Документация. Классификация основных средств

Введение…………………………………………………………………………...3

I часть……………………………………………………………………….5

 Документация……………………………………………………….. 5

II часть……………………………………………………………………..14

Классификация основных средств………………………………….14

Заключение…………………………………………………………………...…..16

Список литературы………………………………………………………………17

ВВЕДЕНИЕ

В современном понимании документация бухгалтерского учета представляет собой совокупность материальных носителей информации, формируемую организацией по установленным правилам в процессе ведения бухгалтерского учета, включающая: первичные учетные документы; регистры бухгалтерского учета, внутрихозяйственную отчетность; обязательную финансовую отчетность; документы, оформляющие принятую предприятием учетную политику.

Учетная документация является одним из важнейших элементов метода бухгалтерского учета. Ее суть в сплошном и непрерывном отражении хозяйственных операций в первичных учетных документах для получения данных, необходимых для ведения текущего бухгалтерского учета и составления финансовой отчетности.

Тема организации работы с документами в современных условиях имеет сейчас большую актуальность, так как от правильного выбора технологии работы зависит успех  любой организации.  От того, насколько профессионально ведется документация, зависит успех управленческой деятельности в целом.

При проверках предприятий налоговыми органами много внимания уделяется правильному оформлению документов. Несвоевременное оформление или не оформление произведенных хозяйственных операций запутывает бухучет, и становятся, как правило, причиной разногласий с налоговой инспекцией. Именно, исходя из проверки имеющихся документов, налоговая служба делает вывод о верности расчетов с бюджетом, и итог этих разногласий практически всегда легко предсказать - финансовые санкции по отношению к предприятию.

Создание носителей первичной учетной информации является ответственным моментом, при этом следует иметь в виду, что в целях налогообложения не только накладные, счета-фактуры, приходные и расходные кассовые ордера являются первичными документами. К таким документам могут относиться договоры, контракты, акты (сдачи-приемки, приемки-передачи, завершения работ и т.д.) и др.

I часть

Документация

1. Все финансово-хозяйственные операции должны быть оформлены на основании должным образом составленных оправдательных документов.

Документ (от лат. documentum – свидетельство, доказательство) – письменное распоряжение или свидетельство о совершении хозяйственных операций. Он подтверждает право на совершение хозяйственной операции, ее законченность и хозяйственную целесообразность.

 Данные документы являются  первичной учетной информацией, используя которую ведется бухгалтерский учет.

Документация представляет собой процесс документального оформления финансово-хозяйственных операций. При этом осуществляется сплошное и непрерывное отражение хозяйственных операций в момент (либо сразу по окончании) их совершения.

 Таким образом, документация  является одной из особенностей  бухгалтерского учета, где записи производятся только на основании первичных документов.

Документация используется для организации сплошного и непрерывного учета оборота средств предприятия, источников их формирования и операций с ними. При помощи документации осуществляется первичное наблюдение и учетное отражение хозяйственных операций, закрепляется ответственность работника за полученные ценности. Сразу по совершении операции для ее отражения в бухгалтерском учете должен быть составлен первичный документ, в котором даются описание совершенных операций и их точное количественное выражение и денежная оценка. Первичный документ должен обязательно содержать следующие реквизиты: наименование предприятия, наименование документа, его номер, дату, краткое содержание хозяйственной операции, ее количественное и денежное выражение, подписи лиц, ответственных за данную хозяйственную операцию. Правильность приводимых в документах сведений заверяется подписью ответственных за совершенные операции лиц.

 Первоочередные требования  к документам - своевременность составления, полнота и достоверность информации, обеспечивающие возможность предварительного и текущего контроля за хозяйственной деятельностью предприятия и активного воздействия на результаты его работы.

 В регистрах бухгалтерского  учета все записи должны быть  сделаны на основании проверенных на правильность и законность операций документов.

 2. Первичный документ - оправдательный документ по совершению хозяйственной операции (письменное доказательство), на основании которого ведется бухгалтерский учет.

 Первичные (так же как и  сводные) учетные документы могут  составляться на бумажных и машинных носителях информации. В последнем случае организация обязана изготовлять за свой счет копии таких документов на бумажных носителях для других участников операций, а также по требованию органов, осуществляющих контроль в соответствии с законодательством Российской Федерации, суда и прокуратуры.

Носителями информации могут быть дискеты, магнитные ленты и др. в зависимости от оснащенности предприятия.

 Первичные документы должны  составляться на русском языке  средствами, обеспечивающими сохранение записей длительное время, и оформляться на бланках типовых или специально разрабатываемых форм. В документах не должно быть подчисток и неоговоренных исправлений (при этом ошибочные записи зачеркиваются тонкой чертой с надписанием правильного текста и оговаривается исправление). Но следует помнить, что в денежных документах никакие исправления не допускаются. В случае обнаружения ошибки при составлении первичных учетных документов могут быть внесены исправления лишь по согласованию с участниками хозяйственных операций.

 При поступлении в бухгалтерию  первичные документы подлежат  обязательной проверке по форме, арифметически, по содержанию. Проверяется полнота и правильность оформления документа и заполнения реквизитов, законность операций, логическая увязка отдельных показателей, а также подсчет сумм.

 Информация с первичного  документа переносится в учетные  регистры, о чем делается отметка на самом документе, которая исключает возможность его повторного использования. Следует помнить, что все первичные денежные документы подлежат обязательному гашению штампом или надписью "Получено", "Оплачено" с указанием даты. Все документы должны храниться некоторое время; при этом сроки хранения документов в архиве предприятия определяются согласно правилам, установленным Главным архивным управлением, но не менее 5 лет.

3. Любой документ должен содержать ряд показателей, которые в бухгалтерском учете называют реквизитами (от лат. reguisitum - требуемое, необходимое).

Совокупность реквизитов документа предопределяет его форму.

Чтобы документ отвечал своему назначению, он должен быть составлен в соответствии с формой, принятой для данной категории документов.

От полноты и качества оформления документов зависит их доказательная (юридическая) сила, так как они служат свидетельством, подтверждением конкретных фактов.

 Реквизиты-подразделяются на обязательные и дополнительные.

Обязательные реквизиты обеспечивают документам юридическую силу. К ним относятся:

• наименование документа (формы), код формы;
• дата составления документа;
• наименование организации, от имени которой составлен документ;
• содержание хозяйственной операции;
• измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;
• наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;
• личные подписи указанных лиц и их расшифровки.

 Первичные учетные документы  принимаются к учету, если они  составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, а документы, форма которых там не предусмотрена, должны содержать эти обязательные реквизиты.

Дополнительные реквизиты определяются особенностями отражаемых хозяйственных операций и назначением документов. В зависимости от характера операции и технологии обработки данных, в первичные документы могут быть включены дополнительные следующие реквизиты:

• номер документа;
• расчетные счета организации;
• основание для совершения хозяйственной операции.

По мере необходимости в содержание документа могут быть включены дополнительные реквизиты: Государственный герб Российской Федерации, эмблема организации, наименование вышестоящей организации, индекс предприятия связи, почтовый, телеграфный адрес, номер, ссылка на индекс и дату входящего документа, гриф ограничения доступа к документу, резолюция, отметка о контроле, визы, печать, фамилия исполнителя и номер его телефона, отметка о переносе данных на машинный носитель и другие, по усмотрению организации.

Совокупность расположенных в установленной последовательности реквизитов документа называется его формуляром.

Формуляр для определенного вида документов называется типовым (например, для приказов, протоколов и т.д.). Такой формуляр характеризуется установленным набором реквизитов, расположенных в строгой последовательности.

Состав и размещение реквизитов закреплены в ГОСТе на Формуляр-образец.

Все первичные документы должны быть составлены в момент совершения хозяйственной операции, если это невозможно по каким-либо причинам - непосредственно по окончании операции.

Документирование активов, обязательств и хозяйственных операций ведется в валюте Российской Федерации - в рублях и на русском языке. Если документы составлены на иных языках, то они должны иметь построчный перевод на русском языке.

Записи в первичных документах могут производиться чернилами, пастой шариковых ручек, химическим карандашом, при помощи средств оргтехники и автоматизации. Свободные строки, графы и колонки подлежат обязательному прочеркиванию.

Первичные и сводные учетные документы могут составляться на бумажных и машинных носителях. В последнем случае организация обязана изготавливать за свой счет копии таких документов на бумажных носителях для других участников хозяйственных операций, а также по требованию органов, осуществляющих контроль в соответствии с законодательством Российской Федерации, суда и прокуратуры (ст.9 п.7 ФЗ № 129-ФЗ от 21.11.96 г. "О бухгалтерском учете" в ред. от 28.09.2010 г.). Формы первичных учетных документов, применяемых для оформления хозяйственных операций, по которым не предусмотрены типовые формы первичных учетных документов, а также формы документов для внутренней бухгалтерской отчетности должны утверждаться приказом руководителя организации вместе с учетной политикой.

Документы по финансовым, кредитным и денежным операциям должны иметь подписи руководителя организации и главного бухгалтера или уполномоченными ими лицами.

Список лиц, имеющих право первой и второй подписи, оформляется приказом по организации. Без подписи главного бухгалтера денежные и расчетные документы, финансовые и кредитные обязательства считаются недействительными и не должны приниматься к исполнению (ст.7 п.3 ФЗ от 21.11.96 г. № 129-ФЗ "О бухгалтерском учете" в ред. от 28.09.2010 г.).

Первичные документы должны составляться в момент совершения операции, а если это не представляется возможным, то непосредственно по окончании операции. За достоверность содержащихся в документе данных, доброкачественность его составления ответственность несут должностные лица, подписавшие документ. На документах не должно быть не оговоренных исправлений, а на банковских и кассовых документах исправления вообще не допускаются, даже оговоренные. Ошибки в документах исправляются зачеркиванием неправильной записи (одной чертой, чтобы можно было прочесть зачеркнутое) и оговорены подписями лиц, подписавших документ, с указанием даты исправления.

Комплекс документов определяется:

• кругом вопросов, решаемых организацией в процессе своей деятельности;
• порядком разрешения вопросов (на основе коллегиальности или единоначалия);
• объемом и характером внешних связей.

Любой управленческий документ должен отвечать следующим требованиям:

• быть составленным по установленной форме, а в ряде случаев соответствовать стандартам;
• издаваться соответствующим компетентным органом или  должностным лицом, а равно и лицами, которым такое право предоставляется законом или соответствующим директивным указанием;
• издаваться во исполнение норм права и не противоречить им.

Тексты документов рекомендуется подразделять на две основные части. В первой части указывается основание составления документа, во второй излагаются выводы, предложения, решения, распоряжения, просьбы. Если документ состоит из одной фразы, то в первой части также рекомендуется указать основание или причину создания документа, а во второй - просьбу, решение, распоряжение. В отдельных случаях текст документа может содержать только заключительную часть, например, письмо, просьбу без пояснения.

Текст документа должен быть ясным и точным. Составитель должен всегда помнить, что документы должны соответствовать действующему законодательству, поэтому в случае необходимости следует сверять документы с законами и подзаконными актами. Особенно это важно учитывать при подготовке решений, приказов и других распорядительных документов. В документах надо использовать только проверенные, достоверные факты.

Документы могут иллюстрироваться таблицами. Во всех случаях таблицы выносятся в приложение. Это можно сделать ссылкой в конце документа или в конце соответствующего раздела, подраздела, пункта, абзаца.

Каждому тексту предшествует заголовок - краткое обозначение его содержания. Значение заголовка в документе крайне велико, так как в заголовке всегда можно кратко и точно выразить основную мысль документа. Заголовок - это основной поисковый элемент документа. Заголовок располагается в левом верхнем углу документа под обозначением его номера и даты. Для документов, имеющих большой объем или отражающих несколько вопросов, составляются подзаголовки. Правильно составленный заголовок сокращает время рассмотрения документа.

4. В зависимости от места расположения тех или иных реквизитов в документах форма документов может быть зональной, анкетной, табельной и комбинированной:

• зональная форма. Документ при построении по данной форме разграфлен на отдельные зоны. Каждый реквизит размещается в своей зоне, которая является постоянной для данного типа документов, что облегчает работу с ними непосредственному исполнителю;
• анкетная форма предполагает размещение названия реквизитов в левой стороне документа, заполнение их один под другим и сверху вниз;
• табельная форма является продолжением зональной формы. В ней реквизиты расположены по вертикали и горизонтали с выделением для каждой группы нескольких строк, образующих самостоятельную таблицу (матрицу);
• комбинированная форма сочетает в себе признаки построения ранее рассмотренных форм - зональной, анкетной и табельной.

 В зависимости от характера регистрируемых операций формы документов делятся на:

• типовые - предназначенные для регистрации однородных, распространенных хозяйственных операций (формы кассовых ордеров - № КО-1, № КО-2, кассовой книги - № К.О-4 и др.);
• специализированные - для регистрации узкоспециализированных операций (например, в автотранспортных предприятиях карта учета работы автомобиля).

С 1 января 2013 года формы первичных учетных документов, содержащиеся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, не являются обязательными к применению. Вместе с тем обязательными к применению продолжают оставаться формы документов, используемых в качестве первичных учетных документов, установленные уполномоченными органами в соответствии и на основании других федеральных законов (например, кассовые документы) (информация Минфина России N ПЗ-10/2012).

II часть

Классификация основных средств

1. Основные средства предприятия различны и по составу, и по назначению. Для ведения учета необходима классификация. Возможна следующая классификация основных средств:

• по видам;
• по назначению;
• по отраслям экономики;
• по степени использования в хозяйственной деятельности;
• по принадлежности.

 В соответствии с классификацией  основные средств подразделяются  на:

• Здания.
• Сооружения.
• Передаточные устройства.
• Машины и оборудование:

• силовые машины и оборудование;
• рабочие машины и оборудование;
• измерительные и регулирующие приборы, устройства и лабораторное оборудование;
• вычислительная техника;
• прочие машины и оборудование.

• Транспортные средства.
• Инструмент.
• Производственный инвентарь и принадлежности.
• Хозяйственный инвентарь.
• Рабочий, продуктивный и племенной скот.
• Многолетние насаждения.
• Внутрихозяйственные дороги.
• Капитальные затраты по улучшению земель (без сооружений).
• Прочие основные фонды.

2. По степени использования в хозяйственной деятельности предприятия основные средства делятся на:

• действующие основные средства - средства, находящиеся в эксплуатации;
• бездействующие основные средства - временно неиспользуемые, могут находиться в запасе или на консервации.

 По основным фондам, находящимся  в запасе, амортизация начисляется в части полного восстановления; по основным средствам в эксплуатации не только начисляется амортизация на полное восстановление, но и при необходимости создается ремонтный фонд; по основным фондам, находящимся на консервации (сроком более трех месяцев), так же как и при проведении реконструкции, модернизации по решению руководителя, а также в период восстановления средств продолжительностью более 12 месяцев, амортизация не начисляется.

3. По принадлежности основные средства подразделяются на:

• собственные, которые числятся на балансе;
• арендованные, принадлежащие другому предприятию. Они эксплуатируются временно за определенную плату, учитываются за балансом (в случае текущей аренды) без начисления на данном предприятии амортизации.

 Кроме того, основные средства  могут находиться у организации  в оперативном управлении или хозяйственном ведении.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Порядок ведения первичной документации регламентирован ФЗ «О бухгалтерском учете» и Приказом Министерства Финансов РФ «Положением по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ».

Согласно этим нормативным актам, все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет. Это требование связано с тем, что основным назначением первичных документов является фиксация факта совершения хозяйственной операции.

В бухгалтерском учете документация имеет следующее значение:

- является основой, базой, началом всей системы бухгалтерского учета;

- от правильности документального  оформления хозяйственных операций зависит достоверность учетной информации;

- от правильной работы с документами зависит эффективность ведения бухгалтерского учета, эффективность системы управления.

Хозяйственная операция, не оформленная первичным документом, к учету не принимается, и этот факт как экономическое событие места не имеет, так как нет объекта бухгалтерского учета.

СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ:

1. Федеральный закон от 21.11.96 г. № 129-ФЗ (ред. от 28.09.2010) «О бухгалтерском учете.
2. Постановление Правительства РФ от 08.07.1997 г. № 835 «О первичных учетных документах».
3. Приказ МФ РФ от 29.07.98 г. № 34н «Об утверждении положения по ведению бухгалтерского учета и отчетности в Российской Федерации».
4. Положение МФ СССР от 29.07.1983 г. N 105 «О документах и документообороте в бухгалтерском учете».
5. Бабаев Ю.А. Теория бухгалтерского учета: учебник для студентов вузов, 4-изд., - М.: Юнити-Дана, 2009 г.
6. Гусева Т. М., Шеина Т. Н. Самоучитель по бухгалтерскому учету, 2-е изд. – М.: Проспект, 2009 г.
7. Ерофеева В.А., Тимофеева О.В. Бухгалтерский учет: конспект лекций. 2-е изл, - М.: Юрайт-Издат, 2009 г.
8. Лишиленко А.В. Бухгалтерский учет. Учебник. 3-е изд., перераб. и доп. – Киев: 2011 г.
9. Переверзев М.П., Лунева А.М. Бухгалтерский учет: Учебное пособие. – М.: ИНФРА-М, 2009 г.
10. Пошерстник Н.В., Мейксин М.С. Самоучитель по бухгалтерскому учету. 14-е изд. – СПб.: Герда, 2008 г.