Документация по трудовым отношениям

Введение

 Большое значение в нашей жизни имеют документы по личному составу, отражающие трудовую деятельность работника и подтверждающие трудовой стаж, необходимый для начисления пенсии.В условиях рыночных отношений, с созданием большого числа различных фирм, предприятий, организаций остро встала проблема правильного документирования трудовых правоотношений, организации работы и сохранения кадровой документации.

Организации большое значение должны придавать оформлению, ведению  и сохранению документации по личному составу.  В результате чего кадровая документация ведется с грубыми нарушениями соответствующих требований общегосударственных законодательных и нормативных актов.

Ошибки при ведении  кадровой документации не просто выражают неуважение к сотрудникам, но и являются нарушением требований трудового законодательства.

При работе с документами  необходимо руководствоваться нормативными актами РФ, которые предусматривают  составление документов по определенным правилам, ведение номенклатуры (списка) дел, создание архива организации для  обеспечения сохранности наиболее ценных документов. Прежде всего это Трудовой кодекс Российской Федерации с изменениями, внесенными Федеральным законом Федеральный закон от 30 июня 2006 г. П2102-ФЗ. Однако, в соответствии с Трудовым кодексом РФ, организация при установлении трудовых правоотношений опирается не только на статьи самого Трудового кодекса, но и на иные федеральные законы, в которых затронуты вопросы труда, указы Президента, постановления Правительства РФ, законы и иные нормативные правовые акты субъектов федерации, на территории которого она находится, акты органов местного самоуправления, содержащие нормы трудового права. Кроме того организация и сама создает локальные нормативные акты, содержащие нормы трудового права. К ним отнесены коллективные договоры, соглашения, трудовые договоры.

В Трудовом кодексе отражены процессы документирования трудовых правоотношений, определены случаи и порядок составления  документов, впервые включено, описание содержания важнейших из них, в частности  Трудового договора. Поэтому, оформляя трудовые правоотношения путем составления  кадровых документов, необходимо прежде всего обращаться к соответствующим статьям Трудового кодекса, учитывая внесенные изменения. Полезно также иметь комментарий к Трудовому кодексу, дающий разъяснения всех его статей.

В связи с принятием  новых законов, утверждением новых  документов появляется много вопросов. Граждане, поступающие на работу, просто растериваются, когда от них в  разных фирмах требуют разные документы. Они не знают, какой объем информации должен быть представлен будущему работодателю. Поэтому очень важно рассмотреть процесс регламентирования законодательными и нормативными актами РФ таких документов как трудового договора, приказов по личному составу, трудовых книжек, что позволяет юридически грамотно оформить трудовые отношения с работником.

Целью данной работы является изучение правил оформления и ведения документации по трудовым отношениям.

Для достижения поставленной цели были определены следующие задачи:

1. Рассмотреть понятие, особенности  оформления, виды личной карточки  как обязательного документа  по учёту кадров.

2. Охарактеризовать личное дело  как необязательный документ  по учёту кадров, разобрав понятие,  оформление и ведение личных  дел сотрудников, а также состав  документов личного дела.

3. Изучить правила оформления и  ведения трудовых книжек и  вкладышей к ним

Глава 1.Первичные документы  трудоустройства

1.1. Сущность резюме

В повседневной практике трудоустройства  все большую роль играет резюме документ, постепенна вытесняющий на второй план традиционные автобиографии и анкеты, но, по сути, выполняющий их функции, пусть и в несколько иной форме. Справедливости ради следует подчеркнуть, что грамотно составленное резюме вполне способно заменить и пространную автобиографию, объемистую анкету.

Более того, такой документ не только несложно составить, но и удобно изучать что, согласитесь, имеет существенное значение для сотрудника организации, уполномоченного документировать прием на работу. Каковы же требования к подготовке "Идеального" резюме? Общие сведения о подготовке резюме содержатся, в частности, в Методических рекомендациях по унификации текстов управленческих документов.

В Соответствии с рекомендациями, резюме -- это документ, содержащий краткие (основные) биографические данные о соискателе.

Структура резюме включает следующие элементы:

а) персональные сведения (фамилия, имя, отчество, место рождения, дата рождения, паспортные данные, семейное положение, почтовый адрес, телефон);

б) сведения об образовании (места учебы, перечисленные в  обратной хронологической последовательности, ученые степени и звания с указанием  даты их присвоения);

в) сведения о трудовой деятельности (места работы и занимаемые должности, перечисленные в обратной хронологической  последовательности, краткое описание характера выполняемой работы);

г) сведения о профессиональных интересах (проблемы и направления, в области которых хотел бы работать соискатель, цели трудоустройства);

д) дополнительные сведения (знание иностранных языков, иные навыки, имеющее отношение к перспективной профессиональной деятельности, опыт сотрудничества с международными и общественными организациями, наличие дипломов, свиде_тельств, удостоверений о профессиональной подготовке, Сведения о рекомендациях Т. п.). Рекомендуемыми реквизитами  резюме являются:

- сведения об адресате (указываются в произвольной форме,  в зависимости от способа доставки  резюме);

- наименование документа  (слово «РЕЗЮМЕ», напечатанное прописными  буквами, располагается  двумя-тремя  межстрочными интервалами по  центру, без абзацного отступа);

- заголовок к тексту  документа( включает  фамилию, имя, отчество соискателя в родительском падеже, располагатся на один межстрочный интервал ниже наименования документа);

- текст документа (излагается  в вышеуказанной последовательности, разделы нумеруются арабскими  цифрами с точкой, располагается  на один – два межстрочных  интервала ниже заголовка к  тексту ,могут выделятся полужирным шрифтом или подчеркиванием. В целях экономии места допускается оформлять текст без абзацного отспута с межстрочным интервалом шрифтом 10-12 кегля.

- подпись соискателя (с  указанием даты, личной подписи  и её расшифровки, располагается  на один интервал ниже).

При оформлении резюме целесообразно  придерживаться общих требований, предъявляемых  к оформлению деловых документов. В любом случае, однако, резюме должно быть аккуратным, точным и по возможности  кратким -- такой документ проще и быстрее изучать, а при необходимости можно всегда запросить о соискателе дополнительную информацию или пригласить на собеседование. Оформление резюме не регламентировано никакими нормативно-правовыми актами. Однако существуют некоторые, не закрепленные в законодательстве правила составления этого документа, диктуемые в первую очередь интересами потенциального работодателя.

При составлении резюме необходимо следовать нескольким основным принципам. Во-первых, оно должно быть кратким, во-вторых, оно должно быть аккуратно  написано. Третий принцип касается содержания резюме. Оно должно отражать профессиональные достижения соискателя. Образец стандартного резюме, составленного  в хронологическом порядке.

1.2 Заявление соискателя о приёме на работу.

Рассмотрение  первичных  документов трудоустройства  целесообразно  начать с заявления соискателя о  приёме на работу.

Заявление – документ, содержащий просьбу заявителя о содействии в реализации его законных прав или (и)  подтверждающий согласие (несогласие) заявителя на выполнение определённых действий¹.

Заявление оформляется лично заявителем (от руки) на листах писчей бумаги формата A4 или бланках установленного образца. В заявлении не принято писать предлог « от» (кого), а также употреблять архаизмы и канцеляризмы (прошу не отказывать и т. п). 

Такое  заявление представляет собой краткую письменную просьбу, содержащую:

- сведения об адресате (наименование должности, фамилии  и инициалы руководителя предприятия);

- сведения о заявителе  (фамилия, имя, отчество, адрес   место жителества );

- наименование вида документа  ( заявление );

-текст документа ( начинается  со слов «Прошу принять на  работу…», с указанием наименования структурного подразделения предприятия,должности и желаемой даты приёма на работу );

- подпись заявителя (с  указаниям дата написания, личной  подписи и её расшифровки ).К прочим реквизитам заявления о приёме на работу относятся резолюция и отметка об исполнении документа и направлении его в дело. Заявление согласуется с руководителем структурного подразделения предприятия (начальника цеха, отдела и т. п ),в в которое принимается на работу соискатель².

ГЛАВА 2. Трудовой договор

2.1.Общие требования к содержанию трудового договора.

Трудовой договор - соглашение между работодателем и работником, в соответствии с которым работодатель обязуется предоставить работнику  работу, обеспечить условия труда, предусмотренные  ТК РФ, законами и иными нормативными правовыми актами, коллективным договором  своевременно и в полном размере  выплачивать работнику заработную плату, а работник обязуется лично  выполнять определенную этим договором  трудовую функцию, соблюдать действующие  на предприятии правила внутреннего  трудового распорядка.

В трудовом договоре указываются:

фамилия, имя, отчество работника  и наименование работодателя (фамилия, имя, отчество работодателя - физического  лица), заключивших договор;

место работы (с указанием  структурного подразделения);

дата начала работы;

наименование должности, специальности, профессии с указанием  квалификации в соответствии со штатным  расписанием организации или  конкретная трудовая функция;

права и обязанности работника;

права и обязанности работодателя;

характеристики условий  труда, компенсации и льготы работникам за работу в тяжелых, вредных и (или) опасных условиях;

режим труда и отдыха (если он в отношении данного работника  отличается от общих правил, установленных  в организации);

условия оплаты труда (в том  числе размер тарифной ставки или  должностного оклада работника, доплаты, надбавки и поощрительные выплаты);

виды и условия социального  страхования, непосредственно связанные  с трудовой деятельностью.

В трудовом договоре могут  предусматриваться условия об испытании, о неразглашении охраняемой законом  тайны (государственной, служебной, коммерческий и иной), об обязанности работника  отработать после обучения не менее  установленного договором срока, если обучение проводилось за счет средств  работодателя, а также иные условия.

Трудовые договоры могут  заключаться³:

на неопределенный срок

на определенный срок не более 5 лет (срочный трудовой договор), если иной срок не установлен федеральными законами.

Срочный трудовой договор  заключается в случаях, когда  трудовые отношения не могут быть установлены на неопределенный срок с учетом характера предстоящей  работы или условий ее выполнения. Если в трудовом договоре не оговорен срок его действия, то договор считается  заключенным на неопределенный срок.

2.2. Заключение трудового  договора.

Заключение трудового  договора представляет собой процесс, который включает в себя несколько  стадий. К первой стадии относятся  предварительные переговоры между  потенциальными работником и работодателем  по поводу условий будущего трудового  договора.

На стадии предварительных  переговоров лицо, поступающее на работу, должно представить, а работодатель, в свою очередь, обязан потребовать  документы, необходимые для заключения трудового договора.

Трудовой кодекс РФ, в  отличие от ранее действовавшего Кодекса законов о труде РФ, предусматривает перечень документов, требуемых при приеме на работу.

Согласно ст. 65 ТК РФПри заключении трудового договора лицо, поступающее на работу, предъявляет работодателю следующие документы:

- паспорт или иной документ, удостоверяющий личность;

- трудовую книжку, за исключением случаев, когда трудовой договор заключается впервые или работник принимается на работу на условиях совместительства;

- страховое свидетельство государственного пенсионного страхования;

- документы воинского учета - для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу;

- документ об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний - при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки.

- документ об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний - при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки;

 - справку с предыдущего места работы о заработной плате. 

Основным документом, удостоверяющим личность, является паспорт. В соответствии с п. 1 Положения о паспорте гражданина Российской Федерации утвержденного  постановлением Правительства РФ от 8 июля 1997 г. П 828 с изм. и доп. от 25 сентября 1999 г., 5 января 2001 г., 2 июля 2003 г., 23 января 2004 г., паспорт обязаны иметь все граждане России, достигшие 14-летнего возраста и проживающие на территории РФ.

К иным документам, удостоверяющим личность, относятся:

1) свидетельство о рождении (для лиц, не достигших 14-летнего  возраста);

2) заграничный паспорт  (для постоянно проживающих за  границей и временно находящихся  на территории Российской Федерации  граждан);

3) удостоверение личности  или военный билет (для военнослужащих);

4) справка об освобождении  из мест лишения свободы (для  лиц, освободившихся из мест  лишения свободы).

При приеме на работу, если речь не идет о работе по совместительству, работодатель должен потребовать от поступающего представления трудовой книжки, оформленной в установленном  порядке. В случае, если по каким-либо причинам трудовая книжка отсутствует или лицо заключает трудовой договор впервые, должна быть представлена справка о последнем занятии. Лицам, поступающим на работу впервые, трудовую книжку оформляет работодатель.

Трудовой договор вступает в силу со дня его подписания работником и работодателем, если иное не установлено федеральными законами, иными нормативными правовыми актами или трудовым договором, либо со дня фактического допущения работника к работе с ведома или по поручения работодателя или его представителя.

Трудовой договор составляется в двух экземплярах, подписывается  работодателем и работником, заверяется печатью. Один экземпляр договора хранится на предприятии в кадровой службе, второй - у работника.

Заключенный трудовой договор  регистрируется в «Книге регистрации  трудовых договоров».

Работник обязан приступить к исполнению трудовых обязанностей со дня, определенного трудовым договором.

Если работник не приступил  к работе в установленный срок без уважительных причин в течение  недели, то трудовой договор аннулируется.

Трудовой договор, не оформленный  надлежащим образом, считается заключенным, если работник приступил к работе с ведома или по поручения работодателя или его представителя. В этом случае работодатель обязан заключить трудовой договор с работником в письменной форме не позднее трех дней со дня фактического начала работы.

Трудовые договоры могут  включаться в состав личных дел работников предприятия. В этом случае их срок хранения соответствует сроку хранения личных дел. Если личные дела не заводятся, договоры формируются в отдельное  дело по алфавиту фамилий работников. Трудовые договоры хранятся 75 лет.

ГЛАВА 3. Трудовая книжка

3.1. Ведение, оформление  и хранение трудовых книжек.

Трудовая книжка является основным документом о трудовой деятельности рабочего или служащего.

Трудовые книжки ведутся  на всех работников, проработавших  свыше 5 дней, в том числе на сезонных и временных работников, а также  на нештатных работников при условии, если они подлежат государственному социальному страхованию.

Лица, проступающие на работу, обязаны предъявлять администрации  предприятия трудовую книжку, оформленную  в установленном порядке. Прием  на работу без трудовой книжки не допускается.

При оформлении на работу по совместительству, по трудовому соглашению, по договору подряда трудовая книжка не предъявляется.

Лица, поступающие на работу впервые, обязаны представить администрации  справку о последнем занятии, выданную по месту жительства, а  уволенные из рядом Вооруженных  Сил - военный билет.

Все записи, внесенные в  трудовую книжку на последнем месте  работы, должны быть заверены подписью руководителя или работника отдела кадров и печатью предприятия  или отдела кадров.

На лиц, поступивших на работу впервые, трудовая книжка заполняется  не позднее недельного срока со дня  приема на работу. В трудовую книжку вносятся все записи о приеме, переводе на другую постоянную работу, увольнении, награждениях и поощрениях.

Записи вносятся после  издания приказа (но не позднее недельного срока, а при увольнении - в день увольнения) и должны точно соответствовать  тексту приказа.

Порядок заполнения, ведения  и хранения трудовых книжек, подробно изложен в «Инструкции о порядке  ведения трудовых книжек на предприятиях, в учреждениях и организациях».

В соответствии с Инструкцией  в трудовую книжку вносятся:

сведения о работнике;

сведения о работе;

сведения о награждениях и поощрениях;

сведения об открытиях.

При оформлении трудовой книжки сначала заполняется ее титульный  лист, содержащий сведения о работнике.

Указываются:

фамилия, имя, отчество работника

дата его рождения;

образование;

профессия или специальность.

После указания даты заполнения трудовой книжки работник своей -подписью заверяет правильность внесенных сведений. Титульный лист подписывает лицо, ответственное за выдачу трудовых книжек, затем ставится печать предприятия (или печать кадровой службы).

Сведения о работе включают в себя:

прием на работу

перевод на другую постоянную работу

увольнение 

Раздел «Сведения о  работе» представляют собой таблицу  из 4-х граф:

графа 1 - № записи

графа 2 - дата (число, месяц, год)

графа 3 - сведения о приеме на работу, о переводах на другую работу и об увольнении (с указанием  причин и со ссылкой на статью, пункт  закона);

графа 4 - на основании чего внесена запись (документ, его дата и номер).

Записи о причинах увольнения должны производиться в трудовой книжки в точном соответствии с формулировками действующего законодательства и со ссылкой на соответствующую статью, пункт закона.

При увольнении рабочего или  служащего все записи о работе, награждениях и поощрениях, внесенные  в трудовую книжку за время работы в организации, учреждении, фирме  заверяются подписью руководителя организации  или начальника отдела кадров и печатью.

Организация обязана выдать работнику его трудовую книжку в  день увольнения с внесенной в  нее записью об увольнении.

Если работник выходит  на пенсию, то производится на основании  списка работников пенсионного возраста подборка трудовых книжке. По данным личной карточки и трудовой книжки уточнение  общего стажа работы, в том числе  стажа непрерывного и льготного. Регистрация заявления работника. Консультации уходящего на пенсию. Запись в заявление о предоставляемых документах.

Заполнение и подпись  «Представления». Комплектование документов для представления в органы социального  обеспечения. Запись в книгу учета  лиц, уходящих на пенсию.

В трудовой книжке органами социального обеспечения ставится штамп «Пенсия назначена» в разделе  «Сведения о назначении пенсии». В тех случаях, когда в трудовой книжке заполнены все страницы соответствующих  разделов, трудовая книжка дополняется  вкладышем. Он вшивается в трудовую книжку, заполняется и ведется  в том же порядке, что и трудовая книжка и без нее он недействителен.

Работник, отвечающий за кадровую документацию, ведет книгу регистрации трудовых книжек и вкладышей к ним, бухгалтерией ведется - приходно-расходная книга  по учету бланков трудовых книжек и вкладышей к ним.

При получении трудовой книжки в связи с увольнением работник расписывается в личной карточке и в книге учета. Книга учета  должна быть пронумерована, прошнурована и скреплена подписью и печатью.

В случае выявления неправильной или неточной записи сведений о работе, переводе на другую постоянную работу, о награждениях и поощрениях и  др. исправления производятся администрацией того предприятия, где была внесена  соответствующая запись. Администрация  по новому месту работы обязана оказать  работнику в этом необходимую  помощь.

При наличии в трудовой книжке записи об увольнении или переводе на другую работу, впоследствии признанной недействительной; при потере трудовой книжки или если она пришла в негодность по просьбе работника выдается дубликат трудовой книжки. Выдача дубликата  трудовой книжки производится администрацией по последнему месту работы.

С целью обеспечения сохранности  трудовые книжки хранятся в сейфах. Невостребованные трудовые книжки хранятся до востребования не менее 50 лет. По истечению указанного срока они могут быть уничтожены в установленном порядке. На трудовые книжки,передаваемые в архи, составляется опись и акт,копии которых хранятся в отделе кадров.

Таким образом, правильное оформление, ведение и хранение трудовых книжек играет огромную роль в жизни каждого  человека, так как это важнейший  документ, подтверждающий трудовую деятельность работника.

Заключение

Трудовые правоотношения сопровождаются сбором и обработкой персональных данных. Документы, фиксирующие отношения, возникающие в процессе труда  и содержащие персональные данные, принято называть документами по личному составу (кадрам, персоналу).

Большинство специалистов определяют документы по личному составу  как совокупность документов, в которых  зафиксированы этапы трудовой деятельности работников, управленческие действия в сфере взаимоотношений работников и работодателей.

Документы по личному составу играют чрезвычайно важную роль в жизни  каждого работающего человека. Они  отражают трудовую деятельность работников, подтверждают трудовой стаж, необходимый, в частности, для начисления пенсии, и т. п. Пренебрежение к оформлению документов по личному составу часто  бывает причиной конфликтов между работниками  и администрацией организации. Ошибки, допущенные при оформлении документа, отсутствие или неправильное оформление отдельных реквизитов зачастую приводит к судебным спорам между администрацией организации и работниками. В  результате небрежного отношения к  документированию трудовых правоотношений страдают люди, в чьих документах были допущены ошибки и нарушения.

Все управленческие действия в сфере  управления персоналом, сфере взаимоотношений  работников и работодателей, касающиеся персонала, документируются в обязательном порядке. Вне зависимости от организационно-правовой формы предприятия или организации  взаимодействие администрации с  персоналом осуществляется (точнее, должно осуществляться) по единым, общепринятым правилам. Составление и оформление документов по личному составу, организация  работы с ними, начиная с момента  их создания и кончая организацией хранения, строго регламентируются действующим  законодательством, нормативными актами, нормативно-методическими документами. В равной степени недопустимо  как отсутствие отдельных документов по личному составу, например личных карточек работников, так и ведение кадровых документов, например, трудовых книжек работающих, с нарушениями требований нормативных актов. При этом важное значение имеет не только правильное составление содержательной части документа, но и его оформление.

К документам по личному составу, а  именно к кадровой учётной документации, относятся трудовые книжки работающих, личные карточки, личные дела.

Важнейшим документом этого комплекса  является трудовая книжка -- персональный документ, в котором последовательно отражаются этапы трудовой деятельности гражданина, квалификационный и служебный рост, длительность работы в одной организации, причины переводов и увольнений, отчасти отношение работника к труду. На основании записей трудовой книжки определяется общий и непрерывный стаж гражданина при назначении ему государственной пенсии, пособия по государственному социальному страхованию. Трудовые книжки ведутся по месту основной работы на всех лиц, проработавших в организации свыше пяти дней независимо от условий приема. Граждане, поступающие на работу, обязаны предъявлять администрации организации трудовую книжку, оформленную в установленном порядке; без нее прием на работу не допускается.

Основным документом по учету персонала  предприятия является личная карточка формы Т-2, которая заводится на всех работников предприятия, принятых на постоянную или временную работу.

Личное дело - совокупность документов, содержащих необходимые сведения о  работнике и его трудовом стаже. Личные дела могут заводиться на всех работников предприятия, но чаще всего - на руководителей и ведущих специалистов (при этом на остальных сотрудников  оформляют личные карточки формы  Т-2). Предприятие вправе само решить вопрос о том, какие документы (личные карточки или личные дела) заводить на сотрудников.