Документация по личному составу

Содержание 
 

      1. Что такое документооборот?       3

      2. Документация по личному составу      5

      Практическое  задание         17

      Список  использованной литературы      18 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

1. Что такое документооборот? 

     Документооборот - это движение документов в учреждении, организации, на предприятии с момента их создания или получения до завершения или отправления.

     Порой имеет место неоправданное возрастание  количества документов, создаваемых и обрабатываемых в учреждениях, организациях и на предприятиях. Нередко внедрение автоматизированных систем управления происходит без рационализации и упорядочения традиционного   документообразования,   без   изменения структуры и форм документирования, что не способствует снижению объемов документооборота.

     Главным направлением упорядочения документирования, сокращения числа документов является создание унифицированных систем, строго устанавливающих состав применяемых документных форм и регламент пользования ими. Сокращению документооборота способствуют также уменьшение объемов документов и экономия бумаги. Большая роль в сокращении объема документооборота принадлежит контролю за исполнением документа. Немалые резервы сокращения объема документооборота имеются в организации копирования и размножения документов. Нередко документы размножают сверх нужного тиража без всякой надобности. Это приводит к неоправданному росту объема документооборота, поэтому необходимо держать под строгим контролем виды и тираж размножаемых документов. Значительный вклад в совершенствование и уменьшение документооборота может внести и секретарь руководителя организации (предприятия), так как все влияющие на документооборот операции выполняются в значительном объеме на его рабочем месте.

     Документооборот в учреждении осуществляется в виде потоков документов. Различают три основных потока документов: входящие (поступающие в учреждение), исходящие (отправляемые из учреждения); внутренние (создаваемые в учреждении и не выходящие за его пределы).

     Поток входящих документов разделяется на документопотоки, направляемые руководителем в структурные подразделения и отдельным исполнителям. В подразделениях формируются потоки, которые на выходе из учреждения образуют исходящий поток документов.

     Поскольку документооборот оказывает большое  влияние на работу всего аппарата, то постоянно должна проводиться работа по его рационализации.

     Движение  документов в учреждении должно быть прямоточным, т. е. исключающим возвратные, зигзагообразные и другие повторные маршруты. Следует руководствоваться принципом  однократного  пребывания документа в одном подразделении или у одного исполнителя.

     В целях ускорения процесса обработки  документов целый ряд операций можно  проводить параллельно. Например, копирование  документа в нескольких экземплярах вполне правомерно, если исполнением этого документа занято несколько подразделений-исполнителей (или должностных лиц).

     Возвратное  перемещение документа исключает  передачу необходимой информации по телефону или с помощью регистрационных карточек.

     При проектировании рациональных документопотоков в организации (на предприятии) составляют схемы движения основных групп и видов документов. Это позволяет установить наиболее рациональные маршруты движения документов и определить этапы их обработки.

     Под объемом документооборота понимают количество входящих, исходящих и внутренних документов организации (предприятия) за определенный период времени. Количественному учету подлежат все входящие, исходящие и внутренние документы учреждения, организации или предприятия.

     При определении объема документооборота отдельно подсчитывают количество основных документов и количество экземпляров (копий), изготовленных средствами оперативного размножения. Общие количества выражаются дробью, где числитель обозначает количество основных документов, а знаменатель — количество экземпляров (копий) документов.

     Документооборот включает следующие этапы: прием и обработка документов; распределение корреспонденции; передача и доставка документов; учет объема документооборота; регистрация документов; контроль за исполнением документов; формирование дел; передача дел на архивное хранение; уничтожение документов. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

2. Документация по  личному составу 

     Совокупность  документов, в которых зафиксированы этапы трудовой деятельности сотрудников, называется документацией по личному составу (кадрам, персоналу). К таким документам относятся:

     ♦   трудовые   контракты   (договоры),    заключенные предприятием с работником;

     ♦   приказы по личному составу (о  приеме, увольнении, переводе сотрудника);

     ♦   трудовые книжки;

     ♦   личные дела;

     ♦   лицевые счета по заработной плате.

     Документы по личному составу являются наиболее важными и требуют особой тщательности и аккуратности при оформлении, ведении и обеспечении сохранности на протяжении длительного срока. При работе с этими документами необходимо учитывать, что персональные данные (сведения о фактах, событиях и обстоятельствах трудовой деятельности и личной жизни) граждан относятся к категории конфиденциальной информации.

     При приеме на постоянную работу составляется ряд документов в следующем порядке:

     1) трудовой контракт (договор) с  работником;

     2) приказ о приеме;

     3) запись в трудовой книжке;

     4) личная карточка формы Т-2 и  (или) личное дело;

     5) лицевой счет по заработной  плате.

     Одним из основных документов, регулирующих правоотношения организации (предприятия) с работником, является трудовой контракт (договор). После подписания контракта издается приказ о приеме сотрудника на работу.

     На  основании приказа о приеме оформляется  личная карточка формы Т-2 (или заводится личное дело), делается запись в трудовой книжке. Копии приказа о приеме поступают в личное дело и в бухгалтерию, где новому работнику присваивается табельный номер и на него заводится лицевой счет по зарплате.

     При увольнении работника составляют следующие документы:

     1)  заявление работника об увольнении;

     2) приказ об увольнении;

     3) запись в трудовой книжке;

     4)  запись в личной карточке формы  Т-2 и (или) в личном деле.

     Заявление об увольнении работник пишет за 1 месяц  до предполагаемого срока увольнения с работы и предоставляет на согласование руководителю. Руководитель организации (предприятия) издает приказ по личному составу об увольнении, в соответствии с которым делается запись в трудовой книжке и в личной карточке формы Т-2. Копии приказов поступают в личное дело работника и в бухгалтерию, где на основании приказа производится полный расчет с работником.

     При переводе работника на другую должность  в рамках организации (предприятия) порядок оформления документов следующий:

     1) приказ по личному составу о переводе на другую должность;

     2) запись в трудовой книжке;

     3) запись в личной карточке формы  Т-2 и (или) в личном деле;

     4) запись в лицевом счете по  заработной плате.

     Руководитель  организации (предприятия) издает приказ по личному составу о переводе сотрудника на другую должность, на основании которого делается соответствующая запись с указанием новой должности в трудовой книжке и в личной карточке формы Т-2. Копии приказа направляют в личное дело и в бухгалтерию и, в случае изменения оклада, производят соответствующее изменение в лицевом счете по заработной плате.

     Трудовой  контракт. Трудовой контракт (документ) — документ, фиксирующий согласие сторон об установлении трудовых правоотношений и регулирующий их. Сторонами трудового контракта являются организация (предприятие) и работник.

     Согласно  ТК (ст. 18) Республики Беларусь, трудовой контракт заключают на срок до двух лет с последующим его продлением или перезаключением.

     Трудовой  контракт должен заключаться в письменной форме. Письменная форма контракта повышает гарантии сторон в реализации достигнутых договоренностей по важнейшим условиям. При заключении контракта рекомендуется указывать:

     1) место   работы   (наименование   предприятия,   куда принимают  работника, его адрес);

     2)  конкретную работу в соответствии  с квалификацией по определенной профессии или должности, которую должен выполнить работник;

     3)  дату начала работы и ее  окончание, если заключается срочный трудовой контракт;

     4) оплату труда;

     5)  обязанности организации (предприятия) по обеспечению охраны труда.

     Контракт  может содержать и дополнительные условия, конкретизирующие обязательства сторон. К их числу можно отнести: испытательный срок; совмещение профессий (должностей); повышение квалификации; дополнительный отпуск и др.

     Контрактная форма найма, организации и оплаты труда распространяется на некоторые  категории работающих:

     ♦   постоянные работники;

     ♦   временные работники;

     ♦   работающие на основном месте работы;

     ♦   работающие по совместительству.

     В трудовом контракте определяются обязанности работника в соответствии с той профессией или должностью, на которую он принят, либо делается ссылка на соответствующую должностную инструкцию, разработанную и утвержденную руководством организации (предприятия).

     В трудовом контракте указывают размер должностного оклада работника, различные надбавки и доплаты стимулирующего и компенсационного характера: за высокую квалификацию; за профессиональное мастерство; за личный трудовой вклад и др. По соглашению сторон эти надбавки могут быть конкретизированы и в отдельных случаях увеличены или уменьшены по сравнению с нормой, предусмотренной в организации (на предприятии). Наряду с доплатами стороны могут договориться об иных видах поощрения, например о дополнительном отпуске, повышенном вознаграждении по итогам работы за год и т. п.

     При заключении трудового контракта  не могут устанавливаться по согласованию сторон следующие условия:

     1) основания увольнения работника;

     2) дисциплинарные взыскания,  не  предусмотренные законодательством;

     3) введение для работников полной  материальной ответственности, кроме случаев, предусмотренных ТК РБ.

     Контракт, примерная форма которого приведена  в прил. 30, составляется в двух экземплярах, подписывается руководителем и работником, заверяется печатью. Один экземпляр контракта хранится в организации (на предприятии), второй - у работника.

     Трудовые  контракты могут включаться в  состав личных дел работников организации (предприятия).

     Приказ  по личному составу. Приказами по личному составу оформляются прием, увольнение и перевод сотрудников организации (предприятия) на другую работу. Заключение трудового контракта с работником не исключает издания приказа по личному составу о зачислении его на работу.

     Приказы по личному составу группируются в отдельное дело и имеют самостоятельную нумерацию с добавлением индекса «л/с» (№ 1 л/с, М 2 л/с, ...). Оформляют приказы по личному составу на бланках организации (предприятия) для внутренних документов.

     Реквизит  «Заголовок к тексту» приказа по личному составу может быть оформлен следующим образом:

     «О  приеме на работу Федосенко В.И.»

     «Об увольнении Андреева Л.С.»

     «Об изменении штатов АО» (если приказ касается приема и увольнения сразу нескольких работников).

     Текст приказа делится на констатирующую и распорядительную части. В констатирующей части приказа могут быть указаны причины его издания, например факты нарушения трудовой дисциплины. По усмотрению руководителя констатирующая часть приказа может не указываться.

     Вторая, распорядительная, часть приказа, начинается словами: НАЗНАЧИТЬ, УВОЛИТЬ, ПЕРЕВЕСТИ, которые печатают, начиная от границы левого поля. После них, в следующей строке указывают фамилию работника (прописными буквами), имя и отчество, должность, срок увольнения, назначения или перевода, в случае увольнения — статью КЗОТ РБ, а при приеме на работу — оклад работника, вид приема (постоянная или временная работа), с испытательным сроком или без него и т. п.

     Приказы по личному составу могут составляться на нескольких сотрудников независимо от того, принимают их на работу или увольняют. Такие приказы состоят из нескольких пунктов, каждый из которых касается отдельного сотрудника.

     Тексты  приказов о приеме на работу, об объявлении строгого выговора приведены в прил. 31, 32. Аналогично можно составить приказ об увольнении. Для этого необходимо заменить:

     ♦   в реквизите «Заголовок» фразу  «О приеме...» на «Об увольнении...»;

     ♦   графу «Вид приема» на «Причина увольнения»;

     ♦   графу «Дата приема» на «Дата  увольнения».

     В графе «Основание» указывают документы, послужившие причиной увольнения (заявление, докладная или объяснительная записка) либо статью ТК РБ, соответствующую причине увольнения.

     Приказы о переводе на другую должность внутри организации (предприятия) также могут быть представлены в формализованном виде. В этом случае следует указать новую должность и оклад, новое структурное подразделение и вид перевода. Если перевод временный, необходимо указать, на какой срок он производится.

     Приказы по личному составу визируются юрисконсультом, заместителем директора по кадрам или другим должностным лицом, в обязанности которого входит работа с персоналом фирмы. Они объявляются работнику под расписку. Отметка об ознакомлении с приказом проставляется ниже реквизитов «Подпись» и «Виза» самим работником и содержит текст: «С приказом ознакомлен», подпись работника и дату ознакомления. Крайне необходима эта отметка на приказах об увольнении, так как при возникновении трудовых споров работник вправе обратиться в суд в месячный срок со дня ознакомления с приказом.

     Приказы по личному составу (см. прил. 33) хранят 75 лет (статья 196 «Перечня документов с  указанием сроков хранения», см. прил. 34).

     В процессе деятельности организации (предприятия) могут издаваться и другие приказы  по работе с кадрами: о поощрениях, взысканиях, отпусках и т. п., срок хранения которых не превышает 3 лет (статья 19в указанного перечня, см. прил. 34). Такие приказы имеют индекс (№ 1-к, № 2-к, ...) и формируются в самостоятельные разделы.

     Трудовая  книжка. Трудовые книжки на работников ведут на всех предприятиях, в организациях независимо от их формы собственности.

     Трудовая  книжка относится к числу основных документов, подтверждающих общий, непрерывный и специальный стаж работы. Законом запрещается иметь несколько трудовых книжек.

     Лица, поступающие на работу, обязаны предъявить администрации   организации   (предприятия)   трудовую книжку, оформленную в установленном порядке. Прием на работу без трудовой книжки не допускается. При оформлении на работу по совместительству, по трудовому соглашению, договору подряда трудовая книжка не   предъявляется.

     На  работника, поступающего на работу впервые, заводят трудовую книжку, которую заполняют в его присутствии не позднее недельного срока после приема на работу. Записи в трудовой книжке производят на основании паспорта и документов, подтверждающих образование и профессию.

     В трудовую книжку вносят сведения:

     о работнике;

     о работе (прием на работу, перевод  на другую работу, увольнение);

     о награждениях и поощрениях;

     об  открытиях;

     о назначении пенсии.

     Взыскания в трудовую книжку не записывают.

     Сведения  об образовании, специальности или  профессии в трудовой книжке указывают на основании следующих документов: аттестатов, дипломов, сертификатов, справок, если образование незаконченное высшее. На титульном листе обязательно ставится подпись лица, выдавшего трудовую книжку, и печать организации (предприятия), где она была впервые заполнена. Записи на последующих страницах трудовой книжки начинают с проставления штампа организации или написания от руки ее наименования. Если организация изменила название, об этом делается запись отдельной строкой. Например:

     ПО     «Прогресс»     с    01.02.2000    переименовано    в    ПО «Прогресс — М».

     Записи  о приеме на работу, переводе на другую постоянную работу, увольнении, награждениях и поощрениях вносятся администрацией в трудовую книжку после издания соответствующего приказа, но не позднее недельного срока, а об увольнении — в день увольнения. Записи производят аккуратно, перьевой или шариковой ручкой, чернилами или пастой черного, синего или фиолетового цвета без зачеркиваний и помарок. Если все же возникает необходимость исправлений, то они оговариваются и заверяются подписью должностного лица и печатью.

     При заполнении раздела «Сведения о работе» (рис. 1) в графе 1 проставляется порядковый номер записи, в графе 2 - дата приема, в графе 3 - указание на действие и должность, в графе 4 - основание. 

     Рис. 1. Образец заполнения раздела «Сведения о работе» трудовой книжки

     С каждой записью в трудовой книжке   необходимо ознакомить ее владельца.

     Если  раздел «Сведения о работе» заканчивается, выдается вкладыш. Он вшивается в  книжку, заполняется и ведется администрацией организации (предприятия) в том же порядке, что и трудовая книжка.

     При увольнении трудовая книжка выдается работнику в день увольнения под расписку. За сохранность трудовых книжек несет ответственность руководитель организации (предприятия). Они хранятся в сейфах как бланки строгой отчетности.

     Личная  карточка. Основным документом по учету персонала организации (предприятия) является личная карточка формы Т-2, которая заводится на каждого работника, принятого на постоянную или временную работу.

     Все записи в карточке делают на основании  документов, предоставленных работниками. На основании паспорта в разделе I «Общие сведения» указывают фамилию, имя, отчество, год и месяц рождения, номер, серию паспорта, когда и кем выдан, домашний адрес. Данные об общем и непрерывном стаже работы, а также о перемещениях сотрудника приводят на основании записи в трудовой книжке. Для заполнения раздела II «Сведения о воинском учете» данные берут из военного билета работника.

     В новом варианте личной карточки исключены  устаревшие позиции (национальность, партийность, членство в ВЛКСМ и профсоюзе).

     В обязательном порядке проставляется  дата заполнения личной карточки и личная подпись работника.

     На  оборотной стороне карточки содержатся разделы III «Назначения и перемещения», IV «Отпуска», V «Дополнительные сведения» и «Дата и причина увольнения». Наиболее важными являются сведения из разделов III и «Дата и причина увольнения».

     Записи  в данных разделах должны содержать  ссылки на даты и номера приказов о назначении, перемещении или увольнении работника. Эти сведения надо вносить с особой аккуратностью, так как они нередко служат основанием для подтверждения трудового стажа    работника.     В    конце    каждой    записи    раздела «Назначения и перемещения» должна стоять подпись работника, на которого заведена карточка.

     В разделе «Дополнительные сведения» записывают данные о повышении квалификации, знании иностранного языка, второй специальности, инвалидности и т.п.

     Заполняются личные карточки рукописным или машинописным способом лицом, ответственным за работу с персоналом фирмы, или секретарем. Все записи должны быть без сокращений. Личную карточку на работника заводят в одном экземпляре, хранят в сейфе в специальной картотеке, составленной по алфавиту.

     Карточки  уволенных сотрудников формируют  в самостоятельные отделы по алфавиту (по трем первым буквам фамилии). Перед сдачей дела в архив все карточки должны быть пронумерованы, на них должна быть составлена внутренняя опись. Срок хранения личных карточек формы Т-2 определяется так: 75 лет - «В», где «В» — возраст работника (статья 504 «Перечня документов с указанием сроков хранения»). 

     Личные дела

     Личное  дело (досье) представляет собой совокупность документов, содержащих сведения о работниках организации (предприятия). Личные дела могут заводиться на всех работников, но чаще всего — на руководителей и ведущих специалистов (при этом на остальных сотрудников оформляют личные карточки формы Т-2).

     Организация (предприятие) вправе сама решить вопрос о том, какие документы, личные карточки или личные дела заводить на сотрудников.

     В состав личного дела должны входить следующие документы:

     ♦   внутренняя   опись   документов,    имеющихся   в личном деле;

     ♦   заявление о приеме на работу;

     ♦   анкета или личный листок по учету  кадров;

     ♦   автобиография;

     ♦ копии документов об образовании, присуждении стипендий, присвоении ученых званий;

     ♦   копии документов об утверждении  в должности;

     ♦   характеристики или рекомендательные письма;

     ♦   трудовой контракт (договор);

     ♦   копии    приказов    о    назначении,    перемещении, увольнении;

     ♦   дополнение к личному листку по учету кадров;

     ♦   справки   и   другие   документы,   относящиеся   к данному работнику.

     В личное дело могут быть включены такие  документы, как списки изобретений, научных трудов и др. Необходимо иметь в виду, что при приеме на работу запрещается требовать от поступающего лица документы, не предусмотренные законодательством.

     Личное  дело заводят после издания приказа  о приеме на работу. Все документы, относящиеся к личному делу, по мере поступления (в хронологическом порядке) подшивают в папку-скоросшиватель. На ее обложке указывают полностью фамилию, имя и отчество сотрудника.

     Личные  дела сотрудников организации (предприятия) хранятся у инспектора по кадрам или секретаря в сейфе и выдаются во временное пользование лишь определенным должностным лицам. Изменения в личные дела вносят только лица, ответственные за их ведение.