Использование информационных технологий для организации кадроого делопроизаодства

МИНОБРНАУКИ РОССИИ 

ФЕДЕРАЛЬНОЕ ГОСУДАРСТВЕННОЕ БЮДЖЕТНОЕ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ  УЧРЕЖДЕНИЕ ВЫСШЕГО ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО  ОБРАЗОВАНИЯ

«САНКТ-ПЕТЕРБУРГСКИЙ  ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УНИВЕРСИТЕТ

 ТЕХНОЛОГИИ  И ДИЗАЙНА» 
 

                                                  Кафедра  Информационных и управляющих систем (СЗПИ) 
 
 
 
 
 

Контрольная работа № 1 

По дисциплине Информационным технологиям

на тему «Использование информационных технологий организации кадрового делопроизводства»

Студентки Папсуевой Марины Анатольевны

Специальность Документоведение и документационное обеспечение управления (сокращенная образовательная программа) 

Курс 1, группа СЗ-44С

Шифр  зачетной книжки 1135241 
 
 
 
 
 

Санкт-Петербург

2012 г 
Оглавление

Введение 1

1. Автоматизированные системы в кадровом делопроизводстве 4

2. Место и состав кадровой документации 9

Заключение 12

Список  литературы 14

Введение

     Кадровое  делопроизводство – это ведение  документации по кадрам и управлению персоналом (предприятия): прием, заполнение, оформление, отправка документов, учет и контроль за их движением и исполнением, хранение и обновление документов.

     На  любом современном предприятии  немалое внимание уделяется вопросам грамотной постановки кадрового  учета. Это обусловлено в первую очередь тем, что сегодня все больше и больше процессов в деятельности субъектов хозяйствования требуют комплексного, планового и научного подхода, причем как правило, на стратегическом уровне. И дело здесь даже не в специфике конкретного предприятия (хотя, разумеется, свои особенности тоже играют определенную роль), а в реалиях сегодняшнего дня, к которым первую очередь можно отнести следующее: динамика рынка труда, обострение конкурентной борьбы, необходимость планомерного распределения трудовых ресурсов и др.

     Одно  из ключевых требований, предъявляемых  к работникам кадровых служб субъектов  хозяйствования, – умение пользоваться компьютером и вести кадровый учет с применением специально предназначенных программных средств. Поэтому кадровикам, которым ранее не доводилось работать на компьютере, сегодня приходиться овладевать современными приемами и методами работы.

     В настоящее время существует немало программных продуктов, специально адресованных сотрудникам кадровых служб. С их помощью можно автоматизировать все основные операции кадрового учета: ведение первичной документации, оформление отпусков, командировок, приема на работу и увольнения с работы, проведение тестирований, собеседований, планирование занятости и т. д. На основании введенных и обработанных данных можно получить множество разнообразных отчетных форм.

1. Автоматизированные  системы в кадровом делопроизводстве

     В конце ХХ в. произошла смена технологического базиса современного общества. На смену эпохе машин пришла эпоха информационных технологий. С каждым годом увеличивается объем информации, накапливаемой человечеством. Полная, достоверная, своевременно полученная информация является необходимым условием успешного функционирования любой организации. Поэтому широкое развитие получили информационные технологии – процессы, использующие совокупность средств и методов сбора, обработки, накопления и передачи данных (первичной информации) для получения информации нового качества о состоянии объекта, процесса или явления (информационного продукта).

     Основной  целью автоматизированной информационной технологии является получение посредством  переработки первичных данных информации  нового качества, на основе которой  вырабатываются оптимальные управленческие решения.

     Автоматизированная  информационная технология управления персонала организации  по кадрам с целью её формирования, организации, обработки, распространения и использования  соответствующими структурами подразделениями  или руководителями¹.

     Современные автоматизированные системы управления персоналом предназначены для оптимизации  работы в первую очередь руководства  и персонала Кадровых служб организаций  играют большую роль в повышении  производительности их труда. В частности, менеджеры по персоналу при помощи таких систем избавляются от выполнения рутинных операций при работе с кадрами. Автоматизированное хранение и обработка полной кадровой информации также позволяет эффективно осуществлять подбор и перемещение сотрудников. Кроме того автоматизированный расчет заработной платы с учетом информации о позиции о позициях штатного  расписания, отпусках, больничных командировках, льготах, и взысканиях дает возможность работникам бухгалтерии точно и оперативно начислять зарплату, формировать бухгалтерские отчеты, относить затраты на себестоимость. И это лишь некоторые из функций современных автоматизированных  систем управления персоналом.

     Существующие  в настоящее время на рынке  автоматизированные системы управления персоналом по их функциональной направленности условно можно разделить на следующие основные группы:

• многофункциональные экспертные системы, позволяющие проводить бизнес-процессы, такие как профориентация, отбор, аттестация, деловая оценка сотрудников организации и т.д.;
• экспертные системы для группового анализа персонала, выявления тенденций развития подразделений и организации в целом;
• комплексные системы управления персоналом, позволяющие формировать и вести штатное расписание, хранить полную информацию о сотрудниках, отражать движение кадров внутри организации, рассчитать заработную плату.

     Расширение возможностей внедрения новых информационных технологий в процессы управления персоналом призваны совершенствовать их в направлении оптимизации затрат на персонал и повышения эффективности управления организацией в целом за счет рационального использования его кадрового потенциала.

     Начинать  автоматизацию службы персонала  необходимо с кадрового учета. Большая  доля рабочего времени приходиться  именно на него. К тому же  при  не правильном ведении кадрового  учета неизбежны штрафные санкции контролирующих органов. Все это делает автоматизацию кадрового делопроизводства задачей первостепенной важности.

     В своем развитии ЭВМ прошли несколько  поколений, аналогично и программное  обеспечение, используемое в контуре  автоматизации деятельности предприятий  и организаций, прошло такой же путь: от отдельных расчетных программ к комплексам программ, к АРМам, комплексам АРМов и, наконец, к интегрированным  автоматизированным системам обработки  информации и управления, представляющим собой вершину системной интеграции. В настоящее время комплексные  системы автоматизации обеспечивают планирование всех ресурсов, но уже  явно наметился переход к корпоративным  системам, в которых производится реинжиниринг и перестройка бизнес-процессов  предприятия.

     Аналогичный путь прошли и системы автоматизации  кадрового делопроизводства.

     Наиболее  яркими представителями систем такого класса являются “1С Зарплата и кадры”, “Platinum”, “Ultima-S”, “Scala”, “Галактика”, “БОСС-Кадровик” и др. Для систем этой группы характерна узость базовой  версии, что требует достаточно большой  доработки и ведет к несовместимости  с новыми версиями системы. Сюда же можно отнести системы автоматизации  деятельности предприятий с включенными  в них модулями “Кадры”. К чести  авторов системы 1С следует отнести  быстрый прогресс в развитии и  улучшении кадрового модуля, что  вместе с возможностью использования  накопленных ранее данных и стоимостью делает эту систему весьма привлекательной  для вузов и организаций среднего размера.И, наконец, четвертая группа представлена комплексными системами  автоматизации деятельности предприятия, основанными на использовании системы  баз данных, охватывающих все сферы  деятельности предприятия. Среди предлагаемых на рынке систем на первый план выдвигаются  “Orakl-Кадры” и “NS2000”, представляющие собой системы четвертого поколения  и достаточно полно отражающие современный  уровень развития программно-аппаратного  обеспечения автоматизации деятельности предприятий. Основные отличия зарубежных интегрированных систем управления предприятием от российских заключаются в следующем:

• ориентация на хорошо структурированную иерархическую систему процессов, выполняемых на предприятии;
• опора на наборы стандартов, которым процессы должны удовлетворять, например стандарт ММAS;
• поддержка полного набора управляющих функций (в рамках процесса или предприятия): планирование – контроль отклонений (учет) – регулирование;
• наличие приложений, использующих методы, позволяющие оптимизировать решение ряда частных управленческих задач.

     Критерии  выбора программ автоматизации кадрового делопроизводства

     Каждый  потенциальный потребитель программного обеспечения, предназначенного для  автоматизации деятельности предприятия, естественно, свободен в своем выборе и оценках. Для такой категории  клиентов целесообразно предложить некий инструмент, позволяющий оценить  ту или иную программу среди их большого многообразия, т. е. предложить ему ряд критериев, позволяющих  выбрать программу для своих  требований. Причем критерии должны носить достаточно общий характер, а второстепенные критерии (объемы словарей справочников данных, удобство интерфейса и т. д.) при этом не учитываются. К таким  критериям относятся:

• функциональная полнота системы;
• возможность работы в сети. Все программы должны работать как в локальных, так и в глобальных информационно-вычислительных сетях. При этом стоимость программного обеспечения не должна резко возрастать с ростом количества рабочих мест;
• наличие сервисных функций.Разрабатывать дополнения и расширения к программе (даже если это называется настройкой) – задача не менеджеров по персоналу и даже не системных администраторов, а только самих разработчиков. Ведь менеджеры по персоналу в большинстве своем простые пользователи ПК, а не программисты и они должны иметь возможность доступа к дополнительным сервисным модулям и модулям расширения;
• наличие системы помощи и “защиты от дурака”. В большинстве современных систем должны быть предусмотрены развитая система контекстно-зависимой помощи и система защиты от ошибочных действий. Все люди, все могут ошибаться. Важнейшие записи внутри программы должны иметь окно подтверждения, а в случае ошибочных действий программа вообще должна их блокировать;
• интуитивно понятный “дружественный” интерфейс. Внешний вид должен быть интуитивно понятен, а работа с программой должна доставлять удовольствие. Нелогичность, непонятность размещения кнопок, отсутствие надписей и т. п. как правило, начинает замечаться только в процессе работы. Поэтому мы обращаем Ваше внимание на них заранее. Интерфейс должен характеризоваться максимально упрощенным доступом к различным пунктам меню внутри разделов;
• возможность стыковки. Имеется в виду не только стыковка с другими модулями системы (бухгалтерия, снабжение и т. д.), но и возможность связи с другими кадровыми системами (тестирования, анкетирования, обучения и т. п.).
 

2. Место и состав кадровой документации

     Документация  из личного состава образуется как  результат работы с кадрами предприятия, учреждения, организации (их подбор, перевод, подготовка, переподготовка и воспитание). Характеризует эта документация правовые, трудовые и служебные взаимоотношения  отдельной личности с учреждением.

     В документации из личного состава  отображается деятельность предприятия  по вопросам учета, принятия, перевода, подготовки, переподготовки, аттестации, награждения и пенсионного обеспечения  кадров и тому подобное.

     Служебные документы из личного складирует основанием для:

     а) предоставление гражданам документов, которые удостоверяют их личность, должность и профессию;

     б) получение льгот, стипендий, пенсий или другой финансовой помощи.

     Документация  из личного состава используется также в справочных целях.

     Особенно  растет значимость документации из личного  состава, когда работник достигает  пенсионного возраста.

     Самой характерной чертой кадровой документации является то, что она помехи отображает управленческую деятельность конкретных лиц, то есть является именной документацией. Не случайно документация из личного  состава лежит в основе фондов личного происхождения.

     За  функциями управления кадрами выделяют такие основные группы документов:

     - личные и личные документы  работников;

     - организационно предписывающая  документация;

     - первичная учетная кадровая документация.

     К группе личных документов работников относятся паспорт, трудовая книжка, военный билет, диплом, свидетельство, аттестат и другие документы, которые  юридическое подтверждают ведомости, что их работники сообщают о себе. К ним можно также отнести  удостоверение лица, документы о  семейном положении, стаже работы, специальность  и тому подобное.

     Личными также есть документы, выданные учреждениями своим работникам для целевого відрекомендування: пропуск, удостоверение, справка, которая  подтверждает место работы, посада, заработную плату. К личным документам за юридическим назначением можно  отнести заявления работников о  принятии на работу, освобождение или  перемещение, автобиографию, а также  документы личного дела, которые  характеризуют деловые и моральные  качества работника ~ аттестационное письмо, представление о назначении на должность, документы о награждении, присвоении почетных званий, ранга, завещание и  тому подобное.

     Организационно  предписывающая документация закрепляет трудовые правоотношения граждан с  учреждениями, предприятиями. Условно  ее можно разделить на те же разновидности, которые применяются в общем  делопроизводстве.

     Первичная учетная кадровая документация обеспечивает функцию учета работников и является накопителем данных, которые поставляет первичная регистрация, и следующее  обновление необходимых сведений о  составе и перемещении кадров.

     Классификация документов из личного состава.

     Исходя  из технологии регистрации и накопления информации из кадров, группу первичной  учетной кадровой документации разделяют  на две взаимоувязанные подгруппы:

     исходные (начальные) учетные документы; производные (повторные) учетные документы.

     Исходные  учетные документы заполняют  в соответствии с личными документами  граждан. Это: личный листок с учета  кадров, дополнения до личного листка, личная карточка и другие специализированные учетные документы.

     Производные учетные документы имеют второстепенный характер. Основное их назначение - обеспечить полную, достоверную информацию из всех направлений справочной, справочно  контрольной и отчетной работы. К  этой подгруппе учетных документов принадлежат: специализированы карточки персонального учета специалистов, журнальные (книжные) формы регистрации  учетных сведений (указательные списки, книги учета и тому подобное). Указана подгруппа документов наибольшей по объему и разделяется на документы: 1) из учета принятия, перевода и освобождения работников; 2) что фиксируют заработную плату; 3) относительно служебной аттестации и присвоения званий, категорий и  тому подобное; 4) какие отображают уровень  образования работников; 5) относительно зачисления к резерву кадров; 6) документы  из пенсионного обеспечения; 7) о  награждении, присуждении государственных  премий и тому подобное.

Заключение

     Информационные  технологии, внедряемые в сферу делопроизводства, можно условно разделить на три  класса или уровня. Системы первого  уровня (их можно определить как  автоматизированные системы управления бумажным документооборотом) обращаются не с документами как таковыми, а с сопроводительной документацией, представляя собой электронный  аналог журналов входящей и исходящей  документации, регистрационных карточек и т. п. Как правило, реквизиты  бумажного документа заносятся  в базу данных. Они позволяют определить место, где должен храниться сам  документ, установить, в распоряжение какого должностного лица он поступил, проконтролировать сроки его  исполнения и т. п. В принципе системы  такого уровня иногда позволяют разнести по рубрикам и словарям весь текст  документа, однако это остается очень  трудоемким и медлительным процессом.

     На  сегодняшний день этот уровень автоматизации  делопроизводства в государственных  учреждениях можно считать пройденным. Системы управления бумажным документооборотом  активно функционируют в ряде ведомств, но их ограничения уже  отчетливо осознаются. Организации, в свое время не внедрившие у себя такие системы, в сегодняшних  условиях стремятся миновать их и  начинать сразу со второго уровня.

     Ключевым  признаком этого второго уровня является наличие в системе полной электронной версии каждого документа, что позволяет вести полнотекстовый поиск по его содержанию, передавать документ по локальной вычислительной сети с одного рабочего места на другое, а также обмениваться документами  с внешним миром посредством  электронной почты. Нередко к  системе подключаются и справочные базы данных, информация которых используется в управленческой деятельности. Такие  системы имеют богатые возможности  поиска и средства разграничения  доступа к информации, часто включают в себя подсистемы сканирования и  распознавания текста (для создания электронных версий бумажных документов). Возможности управлять документооборотом с их помощью резко возрастают, но и стоимость их довольно высока – порядка сотен, а то и тысяч долларов на каждое рабочее место.

Список  литературы

1. Леонов  В. Кадровое делопроизводство на компьютере / Василий Леонов. – М.: Эскимо, 2011 – 386 с. + 1CD. (Компьютерные книги для практических задач).
2. Ловчева М.В. Управление персоналом: теория и практика. Делопроизводство в кадровой службе: Учебно-практическое пособие / под ред. А.Я. Кибанова. – Москва  : Проспект, 2012. – 80 с.
3. Журнал "Справочник кадровика", номер 4-2000