Контрольная работа по "Делопроизводство". 7

Содержание

 

1. Правила оформления и ведения  трудовых книжек, формирование личного дела

2. Подготовка документов к архивному хранению

3. Составить акт ревизии кассы

4. Составить гарантийное письмо на имя первого руководителя банка "Заря" с просьбой о предоставлении беспроцентного кредита в 12,0 млн. руб. сроком на один год для приобретения трех автомобилей "ГАЗ-3110". Адресант ЗАО "ВЕНС"

Зарегистрировать письмо как входящее, наложить резолюцию, поставить на контроль, подшить в дело

5. Литература

 

1. Правила оформления и ведения трудовых книжек, формирование личного дела

 

Оформление трудовой книжки работнику, принятому на работу впервые, осуществляется работодателем в присутствии работника не позднее недельного срока со дня приема на работу.

В трудовую книжку при ее оформлении вносятся следующие сведения о работнике:

а) фамилия, имя, отчество, дата рождения (число, месяц, год) - на основании паспорта или иного документа, удостоверяющего личность;

б) образование, профессия, специальность - на основании документов об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний (при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки).

Все записи о выполняемой работе, переводе на другую постоянную работу, квалификации, увольнении, а также о награждении, произведенном работодателем, вносятся в трудовую книжку на основании соответствующего приказа (распоряжения) работодателя не позднее недельного срока, а при увольнении - в день увольнения и должны точно соответствовать тексту приказа (распоряжения). Все записи в трудовой книжке производятся без каких-либо сокращений и имеют в пределах соответствующего раздела свой порядковый номер.

С каждой вносимой в трудовую книжку записью о выполняемой работе, переводе на другую постоянную работу и увольнении работодатель обязан ознакомить ее владельца под расписку в его личной карточке, в которой повторяется запись, внесенная в трудовую книжку. (Форма личной карточки утверждается Государственным комитетом Российской Федерации по статистике).

Трудовая книжка заполняется в порядке, утверждаемом Министерством труда и социального развития Российской Федерации. Записи в трудовую книжку о причинах прекращения трудового договора вносятся в точном соответствии с формулировками Трудового кодекса Российской Федерации или иного федерального закона.

При прекращении трудового договора по основаниям, предусмотренным статьей 77 Трудового кодекса Российской Федерации (за исключением случаев расторжения трудового договора по инициативе работодателя и по обстоятельствам, не зависящим от воли сторон (пункты 4 и 10 этой статьи), в трудовую книжку вносится запись об увольнении (прекращении трудового договора) со ссылкой на соответствующий пункт указанной статьи.

Сведения о работе по совместительству (об увольнении с этой работы) по желанию работника вносятся по месту основной работы в трудовую книжку на основании документа, подтверждающего работу по совместительству.

В трудовую книжку по месту работы также вносится с указанием соответствующих документов запись:

а) о времени военной службы в соответствии с Федеральным законом "О воинской обязанности и военной службе", а также о времени службы в органах внутренних дел и таможенных органах;

б) о времени обучения на курсах и в школах по повышению квалификации, по переквалификации и подготовке кадров.

В трудовую книжку вносятся следующие сведения о награждении (поощрении) за трудовые заслуги:

а) о награждении государственными наградами, в том числе о присвоении государственных почетных званий, на основании соответствующих указов и иных решений;

б) о награждении почетными грамотами, присвоении званий и награждении нагрудными знаками, значками, дипломами, почетными грамотами, производимом организациями;

в) о других видах поощрения, предусмотренных законодательством Российской Федерации, а также коллективными договорами, правилами внутреннего трудового распорядка организации, уставами и положениями о дисциплине.

При увольнении работника (прекращении трудового договора) все записи, внесенные в его трудовую книжку за время работы в данной организации, заверяются подписью работодателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек, печатью организации (кадровой службы) и подписью самого работника.

Работодатель обязан выдать работнику в день увольнения (последний день работы) его трудовую книжку с внесенной в нее записью об увольнении.

В случае если в трудовой книжке заполнены все страницы одного из разделов, в трудовую книжку вшивается вкладыш, который оформляется и ведется работодателем в том же порядке, что и трудовая книжка. (Вкладыш без трудовой книжки недействителен).

Совокупность документов, в которых зафиксированы этапы трудовой деятельности сотрудников, называется документацией по личному составу (кадрам, персоналу). К таким документам относятся:

трудовые контракты (договоры), заключенные предприятием с работником;

приказы по личному составу (о приеме, увольнении, переводе сотрудника);

трудовые книжки;

личные карточки формы – Т-2;

личные дела;

лицевые счета по заработной плате.

Документы по личному составу являются наиболее важными документами и требуют особой тщательности и аккуратности при оформлении, ведении и обеспечении сохранности на протяжении длительного срока.

Очень важны документы, возникающие при оформлении на работу.

1. Поступающий на работу пишет личное заявление с просьбой о приеме. Заявление подписывается и датируется. Визируется руководителем.

2. При необходимости заполняется личный листок по учету кадров (или анкета) и составляется автобиография.

3. При положительном решении вопроса заключается трудовой договор (контракт), издается приказ о приеме на работу. Одновременно с подготовкой трудового договора (контракта) готовится проект приказа о приеме на работу. Приказ по личному составу – правовой акт, издаваемый по вопросам регулирования трудовых правоотношений граждан с администрацией предприятий, учреждений и организаций.

4. Приказы по личному составу издаются в строгом соответствии с Кодексом законов о труде РФ и являются основаниями для внесения записей в трудовые книжки. Срок хранения приказов по личному составу и личных карточек (форма № Т-2) – 75 лет.

На всех сотрудников фирмы, за исключением принятых на временную работу, рабочих и лиц младшего обслуживающего персонала (на них ведется только личная карточка по форме № Т-2) оформляется личное дело.

Личное дело – это совокупность документов, содержащих необходимые сведения о работнике и его трудовом стаже. На документы личного дела составляется внутренняя опись. Личные дела учитываются в журнале учета личных дел, который является основным учетным документом. Личные дела уволенных работников должны передаваться на архивное хранение и храниться 75 лет.

При увольнении работника в его личное дело помещается заявление об увольнении (служебная записка) и копия приказа об увольнении (другая копия передается в бухгалтерию). Личное дело, после помещения в него приказа об увольнении, закрывается и обрабатывается для передачи в архив на долговременной хранение.

Таким образом, прием, перевод и увольнение работников, должна обязательно оформляться и вестись в соответствии с общегосударственными законодательными и нормативными актами, важнейшим из которых является КЗоТ РФ.

 

2. Подготовка документов  к архивному хранению

 

Завершающим этапом процесса делопроизводства является подготовка исполненных документов к хранению и использованию. Основная цель упорядочения и хранения исполненных документов — создание условий для их использования в справочной работе учреждений и пополнение Государственного архивного фонда РФ.

Подготовка исполненных документов к хранению и использованию включает:

экспертизу (оценку) научной и практической ценности документов;

оформление дел;

описание документов постоянного и долговременного хранения;

обеспечение их сохранности;

передачу дел в архив учреждения, т.е. в ведомственный архив.

(Ведомственным называется архив, находящийся в непосредственном подчинении соответствующей организации, не входящей в систему государственной архивной службы, или являющийся структурным подразделением организации.) Ведомственный архив осуществляет хранение документов организаций и предприятий до передачи их на государственное хранение.

Экспертиза ценности документов в делопроизводстве проводится при составлении номенклатуры дел, их формировании. Для организации и проведения экспертизы ценности документов создаются постоянно действующие экспертные комиссии (ЭПК). Разрабатывается положение, в котором определяются ее функции, права и порядок работы.

На экспертные комиссии возлагается: рассмотрение годовых разделов дела постоянного, долговременного (свыше 10 лет) хранения, в том числе и по личному составу.

Оформление дела — это комплекс работ по его переучету, нумерации листов, составлению заверительной надписи, внутренней описи документов; начинается оно с момента заверения дела в делопроизводстве и завершается в процессе подготовки его к передаче в ведомственный архив после окончания календарного года, в течение которого дело было заведено. Оформление дел проводится работниками службы делопроизводства. В зависимости от сроков хранения производится полное или частичное оформление дел. Полному оформлению подлежат дела постоянного, долговременного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения подлежат частичному оформлению, их допускается хранить в скоросшивателях, без составления заверительной надписи.

При оформлении обложек дел постоянного, долговременного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу должны указываться следующие реквизиты:

наименование учреждения и его непосредственная подчиненность;

наименование структурного подразделения, индекс дела;

аннотация к документам дела (для дел постоянного хранения, содержащих особо ценные документы);

дата дела (тома, части); количество листов в деле; срок хранения дела;

архивный шифр дела.

Кроме того, на обложках дел постоянного хранения предусматривается место для наименования государственного архива и учреждения. Архивный шифр на обложках дел постоянного хранения проставляется чернилами в ведомственном архиве только после включения дел в годовые разделы сводных описей дел, утвержденных ЭПК соответствующего учреждения государственной архивной службы (до этого он проставляется карандашом). Архивные шифры на обложках дел долговременного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу проставляются чернилами после включения дел в годовые разделы сводных описей дел, одобренных ЦЭК (ЭК) учреждения, согласованных с ЭПК соответствующего учреждения государственной архивной службы (для описей дел поличному составу) и утвержденных руководителем учреждения.

При заполнении реквизитов обложки дела необходимо соблюдать следующие требования:

название учреждения пишут полностью с указанием подчиненности в именительном падеже или указывают его официально принятое сокращенное наименование;

заголовок и номер дела переносят на обложку из номенклатуры (последний целесообразно проставлять и на корешке дела для удобства поиска дел при вертикальном способе их хранения).

В конце делопроизводственного года в оформление обложки дела постоянного или долговременного (свыше 10 лет) хранения вносятся необходимые уточнения. Заголовок дела на обложку переносится из номенклатуры дел организации, согласованной с ЭПК соответствующего учреждения государственной архивной службы. В необходимых случаях (например, если заголовок на обложке не отражает содержания документов в деле) в него вносятся дополнительные сведения и уточнения.

В заголовках дел, содержащих копии документов, должна указываться их копийность. Подлинность документов дела в заголовке не оговаривается.

При наличии в деле нескольких томов (частей) на обложку каждого тома (части) выносятся общий заголовок дела и заголовок каждого тома (части).

Важным реквизитом обложки дела является дата дела, т.е. годы заведения и окончания дела в делопроизводстве. Правильное датирование дел зависит от всестороннего учета характера и вида документов, которые в них сформированы. Датой дела являются крайние даты документов, т.е. число, месяц, год регистрации (составления) самого раннего и самого позднего из документов, включенных в дело.

Датой личного дела являются даты подписания приказов о приеме и увольнении лица, на которое оно заведено.

В конце каждого дела постоянного, долговременного (свыше 10 лет) хранения для учета количества и фиксации особенностей нумерации листов на отдельном листе составляется заверительная надпись, в которой цифрами и прописью указывается количество пронумерованных листов и отдельно через знак «+» (плюс) — количество листов внутренней описи (при ее наличии). Заверительная надпись пишется разборчиво, с указанием должности составителя, даты составления и подписывается составителем с расшифровкой подписи. Последующие изменения в составе и состоянии дела (недостача документов, присоединение новых замена подлинных документов копиями и т.д.) отмечаются заверительной надписи со ссылкой на соответствующий акт.

По окончании делопроизводственного года все завершенные дела постоянного и временного хранения, прошедшие экспертизу ценности, вносятся в описи. Опись дел представляет собой систематизированный перечень заголовков дел, раскрывающий их состав и содержание, закрепляющий систематизацию дел в пределах фонда и их учет. Кроме этого, опись является одновременно учетным документом и основным видом научно-справочного стандарта, обеспечивающим оперативный учет дел и описей.

С момента заведения и до сдачи в ведомственный архив дела хранятся в рабочих комнатах или в специально отведенных для этой цели помещениях. Дела помещают в закрывающиеся шкафы, которые должны обеспечивать сохранность документов, и ставят корешками наружу.

Изымать и выдавать документы из дел постоянного хранения можно лишь в исключительных случаях (например, по требованию судебно-следственных органов) с разрешения руководителя учреждения. При этом в дело обязательно вкладывают точную заверенную копию документа и акт о причинах изъятия подлинника. Копии и выписки из документов для использования в работе учреждения или в интересах отдельных граждан делают с разрешения руководства или должностных лиц, которым такое право предоставлено соответствующими ведомственными инструкциями.

В течение делопроизводственного года из дела разрешается выдавать документы для работы сотрудникам учреждения. При выдаче документа на его место помещают лист-заместитель, на котором указывают, какой документ, кому и на какое время выдан. После завершения делопроизводственного года документы из дел не выдаются. При необходимости выдают дело, в котором находится документ. На выданное дело заполняют карточку-заместитель, и ней указывают структурное подразделение, в которое выдано дело, номер дела, дату выдачи и возвращения, фамилию и должность лица, получившего дело, а также предусматриваются графы для расписок в получении и приеме дела.

За сохранность документов, находящихся в стадии делопроизводства, несут ответственность заведующий канцелярией, секретарь, делопроизводитель и т.д. Они должны обеспечивать контроль за сохранностью документов в структурных подразделениях и у отдельных исполнителей, своевременно докладывать руководству учреждения об имеющихся нарушениях.

Структурные подразделения учреждения передают в ведомственный архив дела постоянного, долговременного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Передача дел производится только по описям. Вместе с делами в архив передаются регистрационно-контрольные карточки делопроизводственной службы учреждения (канцелярии, секретариата, общего отдела и т.п.). Заголовок каждой картотеки включается в опись.

Правильность формирования и оформления дел, соответствие их количества описи и номенклатуре дел проверяется сотрудником архива предварительно, на стадии подготовки дел к передаче в ведомственный архив структурными подразделениями. Если в формировании и оформлении дел установлены недостатки, работники структурных подразделений обязаны их устранить.

Дела принимает заведующий ведомственным архивом. Передача дел производится по описи и в обоих ее экземплярах против каждого передаваемого дела делается отметка о его наличии конце описи в каждом ее экземпляре цифрами и прописью указывается количество фактически принятых в архив дел, приема-передачи дел, а также ставятся подписи сотрудников ведомственного архива и лица, передавшего дела.

 

1. Составить акт ревизии  кассы

 

Акт ревизии кассы составляется при смене кассиров. На каждом предприятии производится внезапная ревизия кассы с полным полистным пересчетом денежной наличности и проверкой других ценностей, находящихся в кассе. Остаток денежной наличности в кассе сверяется с данными учета по кассовой книге. При обнаружении ревизией недостачи или излишка ценностей в кассе в акте указывается их сумма и обстоятельства возникновения. Форма акта ревизии приведена в приложении N 4.

Аудиторы (аудиторские фирмы) в соответствии с заключенными договорами при производстве документальных ревизий и проверок на предприятиях производят ревизию кассы и проверяют соблюдение кассовой дисциплины. При этом особое внимание должно уделяться вопросу обеспечения сохранности денег и ценностей.

Ответственность за соблюдение Порядка ведения кассовых операций возлагается на руководителей предприятий, главных бухгалтеров и кассиров.

Настоящий Порядок ведения кассовых операций применяется всеми предприятиями на территории Российской Федерации.

Акт применяется для отражения результатов ревизии фактического наличия денежных средств (наличных денег, почтовых марок и др.), находящихся в кассе предприятия (организации).

Комиссия проверяет денежное наличие путем полного пересчета всех денег, находящихся в кассе: лимитированные чековые книжки, ценные бумаги и т.д. Акт составляется в 2 экз. и подписывается ревизионной комиссией и материально ответственным лицом. Один экземпляр акта передается в бухгалтерию предприятия (организации), второй остается у материально ответственного лица.

До начала ревизии от материально ответственного лица берется расписка. Расписка включена в заголовочную часть формы. Акт составляется в 3 экземплярах.

   Приложение № 4

                                      к Порядку ведения кассовых  операций

                                                  в Российской Федерации,

                                                      утвержденному ЦБ РФ

                                                          22.09.93 № 40

  

    ________ЗАО «ВЕНС»_______

     предприятие, организация

  

    цех ___Ремонтный_____

  

АКТ

ревизии наличных денежных средств

  

"08" февраля 2009 г.

 

находящихся _________________________________________________________

 

РАСПИСКА

 

К началу  проведения ревизии все расходные и приходные документы на денежные средства сданы в бухгалтерию  и  все  денежные  средства, поступившие на мою ответственность,  оприходованы, а выбывшие списаны в расход.

  

(Материально ответственное  лицо) ______Испатова А.Н._______________

 

__Кассир___________________________________________ Испатова А.Н.

Должность                 Роспись                          Фамилия

  

    На основании  приказа (распоряжения) от "05"февраля 2009 г. №.15/2

    произведена ревизия  денежных средств по состоянию  на "08" февраля 2009 г.

 

  

         При ревизии установлено следующее:

    1) наличных денег _________67548_________________ руб. ___80____ коп.

    2) почтовых марок ___________654_________________ руб. ___60____ коп.

    3) ценных бумаг ____________2842_________________ руб. ___00____ коп.

    4) ______________________________________________ руб. _________ коп.

  

         Итого фактическое наличие 71045,40 (Семьдесят одна тысяча сорок пять рублей 40 копеек)______________________________________________________________________

                                 (прописью)

  

  По учетным данным _________71045______________ руб. ____40___ коп.

    Результаты ревизии: излишек ____нет________ недостача ______ нет ________

    Последние номера  кассовых ордеров:

    приходного № _____225_____, расходного № ____178________

  

    Председатель  комиссии

    _Гл.бухгалтер________________________Иванов Я.Ю.____________________________

      (должность)                  (подпись)               (Ф.И.О.)

  

   

   Члены комиссии

    Ст.бухгалтер__________________________Мордюкова Ю.Д._______________________

      (должность)                  (подпись)                (Ф.И.О.)

    ___________________________________________________________________________

    ___________________________________________________________________________

    Подтверждаю, что  денежные средства,  перечисленные  в акте,  находятся

    на моем ответственном  хранении.

  

    Материально ответственное  лицо Испатова А.Н.

  

    "08" февраля 2009 г.

  

    Объяснение причин  излишков или недостач _____нет_____________________________

    ___________________________________________________________________________

    ___________________________________________________________________________

    ___________________________________________________________________________

    Материально ответственное  лицо Испатова А.Н.

  

    Решение руководителя  предприятия _Премировать в размере 25% оклада____________

    ___________________________________________________________________________

    ___________________________________________________________________________

    ___________________________________________________________________________

     Иванов Я. Ю.                              (подпись)

  

    "13"февраля 2009 г.

  

  

  

 

 

2. Составить гарантийное письмо  на имя первого руководителя  банка "Заря" с просьбой о  предоставлении беспроцентного  кредита в 12,0 млн. руб. сроком на один год для приобретения трех автомобилей "ГАЗ-3110". Адресант ЗАО "ВЕНС".

Зарегистрировать письмо как входящее, наложить резолюцию, поставить на контроль, подшить в дело

Гарантийное письмо – деловое письмо, содержащее обязательство или подтверждение.

Гарантийные письма адресуются организациям и лицам. Гарантироваться могут оплата работы, продукции, услуг, аренды, качество и сроки выполнения работы или сроки поставки, возврат кредита, предоставление жилплощади и др.

В тексте гарантийного письма, как правило, содержится просьба в адрес корреспондента и юридически значимая формула: Оплату (предоставление услуг и т.д.) гарантируем; Возврат кредита гарантируем и др. Если в письме гарантируется оплата, автор должен сообщить свои банковские реквизиты.

Гарантийные письма подписываются двумя лицами: руководителем организации и главным бухгалтером и удостоверяются печатью организации.

Следует иметь в виду, что в отдельных случаях нормативными правовыми актами утверждены унифицированные формы гарантийных писем, которые следует использовать при документировании определенных управленческих действий. Например, приказ Росстроя от 29.06.2006 № 167 содержит образец гарантийного письма кредитной организации.

Гарантийное письмо должно быть напечатано на фирменном бланке с печатью и подписью руководителя, а также с обязательным указанием названия организации, банковских реквизитов.

 

ЗАО "ВЕНС"

ИНН  7722114117  КПП 772201001 ОГРН 1107746125093  ОКПО 82013654

р/с 40728100000000000001  в банке «ВТБ-24» ЗАО к/с 30101810000000000333 БИК 044525333    

 

 

Исх№  23/13   от  09 февраля 2009 г   На № _____от _____________________

Первому руководителю банка «Заря» Ф.И.О.

 

 

 

ГАРАНТИЙНОЕ ПИСЬМО

___________________ЗАО "ВЕНС"_______________________

(наименование организации-гаранта)

просит предоставить беспроцентный кредит в сумме 12,0 млн. руб. сроком на один год для приобретения трех автомобилей "ГАЗ-3110". Гарантирует погашение кредита, выданного Банком _______________"Заря"____________

(наименование банка)

_________ЗАО "ВЕНС"___________, на приобретения трех автомобилей

(наименование организации-ссудополучателя)

"ГАЗ-3110" в сумме 12 000 000 (Двенадцать миллионов_рублей) _00_коп__            (сумма прописью)

При неуплате указанной ссуды __________ЗАО "ВЕНС"__________

(наименование организации-гаранта)

по выданным им обязательствам предоставляется право __________"Заря"_________ банку без предварительного предупреждения

(наименование банка)

произвести погашение ссуды и неуплаченных процентов своим распоряжением с нашего расчетного счета N_34567890_ в банке ___"Заря"__

(наименование банка)

или любого другого счета, или путем обращения взыскания на другие ценности, нам принадлежащие. Действие гарантии прекращается после полного погашения ссуды.

 

 

Руководитель организации-гаранта (подпись)

Гл. бухгалтер (подпись)

печать организации

 

Зарегистрировать письмо как входящее, наложить резолюцию, поставить на контроль, подшить в дело – обязанности секретариата Банка «Заря»:

• Зарегистрировать письмо как входящее - № 23\13 от 09 февраля 2009 года;
• наложить резолюцию - Руководство Банка "Заря" накладывает резолюцию – выдать или отказать в предоставлении беспроцентного кредита ЗАО "ВЕНС";
• поставить на контроль - секретариат Банка «Заря» ставит на контроль до возврата кредита ЗАО "ВЕНС";
• подшить в дело – обязанности секретариата Банка «Заря», после возврата кредита ЗАО "ВЕНС" и снятия с контроля по исполнении.

 

Литература

 

1. Перечень типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий с указанием сроков хранения: Главное Архивное Управление при Совете Министров, ВНИИДАД – М., 2005.
2. Кодекс законов о труде (с изм. и доп. на 01.12.02) – М.: изд-во Брандес, 2003.
3. Андреева В.И. Делопроизводство: требования к документообороту фирмы (На основе Гостов РФ).- М.: Бизн.-шк. Интел Синтез, 2010.
4. Стенюков М.В. Документы. Делопроизводство: Прктич. Пособие по документационному обеспечению деятельности предприятия. М.: Приор, 2011.