Использование презентаций в туризме

                                                        Содержание

Введение

1.    Смысл и назначение презентации……………………………………………...5

1.1. Структура презентации и работа с аудиторией……………………………...7

1.2. Речевая подготовка презентации и использование наглядных пособий…..10

2.    Специфика организации и проведения презентаций в туризме………........11

2.1. Использование на презентациях мультимедийных технологий...................17

Заключение…………………………………………………………………………..19

Библиографический список……………………………………………………...20
                                      Введение

Известное изречение «Кто владеет информацией, тот владеет миром» особенно актуально для сферы туристского бизнеса.

Туристский рынок - один из наиболее конкурентных рынков. В связи с этим особое значение приобретает разработка правильной программы маркетинга и последовательного осуществления ее мероприятий, таких как: исследование рынка, создание туристского продукта и его продвижение на рынке.

Огромную роль здесь играет рекламно-информационная деятельность, которая является одной из важнейших частей современного маркетинга.

Современный туризм невозможно представить без рекламы. Прежде всего, реклама наиболее значимый элемент коммуникационного комплекса. Она оказывает большое потенциальное влияние на все остальные элементы этого комплекса (может привлекать широкие массы людей).

Одним из средств реализации рекламно-информационных мероприятий, продвижения турпродукта туристского предприятия, является участие в выставочной деятельности, организация презентаций.

Презентация - это акция, организованная для общественного представления новых турпродуктов, демонстрации новых достижений или популяризации уже имеющихся конкретных туристских маршрутов, программ, услуг. Целью презентации является эффективное продвижение турпродукта, а также формирования положительного образа - имиджа туристской фирмы в целом.

Успешно организованная и проведенная презентация помогает более оперативной реализации коммерческой деятельности фирмы, посредством установления тесного сотрудничества с общественностью. Успешное же установление тесных контактов с многочисленными потребителями, партнерами и обществом в целом невозможно без достаточных знаний, опыта и компетентности руководителей туристских фирм в области «пабликрилейшнз» (наука о рыночных общественных связях), а, следовательно, и в области компьютерных технологий, как наиболее эффективного средства для установления полной гармонизации общественных связей.

Актуальность темы обусловлена тем, что в России фундаментальные основы презентации только зарождаются, и преимущественно применяются в крупнейших фирмах и компаниях, промышленно финансовых группах, шоу-бизнесе. Большинство туристских организаций не входят в этот список, хотя именно в отрасли туризма, исходя из специфики ее продукта, применение презентации наиболее обусловлено. Презентация является одним из эффективных средств продвижения турпродукта.

Цель работы: рассмотреть особенности использования презентаций в сфере туризма.

Задачи:

1.      Рассмотреть назначение и структуру презентации

2.      Изучить специфику организации и проведения презентаций в туризме

В написании работы использовались книги следующих авторов: Акулич И.Л., Алешина И.В., Антипов К.В., Гойхман О.Я., Пасмуров А.Я.

1. Смысл и назначение презентации

Презентация является самостоятельной акцией, мероприятие по своей форме не что иное, как представление фирмы, новой продукции или услуги для приглашенной аудитории[1.с,25].

Предметом презентации может быть открытие или создание фирмы, демонстрации новых достижений, нового имиджа компании.

Смысл презентации - обеспечить благожелательный прием презентуемому новшеству со стороны общественности.

Как правило, общественность на презентации представляют пресса и представители заинтересованных в предмете презентации групп и организаций. Именно их и следует в первую очередь убедить в достоинствах предмета презентации. Для этого обычно готовят пресс-релизы, слайды, видеосюжеты, развешивают схемы и диаграммы[3.с,46]. Планируют краткие выступления, как авторов, создателей новшества, так и специалистов, экспертов.

Презентации бывают следующих видов:

o        Презентация общественной организации (фирмы).

Целями такой презентации являются: создание имиджа фирмы среди деловых кругов, создание или воссоздание благоприятного образа фирмы, реклама имени фирмы.

o        Презентация услуги или товара.

Цели такой презентации: создание знания о новшестве, товаре или услуге на целевом рынке, ознакомление потребителей с новыми возможностями и дополнительной полезной информацией.

o        Презентация проекта.

Цель этого вида презентации - информирование людей о каком-либо проекте, определение обратной реакции к проекту, поиск заинтересованных партнеров и сотрудников в поддержке разработки и реализации проекта.

o        Презентация объема и содержания выполненных работ (отчет).

Цель - познакомить, предоставить определенной узкой группе людей результаты работ.

o        Презентация плана будущих планов и работ.

Такая презентация аналогична предыдущему виду презентаций. Целями её могут являться: информирование определенного круга лиц о намеченных планах, описание намеченных работ с целью подтверждения объекта презентации критическому анализу и изменению.

o        Информативные.

Когда оратор пытается обучить своих слушателей или описать им что-либо, его цель – проинформировать [5.с,12]. Некоторые информативные речи предназначены для того, чтобы познакомить слушателя с чем-то абсолютно новым для него.

o        Убеждающие.

Цель - это убедить слушателя.

o        Развлекательные.

Цель - развлечь, а, следовательно, ожидаемая реакция слушателей - удовольствие. Аудиторию можно развлечь не только прибегая к юмору, но и задействуя артистические способности или представляя вниманию слушателей яркие и неожиданные образы.

1.1. Структура презентации и работа с аудиторией

Проведение презентации включает этапы:

1. Определение целей и их приоритетов: привлечение новых клиентов, формирование имиджа, привлечение новых партнеров (поставщиков, потребителей, инвесторов).

2. Генерирование идеи (основного замысла) презентации; определение места и сроков проведения, состава участников (хозяев и приглашенных), примерного бюджета.

Лучше проводить презентации после обеда – в 15 часов. Длительность – 1,5-2 часа. После окончания коктейль или фуршет продолжительностью 1-2 часа. Приглашенным обычно рассылаются специальные приглашения с информацией, позволяющей гостю оценить целесообразность своего присутствия[9.с,54]. В приглашении следует указать место, время (от и до) проведения презентации, программу, состав участников и гостей, а также ориентиры и способы достижения места проведения.

3. Разработка сценария (программы). Открывает и ведет программу должностное лицо фирмы, представляющее ее собственной персоной. Ведущий должен уметь хорошо говорить, иметь хорошую дикцию и уметь вести себя публично.

Возможный сценарий может строится следующим образом:

1.      ведущий представляет руководителей фирмы присутствующим, и наоборот, - присутствующих отдельных наиболее интересных лиц всем остальным;

2.      показывается видеофильм длительностью 7-12 минут с сюжетами, отражающими инновационность, общественную значимость, актуальность, оригинальность, творческую технологическую научную художественную новизну объекта презентации;

3.      ведущий просит представителей фирмы сделать краткие сообщения  по вопросам, потенциально интересным для присутствующих, показать продукцию фирмы (если не в реальном воплощении, то в макете, либо с помощью проектора), другой демонстрационный материал;

4.      представители фирмы-хозяйки отвечают на вопросы присутствующих;

5.      слово предоставляется гостям для выступления с замечаниями, комментариями, пожеланиями и поздравлениями;

6.      приглашенным вручаются подарки, сувениры, рекламные листки, памятки, значки;

7.      коктейль, банкет, фуршет, а также развлекательная, менее формальная часть, предоставляющая приглашенным возможность установления контактов с представителями фирмы-хозяйки и друг с другом, неформального обмена информацией.

Установление таких контактов для многих участников может быть одной из основных целей посещения презентации. Это следует использовать и организаторам: пригласив интересных персон, можно рассчитывать на приход ряда других нужных фирме людей. Наиболее широкие возможности для контактов обеспечивает проведение приема «стоя», когда участники могут свободно перемещаться и общаться друг с другом[4.с,12]. Прием с рассадкой ограничивает контакты участника соседом справа и слева на длительный период, что препятствует широкому и свободному общению участников.

Работа с аудиторией

Для того чтобы деньги не были потрачены впустую, перед началом любой рекламной кампании, необходимо определить целевую аудиторию, на которую рассчитан данный товар или услуга. Этот подход применяется и при подготовке к проведению презентаций. Соответственно определив целевую аудиторию, мы уже можем достаточно точно предположить наклонности, интересы, читаемую литературу [5.с,32]. Конечно, желательно провести серьезные маркетинговые исследования, потому что ошибки на этом этапе способны привести к бесполезно израсходованным деньгам и времени.

Чем больше оратор сможет узнать об аудитории заранее, тем более удачной будет его речь.

Обычным недостатком среди ораторов является тенденция считать, что слушателю будет интересно то, что интересует их самих. Чтобы быть хорошим оратором, нужно принять ориентацию на слушателя. При подготовке речи нужно спросить себя, как бы вы себя чувствовали, если бы были на месте слушателя. До того, как вы ответить на этот вопрос, вы должны узнать о слушателе как можно больше. Это требует обязательной постановки нескольких вопросов:

o        Насколько велика будет аудитория?

o        Насколько образованы слушатели?

o        Какие профессиональные группы они представляют?

o        Какова представленная возрастная группа?

o        К какой социальной, политической или религиозной группе принадлежат слушатели?

Лучший способ проанализировать аудиторию - лично поговорить с группой. Приемлемая альтернатива - поговорить с несколькими людьми, которые, скорее всего, будут среди аудитории[5.с,39]. В случае, когда поговорить с типичным членом аудитории или вообще с кем-либо из аудитории неофициально невозможно, приходится наводить некоторые справки об аудитории, пользуясь доступной информацией.

Чем более сходны между собой слушатели по таким параметрам, как образовательный уровень, род деятельности, возраст и социальный статус, тем легче предсказать их отношение к сообщению. Чем более гетерогенной и разнородной будет аудитория, тем меньше прогнозов можно сделать о поведении слушателей.

1.2. Речевая подготовка презентации и использование наглядных пособий

Любое выступление состоит из трех основных частей: введение, основная часть и заключение. Основная часть сообщения имеет три элемента: центральная идея, основные мыли и подтверждающие материалы.

Центральная идея - это основная тема речи, которая должна быть ограничена одним предложением.

После определения центральной идеи необходимо подкрепить ее в сознании слушателей. Как только отобраны основные мысли, нужно найти способы, чем можно подкрепить их [9.с,12].   Среди методов поддержки чаще всего используются цитаты, примеры, аналогии и статистика.

Манера, в которой представляется начало речи, очень сильно повлияет на первое впечатление слушателей. У введения две основные цели: установить контакт со слушателями и привлечь его внимание.

В заключении речи следует снова коснуться центральной идеи. Хорошее заключение показывает слушателям, что тема полностью раскрыта.

Целенаправленная последовательность - это метод организации речи, основанный на анализе мыслительного процесса. Он состоит из 5 шагов:

1. Привлечение внимания.

2. Указание на потребность.

3. Способ удовлетворения потребности.

4. Наглядность результатов.

Структура презентации  должна быть последовательна и очевидна. Дополнительное преимущество последовательной презентации заключается в том, что и самому оратору легче запомнить ее, потому что в ней больше точных смысловых связей.

Использование наглядных пособий

Наглядные материалы помогают как выступающему, так и публике запомнить основные пункты выступления. Большинство формальных речей и презентаций включают в себя использование наглядных пособий.

Они нравятся, как и профессиональным ораторам, поскольку помогают убедить публику в своей точке зрения и помочь ей запомнить основные моменты, так и новичкам, поскольку отвлекают внимание слушателей от фигуры оратора.

Существуют два основных типа наглядных пособий:

Текстовые. Помогают слушателю следить за ходом развертывания аргументов. Используют зрительную память аудитории, помогая при этом в запоминании.

Графические. Иллюстрируют главные пункты выступления, создают образы, влияют морально и создают более глубокое и основательное впечатление от презентации [5.с,26].   Помогают в запоминании.

Как текстовые, так и графические наглядные пособия должны быть довольно просты (тексты, доски,  диаграммы, проекторы, слайды), т. к. зрители не могут одновременно и слушать оратора и анализировать и воспринимать сложные наглядные пособия.

Другие средства иллюстрирования речи: аудиозаписи, короткие тематические видеофильмы, компьютерные презентации и другие результаты технического прогресса, тоже могут использоваться в презентации, но следует отметить, что они требуют специального, профессионального оборудования.

2. Специфика организации и проведения презентаций в туризме

Важным методом продвижения в индустрии туризма является презентация, которая определяется как действие, нацеленное на заявление о себе или на завоевание популярности. Презентации очень часто используют туристские компании для представления своих программ или продуктов турагенствам[6.с,26].    Иногда эти мероприятия проводятся в виде формальных бесед старших менеджеров по продажам с соответствующим персоналом турагенств о новых программах и продуктах. Такие встречи полезны для компании не только как средство продвижения своего продукта, но и для получения информации о рынке из первых рук. Формальные беседы во время презентаций сопровождаются также демонстрацией видеоматериалов.

Если презентация проводится для потенциальных клиентов и нацелена на совершение сделок, а также на создание хорошего впечатления о себе, то для получения определенного успеха от проведения презентаций надо тщательно их планировать. В первую очередь необходимо точно определить дату и место ее проведения.

Хорошее помещение, выбранное в лучшем отеле или конгрессном центре, а также соответствующее оформление и оборудование могут в определенной степени повысить имидж компании[7.с,35].    Для большей посещаемости целесообразно проводить презентации в вечерние часы, особенно когда они нацелены на широкий круг потребителей. Так как многие туристские продукты связаны с проведением каникул, их целесообразно приур очивать к национальным или местным праздникам.

В целях экономии небольшие компании, особенно агентства путешествий, как правило, объединяются с другими организациями для совместного проведения презентации. Например, туроператоры при совместных презентациях могут брать на себя половину расходов, если они ожидают определенную отдачу от проводимого мероприятия. При продвижении того или иного туристского центра агентства обычно объединяются с национальными туристскими организациями.

Успех коммерческой деятельности на рынке туризма определяется, в первую очередь, привлекательным туристским продуктом. Но туристский продукт одновременно представляет собой совокупность сложных, разнородных элементов:

o        природные ресурсы (воздух, вода, солнце, ландшафт и пр.), исторически, культурные, архитектурные достопримечательности, которые могут привлечь туристов и побудить его совершить путешествие;

o        оборудование (средства размещения туристов, рестораны, оборудование для отдыха, занятий спортом и т.д.), которое само по себе не является фактором, влияющим на мотивацию путешествия, но при его отсутствие возникают многочисленные препятствия возможному путешествию;

o        возможности передвижения, которые в определенной мере зависят от моды на различные виды транспорта, используемые туристами. Такие возможности оцениваются скорее всего с точки зрения их экономической доступности, чем с точки зрения быстроты передвижения.

В большинстве случаев туристский продукт – это результат усилий многих предприятий.

При анализе туристского продукта необходимо получить ясный ответ на вопрос: «Что в действительности будет покупать турист?» Ведь до определенного момента туристский продукт не имеет для потребителя абсолютно никакой ценности. Люди приобретают на рынке не товары, а их функциональную способность удовлетворять определенную человеческую потребность[4.с23].    Так, турист оплачивает не гостиничное размещение, а новые ощущения и знакомства с неизвестным, не бифштекс, а удовольствие от него. Только осознав, что товар способен удовлетворять некую важную потребность, человек становится покупателем. Маркетинг как раз и ставит своей задачей направить необходимые людям товары в определенное место по приемлемой цене.

Реализация рыночного интереса туристского предприятия к своему товару (туристскому продукту) предопределяет необходимость детального изучения его потребительских качеств и свойств, выявления его наиболее привлекательных сторон для туристов.

Как известно туристский продукт – это любая услуга, удовлетворяющая потребности туристов во время путешествий и подлежащая оплате с их стороны.

В основе любого туристского продукта лежит необходимость удовлетворения какой-либо потребности. Поэтому сердцевину продукта, его сущностную сторону представляет так называемый замысел, т. е. его направленность на решение определенной проблемы, удовлетворение конкретной нужды. Что же на самом деле приобретает турист? В действительности, как уже отмечалось, он приобретает не продукт, как таковой, имеющий определенный набор свойств, а его способность удовлетворить некоторую свою потребность [5.с63].    Следовательно, для туристского предприятия огромное значение имеет представление и распространение не свойств своего продукта, а реальной пользы и выгоды от него для своего клиента.

Несмотря на то, что информационные услуги предоставляются бесплатно, именно благодаря им туристские фирмы в значительной степени обеспечивают реализацию своего туристского продукта.

Для информирования потребителей обычно используются каталоги, проспекты, брошюры, информационные листы, в которых содержатся подробные сведения о содержании и качестве пакета услуг, ценах и т.д. эти материалы должны быть предоставлены каждому клиенту, заявившему о своем желании приобрести тот или иной тур. Кроме того, потребитель должен получить дополнительную информацию и консультации о порядке бронирования, оплаты, изменения и аннуляции тура, а также о всех других вопросах (паспортно-визовом, таможенном и валютном регулировании, природно-климатических достопримечательностях, медицинской помощи, страховании и т.д.), связанных с туристской поездкой.

Наличие информационного материала, его знание персоналом туристского предприятия и свободное представление по запросу туриста является безусловным требованием создания туристского продукта и его успешной реализации на рынке.

В индустрии туризма, так же важным методом продвижения турпродукта, является организация выставок, которые позволяют продавцам и покупателям туристского продукта встретиться на общей территории и заключить сделки. Самыми крупными и популярными являются выставки, проводимые в Лондоне и Берлине. Как правило, выставки нацелены: на общество в целом, туристские компании и участников по специальным приглашениям.

На этих выставках агентствам путешествий предоставляется возможность повышать свои знания о туристских продуктах, которые предлагаются национальными и местными туристскими организациями, и одновременно представлять свой собственный продукт, а также свою страну или регион, демонстрируя фильмы и национальные костюмы, привлекая фольклорные ансамбли, проводя дегустацию вин и т.д[6.с42].    Интерес к выставке повышается благодаря активному участию в ней прессы. В рамках выставки также организуется симпозиумы и встречи по разным актуальным для туристской индустрии темам.

В некоторых случаях, вопреки ожиданиям, посещаемость выставки может оказаться низкой. Однако и высокая посещаемость не всегда оправдывает большие расходы на участие в выставке. По этой причине многих участников выставка должна удовлетворять прежде всего как рекламное мероприятие, а не как продвижение своего продукта.

Целью маркетинга организаторов выставок является сокращение издержек на их проведение. Участники должны осознавать, что для достижения большого успеха они должны проводить анализ посещаемости в предыдущие годы.

Организаторы со своей стороны обязаны обеспечивать участников информацией об ожидаемом количестве посетителей и одновременно проводить оценку пропорций участников, которые хотят посетить тот или иной стенд.

Для работы на стендах фирмы обычно выбирают персонал, который хорошо знаком с их продукцией и хорошо знает приемы продаж[9.с62].    Фирма приглашает своих постоянных клиентов, предварительно отправляя им специальные приглашения с подробным описанием местонахождения своего стенда. Фирмы выставляют на стенде необходимое количество литературы и следят за тем, чтобы посетители брали ее по необходимости, а не просто так, для коллекции. Вместе с тем стоит проявлять должное внимание ко всем гостям и выявлять круг их интересов, регистрировать все потенциальные покупки в соответствующем журнале и не забывать, что главная задача участия в любой выставке – это продажа путешествий.

На основе всего был сделан вывод о том, что для представления новой турфирмы или услуги, товара наиболее эффективна, актуальна в нынешнее время будет правильно построенная по предыдущим приведенным критериям презентация.

2.1. Использование на презентациях мультимедийных технологий

Появление мультимедийных технологий нашло быстрое применение и в области социально-культурного сервиса и туризма. Мультимедийная технология предоставляет возможность работы со звуковыми и видеофайлами, что открывает новые направления использования компьютерной техники в области социально-культурного сервиса и туризма, в частности разработку виртуальных экскурсий по музеям и путешествий.

Виртуальные экскурсии и путешествия — это презентации, которые позволяют зрителям осмотреть основные интересующие их объекты (музеи, достопримечательности) еще до реального их посещения. Это могут быть произвольно движущиеся панорамы объектов любого размера (экспонаты музеев и картинных галерей, помещения отелей, улицы и здания городов, аллеи парков, виды с высоты птичьего полета и т.д.). Панорамы соединены между собой имитированными продольными передвижениями внутри объекта таким образом, что создается иллюзия реального движения вдоль и внутри объекта с возможностью остановки для кругового осмотра в наиболее интересных местах. Зритель может произвольно менять направления движения, использовать функцию увеличения изображения, перемещаться вперед и назад, вправо и влево. Имеется возможность озвучивания презентации, встраивание в нее пояснительных надписей, интеграции в виртуальное путешествие географических карт и планов помещений с возможностью ориентации по сторонам света.

Одно из наиболее распространенных направлений использования мультимедийных технологий в области социально-культурного сервиса и туризма — это создание и использование энциклопедических, справочных и рекламных дисков. В настоящее время разработано большое число информационно-справочных материалов по музеям и различным туристским дестинациям, в том числе по Москве, Санкт-Петербургу, курортам Кавказских Минеральных Вод, Сочи и т.д. С 1998 г. фирма «Адаптивные технологии» выпускает CD-справочники «Отели мира»: «Вся Испания», «Вся Швейцария», «Весь Кипр» и др. Фирма «Олбис» (Санкт-Петербург) с 1999 г. выпускает рекламный электронный справочник «Туристские фирмы».

Многие предприятия сферы социально-культурного сервиса и туризма, чаще всего музеи, турфирмы и гостиницы, создают свои собственные диски, содержащие справочно-информационную и рекламную информацию. На сегодняшний день свои CD-справочники выпускают в основном столичные туроператоры. На дисках обычно представлены страноведческие обзоры с описаниями предлагаемых программ, отелей и т. п. Например, оператор «Асент Трэвел» совместно с компанией «Диал-сервис» выпускает тематические CD-справочники по странам и регионам. CD-справочники пользуются популярностью по ряду причин: они являются наиболее удобным средством получения информации, если пользователь не имеет доступа в Интернет. Сетевым ресурсом в локальной сети, могут одновременно пользоваться несколько пользователей-менеджеров турфирм, они легко переносятся с одного компьютера на другой, и ими удобно пользоваться как на презентациях, так и на других рекламных мероприятиях;

С точки зрения управления сфера туризма представляет собой сложную систему, в которой передаются и обрабатываются большие потоки информации. Обеспечение качественного уровня управления можно обеспечить только при использовании современных информационных технологий управления.

                                         Заключение

Турпродукт – представляет собой совокупность определенного количества и качества товаров и услуг рекреационного характера, подготовленного в данный конкретный момент для реализации потребителю. Наличие информационного материала, его знание персоналом туристского предприятия и свободное представление по запросу туриста является безусловным требованием создания туристского продукта и его успешной реализацией на рынке.

Идея подкрепления туристского продукта заставляет пристально взглянуть на систему поведения клиента, к тому, как он комплексно подходит к проблеме, которую пытается решить благодаря приобретению туристского продукта. С точки зрения конкуренции, такой подход позволяет туристскому предприятию выявить возможности подкрепить свое товарное предложение наиболее эффективным способом. Презентация является в этом плане одним из наиболее эффективным, экономичным способом для успешной реализации турпродукта.