Контрольная работа по «Документационному обеспечению управления СКСиТ»

МИНОБРНАУКИ РОССИИ

федеральное государственное  бюджетное образовательное учреждение

высшего профессионального  образования

«Санкт-Петербургский  государственный университет сервиса  и экономики»

Кафедра социально-культурного  сервиса и туризма

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Контрольная работа по дисциплине «Документационное обеспечение управления СКСиТ»

 

вариант 1

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Выполнила:

студентка 3 курса

заочной формы обучения

спец. 100103

гр. 2305 ПК №7

Егорова К.А.

Проверил:

__________________

 

 

 

 

 

 

 

Санкт-Петербург

2013 год 

Список вопросов

 

1. Раскрыть понятия терминов  «Делопроизводство», «Документирование», «Документационное обеспечение  управления», «Документ», «Документооборот»,  «Документоведение»..................................................................................................3

2. Перечислить основные функции  документов......................................................5

3. Грамотно составить объяснительную  записку....................................................7

 

 

 

 

1. Раскрыть понятия терминов «Делопроизводство», «Документирование», «Документационное обеспечение управления», «Документ», «Документооборот», «Документоведение»

 

Документационное обеспечение  управления (ДОУ) - вид обеспечения  управления организацией, который охватывает области фиксации, передачи и хранения официальной информации о состоянии  организации и управляющих воздействий  по изменению ее состояния. ДОУ включает три основных типа процедур: документирование, документооборот и делопроизводство.[3]

Делопроизводство - отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами.[4] Само понятие делопроизводства появилось во второй половине ХVIII в. и обозначало деятельность, которой занималась не только канцелярия, но и весь аппарат учреждения в целом. Термин «делопроизводство» происходит от сочетания слов «производство дела», а под «делом» в то время понималась не папка с документами, как в современном значении этого слова, а рассматриваемый и решаемый вопрос, т.е. решение дела.

Документирование - запись информации на различных носителях по установленным правилам.[1] Документирование информации (создание документов) осуществляется на основе правил, устанавливаемых органами различных уровней управления. Нормативную базу, регламентирующую подготовку и оформление документов, составляют правовые акты, полностью посвященные этим вопросам, а также отдельные положения нормативных актов, имеющих более широкую сферу действия (например, по вопросам информатизации, законотворчества, деятельности коммерческих структур, построения систем делопроизводства и т.д.).

Нормативными актами Российской Федерации и субъектов Российской Федерации утверждены основные правила  документирования информации, требования к отдельным видам документации, многие формы управленческих документов. Документы, используемые в конкретных управленческих ситуациях, создаются в соответствии с утвержденными образцами - типовыми и примерными формами или, если такие формы не приняты, на основе правил оформления документов. Требования к оформлению документов могут носить универсальный характер или относиться только к отдельным видам документов, их формам, бланкам, реквизитам.

Документооборот - движение документов в организации с момента  их создания или получения до завершения исполнения или отправления.[4] Под документооборотом понимается движение документов на предприятии, в учреждении с момента их получения или создания до завершения исполнения или отправки.

Основными принципами организации  документооборота являются следующие:

• прохождение документов должно быть оперативным. Чтобы сократить время их пребывания в сфере делопроизводства, следует различные операции по обработке документов выполнять параллельно (например, копирование и раздача копий документа лицам, в исполнении которого они участвуют одновременно, и т. д.);
• каждое перемещение документа должно быть оправданным, необходимо исключить или ограничить возвратные перемещения документов;
• порядок прохождения и процессы обработки основных видов документов должны быть единообразными. [3]

Документ (документированная  информация) - зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.[1]

Документ имеет два  свойства - информативное и эксплуатационное.

Информативное свойство документа - это его способность передавать информацию. Сюда относят актуальность, достоверность, доступность информации и др. К эксплуатационным свойствам документа относятся долговечность, прочность документа, способность противостоять различным воздействиям. Эксплуатационные свойства определяют сохранность документа, которая зависит от материального носителя и средств письма.[3]

Классификация документов служит для повышения эффективности  работы с ними. Распределение документов по различным группам  позволяет  лучше организовать документационную деятельность.

Документоведение - это наука о документе и документно-коммуникационной деятельности, изучающая закономерности создания и функционирования документов, разрабатывающая принципы построения документно-коммуникационных систем и методы их деятельности.[3]

Документоведение исследует  документ как источник информации и  средство социальной коммуникации. Это комплексная наука о документе и документно-коммуникационной деятельности, изучающая в историческом, современном и прогностическом планах процессы создания, распространения и использования документных источников информации в обществе.

Объектом документоведения как науки является комплексное изучение документа как системного объекта, специально созданного для хранения и распространения информации в пространстве и времени.

Предметом документоведения является создание научного знания о документе в единстве его информационной и материальной составляющих, о закономерностях создания и функционирования документов в обществе.

 

2. Перечислить  основные функции документа

 

Социальная природа документа  самым тесным образом связана  с функциями документа. Под функцией (от лат. «functio» - исполнение) документа понимается внутренне присущее ему целевое назначение, социально выработанный способ его употребления. Иначе говоря, функции документа предопределены его общественно-практическими целями и задачами, являются производными от них.[3]

Функции документа непосредственно  связаны с функциями информации, которые документ принимает на себя после фиксации этой информации на материальном носителе. Так как социальная информация ориентирована на удовлетворение различных человеческих потребностей, то и документ также многофункционален.

Совокупность функций является средством достижения цели и реализации задач, для решения которых документ предназначен. Функции оказывают  непосредственное влияние на виды, разновидности, структуру документов. Знание функций является необходимой  предпосылкой для классификации  документов и дальнейшего более  глубокого их изучения.

Различные функции документа тесно  взаимосвязаны и переплетены  между собой, поэтому изучение их возможно только с помощью общенаучного метода абстрагирования, т. е. мысленного разграничения и временного выделения каких-либо отдельных функций.

Основные функции документа:

- информационная (в документе фиксируются факты, события, явления);

- организационная (с помощью документа обеспечивается воздействие на коллективы людей для организации и координации их деятельности);

- коммуникативная (документ обеспечивает внешние связи предприятия);

- юридическая (содержание документа используется в качестве доказательства при рассмотрении спорных вопросов;

- воспитательная (документ дисциплинирует исполнителя, требует повышенного уровня образовательной подготовки;

- учебная (Для начинающих работников и молодых специалистов готовые документы или их копии становятся образцами для подготовки и оформления новых документов).[3]

 

 

 

 

 

 

3. Грамотно составить объяснительную записку

 

Объяснительная записка - документ, поясняющий содержание отдельных  положений основного документа (плана, отчета) или объясняющий причины  нарушения трудовой дисциплины.

Объяснительные записки, являющиеся приложением к основному  документу, поясняющие его, оформляются  на общих бланках. Подписывает их руководитель.

Объяснительные записки, объясняющие причины невыполнения какого-либо поручения, составляются работниками  на стандартном листе бумаги. Подписывается  автором-составителем.[2]

 

 

Отдел продаж                                                                         Генеральному директору

                                                                                           ООО «Диадема»

ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА                                   _______________

23.03.2013 № 1       

 

об отсутствии на рабочем  месте

 

 

 

 

 

 

 

Я, ______________, 22.03.2012 отсутствовал на рабочем месте по причине ____________________________.

 

 

 

 

 

 

 

Специалист отдела продаж                ________________                ___________

 

 

 

 

 

Список использованных источников