Классификация документов. 6

Классификация документов 

Распорядительные документы, их назначение и виды, реквизиты и правила оформления по ГОСТу 6.30-2003.

Документ— зафиксированная на материальном носителе информация о фак¬тах, событиях, явлениях объективной действительности и мысли¬тельной деятельности человека с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.

Документ — это письменное доказательство действительно¬го осуществления или права на осуществление хозяйственной операции.

Юридическое значение документа чрезвычайно важ¬но для управленческой деятельности, которая зависит, прежде всего, от правильности и своевременности составления докумен¬тов.

Современная организация делопроизводства начинается с классификации документов по заданным признакам.

По средствам фиксации все документы в организациях можно подразделить на следующие группы: 
• письменные — документы рукописные и машинописные, а также изготовленные на множительных аппаратах и издан¬ные типографским способом. В общем документообороте они составляют примерно 95% всех документов; 
• графические — чертежи, схемы, планы, карты, графики, ри¬сунки и т. п.

Большое преимущество этих документов в том, что они наглядны и доступны для любого специалиста, не владеющего иностранным языком, поэтому находят все большее применение в народном хозяйстве; 
• фотокинодокументы — разновидность документов, кото¬рые дают возможность запечатлеть те объекты или процес¬сы, фиксация которых с помощью других средств была бы затруднительной, а иногда и невозможной. Фотодокументы дают представление об объекте или процессе в статическом состоянии, кинодокументы позволяют увидеть эти же са¬мые объекты или процессы в их динамике; 
• фонодокументы. — фонограмма — новое прогрессирую¬щее средство фиксации.

По видам деятельности независимо от средств фиксации нее документы принято разделять на три большие группы:

• организационно-распорядительные;

• по финансово-расчетным операциям;

• по снабжению и сбыту.

Организационно-распорядительные документы имеют ис-ключительно важное значение. В них отражены вопросы общего руководства предприятием и его производственной деятельно¬стью. Эти документы составляются работниками всех подразде¬лений предприятия. Документы по организации учета и отчетно¬сти составляют непосредственно работники отдела учета.

Документы по финансово-расчетным операциям составля¬ют в основном работники финансового отдела и бухгалтерии. Правильно составленные документы по финансово-расчетным операциям способствуют рациональному использованию денеж¬ных средств.

Документы по снабжению и сбыту составляют преимущест¬венно работники планового отдела, отделов материально-техни¬ческого снабжения и сбыта, а также работники учета.

По месту составления документы подразделяются на:

• внутренние, составленные работниками данного предпри¬ятия;

• внешние, поступающие от других предприятий и лиц.

По содержанию документы делятся на:

• простые, содержание которых посвящено одному вопросу;

• сложные, содержание которых охватывает несколько во¬просов.

По форме документы бывают:

• индивидуальные — содержание каждого документа имеет свои особенности, например докладная записка;

• трафаретные — часть документа отпечатана, а часть впи¬сывается при составлении (документы такой формы увели¬чивают производительность и освобождают работников от однообразного и непроизводительного труда);

• типовые — созданные для группы однородных предпри¬ятий, например правила внутреннего трудового распо¬рядка.

По срокам исполнения документы подразделяются на:

• срочные, требующие исполнения в определенный срок, ус-тановленный законом, инструкцией, приказом;

• несрочные, для которых срок исполнения не установлен. Однако для несрочных документов на предприятиях также существуют определенные сроки: сутки — для телеграмм и три-пять дней — для корреспонденции.

По происхождению документы принято делить на:

• служебные, затрагивающие интересы предприятия, цеха, отдела, группы работников;

• личные, касающиеся конкретного лица и являющиеся именными.

По назначению документы могут быть представлены в виде:

• подлинников;

• копий;

• выписок;

• дубликатов.

Подлинник — это документ, составленный в первый раз, под-писанный и надлежащим образом оформленный.

Копия — это повторное, абсолютно точное воспроизведение подлинника (с пометкой «Копия»), засвидетельствованное в ус¬тановленном порядке соответствующим должностным лицом. 

Иногда для работы требуется выписка из определенных раз¬делов подлинного документа. При оформлении выписки необхо¬димо указывать, из какого документа она сделана. Правильность составления выписки подтверждается подписями должностных лиц и печатью.

При утере владельцем подлинного документа организации вправе выдать ему дубликат (с пометкой «Дубликат»), имеющий одинаковую силу с подлинником.

Дубликат — вторично воспроизведенный подлинный доку¬мент, целиком повторяющий оригинал, включая подписи. Дуб¬ликат подписывают те же должностные лица, но это не обяза¬тельно. Слово «Дубликат» пишется вверху справа.

По юридической силе документы классифицируются на:

• подлинные, которые выдаются уполномоченными работ¬никами организации с соблюдением всех правил;

• подложные, содержание или реквизиты которых не соот¬ветствуют действительности.

Подлинные документы, составленные по установленной или произвольной форме, могут быть действительными, т. е. имею¬щими в данное время юридическую силу, и недействительными, т. е. утратившими юридическую силу (например, договор, срок действия которого истек).

По степени обязательности документы подразделяются на-

• директивные;

• информационные.

По ограничению доступа к документу с целью защиты ин¬формации от несанкционированного доступа или ознакомления информацией посторонних лиц документы делятся на:

• для служебного пользования, которыми могут пользоваться все работники аппарата, но содержание этих документов не подлежит опубликованию;

• конфиденциальные (коммерческая тайна) — ими может пользоваться ограниченный круг лиц;

• секретные — документы, которыми пользуются адресат и исполнитель, а также работники, имеющие специальное разрешение (доступ);

• совершенно секретные — документы, с которыми имеет право знакомиться только адресат. 
 
 
Распорядительные документы 
Юридическим основанием возникновения распорядитель¬ных документов являются: 
• акты, издаваемые Президентом РФ, Правительством РФ, Федеральными министерствами, государственными коми¬тетами РФ и другими органами исполнительной власти; 
• акты, издаваемые органами субъектов РФ, включая приня¬тие законов и иных нормативных правовых актов, которые действуют в пределах территории субъектов РФ (респуб¬лик, краев, областей, городов республиканского значения — Москвы и Санкт-Петербурга, автономных областей и окру¬гов, а также территориальных образований); 
• правовые акты организаций, направленные на осуществле¬ние их исполнительной и распорядительной деятельности, для реализации задач в соответствии с их компетенцией. 
Виды распорядительных документов: постановление, решение, приказ, распоряжение, указание. 
В практике управления из распорядительных документов чаще других применяется приказ. 
В зависимости от содержания различают приказы по основ¬ной деятельности и по личному составу. Приказы по основной деятельности могут издаваться по указанию вышестоящих ил контролирующих органов, по инициативе руководителя и на ос¬новании докладных записок должностных лиц. Если основанием для издания приказа послужило указание вышестоящего органа, то в приказе обязательно надо указать полное название, номер и дату документа. 
Текст приказа, как правило, состоит из двух частей: констати¬рующей и распорядительной. 
В констатирующей части излагаются факты, послужившие основанием для издания приказа, в распорядительной — пред¬писываются конкретные действия. Распорядительная часть при¬каза начинается словом «Приказываю». 
Приказ оформляется на общем бланке организации или на бланке приказа. В состав формуляра приказа входят следующие реквизиты: 
• наименование вышестоящей организации (если имеется); 
• наименование организации; 
• название вида документа; 
• дата; 
• номер; 
• место составления; 
• заголовок к тексту, отвечающий на вопрос «о чем?» (напри¬мер, «О повышении квалификации работников бухгалте¬рии», «Об учетной политике в 2004 г.» и т. д.); 
• текст; 
• подпись; 
• визы; 
• гриф согласования. 
В констатирующей части излагаются причины издания приказa, цели и задачи предписываемых действий. 
Если приказ издается во исполнение директивных указаний, то при ссылке в тексте на нормативный акт необходимо указать: 
• название документа (нормативного акта); 
• наименование органа, издавшего документ; 
• дату; 
• номер; 
• заголовок к тексту документа (если он есть), на который да¬ется ссылка, например: «Во исполнение решения управы, района «Мещанское» ЦАО г. Москвы от 10 мая 2004 г. № 56 «О мерах по ...». 
Констатирующая часть может быть опущена, если распоря¬дительная часть не нуждается в обосновании. 
Распорядительная часть излагается в повелительной форме с формулировки «ПРИКАЗЫВАЮ» (пишется прописными буква¬ми, с новой строки от нулевого положения табулятора). 
В распорядительной части содержатся предписания, излагаемые по пунктам с указанием исполнителей и сроков исполнения. Распорядительная часть приказа может излагаться в таблич¬ной форме. 
После подписания приказы регистрируются, а затем размно¬жаются в количестве, необходимом для рассылки заинтересован¬ным организациям и структурным подразделениям. Список на рассылку готовит исполнитель. Список адресатов печатают либо на обороте последнего листа приказа, либо на отдельном листе бумаги. 
Приказ вступает в силу с момента его подписания. 
Все лица, указанные в приказе, расписываются на первом эк¬земпляре или на отдельном листе бумаги в том, что они ознаком¬лены с содержанием. 
Приказами по личному составу производятся оформление на работу граждан, их перемещение, увольнение, предоставление отпусков, объявление поощрений и мер воздействия и т. п. 
В крупных фирмах приказы подобного рода заменяются при-емными, отпускными, увольнительными и переводными запис¬ками. 
Приказы по основной деятельности нумеруются и подшива¬ются отдельно от приказов по личному составу. 
Распоряжение — это документ, издаваемый руководителем организации или его заместителями по вопросам их компетен¬ции. 
Распоряжения составляются и оформляются аналогично приказам по основной деятельности организаций и содержат следующие реквизиты: 
• наименование организации; 
• наименование структурного подразделения; 
• наименование вида документа (распоряжение); 
• дата; 
• номер; 
• место составления; 
• заголовок к тексту; 
• текст; 
• подпись; 
• визы. 
Структура текста распоряжения, так же как и приказа, со¬стоит из вводной и распорядительной частей. Во вводной части указывается, на основании какого нормативного документа или положения дел в данной организации требуется принятие каких-либо конкретных действий. 
Распорядительная часть распоряжения начинается словами «УСТАНОВИТЬ», «УТВЕРДИТЬ», «ПРЕДЛАГАЮ ПРОВЕСТИ» и т. д. 
Каждый пункт распорядительной части должен представлять конкретное действие с указанием исполнителя и срока исполне¬ния. Документ подписывается руководителем организации или его заместителем. 
Решение — правовой акт, принимаемый в коллегиальном по¬рядке в целях разрешения наиболее важных вопросов. Порядок подготовки проектов решений совпадает с порядком подготов¬ки других распорядительных документов, разница лишь в том, что решения утверждаются коллегиально и записываются в протоколы. 
Когда решения служат самостоятельными распорядительны¬ми документами, вместо содержания решения в протокольных записях может быть сделана ссылка на него с указанием заголов¬ка и номера решения. 
В состав формуляра «решения» входят следующие реквизита 
• наименование коллегиального органа; 
• наименование вида документа (решение); 
• Дата; 
• номер; 
• место составления; 
• заголовок к тексту; 
• текст; 
• подписи председателя и секретаря; 
• визы. 
Текст решения содержит краткий, но исчерпывающий анализ и оценку сложившегося положения дел на конкретном участке. 
Он должен состоять из двух частей: констатирующей и распо-рядительной. 
Заголовок к тексту должен быть кратким и соответствовать основному содержанию решения.  
В констатирующей части излагаются цели и задачи предпринимаемых действий и основания, вызвавшие принятые решения 
Констатирующая часть может отсутствовать, если предписывамые действия не нуждаются в разъяснении. 
Распорядительная часть решения должна начинаться с на-именования коллегиального органа с последующим словом «РЕШИЛ», которое пишется прописными буквами с новой строки. После этого указывается, кому, какие действия предписывается выполнить и в какие сроки. 
Распорядительная часть может быть оформлена в виде табли¬цы. Возможно также сокращение распорядительной части за счет вынесения предписываемых действий в приложение в виде отдельного плана мероприятий. В последнем случае распоряди¬тельная часть может содержать лишь пункт об утверждении прилагаемого плана мероприятий. 
На каждое принятое решение заполняются учетные карточ¬ки. В них указываются номер решения, дата принятия, номер протокола заседания, заголовок решения, наименование струк¬турного подразделения (кто готовил).

 

 

 

Основания для классификации

Основания классификации.

Классификация документов, распределение документов на классы происходит по различным основаниям. Информация в документах фиксируется с помощью букв, цифр, стенографических и иных знаков, рисунков, фотографий, звукозаписи и т.д.

Возможны различные основания для классификации документов (или основных элементов комбинированных документов). В том числе:

 

 По цели документа.  
Идентифицирующие объект. 
 Удостоверяющие наличие у объекта некоторых свойств. 
 Отражающие изменения в состоянии объекта.  
 
 По области применения (обычно применяемые наименования).  
 
 Государственные. 
 Бытовые. 
 Экономические. 
 Управленческие  
 Юридические. 
 Литературно-художественные.  
 Исторические (любой документ, например, возникший давно и содержащий необычную и значимую информацию может считаться историческим.  
 
 По форме представления.  
 
 Устные. 
 Письменные. 
 В машинном представлении.  
 
 По носителю данных (бумага различных видов, разнообразные магнитные и оптические носители, а также масса экзотических вариантов). 
 По обязательности наличия и использования 
 По широте использования. 
 По уровню стандартизованности. 
 По языку или знаковой системе, используемой в документе.  

5. Классификация документов  по способам документирования.

Документирование - запись информации на различных носителях по установленным правилам.

Носитель документированной информации - материальный объект, используемый для закрепления и хранения на нем речевой, звуковой или изобразительной информации, в том числе в преобразованном виде. Средства документирования - орудия, используемые человеком для создания документов (простые, механические, электромеханические). К средствам документирования относятся пишущие машины, компьютерная техника, магнитофоны, диктофоны, фото, кино, видео техника.

В зависимости от того, какое средство документирования используется, различают и способы документирования.

1. Текстовое документирование.

Текстовой документ: документ, содержащий звуковую информацию, зафиксированную любым типом письма или любой системой звукозаписи. Текстовое документирование получило самое широкое распространение. С его помощью документируется деятельность государственных учреждений, предприятий и отдельных лиц.

2. Техническое документирование.

Техническое документирование является способом запечатления технической мысли. Технические документы - обобщающее название документов, отражающих результат строительного и технологического проектирования, конструирования, инженерных изысканий и других работ по строительству зданий и сооружений и изготовлению изделий промышленного производства.

Технические документальные материалы ведут записи процессов труда, средств производства (чертежи, рисунки, расчеты, графики, технические описания и др.) Это также документация, связанная с геодезией, картографией, гидрометеослужбой.

3. Фото-, кино-, видео-документирование.

Фотодокумент - изобразительный документ, созданный фотографическим способом. Особенность фотодокументов - возникают в момент событий, поэтому они благодаря точности, наглядности имеют большую ценность и находят широкое применение в различных областях деятельности человека: в медицине, науке, искусстве, в судебной практике, в журналистике и т.д. С помощью микрофотокопирования получаются копии документов.

Кинодокумент - изобразительный и аудиовизуальный документ, созданный кинематографическим способом. Кинодокумент отражает события в динамике, движении. Сейчас большое распространение получили видео-документы, снятые на магнитную пленку.

Фотодокумент - документ, содержащий звуковую информацию, зафиксированную любой системой звукозаписи. Аудиовизуальные документы широко применяются.

4. Документы на машинных  носителях. Электронное документирование.

С помощью специальных материальных носителей, на которых данные фиксируются специальными условными обозначениями, создаются документы с информацией в форме, понятной только машине. Чтобы человек мог прочесть информацию, обработанную машиной, ее нужно преобразовать в вид, пригодный для визуального восприятия.

Документ на машинном носителе - документ, созданный с использованием носителей и способов записи, обеспечивающих обработку его информации электронно-вычислительной машиной.

Появление машинного документирования не отменяет предшествующих способов записи информации. Наряду с традиционными видами документов появляются все более сложные нетрадиционные виды документов на новейших носителях.

6. Классификация документов  по происхождению.

Все документы, обращающиеся на предприятии, могут классифицироваться по следующим признакам.

По наименованию существует множество разновидностей документов. Приведем лишь некоторые: приказы, распоряжения, планы и отчеты, акты, протоколы, договоры, уставы, инструкции, справки, докладные, объяснительные записки, служебные письма, телеграммы, стандарты, технические условия, платежные требования и поручения, доверенности и т.д.

По происхождению документы классифицируют на служебные, подготовленные на предприятиях, в организациях, и личные (письма граждан с изложением жалоб, предложений, просьб).

7. Классификация документов  по видам и направлениям деятельности.

По степени унификации различают документы индивидуальные, типовые, трафаретные, примерные и унифицированные в виде анкеты и таблицы.

Индивидуальные документы разрабатываются конкретными организациями для внутреннего пользования.

Типовыми являются документы, создаваемые вышестоящими органами для организаций с однородными функциями и носят обязательный характер.

Трафаретные документы имеют заранее напечатанный текст с пробелами, которые заполняются при окончательном оформлении документа в зависимости от конкретной ситуации. Такие документы перспективны, т.к. экономят время на подготовку.

Примерные документы носят ориентировочный характер и используются для составления и оформления документов по аналогии.

Анкета - способ представления унифицированного текста, при котором постоянная информация располагается в левой части листа, а переменная вносится в документ в процессе его составления в правую часть листа.

Таблица - документ, в котором постоянная информация размещается в заголовках граф и боковика (заголовки строк), а переменная (в цифровом или словесном выражении) - на пересечении соответствующих граф и строк.

Текст, представленный в виде таблицы, обладает большой информационной емкостью, позволяет строго классифицировать и кодировать информацию и легко суммировать аналогичные данные. В табличной форме оформляются штатное расписание, план, график отпусков и другие документы.

8. Классификация документов  по функциям управления.

По степени сложности документы классифицируют на простые и сложные. Простые - это документы, в которых рассматривается один вопрос, в сложных освещается несколько вопросов.

По степени гласности различают документы открытые (несекретные) и документы с ограниченным доступом. Документы с ограниченным доступом бывают разной степени секретности: совершенно секретные, секретные, документы для служебного пользования (ДСП), с грифом «конфиденциально».

По юридической силе документы подразделяют на подлинные и подложные. Подлинные документы бывают действительные и недействительные. Недействительным документ становится в результате истечения срока действия или отмены его другим документом.

По срокам исполнения документы классифицируются на срочные и несрочные. Срочными являются документы со сроками исполнения, установленными законом и соответствующими правовыми актами, а также телеграммы и другие документы с грифом «срочно».

По срокам хранения документы делятся на документы временного и постоянного срока хранения. Документы временного хранения в свою очередь подразделяются на документы со сроком хранения до 10 лет и свыше 10 лет.

По степени обязательности документы бывают информационные, содержащие сведения и факты о производственной и иной деятельности организаций, и директивные - обязательные для исполнения, носящие характер юридической или технической нормы.

 

 

 

 

 

Характеристика основных типов документов

Документооборот – движение документов в организации с момента создания или получения до завершения исполнения, отправки или передачи их на хранение.

Номенклатура дел – систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.

Формирование дела – группирование исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.

Формуляр документа – набор реквизитов официального письменного документа, расположенных в определенной последовательности.

Характеристика основных типов документов

Принято выделять несколько групп (видов) документов, работа с которыми обязательна для любого предприятия:

1. директивные, информационно-инструктивные  и информационно-методические материалы  государственных органов власти  и управления, в том числе федеральных  и местных:

· указы

· постановления

· правовые акты

· инструктивные и информационные письма

· методические указания

· требования к статистической отчетности и т.д.

2. организационно распорядительная  документация

3. документы, связанные с  оформлением трудовых отношений:

· табель явки на работу

· графики отпусков

· трудовые книжки сотрудников

· заявления

· приказы о приеме и увольнении

· документы по оформлению отпусков, наград, поощрений, взысканий и т.д.

4. деловая переписка

5. финансовая документация

Общая характеристика кадровых документов

В любой организации должен быть составлен и утвержден для внутреннего пользования ряд кадровых документов, наличие которых предусмотрено действующим законодательством.

По целевой принадлежности выделяют две больших группы кадровых документов:

1. Документы по учету  личного состава работников, к  которым относятся приказы о  приеме на работу, переводе на  другую работу, предоставлении отпуска, увольнении, личная карточка работника и другие. Основная часть документов по личному составу вошла в состав унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, утвержденных Постановлением Госкомстата Российской Федерации от 5 января 2004 года №1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты».

2. Вторую группу составляют  документы, связанные с осуществлением  функций по управлению персоналом  и организацией труда (правила  внутреннего трудового распорядка, положение о структурном подразделении, должностные инструкции, структура  и штатная численность, штатное  расписание). В «Общероссийском классификаторе  управленческой документации» ОК 011-93, утвержденном Постановлением  Госстандарта Российской Федерации  от 30 декабря 1993 года №299 (далее ОКУД) эти документы получили название  «документация по организационно-нормативному  регулированию деятельности организации, предприятия».

Штатное расписание и штатная расстановка

Штатное расписание – основной документ, который применяется для оформления структуры, штатного состава и штатной численности организации в соответствии с учредительным документом (уставом или положением). Штатное расписание содержит перечень структурных подразделений, должностей, сведения о количестве штатных единиц, должностных окладах, надбавках и месячном фонде заработной платы. Этот документ даёт руководству право на укомплектование организации и ее структурных подразделений работниками. На основе штатного расписания кадровая служба ведет подбор сотрудников на вакантные должности, формирует резерв на выдвижение, организует повышение квалификации кадров.

Штатное расписание утверждается приказом (распоряжением) руководителя организации или уполномоченным лицом, полномочие по утверждению данного документа должно быть закреплено в письменной форме. В таком приказе, в отличие от типовой формы приказа по основной деятельности, отсутствует констатирующая часть, и, так как никаких дополнительных пояснений для введения в действие штатного расписания не требуется, приказ может начинаться со слова «ПРИКАЗЫВАЮ».

На основе штатного расписания устанавливаются наименования должностей, специальностей, профессий, которые отражаются в трудовых договорах и иной кадровой документации.

Согласно «Квалификационному справочнику должностей руководителей, специалистов и других служащих», составление штатного расписания является обязанностью экономиста по труду, который входит в состав отдела организации и оплаты труда. Поскольку такое подразделение имеется не в каждой организации, разработка штатного расписания чаще всего поручается отделу кадров, либо планово-экономическому отделу, либо группе специалистов, либо бухгалтерии, то есть руководство предприятия самостоятельно решает вопрос, на кого возлагается эта работа.

На предприятиях с большим должностным и численным составом целесообразно разрабатывать и утверждать штатное расписание каждого структурного подразделения.

Положение об оплате труда и премировании

«Положение об оплате труда и премировании» является локальным нормативным актом на предприятиях, где не заключается коллективный договор. Если коллективный договор в организации есть, то «Положение об оплате труда и премировании» может быть приложением к коллективному договору. «Положение об оплате труда и премировании» является основным документом, в соответствии с которым рассчитывается заработная плата на предприятии.

«Положение об оплате труда и премировании» является документом, регламентирующим:

1. принципы формирования  системы оплаты труда

2. порядок расчета денежного  вознаграждения за труд

3. критерии и процедуру  оценки труда

«Положение об оплате труда и премировании» вводится на предприятиях в целях повышения эффективности производства, усовершенствования системы организации оплаты труда, рационального использования фонда оплаты труда и т.д.

Задачи «Положения об оплате труда и премировании»:

1. повышение эффективности  и качества работы персонала

2. введение гибкой системы  материального стимулирования

3. повышение эффективности  контроля и учета планирования  работ и выполнения заданий

4. стимулирование инициативы  и творчества сотрудников

5. раскрытие кадрового  потенциала и т.д.

Принципы разработки условий оплаты:

1. равная оплата за  равный труд, недопущение дискриминации  в оплате труда

2. создание равных возможностей  для роста заработной платы  для всех категорий сотрудников

3. опережающий рост производительности  по сравнению с оплатой

Должностные инструкции

Должностная инструкция является локальным нормативным актом, в соответствии с которым работник осуществляет трудовую деятельность. Должностная инструкция – основной организационно-правовой документ, определяющий основные права, обязанности и ответственность работника при осуществлении им трудовой деятельности согласно занимаемой должности.

Основные цели разработки должностных инструкций:

 

 

 

 

 

Индексация дел

Индексация - проставление при регистрации порядковых номеров и необходимых условных обозначений, указывающих место составления или хранения документа. В качестве условных обозначений могут использоваться порядковые номера (коды) из классификатора постоянных корреспондентов, структурных подразделений или должностных лиц, вопросов деятельности и т.д. Например: 02-12/156, где:

02 - должное лицо - адресат;

12 - корреспондент;

156 - порядковый регистрационный  номер.

Наиболее оптимальной принято считать индексацию с использованием номера дела по номенклатуре дел, поскольку номер дела одновременно указывает и на место хранения, и на авторство, и на содержание документа. Например: 01-20/156, где:

01-20 - номер дела по номенклатуре  дел;

156 - порядковый регистрационный  номер.

При индексации входящих, исходящих и внутренних документов следует использовать единообразную систему условных обозначений (индексов), в основе которой лежат следующие правила:

• расположение составных частей индекса должно быть постоянным;

• система индексов, применяемая в организации, должна оставаться неизменной в течение длительного промежутка времени.

Если в конкретной организации при небольшом объеме документооборота для оперативного поиска документа или информации о нем необходимым и достаточным является использование только порядкового регистрационного номера, система индексов может не разрабатываться.

 

 

 

Возможные варианты регистрации и нумерации документов

Регистрационный номер документа – реквизит многофункциональный. Помимо своего основного предназначения – порядковой нумерации документов, индекс документа помогает решать самые разные задачи. По конечным порядковым номерам в конце года можно проследить рост объема документопотоков, проходящих через организацию, а значит, через секретаря, что свидетельствует о росте персональной нагрузки и может стать основанием для законных требований о повышении заработной платы или увеличения штата секретариата.

ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» допускает на усмотрение организации дополнять порядковые регистрационные номера идентификационными индексами (п. 3.12), что способствует решению задач по оперативному поиску того или иного документа.

Так, нумерацию исходящих писем дополняют кодом подразделения, выступившего инициатором документа. Во избежание путаницы с определением распорядительного документа кадровые приказы нумеруют с присвоением индекса К (кадровый) или ЛС (по личному составу), номер распоряжения принято дополнять литерой Р.

При поступлении запроса на поиск документа секретарь по номеру, точнее – по дополнительно присвоенному индексу, легко может сориентироваться, в каком деле (папке) его искать, например:

№ 26-р – в распоряжениях;

№ 26-лс – в приказах по личному составу;

№ 26-опер – среди протоколов оперативных совещаний.

Дополнив порядковый номер поступившего документа литерой Ф (факс) или Э (электронная почта) можно решить проблему учета способа доставки письма в вашу организацию без увеличения регистрационных форм (журналов).

Регистрация документов строится на следующих основных правилах.

 Однократность регистрации. Документ в стенах одного учреждения регистрируется единожды (при создании или получении). Путешествие из подразделения в подразделение документ совершает под своим уникальным номером, т.е. внутренние подразделения, получив документ, учитывают его под первоначально присвоенным индексом, а не присваивают новый. Это правило распространяется как на распорядительную документацию, так и на служебную переписку.

 Своевременность регистрации. Согласно п. 16 Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденных постановлением Правительства РФ от 15.06.2009 № 477 (в ред. от 07.09.2011), регистрация поступивших документов осуществляется в день поступления, создаваемых – в день подписания или утверждения либо на следующий рабочий день. Подобные требования обоснованы тем, что задержка документа на этапе регистрации снижает время на фактическое исполнение к указанному сроку. Такое промедление может обернуться для сотрудников или даже всего учреждения, вне зависимости от формы собственности, негативными последствиями. Порядок и сроки прохождения регистрации следует отразить в инструкции по делопроизводству конкретной компании.