Идеальная модель рабочего места

Министерство образования  и науки РФ

Государственное образовательное  учреждение

Высшего профессионального  образования

Ивановский государственный  энергетический университет им. В.И. Ленина

Факультет экономики и  управления

Контрольная работа по дисциплине «Управление персоналом» на тему:

«Идеальная модель рабочего места»

Выполнил: студентка 4 курса

Группы 4-54з

ВАСЕНЕВА Д.А.

Проверил: КАРЯКИН А.М.

Иваново 2011

Введение.

Научно – обоснованный подбор персонала может быть произведен на основе моделей рабочих мест. В практической деятельности кадровых служб предприятий часто используется упрощенные модели подбора персонала: «требуется слесарь 5 разряда, мужчина  до 50 лет», «нужен начальник участка, мужчина с высшим техническим  образованием в возрасте до 40 лет», «требуется женщина – экономист  со средним экономическим образованием и опытом работы в бухгалтерии». При подборе используют и другие характеристики (опыт работы, семейное положение, уровень квалификации, вредные  привычки), иногда проводится технологическое  тестирование. В доперестроечное время кроме обязательной партийности решающим для руководителей отсутствие или минимальное проявление трех НЕ: вино – не злоупотребляет ли выпивкой; деньги – не ворует ли государственных ценностей и не берет ли взяток; женщины – а) Моральная устойчивость (в семье жена могла пожаловаться в партком). б).Не склоняет ли к интимной близости женщин на работе. И не все способные, талантливые люди избегали указанных соблазнов, лишались блестящей карьеры, которая им светила. Русский человек слаб на соблазны (tempt taction).

Для эффективного решения  проблемы подбора персонала в  крупных фирмах, озабоченных будущим  фирмы разрабатываются модели рабочих  мест рабочих и служащих, обеспечивающие подбор, оценку и расстановку кадров на более полной методологической основе. Одна из моделей была разработана А.П. Егоршиным. Модель включает 15 элементов, представляющих собой качественные и количественные характеристики рабочего места.

1. Кадровые данные: листок  по учету кадров, трудовая книжка, характеристика, автобиография, копия  документа об образовании. 2. Опыт  работника: жизненный, производственный, государственный, общественный. Определяется  путем интервью и анкетирования. 3. Профессиональные знания по  конкретным учебным дисциплинам.  Выявляются в результате программированного  контроля знаний и в результате  деловых игр. 4. Профессиональные  умения: совокупность управленческих  работ, которые может выполнять  работник. Выявляются путем программированного  контроля, собеседования и в процессе  деловых игр и практических  занятий. 5. Личностные качества: совокупность  деловых качеств и недостатков  работника, определяемых путем  социологического опроса (моральные,  деловые). 6. Психология личности: тип  личности, темперамент, интеллект,  мотивация – определяется путем  психологического тестирования  работника. 7. Здоровье и работоспособность  с медицинской диагностикой состояние:  здоров, практически здоров, болен. 8. Уровень квалификации: определяется приобретенной специальностью, образованием, повышением квалификации. 9. Служебная карьера формируется на основе оценки потенциала работника и его заинтересованности в служебном росте. 10. Хобби (увлечения): выявляются методом интервью, наблюдений, анкетирования (спорт, охота, искусство, театр и др.). 11. Вредные привычки и недостатки: (пристрастие к алкоголю, курению, наркомании, физические недостатки). Выявляются путем анкетирования, наблюдений, социологического опроса. 12. Организация труда: помещения, технические средства, транспорт. Устанавливаются по нормативам организации рабочего места и путем опроса сотрудника. 13. Оплата труда: зарплата, премии, вознаграждения определяются по штатному расписанию и среднему доходу работающих в данном регионе. 14. Социальные блага: путевки, фирменная одежда, питание и др. Выявляются путем опроса работника и на основе устанавливаемых на предприятии средних выплат из фонда социального развития. 15. Социальные гарантии: пособие по нетрудоспособности, страхование жизни, пенсия, пособие в случае увольнения. Определяется на основе государственных стандартов.

Это концепция модели рабочего места персонала, которую мы возьмем за основу. Нашей задаче была разработка типовой модели рабочего места по какой – либо конкретной должности персонала. В данной работе представлена идеальная модель рабочего места секретаря.

Рынок труда секретарей представлен  сегодня такими должностями, как  секретарь на телефоне, секретарь-reception; секретарь офиса; секретарь-референт; секретарь-делопроизводитель; офис-менеджер (администратор); секретарь-переводчик; помощник (личный секретарь) руководителя; руководитель секретариата.

ОБЩИЕ ТРЕБОВАНИЯ

Перечень документов, необходимых для приема на работу:

паспорт или иной документ, удостоверяющий личность;

трудовая книжка, за исключением случаев, когда трудовой договор заключается впервые или работник поступает на работу на условиях совместительства;

страховое свидетельство государственного пенсионного страхования;

документы воинского учета - для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу;

документ об образовании, о квалификации или наличии специальных  знаний - при поступлении на работу, требующую специальных знаний или  специальной подготовки;

справка о наличии (отсутствии) судимости и (или) факта уголовного преследования либо о прекращении уголовного преследования по реабилитирующим основаниям, выданную в порядке и по форме, которые устанавливаются федеральным органом исполнительной власти, осуществляющим функции по выработке и реализации государственной политики и нормативно-правовому регулированию в сфере внутренних дел, - при поступлении на работу, связанную с деятельностью, к осуществлению которой в соответствии с настоящим Кодексом, иным федеральным законом не допускаются лица, имеющие или имевшие судимость, подвергающиеся или подвергавшиеся уголовному преследованию.

Возрастная категория  – от 25 до 35 лет.

ПРОФЕССИОНАЛЬНЫЕ ЗНАНИЯ

Секретарь должен знать систему  документационного обеспечения  управления, деловой этикет, уметь  пользоваться компьютером, компьютерными  программами и Интернет-ресурсами.

Можно предъявить ряд дополнительных требований  в зависимости от специализации секретаря.

Секретарь на телефоне. 

Одним из основных требований к кандидатам на данную вакансию является знание иностранного языка на хорошем  разговорном уровне.

Должность секретаря-переводчика предусматривается в компаниях, ведущих активную внешнеэкономическую деятельность.

Помимо свободного владения иностранным языком от специалиста  требуются знание специальной терминологии, умение обеспечивать переговоры, владеть  техникой устного и письменного  переводов, возможность сопровождения  руководителя в загранкомандировках. Обязательным требованием является знание делового этикета.

Помощник (личный секретарь) руководителя 

Помощник руководителя должен владеть знаниями в области менеджмента, документационного обеспечения  управления, должен знать основы организации  труда, экономики и технологии. Дополнительными  требованиями являются психологическая  совместимость с руководителем, знание правил этикета.

Секретарь-референт должен знать:

Правовые основы управления  (административное, трудовое , предпринимательское право; законодательно-нормативные акты, определяющие порядок работы организации того типа, где он работает); основы управления   (систему органов власти и управления в стране и в своем регионе; принципы организации государственных, общественных, кооперативных и частных организаций; отрасль, в которой он работает, ее взаимосвязи и др.); основы научной организации управленческого труда.

ПРОФЕССИОНАЛЬНЫЕ УМЕНИЯ

Секретарь выполняет технические  функции по обеспечению и обслуживанию работы руководителя предприятия (или  подразделения); получает необходимые руководителю сведения от подразделений иди исполнителей, вызывает по его поручению работников; организует телефонные переговоры руководителя, принимает и передает телефонограммы, записывает в его отсутствие принятые сообщения и доводит до сведения руководителя их содержание; осуществляет работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени, месте и повестке дня заседания или совещания, их регистрация), ведет и оформляет протоколы. Обеспечивает рабочее место руководителя канцелярскими принадлежностями, средствами организационной техники, создает условия, способствующие его эффективной работе; передает и принимает информацию по прием по переговорным устройствам, печатает по указанию руководителя различные материалы; ведет документационную работу, принимает поступающую на имя руководителя корреспонденцию, осуществляет ее систематизацию в соответствии с принятым на предприятии порядком и передает после ее рассмотрения руководителям подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе их работы либо подготовки ответа, следит за сроками выполнения поручений руководителя по личным заявлениям граждан; организует прием посетителей, проявляя при этом тактичность и внимание к ним, содействует оперативности рассмотрения просьб и предложений работников, формирует дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивает их сохранность и в установленные сроки сдает в архив.

Секретарь на телефоне. К числу основных должностных обязанностей относятся ответы на телефонные звонки, их переадресация, прием факсов. Секретарь на телефоне должен знать основные правила ведения телефонных переговоров, хорошо владеть речью, уметь пользоваться оргтехникой. Дополнительным требованием является наличие приятного голоса.

В иностранных компаниях  и российских фирмах, работающих с  иностранными клиентами, похожая по характеру работы должность может  называться секретарь-reception. Помимо ответов на телефонные звонки, в его обязанности входит встреча клиентов, организация переговоров.

Секретарь руководителя (офиса) выполняет довольно значительный объем обязанностей: прием телефонных звонков, встреча клиентов, ведение делопроизводства, снабжение офиса канцелярскими товарами и расходными материалами.

К числу должностных обязанностей секретаря-референта, помимо перечисленных выше, относятся планирование рабочего времени руководителя, подготовка и организация встреч, выполнение ответственных поручений. В связи с этим секретарь-референт должен хорошо знать сферу деятельности фирмы и ее руководящего состава, уметь работать с информационно-правовыми системами.

В крупных компаниях часто  вводится должность офис-менеджера (администратора), в обязанности которого входит решение всех вопросов обеспечения жизнедеятельности офиса (закупка канцелярских товаров и расходных материалов, организация уборки помещений), руководство курьерами и секретарями, контроль за соблюдением рабочего графика и т.д

Помощник (личный секретарь) руководителя осуществляет контроль исполнения поручений, решений, соблюдения правил внутреннего трудового распорядка, помогает руководителю формировать конструктивные решения, организует встречи и переговоры, осуществляет планирование и организацию рабочего дня руководителя. Должность руководителя секретариата вводится, как правило, в крупных компаниях со штатом секретарей в офисе не менее 5–8. Основными должностными обязанностями являются расстановка, организация, координация работы секретарей и контроль за их деятельностью. В некоторых компаниях должностные обязанности руководителя секретариата частично совмещены с функциями администратора (офис-менеджера).

ЛИЧНОСТНЫЕ КАЧЕСТВА

Личные качества 

ВНЕШНИЙ ВИД СЕКРЕТАРЯ

В зависимости от времени  года костюм секретаря может быть различным по цвету и по используемым тканям. Главное требование к костюму - строгость, элегантность. Здесь все  зависит от вкуса человека. Основное - костюм должен быть удобным, практичным, строгим. Беседовать с человеком, одетым неряшливо, неопрятно, не следящим за собой, неприятно. Такая беседа оставляет  негативное впечатление о данной организации.

Сказанное относится и  к выбору аксессуаров к костюму. Не рекомендуется дополнять рабочий  костюм броскими, в особенности крупными драгоценными украшениями, не красит секретаря  разностильность украшений. Украшения должны подчеркнуть достоинства костюма и его хозяйки. В тон костюму следует подбирать туфли. Обувь должна быть удобной и модной. Для работы рекомендуется сменная обувь.

Секретарь должен постоянно  помнить о личной гигиене. Особенно внимательно к вопросам гигиены  нужно относиться в жаркие дни. Не следует пользоваться парфюмерными веществами, имеющими резко выраженный запах. Руки секретаря всегда должны быть в идеальном порядке. После  работы на пишущей машинке руки следует  обязательно вымыть, так как на пальцах остаются следы от пользования  копировальной бумагой и можно  испачкать документы, с которыми работает секретарь. Прическа секретаря  должна быть аккуратной, к лицу, гармонировать  с костюмом и окружающей обстановкой.

ПСИХОЛОГИЯ ЛИЧНОСТИ 

Наиболее приближенными  к работе в реальной ситуации различных  фирм выделяются следующие типы секретарей, которые могут быть востребованы той или иной фирмой. Приведем некоторые  из них. 
I тип. Хорошо знающий секретарское дело, имеющий развитый интеллект, а также хорошие профессиональные навыки, умеющий общаться с людьми, умеющий подчиняться руководителю,

принимающий беспрекословно властную силу руководителя.

II тип. Человек покорный, уступчивый, исполнитель по натуре, четко выполняющий инструкции и указания руководителя, не проявляющий своей индивидуальности, не проявляющий эмпатии, обычно работает по схеме, заданной руководителем. Полностью находится в его власти. С работой справляется, хотя не очень любит общаться в посетителями.

III тип. Хороший исполнитель, аккуратный, четкий в исполнении поручений и инструкций, умеющий подчиняться, проявляющий уважение к своему руководителю, корректно обращающийся с посетителями, уважает статус руководителя и его личность.

IV тип. Имеет нормальный развитый интеллект. Привыкший в основном рассчитывать на свои силы, знания, умения, навыки. Не нуждается в особой помощи в работе. Работает четко, в общении с клиентами ровен, неагрессивен, выдерживает идущие со стороны отрицательные эмоции, не отвечая на них. Выполняет все указания руководства в срок и качественно.

V тип. Имеет нормальный интеллект, покладистый, терпеливый, понимающий, сдержанный, имеет развитые навыки и умения в работе, работает четко, размеренно, с посетителями ладит. В соответствии со своим жизненным опытом и практикой работы готов к разным неожиданностям как со стороны руководителей, так и со стороны клиентов. Реалистичен.

VI тип. Очень покорный, легко подчиняемый, не дающий оснований своим поведением проявлять по отношению к нему агрессию со стороны руководителя и посетителей, хорошо знающий свое дело, четко выполняющий обязанности. 
VII тип. Имеет хороший интеллект, хорошо знает дело, умеет самостоятельно работать, ладит с посетителями, тактичен в обращении с людьми, лоялен по отношению к своему руководителю, уважает свою личность, обладает эмпатией. Настроен на сотрудничество.

VIII тип. Имеет хороший интеллект. Знает свое дело, терпеливый, деликатный, уважающий своего руководителя со всеми его особенностями, уравновешен в общении с посетителями, самостоятельный в работе.

IX тип. Имеет нормальный интеллект, хорошо знает секретарское дело, энергичный, активный, доброжелательный, обладающий способностями лидера, хороший помощник и утешитель руководителя, самостоятельный, готов давать советы своему руководителю.

X тип. Имеет хороший интеллект, знающий свое дело, очень уверенный в себе человек, доминантный, имеющий высокую самооценку, жестко обращается с посетителями, по натуре лидер, имеет влияние на руководителя. Иногда проявляет волюнтаризм в оценках. Любит Oысказывать свое мнение, когда его не просят. 
XI тип. Имеет хороший интеллект. Хорошо знающий свое дело, твердый в характере, самостоятельный, умеющий общаться, правильно оценивает посетителей, умеющий внушить руководителю то, что считает нужным, активно проявляет свою личность, самореализуется в работе. Упорный и настойчивый.

ОРГАНИЗАЦИЯ ТРУДА 

Планировка рабочего места  обеспечивает  максимальные удобства при выполнении возложенных обязанностей.

Рабочее место располагается  рядом с кабинетом руководителя, в центре комнаты, недалеко от дверей в кабинет и так, чтобы легко  можно было видеть всех входящих.

В помещении  находятся  только те предметы, требующиеся секретарю  и другим сотрудникам, непосредственно  в процессе работы.

Мебель для посетителей  находится в зале, хорошо просматриваемым  секретарем, удобна для размещения в помещении.

Секретарь имеет большое  количество разных технических средств, включая оргтехнику, которой пользуются другие работники: конвертовскрыватель, бумагоуничтожающая машина, ламинабор.

УРОВЕНЬ КВАЛИФИКАЦИИ

В Квалификационном справочнике  должностей руководителей, специалистов и других служащих приведены квалификационные характеристики следующих работников секретариата:

машинистки;

секретаря-машинистки;

секретаря руководителя;

секретаря-стенографистки;

администратора.

Каждая квалификационная характеристика, включенная в Справочник, является нормативным документом, регламентирующим содержание выполняемых работником функций. 

Квалификационные требования к работникам секретариата

В таблице 1 приведены квалификационные требования к работникам секретариата в соответствии с Квалификационным справочником. 

Таблица 1

Квалификационные требования к работникам секретариата 

Соответствие работника  квалификационным требованиям является необходимым, но недостаточным условием его эффективной работы. В зависимости  от сферы деятельности организации, ее корпоративной культуры, организационной  структуры, размера, стиля управления перечень функциональных обязанностей секретаря может быть разным, и  для их эффективного выполнения требуется  не только соответствующий уровень  профессиональных знаний, но и определенные навыки, умения, деловые и личностные качества.

В современных коммерческих структурах нет четкого разделения секретарей по квалификации, как это  предусмотрено Квалификационным справочником, а термин «секретарь» используется в отношении секретарей разных уровней.

ОПЛАТА ТРУДА

Оплата труда включает месячный должностной оклад, а также  ежемесячные и иные дополнительные выплаты.

К ежемесячным и дополнительным выплатам отнесены: ежемесячная надбавка за сложность, напряженность и высокие  достижения в труде (от 50 до 100 процентов должностного оклада); ежемесячная надбавка к должностному окладу за выслугу лет, устанавливаемая в процентном соотношении к должностному окладу в зависимости от стажа работы; премии по результатам работы; ежемесячное денежное поощрение в размере одного должностного оклада; единовременная выплата при предоставлении ежегодного оплачиваемого отпуска в размере двух должностных окладов; материальная помощь, выплачиваемая за счет средств экономии фонда оплаты труда работников; районный коэффициент.

СОЦИАЛЬНЫЕ ГАРАНТИИ

Коллективный договор  предусматривает:  
— льготы и гарантии работникам;  
— социальную защиту молодых работников;  
— поддержку пенсионеров. 
 
Предоставление обязательных гарантий в соответствии с трудовым законодательством: 
 
- выплата заработной платы 2 раза в месяц; 
 
- обязательное медицинское страхование; 
 
- оказание медицинской помощи в медицинском пункте предприятия, проведение бесплатной диспансеризации и обязательный медицинский осмотр в поликлиниках г. Лыткарино. При приеме на работу предприятие оплачивает предварительный медицинский осмотр в поликлиниках г.Лыткарино. 
 
- обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний; 
 
- оплата листов о нетрудоспособности в зависимости от стажа работ; 
 
- предоставление оплачиваемого ежегодного отпуска; 
 
- для работника, имеющего соответствующие льготы, предоставление отпуска в удобное время и дополнительного отпуска; 
 
- оплачиваемый учебный отпуск. 
Дополнительные выплаты для ветеранов и работников, имеющим детей дошкольного и школьного возраста, а также для работников, имеющим детей-студентов дневных отделений средних и высших учебных заведений;

СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ:

1.     Басаков М.И. Делопроизводство и корреспонденция в вопросах и ответах: Учебное пособие для студентов экономических вузов и колледжей. 5-е изд., перераб. и доп. - Ростов н/Д: Феникс, 2007.

2.Ришар, Каус. Секретарь учреждения. Организация работы. М., Экономика, 1983 г.

3. Джон Харрисон.  Организация работы секретаря учреждения. М., Экономика, 1982 г.

4. Бондарева Т. Н. Секретарское дело. М., Высшая школа, 1989 г.

5. Егоршин А.П. Управление  персоналом. Нижний Новгород: НИМБ, 1997.