Информационное обеспечение управления качеством

Министерство  науки и образования Российской Федерации 
 
 
 
 
 
 
 
 

Контрольная работа 

по дисциплине: «Управление качеством» 

на тему: «Информационное обеспечение управления качеством» 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Саратов, 2010 год 
 
 
 
 
 
 

Содержание 
 
 

Введение…………………………………………………………………………стр.3

1. Сущность, значение и особенности информационного обеспечения……..стр.4

2. Общие положения информационного обеспечения

управления  качеством…………………………………………………………...стр.7

3. Принципиальные положения автоматизации информационного обеспечения управления качеством………………………………………………………….стр.11

Заключение…………………………………………………………………….стр.17

Список  использованных источников……………………………………...стр.18 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Введение 

     Для принятия эффективных управленческих решений в условиях динамичного развития рыночной экономики предприятию требуется целесообразная система информационного обеспечения, объективно отражающая сложившуюся экономическую ситуацию. Выбранная мной тема является наиболее актуальной на сегодняшний день, так как хорошее информационное обеспечение это не только залог успеха и конкурентоспособности фирмы, но и порой выступает как средство выживания в условиях жесткой конкуренции.

     Информационное  обеспечение управления - это связь информации с системами управления предприятием и управленческим процессом в целом. Оно может рассматриваться не только в целом, охватывая все функции управления, но и по отдельным функциональным управленческим работам, например, прогнозированию и планированию, учету и анализу. Это дает возможность оттенить специфические моменты, присущие информационному обеспечению функционального управления, раскрыв в то же самое время его общие свойства, что позволяет направить исследования вглубь.

      Цель  исследования - выявить, как происходит информационное обеспечение управления качеством на предприятиях.

      Задачи  работы:

1. Показать сущность, значение и особенности информационного обеспечения;
2. Перечислить общие положения информационного обеспечения управления качеством;
3. Раскрыть принципиальные положения автоматизации информационного обеспечения управления качеством.

Сущность, значение и особенности  информационного  обеспечения 

      Важнейший фактор повышения эффективности  производства в любой отрасли  является улучшение управления. Совершенствование форм и методов управления происходит на основе достижений научно-технического прогресса, дальнейшего развития информатики, занимающейся изучением законов, методов и способов накопления, обработки и передачи информации с помощью различных технических средств.

      Различные информационно-технические новшества  следует воспринимать как средство сокращения и удешевления аппарата управления. Так, например, появление  телефона, радио, телевидения, персональных компьютеров, локальных компьютерных сетей и глобальной сети Интернет приводило в свою очередь к совершенствованию системы информационного обеспечения управления предприятием. В конечном итоге роль информации в организационном управлении фирмой постоянно возрастает, что связано с изменениями социально-экономического характера, появлением новейших достижений в области техники и технологий, результатами научных исследований. Научно-техническая революция выдвинула информацию в качестве важнейшего фактора производственного процесса. Информационный процесс необходим как непременное условие работы современной техники, как средство повышения качества рабочей силы, как предпосылка успешной организации самого процесса производства.

      От  совершенствования информационного  обеспечения возможны следующие  положительные результаты:

      1) Возможная экономия расходов  за счёт снижения:

• фонда заработной платы;
• коммунальных услуг;
• стоимости программного обеспечения;
• расходов на почту;
• расходов на оформление договоров;
• расходов на перераспределение сырья.

      2) Устранение возможных расходов в будущем:

• избежание будущего роста численности персонала;
• уменьшение требований к обработке данных;
• снижение стоимости обслуживания.

      3) Возможные нематериальные выгоды:

• улучшение качества информации;
• повышение производительности;
• улучшение и ускорение обслуживания;
• новые производственные мощности;
• более уверенные решения;
• улучшение контроля;
• уменьшение просроченных платежей;
• полное использование программного обеспечения.

      Понятие информации является достаточно ёмким  и широко распространено в настоящее время. Сам термин информация происходит от латинского слова information - разъяснение, осведомление, изложение.

      Информацию  можно трактовать как совокупность сведений, сообщений, материалов, данных, определяющих меру потенциальных знаний менеджера о процессах или явлениях в их взаимосвязи.

      Состав, содержание и качество информации, которая привлекается к руководителю, имеют определяющую роль в обеспечении действенности управления. Анализ информации не ограничивается только экономическими данными, а широко использует техническую, технологическую и другую информацию. Все источники данных делятся на плановые, учетные и внеучетные.

      К плановым источникам относятся все  типы планов, которые разрабатываются  на предприятии (перспективные, текущие, оперативные, хозрасчетные задания, технологические карты), а также нормативные материалы, сметы, ценники, проектные задания и др.

      Источники информации учетного характера - это  все данные, которые содержат документы  бухгалтерского, статистического и оперативного учета, а также все виды отчетности, первичная учетная документация.

      Ведущая роль в информационном обеспечении  анализа принадлежит бухгалтерскому учету и отчетности, где наиболее полно отражаются хозяйственные явления, процессы, их результаты. Своевременный и полный анализ данных, которые имеются в учетных документах (первичных и сводных) и отчетности, обеспечивает принятие необходимых мер, направленных на улучшение выполнения планов, достижение лучших результатов хозяйствования.

      С расширением компьютерной техники появились и новые машинные источники информации. К ним относятся данные, которые содержатся в оперативной памяти компьютера, на гибких дисках, а также выдаются в виде разнообразных машинограмм.

      По  отношению к объекту исследования информация бывает внутренней и внешней. Система внутренней информации - это данные статистического бухгалтерского, оперативного учета и отчетности, плановые данные, нормативные данные, разработанные на предприятии и т.д. Система внешней информации - это данные статистических сборников, периодических и специальных изданий, конференций, деловых встреч, официальные, хозяйственно-правовые документы и т.д.

      По  отношению к предмету исследования информация делится на основную и  вспомогательную, необходимую для более полной характеристики изучаемой предметной области.

      По  периодичности поступления аналитическая  информация подразделяется на регулярную и эпизодическую. К источникам регулярной информации относятся плановые и  учетные данные. Эпизодическая информация формируется по мере необходимости, например сведения о новом конкуренте.

      Регулярная  информация в свою очередь классифицируется на постоянную, сохраняющую свое значение длительное время (коды, шифры, план счетов бухгалтерского учета и др.), условно-постоянную, сохраняющую свое значение в течение определенного периода времени (показатели плана, нормативы) и переменную, характеризующую частую сменяемость событий (отчетные данные о состоянии анализируемого объекта на определенную дату).

      По  отношению к процессу обработки информацию можно отнести к первичной (данные первичного учета, инвентаризаций, обследований) и вторичной, прошедшей определенную стадию обработки и преобразований (отчетность, конъюнктурные обзоры и т.д.).

      В деятельности крупных фирм передача информации является непременным и первостепенным фактором нормального функционирования фирмы. При этом особое значение приобретает обеспечение оперативности и достоверности сведений. Для многих фирм внутрифирменная система информации решает задачи организации технологического процесса и носит производственный характер. Это касается, прежде всего, процессов обеспечения предприятий кооперированной продукцией, поступающей со специализированных предприятий по внутрифирменным каналам. Здесь информация играет важную роль в предоставлении сведений для принятия управленческих решений и является одним из факторов, обеспечивающих снижение издержек производства и повышение его эффективности. Особую роль играет прогнозирование рыночных процессов.

      Важное значение имеет информация о возникновении в ходе производства отклонений от плановых показателей, требующих принятия оперативных решений.

      Существенную  роль в принятии решений играет научно-техническая  информация, содержащая новые научные  знания, сведения об изобретениях, технических новинках своей фирмы и фирм-конкурентов. Это непрерывно пополняемый общий фонд и потенциал знаний и технических решений, практическое и своевременное использование которого обеспечивает фирме высокий уровень конкурентоспособности.

      Информация  служит основой для подготовки соответствующих  докладов, отчетов, предложений для выработки и принятия управленческих решений. Содержание каждой конкретной информации определяется потребностями управленческих звеньев и вырабатываемых управленческих решений. К информации предъявляются определенные требования:

• краткость, четкость формулировок, своевременность поступления;
• удовлетворение потребностей конкретных управляющих;
• точность и достоверность, правильный отбор первичных сведений, оптимальность систематизации и непрерывность сбора и обработки сведений.

      Важную  роль в использовании информации играют способы ее регистрации, обработки, накопления и передачи; систематизированное хранение и выдача информации в требуемой форме; производство новой числовой, графической и иной информации. Другими словами необходимо рассмотреть технологию информационной деятельности. 
 
 
 
 

Общие положения информационного  обеспечения управления качеством 

      Системное управление качеством требует значительных объемов объективной информации превентивного и оперативного характера. В связи с этим в составе обеспечивающих подсистем систем управления качеством необходимо выполнять функции, связанные с информационным обеспечением.

      В общем случае информационное обеспечение управления качеством, например, на уровне предприятия следует понимать как совокупность всех видов информации по управлению качеством, методов и средств ее сбора, накопления, обработки, анализа, передачи, хранения и использования, предназначенной для воздействия на процессы установления, формирования, сохранения и поддержания необходимого для потребителей качества продукции, услуг и работ. Следовательно, в состав информационного обеспечения системы управления качеством должны включаться:

• виды и объемы информации, требуемые для управления качеством;
• потребители информации каждого вида;
• методы получения информации каждого вида;
• источники информации каждого вида;
• периодичность получения информации каждого вида;
• виды носителей информации;
• средства поиска, сбора, накопления, обработки, анализа, передачи, хранения и использования информации каждого вида.

      Необходимость повышения эффективности воздействия  информации на все процессы управления качеством в рыночных условиях имеет принципиальное значение. Это зависит от целого ряда факторов, обусловленных развитием научно-технического процесса, с одной стороны, и инерционностью информации - с другой, в результате чего потребитель информации получает необходимые сведения с запозданием (а необходимо - с опережением). Кроме того, традиционные формы переработки и поиска информации не могут обеспечить потребителя достоверными и полными данными, поэтому достижение высоких технико-экономических показателей разрабатываемой и выпускаемой продукции невозможно без решения основных проблем и информационного обеспечения процесса управления уровнем качества, совершенствования системы информации в целом, систем информационного поиска, использования новых видов источников информации и методов ее анализа.

      Всю информацию по управлению качеством условно можно классифицировать по следующим видам: номенклатура показателей качества; фактические значения показателей качества и исходная информация для их определения, нормативы для показателей качества; факторы, влияющие на показатели качества; информация об объектах управления; управляющая и отчетная информация.

      Все многообразие информации по управлению качеством можно подразделить на условно-постоянную и переменную. Первая включает информацию непреходящих ценностей, постоянно используемых при управлении качеством (нормативно-техническая документация и нормативно-методическая документация, справочная информация), вторая содержит переменные сведения, связанные с оперативным управлением качеством и текущей производственной деятельностью, включая информацию об отклонениях процессов управления, уровнях дефектности, брака, качества труда и др. Как условно-постоянную, так и переменную информацию предпочтительнее всего классифицировать по признакам отношения ее к подсистемам системы управления качеством (система общего управления качеством, «продуктовым подсистемам» и др.) и их элементам, функциям управления качеством каждой из подсистем системы.

      К информации по управлению качеством  в рыночных условиях предъявляются  определенные требования. В их основу целесообразно положить, прежде всего, полезность информации для принятия решений в системе управления качеством в частности и СУ в целом. Наряду с данным очевидным требованием и теми требованиями, которые предъявляются к документационному обеспечению системного управления качеством, к рассматриваемой информации следует предъявлять такие требования, как понятность, уместность, одноразовость ввода и надежность.

      Понятность  означает то, что информация о качестве должна быть доступной пониманию для ее пользователя. Это не исключает при необходимости представления достаточно сложной информации.

      Уместность  информации следует понимать как относящуюся только к качеству продукции, позволяющую принимать своевременные решения по управлению качеством превентивно-перманентного характера. Уместность определяется содержанием, существенностью и своевременностью информации. Например, информацию можно признать несущественной, если она не оказывает значимого влияния на принятие решений по управлению качеством.

      Одноразовость ввода следует понимать как требование единственного введения информации по управлению качеством в банк данных с последующим многоразовым использованием, что позволит снизить ее неоднозначность за счет уменьшения вероятности совершения ошибок (при неоднократном вводе информации).

      Надежность  предполагает, что информация не содержит никаких серьезных (существенных) ошибок. При этом она должна правдиво, полно и беспристрастно (нейтрально) отражать предполагаемое (возможное) и реальное (действительное) качество продукции и состояние всех процессов управления качеством.

      Источниками информации о предприятии и видах его деятельности при ее сборе, изучении, обобщении и анализе должны стать, как минимум, следующие нормативно-правовые документы:

      1) данные внешней бухгалтерской отчетности, не являющиеся коммерческой тайной, публикаций, статистических материалов:

      2) устав, учредительный договор, протоколы учредительного собрания, подписные листы на акции и другие документы, регламентирующие деятельность организации;

      3) состав членов правления и  их заместителей, ревизионной комиссии;

      4) приказы о назначении генерального  директора (президента) и его заместителей;

      5) нормативно-правовые документы по  основным направлениям деятельности  организации и менеджмента, в том числе законы и другие подзаконные акты;

      6) Организационная структура управления организацией и ее структурных единиц;

      7) экологический паспорт;

      8) показатели активов и пассивов  балансовых отчетов, отчетов о  финансово-экономических результатах  и их использовании, отчетов о прибылях и убытках, других бухгалтерских, учетных и статистических документов;

      9) годовые отчеты организации и  ее структурных единиц;

      10) отчеты о маркетинговых и других  исследованиях внешней и внутренней  среды организации;

      11) материалы лабораторий и подразделений (отдел технического контроля, центров испытаний и т.п.);

      12) материалы надзорных и сертификационных органов; результаты социологических исследований;

      13) дефектные ведомости;

      14) рекламации и отзывы потребителей;

      15) входящие и выходящие документы;

      16) положения о подразделениях, руководящие документы, методики, стандарты, должностные инструкции, процедуры и другие документы, регламентирующие деятельность подразделения, а также документы, отражающие:

• цели задачи организации;
• степень специализации, концентрации, комбинирования научно-технических разработок и производства продукции;
• кооперацию научно-технических и производственных структурных единиц;
• централизацию и специализацию функций обеспечения и обслуживания;
• маршруты материально-вещественных и информационных потоков;
• соотносительность структурных единиц и подразделений и их численности в жизненном цикле продукции (услуг);
• состав целей управления, функций и задач и их распределение между уровнями и звеньями управления;
• централизацию и распределение полномочий по принятию решений;
• функциональные связи между уровнями и звеньями управления и отдельными руководящими работниками;
• существующую технологию выполнения функций и задач;
• кадровое обеспечение;
• уровень используемых технических средств управления;
• используемые методы управления;
• факторы, обеспечивающие получение прибыли;
• исполнительность решений в структурных единицах организации;

      Помимо перечисленного выше источниками информации могут быть:

      1) сотрудники организации, характеризующие ее деятельность в процессе бесед, анкетирования, опросов ит.п.;

      2) непосредственные данные наблюдения и мониторинга за процессом функционирования системы УК и всей СУ;

      3) миссия и цели предприятия  (организации);

      4) реализуемые стратегии;

      5) структура внешне хозяйственных связей предприятия;

      6) организационно-правовая форма предприятия;

      7) внешнеторговый контракт;

      8) перевозочные и товаросопроводительные  документы;

      9) таможенные документы;

      10) экспортная и импортная лицензия;

      11)документы  для регистрации участника внешнеэкономической  деятельности;

      12) платежные документы; документы,  оформляющие валютные операции;

      13) документы для зарубежной командировки и для приема иностранных партнеров;

      14) отношение персонала организации к современным информационным технологиям;

      15) владение руководителями и менеджерами необходимой и достоверной информацией при принятии управленческих решений;

      16) документооборот и его характеристики;

      17) средства передачи и преобразования информации;

      18) применяемые коммуникации;

      19) направления совершенствования информационного обеспечения на предприятии.

      Каждый  из источников обладает определенными  достоинствами и недостатками, поэтому  ни один из них в отдельности не может обеспечить достаточной полноты и достоверности собранной для исследования информации. Из этого следует, что необходимо использовать одновременно несколько источников сбора данных, постоянно корректируя их на основе появляющихся новых материалов. При этом можно собирать информацию как последовательно по всем иерархическим уровням, так и параллельно.

      Информацию  собирать и обрабатывать желательно за последние 3-5 лет. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Принципиальные  положения автоматизации  информационного обеспечения управления качеством 

      При системном подходе к построению и функционированию автоматизированной информационной подсистемы управления качеством информацию следует представлять в максимально приближенном к машиноориентированному виду. Такой подход предусматривает обмен информацией по прямым и обратным каналам связи как внутри каждой из субподсистем, подсистем и системы управления качеством в целом, так и с любой из подсистем и систем более высоких уровней управления.

      Для решения задач информационного  обеспечения систем управления качеством на предприятии исключительно важное место занимают компьютерные и сетевые технологии, которые могут повысить эффективность осуществления процессов обеспечения качества внутри предприятия и взаимодействие с партнерами, потребителями и другими структурами.  Наиболее перспективным применением компьютерных и сетевых технологий является интеграция связей внутренней сети, построенной на базе технологий интранет (с созданием внутренней структуры универсального портала предприятия), с интернет и экстранет (с построением внешней структуры портала предприятия).

      Использование современных информационных технологий по сравнению с традиционными  позволяет получить как временной  эффект, так и экономический.

      Очевидно, что в автоматизированном (или автоматическом) режиме доступ к информации без участия управленческого персонала должен дозироваться.

      Систему информационного обеспечения следует  основывать на совокупности унифицированных  показателей качества, их классификации  и типовых формах документов, фиксирующих эти показатели. При этом всю информацию, используемую при управлении качеством, целесообразно классифицировать по видам, например показатели качества продукции, услуг и труда; внутренняя информация (отказы при испытаниях продукции, дефекты и брак при изготовлении, производственные потери и др.); внешняя информация (замечания по эксплуатации, наличие рекламаций, требования потребителей и др.)

      Состав  и содержание информационного обеспечения управления качеством определяется продукцией, услугами и их свойствами, организационной структурой управления предприятием и функциями системы управления качеством. Оно должно осуществляться на всех стадиях жизненного цикла продукции и уровнях управления производством. Необходимо отметить характерные недостатки информационного обеспечения.  Во-первых, отсутствует достаточно полная научно-техническая и экономическая информация о техническом уровне продукции, лучших аналогах за рубежом, затратах на качество. Во-вторых, поступает информация, которая не всегда используется разработчиками при проектировании новой продукции. В-третьих, информационное обеспечение недостаточно полно регламентировано НТД, в частности стандарт предприятия. В-четвертых, не отвечают современным требованиям автоматизированные системы сбора и обработки информации о качестве. В основном, автоматизируются только частные задачи учета качества труда, потерь от брака и рекламаций, в меньшей степени автоматизированы процессы управления качеством на стадии исследования и проектирования (особенно при прогнозировании потребностей технического уровня и планировании повышения качества), при исследовании изделий в условиях эксплуатации.