Документация по личному составу. 3

    Содержание

    Введение.

    1. Требования к оформлению документов по личному составу.

    2. Организационно распорядительная документация.

    Заключение.

    Список используемой литературы. 

    Введение.

    Кадровая служба традиционно представляет собой самостоятельное структурное подразделение, подчиненное руководителю организации или его заместителю по кадрам. Структура самой кадровой службы и ее штатная численность зависят от многих факторов:

• вида предприятия или организации и масштабов их деятельности (крупное промышленное предприятие, коммерческий банк, торговый дом, небольшая туристическая компания, и т.д.);
• численности работающих на предприятии и отдельных параметров, характеризующих кадровый потенциал: возраст и пол сотрудников (оформление пенсионных дел для людей старшего возраста или декретных отпусков для молодых работниц), состояние здоровья (оформление листов нетрудоспособности), уровень образования (оформление учебных отпусков);
• наличия внешнеэкономических контактов (оформление загранкомандировок) и др.

    В государственных структурах при формировании кадровой службы учитываются указания вышестоящих органов. В негосударственных структурах многое зависит от решений учредителей или мнения руководителя организации.

    С учетом названных факторов можно выделить следующие основные организационные формы кадровых служб в учреждениях, организациях и на предприятиях с разными формами собственности:

• наличие самостоятельного структурного подразделения;
• выполнение функций кадровой службы отдельным должностным лицом;
• совмещение функций управления персоналом с другими функциональными обязанностями (в организациях с небольшой штатной численностью).

    Структура кадровой службы, т.е. наличие в ней подразделений (отделов, секторов, групп) определяется потребностями данной организации в зависимости от объема работ, выполняемых службой. 
 
 

    Организационно-распорядительная документация.

    Организационно-распорядительная документация выделяется из единой по своей информационной природе документации в зависимасти от функций государственного органа, учреждения, который обслуживает делопроизводство.

    Органы государственной власти и государственного управления РФ, все учреждения, организации и предприятия отражают свою деятельность в распорядительных документах. В соответствии с положениями о государственных органах классифицируются и распорядительные документы.

    К распорядительным документам, отражающим административно-управленческую деятельность учреждений, относятся: постановления, решения, распоряжения, уставы, пололжения, приказы, инструкции, протоколы, докладные и объяснительные записки, акты, отчеты и др.

    Распорядительная документация.

    Постановление определено как правовой акт, принимаемый высшими и некоторыми центральными органами коллегиального управления в целях разрешения наиболее важных и принципиальных задач, стаящими перед данными органами, и установления стабильных норм правил поведения.

    Постановления принимаются Правительством РФ и Правительством субъектов федерации по организационным и другим вопросам, свяханным с осуществлением высшими органами государственной власти своих полномочий; Правительством РФ и Правительствами субъектов федерации по итогам рассмотрения вопросов о состоянии той или иной сферы государственного руководства и по вопросам связанным с подготовкой сессий и координацией деятельности постоянных комиссий; Правительством РФ и правительствами субъектов федерации как нормативные акты или акты, имеющие важное народнохозяйственное и общее значение. По наиболее важным вопросам государственного управления издаются совместные постановления, являющиеся правовыми актами.

    Решение как распорядительный документ является правовым актом, принимаемым Советами народных депутатов и исполнительными комитетами. Решение оформляют также результаты деятельности и других коллегиальных органов- коллегий министерств и ведомств, научных советов и т.п.

    Распоряжение- акт управления государственного органа, имеющий властный характер, изданный в рамках присвоенный должностному лицу, государственному органу компетенции, имеющий обязательную силу для граждан и организаций, которым распоряжение адресовано.

    Приказ- акт, издаваемый руководителями министерств, ведомств, отделов и управлений администрации городов и районов, руководителями учреждений, объединений, организаций и предприятий, действующими на основе единоличия. Приказ издается для решения основных оперативных задач, стоящих перед данным органом.

    Протокол- организационно-распорядительный документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятий решений на собраниях, совещаниях, конференциях и заседаниях коллегиальных органов.

    Организационные документы.

    Уставы. Под уставом понимается свод правил, регулирующих деятельность организаций, учреждений, обществ и граждан, их взаимоотношения с другими организациями и гражданами, права и обязанности в определенной сфере государственного управления или хозяйственной деятельности.

    Положения- нормативные акты, имеющие сводный кодификационный характер и определяющие порядок образования, структуру, функции, компетенцию, обязанности и организацию работы системы органов государства, единого органа, структурного подразделения. Положения могут регламентировать деятельность должностных лиц. В отдельную группу следует выделить положения, регулирующие совокупность организационных, трудовых и других отношений по конкретному вопросу. Наиболее многочислены разновидности положений о проведении различных конкурсов, смотров и других мероприятий. 
 
 
 

    Требования к оформлению документов по личному составу.

    Распорядительная деятельность органов управления включает в себя решение вопросов подбора и расстановки кадров, приема граждан на работу перевода на другую работу и уволнения. Документы создаваемые при оформлении приема, увольнения и перемещения сотрудников, предоставления отпускаЮ поощрения, составляют группу документов по личному составу. Это- приказы по личному составу, заявления, характеристики, трудовые книжки, личные карточки, а также все документы, входщие в личное дело.

    Значение кадровых документов определяется тем, что в них фиксируются сведения, необходимые для осуществления гражданами права на труд, образование, пенсионное обеспечение и т.д.

    При поступлении на работу граждане подают письменное заявление, в котором излагают просьбу о зачислении на предприятие, в организаци, учреждение, указывая свою профессию, квалификацию, специальность, должность.

    Заявление о приеме на работу после  его рассмотрения, а также ознакомления с остальными необходимыми документами является основанием для издания приказа о приеме на работу. В случае принятия отрицательного решения заявителю сообщают о нем устно или письмом (по указанному в заявлении адресу).

    Виды заявлений о предоставлениии учебного отпуска, отпуска по беременности и родам и т.п., должны содержать в тексте указание на анличие необходимых документов (больничного листа, справки с места учебы и т.п.), без которых решение вопроса о предоставлении опуска не возможно. В этих случаях соответствующие документы представляются на рассмотрение вместе с заявлением. Рассмотрение вопроса о предоставлении очередного отпуска производится с учетом графика отпусков.

    Приказами по личному состау оформляется прием на работу, перемещение по службе, увольнение, предоставление отпусков, объявление поощрений, применение мер воздействия к нарушителям дисциплины и т.п. На крупных предприятиях эти же правонарушения иногда регулируются приемными, увольнительными, переводными и отпускными записками. Встречается и смешанная форма, когда прием, перемещение и увольнение руководящего состава и инженерно-технического персонала оформляются приказами, а рабочих массовых профессий- записками.

    Оформляют приказы по личному составу на общих бланках. В заголовке к тексту такого приказа пишут: "О приеме на работу", "О переводе на другую работу", "Об увольнении", "О предоставлении отпуска", "О поощрении", "О нарушении", "О наложении административного взыскания" и т. п.

    Одним из основных документов по учету личного состава в учреждении является личная карточка рабочих и служащих. Форма карточки типовая (форма Т2). Все записи в карточке должны быть документально обоснованы. На основании паспорта указываются фамилия, имя, отчество, год и месяц рождения, национальность, номер, серия и срок действия паспорта, кем и тогда он выдан, домашний адрес. Данные об общем и непрерывном стаже работы, а также о перемещениях сотрудника указываются на основании записей в трудовой книжке.

    В обязательном порядке проставляются дата заполнения карточки и подпись лица, на которое она заведена. При увольнении работника в карточке проставляются дата и номер приказа и указываются причины увольнения. Эти сведения должны заполняться с особой тщательностью, так как они нередко служат основанием для подтверждения трудового стажа.

    Заполняются личные карточки от руки или машинописным способом. Графы, в которых возможно частое внесение изменений, заполняют карандашом.

    По краям личной карточки предусмотрена зона для кодирования содержащейся в ней информации о работнике, что дает возможность оперативного поиска нужной карточки с помощью соответствующих технических средств.

    Характеристика- это официальный документ, который выдает администрация учреждения, организации, предприятия своему сотруднику в целом ряде ситуаций. В характеристике приводятся отзыв о служебной и общественной деятельности сотрудника, оценка его деловых и моральных качеств.

    Характеристика может быть оформлена на общем бланке формата А4. Она имеет следующие реквизиты: название вида документа (характеристика); указание должности лица, которому выдается характеристика; наименование организации, выдающей характеристику; имя, отчество и фамилия сотрудника; текст; подписи; печать.

    В тексте характеристики можно выделить логически взаимосвязанные составные части. Первая- это анкетные данные, следующие за названием документа, где указывают имя, отчество и фамилию, должность, ученую степень и звание (если они имеются), год рождения, образование сотрудника

    Вторая часть характеристики- данные о трудовой деятельности (сведения о специальности, продолжительности работы на данном предприятии или в организации, продвижении по службе, уровне профессионального мастерства и т.п.).

    Третья часть- собственно характеристика, т.е. оценка морально-психологических и деловых качеств сотрудника: его отношения к работе, повышения профессионального уровня, поведения в быту.

    Четвертая, заключительная, часть содержит вывод, в котором указывается значение характеристики. Текст характеристики излагается от третьего лица.

    Подписывает характеристику, как правило, руководитель учреждения.

    Автобиография- документ, который автор составляет самостоятельно. Типового формуляра для автобиографии не существует, и составляется она в произвольной форме. Однако отельные составные части  и реквизиты должны содержаться в автобиографии обязательно. Пишут автобиографию от руки на листе бумаги формата А4 либо на специальном бланке (при поступлении на работу или учебу). Форма изложения- повествовательная, от первого лица. Все сведения даются в хронологическом порядке и так, чтобы можно было составить представление о жизненном пути, деловой квалификации и общественно-политической деятельности данного человека.

    Основные реквизиты в автобиографии: название документа (автобиография); имя, отчество, фамилия автора; число, месяц и год рождения, место рождения; сведения о родителях (фамилия, имя, отчество, место работы); образование и специальность по образованию; вид трудовой деятельности; последнее место работы и должность; награды и поощрения; участие в общественной работе; семейное положение и состав семьи; домашний адрес и телефон; дата; личная подпись.

    Контракт- это один из документов, отражающих условия трудовых взаимоотношений сотрудника с администрацией. Контрактная форма оплаты труда широко применяется в цивилизованных странах уже не одно десятилетие и даже столетие. Для государств СНГ, в частности для России, контракт- явление новое, возникшее с развитием рыночных отношений. Контрактная форма оплаты труда еще только прокладывает себе дорогу в нашем народном хозяйстве, причем в негосударственных структурах (кооперативах, товариществах, акционерных предприятиях и т.п.) с большим успехом, нежели на государственных предприятиях.

    Все документы по личному составу (заявления, копии документов об образовании, копии приказов по конкретному работнику) группируются в личные дела, которые,как и личные карточки, хранятся в учреждениях до достижения человеком 75-летнего возраста, что обеспечивает возможность наведения справок. 

    Информационно- справочные документы.

    Данная группа включает следующие документы.

    Протокол. Это документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятий решений на собраниях, совещаниях, конференциях и других формах работы коллегиальных органов.

    Текст протокола состоит из двух частей- вводной и основной. После заголовка, который должен быть согласован с названием вида документа (ПРОТОКОЛ), во вводной части указывают фамилию и инициалы представителей и секретаря заседания. Затем отмечают персонально в алфавитном порядке фамилии и инициалы присутствующих. Заканчивается вводная часть повесткой дня, в которой перечмсляют все вопросы, подлежащие рассмотрению, а также инициалы и фамилии докладчиков.

    Основная часть протокола состоит из разделов в соответствии с пунктами повестки дня. Каждый раздел строится по схеме: Слушали, Выступили, Решили, отдельно по каждому вопросу.

    Акт. Это документ, составленный несколькими лицами и подтверждающий установленные факты и события. В зависимости от назначения акты бывают различного содержания: ликвидации организции, приема-передачи (дел, материальных ценностей и т.д.), списания, инвентаризации, проведения испытаний, испорченных товаров и т.д.

    Текст акта состоит из двух частей: вводной и констатирующей. В вводной части акта указывают основание которым является, как правило, распорядительный документ. Затем перечисляют состав комиссии.

    В констатирующей части акта излагают цели и задачи актирования, описание и характер проведения работ, установленные факты, а также выводы и заключения.

    В конце текста перед ссылкой на приложения даются сведения о колличестве экземпляров акта, и о том, в какие структурные подразделения они направлены.

    Доверенность. Это документ, который организация выдает должностным лицам на получение ими от поставщиков ТМЦ. В зависимости от того, кем оформляются полномочия (председателем  или частным лицом) доверенности подразделяют на официальные и личные.

    Докладная записка. Это документ информационного характера, адресуемый вышестоящему руководителю в порядке прямого подчинения и содержащий обстоятельное изложение какого0либо вопроса с выводами и предложениями составителя.

    Служебная записка. Это документ, аналогичный докладной записке, но направленный одним должностным лицом другому внутри организации, предприятия, кроме прямых руководителей.

    Объяснительная записка. Это документ, в котором работник организации объясняет причины невыполнения какого-либо распоряжения, приказа, инструкции, указания, нарушения правил. Различают также объяснительные записки, которые прилагают к некоторым документам, например, к отчетам, актам, сметам.

    Справка. Это документ, содержащий описание, подтверждение тех или иных фактов и событий. Различают две группы справок: служебные и личные. 
 
 

    Заключение.

    Ведение кадрового делопроизводства позволяет эффективно решить сразу несколько задач:

• Документально оформить трудовые отношения, формализовать кадровые процедуры у конкретного работодателя.
• Построить стройную систему управления персоналом, отвечающую стратегическим задачам руководства.
• Регламентировать взаимоотношения работников и работодателя. Ведение кадровой документации позволяет добиться определенного "баланса" во взаимоотношениях работодателя и работников путем четкой регламентации их прав и обязанностей.
• Создать организационно-правовые основы трудовой деятельности, как для работников, так и для работодателя. С одной стороны кадровые документы поддерживают интересы работодателя, а с другой- направляют его для недопущения игнорирования требований трудового законодательства. Наличие грамотно составленных кадровых документов взаимовыгодно обеим сторонам трудового договора.
• Разрешить трудовые споры. Очень часто от качества оформления кадровых документов зависит успех позиции работодателя при возникновении конфликтных ситуаций, особенно когда кадровая документация выступает как одно из письменных доказательств в судебном разбирательстве по трудовым спорам.

    Однако, это далеко не все. Главное значение кадровой документации- придание трудовым отношениям большей прозрачности. Вся система кадровой документации устанавливает определенные "правила игры", при соблюдении которых сотрудники чувствуют стабильность, а администрация значительно повышает управляемость персонала. Она необходима не только работодателю, но и самому работнику. Нельзя не признать, что максимально точная регламентация круга прав и обязанностей отвечает интересам обеих сторон трудовых отношений.  
 
 

    Список используемой литературы.

    1. ГОСТ Р 2003. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов.- М.: Издательство стандартов, 2003.

    2. Андреева В.И. делопроизводство в кадровой службе.- М.: ЗАО "Бизнес школа", 2004.-224с.

    3. Кирсанова М.В., Аксенов Ю.М. Курс делопроизводства: Документационное обеспечение управления: Учебное пособие.- 5-е изд., испр. и доп.-М:ИНФРА-М. 2003.-320с.

    4. Охотников А.В., Булавина Е.А. Документоведение и делопроизводство: учебное пособие.- Москва ИКЦ "МарТ", 2004.- 288с.