Документация банка, документооборот, внутрибанковский контроль
Тема 1.3. Документация банка, документооборот, внутрибанковский контроль.
Вопросы 1. Понятие документооборота и внутрибанковского контроля.
2. Виды банковских документов и порядок их хранения.
3. Оформление расчетно-денежных документов и организация их хранения.
Вопр. 1. Понятие документооборота и внутрибанковского контроля.
Организация рабочего дня учетно-операциооных работников устанавливается с таким расчетом, чтобы обеспечить своевременное оформление поступающих расчетно-денежных документов и отражение поступающих их в бухгалтерском учете по балансовым и внебалансовым счетам с составлением ежедневного баланса.
В учреждениях банка
– приему, оформлению и отражению по счетам бухгалтерского учета в тот же день подлежат все расчетно-денежные документы, поступившие в банк в течение первой половины рабочего дня. Данные документы по истечении операционного дня проводятся по счетам клиентов следующим рабочим днем.
- оплата всех документов, включая
по отчислению в бюджет и
выплате заработной платы, с
расчетного счета и текущего
счета производится за счет
средств на этих счетах с
соблюдением календарной
- передача информации с
При оформлении банковских операций должен обеспечиваться надлежащий контроль за законностью их выполнения и сохранностью государственных средств и ценностей.
ОИ обязан проверить, исходя из содержания документов, не имеются ли нарушений установленных правил расчетов, правильно ли в соответствии с ними оформлен документ и завершить выполнение операции своей подписью.
Подлежат дополнительному
Контролер проверяет правильность оформления операции, убеждается в полном соответствии между собой первого и второго экземпляров документа, подписывает первый, отправляет на обработку по отражению операций по дебету, второй – ответственному исполнителю, ведущему кредитуемый лицевой счет.
Результат должен оформляться справками.
Главный бухгалтер обязан
установить наблюдение за устранением
недостатков, выявленных данными проверками,
и в необходимых случаях
Вопр. 2. Виды банковских документов и порядок их хранения.
Банковская документация представляет собой совокупность документов, являющихся письменным свидетельством совершаемых операций и обосновывающих их отражение в учете.
К банковской документации относят следующие виды документов:
- Документы директивного характера (приказы, инструкции, правила, циркуляры и т.д.). Они предназначены для руководителей и работников банка, которые должны принять их к исполнению.
- Кредитно-плановые документы. К ним относятся кредитно-расчетные документы, ходатайства клиентов, отчетные материалы клиентов, договоры залога, страхования и т.д.
- Оперативно-расчетные документы. На основании этих документов работники учетно-операционного отдела совершают денежно-расчетные операции. К такого рода документам относятся, например, платежные поручения, авизо, мемориальные ордера и т.п.
- Кассовые документы, т.е. документы, связанные с приемом и выдачей наличных денег.
- Документы по внутрибанковским операциям (ведомости АО зарплате, авансовые отчеты, счета-фактуры).
Наиболее распространенный вид банковских документов – денежно-расчетные документы. Денежно-расчетные документы поступают в банки от предприятий и учреждений, других банков, а также составляются в банке и содержат необходимую информацию о характере операций, позволяющую проверить их законность и осуществить банковский контроль. Все денежно-расчетные документы по характеру отражаемых операций подразделяются на кассовые, мемориальные и внебалансовые.
Кассовые документы делятся на приходные и расходные. К приходным кассовым документам относятся объявление на взнос наличных, приходно-кассовые ордера, квитанции о приеме денег. К расходным кассовым документам относятся чеки на получение денег и расходно-кассовые ордера
Мемориальные документы – это документы по безналичным расчетам, которые делятся на внутрибанковские-мемориальные ордера, мемориальные внебалансовые ордера и документы, которые оформляет клиент: платежное поручение, требование, аккредитив и т.д.
Документы составляются
на стандартных бланках
Все документы имеют следующие реквизиты: название документа, № и наименование плательщика, его ИНН, расчетный счет плательщика, реквизиты банка-плательщика, наименование получателя, его ИНН, реквизиты получателя и банка-получателя, назначение платеже, сумма платежа (цифрами и прописью). Документ должен быть подписан и на нем должен быть оттиск печати.
Расчетные документы от клиентов принимают бухгалтерские работники, которые их проверяют и оформляют, т.е. ставят дату, подпись и штамп.
Вопр. 3. Оформление расчетно-денежных документов и организация их хранения
Все расчетно-денежные документы имеют стандартные бланки и должны четко отражать сущность операции с указанием суммы платежа.
Каждый должен иметь подписи уполномоченных лиц клиента и оттиск его печати. Документы печатаются электронно, количество экземпляров – по требованию банка, но не менее двух. Они могут передаваться в банк по электроной почте по системе клиент – банк либо непосредственно клиентом. В документах по операциям с наличностью могут быть дополнительные подписи. В документах не допускаются исправления. Данные в них называются реквизитами: номер, дата, наименование документа, сумма прописью, способ платежа, по дебету указываются счета плательщика, по кредиту аналогичные реквизиты получателя, корреспондентский счет банка – плательщика, БИК банка – плательщика, подписи, оттиск печати.
Первый экземпляр (оригинал) остается в банке, подшиваются в документы дня банка и на основании его совершается операция, по которой проводится учет по лицевым счетам.
Второй экземпляр (копия) с отметкой работника банка возвращается клиенту в подтверждение о принятом документе.
Порядок хранения документов.
Бухгалтеские (мемориальные)
документы по безналичному расчету
подшиваются каждый день в порядке
возрастания номеров
Внебалансовые счета брошюруются вместе с мемориальными документами и помещаются после них. Документы длительного хранения подшиваются в отдельные папки.
К ним относятся следующие документы:
- по вкладам физических лиц;
- кассовые;
- по ссудам индивидуальных заемщиков;
- по внутрибанковским операциям;
- по операциям с драгаценными металлами и инностранной валютой.
Документы хранятся в незгораемых шкафах в кладовой, в железных шкафах, ящиках в операционном зале, многоие документы хранятся в копьютере и выводятся на бумажный носитель в случае необходимости (при составлении отчета).
Отчетные балансы за месяц сдаются в постоянный архив, после сдачи отчетных балансов в ЦБ РФ:
- от 3 до 5 лет;
- от 5 до 15 лет;
- бесрочно.
Раздел 2. Учет кассовых операций
В.1. Организация кассовой работы в банке
Регулирование и организация кассовых операций в банках возложена на Банк России – ст.4 Федерального закона от 2002 г. «О Центральном банке РФ». Порядок организации работы кассовых подразделений банков установлен в положении ЦБ РФ №318-П от 24.04.08г. «О порядке ведения кассовых операций и правилах хранения, перевозки и инкассации банкнот и монеты БР в кредитных организациях на территории РФ». Особенности учета кассовых операций кредитных организаций изложены в Положении ЦБ РФ №302-П «О правилах ведения бухгалтерского учета в кредитных организациях» от 2008г.
Кассовая работа в банке организуется таким образом, чтобы обеспечить своевременное обслуживание клиентов, обеспечение сохранности денежных средств и соблюдение кассовой дисциплины.
Для проведения кассовых операций в банках создается кассовый аппарат, который осуществляет прием и выдачу наличных денег, пересчет инкассаторской выручки и другие кассовые операции. В состав кассового аппарата входят: заведующий кассой и кассиры- операционисты. Кассу банка называют операционной кассой. Операционной кассе кредитной организации устанавливается сумма минимально допустимого остатка наличных денег в операционной кассе на конец дня, т.е. фактический остаток денег в кассе не должен быть ниже установленного. При определении суммы минимального остатка кредитная организация устанавливает самостоятельно исходя из среднедневных оборотов наличных денег . Операционная касса может включать в себя следующие виды касс:
1.Приходная касса
2.Расходная касса
3.Приходно-расходная
4.Вечерняя
5.Касса размена денег
6.Касса пересчета наличных денег
7.Валютно-обменная касса
8.Банкоматы.
Структура кассы (виды касс) зависит от вида и объема услуг, оказываемых банком, количества операций и клиентов.
Работа кассового отдела организуется в специально оборудованных и изолированных помещениях в кабинах операционных касс.
В кабинах касс должны быть оснащены стол, с запирающимися ящиками, а также сейфами и металлическими столами для хранения в течении рабочего дня.
Рабочее место кассира должно быть оборудовано счетно-денежной и счетно-суммирующими машинами, детектор денежных знаков и прессами для вязки денег.
Каждый кассир снабжен
именным штампом. Двери в кассу
должны быть заперты с внутренней
стороны в течении всего
Для хранения налично-денежного оборота кассы и других ценностей кассы банка, в банке имеется хранилище, в котором должны быть металлические шкафы, стеллажи, в которых хранятся ценности и деньги. Шкафы должны запираться.
Материально ответственными лицами за сохранность денег и ценностей являются руководитель банка и заведующий кассой.
Денежное хранилище (кладовая)
открывается и закрывается на
2-3 ключа и опечатывается подписям
По окончании рабочего дня хранилище опечатывается и сдается под охрану.
Кредитные организации составляют отчет об оборотах наличных денег по кассе, который представляется в учреждения Ц Б России за пять дней (по форме 202 по основным символам кассового плана по приходу и расходу кассы) и за месяц по всем символам кассового плана. Символы кассового плана это условное обозначение цифрами: источники поступления наличности и выдача наличности из кассы банка на определенные цели предприятиям и организациям.
Для учета денежных средств предусмотрен счет первого порядка № 202 «Наличная валюта и платежные документы».
К счету № 202 открыты счета второго порядка:
№ 20202 «Касса кредитных организаций»
№ 20203 «Чеки (в том числе дорожные чеки), номинальная стоимость которых указана в иностранной валюте»
№2 0206 «Касса обменных пунктов»
№20207 «Денежные средства в операционных кассах, находящихся вне помещений кредитных организаций»
№ 2008 «Денежные средства в банкоматах»
№ 20209 «Денежные средства в пути»
№ 20210 «Чеки в иностранной валюте в пути»
Все перечисленные счета активные, сальдо дебетовое означает сумму имеющихся (оставшихся) на счетах на конец отчетного периода денежных средств и платежных документов; оборот по дебету – их поступление; по кредиту – списание денежных средств и платежных документов.
В. 2. Порядок приема денежной наличности от организаций, учет операций.
Прием денежной наличности от организаций в приходную кассу кредитной организации производится по объявлениям на взнос наличными, представляющим собой комплект документов, состоящий из объявления, ордера и квитанции. Организации могут вносить наличные деньги только на свой банковский счет. Объявление на взнос наличными должно быть заполнено с сохранением всех реквизитов бланка.
Операционный работник проверяет правильность заполнения объявления на взнос наличными, оформляет его, отражает сумму денег в кассовом журнале по приходу и передает объявление на взнос наличными в кассу.
Получив объявление на взнос
наличными, кассовый работник приходной
кассы поверяет наличие и тождественность
подписи операционного
На столе кассового работника находятся только деньги лица, их вносящего. Все ранее принятые кассовым работником деньги хранятся в индивидуальных средствах хранения.
После приема денег кассовый работник сверяет сумму, указанную в объявлении на взнос наличными, с суммой, фактически оказавшейся при пересчете. При соответствии сумм кассовый работник подписывает объявление, квитанцию и ордер, ставит печать на квитанции и выдает ее вносителю денег. Объявление кассовый работник оставляет у себя, ордер передает соответствующему операционному работнику.
В тех случаях, когда кассовым работником установлено расхождение между суммой сдаваемых клиентом денег и суммой, указанной в объявлении на взнос наличными, объявление на взнос наличными переоформляется клиентом на фактически вносимую сумму денег.
Кассовый работник приходной кассы ведет ежедневные записи принятых от клиентов и сданных заведующему кассой денежных сумм в книге учета принятых и выданных денег.
В конце операционного дня на основании приходных документов кассовый работник составляет справку о сумме принятых денег и количестве поступивших в кассу денежных документов и сверяет сумму по справке с суммой фактически принятых им денег.
Справка подписывается кассовым работником, и указанные в ней кассовые обороты сверяются с записями в кассовых журналах операционных работников. Сверка оформляется подписями кассового работника в кассовых журналах и операционных работников на справке кассового работника.
Принятая в течение операционного дня денежная наличность вместе с приходными документами и справкой о сумме принятых денег и количестве поступивших в кассу денежных документов сдается заведующему кассой под расписку в книге учета принятых и выданных денег (ценностей).
От организаций может
приниматься денежная наличность, упакованная
в инкассаторские сумки посредством
услуг инкассаторов. Порядок инкассации
регламентирован Положением-
Все поступившие в
течение операционного дня
В.3 Порядок выдачи денег организациям, учет операций
Выдача наличных денег организациям с их банковских счетов производится по денежным чекам. Данные операции совершаются расходными кассами.
Для совершения расходных кассовых операций заведующий кассой выдает кассовым работникам расходных касс под отчет необходимую сумму денег под расписку в книге учета принятых и выданных денег (ценностей). Полученную сумму кассовый работник записывает в книге учета принятых и выданных денег (ценностей).
Для получения наличных денег клиент предъявляет денежный чек операционному работнику. После соответствующей проверки ему выдается контрольная марка от денежного чека для предъявления в кассу.
Получив денежный чек, кассовый работник:
1.проверяет наличие подписей должностных лиц кредитной организации, оформивших и проверивших денежный чек, и тождественность этих подписей имеющимся образцам;
сличает сумму, проставленную в денежном чеке цифрами, с суммой, указанной прописью;
2.проверяет наличие на денежном чеке расписки клиента в получении денег и данных его паспорта или удостоверения личности;
3.подготавливает сумму денег, подлежащую выдаче;
4.вызывает получателя денег по номеру чека и спрашивает у него сумму получаемых денег;
5.сверяет номер контрольной марки с номером на чеке и приклеивает контрольную марку к чеку;
6.повторно пересчитывает подготовленную к выдаче сумму денег в присутствии клиента;
7.выдает деньги получателю и подписывает чек.
В конце операционного дня кассовый работник сверяет сумму полученных им под отчет денег с суммами, указанными в расходных документах, и фактическим остатком денег, после чего составляет справку о сумме выданных денег и полученной сумме под отчет, подписывает ее и приведенные в ней кассовые обороты сверяет с записями в кассовых журналах операционных работников.
Сверка оформляется подписями кассового работника в кассовых журналах и операционных работников на справке кассового работника.
Остаток наличных денег, расходные кассовые документы, отчетную справку кассовый работник сдает под расписку в книге учета принятых и выданных денег (ценностей) заведующему кассой.
При выполнении приходных и расходных операций одним кассовым работником составляется сводная справка о кассовых оборотах.
Для учета выдачи наличных денежных средств организациям также используется счет №20202 «Касса кредитных организаций».
При списании с расчетного счета клиента суммы денежных средств, выданных ему из кассы банка, оформляется проводкой:
Дт р. сч. клиентов
40702 (П)
В.4. Организация работы с денежной наличностью по обслуживанию населения
Прием и выдача
денежной наличности гражданам, а также
сотрудникам кредитной
Прием денег за коммунальные, налоговые и другие платежи от клиентов - физических лиц производится по извещениям и квитанциям установленных форм. При этом кассиром банка оформляется приходный кассовый ордер, который подписывается клиентом – вносителем денег.
Для осуществления операций по обслуживанию клиентов заведующий кассой выдает кассовому работнику под отчет необходимую денежную сумму денег под расписку в книге учета принятых и выданных денег (ценностей).
Операции по приему и выдаче наличных денег со счета по вкладам граждан подтверждаются соответствующей записью в документе (сберегательная, вкладная книжки), остающиеся у клиента.
После совершения операций по приему платежа кассовый работник проставляет на квитанции, возвращаемой клиенту, оттиск штампа контрольно-кассовой машины или программно-технического средства, обеспечивающего реализацию требований, предъявляемых к контрольно-кассовым машинам, или выдает клиенту вместе с квитанцией распечатку печатающего устройства.
В конце дня кассовый работник сверяет сумму денег, выданную ему под отчет, с суммами, указанными в приходных и расходных документах, и суммой денег, имеющейся у него в наличии, и составляет справку о сумме принятых денег и количестве поступивших в кассу денежных документов, если им осуществлялись операции только по приему денег, или сводную справку о кассовых оборотах по произведенным приходно-расходным операциям. Справки подписываются кассовым работником. Приведенные в справках кассовые обороты сверяются с записями в кассовых журналах операционных работников и оформляются подписями кассового и операционных работников.
По принятым платежам кассовый работник
изымает ленту контрольно-
Остаток денег, справки, ленту контрольно-кассовой машины, приходные и расходные кассовые документы кассовый работник сдает заведующему кассой под расписку в книге учета принятых и выданных денег (ценностей).
Необходимая для выплаты заработной
платы сотрудникам кредитной
организации сумма денег
По окончании операционного
дня фактический остаток
В.5. Организация
работы с денежной наличностью при
использовании программно-
Операции по загрузке и изъятию денежной наличностью из банкомата, электронного кассира, а также изъятию сумок с денежной наличностью из автоматического сейфа осуществляются назначенными письменным распоряжением руководителя кредитной организации кассовыми или инкассаторскими работниками кредитной организации в количестве не менее двух человек, на одного из которых возлагаются контрольные функции. Банкоматы, электронные кассиры и автоматические сейфы должны обеспечивать возможность вывода на бумажный носитель информации о проведенных операциях.
а) Организация работы с денежной наличностью при использовании банкоматов, порядок их учета.
Подкрепление банкомата денежной наличностью производится по мере необходимости на основании письменной заявки кассового работника, ответственного за обслуживание банкомата, или руководителя подразделения кредитной организации, осуществляющего с помощью программных средств контроль за обеспечением банкомата денежной наличностью.
Заведующий кассой по расходному кассовому ордеру выдает кассовому или инкассаторскому работнику необходимую сумму денег для загрузки банкомата.
Принятую сумму денег кассовый или инкассаторский работник пересчитывает полистно, вкладывает ее в кассеты и закрывает кассеты на ключ.
Кассовому или инкассаторскому работнику для загрузки банкомата могут выдаваться предварительно подготовленные кассеты с денежной наличностью. Подготовку денежной наличности. Вложение ее в кассеты и закрытие кассет осуществляет заведующий кассой или специально выделенный кассовый работник. К кассете прикрепляется ярлык с проставлением на нем: номера банкомата, суммы вложенных денег, даты, подписи и именного штампа заведующего кассой или специально выделенного кассового работника. Принимая кассеты для загрузки банкомата, инкассаторы проверяют целость кассеты и наличие на ярлыке реквизитов.
Кассовый или инкассаторский работник выводит из банкомата распечатку о сумме денежной наличности, выданной на основании карточек и находящейся в банкомате на момент вскрытия, и изымет кассеты из банкомата. Загружает подготовленные кассеты в банкомат и выводит из банкомата распечатку, подтверждающую факт вложения денег.
На основании распечатки
банкомата операционным работником
кредитной организации
Заведующий кассой принимает от кассового или инкассаторского работника денежную наличность, изъятую из банкомата, производит сверку остатка изъятых из кассет денег с данными распечатки и расписывается в приходном кассовом ордере.
Для учета рублевой денежной наличности или наличной иностранной валюты, находящихся в банкоматах, на балансе кредитной организации открывается счет №20208 «Денежные средства в банкоматах».
Данный счет предназначен для учета наличных денежных средств в рублях и иностранной валюте, находящихся (загруженных) в банкоматах, которые принадлежат кредитной организации.
По дебету счета отражаются вложенные в банкоматы наличные денежные средства в корреспонденции со счетом учета кассы.
По кредиту счета отражаются выданные из банкомата на основании карточек наличные денежные средства, в корреспонденции со счетами по учету средств, депонированных для расчетов с использованием банковских карт, со счетом учета кассы при разгрузке банкомата и в установленных случаях с другими счетами.
В аналитическом учете
ведутся отдельные лицевые
Из кассы банка в банкоматы выдаются наличные деньги:
Д 20208(А)
Раздел 3. Учет расчетных операций
Тема 3.1 Учет расчетных операций по счетам клиентов
Вопрос 1. Организация и принципы безналичных расчетов
Кредитные организации организовывают работу по привлечению денежных средств. Одно из основных направлений – это привлечение клиентов на расчетно - кассовое обслуживание. Основная система расчетов юридических лиц РФ – это безналичные расчеты. Безналичные расчеты предполагают хранение безналичных денежных средств на счетах банка. Банк имеет право использовать свободный остаток средств клиентов в свои активные операции, но при этом клиентам выплачиваются проценты.
Основа рыночной экономики определяется состоянием системы безналичных расчетов. Безналичные расчеты – это расчеты осуществляемые посредством по счетам в банках со счета плательщика на счет получателя и путем зачета взаимных требований. Основу системы безналичных расчетов составляют банковские счета предприятий (клиентов банка), а также Расчетно – денежная документация. Безналичные расчеты могут совершаться и между гражданами – физическими лицами. Безналичные расчеты составляют безналичный денежный оборот.
- Документация для создания туристского агентства
- Документация, ее заполнение и порядок заполнения
- Документация и документооборот банковских операций
- Документация и документооборот банковских операций
- Документация и документооборот банковских операций
- Документация и документооборот в банках
- Документация и инвентаризация
- Документационное управление организации
- Документационной обеспечение управления
- Документация
- Документация
- Документация аудита (МСА 230), обязанности аудитора по рассмотрению случаев мошенничества и ошибок в процессе аудита финансовой отчетности
- Документация аудитора
- Документация аудитора
