Контрольная работа по "Документированию управленческой деятельности". 2

МИНОБРНАУКИ РОССИИ

Федеральное государственное бюджетное образовательное  учреждение

высшего профессионального  образования

«Санкт-Петербургский государственный

инженерно-экономический  университет»

Кафедра исследования операций в экономике 

имени профессора Юрия Алексеевича Львова

Контрольная работа по дисциплине

«Документирование управленческой деятельности»

Выполнила:  Бодур Эльвира      

студент 3  курса  5л.10м. спец. Экономика и управление на предприятии туризма и гостиничного хозяйства  

группа 7/5001  № зачет. книжки      335  

Подпись:           

Преподаватель: Колоцей Н.Н.            

Должность:          

Оценка:     Дата:      

Подпись:           

Санкт-Петербург

2013

№ 1 Функции документов. Понятие «служебный документ». Группы документов, выделяемые на основе разных признаков.

1.1 Функции документов. Группы документов, выделяемые на основе разных признаков.

Функции документа принято  делить на общие и специальные. Выполнение общих функций характерно для всех без исключения документов, в то время как специальных – лишь для ограниченной группы.

Общие функции:

- социальная (документ является социально значимым объектом, так как порожден социальной потребностью и реализует себя в социальной системе);

- информационная (документ выступает как средство запечатления, сохранения и передачи информации);

- коммуникативная (документ выступает в качестве средства связи между общественными структурами и индивидами, он не просто информирует, но и интегрирует общественное сознание, способствует созданию единого общественного мнения, выработке коллективных реакций, консолидации всего общества);

- культурная (документ служит средством закрепления и передачи социального опыта и культурных традиций);

Специальные функции:

- правовая (документ служит  средством закрепления и изменения  правовых норм и правоотношений  в обществе. Кроме того, давая оценку сообщаемым сведениям, событиям, документ способствует формированию правового сознания, выработке социально одобряемых моделей поведения, усвоению морально-этических норм);

- обучающая (фиксируя  накопленный социальный опыт, документ способствует передаче знаний от поколения к поколению, участвует в процессе формирования личности, ее социализации);

- познавательная (документ  на основе фиксированного текста  позволяет строить наиболее обобщенные, абстрактные, теоретические модели  реальности. Документирование выступает как важный элемент познания окружающего мира, средство фиксации его процесса и результата).

- управленческая (документ является инструментом управления, способствует планированию, координации и регулированию коллективной деятельности членов общества с целью ее оптимальной организации);

- мемориальная (документ выступаем в качестве источника исторических сведений о развитии общества, его отдельных структур и личностей). Документы являются наиболее простой, удобной для воспроизведения и эффективной памятью людей);

- учетная (сопровождая  производственную и хозяйственную  деятельность на всех ее этапах, документ способствует осуществлению  учета ее результатов);

- эстетическая (фиксируя в структуре материальных носителей результаты образно-художественного освоения действительности, документы тем самым накапливают, хранят и передают обобщенный эстетический опыт);

- релаксационная (гедонистическая, развлекательная, компенсаторная), выражающаяся в использовании некоторых разновидностей документов для достижения проективной разрядки, снимающей эмоциональное напряжение путем перенесения его на другой объект.

Таким образом, взаимосвязь между "видом", "свойством" и "функцией" документа вырисовывается следующим образом: объединение документов в вид актуализирует их соответствующие свойства, которые и используются человеком путем наделения их функцией.

Для документов одного вида характерен общий предмет, общая социальная функция, общий адресат. Однако все эти общие черты присущи каждому документу в разной степени, поскольку каждый документ соотносится со своей специфической областью практики. Выполнение специальных функций требует от документов внутреннего им соответствия, что, соответственно, видоизменяет их. Это проявляется в форме документа, лексических единицах языка, структуре текста, содержании, способе документирования. В результате приспособления к выполняемым функциям документы приобретают качественное своеобразие, особенности, что является причиной их разделения на виды.

Таким образом, в основе формирования отдельных видов документов лежит  их качественное своеобразие, которое  характерно для целой группы документов. И это качественное своеобразие  позволяет данной группе документов более оптимально выполнять социально необходимые функции.

1.2 Служебный документ

Определение служебный документ само по себе не дает достаточно четкого представления о характере или типе документа. Тем не менее оно позволяет разграничить две сферы общественной практики, где документирование применяется исключительно широко – административно – управленческую и научную ( научно – техническую) деятельность. 

Все служебные документы составляются от имени юридического лица и имеют правовую значимость; деловые тексты составляются в строгом соответствии с официально принятой ( ГОСТы) или узаконенной традицией ( образцы, прецеденты) формой. 

Все служебные документы подписываются соответствующими должностными лицами, а в необходимых случаях, помимо подписи, удостоверяются и приложением печати учреждения. 

Все служебные документы формата А4 должны иметь заголовок независимо от вида, содержания и назначения документа. Без заголовка разрешается составлять лишь некоторые документы на формате А5 ( 148 х 210), извещения, телеграммы и телефонограммы. Заголовок формулируется составителем документа ( в одной фразе должно быть отражено основное содержание документа) и помещается в левом верхнем углу документа. Заголовок значительно упрощает обработку документа ( не читая всего текста, можно получить представление о содержании документа) и его регистрацию, распределение между исполнителями, контроль за сроками исполнения, поиск нужного документа в деле, помогает правильному распределению документов в дела.  Автором служебного документа могут быть организация, ее структурное подразделение, должностное лицо. 

№ 2 Реквизит «Текст»  документа. Основные требования, предъявляемые  к нему

Текст — главный реквизит, ради которого составляется и оформляется весь документ. Пункт 3.19 ГОСТ Р 6.30-97, посвященный тексту документа, начинается с указания на язык текста. «Документ может быть составлен как на русском, так и национальном языке в соответствии с законодательством о государственных языках Российской Федерации и субъектов Российской Федерации». ГОСТ определяет также случаи, когда тексты документов пишутся только на русском языке. Только на русском языке текст оформляется при направлении документов:

• в федеральные органы государственной власти, органы государственной власти субъектов Российской Федерации;

• на предприятия, в организации  и их объединения, не находящиеся в ведении данного субъекта Российской Федерации или расположенные на территории других субъектов Российской Федерации.

В практике документирования сложились общие требования, предъявляемые  к текстам документов.

Прежде всего следует помнить, что чаще всего служебный документ призван побудить к какому-либо действию, убедить. Это достигается аргументированностью и логичностью приводимых фактов и доводов. Формулировки служебного документа должны быть безупречны в юридическом отношении.

Важнейшими являются требования достоверности и объективности информации, фиксируемой в документе, максимальной краткости документа при полноте информации, точности, исключающей возможность двоякого понимания текста.

Под достоверностью информации понимается отражение фактического состояния дела, непредвзятое описание и оценка событий.

Полнота информации предполагает, что в документе изложена вся информация, необходимая для решения вопроса, поставленного в документе. Именно неполнота информации чаще всего заставляет запрашивать недостающие сведения, порождает переписку и задерживает решение вопроса.

Краткость достигается прежде всего отбором необходимой и достаточной информации, исключением повторений и излишних подробностей. Второстепенные факты, не влияющие на решение вопроса, лучше отбросить. Каждое слово в тексте документа должно нести смысловую нагрузку.

Точность, правильность понимания  информации, изложенной в документе, предопределяются краткостью и ясностью изложения. Четкость изложения обеспечивает однозначность понимания документа, адекватность восприятия текста автором и адресатом, что является одним из основных условий управленческой деятельности. Неточно понятый распорядительный документ, письмо и т.д. могут привести к нежелательным последствиям.

Достичь ясности в изложении  помогают тщательный подбор слов, правильная композиционная структура текста, продуманность формулировок и прямой порядок слов в предложении, когда сказуемое следует за подлежащим, определение стоит перед определяемым словом. Но в тех случаях, когда смысловая нагрузка падает на действие, используется обратный порядок слов. Например:

Повысить дисциплину помог переход на хозяйственный  расчет.

Если поводом для создания какого-либо документа послужил другой документ или доказательством служат сведения из другого документа, в тексте приводятся полные его данные, т.е. указываются вид документа, наименование организации-автора, дата документа, регистрационный номер документа и заголовок к тексту. Например:

В соответствии с  приказом Федеральной архивной службы России от 11.12.97 № 401 «Об организации  учета особо ценных документов ...»

или

В соответствии с  распоряжением Правительства Российской Федерации от 1'5.06.95 № 1474-РП «О мерах  по стимулированию жилищного строительства»...

№ 3 Требования к составлению и оформлению документов, используемых при расторжении трудовых отношений (увольнении) работника. Приведите примеры оформления заявления о расторжении трудовых отношений в связи с поступлением в ВУЗ на очное обучение и приказ о расторжении трудовых отношений.

Проект приказа o расторжении трудового договора по инициативе работника составляется специалистом по кадрам (менеджером по персоналу) в текстовой форме на бланке приказа на основании заявления работника.

Текст приказа в этом случае должен начинаться словом «расторгнуть». Далее указываются: фамилия, имя, отчество, должность (профессия) и структурное подразделение, основание прекращения трудового договора статья 51 (с указанием пункта основания расторжения) в соответствии с Трудовым кодексом РК.

Проект приказа о расторжении  трудового договора визируют специалист по кадрам (менеджер по персоналу), руководитель структурного подразделения, из которого увольняется работник, юрист, если расторжение  производится по инициативе работодателя.

Руководитель организации  подписывает приказ, специалист по кадрам (менеджер по персоналу) датирует и регистрирует приказ в журнале  регистрации приказов по личному  составу.

Подлинник приказа о расторжении  трудового договора остается на хранении в кадровой службе. На его основании  специалист по кадрам (менеджер по персоналу) готовит копии приказа, один из которых  передает в бухгалтерию для выплаты  сумм, причитающихся работнику от работодателя, второй, вместе с заявлением о расторжении трудового договора, помещает в личное дело работника, третий вручает работнику либо направляет ему письмом с уведомлением в трехдневный срок.

Личное дело работника  закрывается делопроизводством  и перекладывается в картотеку  личных дел уволенных сотрудников.

Сведения о расторжении  трудового договора специалист по кадрам (менеджер по персоналу) заносит в  трудовую книжку и личную карточку работника (форма Т-2).

При прекращении или расторжении  с работником трудового договора в трудовую книжку работника вносятся все записи о работе (прием, перевод, прекращение или расторжение  трудового договора), награждениях и поощрениях за время работы у  работодателя и заверяют подписью работодателя (руководителя организации), печатью  организации.

Работодатель выдает работнику  трудовую книжку в день прекращения  трудового договора с внесенной  в нее записью о прекращении  трудового договора (ст. 63 Трудового  кодекса РК).

 Пример расторжения трудового договора – в приложении № 1.

№ 4 Экспертиза ценности документов в делопроизводстве. Оформление дел. Составление описей.

4.1 Экспертиза ценности документов

В процессе деятельности организаций, фирм, предприятий создаются различные  документы, содержащие ту или иную информацию. Ценность ее может быть разной. Значительная часть документов содержит информацию одноразового характера, после прочтения которой к документам больше не возвращаются.

В других документах содержатся сведения, которые могут пригодиться  в течение нескольких лет. Есть и  еще одна определенная группа документов – содержащиеся в ней сведения имеют научную и практическуюценность. Документы последнего типа должны храниться постоянно, так как могут понадобиться в любой момент. 

Все документы хранить  с экономической точки зрения нецелесообразно, поскольку для них потребуется большое помещение. Да и быстро найти нужный документ в огромном количестве пачек бумаги будет непросто. Поэтому время от времени проводится экспертиза ценности документов – процедура, направленная на определение экономического, политического, социально-культурного и иного их значения с целью отбора некоторых из них на государственное хранение.

Как самостоятельный вид  архивной работы экспертиза ценности документов в России была узаконена более 150 лет назад из-за переполнения исторических ведомственных архивов. Единых критериев оценки документов тогда не было, подобная система была создана только во второй половине ХХ века.

Поскольку старые структуры  государства периодические разрушаются, равно как и время от времени появляются новые организации и формы собственности, то и различные положения в экспертизе ценности документов периодически пересматриваются. В условиях резко увеличивающегося количества документов невозможно сохранить в нужном объеме все необходимые. Равно как и необоснованное уничтожение всего одного листика может нанести серьезный ущерб истории региона или государства. Потому-то и растет значение профессиональных принципов проведения экспертизы ценности документов, которые могут и должны обеспечить объективный отбор документального наследования.

Также необходимо непрерывное  сотрудничество различных организаций, фирм и предприятий, обязанных контролировать отбор документов еще на стадии делопроизводства. 

Данной экспертизе подлежат все документы на любого вида носителях, находящиеся в муниципальной или федеральной собственности. Те документы, которые не были признаны ценными, уничтожаются в установленном порядке по истечению их срока годности. До окончания процедуры установления ценности документов их уничтожение запрещается. 

4.2 Оформление дела

Оформление дела – подготовка дела к хранению в соответствии с установленными правилами.

Оформление дел проводится работниками  службы документационного обеспечения  управления (ДОУ) организации или  другими структурными подразделениями, в обязанности которых входит заведение и формирование дел, при  методической помощи и под контролем  архива организации.

В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное  оформление дел. Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному  составу. При этом полное оформление дел предусматривает:

• подшивку или переплет дела;
• нумерацию листов дела;
• составление листа-заверителя;
• составление, в необходимых случаях, внутренней описи документов;
• внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела (уточнение названия организации, регистрационного индекса дела, крайних дат дела, заголовка дела).

Дела временного (до 10 лет включительно) хранения подлежат частичному оформлению, при этом допускается:

• не проводить систематизацию документов в деле,
• не нумеровать листы дела,
• не составлять заверительные надписи.

При оформлении дела документы, составляющие дела, подшиваются на 4 прокола в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможности свободного чтения текста всех документов, дат, виз и резолюций на них. При подготовке дел к подшивке (переплету) металлические скрепления (булавки, скрепки) из документов удаляются.

Дела постоянного хранения, состоящие  из особо ценных документов или неформатных  документов, хранятся в закрытых твердых  папках с тремя клапанами с  завязками или в коробках.

При наличии в деле невостребованных личных документов (удостоверений личности, трудовых книжек, военных билетов) эти  документы вкладываются в конверт, который подшивается в дело. При  наличии большого количества таких  документов, последние изымаются из дел и на них составляется отдельная опись.

В конце каждого дела подшивается  чистый бланк листа-заверителя, а  в начале дела (для учета особо  ценных документов) – бланк внутренней описи документов дела.

В целях обеспечения сохранности  и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все листы этого дела нумеруются арабскими цифрами валовой нумерацией в правом верхнем углу листа простым карандашом или нумератором. Листы внутренней описи документов дела нумеруются отдельно.

При нумерации листов дела необходимо соблюдать следующие правила:

• листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или по каждой части отдельно;
• фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстративные документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне на верхнем поле листа;
• сложенный лист (формата А3, А2) разворачивается и нумеруется в правой части верхнего поля листа. При этом лист любого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист; лист, сложенный и подшитый за середину, подлежит перешивке и нумеруется как один лист;
• лист с наглухо наклеенными документами (фотографиями, вырезками, выписками и т.п.) нумеруется как один лист. Если к документу подклеены одним краем другие документы (вставки текста, переводы, вырезки и т.п.), то каждый документ нумеруется отдельно;
• подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются, при этом вначале нумеруется сам конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте;
• подшитые в дело документы с собственной нумерацией листов (включая печатные издания) могут нумероваться в общем порядке или сохранять собственную нумерацию, если она соответствует порядку расположения листов в деле;
• в случаях обнаружения большого числа ошибок в нумерации листов дела проводится их перенумерация. При перенумерации листов старые номера зачеркиваются и рядом ставится новый номер листа, в конце дела составляется новый лист-заверитель, при этом старый лист-заверитель зачеркивается, но сохраняется в деле;
• при наличии отдельных ошибок в нумерации листов в делах при подготовке их архивом организации к передаче на государственное хранение допускается по согласованию с государственным архивом употребление литерных номеров листов.

Для учета количества листов в конце  дела на отдельном листе составляется лист-заверитель. В книгах лист-заверитель составляется на оборотной стороне последнего чистого листа, а в картотеках – на отдельном чистом листе формата карточки.

В листе-заверителе дела указываются  цифрами и прописью количество пронумерованных  листов дела, количество листов внутренней описи, оговариваются особенности  нумерации номеров дела (наличие  литерных номеров дела, пропущенных  номеров, номеров листов с наклеенными  фотографиями, номеров крупноформатных  листов, конвертов с вложениями и  количество вложенных в них листов), а также указывается наличие  в деле типографских экземпляров  брошюр с количеством листов в  них, если они не были отмечены в общей валовой нумерации в деле.

Лист-заверитель дела подписывается  его составителем. Все последующие  изменения в составе и состоянии  дела (повреждения, замена подлинных  документов) отмечаются в листе-заверителе со ссылкой на соответствующий акт. Запрещается выносить лист-заверитель на обложку дела или чистый оборот листа последнего документа. Если дело подшито или переплетено без бланка листа-заверителя, он наклеивается за верхнюю часть листа на внутренней стороне обложки дела.

Для учета документов постоянного  и временного (свыше 10 лет) хранения, учет которых вызывается спецификой данной документации (особо ценные, личные, судебные, следственные дела и  т.д.), а также для учета дел  постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, сформированных по разновидностям документов, заголовки которых не раскрывают конкретное содержание документа, составляется внутренняя опись документов дела– учетный документ, содержащий перечень документов дела с указанием порядковых номеров документов, их индексов, названий, дат, номеров листов.

4.3 Правильное составление описей

Составление описей — это последний  этап работы кадрового специалиста, готовящего документы на передачу в  архив. Правильное составление описей позволяет оптимизировать работу архива и обеспечить повышение сохранности  документов, ответственность за которые  несёт как кадровый специалист, так  и архивист. Составление описей —  это составление справочников, определяющих содержание документов, их состав, классификацию  и другие параметры. Опись представляет собой документ, позволяющий чётко  позиционировать каждый документ фонда, учитывать его и содержать  весь архив в порядке. Основной документ, регулирующий составление описей является Правила работы архивов, подписанные  Росархивом 6 февраля 2002 года. Составление описей даёт возможность быстро находить необходимые документы и является неотъемлемой частью справочно-информационного аппарата архива. Опись даёт возможность систематизировать дела и ускорить работу с ними, а также вести их точный учёт.

Алгоритм составления описей достаточно прост:

1. Чётко определите список документов, который следует учесть при составлении описи.
2. Определите, какая именно схема классификации документов и дел будет использоваться. Как правило, описи составляются в номинальном порядке, хронологическом или структурном. Тем не менее, если характер архива требует другого порядка (обеспечивающего оптимизацию работы с документами, следует использовать именно его).
3. Подготовьте форму описи: это поможет быстро систематизировать документы во время их обработки.
4. Составьте описательные статьи описи, опираясь на заголовки дел.
5. Сделайте итоговую запись по форме.

Документы, необходимые для составления описи, обычно есть в каждом архивном отделе и на многих официальных ресурсах для архивистов.

Как показывают исторические примеры, именно от качества составления описей зависит сохранность документации в долгосрочной перспективе. Зачастую многие решения архивистов и других ответственных лиц принимаются  именно исходя из данных описи (без  прямого контакта с документами), то есть любая неучтённая или неправильно  учтённая бумага в перспективе нескольких десятилетий просто не существует.

Приложение № 1 (пример расторжения  трудового договора)

                             Директору  Лоскутову Владимиру Егоровичу 
                                               
    
                                                    ООО « Квант – Экко 
                                                
    
                             От Чеснокова Алиса Владимировна, бухгалтер 
                                                  
    
                                  ЗАЯВЛЕНИЕ 
    
         Прошу уволить   меня   с   работы   "4 " апреля 2013 г.  по 
    собственному желанию в связи с поступлением в ВУЗ на очное обучение 
                                             
    
   

 
    
        "20" февраля 2013 г.                                 Чеснокова А. В.