концентрируется информация из различных источников по определенным параметрам, связанным одной темой (сводка отзывов, сводка предложений, сводка замечаний и т. п.). В целом сводка оформляется по тем же правилам, что и справка.

Заключение — это документ, содержащий мнение, выводы организации, комиссии или специалиста по какому-либо документу или вопросу. Заключение должно иметь заголовок с указанием названия документа или вопроса, на который оно подготовлено. Заключение оформляется на стандартном листе бумаги и подписывается специалистом или группой специалистов-составителей. Подписи заверяются печатью.

Отзыв — это документ, содержащий мнение организации или специалиста по поводу какой-либо работы, поступившей на рассмотрение. В целом порядок составления и оформления отзыва соответствует порядку подготовки и оформления заключения.

Перечень — это документ, содержащий систематизированное перечисление предметов, лиц, объектов или работ, составленный в целях распространения на них определенных норм или требований. Перечни оформляются на общем бланке организации. Текст, как правило, оформляется в виде таблицы. Порядок составления и форма конкретных разновидностей перечней регламентируются соответствующими инструкциями, указаниями, методическими документами.

Список — это документ, содержащий перечисление лиц, предметов, объектов в определенном порядке. Списки составляются в целях регистрации или информирования и по тем же правилам, что и перечни, но, как правило, не нуждаются в утверждении. Текст списка, как правило, излагается в табличной форме. Список подписывается должностным лицом, составившим его, а при необходимости - руководителем организации.

Веб-документы.

С появление и развитием сетевых технологий корпоративного и общего пользования (локальных сетей, Интернет) возник новый тип документа – веб-документ, который можно определить как «электронный документ, для использования которого необходимы сетевые компьютерные технологии».

Веб-документы содержатся на веб-страницах – логических единицах сети, однозначно определяемых адресом (URL) являющихся составной частью веб-сайта.

Информационная составляющая веб-документа – это информация, содержащаяся на веб-страницах. Управленческая информация может содержаться на страницах корпоративного (внутреннего) сайта организации, а также официального сайта организации в сети интернет.

Особенности веб-документов:

большинство из них не имеет бумажных аналогов и может быть представлено исключительно в цифровой форме, так как значительная часть содержимого сайта представляет собой взаимосвязанные при помощи гиперссылок элементы информации, и при распечатке веб-страницы на бумаге это уникальное свойство теряется;
их достоверность иногда вызывает сомнение, поскольку содержание и местонахождение веб-документов может быть преднамеренно или случай изменено. Сайты периодически обновляются, и их содержание и структура очень динамичны.

Для того чтобы информация официальных веб-страниц (органов власти и управления, учреждений и предприятий) могла быть использована для принятия управленческих решений. Необходимо обеспечивать её сохранность и неизменность.

Применение веб-документов в управленческой и научной деятельности вызывает необходимость управления веб-документами:

правильного написания веб-документов (включения в структуру веб-страниц метаданных, позволяющих однозначно идентифицировать информацию);
обеспечения достоверности, полноты, доступности, сохранности, юридической силы веб-документов (т.е. тех его свойств, которые позволяют использовать документ в управленческой деятельности, в том числе и в качестве доказательства);
управления документами в процессе всего их жизненного цикла – от создания до передачи на архивное хранение или уничтожение.

№2. Правовая основа деятельности службы документационного обеспечения.

Правовая основа деятельности службы документационного обеспечения управления - это совокупность законов, нормативных правовых актов и методических документов, регламентирующих технологию создания документов, их обработки, хранения и использования в текущей деятельности службы ДОУ: ее структуру, функции, штаты, техническое обеспечение и некоторые другие аспекты.

Процесс службы ДОУ определяется нормативно-методической базой на основе:

законов;
нормативных правовых актов;
методических документов.

Нормативно-методическая база делопроизводства включает в себя:

законодательные акты Российской Федерации в сфере информации и документации;
указы и распоряжения Президента РФ, постановления и распоряжения Правительства РФ, регламентирующие вопросы документационного обеспечения на федеральном уровне;

правовые акты федеральных органов исполнительной власти субъектов Российской Федерации (министерств, комитетов, служб, агентств и др.) как общеотраслевого, так и ведомственного характера;
правовые акты нормативного и инструктивного характера, методические
документы по делопроизводству учреждений, организаций, предприятий;
государственные стандарты на документацию;
унифицированные системы документации;

- общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации.

В нормативно-методическую базу службы ДО У входят законодательные акты субъектов Российской Федерации и правовые акты, принимаемые органами исполнительной власти субъектов Российской Федерации. Эти акты должны учитываться при организации делопроизводства, прежде всего органами представительной и исполнительной власти субъектов Федерации, а также организациями, учреждениями и предприятиями, действующими на их территории.

Методические документы регламентируют:

- технологию создания, обработки, хранения, использования документов в организации;

- работу службы делопроизводства (ее структуру, функции, штаты,
техническое обеспечение и т.д.).

В России существует государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ). Основные требования к документам и службам ДОУ приведены в нормативных документах по организации:

управленческого труда и охране труда;
архивного хранения документов.

№3. Юридическая сила документов.

Для управленческой деятельности юридическая сила документов чрезвычайно важна, так как означает, что документы могут служить подлинным доказательством заключенной в них информации. Юридическая сила официального документа предполагает его обязательность для тех, кому он адресован, или для круга участников управленческих действий (органов управления, их структурных подразделений, общественных организаций, должностных лиц и граждан), которые руководствуются документом и основывают на нем свою деятельность или воздерживаются от нее.

Юридическая сила документа — это свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления.

Из этого определения следует, что орган управления или должностные лица, выпускающие документ, обязаны:

соблюдать при его подготовке действующие нормы законодательства;

издавать документы только в пределах своей компетенции;

соблюдать действующие в определенное время общегосударственные правила составления и оформления документов. К числу наиболее юридически значимых реквизитов относятся: наименование организации, дата и регистрационный номер документа, подпись, печать, грифы согласования и утверждения.

Для удостоверения юридической силы в разных документах используются различные реквизиты. Так, заявление должно быть адресовано должностному лицу, содержать слово «заявление», текст (предмет или причина составления заявления), дату и подпись. Приказ руководителя должен быть составлен на бланке организации, содержать указание на вид документа (приказ), текст, передающий распорядительные действия, визы согласования, регистрационный номер, дату и подпись. Для штатного расписания организации необходимы не только перечисленные реквизиты, но и гриф утверждения, заверенный печатью. Для определенных видов документов в действующих правилах оформления разработаны требования к реквизитам, удостоверяющим их юридическую силу.

№4. Контроль исполнения документов.

в системе управления документами их движение и использование необходимо контролировать для того, чтобы обеспечивать поиск документов, предотвращать случаи их утраты, выявлять случаи невыполнения обязательных действий, вести мониторинг использования системы управления документами в целях сохранения и защиты содержащейся в ней информации, а также в целях сохранения записей о произведенных с документами операциях.

ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 выделяет два вида контроля: контроль действий и контроль местонахождения документа.

Контроль действий в системе управления документами применяется для процессов (операций), в которых действия ограничены временными рамками, устанавливаемыми организацией или для организации. Контроль действий может эффективно применяться только в том случае, если документ зарегистрирован в системе управления документами прежде, чем он будет направлен исполнителям.

Контроль местонахождения документа осуществляется в случаях, когда документ выдается сотрудникам для использования в работе, изымается из системы для уничтожения или передачи на архивное хранение. В ходе контроля местонахождения отслеживаются факты выдачи документов сотрудникам, передачи их между работниками или подразделениями, даты перемещений документа и возврата документов на место их расположения или хранения.

Система контроля исполнения документов позволяет обеспечить своевременное и качественное выполнение поручений, содержащихся в документах, получить аналитическую информацию, необходимую для оценки деятельности подразделений и отдельных исполнителей.

Сроки исполнения документов

На контроль ставятся документы, содержащие поручения, требующие исполнения в установленный срок. Сроки исполнения документов могут быть типовыми и индивидуальными.

Документация 📙 Контрольная → 🆔 28555