Контрольная работа по "Делопроизводство". 11

СОДЕРЖАНИЕ

1 Состав и область применения  ГОСТа Р 6.30-2003 «УС. УСОРД. Требования к оформлению документов».

2 Способы заверения документов (утверждение, полписание, проставление печатей). Правила оформления данных реквизитов.

3 Исковые заявления, требования  к их оформлению. Порядок оформления и направления отзыва на исковые заявления.

4 Составить полный протокол заседания дирекции ООО «КОНСАЛТИНГ». В повестке дня указать вопрос о ходе рекламной компании в III квартале 20__ г., об изменениях в системе налогообложения. Принятие решения изложить самостоятельно.

Список использованных источников

1 Состав и область применения ГОСТа Р 6.30-2003 «УС. УСОРД. Требования к оформлению документов»

ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» принят и введен в действие с 1 июля 2003 г. Постановлением Госстандарта России от 3 марта 2003 г. № 65-ст.

Распространяется на организационно-распорядительные документы, относящиеся к Унифицированной системе организационно-распорядительной документации (УСОРД), – постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма и др., включенные в ОК 011-93 «Общероссийский классификатор управленческой документации» (ОКУД) (класс 0200000).

Указанный стандарт введен в  действие взамен прежнего ГОСТа Р 6.30-97 (с изменениями от 2000 г), унаследовав от последнего не только структуру (за исключением раздела 5,), но и большинство положений. В то же время ГОСТ Р 6.30-2003 несколько иначе трактует требования к оформлению управленческих документов.

Во-первых, разделом 2 ГОСТа  Р6.30-2003 устанавливается измененный состав реквизитов документа. Отметим в этой связи, что общее число реквизитов документа составляет теперь 30 (а не 29, как это было предусмотрено ГОСТом Р 6.30-97). Один реквизит (гриф ограничения доступа к документу) исключен, но одновременно в состав реквизитов добавлено два новых: основной государственный регистрационный номер (далее – ОГРН) (реквизит 05) и идентификационный номер налогоплательщика/код постановки на учет (далее - ИНН/КПП) (реквизит 06).

Во-вторых, из содержания ГОСТа  Р 6.30-2003 устранены положения, касающиеся регламентации отдельных вопросов оформления документов. Так, из раздела 3 выведены пункты, затрагивающие правовое регулирование подписания и датирования документов, хотя сами реквизиты «Подпись документа» и «Дата документа» сохранены, по сути, в неизменном виде.

В-третьих, новый ГОСТ имеет  существенное структурное отличие  от своего предшественника: из документа изъят раздел 5 «Требования к учету, использованию и хранению бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации или гербов субъектов Российской Федерации». Кроме того, из текста нового ГОСТа исключены положения, регламентировавшие порядок изготовления гербовых бланков.

В-четвертых, ГОСТ Р 6.30-2003 уточняет порядок оформления отдельных реквизитов. К примеру, в соответствии с пп.3.11 при оформлении даты документа словесно-цифровым способом необходимо проставлять ноль для дней месяца, состоящих из одной цифры (т.е. с первого по девятое число). Подпункт 3.21 ГОСТа Р 6.30-2003 уточняет порядок оформления отметки о приложении к распорядительному документу, последняя согласно обновленным требованиям может теперь центрироваться относительно самой длинной строки отметки (как, впрочем, и некоторые другие элементы реквизитов). Некоторые менее значительные изменения внесены и в текст пп.3.25-3.26, в соответствии с которыми определяется порядок использования оттиска печати при заверении подлинности документов и соответствия копии документа его подлиннику.

В-пятых, изменен порядок  применения требований ГОСТа Р 6.30-2003, что весьма существенно с правовой точки зрения. Как следует из раздела 1, требования нового стандарта являются рекомендуемыми, но это не означает, что теперь оформлять управленческие документы можно, сообразуясь с собственным толкованием соответствующих требований. С другой стороны, требования нового ГОСТа распространяются не на все документы, а лишь на отнесенные к организационно-распорядительной документации, предусмотренной УСОРД и находящейся в обиходе как государственных, так и негосударственных организаций (предприятий, учреждений и пр.).

Как было отмечено, ГОСТ Р 6.30-2003 устанавливает несколько иной состав реквизитов документа и уточняет порядок и правила оформления некоторых из них.

В соответствии с разделом 2 ГОСТа Р 6.30-2003 в состав реквизитов (реквизит – от лат. requisitum, т.е. требуемое, необходимое) документа входят следующие элементы: изображение Государственного герба РФ (01); изображение герба субъекта РФ (02); изображение эмблемы (логотипа) предприятия (изображение товарного знака или знака обслуживания) (03); указание на код предприятия (04); указание на основной государственный регистрационный номер предприятия (05) (введен в состав реквизитов впервые); указание на индивидуальный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП) (06) (введен в состав реквизитов впервые); указание на код формы документа (07); наименование предприятия (08); справочные данные о предприятии (09); наименование вида документа (10); дата документа (11); регистрационный номер документа (12); ссылка на регистрационный номер и дату документа (13); указание на место составления или издания документа (14); сведения об адресате (15); указание на гриф утверждения документа (16); резолюция (17); заголовок к тексту документа (18); отметка о постановке документа на контроль (19); текст документа (20); отметка о наличии у документа приложения (приложений) (21); подпись (лица-отправителя или лица-разработчика) (22); указание на гриф согласования документа (23); визы согласования документа (24); оттиск печати предприятия (25); отметка о заверении копии документа (26); отметка об исполнителе документа (27); отметка об исполнении документа и направлении его в дело (28); отметка о поступлении документа на предприятие (29); идентификатор электронной копии документа (30).

Использование реквизитов для оформления управленческих документов следует осуществлять избирательно, исходя из целесообразности и с учетом вида служебного документа. Например, бланк письма, в зависимости от учредительных документов организации, включает реквизиты 01 (02 или 03), 04-06, 08, 09, а при необходимости - ограничительные отметки для верхних границ зон расположения реквизитов 11-15 и 17-20. Бланк конкретного вида документа (за исключением письма) организации включает реквизиты 01 (02 или 03), 08, 10, 14, а при необходимости - и ограничительные отметки для верхних границ зон расположения реквизитов 11-13, 18 и 19 (см. пп.4.7 ГОСТа Р6.30-2003).

Данным ГОСТом, установлены  также требования к нумерации  документов, датированию документов, адресованию документов, заголовку  к тексту, требования к текстам  документов и т.д. Например, реквизит «адресат» должен содержать: наименование организации, наименование структурного подразделения, должность, фамилию и И.О. лица, почтовый адрес. Каждая составная часть реквизита должна печататься с новой строки, при написании адресата знаки препинания между его составными элементами не ставятся и т.д.

Требования к текстам  документов: соблюдение требований официально-делового стиля и норм современного русского языка; использование слов, закрепленных практикой документирования управленческой деятельности; широкое применение терминов юридического характера; унификация и  стандартизация деловой речи в часто  повторяющихся документах, использование  выработанных практикой словесных  штампов и трафаретов и т.д.

Требования  к размещению различных реквизитов документа: наименование учреждения, организации, предприятия – располагается в левом верхнем углу документа; наименование адресата – располагается в верхнем левом углу; заголовок к тексту – располагается слева под наименованием организации или по центру поля документа; подпись – располагается в левом нижнем углу документа. В состав реквизита «подпись» входит: обозначение должности лица, подписывающего документ, личная подпись и ее расшифровка, инициалы печатают перед фамилией; печать – располагается в левом нижнем углу документа; отметка о наличии приложения - если документ имеет приложение, упоминаемое в тексте, то проставляется только количество листов и экземпляров, если же документ имеет приложения, не названные в тексте, то их наименования необходимо перечислить с указанием количества листов в каждом экземпляре и количество экземпляров.

2 Способы заверения документов (утверждение, полписание, проставление печатей). Правила оформления данных реквизитов

Заверение документов является формой выражения ответственности за их содержание и законность. Основными способами заверения документов является подписание, утверждение и проставление печати.

Подпись – обязательный реквизит документа. Документы подписываются руководящими работниками организаций в соответствии с их компетенцией, установленной правовыми актами.

Подписываются следующие документы: 1) все распорядительные документы организации и документы, направляемые в вышестоящие органы, – руководителем организации, а в его отсутствие (отпуск, длительная командировка, болезнь) - заместителем, исполняющим его обязанности; 2) направляемые в министерства, ведомства, другие организации от имени организации, – руководителем организации или его заместителями в соответствии с распределением обязанностей; 3) направляемые от имени служб и отделов (в соответствии с положениями о них) – начальниками (в отсутствие начальников – заместителями начальников) служб.

Внутренние (не выходящие за пределы организаций) документы – доклады, докладные записки, справки и другие документы информационного, справочного или аналитического характера могут подписываться исполнителем, если разрешаемые вопросы не выходят за пределы его полномочий.  
Подписание руководителями служб и отделов правовых актов не допускается.

Документы коллегиальных органов (постановления, решения, протоколы) подписывают два лица - председательствующий и секретарь коллегиального органа.

Подписывается, как правило, один первый экземпляр документа. При  направлении документа в несколько  адресов различных организаций  и письма в два-четыре адреса печатается соответствующее количество экземпляров на бланках (пол копирку или ксерокопии), и все отправляемые экземпляры подписываются руководством.

Документы, выпускаемые совместно  с другими организациями, оформляются не на бланках, а на стандартных листах бумаги и подписываются в таком количестве экземпляров, чтобы каждая организация имела по подлиннику.

Реквизит «подпись» состоит из наименования должности лица, подписавшего документ, его личной подписи и ее расшифровки.

При оформлении документа  на бланке наименование организации  или ее службы в реквизите «подпись» не указывается, например: на бланке завода – Начальник завода личная подпись П.С. Мельников на бланке службы – 
Начальник службы личная подпись И.А. Голиков.

Если документ печатается на бланке руководителя организации, перед  подписью наименование должности не ставится.

В документах, оформленных  не на бланке, полное наименование организации в реквизите «подпись» включается в состав наименования должности.

При подписании документов членами  комиссий указываются не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в комиссии, например:

При подписании документа несколькими должностными лицами, их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности, например:

Директор завода           подпись            И.Н. Петров

Главный бухгалтер      подпись            А.Н. Макаров

Когда документ подписывается несколькими руководителями равнозначной должности, их подписи располагаются на одном уровне, например:

При подписании документа, составленного несколькими  организациями, в том числе органами государственного управления и общественными организациями, подписи располагают на одном уровне. В наименование должности лиц включают полное наименование организаций – авторов документа.

Все экземпляры этих документов (остающиеся в делах организаций), включая приложения, должны содержать подлинные подписи должностных лиц.

Если должностное лицо, подпись которого заготовлена на проекте документа, отсутствует, то документ подписывает лицо, исполняющее его обязанности, или его заместитель. При этом обязательно указывается фактическая должность лица, подписавшего документ, его инициалы и фамилия (исправления необходимо внести машинописным способом или чернилами, например: «И.О.», «Зам.»). Не допускается подписывать документы с предлогом «за» или проставлением косой черты перед наименованием должности. Расшифровка подписи в реквизитах «подпись», «гриф утверждения», «гриф согласования» состоит из инициалов и фамилии лица, подписавшего документ. Расшифровка подписи в скобки не заключается.

В подписанные (утвержденные) документы вносить какие-либо исправления и дополнения без разрешения лица (лиц), подписавшего, утвердившего (подписавших, утвердивших) документ, не допускается.

Документы на подпись руководителю организации или его заместителю передаются только через их помощника или секретаря для проверки правильности оформления документа, наличия необходимых реквизитов и виз согласований.

В случае оформления документа  на не соответствующем бланке, отсутствия необходимых реквизитов и виз согласования помощник (секретарь) обязан вернуть документ на доработку.

Утверждение документа – особый способ удостоверения документа. санкционирующий распространение действия документа на определенный круг организаций, должностных лиц и граждан.

Документы утверждаются руководителем  организации или другими должностными лицами, в полномочия которых входит решение вопросов, изложенных в утверждаемых документа.

Документ, подлежащий утверждению, приобретает юридическую силу с  момента его утверждения или  с определенной даты.

Утверждению подлежат инструкции, положения, уставы, иные правовые акты, а также структура и штатное расписание, отчеты и балансы, планы, акты контрольно-ревизионного характера, акты приема в эксплуатацию законченных строительством зданий и сооружений, акты приема и передачи дел и другие, отдельные разновидности протоколов.

Каждая организация с  учетом своей специфики разрабатывает  и применяет перечень документов, подлежащих утверждению. В перечне следует указывать организацию или должностное лицо, которое имеет право утвердить данный документ.

Утверждение документа производится проставлением грифа утверждения или изданием распорядительного документа (приказа, указания), – в тех случаях, когда требуются дополнительные действия (ввести его в действие с определенной даты, дать предписания и разъяснения).

Гриф утверждения  должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек и двоеточия), наименования должности лица, утверждающего документ (включая наименование организации, если оно не входит в состав реквизитов бланка), личной подписи, ее расшифровки (инициалы и фамилия) и даты утверждения, например:

При утверждении документа приказом или указанием гриф утверждения оформляется по следующей форме:

Грифы УТВЕРЖДАЮ и УТВЕРЖДЕНО располагаются в правом верхнем углу первой страницы документа.

Печать ставится на документах, требующих особого удостоверения их подлинности (юридической силы). Применяются печати гербовые и простые. На гербовой печати должно быть воспроизведено полное наименование в соответствии с утвержденным и зарегистрированным Уставом (положением) об организации.

Гербовая печать организации  ставится на документах: удостоверяющих права лиц; устанавливающих факты, связанные с расходованием денежных средств и материальных ценностей; на уставах, положениях, доверенностях, договорах и других документах, наличие  оттиска печати на которых предусмотрено законодательством Российской Федерации.

Гербовой печатью организации  удостоверяются подписи руководителей организации и их заместителей.

Простая печать – это печать организации или ее структурного подразделения без полного (сокращенного) воспроизведения наименования, которой удостоверяются копии документов, направляемых в сторонние организации; размноженные экземпляры распорядительных документов (при их рассылке), справках о месте работы, листках нетрудоспособности и т.п. При заверении документа или его копии печатью, ее следует проставлять таким образом, чтобы она захватывала наименование должности лица, подписавшего документ, например:

Каждая организация  на основе законодательства, а также  руководствуясь перечнем основных видов документов, применяемых в организациях, должна разработать перечень документов, на которые ставится гербовая печать, и утвердить список лиц, подписи которых заверяются гербовой печатью.

3 Исковые заявления, требования  к их оформлению. Порядок оформления и направления отзыва на исковые заявления

Исковое заявление – это требования истца к ответчику, поданные в суд и оформленные надлежащим образом.

Требования к исковому заявлению указаны в Гражданском  процессуальном (ГПК) и Арбитражном процессуальном (АПК) кодексах РФ. В ГПК указанные требования содержаться в ст.131, а в АПК в ст.125. Итак, в общем виде, требования к оформлению искового заявления следующие.

Исковое заявление должно содержать:

– наименование суда, в который оно подается;

– полное наименование истца и данные о нем (ФИО или наименование юридического лица и адрес как минимум);

– полное наименование ответчика и данные о нем (те же, что и для истца);

– указание на цену иска, ее расчет (если исковые требования подлежат оценке);

– требования истца к ответчику в соответствии с законом;

– перечень прилагаемых документов.

Это общие требования, которые  должны быть соблюдены при составлении любого искового заявления. Применительно же к конкретным делам могут устанавливаться дополнительные требования (например, указание на соблюдение обязательного досудебного порядка разрешения спора). Кроме того, если в суд общей юрисдикции исковое заявление подается представителем, то необходимо указать и его данные.

К исковому заявлению должны быть приложены: 1) доказательства, подтверждающие направление другим лицам, участвующим в деле, копии искового заявления и приложенных к нему документов; 2) документ, подтверждающий уплату государственной пошлины в установленном порядке и размере, либо ходатайство о предоставлении отсрочки, рассрочки или уменьшении размера государственной пошлины; 3) документы, подтверждающие обстоятельства, обосновывающие требования; 4) копии свидетельств о государственной регистрации в качестве юридического лица или индивидуального предпринимателя; 5) доверенность или иные документы, подтверждающие полномочия на подписание искового заявления; 6) копия определений суда об обеспечении имущественных интересов до предъявления иска; 7) документы, подтверждающие соблюдение претензионного или иного досудебного порядка; 8) проект договора, если заявлено требование о понуждении заключить договор.

С 1 ноября 2010 года к исковому заявлению, подаваемому в суд  истцом (заявителем), должна прилагаться выписка из единого государственного реестра юридических лиц или единого государственного реестра индивидуальных предпринимателей с указанием сведений о месте нахождения или месте жительства как истца, так и ответчика и (или) приобретении физическим лицом статуса индивидуального предпринимателя либо прекращении физическим лицом деятельности в качестве индивидуального предпринимателя или иной документ, подтверждающий указанные сведения или отсутствие таковых.

Эти документы должны быть получены не ранее чем за 30 дней до дня обращения истца (заявителя) в арбитражный суд. В случае непредставления в суд соответствующих выписок из ЕГРЮЛ или ЕГРИП арбитражный суд на основании ст. 128 АПК РФ оставляет исковое заявление без движения.

АПК РФ предусматривает специфическую (по сравнению с ГПК РФ) форму  объединения всех возражений ответчика  на предъявленный иск как отзыв на исковое заявление (ст. 131 АПК РФ).

Согласно ст. 131 АПК РФ ответчик обязан направить или представить  в арбитражный суд и лицам, участвующим в деле, отзыв на исковое заявление с указанием возражений относительно предъявленных к нему требований по каждому доводу, содержащемуся в исковом заявлении. В случаях и в порядке, которые установлены АПК РФ, иные участники арбитражного процесса вправе направить в арбитражный суд и другим лицам, участвующим в деле, отзыв в письменной форме на исковое заявление.

Отзыв на исковое заявление  направляется в арбитражный суд  и лицам, участвующим в деле, заказным письмом с уведомлением о вручении в срок, обеспечивающий возможность  ознакомления с отзывом до начала судебного заседания. О направлении  отзыва и сроке, в течение которого лица, участвующие в деле, должны представить отзыв, может быть указано в определении о принятии искового заявления к производству арбитражного суда.

В случае если в установленный  судом срок ответчик не представит отзыв на исковое заявление, арбитражный суд вправе рассмотреть дело по имеющимся в деле доказательствам или при невозможности рассмотреть дело без отзыва вправе установить новый срок для его представления. При этом арбитражный суд может отнести на ответчика судебные расходы независимо от результатов рассмотрения дела в соответствии с ч. 2 ст. 111 АПК РФ.

В отзыве на исковое заявление  указываются: 1) наименование истца, его место нахождения или, если истцом является гражданин, его место жительства; 2) наименование ответчика, его место нахождения или, если ответчиком является гражданин, его место жительства, дата и место рождения, место работы или дата и место государственной регистрации в качестве индивидуального предпринимателя; 3) возражения относительно каждого довода, касающегося существа заявленных требований, со ссылкой на законы и иные нормативные правовые акты, а также на доказательства, обосновывающие возражения.

В отзыве могут быть указаны  номера телефонов, факсов, адреса электронной почты и иные сведения, необходимые для правильного и своевременного рассмотрения дела. К отзыву на исковое заявление прилагаются документы, которые подтверждают доводы и (или) возражения относительно иска, а также документы, которые подтверждают направление копий отзыва и прилагаемых к нему документов истцу и другим лицам, участвующим в деле.

Отзыв на исковое заявление  подписывается ответчиком или его  представителем. К отзыву, подписанному представителем, прилагается доверенность или иной документ, подтверждающие его полномочия на подписание отзыва.

Значение отзыва на исковое  заявление в условиях состязательного  процесса заключается в исполнении процессуальной обязанности, предусмотренной в ч. 3 и 4 ст. 65 АПК РФ, по раскрытию доказательств, на которые ответчик ссылается как на основание своих возражений против иска. В этом плане отзыв на иск дает возможность ответчику дать обоснованные возражения против требований истца с приложением соответствующих доказательств. Однако санкции АПК РФ за непредоставление отзыва не столь серьезны, хотя ст. 131 АПК РФ и говорит об обязательности предоставления ответчиком отзыва на иск. Согласно ч. 1 ст. 156 АПК РФ непредоставление отзыва на исковое заявление не является препятствием к рассмотрению дела по имеющимся в деле доказательствам.

СПИСОК  ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ

1 Андреева, В. И. Делопроизводство [Текст]: практическое пособие / В.И. Андреева. – 10-е изд., перераб. и доп. – М.: ООО "Управление персоналом", 2005. – 200 с.

2 Андреева, В.  И. Образцы документов в делопроизводстве [Текст]: требования к документообороту фирмы (на основе ГОСТов РФ) / В.И. Андреева. – М.: Бизнес-школа: Интел-Синтез, 2010. – 91 с.

3 Васильев, Д. В. Делопроизводство на компьютере: практические рекомендации [Текст]: методические рекомендации / Д.В. Васильев. – М.: ПРИОР, 2010. – 224 с.

4 ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов [Текст]: [принят и введен в действие Постановлением Госстандарта России от 3 марта 2003 г. N 65-ст.]: офиц. текст: по сост. на 1 июля 2003 г. / Госстандарт России. – М., Издательство стандартов, 2003. – 14 с.

5 Кирсанов, М.В. Курс делопроизводства. Документационное  обеспечение управления [Текст]: учеб. пособие / М.В. Кирсанов, Ю.М. Аксенов. – М.: Инфра-М, 2010. – 368 с.

6 Кузнецов  С.Л. Делопроизводство на компьютере: Компьютерные технологии в делопроизводстве / С.Л. Кузнецов. – М.: ЗАО «Бизнес-школа «Интел – Синтез», 2008 – 232 с.

7 Кузнецов, С.Л. Современные технологии документационного обеспечения управления [Текст]: учеб. пособие для вузов / под ред. проф. Т.В. Кузнецовой. – М.: Издательский дом МЭИ, 2010. – 232 с.

8 Кузнецова, Т.В. Делопроизводство (Документационное обеспечение управления) / Т.В. Кузнецова. – М.:  ЗАО «Бизнес-школа «Интел-Синтез», 2010. – 818 с. 

9 Стенюков, М.В. Документы. Делопроизводство [Текст]: практическое пособие по документационному обеспечению / М.В. Стенюков. – 3-е изд., доп. и перераб. - М.: ПРИОР, 2007. – 144 с.