Инвентаризация в торговой организации

Инвентаризация в торговой организации

Понятие «инвентаризация» и в каких случаях она проводится

В ходе осуществления хозяйственной деятельности торговая организация имеет активы и пассивы.

Для того чтобы иметь представление о реальном финансовом состоянии организации, необходимо иметь достоверные данные обо всем имуществе, находящемся в ее распоряжении: количестве, состоянии, в котором оно находится, и правильности его оценки. Затем фактические остатки имущества сверяются с данными бух­галтерского учета. Такой процесс проверки имущества и обяза­тельств называется инвентаризацией.

То есть инвентаризация представляет собой определенную по­следовательность практических действий по документальному под­тверждению наличия, состояния и оценки имущества и обяза­тельств организации с целью обеспечения достоверности данных учета и отчетности. Можно сказать, что инвентаризация — это кон­трольная функция учета, позволяющая выявить случаи необосно­ванного уменьшения капитала хозяйствующего субъекта, вложен­ного в различные виды имущества (активов).

Вопросам, связанным с необходимостью проведения инвента­ризации активов и обязательств организации, придается большое значение в нормативном регулировании бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации.

Законодательство предоставляет организациям широкие воз­можности для использования инвентаризации в качестве действен­ного механизма регулирования и контроля порядка ведения бухгал­терского учета финансово-хозяйственной деятельности организа­ции в целях подготовки достоверной информации о ее финансовом положении в бухгалтерской отчетности.

Необходимость проведения инвентаризации подтверждается ст. 12 Закона о бухгалтерском учете:

«Для обеспечения достоверности данных бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности организации обязаны проводить ин­вентаризацию имущества и обязательств, в ходе которой проверя­ются и документально подтверждаются их наличие, состояние и оценка.

Порядок и сроки проведения инвентаризации определяются руководителем организации, за исключением случаев, когда про­ведение инвентаризации обязательно».

Инвентаризация имущества и обязательств коммерческих орга­низаций является не только важным общехозяйственным меро­приятием, но и элементом учетной политики. Согласно п. 3 ст. 6 За­кона о бухгалтерском учете порядок проведения инвентаризации имущества и обязательств организации утверждается при форми­ровании учетной политики.

Необходимо обратить особое внимание на это положение, так как во многих организациях (особенно в сфере малого бизнеса) инвентаризация либо вообще не проводится, либо проводится с нарушением установленных правил, когда формально заполняются инвентаризационные описи и составляются акты по данным реги­стров бухгалтерского учета (без проведения натуральной (вещест­венной) проверки).

Обратите внимание! Если бухгалтерская отчетность торговой организации в соответствии с законодательством должна в обяза­тельном порядке подтверждаться независимой аудиторской орга­низацией, то отсутствие документов о проведении инвентаризации имущества и финансовых обязательств перед годовой бухгалтер­ской отчетностью может служить основанием для отказа в выдаче Положительного аудиторского заключения о представленной к ау­диторской проверке бухгалтерской отчетности даже при отсутствии серьезных нарушений законодательства, регулирующего бухгалтерский учет и отчетность в Российской Федерации.

Законодательством предусмотрены различные формы и методы проведения инвентаризации, которые торговая организация может использовать при составлении порядка проведения инвентаризации с учетом специфики своей деятельности и задач, которые необходимо решить в ходе инвентаризации.

Виды инвентаризаций можно представить в виде таблицы:

Порядок проведения инвентаризации определяется организацией самостоятельно, за исключением случаев, когда инвентариза­ция является обязательной. Согласно п. 2 ст. 12 Закона о бухгалтерском учете организация обязана провести инвентаризацию следующих случаях:

«при передаче имущества в аренду, выкупе, продаже, а также при преобразовании государственного или муниципального уни­тарного предприятия;

перед составлением годовой бухгалтерской отчетности;

при смене материально ответственных лиц;

при выявлении фактов хищения, злоупотребления или порчи имущества;

в случае стихийного бедствия, пожара или других чрезвычай­ных ситуаций, вызванных экстремальными условиями;

при реорганизации или ликвидации организации;

в других случаях, предусмотренных законодательством Россий­ской Федерации».

Порядок проведения инвентаризации в торговой организации оформляется в виде приложения к приказу об учетной политике. Данный порядок включает график проведения плановых и внепла­новых инвентаризаций (в том числе обязательных) в отчетном году, даты их проведения, перечень имущества и обязательств, прове­ряемых при каждой инвентаризации.

Плановые инвентаризации проводятся в заранее установлен­ные сроки, внеплановые (внезапные) — неожиданно для матери­ально ответственного лица, чтобы установить наличие товарно-материальных ценностей. Сроки проведения внеплановых инвентари­заций не должны быть известны материально ответственным лицам. Внеплановые инвентаризации могут проводиться как по ре­шению руководителя организации, так и по требованию следствен­ных и контрольных органов.

Торговая организация самостоятельно решает вопросы прове­дения полной или частичной (выборочной) инвентаризации и отра­жает это в приказе об учетной политике, исходя из требований дей­ствующего законодательства.

Полная инвентаризация охватывает все без исключения виды имущества и финансовых обязательств торговой организации, а частичная (выборочная) — один или несколько видов имущества и обязательств, например, только денежные средства, товары и т.п.

Выборочная инвентаризация наличия товарно-материальных ценностей может проводиться в случаях обнаружения нарушения порядка и сроков проведения инвентаризации, а также в случаях установления фактов списания материальных ценностей по неза­конным операциям или неправильно оформленным документам. В период между инвентаризациями в торговых организациях рекомендуется систематически проводить выборочные инвентаризации товаров в местах их хранения.

Основная задача выборочных инвентаризаций в межинвентаризационный период — контроль сохранности товарно-материальных ценностей, выполнения правил их хранения, соблюдения материально ответственным лицом установленного порядка ведения первичного складского учета.

Торговая организация самостоятельно должна решить, в какие сроки будет производиться инвентаризация соответствующих активов и пассивов баланса, а также других объектов, числящихся на забалансовых счетах.

Обратите внимание! Порядок проведения инвентаризаций составляют таким образом, чтобы проверка наличия ценностей не влияла на нормальную работу торговой организации.

Инвентаризация имущества и обязательств проводится в обязательном порядке и в полном объеме перед составлением годовой бухгалтерской отчетности (но не ранее 1 октября отчетного года), кроме имущества, инвентаризация которого проводилась не ранее 1 октября отчетного года.

Кроме того, для некоторых видов имущества установлены иные сроки проведения инвентаризации. Согласно п. 27 Положения по ведению бухгалтерского учета инвентаризация может проводиться для основных средств — один раз в три года; для библиотечных фондов — один раз в пять лет.

Кроме того, данным бухгалтерским документом разрешено организациям, расположенным в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, проводить инвентаризацию товаров, сырья и материалов в периоды их наименьших остатков.

Основные цели инвентаризации

Как уже было отмечено, основным требованием, предъявляе­мым к бухгалтерской отчетности хозяйствующего субъекта, является ее достоверность, т.е. реальность статей баланса. Она обеспечивается, в частности, проверкой соответствия учетной оценки имущества организации его реальной (как правило, рыночной стоимости, т.е. инвентаризацией).

Основными целями инвентаризации являются:

— выявление фактического наличия имущества (как собствен­ного, так и не принадлежащего организации, но числящегося в бух­галтерском учете) в целях обеспечения его сохранности; а также выявление неучтенных объектов;

— определение фактического количества материально-произ­водственных ресурсов, использованных в процессе производства;

— сопоставление фактически  полученных данных о наличии имущества в натуре с данными аналитического и синтетического учета (выявление излишков и недостач);

— проверка полноты и правильности отражения в учете оценки имущества и обязательств, а также возможность оценки товар­но-материальных ресурсов с учетом их рыночной стоимости и фак­тического физического состояния. В Законе о бухгалтерском учете подчеркивается необходимость подтверждения правильности и достоверности оценки имущества и обязательств, а не возмож­ность для руководителя организации устанавливать по результа­там инвентаризации оценку учитываемого объекта, которую он счи­тает правильной и достоверной;

— проверка соблюдения правил содержания и эксплуатации основных средств, использования нематериальных активов, а так­же правил и условий хранения товарно-материальных ценностей, ценных бумаг, денежных средств.

Основу любой инвентаризации составляет полная или выбороч­ная проверка фактического наличия материальных ценностей, иму­щественных прав и обязательств специально созданной в органи­зации комиссией. При этом различают два вида проверок: нату­ральную и документальную.

Натуральная проверка состоит в непосредственном наблюде­нии объектов и определении их количества путем подсчета, взве­шивания, обмера. Натуральной проверке подвергаются основные средства, материально-производственные запасы, наличные де­нежные средства и бланки документов строгой отчетности.

При документальной проверке наличие в организации имуще­ственных прав (нематериальных активов, расходов будущих перио­дов, дебиторской задолженности и др.) и финансовых обязательств подтверждается непосредственно документами.

В составе документальной проверки проводится бухгалтерская, или книжная, проверка, заключающаяся в сопоставлении записей непосредственно в регистрах бухгалтерского учета (в частности, при инвентаризации сумм начисленной амортизации, оценочных резервов).

Обратите внимание! Должностным лицам, ответственным за ведение бухгалтерского учета в организации, необходимо иметь в виду, что в соответствии с действующим законодательством нало­говые органы вправе налагать административные штрафы на долж­ностных лиц организации, виновных в ведении бухгалтерского уче­та с нарушением установленного порядка. В данном случае таким; нарушением может являться невыполнение требований Закона о бухгалтерском учете и Положения по ведению бухгалтерского учета в части проведения инвентаризаций.

Общие правила проведения инвентаризации

Порядок проведения инвентаризации и отражения в учете ее результатов регулируется Методическими указаниями по инвента­ризации имущества и финансовых обязательств, утвержденными приказом Минфина РФ от 13 июня 1995 г. № 49.

Для документального оформления проведения инвентаризации и отражения ее результатов в бухгалтерском учете торговой орга­низации применяются типовые унифицированные формы первич­ной учетной документации, утвержденные постановлением Госкомстата РФ от 18 августа 1998 г. № 88.

Для проведения инвентаризации руководитель торговой организации издает приказ (форма № ИНВ-22):

ПРИКАЗ

(ПОСТАНОВЛЕНИЕ, РАСПОРЯЖЕНИЕ) О ПРОВЕДЕНИИ ИНВЕНТАРИЗАЦИИ

Для проведения инвентаризации              

назначается рабочая инвентаризационная комиссия в составе

:
Председатель комиссии              _______ (ФИО)

      должность

Члены комиссии:               _______ (ФИО)

      должность

                                           _______ (ФИО)

      должность

                                           _______ (ФИО)

      должность

Инвентаризации подлежит __________

наименование имущества, обязательства

К инвентаризации приступить «________»              года

и окончить «              »              года

Причина инвентаризации             

контрольная проверка, смена материально ответственных лиц, переоценка и т.д.

Материалы по инвентаризации сдать в бухгалтерию.

не позднее «____________» года

Руководитель   ________________       Подпись                     

расшифровка подписи

Обратите внимание! Участие материально ответственных лиц при проведении инвентаризации обязательно!

Данный приказ регистрируется в журнале учета и контроля за выполнением приказов о проведении инвентаризации (форма №ИНВ-23).

Приказ о проведении инвентаризации готовится, как правило, не менее чем за 10 дней до наступления срока проведения инвен­таризации.

Для проведения инвентаризаций в организации торговли соз­даются инвентаризационные комиссии:

       постоянно действующая, в организационно-контрольные функции которой входит проведение плановых инвентаризаций, а также выборочных инвентаризаций и контрольных проверок в ме­жинвентаризационный период. В течение года — в межинвентаризационный период — в торго­вых организациях с большой номенклатурой товаров могут прово­диться выборочные инвентаризации материальных ценностей в местах их хранения;

       рабочая комиссия, которая непосредственно проводит пла­новые   инвентаризации   материальных   ценностей   и   денежных средств в местах их хранения, участвует в определении результа­тов   инвентаризации.   Рабочие   инвентаризационные   комиссии обычно создаются при большом объеме работ или территориаль­ной разобщенности имущества для одновременного проведения
инвентаризации имущества и финансовых обязательств. Рекомен­дуется утверждать рабочие комиссии на весь отчетный год с возложением на них обязанностей по проведению разовых инвентариза­ций;

       разовая комиссия — в каждом конкретном случае состав комиссии утверждается руководителем организации при проведении инвентаризации по мере необходимости — по проверке и выборочной инвентаризации.

Персональный состав постоянно действующих и рабочих инвентаризационных комиссий утверждается руководителем организации в приказе об инвентаризации. В нем же конкретизируется состав имущества, подлежащего инвентаризации, причины инвентаризации (контрольная проверка, смена материально ответственного лица, переоценка и др.), определяются порядок и сроки ее проведения и назначается председатель инвентаризационной комиссии.

Вещественная и документальная проверка фактического наличия имущества и обязательств проводится инвентаризационной комиссией коллегиально.

Отсутствие хотя бы одного члена комиссии при проведении инвентаризации служит основанием для признания ее результатов недействительными. Это правило распространяется на все в инвентаризации.

Для проведения инвентаризации в торговой организации, как правило, создается постоянно действующая инвентаризационная комиссия. При малом объеме работ и наличии в организации ревизионной комиссии проведение инвентаризаций допускается возлагать на нее. Если объем работ велик и одной комиссии с ним не справиться, то создается несколько рабочих инвентаризационных комиссий.

До проведения инвентаризации важно убедиться, что в организации четко организовано складское хозяйство и контрольно-пропускная система.

Для этого инвентаризационной комиссии рекомендуется проверить следующие факты:

1)     осуществляется ли охрана территории торговой организации и оборудованы ли помещения пожарно-охранной сигнализацией;

2)     заключены ли фактически и правильно ли оформлены договоры о полной индивидуальной или бригадной материальной ответственности с работниками, которым переданы ценности для сохранения и использования;

Образец

РАСПИСКА

К началу проведения инвентаризации все расходные и приходные документы на товарно-материальные ценности сданы в бухгалтерию и все товарно-материальные ценности, поступившие на мои (нашу) ответственность, приняты к учету, а выбывшие списаны расход.

Материально ответственное (ые) лицо (а):

(подпись)

(должность)

(подпись)

(должность)

Аналогичные  расписки дают и лица,  имеющие  подотчетные суммы на приобретение (или доверенности на получение) имущества. Таким образом, полнота передачи первичных документов подтверждается  расписками материально ответственных лиц, также расписками держателей подотчетных сумм или доверенностей на получение материальных ценностей.

Обратите внимание! Согласно Закону о бухгалтерском учете если в организации отсутствует материально ответственное лицо, то им является руководитель организации.

Подготовительные мероприятия к проведению инвентаризации предусматривают еще и разработку внутренних нормативных документов — правил, инструкций, распоряжений и т.п., регламентирующих деятельность комиссий на каждом этапе проведения инвентаризации.

В указанных внутренних документах необходимо отразить:

       конкретную методику проведения инвентаризации с учетом специфики деятельности данной организации,

       соответствующие описания действий членов рабочих комиссий при проверке наличия и состояния отдельных объектов,

       порядок получения подтверждений учетных данных контрагентами организации — поставщиками, покупателями, банками, налоговыми органами и др.,

       порядок урегулирования претензий к работе инвентаризационных комиссий

       типовые формы необходимых первичных учетных документов (предусмотренные соответствующим постановлением Госкомстата России) для оформления результатов инвентаризации, разрабо­танные и утвержденные организацией самостоятельно.

Председатель комиссии до начала проведения инвентаризации визирует все представленные приходные и расходные документы, приложенные к реестрам (отчетам), с указанием «до инвентариза­ции  на «              » (дата)», что является для бухгалтерии основанием для определения остатков имущества к началу инвентаризации по учет­ным данным.

Грубейшей ошибкой является заполнение инвентаризационных описей со слов материально ответственных лиц.

Если товары хранятся на нескольких складах, то желательно, чтобы инвентаризация всех ценностей проводилась одновременно. Кроме того, должен быть обеспечен контроль поступления и выбы­тия товарно-материальных ценностей во время проведения инвен­таризации. В тех случаях, когда можно остановить приемку (выда­чу) товаров на складах во время инвентаризации, это должно быть сделано.

Товарно-материальные ценности, поступающие во время ин­вентаризации, принимаются материально ответственными лицами в присутствии членов инвентаризационной комиссии, приходуются по реестру или товарному отчету после инвентаризации и вносятся в отдельную опись под наименованием «Товарно-материальные ценности, поступившие во время инвентаризации». В описи указы­ваются дата поступления, наименование поставщика, дата и номер приходного документа, наименование товара, количество, цена и сумма. Одновременно на приходном документе за подписью пред­седателя инвентаризационной комиссии (или по его поручению — члена комиссии) делается отметка «После инвентаризации» со ссылкой на дату описи, на которую записаны эти ценности.

При длительном проведении инвентаризации в исключительных случаях и только с письменного разрешения руководителя и глав­ного бухгалтера торговой организации в процессе инвентаризации товарно-материальные ценности могут отпускаться материально ответственными лицами в присутствии членов инвентаризационной комиссии. Эти ценности вносятся в отдельную опись под наимено­ванием «Товарно-материальные ценности, отпущенные во время инвентаризации». Опись оформляется аналогично документам на товарно-материальные ценности, поступившие во время инвента­ризации. В расходных документах делается отметка за подписью и члена комиссии.

Если инвентаризация имущества проводится в течение не скольких дней, то помещения, где хранятся товарно-материальные ценности, по окончании работы при уходе инвентаризационной комиссии должны быть опечатаны. Во время перерывов в работе инвентаризационной комиссии (в обеденный перерыв, в ночное время, по другим причинам) описи должны храниться в ящике (шкафу, сейфе) в закрытом помещении, где проводится инвентаризация.

В любом случае на дату проведения инвентаризации должно быть известно учетное количество и стоимость инвентаризуемых ценностей. Как показывает практика, это условие зачастую не выполняется, что является грубым нарушением правил учета, поскольку позволяет манипулировать учетными регистрами, поскольку известно количество ценностей, имевшихся в наличии на дату проведения инвентаризации.

После осуществления всех необходимых подготовительных мероприятий производится опись имущества и обязательств, т.е., проводятся их вещественная и документальная проверки.

Обратите внимание! Описи имущества и обязательств начинаются с получения последнего на момент инвентаризации товарного отчета со всеми документами, отчета о движении денежных средств и расписки от материально ответственного лица.

Члены инвентаризационной комиссии пересчитывают (взвешивают, обмеривают) в присутствии материально ответственных лиц имущество и составляют инвентаризационные описи. Вещественная и документальная проверки осуществляются,  как правило, сплошным методом, т.е. пересчитываются абсолютно все ценности. Это процесс достаточно трудоемкий, но действующие нормативные документы позволяют применять упрощенные способы инвентаризации лишь в некоторых случаях. В частности, если товары хранятся в неповрежденной упаковке поставщика, их количество определяется на основании данных об этих материальных ценностях по спецификации или маркировке, имеющейся на упаковке, также на основании накладных и счетов-фактур. При этом обязательно на выбор проверяется часть таких товаров. Если выборочной проверкой установлены расхождения между фактическим наличием и данными, показанными в спецификациях или маркировках поставщиков, рабочая инвентаризационная комиссия обязана произвести полную проверку фактического наличия таких товарно-материальных ценностей.

Вес или объем навалочных материалов определяется по дан­ным обмера с помощью технических расчетов. Например, при инвентаризации круглого леса, пиломатериалов и другой лесопродукции их фактическое наличие определяется в соответствии с ГОСТами и РТУ.

При инвентаризации крупногабаритного металла:

балок, швеллеров, толстолистового проката, крупно сортового проката, заготовок для переката, слитков и др. сплошное взвешивание этой металлопродукции может быть заменено подсчетом числа единиц одного размера и профиля и умножением на вес од­ной единицы, определенный как среднеарифметический в результате взвешивания нескольких (не менее пяти) единиц. В тех случа­ях, когда продукция в соответствии с обязательными правилами принимается от поставщиков по теоретическому весу или метражу, вещественная проверка такой продукции производится также по теоретическому весу или метражу. При инвентаризации, например, вентиляционного оборудования и кондиционеров кроме проведе­ния наружного осмотра следует проверить наличие паспортов и инструкций по монтажу и эксплуатации, а также комплектность согласно паспорту. Заводской номер и год выпуска, тип и номер вентилятора, завод-изготовитель, номер ГОСТа указаны на бирках, прикрепляемых к оборудованию. Некоторые вентиляторы могут быть поставлены поставщиком без электродвигателей, что должно быть указано в паспортах. При осмотре следует выявить и отобрать для первоочередной продажи или использования по назначению вентиляторы со следами деформации, коррозии или более ранних выпусков.

Если проводится инвентаризация большого количества весовых товаров, один из членов инвентаризационной комиссии и материально ответственное лицо раздельно ведут ведомости отвесов. В конце рабочего дня или по окончании взвешивания данные этих ведомостей сличают и выверенный итог вносят в опись. Акты обме­ров, технические расчеты и ведомости отвесов прилагаются к результатам проверки.

При инвентаризации товаров используются формы:

       № ИНВ-2 — МНВ-7,

       ИНВ-8, ИНВ-8а,

       ИНВ-9,

       ИНВ-19

и приказы по формам

       № ИНВ-22 — ИНВ-26.

После проверки фактического наличия материальных ценностей составляются акты инвентаризации и инвентаризационные описи. Причем основной формой первичной документации для учета результатов вещественной инвентаризации является инвентаризационная опись, а для учета документальной инвентаризации — акт инвентаризации.

Формы инвентаризационных описей и актов инвентаризации утверждены постановлением Госкомстата РФ от 18 августа 1998;; №88: