ГОУ ВПО «Башкирская  академия государственной  службы и управления при Президенте Республики Башкортостан» 

Кафедра информатики

Специальность 080504 «Государственное и муниципальное  управление»

Специализация «Стратегическое государственное  управление»

(на  базе высшего профессионального  образования, внебюджет) 
 

Контрольная работа 

по дисциплине 

«Бухгалтерские учетные системы» 

на тему

Преподаватель     ______________     К.т.н., доц. Фецак С.И. 
 
 

Студент                ______________        Н.Ш. Тагирова 
 
 

УФА -2011

     Оглавление

Введение 2

1 Роль программного  учета в бухгалтерии 4

2 Основные периоды  введения автоматизации  учета на предприятиях 8

3 Типы и конфигурации  бухгалтерских учетных  систем 9

4  Другие типы автоматизации  аналитической работы 17

Вывод 19

Список  использованной литературы 20

     Введение

     Занять  лидирующее положение на рынке, повысить эффективность работы персонала, создать  оптимальную структуру управления - вот первоочередные задачи руководителя предприятия. В бухгалтерской и  банковской деятельности это особенно важно, что обуславливает широкое  применение бухгалтерских пакетов  и программ, благодаря внедрению  которых повышается оперативность  обработки данных и достоверность  деловой информации, принимаются  более объективные финансовые и  управленческие решения.

     Автоматизация бухгалтерского учета на предприятии  и подготовка финансовой отчетности в налоговые органы в условиях переходной экономики России является одной из наиболее важных задач. Ситуация такова, что сам по себе бухгалтерский  учет на предприятии может рассматриваться  как внутреннее дело предприятия, а  основой для оценки финансово-хозяйственной  деятельности предприятия со стороны  государства служит отчетность (бухгалтерский  баланс и многочисленные другие отчетные формы), которая должна ежеквартально  предоставляться в налоговую  инспекцию по месту регистрации  предприятия. Кроме того, существуют плановые и внеплановые налоговые  проверки, при проведении которых  могут потребоваться все бухгалтерские  документы, включая первичные.

     В условиях относительной неопределенности в налоговой сфере предприятие  может сильно пострадать или даже потерпеть крах, и всего лишь из-за небрежности в бухгалтерском  учете. Примеров тому в России очень много, причем часто страдают предприятия, стремящиеся работать честно. Страдают из-за небрежного ведения внутренней бухгалтерии предприятия. Страдают также из-за незнания и соответственно невыполнения последних законов и распоряжений (а они принимаются сплошь и рядом). При ведении бухгалтерского учета вручную возможны и простейшие арифметические ошибки.  

     Безусловно, компьютерная программа не заменит  грамотного бухгалтера, но позволит сэкономить его время и силы за счет автоматизации  рутинных операций, найти арифметические ошибки в учете и отчетности, оценить  текущее финансовое положение предприятия и его перспективы.  
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

     1 Роль программного  учета в бухгалтерии

     В настоящее время  в российских компаниях насчитывается  большое количество видов учета. Это бухгалтерский, управленческий, финансовый, налоговый, оперативный, производственный учет, учет по стандартам МСФО и/или GAAP. При этом сам управленческий учет также может параллельно осуществляется по нескольким стандартам. Например, компания, входящая в крупный холдинг, для материнской компании составляет одни управленческие отчеты, а для своих внутренних целей - другие, и, к сожалению, эти два вида управленческой отчетности настолько различны, что простой трансформации одних управленческих данных в другие не получается - необходимо вести два вида управленческого учета.

Исходя  из этого, можно себе представить, какой штат и какая загруженность персонала по параллельному ведению различных видов учетов и составлению различной отчетности должны быть в компании, если не стремиться к интеграции всех видов учета в единой интегрированной учетной системе. Ведь, по сути, все эти учеты по разному отражают одну и туже первичную информацию (см. Рис. 1).

Рис.1. Отражение  хозяйственных операций параллельно  в нескольких системах учета

Поэтому было бы логично стремиться к тому, чтобы первичная информация о хозяйственных операциях отражалась одним специалистом один раз и в одной информационной системе так, как необходимо для всех систем учета, ведущихся в компании, и попадала бы в соответствующие формы отчетности¹.

     В неавтоматизированной системе ведения  бухгалтерского учета обработка  данных о хозяйственных операциях  легко прослеживается и обычно сопровождается документами на бумажном носителе информации - распоряжениями, поручениями, счетами  и учетными регистрами, например бесконечными журналами учета МПЗ. Аналогичные  документы часто используются и  в компьютерной системе, но во многих случаях они существуют только в  электронной форме. Более того, основные учетные документы (бухгалтерские  книги и журналы) в компьютерной системе бухгалтерского учета представляют собой файлы данных, прочитать  или изменить которые без компьютера не возможно.

     Способ  обработки хозяйственных операций при ведении бухгалтерского учета  оказывает существенное влияние  на организационную структуру фирмы, а также на процедуры и методы внутреннего контроля. Компьютерная технология характеризуется рядом  особенностей, которые следует учитывать  при оценке условий и процедур контроля:

     Единообразное выполнение операций. Компьютерная обработка  предполагает использование одних  и тех же команд при выполнении идентичных операций бухгалтерского учета, что практически исключает появлению  случайных ошибок, обыкновенно присущих ручной обработке. Напротив, программные  ошибки (или другие систематические  ошибки в аппаратных либо программных  средствах) приводят к неправильной обработке всех идентичных операций при одинаковых условиях.

     Разделение  функций. Компьютерная система может  осуществить множество процедур внутреннего контроля, которые в  неавтоматизированных системах выполняют  разные специалисты. Такая ситуация оставляет специалистам, имеющим доступ к компьютеру, возможность вмешательства в другие функции. В итоге компьютерные системы могут потребовать введения дополнительных мер для поддержания контроля на необходимом уровне, который в неавтоматизированных системах достигается простым разделением функций. К подобным мерам может относится система паролей, которые предотвращают действия, не допустимые со стороны специалистов, имеющих доступ к информации об активах и учетных документах через терминал в диалоговом режиме.

     Потенциальные возможности появления ошибок и  неточностей. По сравнению с неавтоматизированными  системами бухгалтерского учета  компьютерные системы более открыты  для несанкционированного доступа, включая лиц, осуществляющих контроль. Они также открыты для скрытого изменения данных и прямого или  косвенного получения информации об активах. Чем меньше человек вмешивается  в машинную обработку операций учета, тем ниже возможность выявления  ошибок и неточностей. Ошибки, допущенные при разработке или корректировке  прикладных программ, могут оставаться незамеченными на протяжении длительного  периода.

     Потенциальные возможности усиления контроля со стороны  администрации. Компьютерные системы  дают в руки администрации широкий  набор аналитических средств, позволяющих  оценивать и контролировать деятельность фирмы. Наличие дополнительного  инструментария обеспечивает укрепление системы внутреннего контроля в  целом и, таким образом, снижение риска его неэффективности. Кроме  того, некоторые прикладные программы  накапливают статистическую информацию о работе компьютера, которую можно  использовать в целях контроля фактического хода обработки операций бухгалтерского учета².

     Инициирование выполнения операций в компьютере. Компьютерная система может выполнять  некоторые операции автоматически, причем их санкционирование не обязательно документируется, как это делается в неавтоматизированных системах бухгалтерского учета, поскольку сам факт принятия такой системы в эксплуатацию администрацией предполагает в неявном виде наличие соответствующих санкций.

     2 Основные периоды  введения автоматизации  учета на предприятиях

     Несмотря  на то, что в мире существует более тысячи тиражируемых бухгалтерских пакетов различной мощности и стоимости, российские бухгалтеры и предприниматели предпочитают отечественные пакеты, более подходящие для условий переходной экономики и быстрой смены законодательных актов, регулирующих порядок бухгалтерского учета. Сегодня мы анализируем уже третье поколение российских автоматизированных бухгалтерских систем.

     Этапы автоматизации бухгалтерского учета  в России:

     Первый  этап разработки программ автоматизации  бухгалтерского учета совпал по времени  с перестройкой, когда в России появилась реальная потребность  в программных продуктах такого типа для нужд малых предприятий  и кооперативов, обслуживания временных  трудовых коллективов и других новых  субъектов бухгалтерского учета. Этот период характеризовался массовым ввозом в нашу страну персональных компьютеров, что в значительной степени обусловило выбор последних в качестве основной аппаратной платформы для бухгалтерских  разработок. Большинство программ создавалось  в виде АРМ (автоматизированных рабочих  мест) и предназначалось для эксплуатации на автономных компьютерах. В это  время были популярны первые бухгалтерские  программы: "Финансы без проблем" ("Хакерс Дизайн"), "Турбо-бухгалтер" ("ДИЦ"), "Парус" ("Парус").

     Второй  этап был связан с развитием коммерческих структур и началом приватизации. Десятки тысяч создаваемых ТОО, АОЗТ и кооперативов нуждались в бухгалтерском учете. На волне всеобщей коммерциализации наблюдался бурный рост тиражируемых разработок, в значительной степени вытеснивших заказные. Энтузиастов-одиночек и временные трудовые коллективы сменили профессиональные группы специалистов, объединившихся в собственные компании, которые хотели получать прибыль с продаваемого тиража бухгалтерских программ. Именно тогда были образованы сегодняшние фирмы-лидеры: "1С", "Диасофт", "Омега", R-Style Software Lab.

Современный (третий) этап развития бухгалтерских  систем характеризуется созданием  интегрированных программных средств, объединяющих несколько предметных областей автоматизации.

     3 Типы и конфигурации бухгалтерских учетных систем

     Существующие  прикладные системы бухгалтерского учета очень разнообразны и неоднородны, поэтому сложно классифицировать современное  программное обеспечение, но чаще всего  специалисты выделяют следующие  классы программ:

ориентация  на размер предприятия;

локальные и сетевые версии;

ориентация  на бухгалтерский учет в различных  сферах деятельности, а также ориентация на бюджетный учет;

отечественные и зарубежные программы.

     Основным  классификационным признаком бухгалтерских  программ остается их ориентация на размер предприятия и состав выполняемых  ими функций. Накопленный опыт составления  и применения программ компьютеризации  бухгалтерского учета позволяет  выделить и их группы.

Рассмотрим  краткую характеристику пакетов  этих групп:

     Пакеты "Мини-бухгалтерия". К этой группе относятся программы бухгалтерского учета и подготовки отчетных документов, предназначенные для предприятий  малого бизнеса, с бухгалтерией малой  численности, без ярко выраженной специализации  сотрудников по конкретным участкам учета, ведущим относительно несложный учет. Сюда относится большое количество популярных программ, достаточно универсальных и логически законченных, под общим названием "Проводка → Главная книга → Баланс", выполняющих в основном функции синтетического и несложного аналитического учета. К типовым программным продуктам этого класса, имеющим наибольшую популярность и распространение, можно отнести следующие базовые варианты пакетов: "1С: Бухгалтерия", "Турбо-бухгалтер", "Инфо-бухгалтер", "Финансы без проблем", "Интегратор-Соло", "Инфин".

     Несмотря  на большое разнообразие программ для  малого бизнеса, можно выделить их некоторые  общие черты:

     Так, программы в основном предназначены  для ведения синтетического учета, но в них предусматриваются и  возможности выполнения несложного аналитического учета при небольшом  объеме информации. В программах предлагаются различные подходы к организации  аналитического учета. Наибольшее распространение  получило кодирование субсчетов  и счетов аналитического учета.

     Можно также отметить такие общие характеристики программ, как похожее построение меню, оперирование одними и теми же клавишами, наличие плана счетов, типовых проводок, помощи в виде подсказок, календаря, калькулятора; использование  типовых форм бухгалтерской документации и др. Пакеты могут обеспечивать печать некоторых форм первичного учета: платежных поручений, накладных, приходных  и расходных кассовых ордеров. Бухгалтер может самостоятельно корректировать и настраивать план счетов; изменять, исключать и вводить новые типовые операции, создавать новые схемы корреспонденции счетов.

Приведенные характеристики в полной мере относятся  буквально ко всем бухгалтерским  программам, независимо от их ориентации на малые, средние или крупные  предприятия.

     Пакет "Мини-бухгалтерия" предусматривает  ведение бухгалтерского учета на одном ПК путем организации локального автоматизированного рабочего места  бухгалтера. Не исключена возможность  организации на малом предприятии  и небольшой локальной вычислительной сети, состоящей из 3-4 персональных компьютеров, установленных у руководителя, менеджера и бухгалтера.

     В соответствии с Указаниями по ведению  бухгалтерского учета и отчетности и применению регистров бухгалтерского учета на малых предприятиях, имеющих  незначительное количество хозяйственных  операций, учет может осуществляться по упрощенной форме учета, что вполне обеспечивается пакетом "Мини-бухгалтерия". Малое предприятие само выбирает форму бухгалтерского учета исходя из своих потребностей, приспосабливает  учетные регистры к специфике  своей работы при соблюдении основных принципов ведения учета, составляет рабочий план счетов. При упрощенной форме учета в качестве регистра синтетического учета используется книга учета хозяйственных операций, а в качестве регистров аналитического учета применяются различные  ведомости: учета основных средств, учета производственных запасов  и товаров, учета затрат на производство, учета денежных средств и фондов и др.

     Обработка бухгалтерского учета на малых предприятиях с большой численностью работающих, со значительным объемом хозяйственных  операций и при необходимости  составления многих регистров аналитического учета затрудняется использованием пакета "Мини-бухгалтерия". Это  и вызвало появление пакетов  более высокого уровня - интегрированных  систем.

     Пакеты "Интегрированная бухгалтерская  система" (ИБС). Большинство разработок этого класса "выросло" из предыдущего. Сегодня группа ИБС является одной  из наиболее распространенных. Как правило, система работает локально на одном компьютере или в сетевом варианте на нескольких ПК. Система рассчитана на ведение малого и среднего бизнеса и предназначена для бухгалтерий численностью 2-5 человек. При локальном использовании системы на компьютере находится целиком вся система, в сетевом варианте - на нескольких АРМ по участкам учета. Сетевые версии интегрированных бухгалтерских систем могут быть рассчитаны на интеграцию с различными функциями управления. Например, программа "1С: Предприятие (версии 7.5, 7.7)", кроме бухгалтерского учета, предназначена для производственного учета, выполнения операций по сбыту и снабжению, финансовому планированию и анализу, а также автоматизации документооборота.

     Интегрированные бухгалтерские системы относятся  к программам, объединяющим и поддерживающим ведение всех основных учетных функций  и разделов. Реализуются обычно в  рамках одной программы, состоящей  из отдельных модулей. Каждый модуль предназначен для обработки отдельных  участков учета, где ведется аналитический  учет. Основой пакета, как и в "Мини-бухгалтерии", является Головной модуль "Проводка - Главная книга - Баланс", а также  модули для выполнения отдельных  участков учета. Состав модулей, обеспечивающих автоматизированную обработку бухгалтерских  задач, неодинаков в разных программах. В основном это модули, осуществляющие ведение аналитического учета по финансово-расчетным операциям, учету  материалов, учету основных средств  и учету товаров. Для учета  заработной платы создается, как  правило, самостоятельная программа, но этот модуль может находиться и  в общей программе.

     Последовательность  обработки учетных задач в  интегрированных системах заключается  в следующем. Сначала обрабатываются отдельные бухгалтерские задачи по участкам учета, в результате чего происходит составление аналитических  сводок.

     После окончания обработки участка  учета (или в ходе обработки) бухгалтерские  проводки поступают в головной модуль и записываются в единый журнал хозяйственных  операций, на базе которого получаются оборотно-сальдовые ведомости, Главная книга, карточки счета, баланс, отчетные формы. Таким образом, осуществляется интеграция обработки всех бухгалтерских задач. Лучшими пакетами этого класса на выставках и конкурсах признаны программы корпорации "Парус", фирмы "1С" ("1С: Предприятие версии 7.5, 7.7"), "Инфин", "Суперменеджер", "Инфо-бухгалтер", сетевая программа "Интегратор" фирмы "Инфософт", "Турбо-бухгалтер" (4, 5,6), "БЭСТ-3" "Интеллект-Сервис".

     Пакеты "Комплексная система бухгалтерского учета". Бухгалтерский комплекс программ впервые был разработан в 1950-х  годах для осуществления комплексной  механизации бухгалтерского учета  на счетно-перфорационных машинах. В 1970-х  годах обработка комплексов бухгалтерских  задач была переведена на универсальные  ЭВМ, где использовались "типовые  проектные решения по бухгалтерскому учету" по каждому участку учета.

     При появлении персональных компьютеров  сохранилась тенденция создания отдельных программ под каждый участок  учета с возможностью последующей  их интеграции.

     Бухгалтерский комплекс рассчитан на средние и  крупные предприятия, где организация  бухгалтерского учета осуществляется комплексом взаимосвязанных рабочих  мест. Характерными чертами пакетов  являются: наличие комплекса локальных, но взаимосвязанных пакетов по отдельным  участкам бухгалтерского учета интерфейс  обмена информацией между АРМ  сводного учета (АРМ главного бухгалтера) и АРМ отдельных участков учета  для получения баланса и отчетности, развернутый аналитический учет по всем участкам учета, расширенный  состав традиционного комплекса  бухгалтерских задач.

     Состав  пакетов комплексов может быть следующим. АРМ главного бухгалтера (АРМ сводного учета), учет труда и заработной платы, учет материальных запасов, учет основных средств и НМА, учет затрат на производство, учет финансово-расчетных операций, учет готовой продукции.

Состав  пакетов может быть расширен за счет модулей, обеспечивающих учет финансовых результатов, учет капитальных вложений, финансовый анализ и др.

     Состав  пакетов может иметь отличие  в комплексах, разработанных разными  фирмами. Его содержание может пополняться  за счет включения дополнительных модулей. Применение комплексов позволяет создать  на средних и крупных предприятиях интегрированную бухгалтерию, где  осуществляется комплексная автоматизация  бухгалтерского учета. При этом необходимо соблюдать главный принцип: пакеты должны быть информационно взаимосвязаны, что возможно только при приобретении всего комплекса программ у одной  фирмы-изготовителя, хорошо зарекомендовавшей  себя на рынке программных продуктов. К ним относятся пакеты фирм: "Интеллект-Сервис" (программа "БЭСТ-4"), "Микро-Плюс" ("Лука"), "Пролог", "Омега" ("Бухкомплекс"), фирма "ЭЙС" ("Гепард"), "Звезда", "Инфин" ("Бухгалтерия-супер"), "Турбо-бухгалтер" (6 проф).

     Корпоративные системы предназначены для автоматизации  функций управления предприятием. Иногда такие системы называют "Корпоративными системами управления финансами  и бизнесом". Система состоит  из сложных компонентов, включающих в себя функционально полную подсистему бухгалтерского учета, а также подсистемы управления, планирования, элементы анализа  и принятия решений, делопроизводства и т.д. Бухгалтерская составляющая в этих системах не является главенствующей, так как подобные системы в  основном ориентированы на процесс  управления. В такой системе большое  значение имеет информационная взаимосвязь  всех составных подсистем. Этот новый  класс систем только зарождается  в России. Многие зарубежные программные  продукты относятся к этому классу. По прогнозам, в ближайшее время  такие системы получат в России большое распространение, и спрос  на них будет опережать предложение.

     Корпоративные системы ориентированы прежде всего на управленцев-менеджеров и предусматривают организацию сложной многоуровневой локальной вычислительной сети предприятия и установку автоматизированных рабочих мест в различных подразделениях со сложным сетевым обменом информации. Системы отличаются большой сложностью, высокой стоимостью и требуют индивидуальной настройки под каждого клиента. Реализация корпоративных систем осуществляется, как правило, консалтинговыми организациями, выполняющими работу "под ключ".

Системы индивидуально дорабатываются и  внедряются на базе типового ядра для  каждого заказчика. Сложность построения корпоративных систем заключается  в наличии различных модулей  программ. Типичным примером может  служить корпоративная система "Галактика", где выделены функциональные контуры  административного управления, оперативного управления, управления производством  и бухгалтерский учет, для автоматизированной обработки которых предусматривается  около 40 программных модулей (АРМ). Систему  можно комплектовать из различных  модулей. Корпоративные системы  предназначены для использования  на крупных предприятиях, в торговых центрах и универмагах, но могут  в усеченном составе модулей  применяться и на средних предприятиях. В качестве примера можно привести некоторые отечественные организации, разрабатывающие корпоративные  системы для крупных предприятий: корпорация "Галактика", фирмы "Инфософт", "Никос-софт", "Омега", "Цефей", "Звезда". Переходят на составление корпоративных систем для средних предприятий и корпорация "Парус", фирма "1С" и др. Несомненным достоинством этих организаций является комплексный подход к созданию АИС на предприятии. Они обеспечивают обследование информационной системы, выбор и поставку технических средств, установку программы "под ключ", сопровождение системы, обучение персонала. Можно утверждать, что будущее за такими организациями.

     Из  зарубежных разработок получили всемирную  известность корпоративные системы "R/3", "Platinym", "Slala", "R/Style", "Concorde XAL" и др.

Таким образом, для правильного выбора и оптимального применения программного продукта, автоматизирующего бухгалтерский  учет, необходимо учитывать размер предприятия, сферу деятельности, а  также его специфику работы.

     На  отечественном рынке имеется  много готовых программных продуктов  по бухгалтерскому учету, самых разнообразных  по качеству, функциональному назначению и стоимости. Можно утверждать, что  рынок программ сложился, хотя он пока не поддается четкому упорядочению. При приобретении программ следует  ориентироваться на профессиональные фирмы, имеющие большой опыт проектирования автоматизации бухгалтерского учета  и хорошую репутацию. О качестве программ свидетельствует срок промышленной эксплуатации и количество внедрений  на предприятиях, так как только при этих условиях выявляются и реализуются  наиболее распространенные особенности  методик учета, совершенствуются технология обработки и предусматриваются  различные сервисные функции, например, автоматическое выделение НДС в проводках.

Пакет должен иметь лицензию, сертификат качества. При ознакомлении нужно узнать на какое предприятие он ориентирован: малое, среднее, крупное; следует обратить внимание на отраслевую принадлежность пакета.

Программа должна подходить к существующей на предприятии системе бухгалтерского учете, соответствовать современным  его требованиям и обеспечивать получение всей необходимой для  целей управления информации. Необходимо обратить внимание на наличие в программе  функций, отвечающих профилю фирмы, специфику ее работы. Программа должна иметь достаточный уровень аналитического учета, т.е. возможность более углубленного, детального учета на отдельных участках производства и организации в  целом, обеспечивать автоматизацию  формирования проводок и выполнения расчетов, составление сводок, отчетов, а также формирование первичных документов, что намного повышает эффективность ведения первичного учета и облегчает труд бухгалтера.

     Система должна обеспечить комплексную автоматизацию  учета и осуществить стыковку с уже действующими программами³.

     4 Другие типы автоматизации аналитической работы