Документооборот и его этапы

                                          П Л А Н.    

1. Организация документооборота.

2. Прием, обработка и движение документов.

3. Регистрация документов.

4. Номенклатура, формирование и оформление дел.

5. Подготовка  и передача дел в архив. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

1. Организация документооборота.

        Документооборот - движение документов в организации с момента их получения или создания до завершения исполнения и сдачи в архив или отправки адресату.

        Порядок прохождения документов  и операции с ними в федеральных  органах исполнительной власти  регламентируются Типовым регламентом  взаимодействия федеральных органов  исполнительной власти, утвержденным  постановлением Правительства РФ  от 19 января 2005 г. № 30, Типовым регламентом внутренней организации федеральных органов исполнительной власти, утвержденным постановлением Правительства РФ от 28 июля 2005 г., инструкцией по делопроизводству, регламентом федерального органа исполнительной власти, табелем унифицированных форм документов, положениями о структурных подразделениях, должностными инструкциями и должностными обязанностями.

        На основе этих документов  в каждой организации разрабатываются  внутренние регламенты и инструкции, утверждаемые руководителем организации и являющиеся нормативными документами по делопроизводству в организации.

        Вся документация организации  по отношению к аппарату управления  делится на три документопотока:  входящие, исходящие и внутренние  документы.

        Основными параметрами этих потоков,  учитываемых при организации  документооборота, являются:

        - направление потока, определяемое  пунктами отправления и назначения;

        - объем потока, который определяется  количеством документов, проходящих конкретное направление документопотока в единицу времени;

        - структура потока, определяемая  разновидностью документов, авторством  и другими признаками классификационного  деления;

        - режим потока, который определяется  периодичностью движения документов через пункты обработки.

        Движение документов в каждом  потоке должно быть прямоточным,  то есть исключать возвратные, зигзагообразные и другие маршруты. Различные операции по обработке  документа следует выполнять  параллельно, чтобы сократить время его пребывания в сфере делопроизводства и повысить оперативность исполнения.

        За делопроизводство в организации  отвечает служба документационного  обеспечения управления (ДОУ), которая  может быть представлена самостоятельным  структурным подразделением или отдельным сотрудником.

        Основными задачами службы ДОУ  являются: обеспечение первичной  обработки входящих документов, их предварительное рассмотрение, регистрация, передача документов  на рассмотрение руководству,  на исполнение, контроль их исполнения, хранение исполненных документов, организация подготовки и отправки исходящих документов, организация создания и исполнения внутренних документов. 

       2. Прием, обработка  и движение документов. 

        Первичная обработка предполагает вскрытие конвертов с документами (исключением являются пакеты с пометкой "лично"), одновременно проверяется правильность доставки, целостность упаковки документов. Ошибочно доставленные документы пересылаются по принадлежности или возвращаются отправителю. При отсутствии на документе адреса отправителя прилагается конверт.

        Полученный документ регистрируется  в РКК и на нижнем поле  первого листа документа проставляется  регистрационный штамп.

        На этапе предварительного рассмотрения  документов производится их сортировка на документы, требующие обязательного рассмотрения руководством, и непосредственно направляемые в структурные подразделения или ответственным исполнителем.

        Предварительное рассмотрение осуществляется  исходя из оценки содержания документа, на основании установленного в организации распределения обязанностей руководителей. Без предварительного рассмотрения передаются по назначению документы, адресованные непосредственно в структурные подразделения или должностным лицам.

        Рассмотренные руководством документы возвращаются в службу ДОУ, где в регистрационную форму вносится содержание резолюции, потом документ передается на исполнение. Подлинник документа, предназначенного нескольким исполнителям, получает ответственный исполнитель, остальные получают копию. Исполненный документ со всеми подтверждающими материалами передается в службу ДОУ, сотрудники которой подшивают его в соответствующее номенклатуре дело организации.

        Поступившие в организацию телеграммы  принимаются под расписку с проставлением даты и времени приема, регистрируются и передаются руководству. Текст поступившей телефонограммы записывается получателем на специальном бланке, регистрируется и передается на рассмотрение руководству.

        При приеме и передаче документов по факсимильной связи необходимо соблюдать следующие правила:

        - документ должен быть выполнен  на бумаге формата А4 черным  шрифтом или черными линиями;

        - объем передаваемого документа  (текста, схемы, графического изображения) не должен превышать пяти листов;

        - документ для передачи по  каналам факсимильной связи сдается  с заявкой на передачу, подписанной  руководителем структурного подразделения;

        - ответственность за содержание  передаваемой информации возлагается на исполнителя, подготовившего документ к передаче, и руководителя соответствующего структурного подразделения;

        - факсограммы на иностранных  языках отправляются при наличии  перевода, заверенного лицом, подписавшим  факсограмму;

        - запрещается передавать по факсу документ с пометкой "Для служебного пользования";

        - подлежащий передаче документ  регистрируется, после отправки  подлинник документа возвращается  отправителю с отметкой о времени  отправки;

        - поступившие факсограммы регистрируются, предаются адресату под расписку в день приема, а срочные - немедленно;

        - поступивший вслед за факсограммой  подлинник документа направляется  исполнителю;

        - факсограммы на иностранных  языках передаются адресату без  перевода.

        Документы в электронном виде, поступившие в организацию, проходят прием, регистрацию, предварительное рассмотрение руководством и доставляются исполнителям.

        Правила приема, обработки и распределения  документов в электронном виде  определяются инструкцией по делопроизводству, при составлении которой учитываются имеющиеся в организации технические и программные средства.

        Документы, отправляемые из организации,  передаются по почте или с  помощью других средств связи.  Обработка документов для передачи почтовой связью осуществляется службой ДОУ организации в соответствии с действующими правилами оказания услуг почтовой связи.

        С помощью других средств связи  служба ДОУ осуществляет передачу  телеграмм, телефонограмм, факсограмм, электронных документов.

        Виды документов, передаваемых по  каналам электронной и других  видов связи, а также необходимость  и порядок досылки их бумажного  оригинала адресату предусматриваются  инструкцией по делопроизводству  организации, учитывающей наличие  в организации технических средств и программного обеспечения.

        Документы для отправки передаются  полностью оформленными, зарегистрированными, с обязательным указанием почтового адреса (номера телефона, электронного адреса или указанием на рассылку). Документы, подлежащие отправке, должны обрабатываться и отправляться в день их подписания или не позднее следующего рабочего дня. Досылка или замена разосланного документа осуществляется по указанию лица, подписавшего документ, или руководителя службы ДОУ.

        Прохождение внутренних документов  на этапах их подготовки и  оформления организуется в соответствии  с общим порядком обращения исходящих, а на этапе исполнения - входящих документов. Оформленные документы передаются на подпись руководству в соответствии с правом подписи и распределением обязанностей руководителей.

        Внутренние документы регистрируются  после из рассмотрения (подписания) руководителем организации. Размноженные экземпляры подписанных и зарегистрированных документов рассылаются исполнителям, а подлинник подшивается в дело. Передача документов исполнителям производится под расписку с отметкой в форме регистрации документов. Исполнение документов предусматривает сбор и обработку необходимой информации, подготовку проекта ответного исходящего документа, его оформление, согласование, представление на подпись руководству, подготовку к пересылке адресату. Исполнитель определяет необходимое количество экземпляров и предает документ на тиражирование. На документы, рассылаемые более чем в четыре адреса, исполнитель готовит список на рассылку.

      3. Регистрация документов. 

     Регистрация документов - фиксация факта создания или поступления документа путем проставления на нем индекса и даты с последующей записью необходимых сведений о документе в соответствующей регистрационной форме. Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях.

        При регистрации документов обязательно  фиксируется следующая информация:

        - автор документа;

        - дата документа;

        - номер документа;

        - дата поступления документа  в организацию и его номер  по журналу регистрации;

        - заголовок к тексту и краткое  содержание документа;

        - резолюция руководителя;

        - отметка об исполнении документа.

       4. Номенклатура, формирование и оформление дел. 

       Номенклатура дел - систематизированный перечень заголовков дел, с указанием сроков их хранения. Номенклатура обеспечивает распределение и группировку исполненных документов в дела, устанавливает сроки их хранения и является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения, а также учета дел временного (до 10 лет) хранения документов в архиве. Номенклатура дел составляется службой ДОУ на 1 января каждого календарного года, утверждается руководителем организации и действует в течение года.

        Формирование дел - группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.

        При формирование дел необходимо  соблюдать следующие общие правила:

        - помещать в дела только исполненные документы в соответствии с заголовками по номенклатуре дел;

        - группировать в дело документы  только одного календарного года (за исключением переходящих дел);

        - раздельно группировать в дела  документы постоянного и временного  сроков хранения;

        - помещать в дела ксерокопии  факсограмм, телефонограмм и электронных  документов на общих основаниях;

        - в дело не должны помещаться  документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики;

        - по объему дело не должно  превышать 250 листов.

        Полное оформление дела предусматривает:

        - оформление реквизитов обложки  по установленной форме;

        - нумерацию страниц;

        - составление заверительной надписи;

        - составление в необходимых случаях  внутренней описи дела;

        - подшивку или переплет;

        - внесение необходимых изменений  в обложку.

        На обложке дела указываются  реквизиты:

        - наименование федерального органа  исполнительной власти (организации);

        - наименование структурного подразделения;

        - номер (индекс) дела;

        - заголовок дела;

        - дата дела (тома, части);

        - количество листов в деле;

        - срок хранения дела;

        - архивный шифр дела.

        Реквизиты на обложке дела  оформляются следующим образом:

        - наименование организации указывается  полностью в именительном падеже, в скобках после полного наименования  дается официально принятое сокращенное  наименование организации;

        - наименование структурного подразделения  записывается в соответствии с утвержденной структурой органа исполнительной власти (организации);

        - номер дела - это цифровое обозначение  (индекс) дела по номенклатуре  дел;

        - заголовок дела переносится  на обложку из номенклатуры  дел;

        - дата дела - это год заведения и окончания дела в делопроизводстве. 

        5. Подготовка и передача дел в архив.

       В архив дела передаются с исполненными документами постоянного и временного сроков хранения и дела по личному составу. Их передача осуществляется только прописям дел.

        Дела временного (до 10 лет) сроков  хранения в архив, как правило,  не передаются. Они хранятся в  структурных подразделениях и  по истечении срока хранения  уничтожаются в установленном  порядке.

        Передача дел в архив осуществляется по графику, составленному архивом, согласованному с руководителями структурных подразделений и утвержденному руководителем службы ДОУ организации.

        В период подготовки дел для  передачи сотрудник архива предварительно  проверяет правильность их формирования, оформления и соответствие количества дел, включенных в опись, количеству дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел. Все выявленные при проверке недостатки в формировании и оформлении дел должны быть устранены лицами, передающими дела.

        Прием каждого дела производится  работником архива по описи,  в присутствии лица, сдающего  дела. При этом на обоих экземплярах  описи против каждого дела, включенного  в нее, делается отметка о  наличии дела. В конце 

каждого экземпляра описи указываются цифрами и прописью количество фактически принятых дел, дата приема-передачи дел, а также подписи лиц, сдающих и принимающих дела.

        Вместе с делами в архив  передаются регистрационные картотеки  на документы, программные средства и базы данных, содержащие информацию о регистрации и исполнении передаваемых документов. Заголовок каждой картотеки или базы данных включается в опись.

        В случае ликвидации или реорганизации  структурных подразделений организации  лицо, ответственное за ведение делопроизводства данного структурного подразделения, в период проведения ликвидационных мероприятий формирует все имеющиеся документы в дела, оформляет дела и передает их в архив по описям и номенклатуре дел.

                         СПИСОК  ЛИТЕРАТУРЫ.       

1. Документы и делопроизводство: Справ. пособие / Г.В. Кузнецова, М.Т. Лихачев и др. - М.: Экономика, 2001.
2. Документационное обеспечение управления: учебник / В.С. Соколов – М.: ФОРУМ, 2007.