Документы по учету личного состава

 

Вопрос 32.Документы по учету личного состава.

Для учета личного  состава, начисления и выплат заработной платы используют унифицированные  формы первичных учетных документов, утвержденные постановлением Госкомстата  России от 06.04.2001 г. № 26.

Приказ (распоряжение) о приеме работника на работу (форма № Т-1) и приказ (распоряжение) о приеме работников на работу (ф. № Т-1a) применяются для оформления и учета принимаемых на работу по трудовому договору (контракту). Составляются лицом, ответственным за прием, на всех лиц, принимаемых на работу в организацию.

В приказах указываются  наименование структурного подразделения, профессия (должность), испытательный  срок, а также условия приема на работу и характер предстоящей работы (по совместительству, в порядке  перевода из другой организации, для замещения временно отсутствующего работника, для выполнения определенной работы и др.).

Личная карточка работника (форма № Т-2) и личная карточка государственного служащего (форма  № Т-2ГС) заполняются на лиц, принятых на работу на основании приказа о приеме на работу, трудовой книжки, паспорта, военного билета, документа об окончании учебного заведения, страхового свидетельства государственного пенсионного страхования, свидетельства о постановке на учет в налоговом органе и других документов, предусмотренных законодательством, а также сведений, сообщенных о себе работником.

Личная карточка государственного служащего (ф. № Т-2ГС) применяется  для учета лиц, замещающих государственные  должности государственной службы.

Штатное расписание (ф. № Т-3) применяется для оформления структуры, штатного состава и штатной численности организации. Штатное расписание содержит перечень структурных подразделений, должностей, сведения о количестве штатных единиц, должностных окладах, надбавках и месячном фонде заработной платы. Утверждается приказом (распоряжением) руководителя организации или уполномоченным им лицом.

Изменения в штатное  расписание вносятся в соответствии с приказом (распоряжением) руководителя организации или уполномоченным им лицом.

Учетная карточка научного, научно-педагогического работника (ф. № Т-4) применяется в научных, научно-исследовательских, научно-производственных, образовательных и других учреждениях  и организациях, осуществляющих деятельность в сфере образования, науки и технологии, для учета научных работников.

Заполняется на основании  соответствующих документов (диплома  доктора наук и кандидата наук, аттестата доцента и профессора и пр.), а также сведений, сообщенных о себе работником.

На каждого научного и научно-педагогического работника ведется также личная карточка (ф. № Т-2).

Приказ (распоряжение) о  переводе работника на другую работу (ф. № Т-5) и приказ (распоряжение) о переводе работников на другую работу (ф. № Т-5а) используются для оформления и учета перевода работника(ов) на другую работу в организации. Заполняются работником кадровой службы, подписываются руководителем организации или уполномоченным им лицом, объявляются работнику (работникам) под расписку. На основании данного приказа делаются отметки в личной карточке, лицевом счете, вносится запись в трудовую книжку.

Приказ (распоряжение) о  предоставлении отпуска работнику (ф. М Т-6) и приказ (распоряжение) о  предоставлении отпуска работникам (ф. М Т-ба) применяются для оформления и учета отпусков, предоставляемых работнику (работникам) в соответствии с законодательством, коллективным договором, нормативными актами организации, трудовым договором (контрактом).

Составляются работником кадровой службы или уполномоченным лицом, подписываются руководителем организации или уполномоченным им лицом, объявляются работнику под расписку. На основании приказа делаются отметки в личной карточке, лицевом счете и производится расчет заработной платы, причитающейся за отпуск, по форме № Т-60 «Записка-расчет о предоставлении отпуска работнику».

График отпусков (ф. №  Т-7) предназначен для отражения сведений о времени распределения ежегодных  оплачиваемых отпусков работникам всех структурных подразделений организации  на календарный год по месяцам. График отпусков является сводным. При его составлении учитываются действующее законодательство, специфика деятельности организации и пожелания работника.

График отпусков визируется руководителем кадровой службы, руководителями структурных подразделений, согласовывается  с выборным профсоюзным органом и утверждается руководителем организации или уполномоченным им лицом.

При переносе срока отпуска  на другое время с согласия работника  и руководителя структурного подразделения  в график отпусков вносятся соответствующие  изменения.

Приказ (распоряжение) о  прекращении действия трудового  договора (контракта) с работником (ф № Т-8) и приказ (распоряжение) о прекращении действия трудового договора (контракта) с работниками (ф. М Т-8а) применяются для оформления и учета увольнения работника (работников). Заполняются работником кадровой службы, подписываются руководителем организации или уполномоченным им лицом, объявляются работнику (работникам) под расписку.

На основании приказа  делается запись в личной карточке, лицевом счете, трудовой книжке, производится расчет с работником по форме № Т-61 «Записка-расчет при прекращении действия трудового договора (контракта) с работником».

Приказ (распоряжение) о  направлении работника в командировку (ф. М Т-9) и приказ (распоряжение) о  направлении работников в командировку (ф. № Т-9а) применяются для оформления и учета направлений работника (работников) в командировки. Заполняются работником кадровой службы, подписываются руководителем организации или уполномоченным им лицом. В приказе о направлении в командировку указываются фамилии и инициалы, структурное подразделение, профессии (должности) командируемых, а также цели, время и места командировок.

При необходимости указываются  источники оплаты сумм командировочных  расходов, другие условия направления в командировку.

Командировочное удостоверение (ф. № Т-19) является документом, удостоверяющим время пребывания работника в  служебной командировке.

Выписывается в одном  экземпляре работником кадровой службы на основании приказа (распоряжения) о направлении в командировку.

В каждом пункте назначения делаются отметки о времени прибытия и выбытия, которые заверяются подписью ответственного должностного лица и  печатью.

После возвращения из командировки в организацию работником составляется авансовый отчет с приложением документов, подтверждающих произведенные расходы.

Служебное задание для  направления в командировку и  отчет о его выполнении (ф. №  Т-10а) используются для оформления и  учета служебного задания для  направления в командировку, а  также отчета о его выполнении.

Служебное задание подписывается  руководителем подразделения, в  котором работает командируемый  работник. Утверждается руководителем  организации или уполномоченным им лицом и передается в кадровую службу для издания приказа (распоряжения) о направлении в командировку.

Лицо, прибывшее из командировки, составляет краткий отчет о выполненной  работе, согласовывает его с руководителем  структурного подразделения и представляет в бухгалтерию вместе с командировочным  удостоверением и авансовым отчетом.

Приказ (распоряжение) о поощрении  работника (ф. № Т-11) и приказ (распоряжение) о поощрении работников (ф. № Т-11 а) применяются для оформления и  учета поощрений за успехи в работе.

Составляются на основании представления  руководителя структурного подразделения организации, в котором работает работник.

Подписываются руководителем организации  или уполномоченным им лицом, объявляются  работнику (работникам) под расписку. На основании приказа (распоряжения) вносится соответствующая запись в  трудовую книжку работника.

Табель учета использования  рабочего времени и расчета заработной платы (ф. № Т-12) и табель учета  использования рабочего времени (ф. № Т-13) применяют для осуществления  табельного учета и контроля трудовой дисциплины. Форма № Т-12 предназначена для учета использования рабочего времени и расчета заработной платы, а ф. № Т-13 - только для учета использования рабочего времени. При использовании ф. № Т-13 оплату труда начисляют в лицевом счете (ф. № Т-54), расчетной ведомости (ф. № Т-51) или расчетно-платежной ведомости (ф. № Т-49).

Форма № Т-13 применяется  в условиях автоматизированной обработки  данных. Бланки табеля с частично заполненными реквизитами могут быть созданы  с помощью средств вычислительной техники. В этом случае форма табеля изменяется в соответствии с принятой технологией обработки данных.

Табельный учет охватывает всех работников организации. Каждому  из них присваивается определенный табельный номер, который указывается  во всех документах по учету труда  и заработной платы. Сущность табельного учета заключается в ежедневной регистрации явки работников на работу, ухода с работы, всех случаев опозданий и неявок с указанием их причин, а также часов простоя и часов сверхурочной работы.

Табельный учет осуществляют бухгалтер, бригадир или мастер в табеле учета использования рабочего времени. Для упрощения табельного учета можно ограничиться лишь регистрацией в нем отклонений от нормальной продолжительности рабочего дня.

Отметку о неявках или опозданиях делают в табеле на основании соответствующих документов - справок о вызове в военкомат, суд, листов о временной нетрудоспособности и др., которые работники сдают табельщикам; время простоев устанавливают по листкам о простое, а часы сверхурочной работы - по спискам мастеров.

Учет выработки рабочих в организациях осуществляют мастера, бригадиры и другие работники, на которых возложены эти обязанности. Для учета выработки применяют различные формы первичных документов (наряды на сдельную работу, ведомости учета выполненных работ и др.).

Независимо от формы первичные  документы содержат в себе, как  правило, следующие реквизиты (показатели): место работы (цех, участок, отделение), время работы (дата); наименование и  разряд работы (операции); количество и  качество работы; фамилии, инициалы, табельные номера и разряды рабочих; нормы времени и расценки за единицу работы; сумму заработной платы рабочих; шифры учета затрат, на которые относится начисленная заработная плата; количество нормо-часов по выполненной работе.

Учет выработки, а вместе с тем и выбор той или иной формы первичного документа зависят от многих причин: характера производства, особенностей технологии производства, организации и оплаты труда, системы контроля и качества продукции, обеспеченности производства мерной тарой, весами, счетчиками и другими измерительными приборами.

Оформленные первичные документы  по учету выработки и выполненных  работ вместе со всеми дополнительными  документами (листками на оплату простоя, на доплаты, актами о браке и др.) передаются бухгалтеру.

 

 

Вопрос 81. Учет расчетов с покупателями и заказчиками.

Расчеты с покупателями и заказчиками обусловлены исполнением  обязательств организации по продаже  им продукции (работ, услуг) и иного  имущества. Обязательства по продаже  продукции (работ, услуг) и иного имущества возникают у организации, как правило, в связи с договорами, заключенными с покупателями и заказчиками. В связи с несовпадением моментов исполнения сторонами договора своих обязательств в зависимости от условий договора у организации при расчетах с покупателями и заказчиками может образовываться как дебиторская, так и кредиторская задолженность.

Дебиторская задолженность  покупателей и заказчиков является следствием выполнения договорных обязательств организациями в результате совершения сделки, по окончании которой продавец получает право требования на платеж.

Кредиторская задолженность  перед покупателями и заказчиками  является следствием оплаты продукции (работ, услуг) покупателями и заказчиками  до того как продавец исполнит свои обязательства по договору.

Для обобщения информации о расчетах с покупателями и заказчиками  используется счет 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками».

По данному счету  формируется информация о задолженности  покупателей и заказчиков за проданные (отгруженные) товары, работы, услуги, основные средства и прочее имущество, право собственности на которое перешло к покупателям согласно договорам купли-продажи или договорам поставки. По этому счету отражаются также суммы полученных авансов и предварительной оплаты от контрагентов.

К счету 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками» могут быть открыты  субсчета «Расчеты по авансам полученным», «Расчеты по векселям полученным» и  др. Количество субсчетов, их названия организация должна определить самостоятельно и закрепить это в учетной политике.

Аналитический учет по счету 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками» ведется по каждому предъявленному покупателям или заказчикам счету, а при расчетах плановыми платежами  – по каждому покупателю и заказчику.

При этом построение аналитического учета должно обеспечивать возможность получения данных о задолженности:

-по покупателям и заказчикам по расчетным документам, срок оплаты которых не наступил;

-по покупателям и заказчикам по не оплаченным в срок расчетным документам;

-по авансам полученным;

-по векселям, срок поступления денежных средств по которым не наступил;

-по векселям, дисконтированным (учтенным) в банках;

-по векселям, по которым денежные средства не поступили в срок.

Все операции, связанные  с расчетами за проданную продукцию (работы, услуги) и иное имущество, отражаются на счете 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками» в момент перехода права собственности на проданное имущество от продавца к покупателю (см. тему 9). Образование задолженности покупателей и заказчиков за проданную им продукцию (работы, услуги) и иное имущество отражается на счете 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками» по дебету, а суммы исполнения обязательств покупателями – по кредиту.

Основанием для отражения  операций на счете 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками» являются надлежащим образом оформленные первичные оправдательные документы.

Основанием для принятия на учет дебиторской задолженности  покупателей и заказчиков являются расчетные документы и документы, свидетельствующие о факте свершения сделки.

При отгрузке товаров, продукции, выполнении работ, оказании услуг покупателям  и заказчикам организация выставляет им счета на суммы оплаты и счета-фактуры  с выделением в них отдельной  строкой суммы НДС, причитающейся  к получению от них. Факт передачи продукции (работ, услуг) покупателям и заказчикам оформляется товарно-транспортными накладными, актами о выполнении работ и услуг др.

Величина дебиторской  задолженности покупателей и  заказчиков определяется исходя из цены, установленной договором. На сумму предъявленных покупателям и заказчикам счетов, включая НДС, делают запись:

-Дебет сч. 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками»

-Кредит сч. 90-1 «Выручка»

-Кредит сч. 91-1 «Прочие доходы».

Погашение задолженности  покупателями и заказчиками может осуществляться путем использования наличных и безналичные форм расчетов, а также неденежных форм расчетов (товарными или финансовыми векселями, по договору мены, путем взаиморасчетов, путем переуступки прав требования). Формы расчетов определяются участниками сделки и регламентируются договором,

Оплата проданной продукции (работ, услуг) и иного имущества  денежными средствами в соответствии с условиями договора может производиться  покупателями и заказчиками либо после перехода к ним права  собственности на отгруженную продукцию (работы, услуги) – последующая оплата, либо до перехода права собственности – предварительная оплата.

При расчетах денежными  средствами первичными документами, подтверждающими  произведенные покупателями и заказчиками  расчеты, являются платежные поручения, приходные и расходные кассовые ордера, кассовые чеки. При погашении дебиторской задолженности покупателей и заказчиков после перехода к ним права собственности на отгруженную продукцию (работы, услуги) суммы, указанные в платежных документах, отражаются в учете записью:

Дебет сч. 50 «Касса» 

Дебет сч. 51 «Расчетные счета»

Дебет сч. 52 «Валютные  счета»

Дебет сч. 55 «Специальные счета в банках» 

Кредит сч. 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками».

При получении денежных средств от покупателей и заказчиков вперед, в счет предстоящей поставки продукции (работ, услуг), при предварительной оплате  учет предоплаты (авансов, полученных от покупателей и заказчиков) осуществляется на счете 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками» на отдельном субсчете «Расчеты по авансам полученным». Аналитический учет авансов полученных ведется по каждому кредитору с указанием суммы, сроков возникновения и погашения кредиторской задолженности.

Суммы авансов, полученных на расчетный и другие счета в  банках, отражаются в учете записью:

Дебет сч. 51 «Расчетные счета»

Дебет сч. 52 «Валютные  счета»

Дебет сч. 55 «Спе циальные счета в банках» 

Кредит сч. 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками», субсчет  «Расчеты по авансам полученным».

Кредиторская задолженность, отражаемая по счету 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками», субсчет «Расчеты по авансам полученным», согласно нормам действующего законодательства является объектом налогообложения при исчислении НДС.

Сумма НДС, причитающегося взносу в бюджет с полученной от покупателей и заказчиков суммы авансов, отражается в учете записью:

Дебет сч. 62 «Расчеты с  покупателями и заказчиками», субсчет  «Расчеты по авансам полученным» 

Кредит сч. 68 «Расчеты по налогам и сборам».

Авансовые платежи, полученные от покупателей и заказчиков, учитываются на счете 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками», субсчет «Расчеты по авансам полученным» до момента отгрузки продукции либо выполнения работ и услуг в соответствии с договором и предъявления расчетных документов на оплату отгруженной продукции, а также других документов (транспортных накладных), подтверждающих факт свершения сделки. После отгрузки продукции либо выполнения работ и услуг, подтвержденных документально, возникает дебиторская задолженность покупателей и заказчиков, которая уменьшается на сумму ранее полученных авансов, т. е. производится зачет ранее полученных авансов. При этом делают запись:

Дебет сч. 62 «Расчеты с  покупателями и заказчиками», субсчет  «Расчеты по авансам полученным» 

Кредит сч. 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками».

Одновременно с зачетом  полученных авансов восстанавливается  НДС, ранее начисленный в бюджет с суммы авансов полученных от покупателей и заказчиков. При  этом делают запись:

Дебет сч. 68 «Расчеты по налогам  и сборам» 

Кредит сч . 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками», субсчет «Расчеты по авансам полученным».

При расчетах с иностранными покупателями и заказчиками за проданную  продукцию (работы, услуги) в случае несовпадения моментов возникновения  и погашения дебиторской задолженности по счету 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками» образуется курсовая разница.

Курсовые разницы включают в состав прочих доходов и расходов записями:

Дебет сч. 62 «Расчеты с  покупателями и заказчиками»

Кредит сч. 91-1 «Прочие  доходы» – при возникновении положительной курсовой разницы,

Дебет сч. 91-2 «Прочие расходы»

Кредит сч. 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками» –  при возникновении отрицательной  курсовой разницы.

 

Практическое задание

Задание 16.

Рабочий-сдельщик 6 разряда  выполнил норму выработки на 135%.Заработок рабочего-сдельщика по расценкам составил 19500 руб. Согласно действующему положению предусмотрено увеличение сдельных расценок за продукцию, выраженную сверх 105% в 2 раза.

Определите общий заработок  рабочего.

Решение:

1)19500-135%              2)135%-105%

3)30%*2=60%              19500*1,6=31,200

Ответ: 31 200 рублей составит общий заработок рабочего.

Задание №35.

На основании данных Главной книги  по организации  за 20ХХ г., составьте бухгалтерские  проводки по счету 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» (тыс.руб.).

Таблица 1

Период	С кредита счета 50	С кредита счета 51	С кредита счета 68	С кредита счета 71	Оборот по дебиту	Оборот по кредиту
Январь 20ХХг.
Февраль  20ХХг.
Март 20ХХг.
Апрель 20ХХг.
Май 20ХХг.
Июнь 20ХХг.						334,3
Июль 20ХХг.	7,4		52,8		60,3	407
Август 20ХХг.	44,4	306,2	75,2		425,9	587,4
Сентябрь 20ХХг.	37,2	300,2	67,8		405,2	521,8
Октябрь 20ХХг.	51,4	647	66,7		765,2	513,9
Ноябрь 20ХХг.	9,2	482,1	72,6		563,9	559,2
Декабрь 20ХХг.	52,2	578,9	79,3	0,2	710,7	610,2
Итого	201,9	2 314,50	414,5	0,2	2 913,20	3 533,90

 

Решение:

Составим бухгалтерские  проводки по счету 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» (тыс.руб.).

Таблица 2

№	Содержание хозяйственной  операции	Корреспонденция		Сумма
		Дебет	Кредит
1	Выдана заработная плата  из кассы организации	70	50	201,9
2	Перечисления работникам  с расчетного счета	70	51	2 314,50
3	Начислено к удержанию НДФЛ	70	68	414,5
4	Удержаны средства, ранее выданные под отчет	70	71	0,2

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Список использованной литературы

 

1. Барахин А.Б. Делопроизводство  и документооборот. Второе издание,  переработанное и дополненное.  М.: Книжный мир, 2010. - 410 с. – 110с.

2. Басаков М.И. Документальное обеспечение управления (Делопроизводство): учебник / М.И. Басаков. - Ростов н/Д: Феникс, 2009. - 413 с. - (Среднее профессиональное образование). -257с.

3. Кондраков Н.П. Бухгалтерский  учет: Учеб. пособие. - 5-е изд., перераб. и доп. - М.: ИНФРА-М, 2009. - 717 с. - (Высшее образование)-259с.

4.Ларьков Н.С. Документоведение: Учебное пособие. - М.: Восток-Запад, 2010.-305с.

5. Моисеев Р.Н. Современное документоведение. - М.: Восток-Запад, 2009.-256с.