Кадровое деловодство

 

ЗМІСТ

 

ВСТУП..............................................................................................................		3
1.	ДОКУМЕНТУВАННЯ МЕХАНІЗМІВ ПРИЙНЯТТЯ ПРАЦІВНИКА НА РОБОТУ, ЗВІЛЬНЕННЯ ТА ПЕРЕВЕДЕННЯ….	4
	Механізм прийняття працівника на робот…………………………	4
	1.2 Механізм переведення працівників на іншу роботу………………	8
	1.3  Механізм звільнення працівників з роботи……………………...	12
2	КОМЕРЦІЙНА ТАЄМНИЦЯ ТА ЇЇ ОХОРОНА………………………	15
	2.1  Сутність та значення  комерційної таємниці……………………..	15
	2.2  Захист комерційної таємниці……………………………………..	16
3	ВІДПОВІДІ НА ЗАПИТАННЯ…………………………………………	22
4	ПРАКТИЧНЕ ЗАВДАННЯ…………………………………………….	24
СПИСОК ВИКОРИСТАНОЇ ЛІТЕРАТУРИ………………………………		26
ДОДАТОК А ………………………………………………………………...		27

 

 

ВСТУП

 

Прийняти, звільнити, перевести –  буденні справи кадровика, які потребують акуратності, а на додачу ще й здатності  запам’ятовувати та розбиратися  у нюансах кадрового діловодства. З одного боку, штатні співробітники  компанії мають бути під суворим  обліком, з іншого, людського фактору  ніхто не відміняв… Як витримати  баланс між людським ставленням до робітників та безліччю вимог законодавства  на всі випадки життя?.. Адже не може все відбуватися за принципом  «є документ – є людина; немає  документа – немає людини». Такого не буває.

Необхідність заповнювати безліч паперів, зміст яких мало чим відрізняється, – справжня бюрократична перепона. Чи можемо ми хоча б уявити, що в Україні, скажімо, буде скасовано ведення  трудових книжок? Наприклад, в сусідній Росії вже давно йде мова про  відміну трудових книжок – такі собі докази професійної діяльності. Не виключено, що права громадян будуть навмисне або ж мимоволі порушуватися, тому й єдиної думки не існує, а  точно спрогнозувати наслідки жоден  експерт не зможе. З іншого боку –  у більшості країн світу такий  документ взагалі відсутній, а нам  дістався у спадок від радянського  минулого.

А поки законодавці прийдуть до думки, що чим простіше – тим ефективніше, працівникам кадрових служб необхідно  вправлятися у мистецтві оперативного оформлення наказів, заповнення бланків, ведення облікових книг, намагаючись  «вписатись» у рамки робочого дня.

Мета контрольної роботи – розгляд  та характеристика теоретичних питань та закріплення їх практичними завданнями з кадрового діловодства.

 

1. ДОКУМЕНТУВАННЯ МЕХАНІЗМІВ ПРИЙНЯТТЯ ПРАЦІВ-НИКА НА РОБОТУ, ЗВІЛЬНЕННЯ ТА ПЕРЕВЕДЕННЯ

 

Документи з кадрових питань – це документи, що містять інформацію про особовий склад підприємства, організації чи установи, зафіксованих у заявах про прийняття, звільнення, переведення на іншу роботу, в наказах  про особовий склад, автобіографіях, характеристиках, контрактах, трудових угодах, особових справах, особових   листах з обліку кадрів, трудових книжках. Документація про кадри ведеться з моменту зарахування працівника на підприємство. Вона може бути виділена в окрему групу, що зумовлено її винятковою важливістю та низкою особливостей документування та діловодства.

 

1. Механізм прийняття працівника на роботу

 

Прийняття працівника на роботу здійснюється за такою схемою:

• Написання особистої заяви(рис.1.1);
• Оформлення наказу(рис.1.2) ;
• Укладання контракту;
• Заведення трудової книжки (заповнення її);
• Заведення особової картки;
• Відкриття рахунку працівника  по заробітній платі в бухгалтерії;
• Заведення особової справи.

 

 

 

 

 

 

Рис.1.1 – Приклад особистої  заяви

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Рис.1.2 – Приклад оформлення Наказу про прийняття на роботу

 

Написання особової заяви  здійснюється на трафаретному бланку або чистому аркуші паперу.

Реквізити заяви:

• Адресат;
• Адресант;
• Назва виду документа;
• Текст;
• Підстава;
• Дата ;
• Власноручний підпис.

Заява пишеться від руки в одному примірнику. В тексті заяви  краще відображати не «прийняття на роботу», а «прийняття на посаду», якщо в подальшому з працівн6иком не буде укладено контракт. На заяві  після її написання повинен з’явитися  ще один реквізит – «резолюція», яка  може мати вигляд такого напису: «До наказу у відділ кадрів» з підписом керівника та датою написання резолюції. 

Заява або контракт стають підставою для оформлення наказу по прийняттю працівника на роботу.

Працівник має право реалізувати  свої здібності до продуктивної праці  шляхом укладення трудового договору з одним або одночасно з  декількома роботодавцями, якщо інше не передбачено законодавством, колективним  договором або угодою сторін.

Для прийняття на роботу працівник  подає:

• заяву про, прийняття на роботу;
• паспорт;
• трудову книжку, оформлену у встановленому порядку, а якщо особа приймається на роботу вперше — довідку про останнє заняття, видану за місцем проживання відповідною житлово-експлуатаційною організацією, органом місцевого самоврядування, вуличним комітетом (довідка, видана вуличним комітетом, має бути засвідчена виконавчим комітетом відповідної ради); звільнені з лав Збройних Сил України подають військовий квиток;
• свідоцтво про обов'язкове державне соціальне страхування:
• довідку про присвоєння ідентифікаційного коду.

Прийняття на роботу без подання  зазначених документів не допускається. Якщо робота вимагає спеціальних  знань, то роботодавець має право  зажадати від працівника подання  диплома або іншого документа про здобуту освіту або професійну підготовку в навчальному закладі відповідного рівня акредитації.

Забороняється вимагати документи, подання  яких не передбачено законодавством, а також відомості про прописку.

Прийняття на роботу оформляється наказом (розпорядженням) роботодавця, що оголошується працівнику під розпис. У наказі (розпорядженні) має бути зазначено  найменування роботи (посади) відповідно до Класифікатора професій, умови оплати праці та інші істотні умови трудового договору.

Фактичне допущення працівника до роботи роботодавцем або з його відома іншою посадовою особою вважається укладенням трудового договору незалежно  від того, чи було прийняття на роботу оформлено належним чином.

На всіх працівників, які працюють понад п'ять днів, у тому числі  осіб, які є співвласниками (власниками) підприємств, селянських (фермерських) господарств, сезонних і тимчасових працівників, а також позаштатних  працівників за умови, якщо вони підлягають державному соціальному страхуванню, ведуться трудові книжки.

Працівникам, що стають до роботи вперше, трудова книжка оформляється не пізніше  п'яти днів після прийняття на роботу.

Наказ про прийняття на роботу

Прийняття працівників на роботу оформлюється виданням наказу, в якому зазначають:

• прізвище, ім'я, по батькові працівника;
• посаду (спеціальність, кваліфікація, розряд);
• місце роботи;
• умови оплати праці;
• початок роботи.

В окремих  випадках у наказі про прийняття  працівника на роботу можуть бути передбачені  додаткові умови, а саме: випробування з метою перевірки відповідності  працівника дорученні роботі; терміни  дії трудового договору; тривалість робочого часу, якщо трудовий договір  укладено на неповний робочий день або тиждень; оплата витрат у зв'язку з переїздом працівника на роботу в іншу місцевість; звільнення працівника від направлення у відрядження  при роз'їзному характері роботи тощо. Перед підписом робиться посилання  на підстави видання наказу.

Після підписання наказу керівником суб'єкта господарювання з ним ознайомлюють працівника, роблять відповідний  запис у трудовій книжці, заповнюють особову картку, вносять відомості  про працівника до штатнопосадової  книги (алфавітної книги).

Прийняття працівників на роботу здійснюється в порядку, який визначається правилами  внутрішнього трудового розпорядку або статутом (положенням) суб'єкта господарювання незалежно від форми  власності.

Накази  оформляються не менше як у двох примірниках на фірмовому бланку або на чистому аркуші формату  А-4.

Перший  примірник наказу підшивається в  справу, а другий примірник направляється  в бухгалтерію, де відкривається  рахунок на ім’я працівника по заробітній платні.

 

2. Механізм переведення працівників на іншу роботу

 

Механізм переведення  працівника на іншу посаду здійснюється за такою схемою:

• Подання, в якому обґрунтована необхідність переведення на іншу посаду(рис.1.3);
• Наказ по о/с про переведення(рис.1.4) ;
• Запис у трудовій книжці;
• Запис у особовій картці форми П-2 чи особовій справі;

Запис на особистому рахунку  заробітній плати.

У такому випадку копії  наказів про переведення на іншу посаду в рамках організації направляються  в особову справу, бухгалтерію, і  при зміні окладу проводиться  відповідна зміна на особистому рахунку  працівника по заробітній платні.  

Згідно з діючим законодавством працівника можна перевести на іншу посаду тільки в тому випадку, якщо він не втрачає в оплаті,тобто  номінально переведення може означати підвищення. Переведення на посаду з меншим окладом можливе тільки в тому випадку, якщо працівник був причетний до матеріальних збитків, завданих підприємству, де він працює, або на нього заведена кримінальна справа.

 

 

 

 

 

 

 

Рис.1.3 – Приклад написання  подання на переведення на іншу посаду

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Рис.1.4 – Приклад Наказу про переведення

 

Накази  про переведення (переміщення) працівників  на іншу роботу (посаду) в того ж суб'єкта господарювання готуються й оформлюються на підставі рішення власника (уповноваженого ним органу) та заяви працівника.

У розпорядчій  частині наказу, крім прізвища, імені  та по батькові працівника, його попередньої  посади (роботи), повинні бути зазначені:

• посада (спеціальність, кваліфікація);
• структурний підрозділ (місце роботи), до якого він переводиться;
• дата і на який термін переводиться (постійно чи тимчасово);
• причини переведення на іншу посаду, роботу (у зв'язку з виробничою потребою; за станом здоров'я; у зв'язку з вагітністю або неможливістю виконувати попередню роботу жінкою, яка має дитину віком до трьох років; для заміни відсутнього працівника);
• умови оплати праці, пільги і компенсації, передбачені чинним законодавством;
• підстави видання наказу.

Працівник, який переводиться до іншого структурного підрозділу, звітує там, де працював, про  повернення інструменту, спецодягу  тощо, знімається з табельного обліку, проходить, у разі потреби, медичний огляд, повторний інструктаж з техніки  безпеки.

Після видання наказу про переведення  працівника на іншу посаду або роботу (постійно), до його особової картки, трудової книжки, а також до інших облікових  документів заносяться відповідні записи.

Переведення на іншу роботу в того ж суб'єкта господарювання, а також переведення  в іншу місцевість, хоча б разок  з підприємством, установою, організацією, допускається тільки за згодою працівника, за винятком випадків, коли працівник  переводиться тимчасово на іншу роботу в разі виробничої потреби, заміни відсутнього  працівника (ст. 32 КЗпП України).

Не  вважається переведенням на іншу роботу і не потребує згоди працівника переміщення його в того ж самого суб'єкта господарювання на інше робоче місце, в інший структурний підрозділ у тій самій місцевості, доручення працювати на іншому механізмі або агрегаті у межах спеціальності, кваліфікації чи посади, обумовленої трудовим договором, якщо ця робота нс протипоказана йому за станом здоров'я, а також зміни істотних умов праці під час продовження роботи за тією самою спеціальністю, кваліфікацією чи посадою (ст. 32 КЗпП України).

Про наступну зміну істотних умов праці (систем і  розмірів оплати праці, пільг, режиму роботи, встановлення неповного робочого часу, суміщення професій, зміну розрядів і найменування посад) працівник  повинен бути повідомлений не пізніше, ніж за два місяці. Зразок виказу про переведення на іншу роботу наведено нижче.

У випадку, коли ініціатором переведення працівника на іншу роботу є власник або уповноважений  ним орган, у наказі обов'язково зазначається мотивація переведення (констатуюча  частина), а працівник, ознайомившись  з наказом, повинен, крім підпису, зазначити  «з переведенням згодний».

Перед тим, як видати наказ про переведення, власник або уповноважений ним  орган зобов'язаний докладно ознайомити працівника з умовами його праці  на тій посаді (роботі), куди передбачається його перевести.

Право працівника на щорічну основну та додаткові відпустки повної тривалості у перший рік роботи настає після  закінчення шести місяців безперервної роботи наданому підприємстві (п. 1 ст. 79 КЗпП України). До закінчення зазначеного  строку відпустка може надаватися: працівникам, переведеним на роботу від одного суб'єкта господарювання до іншого; жінкам, які виявили бажання  приєднати щорічну відпустку  до відпустки у зв'язку з вагітністю і родами; працівникам молодше  вісімнадцяти років; працівникам, які  навчаються у вищих і середніх спеціальних навчальних закладах на вечірній і заочній формах навчання; в інших випадках, передбачених чинним законодавством (ст. 79, 180, 195, 212 КЗпП України).

Допускається  на прохання працівника поділ відпустки  на частини за умови, щоб основна  її частина була не менше шести  днів для дорослих і дванадцяти - для осіб молодших вісімнадцяти років (ст. 79 КЗпП України), а також перенесення  у виняткових випадках, за згодою працівника та за погодженням з профспілковим органом, відпустки на наступний календарний рік (ст. 80 КЗпП України).

Працівникові  може бути надана короткочасна відпустка  без збереження заробітної плати, як правило, до двох тижнів за сімейними  обставинами та з інших поважних причин. У необхідних випадках за згодою сторін ця відпустка може бути відпрацьована  у наступний період, виходячи з  умов і можливостей виробництва (ст. 84 КЗпП України).

 

3. Механізм звільнення працівників з роботи

 

Механізм звільнення працівника з роботи відбувається за такою схемою:

• Заява робітника про звільнення (припинення строку дії контракту) (рис.1.5);
• Наказ про звільнення;
• Запис у трудовій книжці та видачі її на руки;
• Запис в особовій картці форми П-2 чи особовій справі;
• Закриття особистого рахунку працівника і повний розрахунок з ним.

 

 

 

 

 

 

Рис.1.5 – Приклад написання  заяви про звільнення

 

Заява про звільнення пишеться робітником за два тижні до імовірного терміну припинення трудової діяльності і подається на погодження керівнику  підприємства. Керівник видає наказ  про звільнення відповідно до чинного  законодавства, робить відповідний запис у трудовій книжці і в особовій картці форми Т-2. Копія наказу про звільнення направляється в бухгалтерію, де на підставі даного документа здійснюється повний розрахунок з працівником. При припинені строку дії контракту, якщо він не переукладається надалі, також видається наказ про звільнення і здійснюються відповідні дії, пов’язані за припиненням трудової діяльності.

Припинення дії трудового договору може мати місце тільки з підстав, передбачених законами України.

За  ініціативою працівника трудові  відносини припиняються згідно зі статтями 38 та 39 Кодексу законів про працю  України (далі КЗпП).

Припинення  дії трудового договору за ініціативою  власника може мати місце з підстав, передбачених статтями 40 та 41 КЗпП.

Дію трудового  договору може бути припинено також  за умов, передбачених пунктами 1,2,3, 5, 6, 7 та 8 статті 36 КЗпП.

У день звільнення роботодавець повинен видати працівникові копію наказу про звільнення та виплатити всі належні йому від підприємства суми.

Накази  про розірвання трудових договорів (звільнення з роботи) готуються  за розпорядженням керівника суб'єкта господарювання на підставі заяв працівників, подання керівників відповідних  структурних підрозділів, третьої  особи, яка не є стороною трудового  договору (суд, профспілковий або  інший уповноважений на представництво трудовим колективом орган, військкомісаріат).

Слід звернути увагу на те, що підготовка й видання наказу (розпорядження) про розірвання трудового договору (звільнення з роботи) правомірне тільки за наступних умов:

• є підстави, викладені в законі;
• дотримано певного порядку звільнення працівника за конкретною підставою.

Накази  про розірвання трудового договору (звільнення з роботи) складаються, як правило, з двох частин: констатуючої (зазначаються коротко мотиви та причини припинення трудового договору) та розпорядчої, де зазначаються:

• прізвище, ім'я, по батькові працівника;
• посада;
• структурний підрозділ (місце роботи);
• дата і причина (підстава) розірвання трудового договору (звільнення з роботи);
• відповідна стаття Кодексу законів про працю України, інші акти законодавства;
• пільги та компенсації, передбачені чинним законодавством;
• підстава видання наказу.

Власник або, уповноважений ним орган  зобов'язаний у день звільнення видати працівникові належно оформлену  трудову книжку, розрахуватися з  ним, видати копію наказу про звільнення з роботи (у разі звільнення працівника ї ініціативи власника або уповноваженого ним органу). Якщо працівникові у день звільнення не працював, зазначені суми слід виплатити не пізніше наступного дня після пред'явлення звільненим працівником вимога про розрахунок (ст. 47,116 КЗпП України).

Якщо  затримано видачу трудової книжки з  вини власника або уповноваженого ним  органу, працівникові сплачується середній заробіток за весь час вимушеного прогулу (Інструкція про порядок  ведення трудових книжок на підприємствах, в установах,організаціях, п. 4.1).

У суб’єктів  господарювання з невеликою кількістю працівників можуть «даватися зведені накази по особовому складу, де за окремими параграфами наказу розміщується інформація про призначення, звільнення наданні відпусток тощо.

 

 

2. КОМЕРЦІЙНА ТАЄМНИЦЯ ТА ЇЇ ОХОРОНА

 

1. Сутність та значення комерційної таємниці

 

Комерційна таємниця – відомості, пов’язані з виробництвом, технологією, управлінням, фінансовою та іншою діяльністю суб’єкта господарювання, використання яких у господарській діяльності надає можливість отримання прибутку та/або конкурентної переваги чи збереження положення на ринку, розголошення яких може завдати шкоди інтересам  суб’єкта господарювання.

Комерційною таємницею можуть бути відомості технічного, організаційного, комерційного, виробничого та іншого характеру, за винятком тих, які відповідно до закону не можуть бути віднесені  до комерційної таємниці.

Склад і обсяг відомостей, що становлять комерційну таємницю, визначаються суб’єктом  господарювання відповідно до законодавства.

Згідно з Постановою Кабінету Міністрів  України від 9 серпня 1993 р. № 611 “Про перелік відомостей, що не становлять комерційної таємниці ”, не можуть бути віднесені до комерційної таємниці:

- установчі документи, документи,  що дозволяють займатися підприємницькою  чи господарською діяльністю та її окремими видами;

- інформація за всіма встановленими формами державної звітності;

- дані, необхідні для перевірки  обчислення і сплати податків  та інших обов’язкових платежів;

- відомості про чисельність  і склад працюючих, їхню заробітну  плату в цілому та за професіями  й посадами, а також наявність вільних робочих місць;

- документи про сплату податків і обов’язкових платежів;

- інформація про забруднення  навколишнього природного середовища, недотримання безпечних умов  праці, реалізацію продукції,  що завдає шкоди здоров’ю, а також інші порушення законодавства України та розміри заподіяних при цьому збитків;

- документи про платоспроможність;

- відомості про участь посадових  осіб підприємства в кооперативах, малих підприємствах, спілках,  об’єднаннях та інших організаціях, які займаються підприємницькою діяльністю;

- відомості, що відповідно до  чинного законодавства підлягають  оголошенню.

Підприємства, установи та організації  зобов’язані подавати перелічені відомості  органам державної виконавчої влади, контролюючим і правоохоронним органам, іншим юридичним особам відповідно до чинного законодавства, за їх вимогою.

Отже, відомості, які можуть бути віднесені  до комерційної таємниці, наприклад  підприємства, повинні мати такі ознаки:

- не містити державної таємниці;

- не наносити шкоди інтересам суспільства;

- відноситись до виробничої  діяльності підприємства;

- мати дієву або потенційну  комерційну цінність та створювати  переваги в конкурентній боротьбі;

- мати обмеження в доступі  тощо.

Відповідальність за розголошення відомостей, що становлять комерційну таємницю підприємства, встановлюється законодавчими актами України".

 

2.  Захист комерційної таємниці

 

Основним чинником, що сприяє захисту інформації, залишаються  поки режимні, тобто спеціальні заходи, спрямовані на запобігання витоку конкретних відомостей. Чим більше до них може бути виявлений чи уже фіксувався інтерес, тим оперативніше повинні прийматися заходи для недопущення його задоволення.

Прийняття спеціальних заходів, спрямованих на захист інтелектуальної  власності, залежить, перш за все, від  власника (власників) інформації, що складається  в їхньому середовищі діяльності конкурентної обстановки, цінності, яку  представляє для них виробнича  або комерційна інформація, і інших  факторів.

Безумовно, зберігати секрет його власникові, якщо він більше нікому не відомий, не представляє великої  складності і витрат на його охорону. Він сам не повинен допустити  до нього третіх осіб. При цьому  не бути балакучим, довірливим. Носій  інформації (документ, дискета, предмет) повинен мати відповідне місце зберігання (не письмовий стіл, а сейф або  інше недоступне для інших осіб місце). Кілька ускладнюється охорона цих  відомостей, коли про її наявність  стає відомо зацікавленим особам. Виникає  необхідність обмежувати доступ сторонніх  осіб до місця зберігання секретних  матеріалів.

Підприємства, фірми, об'єднання, де є не один власник інформації, а декілька, до того ж працюють співробітники, не допущені до виробничим (комерційним) секретів, являють собою більш  складний об'єкт захисту. Виникає питання про необхідність забезпечення зовнішньої і внутрішньої безпеки структурних об'єднань підприємництва. Для його рішення можна використовувати приватні підприємницькі фірми, приватні служби безпеки (тобто які функціонують самостійно, приймаючи замовлення від клієнтів), власні служби безпеки.

Якісне ж виконання  замовлення недержавними детективними службами багато в чому залежить від  тих умов, які створюються їм органами влади. Наприклад, Санкт-Петербурзька мерія своїм рішенням заборонила на території міста діяльність приватних  підприємницьких фірм, які займалися  також наданням послуг з захисту  комерційних таємниць. Здійснення цих  приватних функцій ставиться  державним правоохоронним органам. І це не дивлячись на те, як показує зарубіжний досвід, що приватне підприємництво охороняє приватне детективне суспільство. Державним ж правоохоронним органам, при всій їх бажання і можливості, з цим завданням у повному обсязі не справіться6.

Це одне питання. Другий стосується вивчення самої приватної фірми  перед тим, як звернутися до неї за допомогою. Чому? Є дані, що деякі  приватні детективні освіти, замість  того, щоб діяти у відповідності  зі своїм статутом, займаються здирництвом, шантажем представників інших підприємницьких  фірм. В принципі тут йде обопільна  перевірка замовника і клієнта  перед тим, як укласти договір. Ігнорування  цього підходу може призвести  до серйозних помилок.

Спеціальні заходи, які  здійснюються при захисті інформації, можна підрозділити на зовнішні і  внутрішні.

До зовнішніх заходів  відносяться наступні. Вивчення партнерів, клієнтів, з якими доводиться вести  господарську, комерційну діяльність, збирати інформацію про їхню надійність, платоспроможність і інші дані. При  необхідності проводиться вивчення зв'язків співробітників приватної  фірми. З'ясовуються особи, що виявляють  інтерес до фірми, її діяльність, співробітникам, які не належать вони до конкуруючої  фірми або до злочинної групи. У разі встановлення, що ці особи  допустили будь-які протизаконні дії, необхідно інформувати відповідний  правоохоронний орган. Тим самим  припиняється злочинна діяльність і, в  тому числі, інтерес до приватній  фірмі. По можливості бажано встановити, в чому суть цього інтересу і кому знадобилася та чи інша інформація. Чи не повториться він у майбутньому, тобто що можна чекати від конкурента (не виключено і злочинних елементів).