Документация и инвентаризация. 3

       Содержание 

     Введение

     Бухгалтерский учет в России на современном этапе  экономической реформы активно реорганизуется и адаптируется к международным стандартам учета и отчетности.

     В соответствии с Федеральным законом  «О бухгалтерском учете» бухгалтерский  учет представляет собой упорядоченную  систему сбора, регистрации и  обобщения информации в денежном выражении об имуществе, обязательствах организаций и их движении путем сплошного, непрерывного и документального учета всех хозяйственных операций.

     Объектом  исследования являются методы бухгалтерского учета.

     Предметом исследования в данной работе является документация и инвентаризации бухгалтерского учета.

     Целью данной контрольной работы является изучение понятия о бухгалтерских документах; их значение и классификация; порядок проверки, обработки и хранения;  изучение организации документооборота; понятия об инвентаризации; порядок проведения инвентаризации; порядок выведения и отражения в учете результата инвентаризации.

     Для реализации поставленной цели необходимо решить следующие задачи:

1. Рассмотреть понятие и значение документов;
2. Изучить классификационные признаки и виды документов;
3. Рассмотреть порядок составления, проверки и обработки документов;
4. Изучить понятие и значение инвентаризации.

     Информационной  базой для написания работы послужили  нормативные акты, а также работы таких работы таких авторов, как: М.А. Климова, Н.П. Кондраков, И.Г. Варенова и др.

     Структура работы: введение, пять разделов, заключение, список литературы. 
 
 

     1 Понятие и значение  документации

     Бухгалтерский учет является строго документальным. При посредстве документов каждая хозяйственная  операция отражается в учете и  приобретает доказательственную силу. Поэтому документация рассматривается  как составная часть метода бухгалтерского учета, обеспечивающая объективность  данных о работе предприятия. Без  документов не может быть и бухгалтерского учета. 
Основанием для записей в бухгалтерском учете служат надлежащим образом оформленные оправдательные документы. Порядок оформления их определяется Стандартом о документах и записях в бухгалтерском учете предприятий (стандарты по аудиту).

     Документация  - письменное свидетельство о совершенной хозяйственной операции или о праве на ее совершение¹. Каждая хозяйственная операция оформляется документами. Документ служит не только основанием для фиксирования операций, но и способом первичного наблюдения и регистрации их. Документация служит целям контроля, даст возможность проводить документальные проверки, обеспечивает сохранность имущества.

     Документ – носитель юридической и экономической информации, отражающий динамику собственности, то есть сведения о движении материальных ценностей и денежных средств.²

     В ходе работы бухгалтер имеет дело с различными документами. К первичным документам относятся такие, как, приходный и расходный кассовые ордера, счет, товарно-транспортная накладная, доверенность на получение чего-либо, платежное поручение, чек из чековой книжки и т.д. Согласно принципу непрерывности, бухгалтерский учет осуществляется без перерыва с момента организации предприятия и все факты хозяйственной деятельности находят отражение на счетах бухгалтерского учета на основании первичных документов.

     При налоговой проверке бухгалтерские  документы имеют значение как  письменное свидетельство о факте совершения хозяйственной операции или о праве на ее совершение и служит основным средством проверки правильности и достоверности отражения хозяйственных операций в бухгалтерском учете. Отсутствие или неправильное оформление любых документов может привести к серьезным проблемам со своими работниками, с инвесторами, с контролирующими органами и т.п.

     Любой документ должен содержать ряд показателей. Показатель документа в бухгалтерском учете принято называть реквизитом. Каждый документ содержит обязательные реквизиты: название документа, его номер, подпись, дату составления и действия документа, штамп (печать) организации, измерители операций.

     При этом необходимо соблюдать требования законодательства в части принятия к учету первичных документов, которые должны иметь следующие  обязательные реквизиты (п. 2 ст. 9 Закона о бухгалтерском учете):

     а) наименование документа;

     б) дату составления документа;

     в) наименование организации, от имени  которой составлен документ;

     г) содержание хозяйственной операции;

     д) измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;

     е) наименование должностей лиц, ответственных  за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;

     ж) личные подписи указанных лиц³.

     Движение  документа от момента составления  или получения от других предприятий  до передачи в архив называется документооборотом. На предприятии должен разрабатываться документооборот по каждому виду документов в виде инструкций, таблиц, графиков. По ряду документов (по движению денежных средств) документооборот устанавливается Правительством РФ.

     2 Классификации документов 

     Бухгалтерские документы классифицируются по ряду признаков: назначению, месту составления, содержанию, объему сведений, порядку использования.

     По  их назначению документы подразделяются на распорядительные, исполнительные (оправдательные), документы бухгалтерского оформления и комбинированные, в  которых объединяются распорядительные, исполнительные и документы бухгалтерского оформления или первые два вида документов.

     К распорядительным относятся документы, дающие право на совершение хозяйственной  операции – приказы и распоряжения руководителя предприятия или вышестоящей  организации, наряды на работы, требования на выдачу материалов, чеки на получение  наличных денег в банке, путевые  листы на право выезда и т. д. Эти  документы не отражают факта совершения хозяйственных операций, они лишь дают право на их совершение. Распорядительные документы составляются не к каждой хозяйственной операции, а лишь к некоторым.

     Исполнительные  документы удостоверяют факт совершения хозяйственной операции. К ним  относятся: счета-фактуры, отражающие факт купли-продажи товарно-материальных запасов; накладные, фиксирующие отпуск и прием материальных ценностей (запасов); документы о выполненных  работах рабочими; кассовые ордера на получение и выдачу денег из кассы и многие другие. 
Исполнительные документы составляются лицами, ответственными за совершение хозяйственных операций и ими подписываются. Например, документы, фиксирующие прием материалов, составляются заведующим складом или по его поручению и им же подписываются. Подписываются документы и лицами, которые принимают материальные ценности или являются материально ответственными за них.

     Исполнительные  документы служат основанием для  записей на счетах бухгалтерского учета.

     Документами бухгалтерского оформления являются документы, которые составляются в самой  бухгалтерии на основании распорядительных и исполнительных документов, необходимых для технической подготовки данных по счетам. К ним относятся накопительные и разработочные ведомости, расчеты, разные бухгалтерские справки и т. д. Этот вид документов способствует более рациональной организации бухгалтерского учета.

     Комбинированными  являются документы, которые одновременно являются и распорядительными и  исполнительными. Например, расходный  кассовый ордер является комбинированным  документом, в нем дается распоряжение о выдаче денег и производится оформление выдачи денег и расписка получателя. 
В практике бухгалтерского учета возникает необходимость использования документов исполнительного характера: справочников, ценников, нормативов, тарифных ставок, договоров, трудовых соглашений и т. д. Они регламентируют правовую основу совершаемых операций.

     По  месту составления документы  подразделяются на внешние, поступившие  со стороны в данное предприятие (счета-фактуры поставщиков, выписки  банков из расчетного счета и др.) и внутренние, составляемые непосредственно  на самих предприятиях. Большая часть  документов являются внутренними.

     По  объему документы подразделяются на первичные и сводные. 
Первичными документами являются такие, которые оформляют хозяйственные операции в момент их совершения и составляют основу для всех последующих учетных записей. К ним относятся все документы, оформляющие хозяйственные операции, а именно: приходные и расходные кассовые ордера по движении наличности в кассе, приходные и расходные накладные по движению ценностей на местах их нахождения, счета-фактуры на поступившие товары и материалы и проданную готовую продукцию и многое другое.

     Если  первичные документы выписываются на каждую хозяйственную операцию, они называются разовыми. При большом  количестве разовых документов пользуются способом их накапливания по однородным группам. Документы, объединяющие за определенный период (обычно месяц) разовые документы, называются накопительными. Наиболее типичным видом накопительных документов являются накопительные ведомости, заборные листы отпуска материалов, сырья со склада и т. д.

     Сводными  документами являются такие, которые  составляются на основании ранее  составленных первичных документов. Группировка первичных документов в сводные осуществляется по однородным группам. К сводным документам в  первую очередь относятся все  виды отчетов, составляемых материально-ответственными лицами, например, кассовые, материальные, товарные, авансовые и др. При  получении сводных документов осуществляется систематизация первичных документов, совершенствование документооборота. 
Сводные документы являются действительными только тогда, когда к ним приложены первичные документы и записи соответствующие им.

     По  своему экономическому содержанию документы  подразделяются на группы: кассовые (кассовые отчеты), банковские, расчетные, материальные (отчеты материально ответственных  лиц), по учету труда и заработной платы.

     В рационализации документации большое  значение имеет ее унификация и стандартизация. Под унификацией документов понимается создание единых форм, используемых на предприятиях всех отраслей народного  хозяйства. Унификация документов облегчает  их составление, проверку и приводит к значительной экономии материальных средств и труда. Она сопровождается стандартизацией размеров бланков  документов. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

     3 Порядок составления, проверки и обработки документов

     Первичная документация составляется в основном оперативными работниками, а не работниками  бухгалтерского учета. За достоверность  содержащихся в документах данных, а также за добросовестное его  составление несут ответственность  должностные лица, подписавшие этот документ. 
Приемка документов от оперативных работников осуществляется бухгалтерией. Главным бухгалтером предприятия устанавливается документооборот, точно определяющий порядок, место и время происхождения каждого документа с момента его составления до сдачи в архив и график движения документов от каждого из цехов, участков, отделов, и каждого работника с указанием работ, которые каждый из них должен выполнить в строго установленные сроки. 
Обработка документов в бухгалтерии включает следующие этапы учетных работ: приемку, проверку, группировку и бухгалтерское оформление.

     При приемке документов бухгалтерия  устанавливает соответствие сводного документа (отчета, реестра) с прилагаемыми первичными документами. 
Представленные документы подвергаются проверки как с точки законности операции (по существу), так и по форме – правильности оформления документа, а также правильности арифметических вычислений и подсчетов, после чего принимаются к учету.

     Проверка  по существу состоит в том, что  по документам контролируется правовая сторона совершенных хозяйственных  операций, не нарушают ли они действующее  законодательство РФ, договоры, инструкции, приказы и т. д. Документы по хозяйственным операциям, которые нарушают действующее законодательство и установленный порядок приема, оприходывания, хранения и расходования денежных средств, товарно-материальных запасов и др. активов, бухгалтерия не принимает к исполнению и оформлению.Проверка правильности оформления документов состоит в том, что проверяется полнота заполнения реквизитов, наличие соответствующих подписей, правильность технического оформления, соблюдены ли правила исполнения ошибок и т. д.

     Проверка  арифметической правильности документов заключается в том, что путем  тщательного пересчета проверяют  правильность таксировки, подсчета итогов и т. д.

     После проверки и утверждения некоторых  документов (отчетов материально-ответственных  лиц) производится их бухгалтерская  обработка. Целью обработки является подготовка документов к дальнейшим записям. 
Проверенные документы группируются по однородным признакам совершенных операций. В этих целях обычно составляют так называемые группировочные листы (накопительные ведомости), применение которых позволяет сократить число бухгалтерских записей, сократить затраты на ведение бухгалтерского учета.

     В обработке документов одним из наиболее сложных видов работ является корреспонденция счетов. Неточности приводят к неправильному отражению  хозяйственных операций в бухгалтерском учете.

     Указание  корреспондирующих счетов (или котировка) проводится непосредственно на документах.

     Обработка первичных документов завершается  составлением бухгалтерских статей, или, как их нередко называют проводок.

     Бухгалтерские статьи по корреспондирующим счетам называют котировкой документа. Они  бывают простые и сложные. Простыми называются такие статьи, в которых  корреспондируют только два счета  – один по дебету, другой по кредиту.

     Сложной считается такая статья, к которой  одновременно корреспондируют более  двух счетов, причем один дебетуется и  несколько счетов кредитуются или наоборот.

     Все документы после обработки и  использования для бухгалтерских  записей хранятся в порядке, установленном  нормативным актом о документах и записях в бухгалтерском  учете предприятий и хозяйствующих субъектов (организаций).

     Документы хранятся в специальных архивах  – текущих и постоянных. В текущем  активе, находящемся в помещении  бухгалтерии, хранятся документы за текущий год, которыми часто пользуются работники бухгалтерии. В постоянном архиве, находящемся в специально оборудованном помещении, хранятся в хронологическом порядке и по видам документы, отчеты прошлых лет под ответственностью главного бухгалтера или лица, им на то уполномоченного. 
Выдача дел из бухгалтерского (текущего) архива другим структурным частям данного предприятия производится только по разрешению главного бухгалтера.

     Срок  хранения документов в бухгалтерском  архиве, а также порядок передачи их по истечении этих сроков в общий (постоянный) архив предприятия (субъекта) осуществляется действующими нормативными актами утвержденными в установленном порядке.

   
4 Понятие и значение инвентаризации

     Инвентаризация - проверка фактического наличия имущества хозяйства в натуре. Причины проведения инвентаризации различны: ошибки при отпуске и приеме ценностей, неисправности оргтехники; наличие процессов, не фиксируемых первичными документами (усушка, утряска, распыл), хищения и злоупотребления; контроль действия материально ответственных лиц⁴.

     Все проводимые на предприятиях инвентаризации делятся по ряду признаков:

     1) охват имущества: полные и частичные;

     2) основание проведения: плановые и внезапные.

     При полной инвентаризации проверяются  все виды имущества хозяйства. Как  правило, такие инвентаризации проводятся в конце финансового года перед  составлением годового отчета.

     Частичная инвентаризация предполагает проверку одного или нескольких видов имущества (инвентаризация денежной наличности в кассе).

     Плановые  инвентаризации осуществляются в соответствии с установленным графиком (перед  составлением годового отчета), а внеплановые (внезапные) - по мере необходимости (смена  материально ответственных лиц, стихийные бедствия, хищения, требования аудитора, судебных органов и т.д.)⁵.

     Количество  инвентаризаций в отчетном году, время  их проведения, перечень проверяемого имущества устанавливаются руководителем предприятия за исключением случаев, предусмотренных «Положением о бухгалтерском учете и отчетности» и «Основными положениями по инвентаризации основных средств, товарно-материальных ценностей, денежных средств и расчетов».

     Проведение  инвентаризации обязательно: при передаче имущества в аренду, выкупе, продаже; перед составлением годового отчета; при смене материально ответственных лиц; при наличии хищений, злоупотреблений, порче ценностей; в случае стихийных бедствий, пожаров, аварий и др.; при ликвидации (реорганизации) хозяйствующего субъекта.

     Для проведения инвентаризации на предприятиях создается постоянно действующая  инвентаризационная комиссия. В ее состав включаются представители администрации, работники бухгалтерии, другие специалисты. При большом объеме работ создаются рабочие инвентаризационные комиссии. Инвентаризация должна осуществляться комиссией в полном составе. Отсутствие даже одного члена комиссии достаточно, чтобы признать результаты инвентаризации недействительными.

     Рабочие инвентаризационные комиссии обязаны: провести инвентаризацию имущества в местах его нахождения; выявить вместе с бухгалтерией результаты инвентаризации; выработать предложения по порядку зачета и списания недостачи ценностей; разработать предложения по совершенствованию порядка приема, хранения и отпуска ценностей, улучшению учета и контроля за их сохранностью.

     Члены рабочих комиссий отвечают за: своевременность  и правильность проведения инвентаризации; полноту и точность внесения в  описи данных.

     До  начала инвентаризации проводится ряд  подготовительных мероприятий. Опломбируются  места хранения подлежащих проверке ценностей. Инвентаризируемые ценности раскладываются по стеллажам, полкам, т.е. приводятся в состояние, пригодное  для проверки. Проверяются все  весовые измерительные приборы и сроки их клеймения.

     Проверка  материальных ценностей проводится по местам их нахождения. Снятие фактических  остатков ценностей осуществляется в присутствии материально ответственного лица. Описи составляются в двух экземплярах, один экземпляр заполняет член инвентаризационной комиссии, а другой - материально ответственное лицо. На каждой странице описи прописью указывается число порядковых номеров ценностей и общий итог их количества, зафиксированный на данной странице, независимо от единицы измерения. На последней странице описи прописью указывается количество страниц и общий итог ценностей. Если были допущены ошибки, то они исправляются во всех экземплярах описи путем зачеркивания. Исправленные данные должны быть оговорены и подписаны всеми членами комиссии и материально ответственным лицом.

     Инвентаризационные  описи после их надлежащего оформления передают в бухгалтерию. В бухгалтерии  предприятия данные о фактическом  наличии средств сравниваются с данными бухгалтерского учета. Такое сравнение осуществляется в сличительных ведомостях. В них отражаются фактическое наличие средств (по данным описей) и «книжные остатки» (по данным бухгалтерского учета). Результаты такого сличения - излишки и недостачи отражаются в описях с указанием количества по группам, видам и сортам. Излишки и недостачи ценностей в сличительных ведомостях показываются в стоимостной оценке, принятой в бухгалтерском учете. Ценности, по которым не выявлены расхождения с данными бухгалтерского учета, в сличительных ведомостях приводятся общей суммой.

     Излишки выявленных ценностей подлежат оприходованию  с отнесением сумм излишков на счет «Прибыли и убытки».

     Недостачи ценностей, выявленные в ходе инвентаризации, независимо от причин их возникновения  вначале отражаются с целью контроля на счете «Недостачи и потери от порчи ценностей». В зависимости от причин возникновения недостач порядок списания их будет разным.

     Недостача ценностей, а также превышение стоимости  недостающих ценностей над оказавшимися в излишке относят на виновных лиц. При отсутствии виновных лиц суммы недостач списываются в дебет счета «Прибыли и убытки» с кредита счета «Недостачи и потери от порчи ценностей».

     По  окончании инвентаризации проводятся контрольные проверки правильности проведения инвентаризации, В них  должны принимать участие члены  инвентаризационной комиссии и материально ответственные лица. Такая проверка должна осуществляться до открытия складов, кладовых. По окончании контрольной проверки составляется акт. 
 

5 Задача

     Наличие имущества (хозяйственных средств) ООО «Запад» на 1 января 2011г.