Ирина Эланс

Автор который поможет с любыми образовательными и учебными заданиями

Комплектование архивов. 3

СОДЕРЖАНИЕ

Введение………………………………………………………………3

1Нормативно правовая база и понятие комплектования…………..5

1.1Понятие комплектования…………………………………………5

1.2 Нормативно правовая база………………………………………8

2 Комплектование архива и проблемы связанные с ним………...10

2. 1Источники комплектования архива …………………………...10

2.2 Проблемы комплектования…………………………………….13

Заключение………………………………………………………….17

Список источников и литературы…………………………………19

ВВЕДЕНИЕ

Архив это учреждение или структурное подразделение организации, осуществляющее хранение, комплектование, учет и использование архивных документов

Пополнение АФ РФ идет непрерывно. При этом учитываются изменения, происходящие в обществе во всех аспектах его жизнедеятельности. Меняется состав документов, меняется их содержание, меняются наши представления и возможности в отборе документов. В каждый период времени мы имеем дело с двумя большими группами документов: созданными ранее и по тем или иным причинам, нормативно обусловленным или субъективным, не принятыми в архивы и создаваемыми в настоящий момент.

Комплектование - это систематическое пополнение архива документами Архивного фонда, в соответствии с его профилем.

Создаваемая в настоящий момент и в будущем, современная доку-ментация, с точки зрения ее отбора на хранение требует от нас решения ряда проблем, которые традиционно объединяются в две большие группы: определение источников комплектования архивов и определение состава принимаемых документов. Все остальные вопросы или входят в данные группы или непосредственно связаны с ними.

Объектом данной контрольной работы является нормативно правовая база РФ регулирующая процесс комплектования государственных архивов документами.¹

Предметом исследования является организация правовых вопросов комплектования государственных архивов. Одной из важнейших задач которых является организация комплектации.

Цель данной работы заключается в описании основных моментов комплектования архивных фондов РФ.

В соответствии с поставленной целью были определенны следующие задачи:

Раскрыть понятия и содержание комплектования архива
Раскрыть определение источников комплектации
Описать возникающие проблемы при организации комплектования

Данная работа имеет стандартную структуру .Она состоит из введения , двух глав, заключения и списка источников и литературы.

1 НОРМАТИВНО ПРАВОВАЯ БАЗА И ПОНЯТИЕ КОМПЛЕКТОВАНИЯ

ПОНЯТИЕ КОМПЛЕКТОВАНИЯ АРХИВОВ

Комплектование архива – систематическое пополнение архива документами в соответствии с его профилем и действующим законодательством². Профиль архива определяется Федеральной архивной службой РФ.

Государственные архивы комплектуются архивными документами, образующимися в деятельности органов государственной власти,государственных учреждений, организаций и предприятий или приобретенными этими архивами, а также документами, переданными им негосударственными учреждениями, организациями, предприятиями и гражданами.

Целью комплектования является наиболее полная концентрация в архиве профильных ему документов. До передачи документов в госархивы они хранятся у фондообразователей в ведомственных или частных архивах.

Работа по комплектованию архива документами складывается:

Из установления профиля архива;
Определения источников комплектования;
Определения состава документов, подлежащих хранению в архиве;
Организации комплектования.

Источник комплектования – юридическое или физическое лицо, чьи документы поступают или могут поступить на хранение в архив. Если фондообразователь создает в своей жизнедеятельности весьдокументальный фонд, то источник комплектования передает на хранение в архив только архивный фонд, поэтому понятие «фондообразователь» шире понятия «источник комплектования».

Критериями источников комплектования являются:

Функционально-целевое назначение учреждения;
Масштаб его деятельности;
Вид организации;
Полнота отражения в ее документах ценной информации.

Для документов личного происхождения учитываются:

Значимость творческой и общественной деятельности фондообразователя:
Степень сохранности его фонда;
Взаимосвязь его фонда с другими фондами

Для ведомственных архивов источниками комплектования являются:

Структурные подразделения организации;
Подведомственные организации;
Физические лица.

Ведомственные архивы комплектуются документами постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения, документами личного состава.

Дела временного (до 10 лет) хранения в архив не передаются, оставаясь на хранение в структурных подразделениях организации. По истечении сроков хранения они уничтожаются в соответствии с архивным законодательством после проведения экспертизы их ценности и оформления актов на уничтожение.³

В архив передаются документы физических лиц, имеющие государственное значение.

В ведомственном архиве хранятся также документы организаций-предшественников и документы ликвидированных подчиненных организацй. В основе комплектования ведомственных архивов лежит преемственность архивных и делопроизводственных документов, проявляющаяся в преемственности делопроизводственной номенклатуры дел и архивной описи дел. Номенклатура является основой для составления архивных описей и используется для учета дел временного (до 10 лет) хранения.

1.2 НОРМАТИВНО ПРАВОВАЯ БАЗА

Сегодня правовой основой создания архивов организации является Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», где говорится, что государственные органы, органы местного самоуправления муниципального района и городского округа, организации и граждане обязаны (вправе) создавать архивы в целях хранения, комплектования, учета и использования образовавшихся в процессе их деятельности архивных документов.⁴

В отличие от Основ законодательства, являющихся по своей форме сводом наиболее общих правовых установок, в новом законе более детально и технологично отражены вопросы организации архивной работы по всем ее направлениям. Содержание разделов проекта не только покрывает нормы Основ законодательства и утвержденного Указом Президента Российской Федерации Положения об Архивном фонде Российской Федерации (оба эти правовых акта со вступлением в силу закона должны быть отменены), но значительно расширяет и обогащает их.⁵

Серьезно расширена сфера действия закона, регулирующего отношения по организации хранения, комплектования, учета, использования не только документов Архивного фонда Российской Федерации (т. е. подлежащих постоянному хранению), но и других архивных документов (с временными сроками хранения). Отсюда - иное название закона ("Об архивном деле...", а не "Об Архивном фонде и архивах..."), расширенный и дополненный понятийный аппарат (введены новые дефиниции, в частности "документ Архивного фонда Российской Федерации", "документы по личному составу", "особо ценный документ", "уникальный документ", "постоянное хранение", "временное хранение", "депозитарное хранение").

Однако, с принятием нового закона единый Архивный фонд Российской Федерации был разделен на три части: федеральные архивные документы, региональные архивные документы и муниципальные архивные документы. Разделяя собственность на документы, не предусмотрели изменение системы комплектования и хранения документов, существовавшей еще с советского времени. Напротив, в статье 21 закона было введено положение, которое сохраняло существующий порядок: «Документы Архивного фонда Российской Федерации, образовавшиеся в процессе деятельности территориальных органов, федеральных органов государственной власти и федеральных организаций, иных государственных органов Российской Федерации, расположенных на территории субъекта Российской Федерации, могут передаваться в государственные архивы субъекта Российской Федерации на основании договора между органом или организацией, передающими указанные документы, и уполномоченным органом исполнительной власти субъекта Российской Федерации в области архивного дела».⁶

В результате остро встал вопрос о судьбе документов территориальных подразделений федеральных органов власти, таких, как суды, прокуратуры, налоговые органы, органы службы безопасности, таможенные органы, комиссариаты, органы статистики, управления федерального казначейства, контрольные и надзорные службы, службы занятости населения, отделения Пенсионного фонда, федеральные государственные учреждения и унитарные предприятия, учреждения культуры и образования и т.д. Согласно нового закона вся их документация является федеральной собственностью и должна быть принята на хранение в федеральные архивы, возможности которых ограничены.

2 ИСТОЧНИКИ КОМПЛЕКТОВАНИЯ И ПРОБЛЕМЫ СВЯЗАННЫЕ С НИМ

2.1 ИСТОЧНИКИ КОМПЛЕКТОВАНИЯ АРХИВА

Источники комплектования - это учреждения или лица, непосредственно передающие документы в государственные или ведомственные архивы.⁷

Источниками комплектования государственных архивов, хранящих документы постоянно, являются организации и физические лица, в деятельности которых образуются подлежащие передаче в госархивы документы Архивного фонда РФ. Росархив определяет категории государственных организаций, документы которых передаются в госархивы. Совместно с собственниками Росархив определяет, какие документы негосударственных организаций и физических лиц могут быть приняты на договорной основе на госхранение.

Комплектование госархива осуществляется в соответствии со списками юридических и физических лиц - источников комплектования, составляемыми в архиве на основе критериев источников комплектования и утверждаемыми Росархивом.

Выделяются следующие группы источников комплектования:

учреждения и организации, документы которых полностью передаются в госархив;
учреждения и организации, частично передающие документы в госархив, поскольку они либо входят в состав документов вышестоящих учреждений и организаций, либо не являются особо ценными;
учреждения и организации, от которых осуществляется групповой выборочный прием документов, имеющих ценную или необычную информацию, в совокупности отражающую их деятельность;
учреждения и организации, от которых осуществляется повидовой выборочный прием документов, имеющих особое значение как типовых для данного вида учреждений и организаций.

В реальной архивной практике создаются два списка источников комплектования.

В первый список входят учреждения и организации, в деятельности ко-торых создаются документы, имеющие государственное значение, поступающие в госархив в полном объеме, а также учреждения и организации, в деятельности которых документы неравнозначны, а потому поступают в госархив выборочно, как типовые для них; кроме того, учреждения и организации, сдающие в госархив лишь отдельные, особо значимые виды документов, характеризующих их деятельность. Все эти учреждения и организации сдают документы в госархив. Их ведомственные архивы контролируются госархивом.

Второй список составляют учреждения и организации, не сдающие свои документы в госархив, но находящиеся под контролем госархивов как возможные источники комплектования.

Кроме списков учреждений и организаций, сдающих в госархив документы на бумажной основе, ведутся списки физических лиц - источников комплектования, а также, при приеме этих документов в архив, списки учреждений и организаций, являющихся источниками комплектовании кинофотофоно- и видеодокументов и электронных документов. Дополнительно может вестись список негосударственных источников комплектования до заключения с ними договоров о передаче ими своих документов в госархив.

При приеме документов в госархив возможно поступление их полностью или выборочно. При полном поступлении документов учреждения и организации передают в архив все свои архивные документы.

При выборочном приеме в архив поступают все ценные документы от отдельных организаций определенного вида (групповой выборочный прием), или часть ценных документов из числа неповторяющихся в фондах других организаций от конкретной организации (видовой выборочный прием).

Документы в ведомственный архив передаются из структурных подразделений через год после их завершения делопроизводством. В госархив дела из ведомственных архивов поступают по мере истечения их срока хранения в ведомственных архивах в соответствии с Положением об Архивном фонде Российской Федерации.

Передача документов из ведомственных в государственные архивы происходит по согласованному между ними графику ежегодно. Передача производится по утвержденным госархивом описям с полистным просмотром каждого дела. Вместе с делами в госархив сдаются их описи и научно-справочный аппарат к ним.

2.2 ПРОБЛЕМЫ КОМПЛЕКТОВАНИЯ АРХИВА

Будучи одним из способов сохранения знаний, средств воздействия на общественное сознание, современные архивы способны активно участвовать в социально-культурном и научно-техническом процессах. Естественно, что вопросы комплектования архива занимают особое место в профессиональной печати, особенно в связи с изменившимися социально-экономическими условиями, происшедшими в России. Новая система финансирования архивов, появление новых источников и способов комплектования -- вот круг вопросов, которые интересуют сегодня теоретиков и практиков архивоведения. Несмотря на тяжелое финансовое положение, архивы стараются выжить, изыскивая при этом нестандартные решения для финансирования комплектования архивов.

Технология комплектования архивов представляет собой комплекс взаимосвязанных циклов, от которых зависит преобразование предметов труда (документов, информации, знаний). Сама технология комплектования направлена на целенаправленные, последовательно осуществляемые действия с документами, сведениями о них, информацией для реализации целей и содержания деятельности архивов. Значение комплектования состоит в том, что, являясь входной подсистемой формирования архивного фонда, оно практически определяет собой не только остальные его процессы, но и вообще всю работу архивов.

В настоящее время существует ряд проблем, связанных с комплектованием архивов в условиях государственной монополии на архивные документы:

1. Необходимо законодательно закрепить льготы, независимо от форм собственности.

2. Архивные фонды, которые на протяжении многих лет были единственным источником документоснабжения, в настоящее время следует рассматривать как перспективные организации.

3. Нужно организовать внутрироссийский обмен информацией о документах и документообмене.

4. Совершенствование комплектования невозможно без активного внедрения национальной информационной системы.

Особая проблема -- финансирование архивов. В России на протяжении многих десятилетий действовала лишь одна форма финансирования архивов -- государственная (бюджетная). К сожалению, в настоящее время невозможно комплектовать фонд исключительно на бюджетные средства, поскольку их объем недостаточен для архивов. Поэтому на сегодняшний день целесообразно использовать две формы финансирования: бюджетную (федеральная и муниципальная) и внебюджетную.

Рассматривая сегодняшнее состояние экономики в России, мы наблюдаем постоянный спад промышленного производства и, как следствие, -- снижение доходов государства. Ожидать роста расходов на культуру не приходится (доля расходов на архивы из федерального бюджета обычно не превышает 0,25-0,30%), поэтому бюджет архивов всегда зависел и зависит от местных органов самоуправления. На цели комплектования деньги из бюджета любого уровня, к сожалению, почти не выделяются, а если и выделяются, то в недостаточном объеме. Властные структуры, Государственная дума, Минфин - отовсюду приходит стандартный ответ, смысл которого заключается в одной фразе: к сожалению, на комплектование выделить средства не имеется возможности.

Действительно, комплектование многих архивных фондов пущено на самотек. Крупнейшие архивы регионов России комплектуются от случая к случаю (соответственно случайными документами) и в несколько раз хуже, чем заурядные архивы маленьких городов на Западе. Даже в главных архивах страны комплектование все больше приобретает провинциальный характер (в худшем смысле этого слова). Пополнение архивных фондов поддерживается на минимально допустимом уровне, в основном за счет бесплатного обязательного экземпляра изданий, находящихся в ведении Министерства культуры России.

Многие архивы самостоятельно находят выход из создавшейся ситуации. И здесь на помощь приходят внебюджетные источники финансирования. Архивы стали переходить на новый хозяйственный механизм, новый способ организации архивной сферы: широко внедряются платные формы обслуживания; реализуются различные инициативные направления хозяйственно-коммерческой деятельности и т. д. Альтернативные же источники самофинансирования архивов можно разделить на две большие группы: реализационные поступления и внереализационные поступления. Грамотное сочетание различных источников и способов комплектования, понимание принципов составления бюджета позволяет перераспределить имеющиеся ресурсы для укрепления уже существующих программ комплектования архивов, а также дает возможность более эффективно использовать внебюджетные источники финансирования.

Таким образом, качество комплектования сегодня определяется состоянием архивов и способом управления комплектованием. При этом вопросы финансирования, по мнению большинства специалистов, являются первоочередными, поскольку архивы в сегодняшней рыночной ситуации не в состоянии приобрести необходимый документ, а вести речь о качестве комплектования архивных фондов совершенно бессмысленно.

Отдельной проблемой стоит вопрос комплектования государственных архивов аудиовизуальной документацией. Основные источники комплектования этими видами документов: газеты и телерадиокомпании - отказываются от сотрудничества. Комплектование архивов аудиовизуальной документацией - одной из важнейших с точки зрения создания источниковой базы современности, требует новых подходов, в частности через законодательное закрепление права архивов на получение обязательного экземпляра аудиовизуального документа.

Внедрение делопроизводственных систем в электронном формате и перспектива приема на государственное хранение машиночитаемых документов ставит перед архивистами ряд проблем: на сегодняшний день не определен юридический статус электронных документов, не разработаны технические параметры их приема и хранения. Все это сдерживает работу архивов с электронной документацией.

Качественно изменились состав и содержание документов, образующихся в деятельности организаций, учреждений, предприятий. Методическое обеспечение отбора документов на вечное хранение не вполне соответствует темпам этих изменений. Особенно это касается ведомственных перечней документов. Вследствие этого, архивные учреждения много времени уделяют контролю за разработкой, пересмотром, уточнением номенклатур дел; полнотой состава документов в описях, представленных на утверждение, определению сроков хранения отдельных видов и комплексов документов.

Вызывает обеспокоенность положение с состоянием документов государственной части Архивного фонда, находящихся на временном хранении на приватизированных предприятиях, а так же сохранность документов по личному составу в негосударственных организациях. Принятие в ряде регионов законодательных актов об административной ответственности лиц, допустивших нарушение архивного законодательства, сыграло положительную роль, но проблемы полностью не решило. При отсутствии у архивных учреждений возможности отслеживать жизнеспособность организации, административные меры часто принимаются уже по факту утраты документов

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Комплектование архива – систематическое пополнение архива документами в соответствии с его профилем и действующим законодательством. Профиль архива определяется Федеральной архивной службой РФ.

Государственные архивы комплектуются архивными документами, образующимися в деятельности органов государственной власти, государственных учреждений, организаций и предприятий или приобретенными этими архивами, а также документами, переданными им негосударственными учреждениями, организациями, предприятиями и гражданами.

В реальной архивной практике создаются два списка источников комплектования.

Передача дел на хранение в ведомственный архив. После оперативной работы с документами дела структурных подразделений должны быть переданы на хранение в ведомственный архив. В ведомственный архив сдаются дела, оконченные производством, на срок хранения более 10 лет, а также дела по личному составу. Передача дел в ведомственный архив осуществляется по описи, составляемой в структурном подразделении.

Документы принимаются от ведомств по описям дел постоянного хранения с визой экспертно-проверочной комиссии (ЭПК) архивного учреждения, а также по акту приема-передачи При формировании Архивного фонда страны из огромного количества документов лишь незначительная часть поступает на государственное хранение.

Процесс изучения документов на основании принципов и критериев ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их на государственное хранение называется экспертизой ценности документов.

Для установления комплекса документов постоянного хранения, определения конкретных сроков хранения по отдельным группам документов, унификации сроков хранения однородных документов в различных учреждениях, организациях и на предприятиях, а также для оперативного «избавления от ненужных бумаг» существует целостная система нормативно-методических пособий по отбору документов, в которую входят списки источников комплектования, перечни документов, номенклатуры дел, классификаторы, методические рекомендации, указания, памятки и т.п.

СПИСОК ИСТОЧНИКОВ И ЛИТЕРАТУРЫ

I. Нормативно правовые акты

1. Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации» (ФЗ-125 от 22 октября 2004 г. Вступил в силу 27 октября 2004 г.). - М.: Смарт, 2004

2. Положение об Архивном фонде Российской Федерации (утверждено Указом Президента Российской Федерации от 17.03.1994 г. N 552) - М.: Смарт, 2004

3. Положение о Федеральном архивном агентстве (утверждено Постановлением Правительства Российской Федерации от 17.06.2004 г. N 290) - М.: Смарт, 2004

4. Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук (утверждены приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18 января 2007 г. № 19, зарегистрированым в Минюсте РФ 06.03.2007, регистрационный № 9059). - М.: Смарт, 2004

5. Методические рекомендации по отбору и передаче на государственное хранение документов общественных организаций / ЦГАОО РБ. Уфа, 1995.

2. Литература

1. Автократов В.Н. Теоретические проблемы отечественного архивоведения. М., 2001.

2. Алексеева Е.В., Афанасьева Л.П., Бурова Е.М., Осичкина Г.А. Комплектование архива в современных условиях // Делопроизводство. 2002. № 4.

3. Андреева Л.С., Бакалинская Г.Г. О пересмотре отраслевого состава источников комплектования Архивного Фонда РФ // Отечественные архивы. 1992. № 3.

5. Болдина А.Н. Комплекстование государственных и частных архивов. М.: Смарт, 2005

6. Вестник архивов России//2005, № 12

7. Еремченко В.А. К вопросу о стратегии формирования Архивного фонда Российской Федерации // Отечественные архивы. - 2004. № 1.

8. Еремченко В.А. Современные проблемы комплектования государственных архивов РФ // Вестник архивиста. 2002. № 6 (72).

9. Жукова М.П. Комплектование архивов электронными документами // Отечественные архивы. 2000. № 2.

10. Зубкова Л.Е. Опыт работы госархива Тульской области с организациями, сдающими документы на государственное хранение // Секретарское дело. 2003. № 7.

11. Иноземцева З.П. Комплектование и экспертиза ценности документов в свете исторического опыта // Вестник архивиста. 1999. № 1 (49).

12. Теория и практика экспертизы ценности документов и комплектования государственных архивов СССР // Труды ВНИИДАД, т. IV, ч. 1,2. М., 1974.

Комплектование архивов. 3 📙 Контрольная → 🆔 45444