Контрольная работа по «Документирование управленческой деятельности». 7

МИНИСТЕРСТВО  ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ РЕСПУБЛИКИ ТАТАРСТАН 
 

    Кафедра: «Экономика предприятий» 
 
 
 
 
 

    КОНТРОЛЬНАЯ РАБОТА

по курсу: «Документирование управленческой деятельности»

Вариант 17 
 
 
 
 
 
 
 

Выполнил  студент: группы 47-71,

М. Г. А.

Факультета  экономики управления

Руководитель  контрольной работы:

к.э.н., доцент,

Н. С.М. 
 

А 2011

Содержание

             Введение……………………………………………………………………………...3

1. Входящий документ - сопроводительное письмо………………………...5
2. Исходящий документ – письмо-разрешение……………………………...7
3. Внутренние документы……………………………………………………..8
1. Решение……………………………………………………………….8
2. Акт о списании имущества……………………………………….....9
4. Правила оформления документов………………………………………..12
1. Состав реквизитов документов…………………………………….12
2. Правила оформления реквизитов документов……………………14
3. Оформление текстовых документов………………………………19
4. Оформление таблиц………………………………………………...20
5. Технические средства, используемые при создании и обработке документов…………………………………………………………………23

Заключение……………………………………………………………….................26

Список  использованной литературы……………………………………...............27

Приложения 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Введение 

    С точки зрения технологии, управление организацией, равно как и управление отраслью хозяйства или государством, представляет собой процесс получения, обработки и передачи информации. Документирование управленческой деятельности заключается в фиксации этой информации, т. е. в создании документов. Практически каждое управленческое действие находит отражение в соответствующем документе. Недокументируемые управленческие операции (не требующие создания документов) являются вспомогательными, оперативно-организационными и составляют мизерный процент по сравнению с документируемыми.

    Как известно, в настоящее время человечество переживает период лавинообразного  роста количества информации. В полной мере это относится и к информации, возникающей в сфере управления и зафиксированной в документах. Осуществление документационных процессов связано с созданием, обработкой, хранением, передачей и использованием поистине огромных массивов документов, зафиксированных на бумажных и иных носителях.

    В большей степени для использования  новых технических средств и  технологий приспособлены делопроизводственные процессы, т. к. для создания и обработки  документов используются стандартные  операции. Достаточно четко можно представить и структуру документов большинства организаций. Для документирования определенных управленческих действий используются стандартные виды и разновидности документов. Стандартна структура формуляра и текста управленческих документов. Кроме того, значительная часть управленческих операций (в частности, все делопроизводственные операции) носит формально-логический характер, т. е. сравнительно легко поддается расчленению на более простые операции.

    Итак, в настоящее время имеют место, с одной стороны, насущная необходимость использования современной техники и технологии в управленческих процессах; с другой — объективные предпосылки для их реализации. В связи с вышесказанным правомерен вывод: актуальность традиционной, ориентированной на "бумажную информатику" техники остается весьма высокой.

    Тема  актуальна тем, что с развитием  информационного общества во все  сферы деятельности человека, в том  числе и делопроизводство внедряются все более новые технологии. С  каждым годом документооборот в организациях увеличивается и необходимы технические средства для упрощения обработки, хранения, составления документации, в свою очередь слабое применение средств оргтехники приводит к снижению производительности труда и эффективности работы управленческого и технического персонала.

    Цель  работы: изучить особенности использования  современных технических средств  обработки документов в делопроизводстве и рассмотреть классификацию документов.

    Для достижения цели были поставлены следующие  задачи:

    - изучить способы документирования информации;

    - классифицировать типы и виды  документов;

    - рассмотреть разновидности носителей  документов;

    - описать способы изменения, тиражирования  и физической обработки документов;

    - изучить правила оформления документов.

    Методологическую основу данной работы составили научные работы выдающихся учёных, статьи и журналы, нормативно-правовые акты и интернет ресурсы. 
 
 
 
 
 

1. Входящий  документ - сопроводительное письмо

    Входящий  документ – это документ, поступающий на предприятие, в учреждение или организацию.

    Сопроводительное  письмо (англ. cover letter) - это поясняющее, дополняющее, служебное письмо к прилагающимся документам при поступлении на работу или письмо, прилагающееся к пакету документов, направляемых кому-либо (контрагентам, деловым партнерам и т.п.).

    Целью сопроводительного письма является выход на личностный контакт с  менеджером по персоналу или работодателем.

    Существует  несколько типов сопроводительных писем:

1. Письмо-запрос. В данном письме соискатель запрашивает список вакансий у работодателя, которые могут ему подойти согласно резюме.
2. Письмо-подтверждение. В данном письме соискатель доводит до сведения работодателя то, что он согласен на работу по данной должности.
3. Письмо-отказ. В данном письме соискатель уведомляет работодателя о том, что он отказывается от предложенной должности.
4. Письмо-приложение. Данное письмо отправляют в ответ на определенную вакансию, на которую производится подбор сотрудников. В нём Вы должны описать то, почему должны взять на работу именно Вас.
5. Письмо-благодарность. Данное письмо отправляется соискателем после собеседования, чтобы показать работодателю свою заинтересованность в предложенной позиции.
6. Письмо-опись. В данном письме источник сообщает адресату о направлении прилагающихся докуметов. Также может поясняться цель направления документов. Например: "Для рассмотрения вопроса о вступлении нашей организации в вашу ассоциацию направляем следующие документы: ...".

    Структуру сопроводительного письма можно  представить следующим образом:

1. Обращение. Письмо желательно адресовать конкретному человеку. Например: "Уважаемый Иван Иванович".
2. Источник. Информация о том, откуда вы узнали о данной вакансии.
3. Цель письма.
4. Навыки. Перечисление основные навыки, которые требуются для новой должности.
5. Контакт. Указывается контактная информация.
6. Подпись.

    Пример  сопроводительного письма к резюме приведён в Приложении 1.

    Если  резюме направляется в иностранную  компанию с мировым именем (так  называемый "бренд"), то требования к составлению сопроводительного  достаточно высоки. Документ должен быть оформлен на отдельном листе; все реквизиты, к которым, в частности, относятся заголовок, дата составления, наименование и адрес получателя, подпись – проставлены в соответствии с правилами оформления деловых писем. Если информация направляется по электронной почте, то сопроводительное письмо, как и резюме, следует приложить в формате Word. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

2. Исходящий документ – письмо-разрешение

    Исходящими       документами       наказываются       официальные      документы, отправляемые из организации.

    Письмо-разрешение - это отдельный вид письма, в котором содержится разрешение на выполнение. Образец письма-разрешения приведён в Приложении 2. Ниже приведены примеры писем-разрешений на публикацию.

    Письмо  №1:

    Уважаемый (-ая) [имя получателя],

    Я рад предоставить разрешение использовать моё стихотворение в Вашем ежемесячном издании. Я польщен, что Вам понравилась моя работа.

    Пожалуйста, не забудьте включить соответствующую  информацию об авторских правах при  публикации.

    С уважением, [имя отправителя].

    Письмо  №2:

    Уважаемый (-ая) [имя получателя],

    Я очень рад, что Вам понравилась  моя статья, напечатанная в [номер] журнала [название]. Мне было очень приятно  писать эту статью и доволен, что  другие смогли её прочитать. Я даю разрешение на Вашу просьбу сделать копии и распространить эту статью среди ваших студентов. Надеюсь, что они найдут ее полезной. Как дань уважения, пожалуйста, укажите на обложке авторские права и источник первоначальной публикации.

    С уважением, [имя отправителя].

    Письмо  №5:

    Уважаемый (-ая) [имя получателя],

    Спасибо за то, что спросили разрешение использовать мою статью под названием [название] в Вашем информационном издании. Я рад, что содержание оказалось  интересным. У Вас есть моё разрешение использовать статью бесплатно, если при этом не извлекается прибыль.

    С уважением, [имя отправителя].

3. Внутренние документы

    По  мере развития компании неизбежно возникает  потребность в создании внутренних документов, перечень которых определяет сама организация.

    Внутренние (локальные) документы компании – это документы, определяющие обязанности каждого работника, структуру компании, взаимодействие структурных подразделений, порядок действия в той или иной ситуации.

    Внутренними (локальными) документами компании являются: приказы, распоряжения, решения; инструкции, положения, регламенты, должностные инструкции и т.д., которые имеют условную иерархию.

    При всем многообразии внутренних документов можно выделить несколько основных групп:

1. Распорядительные документы (приказы, распоряжения, решения);
2. Организационные документы (структура компании, штатное расписание, должностные инструкции, положения, инструкции, регламенты и т.п.);
4. Информационные документы (акты, письма, докладные и служебные записки, протоколы производственных совещаний, телефонограммы и т.д.)

1. Решение

    Решение – это внутренний документ организации, отражающий решения производственных совещаний.

    Решение имеет такую же структуру, как  приказ и распоряжение, т.е. делится  на констатирующую и распорядительную части. В констатирующей части излагается состояние вопроса и формулируется конкретная задача. В распорядительной части предлагается определенный перечень действий по решению данной задачи, а также назначаются исполнители и определяются сроки исполнения. Исполнителями могут быть как структурные подразделения, так и конкретные должностные лица. Распорядительная часть решения начинается словом "РЕШИЛ" ("РЕШИЛА", "РЕШИЛИ"). Текст решения может быть разделен на пункты. Если решение вводит в действие какие-либо документы, то их следует оформить в качестве приложений.

    Решения составляются и оформляются по указанию руководителя предприятия секретарём и при необходимости, согласовываются с юридической службой предприятия. Согласованные решения подписываются руководителем, затем регистрируются, размножаются секретарём (или в канцелярии) и направляются в структурные подразделения для исполнения.

    Решения совета директоров, дирекции предприятия, собраний трудового коллектива, собраний акционеров, пайщиков имеют постоянный срок хранения.

      Пример решения приведён в Приложении 3. 

2. Акт о списании имущества

    Приказом  Росимущества от 27.06.2008 №117, Указаниями Федерального агентства по управлению федеральным имуществом от 12.07.2005 №  ДА-07/15388 и распоряжением Территориального управления Федерального агентства по управлению федеральным имуществом по Республике Татарстан от 26.08.2005 № 185-р, с изменениями, внесенными Распоряжением от 24.11.2008 № 252-р,  в соответствии с пунктом 1 статьи 298 Гражданского кодекса Российской Федерации в целях осуществления функций собственника в отношении федерального имущества, находящегося на праве оперативного управления, установлен порядок списания недвижимого и движимого имущества (основных средств, нематериальных активов, непроизведенных активов).

    Для согласования списания федерального недвижимого имущества, закреплённого на праве оперативного управления, руководители структурных подразделений, включая обособленные структурные подразделения, наделенные правомочиями юридического лица в части ведения отдельного баланса, представляют в отдел управления недвижимым имуществом университета (ОУНИ) следующие документы:

    1) акты о списании основных средств  в двух экземплярах согласно  утвержденным формам:

    - Акт о списании объекта основных  средств (кроме автотранспортных  средств) (ф. 0306003);

    - Акт о списании групп объектов  основных средств (кроме автотранспортных  средств) (ф. 0306033);

    2) копии инвентарных карточек учета  основных средств согласно утвержденным  формам:

    - Инвентарная карточка учета основных  средств (ф. 0504031);

    - Инвентарная карточка группового учета основных средств (ф. 0504032);

    3) подготовленный в соответствии  с законодательством Российской  Федерации об оценочной деятельности  отчет об оценке рыночной стоимости  имущества, произведенной не ранее  чем за 3 месяца до его представления;

    4) копию лицензии оценщика;

    5) правоустанавливающие документы  на земельные участки;

    6) копии технических паспортов;

    Документы, необходимые для списания объектов основных средств движимого имущества:

    1) перечень списываемого имущества,  согласованный с Федеральным агентством по образованию в бумажной и электронной форме (на дискете) в форме таблицы, содержащей графы (форма таблицы приложена к Распоряжению № 252-р) и Акт о списании основных средств с подграфами  №, дата.

    2) акты о списании основных средств:

    - Акт о списании автотранспортных  средств (ф. 0306004);

    - Акт о списании мягкого и  хозяйственного инвентаря (ф. 0504143);

- Акт  о списании исключенной из  библиотеки литературы (ф. 0504144) с  приложением списков исключенной  литературы.

В акте в обязательном порядке должно быть:

-     комиссия на списание головной организации;

- подробное  описание имеющихся дефектов  и обоснование экономической  нецелесообразности дальнейшего  использования основного средства;

- описание дальнейшей судьбы списываемого имущества.

    3) копии инвентарных карточек учета  основных средств:

    - Инвентарная карточка учета основных  средств (ф. 0504031);

    - Инвентарная карточка группового  учета основных средств (ф. 0504032);

    4) копии паспорта транспортного  средства (для списания транспортных средств).

    Если  первоначальная (восстановительная) стоимость  списываемого объекта основных средств  движимого и недвижимого имущества  превышает 200 тысяч рублей, то в течение  одной недели с момента снятия имущества с бухгалтерского учета. необходимо представить в ТУ Росимущества по РТ следующие документы и сведения:

    - карту записи о прекращении  права собственности Российской  Федерации на имущество по  форме, согласно приложению №  3 к Положению об учете федерального  имущества, утвержденному постановлением Правительства РФ от 16.07.2007 № 447 «О совершенствовании учета федерального имущества»;

    -   копию акта о списании основного  средства, заверенную подписями  ректора и главного бухгалтера  КГУ и  печатью.

    Образец акта о списании имущества приведён в Приложении 4. 
 
 
 
 
 

4. Правила оформления документов

1. Состав  реквизитов документов

    Документ  состоит из отдельных информационных элементов, которые называются реквизитами (подпись, печать, название вида документа и т. д.). Совокупность реквизитов документа, расположенных в установленном порядке, составляет формуляр документа.

    ГОСТ  Р 6.30-97 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» установил формуляр-образец  организационно-распорядительных документов, который представляет собой графическую модель или схему построения документа. Формуляр-образец устанавливает размеры полей, расположение постоянных и переменных реквизитов.

    ГОСТ  Р 6.30-97 устанавливает также состав реквизитов организационно-распорядительных документов и их расположение на бланке документа, правила оформления реквизитов, требования к бланкам документов и порядок изготовления, учета, использования и хранения бланков документов с использованием Государственного герба Российской Федерации и гербов субъектов Российской Федерации (республик, краев, областей, автономных образований, городов Санкт-Петербурга и Москвы).

    Всего государственным стандартом установлено 30 реквизитов:

1. государственный герб Российской Федерации;
2. герб субъекта Российской Федерации;
3. эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);
4. код организации;
5. основной государственный регистрационный номер ОГРН юридического лица;
6. идентификационный номер налогоплательщика/ код причины постановки на учёт – ИНН/ КПП;
7. код формы документа;
8. наименование организации;
9. справочные данные об организации;
10. наименование вида документа;
11. дата документа;
12. регистрационный номер документа;
13. ссылка на регистрационный номер и дату документа;
14. место составления или издания документа;
15. гриф ограничения доступа к документу;
16. гриф утверждения документа;
17. резолюция;
18. заголовок к тексту;
19. отметка о контроле;
20. текст документа;
21. отметка о наличии приложений;
22. подпись;
23. гриф согласования документа;
24. визы согласования документа;
25. оттиск печати;
26. отметка о заверении копии;
27. отметка об исполнителе;
28. отметка об исполнении документа и направлении его в дело;
29. отметка о поступлении документа в организации;
30. идентификатор электронной копии документа.

2. Правила оформления реквизитов документов

    Чтобы правильно составлять документы, необходимо знать правила оформления реквизитов.

    Реквизит  “адрес” - местонахождение учреждения, организации или лица, которому направляется документ. Элементами реквизита “адрес” согласно почтовым правилам Министерства связи являются:  почтовый индекс, область, край, город (село, деревня), улица, дом (корпус), квартира , комната или офис. При оформлении адреса допускаются общепринятые сокращения: обл., г., пос.

    Адресат - учреждение или организация, которым  направлен документ. Месторасположение адресата на документе в правом верхнем углу в ограничительных отметках на бланке. Правила оформления реквизита “адресат”:

    1. Печатается с четвертого положения  табулятора через один межстрочный  интервал с полутора-двумя интервалами  между составными частями реквизита.

    2. Каждая составная часть реквизита  “адресат” (элемент) должна начинаться  с новой строки, в конце смысловых  строк реквизита знаки препинания  не ставятся, в середине строк  знаки препинания сохраняются.

    Элементы  реквизита “адресат”:

    - наименование организации;

    - наименование структурного подразделения;

    - должность;

    - фамилия и инициалы должностного лица, которому направлен документ;

    - почтовый адрес.

    Если  документ направляется в структурное  подразделение организации, то название организации и структурного подразделения пишутся в именительном падеже, фамилия должностного лица - в дательном.

    Если  документ адресуется руководителю организации, то наименование организации включается в состав должности адресата.

    Если  документ адресован частному лицу, то адрес, где проживает это лицо, печатается вначале, а затем указываются фамилия и инициалы.

    Реквизит  “дата” - обязательный реквизит документов, составная часть его поискового признака. Датой документа является: дата его подписания, или дата принятия, или дата утверждения, или дата составления, или дата события (для протоколов).

    Правила оформления реквизита “дата”:

    1. Оформляется дата тремя парами  арабских цифр, разделенных точками, например: 01.09.07.

    2. Дата оформляется от границы  левого поля, через 2 интервала после названия вида документа, подписи.

    В текстах документов допускается  использовать словесно-цифровой способ оформления: 13 мая 2010 года, 13 мая 2001 г.

    Индекс - это цифровое, буквенное или  комбинированное обозначение документа, указывает место его составления и хранения. Индекс проставляется на одной строке с датой документа или в регистрационном штампе при поступлении документа. Для внутренних документов индексом является их порядковый номер в пределах календарного года.

    Элементы  индекса для исходящих документов:

    1) индекс структурного подразделения,  составившего документ;

    2) номер дела по номенклатуре, куда  подшивается копия отправленного  документа;

    3) порядковый номер регистрации.

    На  приложениях индексы не ставятся.

    Реквизит  “виза”  используется для внутреннего согласования документа и ознакомления с ним. Элементы реквизита “виза”:

    1) личная подпись;

    2) расшифровка подписи;

    3) дата визирования;

    4) наименование должности визирующего.

    Виза  располагается ниже реквизита “подпись”. Отказываться от визирования, делать какие-либо исправления не допускается.

    Реквизит  “заголовок” сущностное, смысловое  выражение содержания текста документа, данное в краткой форме в самом  его начале.

    Правила оформления реквизита “заголовок”:

    1) краткость, четкость;

    2) заголовок не должен превышать  более двух строк;

    3) длина строки не должна превышать  24 печатных знаков;

    4) строки пишутся через один  интервал, без переносов и знаков  препинания на конце;

    5) до заголовка и после него  необходимо пропустить 2-4 интервала.