Информационные технологии по учету движения договоров в туроператорской деятельности

Министерство образования и  науки Российской Федерации

Федеральное агентство  по образованию

Государственное образовательное  учреждение

высшего профессионального  образования

«РЫБИНСКАЯ ГОСУДАРСТВЕННАЯ  АВИАЦИОННАЯ

ТЕХНОЛОГИЧЕСКАЯ АКАДЕМИЯ имени П. А. Соловьева»

Факультет заочного обучения

Кафедра «Экономики, менеджмента  и экономических

информационных систем»

Контрольная работа

по дисциплине

«Информационные технологии в экономике»

по теме:

«Информационные технологии по учету движения договоров в туроператорской деятельности»

Рыбинск 2010

Содержание

1.Цели и обоснования создания  информационной технологии

1.1. Анализ  действующей технологии

Туризм - важный элемент  общественной и экономической жизни.

Он отражает законное желание человека посетить новые  места и впитать различные  культуры, так же как и извлечь выгоду из деятельности или отдых вдали от места проживания или места работы.

Эта важная экономическая  статья актива для многих регионов и городов делает особый вклад  в экономическую и социальную связь периферийных регионов. Туризм являет собой хороший пример существенной связи, которая существует между экономическим развитием и окружающей средой, со всеми сопутствующими выгодами, напряжениями и потенциальными конфликтами.

Воздействие туризма очень сильно зависит от вида туризма, поведения  туристов и качества туристических услуг. Большая часть давления на окружающую среду исходит от массового туризма в прибрежных и горных районах, которое, скорее всего, значительно вырастет в последующие десятилетия.

Для предприятий туристского  бизнеса, работающих в условиях рыночной экономики, часто имеют место экономические ситуации, связанные с колебанием спроса на отдельные туры по причинам сезонности и другим. Это влечет за собой изменение объемов производства туристских услуг и их продаж, что, в свою очередь, существенно влияет на себестоимость услуг и финансовые результаты тур фирмы.

В настоящее время  принят Федеральный закон “Об  основах туристской деятельности в  Российской Федерации”. Этот закон  важен прежде всего в том смысле, что государство признает туризм одной из приоритетных отраслей экономики Российской Федерации и публично определяет основные принципы, цели и направления государственного регулирования туристской деятельности.

Туризм и информация неразделимы: решение о поездке  принимается на основе информации; сам тур в момент покупки - тоже только информация; информацией обмениваются сотни раз в день все участники туристического рынка ... значит, нужно уметь работать с информацией, собирать, обрабатывать и принимать на её основе единственно верное решение.

  Поэтому развитие информационных технологий в туризме должно быть одним из первоочередных, на чем я и акцентировал внимание  в своей  курсовой работе.

            Туризм в России - одна из самых  перспективных и быстроразвивающихся  индустрий. Сдерживающим фактором для бурного и качественного роста является низкая информационная грамотность и слабые коммуникации.

  Менеджмент, персонал  и автоматизация - вот то, что  даст шанс обойти конкурента  и обеспечит турфирме успех!

  Используя преимущества  компьютерных технологий, современная туристическая компания, уверенно и успешно работает сегодня, закладывая фундамент завтрашнего процветания.

1.2. Процесс  автоматизации туристического агенства

Как в общем виде выглядит технологический процесс работы туроператора, имеющего толковую систему автоматизации? Прежде всего наполняются удобные и полные справочники отелей, рейсов, партнеров и т. д., которые нуждаются, к сожалению, в поддержании и сопровождении. Скажем, грамотно сопровождаемый справочник партнеров позволит туроператору оперативно разослать необходимую информацию, не выходя из системы, отправить по факсу или e-mail счет агенту, сделать рассылку спецпредложений. Заполненный справочник рейсов даст точную информацию о возможности формирования индивидуального тура. В календаре можно будет легко увидеть те даты, когда есть рейс.

   Особенно важно вводить цены. Формирование турпродукта из составляющих - отеля, рейса, визы, страховки, дополнительных услуг и т.д. - требует наличия цен этих составляющих. Однако в результате туроператор имеет и общую брутто/нетто цену заявки, и, соответственно, свой доход. Сразу становится видно, сколько и какому партнеру должен туроператор и сколько должны ему. К огромному сожалению, приходится констатировать, что некоторые туроператоры, уже установившие у себя программное обеспечение, не уделяют наполнению и поддержанию справочников должного внимания. В этих случаях отдача от программного обеспечения не может быть полной. Как компьютер, работающий лишь как усовершенствованная печатная машинка, так и программное обеспечение, используемое не на все 100 процентов, - неоправданная роскошь.

   Большинство серьезных программных продуктов, имеющихся сегодня на рынке, весьма требовательно к вычислительной технике, поэтому нерациональное использование программного обеспечения неоправданно вдвойне. Итак, основа успешной работы - заполненные справочники и классификаторы. Далее с помощью удобных полнофункциональных приложений вы сможете максимально быстро и, что особенно важно, без ошибок за счет системы всевозможных подсказок и контролей оформить заявку, сформировать тур, осуществить оплату или получить статистический материал.

При этом если в системе  уже есть анкетные данные туриста (постоянный клиент), вводить заново их не надо. Вы быстро получите анкету в любое посольство, а можете сделать это позже. Естественно, бухгалтер регистрирует и контролирует оплату туров по каждой заявке, по партнеру и в целом по туру (заезду), формирует книгу продаж и первичных бухгалтерских документов: счетов, счетов-фактур, приходных и расходных ордеров. После того как тур заполнен, а может быть, и до того вы сможете напечатать всей группе или каждому отдельному туристу, ваучер, путевку, страховку любой страховой компании, авиабилет любой авиакомпании. Сформируете и отправите принимающей стороне необходимые списки групп, руминг-листы, а если у вас есть прямая связь с принимающей стороной, они получат все необходимое сами.

   Взаимоотношения с принимающей стороной - особая статья возможной экономии. Хорошо, если туроператор посылает заявки и списки по e-mail, а не по факсу. Иначе накладные расходы возрастают невообразимо.

   По большому счету, схема взаимодействия туроператор - принимающая сторона должна быть следующей. Принимающая сторона формирует свой прайс-лист, основанный на предложениях отелей, далее для различных рынков делаются различные наценки (mark up) по сезонам, и эти цены автоматически попадают к туроператорам. После этого туроператору уже нет необходимости вводить цены отелей. Экономия колоссальная. Далее каждая введенная туроператором заявка автоматически попадает к принимающей стороне и обрабатывается (подтверждается / не подтверждается), после чего она снова у туроператора. Если же у туроператора существует система бронирования ресурсов через Интернет, то и заявки вводит не туроператор, а агентство самостоятельно осуществляет бронирование.

   Технические решения всех этих задач существуют, и уже в ближайшее время турфирмы, не использующие новые технологии, окажутся вне конкуренции (в печальном смысле). Нужно отдавать себе отчет в том, что внедрение полноценной системы - процесс длительный и трудоемкий и по мановению волшебной палочки ничего не делается. Двигаться можно и нужно постепенно. Быть или не быть.

1.3.Современные  системы бронирования

  Развитие Интернет позволило не только удешевить средства связи, но и получить реальную возможность работать всем участникам туристического рынка как единому офису. Работа с глобальными системами бронирования через Интернет позволяет агентству не только получать оперативную и достоверную информацию о ценах и количестве свободных мест в любой момент времени, но и иметь возможность следить за прохождением заказа на всех этапах его осуществления.

Технология работы построена  на сложных командах, а справка, заложенная в систему, представляет собой простой текст. В этих системах нет фотографий, карт и другой графической информации. Обучение работе в таких системах стоит дорого и не всем по карману. Самостоятельно сотрудник сможет работать с CRS не раньше, чем через год.

  Через эти системы в основном реализуются авиа и железнодорожные билеты.  Создателями таких систем являются авиакомпании, и соответственно, основной задачей для них является реализация авиабилетов. Продажа билетов не требует графического представления информации. Подключение к ним обходится в 1000-2500$. Ежемесячные затраты для работы с этими системами составляет от 200$ до 800 $, что не всегда по карману небольшим фирмам. На данный момент с такими системами в основном работают крупные туроператоры, реализующие билеты.

Многие фирмы, отвечающие за эксплуатацию классических CRS, ведут  разработки программ, позволяющих работать с этими системами через Интернет. Молодые системы бронирования используют в качестве средств связи - Интернет, а в качестве терминала - обычный компьютер. Затраты на работу через них невысоки и доступны даже небольшим фирмам.

1.4. Информационная технология

Основу новой информационной технологии составляют распределенная компьютерная техника, «дружественное»  программное обеспечение и развитые коммуникации. Я предлагаю такую информационную технологию, при которой произойдет слияние функций сбора и обработки информации с функцией принятия решений.

Цели:

• Создание приоритетной туристской деятельности на территории города и гарантировало налоговые льготы субъектам малого предпринимательства, развивающим свою деятельность в данном секторе экономики;
• Повышение эффективности функционирования технологии за счет оперативности и повышения качества принимаемых решений;
• Совершенствование оперативности работы;
• Сокращение объема бумажного документооборота;
• Отсеивание хотя бы части фирм авантюристов, живущих одним днем и не заинтересованных в длительной работе на рынке туризма;
• Растущее число и влияние объединений туроператоров и турагенств;
• создание единых автоматизированных систем бронирования мест;
• Страхование при осуществлении туристской деятельности;
• создание условий для деятельности, направленной на воспитание, образование и оздоровление туристов;
• охрана окружающей природной среды;
• защита прав и интересов туристов, обеспечения их безопасности.

1.5. Сложности

В настоящее время туристы жалуются на существование фирм-авантюристов, постоянную смену их видов, и поэтому реже прибегают к помощи туристических агенств по планированию отдыха. В нашей стране не так и много хороших туристических фирм, т.к. она должна иметь лицензию, следить за безопасностью туристов и стараться не только получить как можно больше прибыли, но и еще создать благоприятный отдых для туриста.

Туроператоры  и турагенты обязаны предоставить туристам исчерпывающие сведения об особенностях путешествий, а также об опасностях, с которыми они могут встретиться при совершении путешествий, и осуществить предупредительные меры, направленные на обеспечение безопасности туристов.

Туроператоры  и турагенты обязаны незамедлительно информировать органы исполнительной власти и заинтересованных лиц о чрезвычайных происшествиях с туристами во время путешествия, а также о не возвратившихся из путешествия туристах.

Туристы, предполагающие совершить  путешествие в страну (место) временного пребывания, в которой они могут подвергнуться повышенному риску инфекционных заболеваний, обязаны проходить профилактику в соответствии с международными медицинскими требованиями

В целях продвижения  туристского продукта на мировом  туристском рынке федеральный орган исполнительной власти в сфере туризма должен создавать представительства за пределами Российской Федерации.

Как видим, нестабильность туристических фирм несомненно играет отрицательную роль, особенно в период перехода российской экономики к рыночным отношениям.

2. Необходимость внедрения новой  информационной технологии

Охарактеризуем типичные виды нарушений: нарушение порядка постановки на учет в туристическом агенствепредоставление не всех нужных документов; нарушение порядка хранения документов, связанных с путевкой; действия, направленные на неправомерное уменьшение стоимости путевки.

Работа современного туристического агенства немыслима без Управления информатизации. Должна широко вестись разработка и внедрение компьютерных программ, проверка ведение лицевых счетов клиентов, создание информационного банка данных. В практике работы туристического агенства должны развиваются системы автоматизированной обработки информации, а так же системы математических моделей анализа и прогнозирования, они позволят поднять деятельность по туризму на качественно новый уровень. Дальнейшие стратегические меры потребуют немалых инвестиций, которые требуется вложить в структуру туристической деятельности, но они быстро и с лихвой окупятся. При  всех существующих проблемах по туризму требуется переход на новые технологии.

3.Создание  информационной технологии по туроператорской1 деятельности

Моя технология позволит:

• подробно информировать клиента о ситуации на рынке продаж, предложить те курорты и недели, которые обладают лучшим обменным потенциалом;
• предоставить клиенту полную информацию о самом курорте и имеющихся в продаже средств размещения (студий и апартаментов);
• может оказывать услуги по проверке достоверности информации по неделям, приобретаемым на вторичном рынке;
• предоставит возможность обдумать несколько предложенных вариантов для принятия правильного решения;
• не будет требовать принятия молниеносного решения с немедленной оплатой;
• может принять заказ и подобрать курорт исходя из ваших конкретных пожеланий;
• должна выступать гарантом легальности сделки и правильности юридического оформления документов и перед покупателем и перед продавцом.

Ограничения по созданию информационной технологии

• Немаловажен вопрос надежности хранения и конфиденциальности личных данных о туристах.
• Стоимость разработки не должна превышать экономический эффект от ее внедрения;

Предлагаемая технология обеспечит функционирование систем в реальном масштабе времени, создание единой информационной базы. В основе данной стратегии управления заложены основные принципы функционирования существующей информационной технологии с некоторыми дополнениями и изменениями:

• Урегулирование взаиморасчетов между туроператором или турагентом, направляющим туриста, и туроператором по приему или лицами, предоставляющими конкретные услуги, входящие в тур, осуществляется на основании туристского ваучера;
• Формирование базы данных поставщиков;
• Хранение информации в базе данных с использованием технологии «клиент – сервер», что позволяет повысить надежность хранение данных и скорость их обработки;
• Формирование и обработка заявок туристов;
• Возмещение убытков при расторжении договора осуществляется в соответствии с фактическими затратами сторон;
• совершенствование туристической деятельности с целью ее упрощения, придания пунктам договора большей прозрачности, снижения стоимости путевки,;
• установление жесткого оперативного контроля за соблюдением правильности предоставленной информации от клиента (документы);
• должны быть предприняты меры по борьбе с фирмами-авантюристами путем ужесточения контроля за всеми существующими фирмами и движением денежных средств в туристических агенствах;
• Страхование туристов на случай внезапного заболевания и от несчастных случаев;
• ввести порядок обязательного бронирования мест;
• установка устройств быстродействующей печати и линия подготовки документов к почтовой рассылке.

Основными функциональными подсистемами информационной технологии будут являться:

• подготовка типовых отчетных форм;
• контрольная деятельность;
• методическая, ревизионная и правовая деятельность;

Подготовка типовых отчетных форм связана с формированием сводных таблиц статистических показателей, характеризующих типовые виды деятельности туристического агенства в части сбора денежных платежей и контроля за этим процессом.

Контрольная деятельность. В целях усовершенствования системы контроля плановые показатели по субъекту в целом сводят в единый файл. Таким образом, в распоряжении туристического агенства имеется удобная для использования сводная таблица.

Автоматизированный контроль за выполнением плана предполагает создание системы взаимосвязанных  файлов, когда итоговая информация одного файла становится исходной для другого.

Сведения в файле расположены  таким образом, что диагностика  выполнения плана осуществляется не только на каждое число конкретного  месяца, но и за предшествующие месяцы в целом, а также с нарастающим  итогом с начала года. Кроме того, программа предполагает ведение статистического наблюдения за выполнением плановых показателей в среднем за один рабочий день и за все отработанные дни месяца.

На любой день в автоматическом режиме формируются аналогичные  данные по поступлениям за предыдущие годы. Преимущества такой технологии очевидны: она дает возможность наблюдать за темпами роста собираемости в бюджет денег с помощью деятельности туристических фирм.

Сделать информацию более  наглядной помогут графики, построенные  в автоматическом режиме. Их можно построить по каждой стране, в которой отдыхают туристу что позволит установить их предпочтения. Подобная информация способствует повышению эффективности контроля задеятельностью туристического агенства.

Методическая, ревизионная и правовая деятельность. Здесь осуществляется сбор, обработка и анализ информации, поступающей от различных туристических агенств.

   Реализуемый мною  проект позволит значительно  повысить число туристов, что позволит очень скоро приносить ощутимую дополнительную прибыль.

Цель эксперимента

Главная цель эксперимента – проверить  техническое и технологическое  решение, которое позволяет повысить уровень обслуживания туристов, приблизив его к мировым стандартам.

Кроме этого должно происходить совершенствование оперативности работы и повышение производительности труда работников, осуществляющих решение задач по формированию и учету поставок материалов, за счет общей координации действий;

Технология  системы решает основные проблемы:

• происходит заранее бронирования мест;
• обеспечивает сокращение времени на оформление документов.
• Существует высокий уровень защиты информации;
• система имеет доступ к базам данных более высокого уровня;
• вся информация о туристе сохраняется в базе данных;
• программа имеет доступный и удобный интерфейс для облегчения работы;

3.1 Новая информационная  технология должна обеспечить:

1. возможность модернизации элементов, адаптация их к меняющимся условиям;
2. актуальность информации, хранящейся в базе данных;
3. достаточную и полную информацию для реализации ее основных функций, формировать выходную информацию в форме, удобной для восприятия пользователями;
4. совместимость всех элементов данной техгнологии;
5. надежность в эксплуатации и достоверность информации, однократность ввода исходной информации и многоплановое использование выходной информации;
6. комплекс технических средств, который обеспечивал бы реализацию управляющих алгоритмов, простоту ввода исходной информации, разнообразие вывода результатов обработки, простота и технологичность технического обслуживания, совместимость всех технических моделей как в программном, так и в информационном аспекте;
7. достижение целей создания информационной технологии;

4. порядок и  последовательность заполнения  договора

4.1.Документальное  оформление взаимоотношений турфирмы  с клиентом.

                Важным элементом обслуживания  клиента является документальное  оформление взаимоотношений. При этом документы могут быть разделены на три группы:                                                                                           

1. документы для заказа (заказ, лист бронирования, подтверждение бронирования);
2. документы для клиента (договор, путевка, ваучер, памятка, страховой полис, билет на транспорт);
3. документы, утверждающие личность туриста (паспорт, доверенность на детей и тому подобное);

Перечень документов применительно к конкретному  туру зависит от множества факторов: набор услуг, вид тура, страна назначения, индивидуальный или групповой тур, наличие   малолетних детей и так далее, и должен соответствовать нормативно-правовым документам России и страны (стран) пребывания (7, 13).

        Заявка туриста (группы туристов) на бронирование тура должна быть оформлена на специальном бланке. Заявка содержит сведения о намерении приобрести те или иные туруслуги.

В связи с тем, что  многие турфирмы предоставляют клиентам возможность расчетов по частям, от применяемой терминологии в вышеуказанном документе зависит его правовой статус. В случае если предварительная оплата определяется авансом, то заявка в соответствии со статьей 429 ГК РФ часть 1 признается в качестве предварительного договора, на основании которого в дальнейшем будет заключен основной договор, при этом предварительный может быть лишен юридической силы или включен в основной. Если предварительная оплата признается задатком, то в соответствии со статьями 380-381 ГК РФ наличие задатка свидетельствует о заключении договора – сделки, вследствие чего другой договор не требуется.

       Лист бронирования фактически является заявкой турагентства на предоставление туруслуг туроператором.

        Согласно Федеральному закону  « Об основах туристской деятельности  в РФ» реализация турпродукта осуществляется на основании договора.

        Договор заключается в письменной  форме и должен соответствовать  законодательству РФ. Согласно статье 10 Закона к существенным условиям  договора относятся:

        - информация о туроператоре или  турагенте (продавце), включая данные о лицензии на осуществление турдеятельности, его юридический адрес и банковские реквизиты;

        - сведения о туристе в объеме, необходимом для реализации турпродукта;

        - достоверная информация о потребительских  свойствах турпродукта, включая информацию о программе пребывания и маршруте путешествия, об условиях безопасности туристов, о результатах сертификации турпродукта;

        - дата и время начала и окончания  путешествия, его продолжительность;

        - порядок встречи, проводов и сопровождения туристов;

        - права, обязанности и ответственность  сторон;

        - розничная цена турпродукта  и порядок его оплаты;

        - минимальное количество туристов  в группе, срок информирования  туриста о том, что путешествие не состоится по причине недобора группы;

        - условия изменения и расторжения  договора, порядок урегулирования  возникших в связи с этим  споров и возмещения убытков  сторон;

        - порядок и сроки предъявления  претензий туристом. Иные условия определяются по согласованию сторон. Неотъемлемым приложением к договору фирмы с клиентом при продаже тура, в соответствии с вышеуказанным законом, являются туристская путевка или турваучер.

        Турпутевка – это документ, подтверждающий факт передачи турпродукта. В соответствие с ФЗ «Об основах туристской деятельности» турпутевка является письменным акцептом оферты туроператора или турагента на продажу турпродукта и неотъемлемой частью договора, а также документом первичного учета туроператора или турагента (16, 112). 

        Турваучер – это документ, устанавливающий право туриста на услуги, входящие в состав тура и подтверждающий факт их передачи. Согласно статье 10 Закона «Об основах туристской деятельности в РФ» на основании турваучера осуществляется урегулирование взаиморасчетов между туроператором или турагентом, направляющим туриста, и туроператором по приему или лицами, предоставившими конкретные услуги. Ваучер является официальным документом, который направляющая фирма выдает туристам - индивидуалам или руководителю группы как подтверждение их права получить от принимающей фирмы перечисленные в нем услуги. По прибытии туриста в пункт назначения ваучер передается принимающей стороне.

        Согласно законам «О защите  прав потребителей» и  «Об  основах туристской деятельности в РФ» туристу должна быть предоставлена достоверная и полная информация о предстоящем путешествии. Поэтому в комплект обязательных документов, выдаваемых клиенту, входит информационный листок и, при необходимости, другие документы

(программа, маршрут  пребывания, проспекты, каталоги, карта  метро и так далее).

        Некоторые посольства развитых  стран для получения въездной  визы ввели требование обязательного страхования. В связи с этим турфирмы

сотрудничают со страховыми компаниями путем заключения договоров страхования, на основании которого путешественникам выдается страховой полис или сервисная книжка, если полис групповой.

        При путешествиях в страны, неблагополучные  в отношении особо опасных  заболеваний (чума, холера, желтая лихорадка и другое), туристам должна выдаваться «Памятка гражданам, отъезжающим в страны, неблагополучные по особо опасным инфекциям». Памятка должна заверяться оператором и агентом, кроме этого она должна быть снабжена голограммой.

4.2. Заключение договоров.

  Поставщики - туроператоры.

  Для заключения  договоров с поставщиками, туроператор  может не всегда получить хорошие  условия, так как его возможности  по реализации турпродукта ограничены. В последнее время, понимая  эту проблему, некоторые туроператоры стали объединяться в пулы, но без единой системы учета для всех туроператоров, пул не может работать как единый механизм.