Классификация документов. 7

Федеральное агентство по образованию

Государственное образовательное  учреждение

высшего профессионального  образования

«Тихоокеанский государственный  университет»

Кафедра «СКСиТ»

КОНТРОЛЬНАЯ РАБОТА

Вариант № 10

по дисциплине

Документационное обеспечение  управления социально-культурным сервисом и туризмом

ТЕМА: «Классификация документов».

Выполнил: студент группы СКСиТ, 3 курс

Заочной                              формы обучения

Ф.И.О.          Фёдорова Пилмар Станиславовна

№ зачётной книжки                     102464258

Хабаровск, 2012

Оглавление

Ведение ……………………………………………………………………3

§ 1. Виды документов, их классификация ……………………………...4

§ 2. Классификация документов по материалу носителя информации 9

§ 3. Документы в туризме ………………………………………………12

Заключение ……………………………………………………………...15

Список используемой литературы …………………………………….16

Введение

Управленческая деятельность любой  организации базируется на информации. Информация может передаваться устно, при помощи бумажных носителей или электронных средств. Большая часть информации (до 98%), используемой в управлении, оформляется в виде документов, что необходимо для осуществления контроля исполнения, решения спорных вопросов, анализа и исследования управления с целью повышения его эффективности и т.д. Документ в управлении выступает одновременно и как предмет труда управленческого работника, и как его результат.

Слово «документ» в переводе с латинского означает «свидетельство», «способ  доказательства». Документ - это материальный объект с закрепленной на нём информацией для передачи её во времени и пространстве. Основным материальным носителем является бумага. Документ выполняет следующие функции: информационную, организационную, коммуникативную, воспитательную.

Важнейшей среди названых функций  является информационная функция. В  документе фиксируются факты, события, явления практической и мысленной  деятельности человека.

Документ обладает организационной  функцией. С помощью документа обеспечивается воздействия на группы людей для организации и координации их деятельности. Внешние связи предприятий и организаций обеспечивает коммуникативная функция документов.

Документ несёт юридическую функцию, поскольку его содержание используется как доказательства при рассмотрении спорных вопросов сторонами деловых отношений.

Далее более подробно рассмотрим виды документов и их классификацию, документы, представленные в такой сфере деятельности как туризм.

§ 1. Виды документов, их классификация.

Понятие "классификация" используется чаще всего одновременно и в значении процесса, и в значении результата. Для разграничения процесса классификации и его результата предлагается употреблять два термина:

• классифицирование документов - процесс упорядочения или распределения документов по классам с целью отражения отношений между ними и составления классификационной схемы;
• классификация (лат. classik - разряд, группа) документов - это средство установления связей между классами документов, а также ориентировка в их многообразии. Структура классификации обычно представляется в виде таблицы или схемы.

Классификация является одним из методов познания. Она имеет важное значение для теории документоведения и практической документно-коммуникационной деятельности.

Классифицировать документы - значит проводить многоступенчатое, иерархическое и дихотомическое деление их на роды, виды, подвиды, разновидности.

Род (класс) - это совокупность (множество) документов, имеющих определённый общий признак, отличающий эту совокупность от других объектов. В основу класса всегда кладут наиболее важный признак документа, отвечающий цели классификации. Род (класс) - это первый уровень деления, который раскрывается с помощью видовых делений документа.

Вид - второй уровень деления. При этом родовое понятие "документ" делится на видовые понятия, т.е. на виды документов. Каждое звено видовой классификации можно назвать видом документа по тому или иному признаку (по характеру знаковых средств, предназначенности для восприятия человеком, способу документирования, материальному носителю и т.д.).

Третий уровень деления - подвид. За ним следует разновидность и т.д., пока не определится окончательное место конкретного документа (индивида) в этой классификации.

Иерархия - расположение документов в порядке от высшего к низшему.

Дихотомия - последовательное деление документов одного класса на два противоположных вида, подвида, разновидности и т.д. Например: опубликованный и неопубликованный документ, периодический и непериодический документ и т.д.

Все документы по отражаемым в них видам деятельности делятся на две большие группы. Первая — это документы по общим и административным вопросам. Эти документы могут составлять работники всех подразделений предприятия. Вторая группа — документы по функциям управления. Такие документы составляют работники финансовых органов, бухгалтерии, отделов планирования, снабжения и сбыта, других функциональных подразделений.

Документы классифицируются по наименованиям: научные отчёты, чертежи, схемы, графики, технологические и другие карты, приказы, распоряжения, планы и отчёты, акты, протоколы, договоры, уставы, инструкции, справки, докладные, объяснительные записки, служебные письма, телеграммы, анкеты, стандарты, технические условия, платёжные требования и поручения, доверенности, исковые заявления, авторские свидетельства и т. д.

По способу фиксации информации документы бывают письменные (рукописные, машинописные, типографские, подготовленные на множительных аппаратах, напечатанные на персональных ЭВМ), графические и фото-фоно-кинодокументы. Основным материальным носителем деловой информации на сегодня является бумага.

По степени сложности документы классифицируют на простые и сложные. Простые — это документы, в которых рассматривается один вопрос, в сложных рассматривается несколько вопросов.

По степени гласности различают документы открытые (несекретные) и документы с ограниченным доступом. Документы с ограниченным доступом бывают разной степени секретности (совершенно секретные, секретные и др.), документы для служебного пользования (ДСП), с грифом «конфиденциально».

По юридической силе документы подразделяют на подлинные и подложные. Подлинные документы бывают действительные и недействительные. Недействительным документ становится в результате истечения срока действия или отмены его другим документом.

По срокам исполнения документы классифицируются на срочные и несрочные. Срочными являются документы со сроком исполнения, установленным законом и соответствующими правовыми актами, а также телеграммы и другие документы с грифом «срочно».

По стадиям подготовки документы подразделяются на черновой документ и (оригинал подлинник). Черновой документ — рукописный или машинописный документ, отражающий работу автора над текстом документа. Оригинал — единственный экземпляр документа, оформленный и подписанный с чернового документа в соответствии с установленными требованиями.

С оригинала могут быть изготовлены копии, выписки из документа  и дубликат.

Копия — идентичное, заверенное должностным лицом воспроизведение подлинника. Выписка из документа — заверенная часть текста подлинника. Дубликат — повторный экземпляр документа, имеющий юридическую силу с подлинника.

По срокам хранения документы делятся на документы постоянного и документы временного хранения. Документы временного хранения в свою очередь подразделяются на документы со сроком хранения до 10 лет и свыше 10 лет.

По степени обязательности документы бывают информационные, содержащие сведения и факты о производственной и иной деятельности организаций, и директивные — обязательные для исполнения, носящие характер юридической или технической нормы.

По степени унификации различают документы индивидуальные, типовые, трафаретные, примерные и унифицированные в виде анкеты и таблицы.

Индивидуальные документы по содержанию являются специфическими, носящими характер разового документа.

Типовыми являются документы, рассчитанные на изложение однородных процессов и явлений: типовой технологический процесс, типовые правила внутреннего распорядка и т. п.

Трафаретные документы имеют заранее напечатанный текст с пробелами, которые заполняются при окончательном оформлении в зависимости от конкретной ситуации. Метод трафаретизации текстов является шагом к их формализации и кодированию с последующим вводом в ПК. Использование этого метода при унификации текстов привело к созданию в форме трафарета некоторых видов приказов, заявлений, других документов.

Анкета — способ представления унифицированного текста, при котором постоянная информация располагается в левой части листа, строками друг под другом, в форме существительных в именительном падеже, а переменная вносится в документ в процессе его составления в правую часть листа. Таким образом, анкета является следующим уровнем формализации текста, где отсутствует фраза, а имеются лишь необходимые для читающего данные. Она рекомендуется для использования в тех случаях, когда характеризуется один объект по ряду параметров.

Анкетным методом смоделированы приказы по приёму, переводу и увольнению, кадровые докладные и объяснительные записки. Анкетная форма текста упрощает подготовку документа, облегчает машинописные работы и создает предпосылку для кодирования информации и использования отрывного талона с кодированными сведениями.

Таблица — постоянная информация, размещенная в заголовках граф и  боковика (заголовки строк), а переменная (в цифровом или словесном выражении) — на пересечении соответствующих граф и строк.

Текст, представленный в  виде таблицы, обладает большой информационной ёмкостью, позволяет строго классифицировать и кодировать информацию и легко суммировать аналогичные данные. В табличной форме оформляются штатное расписание, график отпусков и другие документы.

Примерные документы носят ориентировочный характер и используются для составления и оформления документов по аналогии.

По характеру содержания документы бывают первичные и вторичные. Первичный документ содержит исходную информацию, которая суммируется, обобщается во вторичных документах.

§ 2. Классификация документов по материалу носителя информации.

По материалу носителя информации выделяют классы документов на искусственной и естественной материальной основе.

Основными разновидностями  современных документов на искусственном носителе являются бумажные и полимерные (полимерно-пленочные и полимерно-пластиночные) документы.

Бумажный документ выполнен на бумаге или на других материалах, по своим свойствам схожих с бумагой (папирус, пергамент или современные синтетические заменители бумаги). К классу бумажных документов относят книги, журналы, газеты, ноты, карты, патенты, нормативные документы и др. виды изданий, а также перфокарты, бумажные перфоленты, фотографии и т.п.

Пленочный документ создан на пленочной основе (кино-, диафильм, диапозитив, микрофиша, магнитная фонограмма, документ с записью информации для ЭВМ).

Пластиночные документы созданы на пластмассовой основе (грампластинки, диски). В отдельных случаях они создаются на металлической или стеклянной основе.

До изобретения искусственных носителей информации её записывали на естественных материалах: глине, древесной коре, траве (папирус), коже (пергамент), камне и др. Однако сейчас естественные материалы в качестве носителя информации используются весьма редко.

Каждый документ имеет  определённую внешнюю форму своего материального носителя. Именно по форме документа на обыденном уровне отличают книгу от газеты, грампластинку от дискеты и т.п., имея при этом в виду, что документ изготовлен в форме книги, диска, магнитной ленты.

По материальной конструкции носителя информации выделяют: документ листовой, кодексовый, карточный, ленточный, дисковой, комбинированный.

Листовой — это документ в виде одного или нескольких листов любого формата без их скрепления (листовка, газета, плакат, географическая карта, афиша, этикетка). Листы, положенные один на другой, образуют стопу (колода карт, картотека, каталог). Соединённая по длине стопа становится кодексом. Кодексовый или блочный документ создан в форме блока — кодекса, т.е. скрепленных между собой по одному краю листов — страниц (книжный блок, альбом, атлас, журнал).

Карточный — это документ, состоящий из совокупности карточек или перфокарт установленного формата (каталожная, почтовая, игральная, перфорированная карты, календари, открытка).

Ленточный — это документ, представляющий собой непрерывную полосу материала с записью информации. Ленту, можно свернуть в виде свитка или рулона или сложить частями, в форме гармошки. Она распространена как книга-ширма, шпаргалка, принтерная лента. К ленточным документам относят также свиток папируса, перфоленту, магнитофонную, кино-, видеоленту и т.п.

Документы, имеющие форму  ленты или нитки, хранятся: в барабане, бобине, катушке или кассете.

Катушка — смешанное устройство с боковыми ограничителями, предназначенное для наматывания носителя записи или сигналограммы. Кассета — сменный прибор в виде коробки, содержащий одну или две катушки, сердцевину, носитель записи, имеющий форму диска. Барабан — запоминающее устройство, в котором носителем информации является магнитный слой на поверхности вращающегося цилиндра — барабана. Бобина — катушка для намотки магнитной ленты или киноплёнки.

Дисковый документ — носитель записи информации в форме диска, т.е. скрученный в спираль последовательный ряд знаков (пластинка, диск, дискета, компакт-диск, CD-ROM, видеодиск). Дискета — малоформатный магнитный диск, применяемый в ПЭВМ и терминальном оборудовании, обычно на гибкой подложке. Диски помещают в кассету либо дискассету — вид кассеты, содержащий носитель записи или сигналограмму в форме диска.

Комбинированный документ соединяет в себе две или более форм носителей информации (комплект, состоящий из книги и кассеты, набора слайдов и грампластинки и т.п.).

Таким образом, выделяют различные  типологии документов по материалу носителя информации. В современном обществе каждый образованный человек должен ориентироваться в представленной классификации, ведь как видно из вышеизложенного, каждый день обществу приходится сталкиваться с различными видами документов и неважно, в какой сфере задействована деятельность того или иного индивида: преподавание, активные продажи, ведение переговоров, работа в туристической и обслуживающей сфере. Ниже рассмотрим некоторые документы, относящиеся к туристической сфере деятельности.

§ 3. Документы в туризме.

Сфера туризма – это  не только оказание туристических услуг, удовлетворение потребностей потенциальных клиентов. Так же это наличие определённых документов, благодаря которым и складывается сама туристическая услуга, контролируется и корректируется.

Перечислим наименования некоторых документов представленных в туризме:

• Правила оказания услуг по реализации туристского продукта; 
• Федеральный закон "О внесении изменений в Федеральный закон об основах туристской деятельности в Российской Федерации";
• Федеральный закон об основах туристской деятельности в Российской Федерации;
• Закон о защите прав потребителя; 
• Федеральный закон о порядке выезда из Российской Федерации и въезда в Российскую Федерацию;
• Положение о лицензировании международной туристической деятельности;
• Постановление об утверждении правил сертификации туристских услуг;
• Приказ об утверждении инструкции о порядке оформления и выдачи паспортов гражданам Российской Федерации для выезда из Российской Федерации и въезда в Российскую Федерацию;
• Образец турпутевки и договора с турфирмой и тд.

Каждый из документов значительно  облегчает деятельность работников туристической сферы, позволяет всегда быть осведомлённым в отношении меняющейся информации, помогает в правильности формирования, с точки зрения закона, договорных, трудовых и др. отношений. Вот некоторые выписки из «Правил оказания услуг по реализации туристского продукта»:

I. Общие положения

1. Настоящие Правила определяют порядок оказания услуг по реализации туристского продукта.
2. Под потребителем понимаются заказчик туристского продукта, имеющий намерение заказать или заказывающий и использующий туристский продукт исключительно для личных, семейных и иных нужд, не связанных с осуществлением предпринимательской деятельности.

Под исполнителем понимаются туроператор, который заключает  с потребителем договор о реализации туристского продукта или от имени которого заключается этот договор, а также турагент, действующий на основании договора с сформировавшим туристский продукт туроператором и заключающий с потребителем договор о реализации туристского продукта от своего имени, но по поручению и за счет туроператора в соответствии с Федеральным законом "Об основах туристской деятельности Российской Федерации" и Гражданским кодексом Российской Федерации.

Теперь дадим характеристику данному документу. Итак, по уровню обобщения информации, документ является первичным, то есть содержит информацию, которая является изложением результатов изучения, исследования и оригинальна по своему характеру.

«Правила оказания услуг  по реализации туристского продукта» - текстовый (письменный) документ – информация, содержащаяся в нём, зафиксирована при помощи знаковых средств.

Информация, зафиксированная  в документе с помощью определённых знаковых средств, воспринимается человеком  непосредственно; по субъекту восприятия семантического содержания это человекочитаемый документ — он может быть «прочитан» непосредственно человеком, без специальных технических средств.

По каналу восприятия информации – визуальный документ —содержание которого человек (реципиент) воспринимает зрением (письменные тексты, графики, рисунки, чертежи, фотографии, репродукции и т.д. на любом носителе, включая экран диапроектора, телевизора или ЭВМ).

По способу документирования - печатный —, изготовленный полиграфическим или другим способом (наборным, средствами оперативной полиграфии, копировально-множительной техникой, средствами печати ЭВМ и др.).

Документ представлен  на искусственном носителе – бумажный документ – выполнен на бумаге или на других материалах, по своим свойствам схожих с бумагой (папирус, пергамент или современные синтетические заменители бумаги). К классу бумажных документов относят книги, журналы, газеты, ноты, карты, патенты, нормативные документы и др. виды изданий, а также перфокарты, бумажные перфоленты, фотографии и т.п.

Заключение

При регистрации документов на предприятии  должны выполняться следующие правила:

1) каждый документ регистрируется  только один раз;

2) все документы регистрируются  только в одном месте;

3) все документы регистрируются по единой форме, принятой на предприятии. Регистрационный номер документа, как правило, состоит из следующих элементов:

1) шифра организации в министерстве  или ведомстве;

2) номера дела, в который помещается  документ или его копийный  экземпляр;

3) порядкового номера документа  в регистрационном журнале

Регистрация поступающих документов производится путём простановки в правом нижнем углу лицевой стороны первой страницы документа регистрационного штампа с помощью ручного штемпеля и занесением в штамп даты и индекса документа. Для отправляемых документов дата и индекс документа проставляются в левой части листа под постоянными реквизитами бланка.

Все документы, которые обращаются в системе документооборота, разделяют  следующим образом:

- Поступающие;

- Отправляемые;

- Основные документы: по основной деятельности, по командировкам, по личному составу;

- Внутренние: финансовые, служебные.

Список используемой литературы:

1. Басаков М. И. Делопроизводство: (документационное обеспечение управления): учебник / М. И. Басаков, О. И. Замыцкова. - Изд. 5-е, испр. и доп. - Ростов-на-Дону: Феникс, 2007. - 346 с.
2. Борискин В. В. Официальное делопроизводство: виды и формы документов / В. В. Борискин, Н. М. Поликарпова. - М.: Омега-Л, 2006. – 194 с.
3. Березина Н.М. Современное делопроизводство: учеб. пособие / Н.М. Березина Л.М. Лысенко Е.П. Воронцова. - 3-е изд. - М.: ИНФРА-М, 2007. - 241 с.
4. Делопроизводство: учеб. для вузов по специальности 350800 «Документоведение и документационное обеспечение управления» / Т. А. Быкова, Л. М. Вялова, Г. Ю. Максимович, Л. В. Санкина ; под общ. ред. Т. В. Кузнецовой. - М.: МЦФЭР, 2004. – 542 с.
5. Делопроизводство: (организация и технологии документационного обеспечения управления) : учеб. для вузов / (Кузнецова Т. В., Санкина Л. В., Быкова Т. А. ( и др.); под ред. Т. В. Кузнецовой. - М.: ЮНИТИ-Дана, 2001. - 329 с.
6. Кирсанова М.В. Курс делопроизводства : учеб. пособие / М.В. Кирсанова, Ю.М. Аксенов. - 6-е изд. - М.: ИНФРА-М; НГА, 2006 - 364 с.
7. Ларьков Н.С. Документоведение: учебное пособие./ Томск. гос. ун-т. - М.: АСТ: Восток-Запад, 2006
8. Стенюков М.В. Документы делопроизводства / М.В. Стенюков. - М.: Книга-сервис, 2003. - 160 с.

Электронные ресурсы:

http://bibliotekar.ru/biznes-58/4.htm