История делопроизводства. 2

                                Федеральное агентство по образованию

Государственное образовательное учреждение высшего  профессионального образования

«Тюменский  государственный нефтегазовый университет»

Институт  менеджмента и бизнеса

  САМОСТОЯТЕЛЬНАЯ  РАБОТА

по курсу: «Документирование  управленческой деятельности»

на тему: «История делопроизводства»

Выполнил: ст. гр. ЭП-10-1

             Чернышева Анастасия  

           Проверил:

     Осипова М. В.

Тюмень, 2012 год

      Делопроизво́дство (документационное обеспечение управления) — отрасль деятельности, обеспечивающая создание официальных документов и организацию работы с ними.

      В Российской Федерации данная деятельность реглментирована ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство  и архивное дело. Термины и определения». 

        Делопроизводство дореволюционного  периода в России 

      Делопроизводство  дореволюционной России в своем развитии прошло три основных этапа:  
— приказное;  
— коллежское;  
— исполнительное.

      Приказное делопроизводство в XVI—XVII вв. оформляется в организационную систему. Приказы выступали в качестве ведомственных учреждений (Посольский приказ, ведавший вопросами внешних сношений; Поместный приказ, занимавшийся земельными делами; Разрядный приказ, осуществлявший руководство военными делами государства и т. д.), сословных учреждений (Холопий приказ, Казачий приказ и т. д.), территориальных управлений (Сибирский приказ, Малороссийский приказ и т. д.). Хозяйством царского двора ведали Приказ Большого Двора, Конюшенный приказ и др.

      Несмотря  на широкий круг вопросов, решаемых в приказах, в них установился единообразный процесс создания и прохождения документов.

      Государственные документы XVI—XVII вв. делились на законодательные, издаваемые органами государственной власти, и документы, составляемые органами государственного управления. К первой категории документов относятся указы царей и приговоры Боярской думы, ко второй — грамоты и отписки. Между собой приказы переписывались памятями. От простых людей в приказы поступали челобитные.

      Переход от приказного делопроизводства к коллежскому был обусловлен реформами Петра I, который упразднил Боярскую думу, приказы и создал коллегии. В 1720 г. Петром I был издан свод правил организации государственных учреждений, названный им Генеральным регламентом, определивший структуру, задачи, функции и порядок работы коллегий.

      Коллежское  делопроизводство отличается от приказного обилием видов государственных документов. Законодательные и распорядительные акты государственной власти оформлялись повелениями, указами, регламентами, инструкциями, наказами, протоколами. Появилось множество форм переписки: письма, доношения, реляции (отписки), известия, требования, ведомости и пр. Для некоторых документов, таких, как дипломы, патенты, были созданы генеральные формуляры — образцы, по которым они должны были оформляться.

      Очередные реформы центрального государственного аппарата проводились в 1810—1811 гг.

      В 1810 г. был учрежден высший государственный законодательный орган — Государственный совет, а в 1811 г. созданы центральные органы государственного управления — министерства. Министерства имели сложную многоступенчатую структуру: они состояли из департаментов, которые делились на отделения, а отделения — на столы. В новых условиях министр являлся единоначальником, а чиновники министерства — исполнителями его указаний. В связи с этим исчезают старые формы документации и появляются новые.

      Руководящие чиновники имели право получать и подписывать определенные виды документов. Сверху вниз поступали документы: от царя — манифесты, рескрипты, высочайшие указы, высочайшие повеления; от сената и других органов высшей власти — указы и предписания. Местные губернские власти рассылали указы; министры и руководящие чиновники направляли нижестоящим органам предложения, предписания, циркуляры, запросы.

      Равные  по положению учреждения и должностные лица обменивались между собой отношениями, сообщениями и официальными письмами, особенностью которых было личное обращение к адресату и личная подпись отправителя. 

      Документация  советских государственных учреждений  

      В результате победы Великой Октябрьской социалистической революции был сломан старый буржуазно-помещичий аппарат управления. Началась работа по созданию нового, советского государственного аппарата.

      На II Всероссийском съезде Советов был избран Всероссийский Центральный Исполнительный Комитет. Для управления страной съезд избрал рабоче-крестьянское правительство — Совет Народных Комиссаров. ВЦИК определял общее направление деятельности рабоче-крестьянского правительства и всех органов Советской власти в стране, рассматривал и утверждал проекты декретов и предложения, вносимые СНК, издавал собственные декреты и распоряжения.

      Совет Народных Комиссаров (СНК) издавал декреты, распоряжения и инструкции.

      На II съезде Советов СССР была принята первая Конституция СССР (31 января 1924 г.). Высшим органом власти Союза ССР являлся съезд Советов, а в период между съездами — Центральный Исполнительный Комитет СССР (ЦИК СССР). Президиум ЦИК СССР издавал декреты, постановления и распоряжения. ЦИК СССР образовал Совет Народных Комиссаров СССР, который был его исполнительным и распорядительным органом. ЦИК СССР издавал декреты и постановления, обязательные к исполнению на всей территории Союза ССР.

      Верховный Совет СССР — постоянно действующий законодательный, распорядительный и контрольный орган государственной власти СССР. Верховный Совет СССР принимает Законы СССР и постановления. Президиум Верховного Совета СССР издает Указы и принимает постановления. Исполнительным и распорядительным органом государственной власти СССР является Совет Министров СССР, который издает постановления и распоряжения.

      Местные Советы народных депутатов и их исполнительные комитеты издают решения и распоряжения, обязательные для учреждений и организаций на территории данного Совета.

      Управленческая  деятельность учреждения осуществляется посредством распорядительных документов. Согласно действующему законодательству и компетенции органы управления издают:  
Советы Министров союзных и автономных республик — постановления и распоряжения.  
Министерства СССР, союзных и автономных республик — приказы, инструкции, указания.  
Государственные комитеты, комитеты и комиссии — постановления, приказы, инструкции, указания.  
Главные управления и управления при Советах Министров СССР, союзных и автономных республик — приказы, инструкции, указания.  
Исполкомы Советов народных депутатов, их управления и отделы — решения, распоряжения (исполкомы); приказы, инструкции, указания (управления и отделы).  
Администрация предприятий, учреждений и организаций издает приказы, инструкции, распоряжения (только предприятия), указания.

      Документация, применяемая при оформлении распорядительно-исполнительной деятельности органов государственного управления и подведомственных им учреждений, называется организационно-распорядительной документацией (ОРД). Входящие в эту систему документы классифицируют:  
1. По признаку специализации: общие (административные); специализированные (финансово-расчетные, плановые, статистические, юридические).  
2. По назначению: организационные (положения, уставы, инструкции, правила); распорядительные (постановления, распоряжения, приказы по основной деятельности, указания, решения); справочно-информационные (письма, докладные и объяснительные записки, справки, протоколы, акты, обзоры, отчеты, списки, телеграммы, стенограммы и др.); по личному составу (приказы по личному составу, личное дело, характеристика, записки о переводе, трудовая книжка); предложения, заявления и жалобы граждан.  
3. По месту составления: внутренние, внешние.  
4. По наименованию: акты, уставы, положения, протоколы, инструкции, планы, приказы, распоряжения и др.  
5. По количеству вопросов: простые (содержащие один вопрос); сложные (содержащие несколько вопросов).  
6. По срокам исполнения: срочные и несрочные.  
7. По срокам хранения: постоянного (вечного) хранения, временного хранения (до 10 лет).  
8. По степени подлинности: черновики (предварительная редакция документа); подлинники; копии.  
9. По технике создания: рукописные; машинописные; типографские.  
10. По форме: индивидуальные (произвольная форма); типовые (текст-образец); трафаретные (часть текста документа отпечатана заранее — постоянная информация, а часть текста вписывается при его заполнении — переменная информация. 

                            Делопроизводство в современной  России 

      Развитие  делопроизводства в 1970-80-е годы явилось  основой для постановки делопроизводства в Российской Федерации.

      Этот  третий этап истории делопроизводства характеризуется, прежде всего, существенными  изменениями в социальной и экономической  сферах. С 1990-х годов в России началось активное создание негосударственных  организаций (акционерные общества, общества с ограниченной ответственностью, унитарные предприятия и др.). В большей части этих организаций делопроизводство создавалось заново. С начала 1990-х годов в Российской Федерации стала развиваться законодательная и нормативная правовая база, которая установила требования как к документам, так и к работе с ними. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

ГОСТ Р 51141-98 
ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО И АРХИВНОЕ ДЕЛО. ТЕРМИНЫ И ОПРЕДЕЛЕНИЯ

Предисловие

1. Разработан  Всероссийским научно-исследовательским  институтом документоведения и  архивного дела (ВНИИДАД) Федеральной архивной службы России. 
 
Внесен Федеральной архивной службой России. 
 
2. Принят и введен в действие Постановлением Госстандарта России от 27 февраля 1998 г. N 28. 
 
3. Введен впервые 
 
ИПК Издательство стандартов, 1998

Настоящий стандарт не может быть полностью или частично воспроизведен, тиражирован и распространен в качестве официального издания без разрешения Госстандарта России.

Введение

Установленные в стандарте термины расположены  в систематизированном порядке, отражающем терминологическую систему  понятий в области делопроизводства и архивного дела. 
 
Для каждого понятия установлен один стандартизованный термин. 
 
Недопустимые к применению термины-синонимы приведены в круглых скобках после стандартизованного термина и обозначены пометой "Ндп". 
 
Термины-синонимы без пометы "Ндп" приведены в качестве справочных данных и не являются стандартизованными. 
 
Заключенная в круглые скобки часть терминов может быть опущена при использовании термина. 
 
Наличие квадратных скобок в терминологической статье означает, что в нее включены два термина, имеющие общие терминоэлементы. 
 
В алфавитном указателе данные термины приведены отдельно с указанием номера статьи. 
 
Приведенные определения можно при необходимости изменить, вводя в них производные признаки, раскрывая значения используемых в них терминов, указывая объекты, входящие в объем определяемого понятия. Изменения не должны нарушать объем и содержание понятий, определенных в данном стандарте. 
 
Стандартизованные термины набраны полужирным шрифтом, их краткие формы, представленные аббревиатурой, - светлым, а синонимы - курсивом.

1. Область  применения

Настоящий стандарт устанавливает термины и определения  понятий в области делопроизводства и архивного дела. 
 
Термины, установленные настоящим стандартом, обязательны для применения во всех видах документации и литературы по делопроизводству и архивному делу.

2. Стандартизованные  термины

2.1. Общие  понятия.

1) делопроизводство: документационное обеспечение управления: Отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами 
 
2) архивное дело: Отрасль деятельности, обеспечивающая организацию хранения и использования архивных документов 
 
3) документ: документированная информация: Зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее зафиксировать 
 
4) внешние признаки документа: Признаки, отражающие форму и размер документа, носитель информации, способ записи, элементы оформления 
 
5) носитель документированной информации: Материальный объект, используемый для закрепления и хранения на нем речевой, звуковой или изобразительной информации, в том числе в преобразованном виде 
 
6) изобразительный документ: Документ, содержащий информацию, выраженную посредством изображения какого-либо объекта 
 
7) графический документ: Изобразительный документ, в котором изображение документа получено посредством линий, штрихов, светотени 
 
8) аудиовизуальный документ: Документ, содержащий изобразительную и звуковую информацию 
 
9) кинодокумент: Изобразительный или аудиовизуальный документ, созданный кинематографическим способом 
 
10) фотодокумент: Изобразительный документ, созданный фотографическим способом 
 
11) иконографический документ: Документ, содержащий преимущественно изображение произведения искусства, специальной или художественной фотографии 
 
12) фонодокумент: Документ, содержащий звуковую информацию, зафиксированную любой системой звукозаписи 
 
13) текстовый документ: Документ, содержащий речевую информацию, зафиксированную любым типом письма или любой системой звукозаписи 
 
14) письменный документ: Текстовый документ, информация которого зафиксирована любым типом письма 
 
15) рукописный документ: Письменный документ, при создании которого знаки письма наносят о руки 
 
16) машинописный документ: Письменный документ, при создании которого знаки письма наносят техническими средствами 
 
17) документ на машинном носителе: Документ, созданный с использованием носителей и способов записи, обеспечивающих обработку его информации электронно-вычислительной машиной 
 
18) видеограмма документа: Изображение документа на экране электронно-лучевой трубки 
 
19) беловой документ: Рукописный или машинописный документ, текст которого переписан с чернового документа или написан без помарок и исправлений 
 
20) черновой документ: Рукописный или машинописный документ, отражающий работу автора или редактора над его текстом 
 
21) автор документа: Физическое или юридическое лицо, сделавшее документ 
 
22) документ личного происхождения (Ндп. личный документ): Документ, созданный лицом вне сферы его служебной деятельности или выполнения общественных обязанностей 
 
23) официальный документ: Документ, созданный юридическим или физическим лицом, оформленный и удостоверенный в установленном порядке 
 
24) служебный документ: Официальный документ, используемый в текущей деятельности организации 
 
25) юридическая сила документа: Свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления 
 
26) подлинный документ: Документ, сведения об авторе, времени и месте создания которого, содержащиеся в самом документе или выявленные иным путем, подтверждают достоверность его происхождения 
 
27) подлинник (официального) документа: Первый или единичный экземпляр официального 
 
28) дубликат документа: Повторный экземпляр подлинника документа, имеющий юридическую силу 
 
29) копия документа: Документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их, не имеющий юридической силы 
 
30) заверенная копия документа: Копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставляют необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу 
 
31) дублетный документ: Один из экземпляров копии документа

2.2. Делопроизводство

2.2.1.Документирование 

32) документирование: Запись информации на различных носителях по установленным правилам 
 
33) правила документирования: Требования и нормы, устанавливающие порядок документирования 
 
34) система документации: Совокупность документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к их оформлению 
 
35) унифицированная система документации; УСД: Система документации, созданная по единым правилам и требованиям, содержащая информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности 
 
36) вид письменного документа: Принадлежность письменного документа к системе документации по признакам содержания и целевого назначения 
 
37) наименование документа: Обозначение вида письменного документа 
 
38) организационно-распорядительный документ: Вид письменного документа, в котором фиксируют решение административных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности органов власти, учреждений, предприятий, организаций, их подразделений и должностных лиц 
 
39) реквизит документа: Обязательный элемент оформления официального документа 
 
40) постоянная часть реквизита документа: Неизменяемая часть реквизита документа, содержащаяся в бланке документа, наносимая при его изготовлении 
 
41) переменная часть реквизита документа: Изменяемая часть реквизита документа, вносимая в бланк документа при его заполнении 
 
42) формуляр документа: Набор реквизитов официального письменного документа, расположенных в определенной последовательности 
 
43) формуляр-образец документа: Модель построенная документа, устанавливающая область применения, форматы, размеры полей, требования к построению конструкционной сетки и основные реквизиты 
 
44) бланк документа: набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа 
 
45) унифицированная форма документа; УФД: Совокупность реквизитов, установленных в соответствии с решаемыми в данной сфере деятельности задачами и расположенных в определенном порядке на носителе информации 
 
46) служебное поле унифицированной формы документа: Зона унифицированной формы документа, предназначенная для закрепления ее в технических средствах хранения документов, а также нанесения специальных изображений 
 
47) зона унифицированной формы документа: Часть площади унифицированной формы документа установленного размера, предназначенная для заполнения определенными реквизитами 
 
48) табель унифицированных форм документов: Перечень разрешенных к применению унифицированных форм документов 
 
49) оформление документа: Проставление необходимых реквизитов, установленных правилами документирования 
 
50) подпись: Реквизит документа, представляющий собой собственноручную роспись полномочного должностного лица 
 
51) гриф ограничения доступа к документу: Реквизит официального документа, свидетельствующий об особом характере информации, ограничивающий круг пользователей документа 
 
52) гриф согласования: Реквизит официального документа, выражающий согласие учреждения или его органа, не являющегося автором документа, с его содержанием 
 
53) гриф утверждения: Реквизит официального документа, придающий нормативный или правовой характер его содержанию 
 
54) дата официального документа: Реквизит официального документа, содержащий указанное на документе время его создания и/или подписания, утверждения, принятия, согласования, опубликования 
 
55) заголовок официального документа: Реквизит документа, кратко излагающий его содержание 
 
56) виза официального документа: Реквизит документа, выражающий согласие или несогласие должностного лица с содержанием документа 
 
57) резолюция документа: Реквизит, состоящий из надписи на документе, сделанной должностным лицом и содержащей принятое им решение 
 
58) текст официального документа: информация, зафиксированная любым типом письма или любой системой звукозаписи, заключающая в себе всю или основную часть речевой информации документа

2.2.2 Организация  работы с документами

59) организация работы с документами: Организация документооборота, хранения и использования документов в текущей деятельности учреждения 
 
60) документооборот: Движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления 
 
61) объем документооборота: Количество документов, поступивших в организацию и созданных ею за определенный период 
 
62) входящий документ; поступивший документ: Документ, поступивший в учреждение 
 
63) исходящий документ; отправляемый документ: Официальный документ, отправляемый из учреждения 
 
64) внутренний документ: Официальный документ, не выходящий за пределы подготовившей его организации 
 
65) регистрация документа: Запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующей факт его создания, отправления или получения 
 
66) регистрационный индекс документа; регистрационный номер документа: Цифровое или буквенно-цифровое обозначение, присваиваемое документу при его регистрации 
 
67) контроль исполнения документов: Совокупность действий, обеспечивающих своевременное исполнение документов 
 
68) срок исполнения документа: Срок, установленный нормативно-правовым актом, организационно-распорядительным документом или резолюцией 
 
69) типовой срок исполнения документа: Срок исполнения документа, установленный нормативно-правовым актом 
 
70) индивидуальный срок исполнения документа: Срок исполнения документа, установленный организационно-распорядительным документом организации или резолюцией 
 
71) дело: Совокупность документов или документ, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку 
 
72) формирование дела: Группирование исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и систематизаций документов внутри дела 
 
73) оформление дела: Подготовка дела к хранению в соответствии с установленными правилами 
 
74) заголовок дела: Краткое обозначение сведений о составе и содержании документов в деле 
 
75) номенклатура дел: Систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке 
 
76) индекс дела; номер дела: Цифровое и/или буквенно-цифровое обозначение дела в номенклатуре дел организации, наносимое на его обложку

2.3. Архивное  дело

2.3.1. Организация  документов Архивного фонда Российской  Федерации 

77) архив (Ндп. архивохранилище): Организация или ее структурное подразделение, осуществляющее приме и хранение архивных документов с целью использования 
 
78) архивохранилище (Ндп. архив): Специально оборудованное помещение для хранения архивных документов 
 
79) профиль архива: Установленный для архива состав для документов, подлежащих хранению 
 
80) архивный документ: Документ, сохраняемый или подлежащий сохранению в силу его значимости для общества и равно имеющий ценность для собственника 
 
81) архивный фонд: Совокупность архивных документов, исторических и/или логически связанных между собой 
 
82) Архивный фонд Российской Федерации: Совокупность документов, имеющих историческое, научное, социальное, экономическое, политическое или культурное значение, отражающих материальную и духовную жизнь народов страны и являющихся неотъемлемой частью историко-культурного наследия народов Российской Федерации 
 
83) государственная часть Архивного фонда Российской Федерации: Архивные фонды и архивные документы, являющиеся государственной или муниципальной собственностью 
 
84) негосударственная часть Архивного фонда Российской Федерации: Архивные фонды и архивные документы, являющиеся собственностью негосударственных юридических лиц, собственностью физических лиц и включенные в состав Архивного фонда Российской Федерации на основании соглашения (договора) с собственником после экспертиза их ценности 
 
85) объединенный архивный фонд (Ндп. групповой архивный фонд, комплексный архивный фонд): Архивный фонд, сформированный из документов двух или более фондообразователей, имеющих между собой исторически обусловленные связи 
 
86) архивный фонд личного происхождения: Архивный фонд, состоящий из архивных документов, образовавшихся в жизни и деятельности физического лица, семьи, рода 
 
87) архивная коллекция: Совокупность документов, образовавшаяся в деятельности различных фондообразователей и объединенных по одному или нескольким признакам 
 
88) комплектование архива: Систематическое пополнение архива документами в соответствии с его профилем и действующим законодательством 
 
89) источник комплектования: Юридическое или физическое лицо, чьи документы поступают или могут поступить на хранение в архив 
 
90) документальный фонд: Совокупность документов, образующихся в деятельности юридического или физического лица 
 
91) фондообразователь: Юридическое или физическое лицо, в деятельности которого образуется документальный фонд 
 
92) фондирование документов: Распределение документов по архивным фондам и архивным коллекциям 
 
93) ценность архивного документа: Свойства архивного документа, обуславливающие его культурное, научное, экономическое, политическое значение 
 
94) запретная дата документа: Дата, означающая, что документы, возникшие ранее ее, экспертизе их научной и практической ценности не подвергаются и уничтожению не подлежат 
 
95) экспертиза ценности документа: Отбор документов на государственное хранение или установление сроков их хранения на основе принятых критериев 
 
96) перечень документов со сроками хранения: Систематизированный список видов и категорий документов, содержащий нормативные указания о сроках их хранения 
 
97) выборочный прием документов на постоянное хранение: Прием на постоянно хранение отдельных видов документов организаций или всех ценных документов ряда организаций из числа однородных 
 
98) выделение документов к уничтожению: Выявление в процессе экспертизы научной и практической ценности документов с истекшими сроками хранения, утративших практическое, научное или общественное значение, и отбор их к уничтожению

2.3.2. Обеспечение  сохранности документов

99) обеспечение сохранности документов: Обеспечение физико-химической сохранности документов и их учет 
 
100) обеспечение физико-химической сохранности документов: Разработка, создание и практическое применение научно-технических средств и методов хранения, реставрации, консервации, биохимической защиты и воспроизведения документов 
 
101) режим хранения архивных документов: Совокупность температурно-влажностных и санитарно-гигиенических условий, создаваемых в архивохранилищах для обеспечения сохранности документов, и контроль за их выполнением 
 
102) реставрация архивного документа: Восстановление первоначальных и близких к первоначальным свойств и внешних признаков архивного документа, подвергшегося повреждению или разрушению 
 
103) старение (архивного) документа: Изменение первоначальных физико-химических свойств документа под воздействием внешних и внутренних факторов 
 
104) страховая копия (архивного документа): Копия особо ценного или уникального архивного документа, изготовленная в целях хранения содержащейся в нем информации на случай утраты или повреждения оригинала 
 
105) страховой фонд документов: Совокупность страховых копий особо ценных и уникальных документов 
 
106) фонд пользования: Совокупность копий архивных документов, предназначенных для пользования вместо оригиналов с целью предотвращения их износа 
 
107) хранение архивных документов: Обеспечение рационального размещения и сохранности документов 
 
108) государственное хранение архивных документов: Постоянное хранение архивных документов, осуществляемое архивами, рукописными отделами библиотек и музеев 
 
109) ведомственное хранение архивных документов: Хранение архивных документов в ведомственных архивах, осуществляемое государственными и муниципальными организациями в течение периода, установленного нормативными документами 
 
110) депозитарное хранение документов: Хранение в архиве, музе, библиотеке архивных документов Архивного фонда Российской Федерации на условиях, определяемых договором между собственником документов и соответствующим архивом, музеем, библиотекой, с сохранением за собственником права собственности на архивные документы. 
 
111) постоянное хранение документов: Бессрочное хранение документов в архивном учреждении, государственном музее, библиотеке 
 
112) документ постоянного хранения: Документ, которому в соответствии с нормативными документами и иными правовыми актами установлено бессрочное хранение 
 
113) документ временного хранения: Документ с установленным сроком хранения, по истечении которого он полежит уничтожению 
 
114) ограничительный срок секретного хранения архивных документов: Срок засекречивания сведений, установленный законодательными актами, в течение которого запрещается свободный доступ к документам государственной части Архивного фонда Российской Федерации, содержащим охраняемую законом тайну 
 
115) учет архивных документов: Установление количества и состава архивных документов в единицах учета и фиксация принадлежности каждой единицы учета к определенному комплексу и общему их количеству в учетных документах 
 
116) централизованный государственный учет документов Архивного фонда Российской Федерации: Система учета документов Архивного фонда Российской Федерации в масштабе области, края, республики, государства в целом, основанная на сосредоточении в органах управления архивным делом сведений о количестве, составе архивных фондов и количестве единиц хранения 
 
117) единица хранения архивных документов: Учетная и классификационная единица, представляющая собой физически обособленный документ или совокупность документов, имеющая самостоятельное значение 
 
118) единица учета архивных документов: Единица измерения количества документов в архиве 
 
119) учетные документы архива: Комплекс документов установленной формы, фиксирующих поступление, выбытие, количество, состав и состояние архивных документов в единицах учета 
 
120) карточка (архивного) фонда (Ндп. фондовая карточка): Учетный документ, содержащий название, сведения о количестве, составе документов архивного фонда и месте его хранения, предназначенный для централизованного государственного учета архивных документов Архивного фонда Российской Федерации 
 
121) список (архивных) фондов: Учетный документ, содержащий перечень официальных наименований хранящихся, выбывших и поступающих архивных фондов в порядке возрастания присвоенных им номеров 
 
122) лист (архивного) фонда: Учетный документ, содержащий название, номер архивного фонда, его категорию, указание места хранения и сведения о количестве, хронологических границах, составе документов фонда и его научно-справочного аппарата в их динамике 
 
123) внутренняя опись документов дела: Учетный документ, содержащий перечень документов дела с указанием порядковых номеров документов, их индексов, названий, дат, номеров листов 
 
124) проверка наличия [состояния] дел: Установление соответствия реального количества единиц хранения записям в учетных документах архива, а также выявление дел и документов, требующих улучшения физического состояния, реставрации, дезинфекции

2.3.3 Научно-информационная  деятельность архивов

125) научно-информационная деятельность архива: Создание архивных справочников, организация использования и публикация архивных документов 
 
126) использование архивных документов: Применение информации архивных документов в культурных, научных, политических, экономических целях и для обеспечения законных прав и интересов граждан 
 
127) публикация архивных документов: Подготовка документов к изданию в соответствии с установленными правилами 
 
128) система научно-справочного аппарата к документам архива: Комплекс взаимосвязанных архивных справочников и автоматизированных информационно-поисковых систем о составе и содержании документов, создаваемых на единых научно-методических основах для поиска архивных документов и архивной информации в целях их эффективного использования 
 
129) историческая справка к архивному фонду: Документ, содержащий сведения по истории фондообразователя и архивного фонда, краткую характеристику состава и содержания его документов и научно-справочного аппарата 
 
130) архивный справочник: Справочник, предназначенный для поиска информации об архивных фондах и/или архивных документах 
 
131) межархивный справочник: Архивный справочник, содержащий сведения о документах нескольких архивов 
 
132) архивная опись: Архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения архивного фонда, коллекции и предназначенный для их учета и раскрытия их содержания 
 
133) путеводитель по (архивным) фондам архива: Архивный справочник, содержащий в систематизированном порядке характеристики или краткие сведения об архивных фондах и предназначенный для ознакомления с его составом и содержанием 
 
134) обзор архивных документов: Архивный справочник, включающий систематизированные сведения о составе, содержании и поисковых данных отдельных комплексов архивных документов, дополненные в необходимых случаях их источниковедческим анализом 
 
135) архивный каталог: Архивный справочник, в котором информация об архивных документах расположена в соответствии с выбранной схемой классификации 
 
136) указатель (архивный): Архивный справочник, содержащий систематизированный перечень наименований предметов или объектов, о которых содержаться сведения в архивных документах, с указанием их поисковых данных 
 
137) доступ к архивным документам: Предусмотренные нормативными документами условия использования архивных документов 
 
138) архивная справка: Официальный документ, имеющий юридическую силу и содержащий архивную информацию о предмете запроса, с указанием поисковых данных документов 
 
139) архивная копия: Официальный документ архива, воспроизводящий текст или изображение архивного документа с указанием его поисковых данных 
 
140) архивная выписка: Копия части текста архивного документа, оформленная в установленном порядке