Контроль персонала организации

ВСЕРОССИЙСКИЙ ЗАОЧНЫЙ ФИНАНСОВО-ЭКОНОМИЧЕСКИЙ  ИНСТИТУТ 
 
 
 
 
 
 
 

КОНТРОЛЬНАЯ РАБОТА

по  курсу «Аудит и контроллинг персонала» 

  на тему: 

Контроль  персонала организации

Содержание:

Введение………………………………………………………………………3

Сущность, особенности и субъекты контроля персонала…………………4

Назначение  внешнего и внутреннего контроля персонала………………..5

Цель  и этапы проведения внутреннего контроля персонала………………7

Установление  нормативов контроля персонала……………………………9

Анализ, причины и корректировка отклонений……………………………10

Заключение……………………………………………………………………12

Список  используемой литературы…………………………………………..13 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Введение

     Одной из сфер деятельности, в которой  многие считают себя специалистами, является управленческая деятельность. Видимо, это происходит потому, что каждый из нас в разной степени кем-то либо чем-то управляет: одни — своим домашним хозяйством, другие являются неформальными лидерами или руководят различными общественными структурами, кто-то является руководителем организации или ее подразделения. При этом многие не задумываются, почему они принимают решение и действуют именно так, а не иначе; надо ли было это делать и т. д.

    В организации эффективной управленческой и контрольной деятельности трудно переоценить роль персонала, цена ошибок, допущенных в этих сферах, очень велика, и в условиях реальной глобальной конкуренции, в которую включаются ведущие российские предприятия, отдельные ошибки могут определить положение предприятия на многие годы, собственно, в этом заключается актуальность выбранной темы.  
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

    Сущность, особенности и  субъекты контроля персонала 

    Контроль  — объективно необходимое слагаемое хозяйственного механизма при любом способе производства, - это регулярная фаза процесса принятия кадровых решений.

       Контроль в системе управления персоналом – необходимый механизм в обеспечении реализации планов в области управления персоналом и сохранения и развития кадрового потенциала организации, эффективного взаимодействия в системе социального партнерства. Причем одной из первых задач кадрового контроля является фиксация результатов кадрового планирования.

       Почему необходим контроль? Руководители начинают осуществлять функцию контроля с того самого момента, когда они сформулировали цели и задачи и создали организацию. Контроль очень важен, если вы хотите, чтобы организация функционировала успешно. Без контроля начинается хаос, и объединить деятельность каких-либо групп становится невозможно. Важно и то, что уже сами по себе цели, планы и структура организации определяют ее направление деятельности, распределяя ее усилия тем или иным образом и направляя выполнение работ. Контроль, таким образом, является неотъемлемым элементом самой сущности всякой организации. Это и дало основание Питеру Друкеру заявить: «Контроль и определение направления - это синонимы». Поддержание успеха. Равно важной является положительная сторона контроля, состоящая во всемерной поддержке всего того, что является успешным в деятельности организации. Сопоставляя реально достигнутые результаты с запланированными, то есть, отвечая на вопрос «На сколько мы продвинулись к поставленной цели?», руководство организации получает возможность определить, где организация добилась успеха, а где потерпела неудачу.

     Одна  из важнейших особенностей контроля, которую следует учитывать в первую очередь, состоит в том, что контроль должен быть всеобъемлющим. Каждый руководитель, независимо от своего ранга, должен осуществлять контроль как неотъемлемую часть своих должностных обязанностей, даже если никто ему специально этого не поручал.

    Объектом  контроля персонала является трудовой коллектив организации, различные стороны его производственной деятельности, трудовые взаимоотношения, соответствие трудового потенциала и результатов деятельности персонала показателям кадрового планирования. Субъекты кадрового контроля – это государство, работодатель и профсоюзы.  

    Назначение  внешнего и внутреннего  контроля персонала 

    На  уровне управления организацией различают  внешний контроль, осуществляемый внешними по отношению к организации субъектами управления (органы государства, контрагенты по финансово-хозяйственным договорам, потребители, общественность), и внутренний контроль, осуществляемый субъектами самой организации (собственники, администрация, персонал).

    Идея  внешнего контроля основывается на том непреложном факте, что люди, по крайней мере формально, лучше выполняют свои обязанности, если знают, что за ними наблюдает руководитель, или его представитель. Психологи считают, что на это имеется несколько причин.

    Наиболее  очевидная состоит в том, что по результатам контроля происходит оценка сотрудников и связанные с ней поощрения, наказания, продвижения по службе. Пристальный контроль может означать также, что данной сфере деятельности руководство придает большое значение, и поэтому за нее стоит держаться и проявить хотя бы показное усердие, чтобы выделиться на фоне остальных. Наконец, поскольку итоги контроля обычно широко освещаются в коллективе, многие стараются работать лучше для того, чтобы прославиться. Иными словами, дополнительное усердие проявляется здесь по причине честолюбия. Поэтому систему контроля необходимо конструировать так, чтобы предотвратить поведение, ориентированное на него. Успех внешнего контроля зависит от ряда обстоятельств.

    Во-первых, должна быть предусмотрена так называемая «защита от хитреца», то есть от того, кто, ничего не делая, пытается создать видимость активной и добросовестной работы, показать руководству не то, что есть на самом деле, а то, что оно желало бы видеть. Ради такой показухи забрасываются действительно важные и нужные дела, блокируется важная информация, ставящая под сомнения «достижения». Чаще всего это делается с помощью манипулирования показателями, занижения или завышения их истинной величины.

    Во-вторых, цели, которые ставятся перед людьми в системе внешнего контроля, должны быть достаточно трудными, не дающими исполнителям «засыпать на ходу», но не оставляющими лазеек для лентяев. Считается, что в наибольшей степени они стимулируют тогда, когда у исполнителя имеется 50%-я уверенность в их достижении.

    В-третьих, по итогам внешнего контроля обязательно  должно следовать поощрение, а, если необходимо, и наказание.

    Чтобы обеспечить выполнение этих условий  система внешнего контроля должна быть по сути тотальной, требующей огромных материальных и трудовых затрат. При постоянно усложняющейся деятельности она становится экономически и технически непосильной даже для крупных организаций. Выход из сложившейся ситуации лежит во внедрении, где возможно, практики внутреннего контроля.

    Организация внутреннего контроля персонала регламентируется самой организацией и обусловлена в первую очередь ее потребностями.

    Особенность внутреннего контроля – его двойственная роль в процессе управления организацией. В результате глубокой интеграции контроля и других элементов процесса управления невозможно определить круг деятельности для работника таким образом. Чтобы он относился только к какому – либо одному элементу управления без взаимосвязи взаимодействия с контролем.

    Внутренний  контроль персонала организации - это осуществление субъектами организации следующих действий.

    - определение фактического состояния  объекта контроля;

    - сравнение фактических данных  с планируемыми;

    Оценка  выявляемых отклонений и степени  их влияния на аспекты функционирования организации или ее отдельных подразделений;

    -выявление  причин зафиксированных отклонений. 

    Цель  и этапы проведения внутреннего контроля персонала 

    Целью внутреннего контроля является информационное обеспечение системы управления персоналом для возможности принятия эффективных решений и достижения поставленных  целей с минимальными издержками.

    Объектом  внутреннего контроля персонала  организации являются управленческие решения по кадровым вопросам. Материальные и финансовые ресурсы, необходимые  для функционирования и эффективного использования персонала, процессы, происходящие в трудовом коллективе, использование рабочего времени, результатов труда.

    В любом случае организация эффективно функционирующей системы внутреннего контроля - это сложный многоступенчатый процесс, включающий следующие этапы:

1. Предварительный контроль - осуществляется на стадии планирования и предполагает контроль правильности постановки целей, контроль прогнозов (реалистичность), контроль ограничений и объемов финансирования;
2. Текущий контроль – осуществляется в процессе реализации производства продукции или реализации проекта. При этом объектом контроля могут быть как общие социально-экономические результаты, так и частные характеристики выпускаемой продукции. Корректирующие воздействия осуществляются при этом по ходу реализации проекта. Текущий контроль является средством осуществления обратной связи.
3. Заключительный контроль, проводится после того, как работа выполнена на основе сравнения ее результатов и других характеристик с существующими нормами контроля. Этот вид контроля, во-первых, дает руководителю информацию, необходимую для планирования аналогичных работ в будущем, чтобы избежать возникших трудностей и ошибок. Во-вторых, он позволяет оценить полученный результат, вклад каждого подразделения и сотрудника и принять решение о соответствующем мотивационном поощрении. Заключительный контроль позволяет также выявить системные проблемы и осуществить стратегические действия по изменению работы организации в целом.

   В современных условиях внутренний контроль как управленческая функция должен осуществляться на всех уровнях управления. Система внутреннего контроля должна ориентироваться на:

1. устойчивое положение организации на рынках;
2. признание организации субъектами рынка и общественностью;
3. своевременную адаптацию систем производства и управления организации к динамичной внешней.

   Подводя итоги, следует сказать, что организация  эффективной системы внутреннего  контроля позволит:

• обеспечить эффективное функционирование, устойчивость и максимальное (согласно установленным целям) развитие организации в условиях конкуренции;
• сохранить и эффективно использовать ресурсы и возможности организации;
• своевременно выявлять и минимизировать коммерческие, финансовые и внутрифирменные риски в управлении организацией;
• сформировать адекватную современным перманентно меняющимся условиям хозяйствования систему информационного обеспечения всех уровней управления, позволяющую своевременно адаптировать функционирование организации к изменениям во внутренней и внешней среде.

Установление  нормативов контроля персонала

     Для разработки процедуры контроля персонала необходимо в первую очередь определить систему контролируемых нормативов, которые должны отражать все аспекты работы с персоналом:

- эффективность  (влияние на общие результаты  работы организации);

- результативность (оптимальное использование кадровых  ресурсов);

- минимизация  кадровых издержек;

- удовлетворенность  трудом.

     Должны  быть определены источники информации. Ее качество и количество, методы и периодичность получения. Ответственные лица за ее предоставление. Основным источником информации во всех случаях является существующая документация. В некоторых случаях предполагается дополнительный сбор информации исключительно для целей контроля. Однако этот сбор надо стараться свести к минимуму. Другим немаловажным источником информации должны стать материалы наблюдений, ведение табелей, аттестаций работников, опросов, анкетирования определенных групп персонала. Трудоемкость сбора реальной информации о финансово-хозяйственной деятельности в области управления персоналом зависит от наличия и развития системы управления предприятием, автоматизированной бухгалтерии, развитости информационных технологий в целом.

     Необходимо  регламентировать процедуру обработки  и анализа полученной информации, чтобы получать значимую для кадровых решений информацию в удобной форме.  

Анализ, причины и корректировка  отклонений 

    Для оперативного контроля за деятельностью предприятия используется анализ отклонений. Анализ отклонений - это своего рода метод раннего метод раннего предупреждения негативных явлений в системе управления персоналом. Его задача -  выявить причины таких отклонений в деятельности службы управления персоналом и организации в целом, оценить их значение для будущего и выбирать соответствующие корректирующие меры. 

    Причинами возникновения отклонений могут  быть недостатки как организации  производства, так и планирования, в частности при установлении нормативов. Драгоценное время и масса усилий могут быть затрачены на то, чтобы выяснить, какое из подразделений предприятия работает плохо, тогда как на самом деле расхождение плановых и фактических показателей указывает не на недостатки работы производственных подразделений, а на ошибки планирования. Для того чтобы анализ отклонений дал действенные результаты, предварительно следует выяснить, какие составляющие отклонений обусловлены производственными причинами, а какие - ошибками планирования. Это позволит менеджерам сконцентрировать свои усилия на контроле за производством.

    Причины возможных отклонений можно разделить  на 2 основные группы:

    - в ходе формирования нормативных и плановых показателей закладывается целый ряд предположений относительно состояния внешней среды организации, в частности ситуации на рынке труда, уровня трудового потенциала персонала, которые могут не оправдаться на этапе реализации;

    - «промахи» в хозяйственной деятельности  организации – например, несоблюдение  нормативов затрат труда на единицу выпускаемой продукции или низкий уровень квалификации персонала стали причиной высокой доли брака. 
      Основной причиной осуществления руководством предприятия детального анализа отклонений является то, что такие исследования позволяют вскрыть многие проблемы управления, усилить контроль за функционированием наиболее сложных участков производства и определить меру ответственности отдельных руководителей за результаты деятельности подразделений. Анализ отклонений содержит в себе потенциальную опасность дезориентации руководства и иным способом.

    После выяснения причин отклонений руководитель может предпринимать соответствующие  действия для корректировки проблемы.

      Проводимая  корректировка должна концентрироваться  на устранении

настоящей причины  отклонения. В идеале стадия измерений должна показать масштаб отклонения от стандартов и точно указывать его причину.

      Смысл корректировки во всех случаях состоит  в том, чтобы сразу понять причину отклонения и добиться возвращения организации к правильному образу действий.

      Осуществление  корректировки может быть достигнуто путем улучшения значения каких-либо внутренних перемен факторов данной организации, усовершенствования функций управления или технологических процессов. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

    Заключение

    В данной работе раскрыты такие понятия, как контроль персонала, его виды, сущность, цель. Подробно рассмотрены внешний и внутренний контроль персонала. Внешний контроль, осуществляемый внешними по отношению к организации субъектами управления (органы государства, контрагенты по финансово-хозяйственным договорам, потребители, общественность), и внутренний контроль, осуществляемый субъектами самой организации (собственники, администрация, персонал). Также выявлены нормативы контроля персонала и анализ отклонений.

    Хорошо  налаженная система оперативного управления основывается на четкой организации контроля, который является одной из основных функций управление персоналом. Управленческий контроль направлен как вовнутрь, так и вовне организации. Непрерывность ее деятельности требует, чтобы контроль был бы в целом непрерывным процессом, хотя в ряде случаев допустим эпизодический контроль.

    В целом, создание системы контроля персонала должно обеспечить улучшение планирования затрат на персонал, их оптимизацию, более оперативное управление персоналом. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Список  используемой литературы:

1. Аудит и контроллинг персонала организации: Учеб. Пособие П.Э. Шлендера. – М., 2008, 224с.
2. Одегов Ю.Г., Никонова Т.В. Аудит и контроллинг персонала: Учебное пособие. – М.: Издательство «Экзамен», 2008, 448 с.
3. Управление персоналом организации: Учеб. Пособие П.Э. Шлендер., Вузовский учебник: ИНФРА. – М., 2010, 398с.
4. www.hrm.ru - специализированный сайт для HR-менеджеров.
5. www.top-personal.ru - журнал "Управление персоналом".