Кадровое, информационное и техническое обеспечение системы управления персоналом

План 
 

     Введение

     Система управления персоналом — это совокупность всех видов работ, осуществляемых с целью обеспечения организации квалифицированными специалистами, их эффективного использования, профессионального и социального развития.

     Система управления персоналом включает все  функциональные подразделения, занимающиеся работой с персоналом, а также всех руководителей организации. Основной объем задач в системе управления персоналом призваны решать специализированные подразделения (отделы кадров, менеджеры по кадрам, службы управления персоналом).

     Система управления персоналом является важной составляющей системы управления компании в целом. Разумно построенная  система управления персоналом повышает профессионализм компании, ее конкурентоспособность, а это, в свою очередь, может позволить не только выделиться в своем сегменте рынка, но и опередить своих конкурентов.

Система управления персоналом может включать:

• планирование организационной структуры управления, штатного расписания и кадровой политики;
• подбор персонала на вакантные должности;
• ведение административного документооборота по персоналу;
• аттестацию персонала;
• развитие персонала;
• учет трудовых отношений;
• учет условий труда;
• мотивацию персонала;
• правовое обеспечение;
• информационное обеспечение и многое другое.

     Система управления персоналом – это совокупность связанных и взаимодействующих  друг с другом элементов, составляющих единое целое и выполняющих функции  управления персоналом. Она реализуется в нормативных документах: уставе предприятия, ее философии, бизнес-плане, правилах внутреннего трудового распорядка, коллективном договоре, положении об оплате труда, положении о кадровой службе и др.                                                                                  

     Целью контрольной работы является раскрытие значения кадрового, информационного, технического и правового обеспечения системы управления персоналом.

         Задачи данной работы:

1. дать характеристику кадровому, информационному, техническому и правовому обеспечению системы управления;
2. определить внешние факторы воздействия на систему управления персоналом;
3. определить законодательные и нормативные акты в правовом обеспечении системы управления.

1. Кадровое  обеспечение системы  управления персоналом

     1.1. Внешние факторы воздействия на систему управления персоналом

     Эффективная система управления персоналом предполагает установление рациональной организационной  структуры управления, в которой отражены логические соотношения функций и уровни управления. Очень важным этапом при проектировании организационной структуры является определение прав и ответственности в процессе реализации цели.

     Функции управления персоналом разделены между  линейными руководителями и кадровой службой. Линейные руководители участвуют в наборе персонала, его оценке, обучении, обеспечивают условия для высокопроизводительного труда и использования работника по его специальности.

     Кадровая  служба должна быть организатором и  координатором всей работы с кадрами. Она должна оказывать консультативную и методическую помощь линейным руководителям, осуществлять контроль за реализацией кадровой политики в структурных подразделениях, осуществлять надзор за оплатой труда, медицинским обслуживанием работников, специально-психологическим климатом, социальной защитой работников.

     Под кадровым обеспечением системы управления персоналом понимается необходимый  количественный и качественный состав работников кадровой службы организации.

     Уровень кадровой работы в организации зависит от профессиональной компетентности специалистов кадровых служб. Работники службы управления персоналом должны:

1. хорошо знать трудовое законодательство, методические, нормативные и другие материалы, касающиеся работы с персоналом, учета личного состава; основы педагогики, социологии и психологии труда; передовой отечественный и зарубежный опыт в области управления персоналом;
2. владеть современными методами оценки персонала, профориентационной работы, долгосрочного и оперативного планирования работы с персоналом, регламентации функций структурных подразделений и работников; социальными технологиями управления;
3. иметь ясное представление о перспективах развития предприятия, рынка, конъюнктуры; об основах научной организации труда, производства и управления; о структуре предприятия и основных функциях структурных подразделений.

     Сложность управления персоналом в организации  в современных условиях предопределяет новый уровень требований, предъявляемых  к руководителю кадровой службы. Вот почему в процветающих организациях фирмах вводятся должности руководителей (директоров, зам. директоров и т.д.) кадровой службы, которые должны обладать высокими профессиональными навыками.

     С учетом изложенного в настоящее  время крайне необходима система подготовки и переподготовки работников кадровых служб, так как в стране практически нет учебных заведений, готовящих специалистов по данному профилю. Процесс обучения кадровиков и освоения ими новых методов управления должен стать осознанным и непрерывным.

     Количественный  состав службы управления персоналом определяется организационно-штатными структурами и Уставом организации. При расчете необходимой численности  штатных работников кадровой службы учитываются следующие факторы:

• общая численность работников организации;
• конкретные условия и характерные особенности организации, связанные со сферой ее деятельности (производственной, торговой, банковской и т.д.), масштабами, разновидностями отдельных производств, наличием филиалов;
• социальная характеристика организации, структурный состав ее работников (наличие различных категорий - рабочих, специалистов, руководителей, служащих), их квалификация;
• сложность и комплексность решаемых задач по управлению персоналом (стратегическое планирование, выработка кадровой политики, организация обучения и др.);
• техническое обеспечение управленческого труда.

       В связи с тем, что организации  самостоятельно определяют численность  работников по функциям управления, их профессиональный и квалификационный  состав, а также утверждают штаты, все существующие методы расчета численности управленческих работников носят в основном рекомендательный характер.

       Одним из наиболее распространенных  и доступных методов расчета  численности работников кадровой  службы является ее определение через затраты труда (времени) на выполнение управленческих работ, т.е. через трудоемкость.

       В свою очередь, трудоемкость  работ по управлению  персоналом  можно  определить, используя   следующие методы: нормативный; с  помощью фотографии рабочего  времени или хронометража; расчетно-аналитический; метод аналогий; экспертный.

     Нормы времени устанавливаются в основном для простых, повторяющихся видов  работ (машинописные, учетные, оформление  документов). В настоящее время  разработаны типовые нормы на подготовку и оформление документов по учету личного  состава, по делопроизводству.

     Внешние факторы (правительственные законы и формы государственного регулирования, требования профсоюзов, наличие конкурентов  и внешние экономические условия, характер рынка рабочей силы и пр.) оказывают значительное влияние на кадровую политику организации. Рассмотрим это влияние на примерах.

     Важными внешними факторами воздействия  на управление персоналом являются трудовое законодательство и регулирование  трудовых отношений со стороны правительства. Области, затрагиваемые таким регулированием, включают:

• законодательное установление равных возможностей приема на работу, отбора кадров, их оценки, продвижения по службе и обучения;
• исключение дискриминации по признакам пола и возраста;
• регулирование условий оплаты труда, длительности рабочего дня, безработицы и т.п.;
• регулирование пособий, оказывающее влияние на пенсионное обеспечение;
• охрану здоровья;
• законы, регулирующие трудовые отношения.

   Проблемы, возникающие в связи с государственным регулированием, сводятся к следующим:

• регулирование способствует утверждению упрощенных подходов к сложным проблемам: подход к малым и крупным предприятиям почти одинаков, одна и та же система регулирования применяется для разных отраслей и т.п.;
• сроки принятия решений замедляются;
• регулирование зачастую не ведет к взаимному приспособлению и взаимной выгоде, но лишь к необходимости более сложного юридического маневрирования;
• предписания устаревают, но, тем не менее, сохраняют свою силу.

     Профсоюзы оказывают непосредственное влияние на проводимую предприятиями кадровую работу, в первую очередь при наборе и отборе работников, оценке их результатов, продвижении, оплате и поощрении. Профсоюзы разнятся между собой, как и люди. Бывают профсоюзы, идущие на сотрудничество, а бывают конфликтные, так же, как существуют быстрореагирующие и безответственные организации.

     Из  числа внешних экономических  условий наиболее заметно влияют на управление персоналом наличие конкуренции  и условия на рынке труда, т.е. потенциал рынка.

     Для анализа связей между организацией и ее окружением важное значение имеет  учет так называемых «групповых» интересов и претензий. При этом само положение групп интересов в свою очередь зависит от состояния дел в организации. Организация обычно имеет дело с четырьмя основными группами интересов:

• внутренними (собственники, менеджеры, персонал);
• хозяйственными (клиенты, поставщики, конкуренты, кредиторы, потенциальная рабочая сила);
• общественными (государство, средства массовой информации, общественные организации и пр.);
• интересами защитников окружающей среды (ученые, ассоциации заинтересованных организаций и лиц, государство и др.).

     Таким образом, главными задачами системы управления персоналом организации являются – обеспечение кадрами, организация их эффективного использования, профессионального и социального развития. В соответствии с этими задачами и формируется система управления.

     Эффективность работы с персоналом определяется умелым сочетанием административных, экономических  и социально-психологических методов. 

2. Информационное обеспечение системы управления персоналом

     Главные функции процесса управления персоналом, реализуемые на разных уровнях системы  управления организацией, - выработка  решений и контроль за их исполнением. Именно необходимость обеспечения выполнения этих функций дает возможность рассматривать управление персоналом как информационный процесс, т. е. функционально включающий получение, передачу, обработку (преобразование), хранение и использование информации, а саму иерархическую систему управления – как информационную систему.

     Процесс управления персоналом можно представить  в виде множества согласованных, постоянно принимаемых и реализуемых  решений, направленных в конечном счете  на достижение главной цели функционирования организации. Выработка каждого из этих решений должна быть информационно обеспечена.

     Информационное  обеспечение системы управления персоналом представляет собой совокупность реализованных решений по объему, размещению и формам организации  информации, циркулирующей в системе управления при ее функционировании. Оно включает оперативную информацию, нормативно-справочную информацию, классификаторы технико-экономической информации и системы документации (унифицированные и специальные).

     Для того чтобы служба управления персоналом могла успешно выполнять свои функции, необходимо соблюдать следующие требования, предъявляемые к качеству информации:

     Комплексность – информация должна комплексно отражать все стороны деятельности службы: техническую, технологическую, организационную, экономическую и социальную во взаимосвязи с внешними условиями.

     Оперативность – получение входной информации должно происходить одновременно с протеканием процесса в управляемой системе или совпадать с моментом ее завершения.

     Систематичность – требуемая информация должна поступать систематически и непрерывно (по возможности).

     Достоверность – информация должна формироваться в ходе достаточно точных измерений.

     Информационное  обеспечение службы управления персоналом можно подразделить на внемашинное и внутримашинное. Такая классификация информационного обеспечения может быть использована только при том условии, что в подразделениях службы управления персоналом имеются средства вычислительной техники (непосредственно, например, персональные компьютеры или используемые вычислительные ресурсы организации).

     а) Внемашинное информационное обеспечение включает: систему классификации и кодирования информации; системы управленческой документации; систему организации, хранения, внесения изменений в документации.

     Внемашинная информационная база представляет собой  совокупность сообщений, сигналов и  документов в форме, воспринимаемой человеком непосредственно без  применения средств вычислительной техники.

     Во  внемашинной сфере в процессе управления обмен информацией реализуется в виде движения документов между управляемой и управляющей системами: от органа управления к объекту следуют документы, содержащие плановую информацию (приказы, распоряжения, плановые задания, планы-графики и т. п.); по линии обратной связи – от объекта к органу управления – следуют документы, содержащие учетно-отчетную информацию (информация о текущем или прошлом состоянии объекта управления). Внемашинное информационное обеспечение позволяет провести идентификацию объекта управления, формализовать информацию, представить данные в виде документов.

     б) Внутримашинное информационное обеспечение содержит массивы данных, формирующие информационную базу системы на машинных носителях, а также систему программ организации, накопления, ведения и доступа к информации этих массивов.

     Основным  элементом внутримашинного информационного  обеспечения является информационный массив, представляющий собой совокупность однородных записей. Структура массива, состав, порядок следования записей  в массиве не зависят от типа машинного носителя.

     В последнее время широкое распространение  получило использование ПК в структурных  подразделениях организации, в том  числе в отделе кадров, отделах  труда и заработной платы и  т. д. В этой связи одной из центральных  проблем проектирования информационного обеспечения службы управления персоналом является организация данных в памяти ПК.

     Недостатки  традиционного подхода организации  массивов информации в памяти ПК, при  котором разработка информационной базы ориентировались на конкретные функциональные задачи, привели к необходимости ориентации собственно на информацию, на данные, что обусловило переход от проблемно-ориентированной базы данных к информационно-ориентированной.

     Все это обусловило новую организацию  данных в ЭВМ, что нашло свое отражение в разработке банков данных, представляющих собой совокупность баз данных пользователей, технических и программных средств формирования и ведения этих баз.

     Банк  данных строится из баз данных, каждая из которых представляет собой совокупность данных, организованных по определенным правилам, предусматривающим общие принципы описания, хранения и манипулирования данными.

     В базе данных накапливается и постоянно  обновляется информация в виде небольшого числа массивов, каждый из которых  ориентирован на использование при решении многих задач управления. При этом основное внимание уделяется непрерывному поддержанию в системе точной динамической информационной модели объекта управления.

     В этой связи открывается принципиально  новая возможность использования ЭВМ несколькими пользователями, которые совместно разрабатывают и используют программы, обобщают получаемые результаты.

     К разработке информационного обеспечения  службы управления персоналом предъявляется  ряд организационно-методических требований: рациональная интеграция обработки информации в информационной базе, сокращение числа форм документов; возможность машинной обработки информации, содержащейся в документах и во внутримашинной сфере; необходимая избыточность информационного обеспечения, позволяющая пользователям различного уровня получать информацию с различной степенью детализации. 
 

3. Техническое обеспечение системы  управления персоналом

     Основу  технического обеспечения системы  управления персоналом организации  составляет комплекс технических средств (КТС) - совокупность взаимосвязанных единым управлением и (или) автономных технических средств сбора, регистрации, накопления, передачи, обработки, вывода и предоставления информации, а также средств оргтехники.

     Решить  задачи управления с минимальными трудовыми и стоимостными затратами, с заданной точностью и достоверностью, в установленные сроки позволяет КТС. Эффективность функционирования службы управления персоналом при использовании КТС должна обеспечиваться как за счет повышения производительности труда персонала службы, так и за счет возможности использования экономико-математических методов решения задач управления на основе более полной и точной информации.

     В связи с этим эффект применения КТС  в службе управления персоналом должен определяться не снижением управленческих и эксплуатационных расходов (в частности, сокращением персонала службы), а улучшением экономических показателей работы службы в целом и отдельных ее подразделений за счет более рационального управления.

     Рассматриваемый комплекс должен обладать информационной, программной и технической совместимостью входящих в него средств; адаптируемостью к условиям функционирования службы управления персоналом; возможностью расширения с целью подключения новых устройств. Исходные данные для выбора технических средств таковы: характеристики задач, предназначенных для решения службой управления персоналом организации; характеристики технологического процесса обработки информации; технические характеристики оборудования, которое может быть использовано как составная часть КТС службы управления персоналом.

     Основными характеристиками задач, которые должны учитываться при выборе оборудования, являются:

• носители входной и выходной информации (документы, типизированные бланки, машинные носители информации и т.д.);
• объем входной и выходной информации по указанным носителям;
• объемы вычислительных работ;
• сроки выполнения работ по решению задач управления персоналом;
• формы и способы предоставления результатов решения задач пользователям.

     При выборе оборудования следует учитывать назначение и состав комплектов оборудования, а также производительность при выполнении технологических операций; надежность работы; совместимость работы оборудования различных типов, в том числе персональных компьютеров; стоимость оборудования; состав и количество обслуживающего персонала; площадь, требуемую для размещения оборудования.

     Материалы анализа технического обеспечения  службы управления персоналом, а также  данные об использовании технических  средств являются исходной базой  составления задания на проектирование технического оснащения службы.

     Проектные решения должны обеспечивать: рациональную структуру, состав, необходимое количество и эффективное распределение, размещение технических средств в структурных  подразделениях службы; улучшение общего технического оснащения по отдельным видам и направлениям работ службы; соответствие производительности и надежности технологически связанных средств на уровне службы управления персоналом и в рамках системы управления организации в целом; комплексное использование технических средств при реализации подразделениями службы своих функций и отдельных работ; экономичность эксплуатации средств технического оснащения.

     Важнейшей задачей проектирования технического обеспечения службы управления персоналом является выбор технических средств: он определяет затраты на их приобретение и эффективность будущего функционирования службы управления персоналом.

     Состав  и последовательность операций по выбору технических средств для их использования  в службе управления персоналом включает:

• определение видов работ, которые необходимо выполнять с использованием технических средств или автоматизировать;
• установление требований, предъявляемых к техническим средствам;
• обоснование состава показателей, характеризующих предъявляемые требования к техническим средствам;
• формирование перечня технических средств, выпускаемых отечественными и зарубежными фирмами, использование которых позволит достичь целей автоматизации рассматриваемых работ в службе управления персоналом и решить соответствующие задачи;
• определение показателей качества и функциональных возможностей технических средств в рамках сформированного перечня;
• выбор метода сравнения технических средств для определения наиболее эффективного;
• проведение сравнительного анализа технических средств;
• обоснование рекомендаций по выбору наиболее эффективных технических средств, в наибольшей степени удовлетворяющих предъявляемым требованиям;
• принятие решения о приобретении выбранных технических средств.