Контрольная работа по «Документирование управленческой деятельности». 3

ФЕДЕРАЛЬНОЕ АГЕНСТВО ПО ОБРАЗОВАНИЮ

Государственное образовательное учреждение высшего  профессионального образования

РОССИЙСКИЙ  ГОСУДАРСТВЕННЫЙ ТОРГОВО-

ЭКОНОМИЧЕСКИЙ УНИВЕРСИТЕТ

КЕМЕРОВСКИЙ ИСТИТУТ (ФИЛИАЛ) 
 

Кафедра менеджмента. 
 
 
 
 
 

Контрольная работа

по дисциплине: «Документирование управленческой деятельности»

Вариант № 11 
 
 
 
 
 

Выполнил:

Курганова П. С.,

Группа-ЭУв- 091

Факультет менеджмента

Заочная форма обучения 

Проверил(а):

                                                                       ГрищенкоН.В.,                         

                                                                       старший преподаватель 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Кемерово 2011 

Задание № 1.

     Охарактеризуйте основные методы и  формы организация  контроля исполнения документов на предприятии.

     Формы контроля за исполнением документов.

     Существует  две формы (т.е. способа ведения) контроля за исполнением документов:

     -ручная сроковая картотека (или контрольно-справочная картотека);

     -автоматизированная система контроля исполнения документов [7. 83].

     Форма контроля выбирается исходя из возможностей организации, однако в настоящее  время чаще используется автоматизированная.

     При ведении контроля за исполнением  документов с помощью сроковой картотеки, то есть в ручном режиме, используются регистрационные карточки и картотечный ящик с 32 подвижными (картонными или пластмассовыми) разделителями. Тридцать один разделитель обозначают числа месяца, т.е. 31 день. В них расставляют регистрационно-контрольные карточки в соответствии со срокам исполнения, то есть каждую карточку кладут в разделитель с обозначением числа, на которое документ должен быть исполнен. За 32-й разделитель ставят карточки на документы, срок исполнения которых падает на следующий месяц. В последних числах месяца (за 2-3 дня) эти карточки будут расставлены по числам нового месяца. Перед первым разделителем помещают карточки с просроченным сроком исполнения. Они стоят здесь до тех пор, пока не будет указан новый, продленный срок исполнения. Таким образом, по сроковой картотеке легко можно узнать, что на какой день должно быть исполнено.

     При осуществлении контроля за исполнением  документов сотрудник, ответственный  за его проведение, вынимает из картотеки  карточки на задания текущего дня (текущий  контроль) и карточки на задания, срок исполнения которых истекает через 5 дней, а также 10 и 20 дней текущего месяца (предупредительный контроль), и  проверяет ход исполнения. При  этом может быть личный опрос, опрос  по телефону и т.п. Полученная информация о ходе исполнения задания заносится  на оборотную сторону регистрационно-контрольной  карточки.

     -лицевая сторона

     -оборотная сторона

     После снятия документа с контроля регистрационно-контрольная  карточка вынимается из сроковой картотеки  и переставляется в справочную, так  как она содержит более полные сведения о документе (ход и характер исполнения документа). Карточка, находившаяся в справочной картотеке, изымается  и используется при необходимости  в других справочных картотеках.

     В настоящее время наиболее рациональным является автоматизированный контроль за исполнением документов, который ведется с помощью персональных компьютеров и специализированного программного обеспечения, позволяющего автоматически получать всевозможные сводки и отчеты.

     Необходимо  отметить, что функция контроля за исполнением документов присутствует в каждой автоматизированной системе  документационного обеспечения  управления (АСДОУ). Так например, система  автоматизации делопроизводства и  электронного документооборота «ДЕЛО-Предприятие», входящее в семейство программных  продуктов «ДЕЛО», позволяет автоматизировать контроль за исполнением документов. В данной системе на контроль может  ставиться как исполнение резолюций, так и исполнение документа в  целом. Регистрационная карточка контрольного документа и сама резолюция выделяются соответствующим визуальным признаком. При этом для контрольных документов и резолюций автоматически отслеживаются  сроки исполнения, особо выделяются контролируемые документы и документы  с истекшими сроками исполнения. Система позволяет автоматически  формировать напоминания исполнителям и сводки об исполнении контрольных  документов. Кроме этого «ДЕЛО-Предприятие» позволяет автоматически отправлять документы исполнителям, а интерфейс  в этой части построен на базе традиционных понятий таким образом, чтобы  пользователю было предельно понятно, с какими документами он работает и на какой стадии исполнения они  находятся. Документы на «рабочем столе» группируются в папки «Поступившие», «На исполнении», «На контроле»  и др.

     Виды  контроля исполнения документов

     В соответствии с ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 в системе управления документами  их движение и использование необходимо контролировать для того, чтобы обеспечивать поиск документов, предотвращать  случаи их утраты, выявлять случаи невыполнения обязательных действий, вести мониторинг использования системы управления документами в целях сохранения и защиты содержащейся в ней информации, а также в целях сохранения записей о произведенных с  документами операциях.

     ГОСТ  Р ИСО 15489-1-2007 выделяет два вида контроля: контроль действий и контроль местонахождения  документа.

     Контроль  действий в системе управления документами  применяется для процессов (операций), в которых действия ограничены временными рамками, устанавливаемыми организацией или для организации. Контроль действий может эффективно применяться только в том случае, если документ зарегистрирован  в системе управления документами  прежде, чем он будет направлен  исполнителям.

     Контроль  местонахождения документа осуществляется в случаях, когда документ выдается сотрудникам для использования  в работе, изымается из системы  для уничтожения или передачи на архивное хранение. В ходе контроля местонахождения отслеживаются  факты выдачи документов сотрудникам, передачи их между работниками или  подразделениями, даты перемещений  документа и возврата документов на место их расположения или хранения. 

     В традиционно сложившейся у нас  системе ДОУ применяются оба  видя контроля. В процессе исполнения документа особое значение имеет  контроль за исполнением документа, относящийся, в соответствии с ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007, к контролю действий, поскольку основывается на отслеживании сроков исполнения, или, иначе говоря, действий, ограниченных временными параметрами.

     Система контроля исполнения документов позволяет  обеспечить своевременное и качественное выполнение поручений, содержащихся в  документах, получить аналитическую  информацию, необходимую для оценки деятельности подразделений и отдельных исполнителей.

       Регламентация контроля исполнения  документов в инструкции по  ДОУ.

     Основным  нормативным документом, регламентирующим организацию контроля исполнения документов в организации, является инструкция по документационному обеспечению  управления (ДОУ). В Инструкции, как  правило, находят отражение следующие  вопросы:

     -кем осуществляется контроль исполнения документов в организации;

     -какие документы ставятся на контроль;

     -этапы контроля исполнения документов;

     -сроки исполнения документов;

     -формирование и использование массива данных, необходимых для контроля;

     -отражение данных о контроле в регистрационно-контрольных формах;

     -ведение контроля исполнения документов (постановка на контроль, проверка хода исполнения документов, продление срока исполнения, снятие документа с контроля);

     -основные этапы работы с исполнителями (проверка хода исполнения, напоминания о приближении срока исполнения и др.);

     -обобщение и анализ данных о результатах контроля исполнения документов;

     -информирование руководства организации о результатах контроля и об исполнительской дисциплине.

     От  того, насколько детально и полно  будет описана система контроля исполнения документов в инструкции по ДОУ, зависит организация этой работы и ее результаты, которые, несомненно, скажутся и на всей деятельности организации.

     Нормативных документов, которые регламентировали бы порядок контроля исполнения документов и его технологию, в настоящее  время нет. Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных  органах исполнительной власти, утвержденная приказом Минкультуры от 08.11.2005 № 536, содержит лишь общие положения о  контроле исполнения документов.

     На  федеральном уровне вопросы организации  исполнения принятых решений и контроля их исполнения, в т.ч. контроля исполнения обращений граждан, нашли отражение  в следующих документах: 

     Регламент Правительства Российской Федерации (утвержден постановлением Правительства  РФ от 01.06.2004 № 260);

     Типовой регламент взаимодействия федеральных  органов исполнительной власти (утвержден  постановлением Правительства РФ от 19.01.2005 № 30);

     Типовой регламент внутренней организации  федеральных органов исполнительной власти (утвержден постановлением Правительства  РФ от 28.07.2005 № 452).

     Однако  этими документами установлены  организационные основы контроля исполнения поручений и в определенных случаях - типовые сроки исполнения поручений. Что же касается технологии контроля исполнения документов, этот вопрос в  регламентах не нашел отражения.

     Задача  данной работы- рассмотреть как организационные  вопросы, так и вопросы, связанные  с технологией контроля исполнения документов, осуществляемого службой  ДОУ. Поскольку служба ДОУ ведет  контроль за сроками исполнения документов, основными задачами контроля исполнения документов являются:

     -отслеживание хода исполнения и фиксация сведений о фактическом исполнении входящих, исходящих и внутренних документов, а также устных распоряжений руководства;

     -обобщение данных о ходе исполнения документов и его результатах, доведение этих сведений до руководства учреждения;

     -выработка предложений об улучшении организации работы с документами в учреждении и повышении исполнительской дисциплины.

     -Обязанности, права и ответственность работника, осуществляющего контроль исполнения документов, должны быть закреплены в должностной инструкции.

     Сроки исполнения документов.

     На  контроль ставятся документы, содержащие поручения, требующие исполнения в  установленный срок. Сроки исполнения документов могут быть типовыми и  индивидуальными.

     Типовые сроки устанавливаются законодательными или иными нормативными правовыми  актами. Перечень типовых сроков исполнения документов должен быть помещен в  инструкцию по ДОУ организации. Типовой  срок исполнения документа не может  быть изменен.

     Индивидуальные  сроки исполнения документов указываются  в тексте документа или резолюции  руководителя. Изменить индивидуальный срок исполнения документа может  только руководитель, установивший его. Приостанавливать исполнение документа  или отменять его имеет право  вышестоящая организация, организация - автор документа и вышестоящие  контролирующие органы в соответствии со своей компетенцией.

     Сроки исполнения документов исчисляются  в календарных днях:

     -внутренних - с даты подписания (утверждения) документа;

     -поступивших из других организаций - с даты их поступления;

     -обращений граждан, в соответствии с Федеральным законом от 02.05.2006 № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации», - с даты регистрации обращения.

     В федеральных органах исполнительной власти срок исполнения документов, поступивших  из вышестоящих органов государственной  власти, исчисляется с даты подписания или утверждения документа.

     Типовой инструкцией по делопроизводству в  федеральных органах исполнительной власти (п. 8.1.5), утвержденной приказом Минкультуры от 08.11.2005 № 536, установлено: если последний день срока исполнения документа приходится на нерабочий  день, то документ подлежит исполнению не позднее рабочего дня, предшествующего  нерабочему дню.

     Сроки исполнения документов устанавливаются  руководителем при вынесении  резолюции исходя из срока, установленного организацией, направившей документ, или сроков, установленных законодательством. Типовой срок исполнения документов может быть изменен руководителем  организации только в сторону  его сокращения.

     В поступившем документе может  быть указан предполагаемый срок получения  ответа. В этом случае руководитель при вынесении резолюции устанавливает  срок, совпадающий со сроком, указанным  в тексте, или на 1-2 дня ранее  этого срока. Увеличивать срок исполнения можно только в том случае, если документ поступил в организацию  с опозданием, и времени, оставшегося  до указанного в документе срока, недостаточно для подготовки полноценного ответа, если при этом документ поступил не из вышестоящей организации.

     В отдельных случаях допускается  продление срока исполнения документа. Продлить срок исполнения документа  может то должностное лицо или  учреждение, которое этот срок установило. Продление срока исполнения документа  должно быть обосновано (это входит в обязанности ответственного исполнителя).

     Приостанавливать  исполнение документов, а также отменять его имеют право только вышестоящие  органы или организация - автор документа.

     Для документов, которые ставят на контроль, устанавливаются сроки их исполнения. В ГОСТе Р 51141-98 «Делопроизводство  и архивное дело. Термины и определения» дается следующее определение: «Срок  исполнения документа - это срок, установленный  нормативно-правовым актом, организационно-распорядительным документом или резолюцией».

     Сроки исполнения могут  быть типовыми и индивидуальными.

     Типовой срок исполнения документа - срок исполнения документа, установленный нормативно-правовым актом.

     Другими словами можно сказать, что для  периодически создаваемых документов (для документов наиболее часто создаваемых  в масштабах всего государства, отдельных направлений деятельности или конкретной организации) устанавливаются типовые сроки их исполнения. Типовые сроки установлены законодательно в указах Президента, правительственных нормативных актах, ведомственных подзаконных актах. Например, в Типовом регламенте внутренней организации федеральных органов исполнительной власти, утвержденным постановлением Правительства Российской Федерации от 28 июля 2005 г. № 452, определены следующие типовые сроки:

     -поручения Президента Российской Федерации, Председателя Правительства и Заместителя Председателя Правительства, содержащие указание «срочно», «незамедлительно» (или аналогичное), подлежат исполнению в течение 3 дней с даты подписания поручения;

     -указания Президента Российской Федерации, Председателя Правительства и Заместителя Председателя Правительства с отметкой «оперативно» предусматривают 10-дневный срок исполнения поручения;

     -если срок исполнения в поручении Президента Российской Федерации, Председателя Правительства и Заместителя Председателя Правительства не указан, оно подлежит исполнению в течение одного месяца с даты его подписания;

     -запросы, поступающие в соответствии с законодательством Российской Федерации из правоохранительных органов, исполняются в федеральном органе исполнительной власти в указанный в запросе срок, а если срок не установлен - в течение 30 дней;

     -обращения граждан рассматриваются в федеральном органе исполнительной власти в течение 30 дней с даты поступления. При необходимости срок рассмотрения письменного обращения может быть продлен заместителем руководителя федерального органа исполнительной власти, но не более чем на 30 дней, с одновременным информированием заявителя и указанием причин продления.

     Говоря  о типовых сроках исполнения, необходимо отметить, что часть сроков исполнения зафиксировано в приложении 10 Государственной  системы документационного обеспечения  управления (ГСДОУ), например:

     -письма предприятий (объединений), учреждений, организаций - 10 дней;

     -протокол разногласий: составление и направление в 10-дневный срок; рассмотрение в 20-дневный срок и т.д.

     Кроме этого в рамках конкретной организации  могут быть установлены типовые  сроки исполнения и для документов, не нашедших отражения в нормативных  актах. После их включения в табель форм документов или инструкцию по делопроизводству, они также становятся типовыми для всех сотрудников организации.

     Индивидуальный  срок исполнения документа - это срок исполнения документа, установленный  организационно-распорядительным документом организации или резолюцией. То есть индивидуальные сроки исполнения должны указываться в тексте документа  или резолюции при получении  входящего документа только в том случае, если этот срок отличается от установленного руководством организации или автором документа или отсутствует в перечне типовых сроков.

     Сроки исполнения исчисляются в календарных  днях с даты подписания (утверждения) документа, а поступивших из других организаций - с даты их поступления.

     Изменение срока исполнения производится только по указанию руководителя в следующем  порядке:

     -типовые сроки - принятием нового акта;

     -индивидуальные - руководителями, которые их установили.

     Приостанавливать  исполнение документов, а также отменять их имеет право только вышестоящая  организация, организация - автор документа  и органы госнадзора.

     2 Этапы контроля исполнения документов

     Контроль  исполнения документов осуществляется в несколько этапов:

     -постановка документов на контроль;

     -проверка своевременности доведения документов до исполнителей;

     -предварительная проверка и регулирование хода исполнения;

     -снятие документа с контроля;

     -направление исполненного документа в дело;

     -учет, обобщение и анализ результатов контроля исполнения документов;

     -информирование руководства о ходе и результатах исполнения документов.

     Постановка  документов на контроль

     При постановке документа на контроль в  верхнем поле документа справа делается отметка о контроле (как правило, штампом). Многие организации включают в эту отметку указание срока  исполнения.

     На  контроль ставятся только зарегистрированные документы.

     Контроль  исполнения документов может выполняться  с помощью автоматизированной информационной системы (базы данных), электронного журнала (таблицы Excel), используемых одновременно для регистрации и контроля, или  регистрационно-контрольных карточек (РКК), составляющих контрольно-справочную картотеку. Вести контроль исполнения документов по журналу на бумажном носителе (журналу регистрации входящих документов) - задача очень трудоемкая и неэффективная.

     Для осуществления контроля исполнения документов в регистрационную форму (базу данных, журнал, РКК) вводятся сведения о документе. Минимальный перечень таких данных приведен в приложении А.

     При ведении контроля с помощью РКК  следует иметь в виду, что в  этом случае потребуется два экземпляра карточки: один - для службы ДОУ, второй - для структурного подразделения - исполнителя. По второму экземпляру карточки будет вестись контроль исполнения документа в подразделении. Таким образом, в службе ДОУ формируется  общая по организации контрольно-справочная картотека, в подразделении - контрольно-справочная картотека подразделения. При наличии в организации локальной сети электронный вариант карточки удобнее всего направлять по электронной почте непосредственно исполнителю и секретарю подразделения (для контроля).

     Единой  унифицированной формы РКК не установлено, но поскольку определен  перечень сведений о документе, необходимых  для ведения контроля документов, каждая организация может разработать  собственную РКК. Пример РКК приведен в приложении Б.

     Из  РКК формируется контрольная  картотека, которая имеет два  раздела: «Контролируемый массив»  и «Исполненные документы».

     В первом разделе РКК расставляются  по срокам исполнения с 1-го по 31-й день месяца. В дополнительную ячейку помещаются карточки документов, срок исполнения которых наступит в следующем  месяце. В начале каждого месяца карточки документов этого месяца расставляются  в соответствии с датой их исполнения.

     Для контроля за инициативными исходящими документами, на которые ожидается  ответ к определенному сроку, или особо важными документами  можно применять отдельные карточки и, соответственно, формировать отдельную  ячейку контрольного раздела. На исходящий  документ заполняется отдельная  карточка (когда, кому направлен, исходящий  номер, краткое содержание, срок получения  ответа). В этом разделе картотеки  РКК на документы целесообразно  расставлять по предполагаемым датам  получения ответа.

     Второй  раздел картотеки «Исполненные документы» формируется по мере исполнения документов. В него помещаются РКК исполненных  документов (т.е. после того, как документ исполнен и передан в дело). Этот раздел картотеки может формироваться  по любому признаку, удобному для работы, с учетом специфики организации: по корреспондентам, видам документов, подразделениям-исполнителям и др.

       Проверка своевременности доведения  документов до исполнителей

     При организации контроля важно, чтобы  исполнитель получил документ вовремя, поскольку контроль исполнения документа  начинается с момента его постановки на контроль. Для того чтобы служба контроля была уверена в том, что  документ передан исполнителю, последнему необходимо расписаться в получении  документа на РКК, предназначенной  для контрольной картотеки. Для  этого работник, который несет  ответственность за передачу документов исполнителям, направляет исполнителю  документ с двумя экземплярами РКК; один экземпляр остается в подразделении, другой (экземпляр службы контроля) с росписью исполнителя возвращается в службу контроля и ставится в  первый раздел контрольной картотеки. Если исполнителю документ передается в виде электронного файла по локальной  корпоративной сети, должна быть предусмотрена  отправка в службу ДОУ уведомления  о прочтении. Получение такого уведомления  будет означать, что исполнитель  получил документ.

     В случае исполнения документа несколькими  структурными подразделениями подлинник  документа направляется ответственному исполнителю, остальные исполнители  получают копии документа.

     Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных  органах исполнительной власти устанавливает  порядок проверки хода исполнения документов с длительными сроками исполнения (предварительного контроля):

     -задания последующих лет - не реже одного раза в год;

     -задания последующих месяцев текущего года - не реже одного раза в месяц;

     -задания текущего месяца - каждые 10 дней и за 5 дней до истечения срока.

     Все напоминания исполнителям и информация о них фиксируются в регистрационно-контрольной  форме.

     При необходимости изменения срока  исполнения документа ответственный  исполнитель не позднее 3 дней до истечения  этого срока обращается к руководителю, вынесшему резолюцию, с докладной  запиской, содержащей обоснованную просьбу  о продлении срока исполнения документа с указанием планируемого срока исполнения документа. В противном  случае документ будет считаться  неисполненным .

     Продлить  срок исполнения документа может  то должностное лицо или учреждение, которое этот срок установило.

     Обо всех случаях изменения срока  исполнения документов ответственный  исполнитель своевременно информирует  службу ДОУ для внесения изменений  в регистрационно-контрольную форму (новый срок, дата изменения, основание).

     Документ  считается исполненным, когда решены поставленные в нем задачи и корреспонденту дан ответ по существу. Если исполнение не документировалось, то сведения о  характере исполнения записываются на входящем документе и вносятся в регистрационно-контрольную форму. проверка своевременности доведения  документов до исполнителей .

     Снятие  документа с контроля

     После исполнения документы снимаются  с контроля. На копии документа  проставляется отметка об исполнении документа и направлении в  дело, включающая:

     -краткие сведения об исполнении или ссылку на документ-ответ (дата и номер);

     -отметку «В дело»;