Задание 

     Тема 7. Контроль в системе управления

     Теоретическая часть

     Сущность  и задачи контроля в системе управления. Контроль как обратная связь в  управлении. Области применения контроля. Виды контроля. Процесс контроля и  проблемы его осуществления. Эффективность  контроля, требования к эффективному контролю.

     Практическая  часть

     1. Характеристика организации 

     2. Опишите систему контроля в  Вашей организации и процесс  контроля на примере одного  из направлений деятельности  Вашей организации. Оцените эффективность  контроля и сформулируйте предложения  по его совершенствованию.

Содержание 

Введение 4

1. Теоретические понятия контроля в системе управления 6

1.1 Сущность и задачи контроля в системе управления 6

1.2. Контроль как обратная связь в управлении 7

1.3 Области применения контроля, процесс контроля и проблемы его осуществления 8

1.4 Виды контроля 10

1.5 Эффективность контроля, требования к эффективному контролю 12

2. Контроль в системе управления на предприятии ОАО «МРСК Волги» – «Оренбургэнерго» 14

2.1 Характеристика организации 14

2.2 Система контроля и учета на предприятии 15

Заключение 16

Список литературы 18

Приложение 19 
 

     Введение 

     Термин  “контроль” не является однозначным. В переводе с французского слово  “контроль” означает проверочный  документ, оформленный в двух экземплярах  или в двух записях.

     В течение длительного времени  понятие контроля связывалось, прежде всего, с проверкой правильности составления документов, записей  в массовых журналах и т.д. Контроль как явление ассоциировался с  деятельностью главным образом  бухгалтеров, кассиров, финансовых работников.

     В словарях и энциклопедиях контроль определяется как проверка чего-либо; проверка правильности тех или иных действий в области производства и управления; наблюдение с целью  проверки; учреждение или тот, кто  занимается проверкой отчетности, деятельности какого-либо другого учреждения или  ответственного лица.

     Как видно из вышесказанного, исторически  первоначальным является объяснение контроля как проверки правдивости и достоверности  документов.

     Следующим этапом стало представление о  контроле как проверке соответствия действий поставленным целям, задачам, действующим законам. Третий этап включил  в контроль и анализ отклонений, раскрытие их причин.

     Контроль - это процесс, обеспечивающий достижение целей организации. Он необходим  для обнаружения и разрешения возникающих проблем раньше, чем  они станут слишком серьезными, и  может также использоваться для  стимулирования успешной деятельности.

     Руководители  начинают осуществлять функцию контроля с того самого момента, когда они  сформулировали цели и задачи и создали  организацию.

     Целью данной работы является рассмотреть  контроль в  системе управления.

     Задачами  данной работы являются:

     1. рассмотреть теоретические понятия  контроля в системе управления;

     2. рассмотреть контроль в системе  управления на предприятии ООО ресторан “Великая стена”.

1. Теоретические  понятия контроля  в системе управления

     1.1 Сущность и задачи  контроля в системе  управления 

     Контроль - это процесс, обеспечивающий достижение целей организации.

     Он  необходим для обнаружения и  разрешения возникающих проблем  раньше, чем они станут слишком  серьезными, и может также использоваться для стимулирования успешной деятельности.

     Процесс контроля состоит из установки стандартов, изменения фактически достигнутых  результатов и проведения корректировок  в том случае, если достигнутые  результаты существенно отличаются от установленных стандартов.

     Контроль - это критически важная и сложная  функция управления. Одна из важнейших  особенностей контроля, которую следует  учитывать в первую очередь, состоит  в том, что контроль должен быть всеобъемлющим. Каждый руководитель, независимо от своего ранга, должен осуществлять контроль как  неотъемлемую часть своих должностных  обязанностей, даже если никто ему  специально этого не поручал.

     Контроль  есть фундаментальный элемент процесса управления. Ни планирование, ни создание организационных структур, ни мотивацию  нельзя рассматривать полностью  в отрыве от контроля. Действительно, фактически все они являются неотъемлемыми  частями общей системы контроля в данной организации. Это обстоятельство становится более понятным после  изучения трех основных видов контроля: предварительного, текущего и заключительного.

     По  форме осуществления все эти  виды контроля схожи, так как имеют  одну и ту же цель: способствовать тому, чтобы фактически получаемые результаты были как можно ближе к требуемым. Различаются они только временем осуществления.

     Предварительный контроль обычно реализуется в форме  определенной политики, процедур и  правил. Прежде всего, он применяется  по отношению к трудовым, материальным и финансовым ресурсам. Текущий контроль осуществляется, когда работа уже  идет и обычно производится в виде контроля работы подчиненного его непосредственным начальником. Заключительный контроль осуществляется после того, как работа закончена или истекло отведенное для нее время.

     Текущий и заключительный контроль основывается на обратных связях.

     Управляющие системы в организациях имеют  разомкнутую обратную связь, так  как руководящий работник, являющийся по отношению к системе внешним  элементом, может вмешиваться в  ее работу, изменяя и цели системы, и характер ее работы.

     В отличие от внешнего контроля, в  задачи которого входят подтверждение  достоверности данных внешней отчетности хозяйствующего субъекта (аудит), правильности исчисления и уплаты налогов (налоговый  контроль), расходования средств бюджета (государственный финансовый контроль) и т.п., внутрихозяйственный  контроль является неотъемлемой частью системы управления экономического субъекта и решает задачи непосредственного управления текущей, инвестиционной и финансовой деятельностью. 

     1.2. Контроль как обратная  связь в управлении 

     В процессе управления контроль выступает  как элемент обратной связи, т.к. по его данным производится корректировка  ранее принятых решений и планов.

     Посредством механизма контроля осуществляется обратная связь между объектом и  субъектом управления, к органам  руководства поступает информация о состоянии объекта управления. Качество системы управления во многом определяется качеством работы механизма  контроля. От эффективности действия механизмов контроля во многом зависит эффективность функционирования объекта управления. Всем этим и определяется важное место контроля в системе государственного управления¹. 

     1.3 Области применения  контроля, процесс контроля и проблемы его осуществления 

     В процессе контроля есть три четко  различимых этапа: выработка стандартов и критериев, сопоставление с  ними реальных результатов и принятие необходимых корректирующих действий. На каждом этапе реализуется комплекс различных мер.

     Первый  этап процесса контроля демонстрирует, насколько близко, в сущности, слиты  функции контроля и планирования. Стандарты – это конкретные цели, прогресс в отношении которых  поддаётся изменению. Эти цели явным  образом выступают из процесса планирования. Все стандарты, используемые для  контроля, должны быть выбраны из многочисленных целей и стратегий организации².

     Цели, которые могут быть использованы в качестве стандартов для контроля, отличают две очень важные особенности. Они характеризуется наличием временных  рамок, в которых должна быть выполнена  работа, и конкретного критерия, по отношению, к которому можно оценить  степень выполнения работы.

     Второй  этап процесса контроля состоит в  сопоставлении реально достигнутых  результатов с установленными стандартами. На этом этапе менеджер должен определить, насколько достигнутые результаты соответствуют его ожиданиям. При  этом менеджер принимает еще очень  важное решение: насколько допустимы  или относительно безопасны обнаруженные отклонения от стандартов. На этой стадии процедурам контроля дается оценка, которая  служит основой для решения о  начале действий. Деятельность, осуществляемая на этой стадии контроля, является наиболее заметной частью всей системы контроля. Эта деятельность заключается в определении масштаба отклонений, измерении результатов, передаче информации и ее оценке³.

     Масштаб допустимых отклонений и принцип  исключения. Показатель результативности дает четкую и ясную цель для направления  усилий членов организации. За исключением  ряда специальных случаев, организациям редко бывает необходимо ни на йоту не отклоняться от поставленной цели. На самом деле, одна из характерных  черт хорошего стандарта системы  контроля состоит в том, что в  нем содержатся реалистичные допуски  параметров цели.

     Измерение результатов. Измерение результатов, позволяющих установить, насколько  удалось соблюсти установленные  стандарты, - это самый трудный  и дорогостоящий элемент контроля. Для того чтобы быть эффективной, система измерения должна соответствовать  тому виду деятельности, который подвергается контролю.

     Передача  и распространение информации. Распространение  информации играет ключевую роль в  обеспечении эффективности контроля. Для того чтобы контроль был эффективным, необходимо обязательно довести  до сведения соответствующих работников организации как установленные  стандарты, так и достигнутые  результаты. Подобная информация должна быть точной, поступать вовремя и  доводится до сведения ответственных  за соответствующий участок работников в виде, легко позволяющем принять  необходимое решение и действия. Желательно также быть полностью  уверенным, что установленные стандарты  хорошо поняты сотрудниками. Это означает, что должна быть обеспечена эффективная  связь между теми, кто устанавливает  стандарты и теми, кто должен их выполнять.

     Устранить отклонения. Система контроля, которая  не позволяет устранить серьезные  отклонения прежде, чем они перерастут в крупные проблемы, бессмысленна. Проводимая корректировка должна концентрироваться на устранении настоящей причины отклонения. В идеале стадия измерений должна показать масштаб отклонения от стандартов и точно указывать его причину.

     Смысл корректировки во всех случаях состоит  в том, чтобы сразу понять причину  отклонения и добиться возвращения  организации к правильному образу действий.

     Осуществление корректировки может быть достигнуто путем улучшения значения каких-либо внутренних перемен факторов данной организации, усовершенствования функций  управления или технологических  процессов. 

     1.4 Виды контроля 

     Выделяют  три вида контроля: предварительный, текущий и заключительный.

     По  форме осуществления все эти  виды контроля схожи, так как имеют  одну и ту же цель: способствовать тому, чтобы фактически получаемые результаты были как можно ближе к требуемым. Различаются они только временем осуществления.

     Предварительный контроль.

     Основными приемами этого контроля являются реализация, а не создание определенных правил, процедур и линий поведения. Поскольку  правила и линии поведения  вырабатываются для обеспечения  выполнения плана, то их строгое соблюдение - это способ убедится, что работа развивается в заданном направлении, и задачи его проверить готовность организации к началу работы.

     Этот  контроль используется в трех областях: человеческих, материальных, финансовых. В области человеческих ресурсов контроль достигается за счет анализа  тех деловых и профессиональных знаний, навыков, которые необходимы для выполнения конкретных задач  организации⁴.

     Текущий контроль

     Как это собственно следует из его  названия, текущий контроль осуществляется непосредственно в ходе проведения работ. Текущий контроль обычно производится в виде контроля работы подчиненного его непосредственным начальником.

     Текущий контроль не проводится буквально одновременно с выполнением самой работы. Скорее он базируется на измерении фактических  результатов, после проведения работы. Текущий контроль основывается на обратных связях.

     Заключительный  контроль

     Заключительный  контроль осуществляется после того, как работа закончена или истекло  отведенное для нее время. Хотя заключительный контроль и осуществляется слишком  поздно, чтобы отреагировать на проблемы в момент их возникновения, тем не менее, он имеет две важные функции. Одна из них состоит в том, что  заключительный контроль даёт информацию, необходимую для планирования в  случае, если аналогичные работы предполагается проводить в будущем. Вторая функция  заключительного контроля состоит  в том, чтобы способствовать мотивации⁵.

      1.5 Эффективность  контроля, требования  к эффективному  контролю 

     Для того чтобы контроль мог выполнить  свою истинную задачу, т.е. обеспечить достижение целей организации, он должен обладать несколькими важными свойствами.

     Контроль  является эффективным, если он имеет  стратегический характер, нацелен на достижение конкретных результатов, своевременен, гибок, прост и экономичен. Контроль - это непрерывный процесс, совпадающий в своем развитии с производственным циклом.

     Характеристики  эффективного контроля:

     1. Стратегическая направленность  контроля, т.е. отражение общих  приоритетов организации и поддержание  их.

     2. Ориентация на результаты. Конечная  цель контроля состоит не в  том, чтобы собрать информацию, установить стандарты и выявить  проблемы, а в том, чтобы решить  задачи, стоящие перед организацией. В итоге контроль можно назвать  эффективным только тогда, когда  организация фактически достигает  желаемых целей и в состоянии  сформулировать новые цели, которые  обеспечивают ее выживание в  будущем.

     3. Соответствие делу. Для того чтобы  быть эффективным контроль должен  соответствовать контролируемому  виду деятельности. Он должен  объективно измерять и оценивать  то, что действительно важно.

     4. Своевременность контроля заключается  не в исключительно высокой  скорости или частоте его проведения, а во временном интервале между  проведением измерений или оценок, который адекватно соответствует  контролируемому явлению. 

     5. Гибкость контроля. Контроль, как  и планы, должен быть достаточно  гибким и приспосабливаться к  происходящим изменениям.

     6. Простота контроля. Наиболее эффективный  контроль - это простейший контроль  с точки зрения тех целей,  для которых он предназначен. Простейшие методы контроля требуют  меньших усилий и более экономичны.

     7. Экономичность контроля. Любой контроль, который стоит больше, чем он  дает для достижения целей,  не улучшает контроля над ситуацией,  а направляет работу по ложному  пути, что является еще одним  синонимом потери контроля.

     8. К контролю необходимо привлекать  весь персонал, ибо лучший контроль - это самоконтроль. Для того чтобы  повысить надежность контроля, необходимо  расширять границы полномочий  персонала.

     Контроль  на международном масштабе является особенно трудным делом из-за большого числа различных областей деятельности и коммуникационных барьеров. Результативность контроля можно улучшить, если периодически проводить встречи ответственных  руководителей в штаб-квартире организации  и за границей. Особенно важно не возлагать на иностранных управляющих  ответственность за решение тех  проблем, которые от них не зависят⁶.

2. Контроль в системе управления на предприятии филиал ОАО «МРСК Волги» - «Оренбургэнерго»

     2.1 Характеристика организации

     Полное  официальное наименование предприятия - филиал Открытого акционерного общества «МРСК Волги» - «Оренбургэнерго». Срок деятельности филиала неограничен.

     «Оренбургэнерго»  находится по адресу: 460021, Российская Федерация, г. Оренбург, ул. Маршала  Г.К. Жукова, 44.

     «Оренбургэнерго» - это электросетевая компания, являющаяся филиалом ОАО «МРСК Волги» и оказывающая  услуги:

     - по передаче электрической энергии;

     - по технологическому присоединению потребителей к электрическим 
сетям.

     «Оренбургэнерго»  осуществляет свои полномочия в пределах компетенции, установленной Положением о филиале ОАО «МРСК Волги» - «Оренбургэнерго», законами и иными правовыми актами Российской Федерации, нормативными и организационно - распорядительными актами ОАО «ФСК ЕЭС России», ОАО «МРСК Волги».

     В Филиале разработана и функционирует  интегрированная система менеджмента  в соответствии с требованиями международных  стандартов ISO 9001, OHSAS 18001, ISO 14001.

     «Оренбургэнерго»  осуществляет деятельность на всей территории Оренбургской области.

     «Оренбургэнерго»  транспортирует  электроэнергию промышленному потенциалу Оренбургской области, что составляет более 4 тыс. предприятий, в т.ч. около 300 крупных и средних.

     С 1 апреля 2008 года, когда в соответствии с планом реструктуризации произошло присоединение «Оренбургэнерго» к ОАО «МРСК Волги», компания получила статус филиала. Сегодня - это электросетевая компания, в состав которой входит 7 производственных отделений: Центральное, Восточное, Западное, Северное отделения, Оренбургское и Орское городские производственные отделения, а также производственное отделение «Информэнергосвязь».

     «Оренбургэнерго» - это более 43 000 километров линий  электропередачи, 11000 подстанций разных напряжений.

С 1 января 2006 года Оренбургское городское производственное отделение приняло на обслуживание сети уличного освещения областного центра. Обеспечение качественного  и надежного освещения Оренбурга  -важный вклад компании в развитие областного центра.

2.2 Система контроля  и учета на предприятии

     Система контроля на предприятии полностью  описана в положении о филиале  ОАО «МРСК Волги» – «Оренбургэнерго» П-МРСК-15.02-08 (приложение). 

Заключение

     В данной работе было проанализировано ООО ресторан “Великая стена”, которая предоставляет услуги в сфере питания. Область производства и оказания услуг технологически едины.

     Контроль  необходим для борьбы с неопределенной ситуацией как внутренней, так  и внешней. Неопределенность: изменение  законов, социальных ценностей, технологии, условий конкуренции и др.

     Контроль  предупреждает возникновение кризисных  ситуаций. Функция контроля - это  такая характеристика управления, которая позволяет выявить проблемы и скорректировать соответственно деятельность организации до того, как эти проблемы перерастут в кризис. Любая организация обязана обладать способностью вовремя фиксировать свои ошибки и исправлять их до того, как они повредят достижению целей организации.

     В заключение работы подведем итоги:

     1. В самом общем виде контроль  есть часть управленческого процесса  “Великая стена”, которая в содержательном  плане предусматривает получение  информации о результатах управленческих  воздействий.

     2. Для осуществления процесса контроля  в “Великая стена”необходимо:

     наличие системы показателей (нормы функционирования);

     наличие способности у системы познавать  реальность и сопоставлять ее с системой критериев;

     выработка корректирующих мер.

     3. В контроле как функции управления  “Великая стена” можно выделить  две основные стороны: а) познавательную, связанную с восприятием и  изучением информации и б) воздействующую, заключающуюся в возможности  обеспечить управляющую систему  данными для осуществления корректирующих  мер.

     4. При оценке роли и места  функции контроля в управлении  “Великая стена”, следует помнить,  что контроль занимает в управленческом  цикле последнее место лишь  логически, но отнюдь не по  значению.

     Список  литературы 

1. Герчикова И.Н. Менеджмент: Учебник.- 3-е изд., перераб. и доп. - М.: ЮНИТИ, 2005
2. Грузинов В.П. Экономика предприятия и предпринимательства. - М.: СОФИТ, 2004.
3. Колесник М. Менеджмент. - М.:ПРИОР, 2004.
4. Коротков Э.М. Концепция российского менеджмента. – М.: Дека, 2004.
5. Кунц Г., О'Доннел С. Управление: системный и ситуационный анализ управленческих функций. - М.: Прогресс, 2004. Т. 1.
6. Литвак Б.Г. Великие управленцы. Практические занятия по управлению. Мастер-класс. – М.: Экономика, 2004.
7. Литвак Б.Г. Практические занятия по менеджменту. Мастер-класс. – М.: Дело, 2005.
8. Литвак Б.Г. Практические занятия по управлению. Мастер-класс. – М.: Экономика, 2004.
9. Литвак Б.Г. Разработка управленческого решения. – М.: Дело, 2004.
10. Литвак Б.Г. Экспертные технологии в управлении. – М.: Дело, 2004.
11. Семенова И.И. История менеджмента: Учебное пособие для вузов. - М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2004. - 222 с.
12. Основы менеджмента М. Мескон, М. Альберт, Ф. Хедоури. – М.: Дело ЛТД, 2004.
13. Попов А.В. Теория и организация американского менеджмента. - М.: МГУ, 2004. - С.12.
14. Экономика предприятия: Конспект лекций/ Анна Оганесян. - М.: Издательство ПРИОР, 2005.