Документация и документооборот в банках

Оглавление 

Введение…………………………………………………………………....2

1. Специфика  банковского учета…………………………………………4

2. Документация  и документооборот в банках…………………………..6

3. Организация  документооборота в банке…………………………….11

4. Хранение документов………………………………………………….13

5. Внутрибанковский  контроль и аудит…………………………………18

Заключение…………………………………………………………………22

Используемая  литература…………………………………...23 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Введение

Организационную основу системы бухгалтерского учета  на предприятиях и в организациях различных форм собственности составляет документация. Документ подтверждает совершение хозяйственной операции и служит основанием для записей  в учетные регистры.

Документ - это  носитель определенной информации, с  помощью которого хозяйственные  операции подвергаются первичной регистрации. Носители информации могут иметь  форму перфолент, перфокарт, магнитных, бумажных носителей.

Документ состоит  из реквизитов. Реквизитами документа  называются обязательно необходимые  данные и сведения, которые должен содержать документ, чтобы обладать юридической силой, служить основанием совершения операции. Допускается вводить  дополнительные реквизиты в зависимости  от характера хозяйственной операции и системы обработки данных.

Лица, создавшие  и подписавшие документ, несут  ответственность за своевременность  и правильность его создания, соблюдение сроков передачи для отражения в  бухгалтерском учете, за достоверность  информации, содержащейся в документе.

Документация - совокупность официально признанных документов, составленных по определенной форме  и содержащих предусмотренную информацию. Документация может быть бухгалтерской, технической, проектной, конструкторской, товарной и др. 

Документооборот - это движение документов от момента  их составления или получения  от других организаций до использования  их для бухгалтерских записей  и последующей передачи в архив.

В современных  условиях для повышения эффективности  управления необходимо совершенствование  работы с документами, так как  всякое управленческое решение всегда базируется на информации, на служебном  документе.

Общие требование для рациональной организации процесса документооборота:

1) быстрота и  качество обработки всей исходной  документации (зависит от способов  и форм обработки информации, от качественного выполнения  работы функциональными специалистами);

2) непрерывность  движения документов по направлениям (от места составления или поступления  в организацию до сдачи их  на хранение в архив или  отправки заинтересованным лицам)  без задержек и скоплений на  отдельных рабочих местах. 

Организация работы с документами влияет на качество работы аппарата управления, организацию  и культуру труда управленческих работников. От того, насколько профессионально  ведется документация, зависит успех  управленческой деятельности в целом  
 
 
 
 
 
 

1. Специфика банковского  учета

Банковское дело и банковские операции являются высокоспецифичными. Специфичен и учет этих операций и  документооборот банка.

 Банк работает  со своими собственными средствами, средствами клиентов, заемными средствами  размещая их от своего имени  в активы.

 Бухгалтерский  учет должен обеспечивать правильное, непрерывное и точное отражение  в учете банковских операций  с целью получения адекватного  состоянию банка информации о  состоянии банка: по составу  имущества, активов и обязательств  для принятия решений по эффективному  руководству и управлению банком. Бухгалтерский учет является  основой контроля за экономным  использованием финансовых ресурсов  и имущества, снижению затрат  банка, повышению доходности и  рентабельности операций, приросту  капитала, принятию своевременных  мер по избежанию отрицательных  явлений в финансово-хозяйственной  деятельности. Под операционной  техникой понимают совокупность  правил и приемов по оформлению  и совершению банковских операций, их учету и контролю. Банки,  являясь финансовым посредником,  в соответствии с Законом «О  банках и банковской деятельности»,  осуществляют следующие основные  виды операций:

- привлечение  денежных средств физических  и юридических лиц во вклады (до востребования и на определенный  срок);

- размещение  привлеченных средств от своего  имени и за свой счет;

- открытие и  ведение банковских счетов физических  и юридических лиц;

- осуществление  расчетов по поручению физических  и юридических лиц, в том  числе банков - корреспондентов,  по их банковским счетам; 

- инкассация  денежных средств, векселей, платежных  и расчетных документов и кассовое  обслуживание физических и юридических  лиц;

- купля - продажа  иностранной валюты в наличной  и безналичной формах (по отдельной  лицензии);

- привлечение  во вклады и размещение драгоценных  металлов (по отдельной лицензии);

- выдача банковских  гарантий;

- выдачу поручительств  за третьих лиц, предусматривающих  исполнение обязательств в денежной  форме;

- приобретение  права требования от третьих  лиц исполнения обязательств  в денежной форме;

- доверительное  управление денежными средствами  и иным имуществом по договору  с физическими и юридическими  лицами;

- осуществление  операций с драгоценными металлами  и драгоценными камнями в соответствии  с законодательством Российской  Федерации;

- предоставление  в аренду физическим и юридическим  лицам специальных помещений  или находящихся в них сейфов  для хранения документов и  ценностей;

- лизинговые  операции;

- оказание консультационных  и информационных услуг.

Банк вправе осуществлять и другие операции в  соответствии с действующим законодательством. Перечень разрешенных операций определяется лицензией, выдаваемой кредитной организации  Банком России.

Все указанные  виды операций подлежат бухгалтерскому учету.

Одна из основных задач банка - правильное и быстрое  обслуживание клиентов. Время, отведенное для обслуживания клиентов называется операционным днем банка Последний  может не совпадать со временем работы банка. Раньше операционный день банка  заканчивался с началом обеденного перерыва, после чего банк закрывался на внутреннюю работу. В настоящее  время во многих банках операционный день удлинился и в некоторых  банках заканчивается в 15-16 часов  и даже позже.

Надлежащее соблюдение инструкций и других нормативных  документов позволяет своевременно и правильно вести работу с  клиентами банка, находящимися на расчетно-кассовом обслуживании, отражать в учете проводимые банком операции, предупреждать возникновение  ошибок и проведение незаконных операций, а также свести к минимуму неприятности от общения с Департаментом банковского  надзора. Все эти меры обеспечат  банку стабильную и доходную работу в течение длительного времени  .

2. Документация и  документооборот  в банках

В банковской деятельности используются самые разные документы (директивные, юридические, плановые).

Документы, которые  используются в учетно-операционной работе, относятся к особому виду банковских документов.

Учетно-операционные документы - это:

- то, что является  основанием для операции отражения  в учете банка;

- то, на основе  чего совершаются бухгалтерские  записи;

- то, что подтверждает  правильность совершенных операций  и их отражения в учете.

Используемая  в банках мемориально-ордерная система  бухгалтерского учета означает, что  записи в учете совершаются не в журналах, как это принято  при организации учета других субъектов экономики, а в самих  документах.

В составе документов выделяют те, которые содержат эти  записи (мемориальные документы), и  те, которые раскрывают содержание этих записей, подтверждают их правильность и достоверность (первичные документы).

К числу мемориальных документов относятся расчетно-денежные документы, мемориальные документы, кассовые и внебалансовые ордера.

Первичные документы - это акты, справки, счета и другие документы, подтверждающие факт совершения операции, ее юридическую законность. Первичные документы, как правило, прилагаются к мемориальным документам. В последних  делается запись о  прилагающихся первичных документах. В случае, если первичные документы  сшиваются в отдельные сшивы, в мемориальных документах делается ссылка на дату и номер первичного документа, послужившего основанием для  совершения проводки.

Все мемориальные документы с приложенными первичными документами, подтверждающие совершение банком операций за данный день, называются документами дня.

Совокупность  мемориальных и первичных документов, используемых банком для ведения  бухгалтерского учета и контроля, образует банковскую документацию.

Виды мемориальных банковских документов:

- расчетные (поручения,  требования, чеки, аккредитивы, платежные  ордера, авизо, ордера-распоряжения  кредитного отдела);

- кассовые (объявления, денежные чеки, приходные, расходные  ордера);

- документы по  внутрибанковским операциям (мемориальные  ордера).

Все документы  по месту их составления подразделяются на банковские, составляемые учреждениями банков, и клиентские, поступающие  от предприятий, учреждений и организаций.

Расчетные, кассовые, кредитные и другие операции совершаются  в банках и отражаются в бухгалтерском  учете на основании расчетно-денежных документов, оформленных в соответствии с установленными требованиями. Применение бланков не установленной формы  или замена бланка одной формы  другой формы может привести к  неправильному отражению операций. Так, во время арбитражного разбирательства  было выяснено, что банк вопреки  установленному порядку использовал  бланк формы платежного поручения 0401002 вместо бланка аккредитива формы 0401005. В нарушение пункта 5.8 Положения  о безналичных расчетах в Российской Федерации платежное поручение  не содержит всех необходимых реквизитов аккредитива. В частности, в нем  отсутствуют точное наименование документов, на основании которых производится выплата по аккредитиву, вид аккредитива, способ его исполнения. Банк получателя зачислил средства на счет получателя. При этих условиях неправомерно возлагать  на исполняющий коммерческий банк имущественную  ответственность за неисполнение получателем  средств договорных обязательств. Перечень утвержденных к применению форм документов дан в Общероссийском классификаторе управленческой документации (ОКУД), утвержденном Госстандартом России в 1993 г. В деятельности банков, в основном, используются бланки класса форм 04 «Унифицированная система  банковской документации», т.е. бланки по банковским операциям начинаются с 04. С 1 января 1998 г. введены новые  форматы расчетно-платежных документов. Например, платежное требование 0401060, платежное требование 0401061, платежное  требование - поручение 0401064, заявление  на аккредитив 0401063, мемориальный ордер 0481008, платежный ордер 0401066. При необходимости (и отсутствии утвержденного бланка) банки разрабатывают и утверждают собственные формы документов. Требования к реквизитам документа содержатся в Законе «О бухгалтерском учете».

Совершение операций в кредитной организации может  происходить на основании электронного платежного документа, а в случаях, установленных действующим законодательством  и договором, - его бумажной копии, заверенной уполномоченным лицом. Электронные  платежные документы должны содержать  все реквизиты платежных документов, предусмотренные утвержденными  форматами и нормативными актами Банка России. Бумажные копии электронных  платежных документов, предназначенные  для хранения в качестве оправдательных документов по совершенным операциям, а также подлежащие приложению к  выпискам из счетов, заверяются штампами кредитной организации и подписями  ее работников. В электронных платежных  документах должен быть обеспечен аналог собственноручной подписи клиента.

Особенности оформления документов по отдельным операциям:

- операции, совершаемые  без документов клиентов банка,  оформляются документами, составляемыми  самими банками согласно требованиям  Правил ведения бухгалтерского  учета в банках, расположенных  на территории РФ №61, на бланках  действующих форм. Сюда относятся,  в частности, приходные и расходные  кассовые ордера, мемориальные балансовые  и внебалансовые ордера, распоряжения  кредитного отдела и др. Эти  операции требуют дополнительного  контроля;

- основанием  для проведения операций по  корреспондентским счетам является  выписка по корреспондентскому  счету, выдаваемая банку РКЦ  (ЦОУ, ОПЕРУ) ЦБ РФ, ВЦ ЦБ РФ  или банком-корреспондентом; 

- при проведении  операций на фондовом, валютном  и других рынках основанием  для учета операций служат  выписки расчетных центров бирж, дилеров, отчеты о проведенных  операциях и другие документы. 

Данные документов, раскрывающие их содержание, называются реквизитами. Требования к реквизитам документа содержатся в законе "О  бухгалтерском учете".

Стандартные документы содержат следующие основные реквизиты:

- дату документа  (различается дата составления  и дата исполнения документа:  там, где не предполагается  разрыв, - отметка, там, где предполагается  разрыв, - отдельный реквизит);

- номер документа;

- наименование  клиента (ИНН) и его банка  (БИК);

- наименование  контрагента (ИНН) и его банка  (БИК);

- сумму (числом  и прописью);

- контировку - документы,  служащие основанием для проводок, должны контироваться (иметь номера  счетов по дебету и кредиту); 

- назначение  платежа (содержание операции, а  при необходимости - основание  для ее совершения);

- коды технической  обработки;

- подписи ответственных  лиц  клиента и оттиск его  печати;

- подписи работников  банка, проверивших документ .

Все документы  должны быть оформлены на пишущих  или электронных машинках. Кассовые документы заполняются от руки. Исправления  в банковских документах не действительны, даже если они оговорены. Денежно-расчетные  документы изготавливаются методом  мультипликации, т.е. их количество должно быть достаточно для совершения бухгалтерских  записей по всем затронутым данной операцией лицевым счетам.

Банк не несет  ответственности за отказ в приеме сомнительных документов.  Бланки строгой  отчетности подлежат дополнительному  внебалансовому учету.

Должностное лицо банка, подписавшее документ, несет  ответственность за правильность совершаемой  по нему бухгалтерской операции в  банке. Работники банка, которые  подписали какой-либо расчетно-денежный документ, не имея на то права, отвечают за этот проступок в дисциплинарном порядке, а при наличии в их действиях состава преступления привлекаются к уголовной ответственности. В таком же порядке несут ответственность  работники банка, имеющие право  подписи, в случае превышения ими своих полномочий .

3. Организация документооборота  в банке

Документооборот в банке - это прохождение банковских документов по инстанциям, в определенной их последовательности, от начала оформления и проведения операции до ее завершения с полным отражением в учете.

Документооборот имеет две важнейшие составляющие:

- порядок осуществления  документооборота по отдельным  операциям (расчетным, кассовым);

- график документооборота (определяет конкретное время  (интервал) для расчетно-кассового  обслуживания клиентов, проведения  кредитных и депозитных, а также  межбанковских операций и операций  на фондовом рынке и время прохождения документов по всем участкам их обработки). Ключевым общим интервалом, определяющим все графики документооборота по конкретным операциям, является "операционный день" - время, в течение которого операции проводятся с их последующим отражением в учете текущего дня.

Порядок осуществления  документооборота и его графики  разрабатываются каждым банком самостоятельно и утверждаются руководителем банка. При этом организация документооборота должна обеспечивать выполнение следующих  основных требований:

- все расчетно-денежные  документы, поступившие в банк  в течение операционного дня,  подлежат приему, оформлению и  отражению по счетам бухгалтерского  учета в тот же день;

- расчетно-денежные  документы, поступившие в банк  по истечении времени операционного  дня, проводятся по счетам клиентов, как правило, следующим рабочим  днем. Конкретное время завершения  операционного дня устанавливается  руководителем учреждения банка.

При осуществлении  обслуживания:

- прием расчетно-денежных  документов от клиентов - юридических  лиц  в течение операционного  дня производится непосредственно  учетно-операционными работниками  (или в централизованном порядке  через абонентские ячейки или  через специальных работников). Во  внеоперационное время документы  сдаются в банк через специальные  ящики;

- расчетные и  кассовые операции для частных  лиц производятся в течение  операционного дня непосредственно  ответственным исполнителем, выполняющим  соответствующие операции;

- операции самого  банка по оформлению кредитов  и депозитов, а также по реализации  долговых обязательств обычно  производятся в операционное  время. Внутрибанковские операции  проводятся во второй половине  дня.

Рабочий день учетно-операционных работников организуется с таким  расчетом, чтобы обеспечить своевременное  оформление поступающих расчетно-денежных документов и отражение их в бухгалтерском  учете по балансовым и внебалансовым  счетам с составлением ежедневного  баланса. Поступающие документы  передаются на ЭВМ в течение всего  дня в соответствии с графиком сдачи документов. Передача документов на телетайпные установки и телеграф предусмотрена в графике по мере оформления расчетных документов клиентов к проведению по счетам клиентов и  составления по ним телеграмм  преимущественно во второй половине дня. Все денежно-расчетные документы, подлежащие отправлению другим учреждениям  банков, отправляются в тот же день.

Документооборот по расчетам между банками в банках и расчетно-кассовых центрах организуется в соответствии с Положениями  «Об организации межбанковских  расчетов на территории Российской Федерации» и «Об организации расчетов между  банками разных республик» [3, с. 425].

4. Хранение документов

Банки обязаны  обеспечить строгую сохранность  бухгалтерских документов, под которыми понимаются не только документы по хозяйственной деятельности банка, но и расчетно-платежные документы  клиентов банка.

Ответственность за правильную организацию и соблюдение установленного порядка хранения бухгалтерских  документов возлагается на руководителей  и главных бухгалтеров банка.

Документы хранятся в бумажной и электронной форме.

В своей работе по организации и ведению делопроизводства и архивного дела банки должны руководствоваться нормативными документами  Государственной архивной службы РФ, имеющими как общий характер, так  и разработанными непосредственно  для кредитных организаций.

Банки обязаны  обеспечить строгую сохранность  бухгалтерских документов, под которыми понимаются не только документы по хозяйственной деятельности банка, но и расчетно-платежные документы  клиентов банка. Ответственность за правильную организацию и соблюдение установленного порядка хранения бухгалтерских  документов возлагается на руководителей  и главных бухгалтеров банка.

Документы хранятся в бумажной и электронной форме. Письмом от 17 ноября 1994 г. № 78К ЦБ РФ довел до сведенья, что коммерческие банки в своей работе по организации  и ведению делопроизводства и  архивного дела должны руководствоваться  Основами законодательства Российской Федерации об Архивном фонде Российской Федерации и архивах, Положением об Архивном фонде Российской Федерации, утвержденным указом Президента Российской Федерации от 17.03.94 №552, а также  методическими разработками Государственной  архивной службы России: Основными  положениями Государственной системы  документационного обеспечения  управления (М., 1991), Основными правилами  работы ведомственных архивов (М., 1986), Перечнем типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий, с указанием сроков хранения (М., 1989). Кроме того, специально для кредитных организаций разработан и утвержден специальный «Типовой перечь документов, образующихся в  деятельности кредитных организаций  с указанием сроков хранения», утвержденный Федеральной архивной службой (от 16.01.1996 г. № 10-2-1/65) и согласованный с Банком России и Ассоциацией российских банков.  

В соответствии с Законом «Об основах налоговой  системы в РФ» и Законом  «О бухгалтерском учете» документы  и отчеты о финансово-хозяйственной  деятельности хранятся не менее пяти лет.

Конкретные сроки  хранения отдельных документов, связанных  с бухгалтерским учетом и отчетностью  определены в Типовом перечне  для кредитных организаций и  Перечне документов от 1988 г.

В целях обеспечения  сохранности документов негосударственной  части Архивного фонда Российской Федерации кредитные организации  обеспечивают их постоянное хранение в создаваемых для этих целей  архивах или структурных подразделениях согласно пункту 19 «Положения об Архивном фонде Российской Федерации» (далее  по тексту - Положение), утвержденного  Указом Президента Российской Федерации  от 17.03.94 № 552. Документы постоянного  хранения и по личному составу  передаются в государственные архивы в соответствии с письмом Банка  России от 15 января 1998 г. № 12-Т. Особое внимание следует обратить на сохранность  документов по сотрудникам банка. На основании Распоряжения Правительства  РФ от 21.03.94 г. № 358-Р Центробанк издал  указание от 12.04.94 г. № 100-94 о включении  в уставы банков положения, касающегося  обеспечения учета и сохранности  указанных документов. При хранении регистров бухгалтерского учета  должна обеспечиваться их защита от несанкционированных  исправлений. Исправление ошибки в  регистре бухгалтерского учета должно быть обосновано и подтверждено подписью лица, внесшего исправление, с указанием  даты исправления. В настоящее время, в соответствии с новыми Правилами  бухгалтерского учета база данных лицевых  счетов в ЭВМ ведется с обязательным дублированием, как минимум на двух различных носителях, и должна обеспечивать сохранение информации в течение  срока, установленного для хранения соответствующих документов. Ведомость  остатков размещенных (привлеченных) средств  ведется программным путем, ежедневно, выдается на печать из ЭВМ по мере необходимости. Бухгалтерские (мемориальные) документы хранятся подшитыми за каждый рабочий день в возрастающем порядке номеров дебетованных балансовых счетов. Подборка документов осуществляется работником, на которого возложено формирование документов. Электронные документы хранятся в виде баз данных с возможностью выведения документов на бумагу по установленным форматам документов. Документы в базе данных группируются по правилам бумажных документов.

Бумажные банковские документы хранятся в кладовой банка  или в специальном архиве. Под  архив выделяется отдельное помещение  с ограниченным правом доступа к  документам. Справки по документам, хранящимся в кладовой, бухгалтерии  и текущем архиве, наводятся в  присутствии кассира, на ответственности  которого находятся документы, или  работника, ведающего текущим архивом, по требованиям, подписанным главным  бухгалтером или его заместителем (начальником отдела). Бухгалтерские  и кассовые журналы и ежедневные балансы брошюруются по месяцам. Бухгалтерские (мемориальные) документы  хранятся подшитыми за каждый рабочий  день в возрастающем порядке номеров  дебетованных балансовых счетов. Подборка документов осуществляется работником, на которого возложено формирование документов. В отдельные сшивы (папки) помещаются кассовые документы, документы  по вкладам граждан, по кредитам индивидуальным заемщикам, по операциям с драгоценными металлами, инвалютой и по хозяйственным  операциям банка, поскольку эти  документы отличаются сроком хранения. В соответствии с Временным положением о правилах обмена электронными документами  между Банком России, кредитными организациями (филиалами) и другими клиентами  Банка России при осуществлении  расчетов через расчетную сеть Банка  России при работе с электронными документами, используемыми при  осуществлении безналичных расчетов через расчетную сеть Банка России и их хранении есть несколько особенностей. Архивы электронных документов, средств  проверки правильности цифровой подписи и иные архивы ведутся в учреждениях Банка России и у участников в разрезе всех входящих и исходящих электронных документов в соответствии со сроками хранения, установленными для платежных документов на бумажных носителях. Правила ведения указанных архивов регулируются действующим законодательством, включая нормативные акты Банка России, и договором. Уничтожение электронных документов производится в отношении соответствующих программных данных с одновременным уничтожением копий этих документов на бумажных носителях. В работе банка количество документов очень велико и хранение документов всегда остается злободневным вопросом. Некоторые банки микрофильмируют документы. При этом после уничтожения документов, по истечении срока хранения, в банке остаются микрофильмы. Однако микрофильмы не заменяют первичные документы до истечения срока их хранения, что подтверждено письмом ЦБ РФ от 30.11.94 г. № 09-10-2/1141.

Руководителем банка назначается специальная  комиссия из должностных лиц банка, на которую возлагается решение  по уничтожению документов по истечении  срока их хранения. Специальные сотрудники подготавливают акты о выделении  дел к уничтожению. Документы  дел просматриваются полистно, чтобы  избежать уничтожения документов, имеющих  иной срок хранения. Уничтожаемые дела актируются, а перечни уничтоженных документов остаются в архиве. При  ликвидации банка часть документов сохраняется и в дальнейшем. Сроки  и порядок сохранения документов регулируются письмом ЦБ РФ от 5 августа 1998 г. № 169-Т «О размещении архивов  и порядке уничтожения документов при ликвидации кредитных организаций», которым определена номенклатура дел (перечень документов), подлежащих хранению после завершения ликвидационных процедур