Кадровая деятельность

1.

Что относится  к документам по личному составу?

Прежде  всего необходимо уточнить, какие  виды и разновидности документов относятся к общей категории  документов по личному составу. Обычно под ними подразумевают лишь небольшую  группу документов (приказы по личному составу, личные дела или личные карточки (форма Т-2), лицевые счета или ведомости по начислению заработной платы, контракты, заключаемые работником с работодателем).  
Однако вышеназванные документы отнюдь не охватывают всей той многочисленной группы документов, которые могут быть с полным основанием отнесены к документам по личному составу. К таким документам в полной мере относятся:  
- документы о прохождении учебы и подтверждающие полученное образование (дипломы, аттестаты, протоколы заседаний государственных экзаменационных комиссий, книги регистрации выданных дипломов и аттестатов, журналы регистрации выдачи учащимся золотых и серебряных медалей);  
- документы по аттестации и установлению квалификации;  
различные наградные документы (наградные листы, ходатайства, заключения, списки лиц, получивших награду);  
- документы, подтверждающие вредные условия производства;  
- списки работников, имеющих право на льготную пенсию (документы: ходатайства, справки, анкеты);  
- книги прописки жильцов;  
- а также различные формы учета выданных документов, записи которых могут служить основанием для подтверждения трудового стажа, образования или льгот.  
Всего к группе документов по личному составу могут быть отнесены более 40 видов и разновидностей документов. Практически все они, за небольшим исключением, приведены в Перечне типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения. 

2.

Нормативно-правовая база делопроизводства включает в себя:

-конституцию  РФ;

-международные договора (регулируют конституционные по своему характеру отношения и при условии их ратификации в РФ, при вступлении в действие имеют приоритет по сравнению с законом);

-законодательные  акты Российской Федерации в  сфере информатизации и документации;

-указы  и распоряжения Президента Российской  Федерации, постановления и распоряжения  Председателя Правительства РФ, регламентирующие вопросы документационного  обеспечения на федеральном уровне;

-правовые  акты федеральных органов исполнительной  власти

(министерств, комитетов, служб, агентств и др.) как общеотраслевого, так и ведомственного характера;

-правовые  акты органов представительной  и исполнительной власти субъектов  РФ и их территориальных образований,  регламентирующие вопросы делопроизводства;

-правовые акты нормативного и инструктивного характера, методические документы по делопроизводству учреждений, организаций и предприятий;

-государственные  стандарты на документацию;

-унифицированные  системы документации;

-общероссийские  классификаторы технико-экономической и социальной информации;

-государственная  система документационного обеспечения  управления, основные требования  к документам и службам документационного  обеспечения (ГСДОУ);

-нормативные  документы по организации управленческого  труда и охране труда;

-нормативные  документы по организации архивного  хранения документов;

-законодательные  акты субъектов Российской Федерации  и правовые акты, принимаемые  органами исполнительной власти  субъектов Российской Федерации.

Все они  должны учитываться при организации делопроизводства, прежде всего органами представительной и исполнительной власти субъектов Федерации, а также организациями, учреждениями и предприятиями, действующими на их территории.

3.

Трудовой  договор - соглашение между работодателем  и работником, в соответствии с которым работодатель обязуется предоставить работнику работу по обусловленной трудовой функции, обеспечить условия труда, предусмотренные трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами и данным соглашением, своевременно и в полном размере выплачивать работнику заработную плату, а работник обязуется лично выполнять определенную этим соглашением трудовую функцию, соблюдать правила внутреннего трудового распорядка, действующие у данного работодателя. 
 
(часть первая в ред. Федерального закона от 30.06.2006 N 90-ФЗ) 
 
Сторонами трудового договора являются работодатель и работник.

4. 

Существенные  условия трудового договора 

Существенными условиями (обязательными условиями) трудового договора являются (ст.57 ТК РФ):

Место работы является существенным условием трудового договора. В текст договора необходимо указать наименование и местонахождение организации, куда принимается работник. Если структурные подразделения организации расположены в различных местностях и административных районах, то место работы при заключения трудового договора уточняется применительно к этим структурным подразделениям. Поскольку место работы является обязательным условием трудового договора, его изменение возможно только по взаимному согласию сторон.

Трудовая  функция - род работы в соответствии с квалификацией по определенной профессии (должности), которую должен выполнять работник. В тексте трудового договора необходимо указать обязательное условие о роде работы, а также то, что он остается неизменным на все время действия трудового договора. Работодатель не вправе требовать от работника выполнения работы, не обусловленной трудовым договором.

Дата  начала работы (и дата ее окончания). Время начала работы являетсясущественным условием трудового договора и имеет важное значение, поскольку с этого момента на работника распространяется законодательство об оплате труда. Обычно начало работы следует непосредственно за заключением трудового договора. Однако стороны могут договориться и о некоторой отсрочке этого момента.

Условия оплаты труда (в том числе размер тарифной ставки или должностного оклада работника, доплаты, надбавки и поощрительные выплаты). При заключении трудового договора существенное условие об оплате труда также должно рассматриваться в качестве существенного, и если стороны по нему не пришли к соглашению, трудовой договор не может считаться заключенным. В соответствии сост.129 ТК РФ при оплате труда рабочих могут применяться тарифные ставки, оклады, а также бестарифная система, если организация сочтет такую систему наиболее целесообразной.

Кроме того, в трудовом договоре обязательно нужно указать условие о то, что он заключен на время выполнения сезонных работ, или является срочным трудовым договором, или трудовым договором по совместительству.

5.

1. Обязательная  письменная форма трудового договора  была установлена в 1992 г. По КЗоТ в его первоначальной редакции трудовой договор мог заключаться как в письменной, так и в устной форме. Действующий ТК также предусматривает письменную форму трудового договора.

Ранее действовавшее законодательство не устанавливало правовых последствий несоблюдения формы трудового договора. Новый Кодекс также прямо не предусматривает таких последствий, хотя содержит нормы, несомненно, направленные на защиту интересов работника, которые позволяют судить о последствиях, наступающих вследствие нарушения требований о форме договора.

В силу ч. 2 ст. 67 ТК трудовой договор, не оформленный  надлежащим образом, считается заключенным, если работник приступил к работе с ведома или по поручению работодателя или его представителя.

Следовательно, несоблюдение формы трудового договора не влечет за собой недействительности последнего: договор считается заключенным с момента, когда работник приступил к работе. С этого же момента трудовой договор считается вступившим в силу (см. ст. 61 ТК и комментарий к ней).

Вместе  с тем договор считается заключенным  и вступившим в силу только в случае, если работник приступил к работе с ведома или по поручению работодателя или его представителя.

Следует иметь в виду, что представителем работодателя в указанном случае является лицо, которое в соответствии с законом, иными нормативными правовыми актами, учредительными документами юридического лица (организации) либо локальными нормативными актами или в силу заключенного с этим лицом трудового договора наделено полномочиями по найму работников, поскольку именно в этом случае при фактическом допущении работника к работе с ведома или по поручению такого лица возникают трудовые отношения (ст. 16 ТК) и на работодателя может быть возложена обязанность оформить трудовой договор с этим работником надлежащим образом (п. 12 Постановления Пленума Верховного Суда РФ от 17 марта 2004 г. N 2). Такое правило введено с целью обезопасить работодателя от действий своих сотрудников за рамками их компетенции. Но данная норма ставит под угрозу интересы работника, поскольку для него не всегда очевидно, действует лицо, допускающее его к работе, в пределах своей компетенции или, наоборот, самоуправно. Ранее действовавшее законодательство о труде оставляло данную проблему без разрешения.

Действующее законодательство обязывает работодателя при фактическом допущении работника к работе оформить с ним трудовой договор в письменной форме не позднее трех дней со дня фактического допущения работника к работе (ч. 2 ст. 67 ТК). Неисполнение этой обязанности, возлагаемой на работодателя законом, т.е. имеющей ярко выраженный публично-правовой характер, является основанием для административной ответственности соответствующего должностного лица работодателя (ст. 5.27 КоАП). Неисполнение указанным лицом статутной обязанности оформить трудовой договор служит основанием для дисциплинарной ответственности в рамках трудового правоотношения.

2. Закон  не предусматривает какой-либо  единой обязательной формы трудового  договора, поэтому он может быть  составлен в любой приемлемой для сторон форме. В целях упрощения определения реквизитов и формулирования основных условий договора целесообразно разрабатывать в организациях-работодателях типовую (унифицированную) форму (бланк) трудового договора, заполняемую сторонами при его заключении, в качестве приложения к действующим в организации правилам внутреннего трудового распорядка либо к коллективному договору. Наличие унифицированной формы договора не исключает возможности его заключения в иной форме.

При оформлении трудового договора стороны могут руководствоваться Рекомендациями по заключению трудового договора в письменной форме и использовать Примерную форму такого договора (см. Постановление Минтруда России от 14 июля 1993 г. N 135).

При заключении трудового договора для работы в районах Крайнего Севера целесообразно руководствоваться Рекомендациями по заключению трудового договора (контракта), отражающего специфику регулирования социально-трудовых отношений в условиях Севера, утв. Постановлением Минтруда РФ от 23 июля 1998 г. N 29.

В настоящее  время ряд федеральных ведомств утвердил типовые формы трудовых договоров, отражающих специфику применения труда в организациях (учреждениях) этих ведомств (см., например, Приказ ГТК  России от 28 декабря 1999 г. N 930 "Об утверждении  Типовой формы трудового договора с работниками таможенных органов").

Типовые формы трудовых договоров предусмотрены  для отправления различных видов  федеральной государственной службы и государственной службы субъектов  РФ.

3. В  соответствии с ч. 1 ст. 67 ТК трудовой договор составляется в двух экземплярах, каждый из которых подписывается сторонами. Один экземпляр договора передается работнику, другой хранится у работодателя.

При заключении трудовых договоров с отдельными категориями работников законами и  иными нормативными правовыми актами может быть предусмотрено согласование возможности заключения договоров либо их условий с соответствующими лицами или органами, не являющимися работодателями по этим договорам, или составление трудовых договоров в большем числе экземпляров (см., например, п. 4 комментария к ст. 61 ТК).

Таким образом, число экземпляров заключенного трудового договора регламентировано законом в императивном порядке. Вместе с тем стороны вправе оформлять  копии договора с соблюдением  ограничений, устанавливаемых статьями гл. 14 ТК (см. статьи гл. 14 ТК и комментарий к ним). Работнику по его требованию работодатель обязан выдать копию трудового договора по правилам, установленным настоящим Кодексом (см. ст. 62 ТК и комментарий к ней).

4. Работодатель - физическое лицо обязан зарегистрировать письменный договор с работником в соответствующем органе местного самоуправления (см. ст. 303 ТК и комментарий к ней).

6.

Продолжительность рабочего дня

6.1 Правила  определения продолжительности  рабочего дня

Нормальная  продолжительность рабочего времени установлена статьей 91 ТК РФ и не может превышать 40 часов в неделю. Эта продолжительность рабочего времени установлена законодательством для всех предприятий, независимо от его организационно-правовой формы.

Это общая  максимальная норма рабочего времени для всех работников, как постоянных, так временных и сезонных, а также независимо от того, какая у них рабочая неделя: 5-дневная или 6-дневная.

В общем  случае для работников установлена 5-дневная рабочая неделя с двумя  выходными днями, 6-дневная неделя устанавливается там, где по характеру производства и условиям работы введение пяти рабочих дней в неделю нецелесообразно, как, например, на предприятиях торговли, связи, транспорта и пр. Администрацией организации совместно с соответствующим выборным профсоюзным органом с учетом специфики работы, мнения трудового коллектива может устанавливаться 5- или 6-дневная рабочая неделя с закреплением данного положения в правилах внутреннего трудового распорядка или графиках сменности с соблюдением установленной продолжительности рабочей недели. В связи с этим для разных режимов работы необходимо правильно определять продолжительность рабочего дня. Рабочим днем называется установленное законом рабочее время в течение суток. Продолжительность ежедневной работы, ее начало и конец, перерывы в течение рабочего дня предусматривают правила внутреннего трудового распорядка, а при сменной работе - еще и графики сменности, в том числе и при вахтовом методе .

Во всех случаях определения продолжительности рабочего дня в первую очередь исходят из нормальной или сокращенной продолжительности рабочего времени, установленных действующим трудовым законодательством, о которых говорилось ранее. Затем данное время корректируется в соответствии с требованиями законодательства о сокращении его продолжительности.

При определении  продолжительности рабочего дня (смены) работодатель в обязательном порядке  должен соблюдать требования статьи 94 ТК РФ, согласно которым такая продолжительность  не может превышать:

1) 5-ти часов для работников в возрасте от 15 до 16 лет и 7-ми часов в возрасте от 16 до 18 лет;

2) для  учащихся общеобразовательных учреждений, образовательных учреждений начального  и среднего профессионального  образования, работающих в течение  учебного года в свободное от учебы время - 2,5 часа в возрасте от 14 до 16 лет и 3,5 часа в возрасте от 16 до 18 лет;

3) для  инвалидов I и II групп - в соответствии  с медицинским заключением.

Согласно  поправкам, внесенным в ТК РФ Федеральным  законом от 30 июня 2006 г. N 90-ФЗ, в статье 94 ТК РФ, устанавливающей продолжительность ежедневной работы (смены) для отдельных категорий работников, предлагается увеличить до 4-х часов продолжительность ежедневной работы для учащихся общеобразовательных учреждений, образовательных учреждений начального и среднего профессионального образования, совмещающих в течение учебного года учебу с работой, в возрасте от шестнадцати до восемнадцати лет.

Также работодатель должен помнить, что лица моложе 18 лет не привлекаются для  работы на следующих видах производств (ст. 265 ТК РФ):

1) на  подземных работах;

2) на  производствах с вредными и  опасными условиями труда. Их  Перечень дан в Постановлении  Правительства РФ от 25 февраля  2000 г. N 163 "Об утверждении Перечня  тяжелых работ и работ с  вредными или опасными условиями труда, при выполнении которых запрещается применение труда лиц моложе восемнадцати лет" (с изм. и доп. от 20 июня 2001 г.);

3) на  работах, причиняющих вред здоровью  и нравственному развитию подростков (игорный бизнес, работа в ночных кабаре и клубах, производство, перевозка и торговля спиртными напитками, табачными изделиями, наркотическими и токсическими препаратами);

4) на  работах по переноске и передвижению  тяжестей, превышающих установленные  предельные нормы. Нормы утверждены  Постановлением Минтруда РФ от 7 апреля 1999 г. N 7 "Об утверждении Норм предельно допустимых нагрузок для лиц моложе восемнадцати лет при подъеме и перемещении тяжестей вручную".

С вопросом о продолжительности рабочего дня, в частности несовершеннолетних, связан вопрос и об оплате труда подростков.

Оплата  труда подростков, принятых на работу в свободное от учебы время, производится пропорционально отработанному  времени или в зависимости  от выработки (ст. 271 ТК РФ). При применении почасовой формы оплаты труда заработок работника определяется путем умножения часовой ставки оплаты труда на число фактически отработанных часов.

Оплата  труда лиц из числа подростков, заключивших постоянные трудовые договора, строится на основании принятых в  организации форм и систем оплаты труда.

При этом при повременной оплате труда  заработная плата работникам в возрасте до восемнадцати лет выплачивается  с учетом сокращенной продолжительности  работы. Работодатель вправе при этом за счет собственных средств производить  им доплаты до уровня оплаты труда работников соответствующих категорий при полной продолжительности ежедневной работы (ст. 271 ТК РФ).

Труд  работников в возрасте до 18 лет, допущенных к сдельным работам, оплачивается по установленным сдельным расценкам. Работодатель в этом случае вправе устанавливать им за счет собственных средств доплату до тарифной ставки за время, на которое сокращается продолжительность их ежедневной работы. Ставки оплаты труда и нормы выработки утверждаются работодателем с учетом мнения профсоюзного органа или устанавливаются коллективным договором. При этом следует учитывать, что для работников в возрасте до 18 лет нормы выработки в соответствии со статьей 270 ТК РФ устанавливаются исходя из общих норм выработки пропорционально установленной для этих работников сокращенной продолжительности рабочего времени. Для работников в возрасте до восемнадцати лет, поступающих на работу после окончания общеобразовательных учреждений и общеобразовательных учреждений начального профессионального образования, а также прошедших профессиональное обучение на производстве, могут утверждаться пониженные нормы выработки.

Наряду  с оплатой труда подростков на работодателей возлагаются обязанности  по предоставлению им всего комплекса  предусмотренных трудовым законодательством льгот, гарантий и компенсаций (оплачиваемые отпуска или замена отпуска денежной компенсацией при увольнении; предоставление свободных от работы дней в связи с обучением, обеспечение специальной одеждой, обувью и прочими средствами индивидуальной защиты и т.п.). Для работников, занятых на работах с вредными и (или) опасными условиями труда, где установлена сокращенная продолжительность рабочего времени, максимально допустимая продолжительность ежедневной работы (смены) не может превышать:

1) при  36-часовой рабочей неделе - 8 ч;

2) при  30-часовой рабочей неделе и  менее - 6 ч.

Для творческих работников организаций кинематографии, теле- и видеосъемочных коллективов, театров, театральных и концертных организаций, цирков, средств массовой информации, профессиональных спортсменов в соответствии с перечнями категорий этих работников, утверждаемых Правительством РФ, продолжительность ежедневной работы (смены) может устанавливаться в соответствии с законами и иными нормативными правовыми актами, локальными нормативными актами, коллективным договором либо трудовым договором.

Статья 351 ТК РФ посвящена регулированию  труда творческих работников средств  массовой информации, организаций кинематографии, театров, театральных и концертных организаций, цирков и иных лиц, участвующих в создании и (или) исполнении произведений, профессиональных спортсменов.

Продолжительность ежедневной работы (смена) для отдельных  категорий работников определяется соответствующими нормативными правовыми  актами. Так, в соответствии с Постановлением Минтруда РФ от 20 февраля 1996 г. N 11 "Об утверждении Положения о рабочем времени и времени отдыха работников плавающего состава судов морского флота", ежедневная нормальная продолжительность рабочего времени членов судовых экипажей составляет 8 ч с понедельника по пятницу, т.е. 40 ч в неделю с двумя выходными днями в субботу и воскресенье.

Для отдельных  членов судовых экипажей устанавливается  сокращенная продолжительность  рабочего времени.

Ежедневная  общая продолжительность работы члена судового экипажа, включая время несения вахт (работ), выполнения наряду со своими обязанностями работы за недостающего по штату работника и выполнения дополнительных работ, не входящих в круг прямых должностных обязанностей члена экипажа, не должна превышать 12 ч.

12-часовой режим рабочего времени (с соответствующим предоставлением еженедельно дня отдыха) не должен превышать 30 суток подряд. Конкретная продолжительность этого периода устанавливается работодателем по согласованию с соответствующим выборным профсоюзным органом или иным уполномоченным работниками органом с учетом сложности работы и района плавания.

Приказом  Министерства транспорта Российской Федерации (Минтранс России) от 20 августа 2004 г. N 15 утверждено Положение об особенностях режима рабочего времени и времени отдыха водителей автомобилей. Положение устанавливает особенности режима рабочего времени и времени отдыха водителей (за исключением водителей, занятых на международных перевозках, а также работающих в составе вахтовых бригад при вахтовом методе организации работ), работающих по трудовому договору на автомобилях, принадлежащих зарегистрированным на территории Российской Федерации организациям независимо от организационно-правовых форм и форм собственности, ведомственной принадлежности, индивидуальным предпринимателям и иным лицам, осуществляющим перевозочную деятельность на территории Российской Федерации. Согласно пункту 7 Положения для водителей, работающих на 5-дневной рабочей неделе с двумя выходными днями, продолжительность ежедневной работы (смены) не может превышать 8 ч, а для работающих на 6-дневной рабочей неделе с одним выходным днем - 7 ч.

В тех  случаях, когда по условиям производства (работы) не может быть соблюдена  установленная нормальная ежедневная или еженедельная продолжительность  рабочего времени, водителям устанавливается суммированный учет рабочего времени с продолжительностью учетного периода один месяц.

На перевозках пассажиров в курортной местности  в летне-осенний период и на других перевозках, связанных с обслуживанием  сезонных работ, учетный период может устанавливаться продолжительностью до 6 месяцев. Продолжительность рабочего времени за учетный период не должна превышать нормального числа рабочих часов. Суммированный учет рабочего времени вводится работодателем с учетом мнения представительного органа работников.

При суммированном  учете рабочего времени продолжительность  ежедневной работы (смены) водителей  не может превышать 10 ч, за исключением  следующих случаев, предусмотренных  п. п. 10, 11, 12 Положения. Так, в случае, когда при осуществлении междугородной перевозки водителю необходимо дать возможность доехать до соответствующего места отдыха, продолжительность ежедневной работы (смены) может быть увеличена до 12 ч. Если пребывание водителя в автомобиле предусматривается продолжительностью более 12 ч, в рейс направляются два водителя. При этом автомобиль должен быть оборудован спальным местом для отдыха. Водителям, осуществляющим перевозки для учреждений здравоохранения, организаций коммунальных служб, телеграфной, телефонной и почтовой связи, аварийных служб, технологические (внутриобъектные, внутризаводские и внутрикарьерные) перевозки без выхода на автомобильные дороги общего пользования, улицы городов и других населенных пунктов, перевозки на служебных легковых автомобилях при обслуживании органов государственной власти и органов местного самоуправления, руководителей организаций, продолжительность ежедневной работы (смены) может быть увеличена до 12 ч в случае, если общая продолжительность управления автомобилем в течение периода ежедневной работы (смены) не превышает 9 ч.

В соответствии со статьей 333 ТК РФ педагогическим работникам образовательных учреждений в зависимости  от должности и (или) специальности  с учетом особенностей их труда установлена  продолжительность рабочего дня исходя из сокращенной продолжительности рабочего времени не более 36 ч в неделю.

3.2 Продолжительность  рабочего времени накануне нерабочих,  праздничных и выходных дней

Продолжительность рабочего дня (смены), непосредственно  предшествующего нерабочему праздничному дню, уменьшается на один час (ст. 95 ТК РФ) .