Контрольная работа по «Документированию управленческой деятельности». 6

Министерство  образования и науки РФ

ФГБОУ ВПО  «СибАДИ»

 

 

Факультет ЗАОЧНЫЙ  

     

Контрольная работа

По дисциплине «Документирование управленческой деятельности»

                                                                              

                                                               

 

                                                                  

                                                    

 

                                                       Омск

                                                        2012

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Содержание

 

1. Правила оформления таблиц……………………………………………..3
2. Характеристика и состав организационных документов,

требования  к их оформлению………………………………………………..7

3. Подготовка дел к архивному хранению. Полное и частичное

оформление  дел, отличительные особенности…………………………….13

4. Практическое задание…………………………………………………….16

Список  литературы…………………………………………………………...19

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1. Правила оформления таблиц.

 

При подготовке документов необходимо учитывать требования, предъявляемые стандартом к составу и оформлению каждого реквизита документа.

Содержание управленческих действий в документах передается через текст, который является основной частью документа. Текст документа может быть посвящен одному вопросу (в простых документах) или нескольким (в сложных документах). Информация, изложенная в тексте, должна быть достоверной и аргументированной. Ее излагают в краткой, убедительной и корректной форме. Текст документа оформляют в виде связного текста, анкеты, таблицы или соединения этих форм.

Форма таблицы  применяется при изложении цифровой или словесной информации о нескольких объектах по ряду признаков. Табличные  тексты применяются в плановых документах, отчетно-статистических, финансовых, бухгалтерских, организационно-распорядительных и  др.

Таблица – унифицированный текст, содержащий словесную или цифровую информацию, которая характеризует несколько объектов по ряду признаков.

Табличный способ организации  текста используется в тех случаях, когда требуется получить или  отразить информацию по однотипным вопросам. Таблицы могут иметь нумерационный  и текстовой заголовок. Нумерационный заголовок пишут в правом верхнем углу над таблицей (от 7-го положения). Текстовой заголовок, отражающий содержание таблицы, центруется относительно самой таблицы.

Текст таблицы  делится на графы по горизонтали  и на строки по вертикали. Заголовки  и подзаголовки строк и граф таблицы  формулируются в краткой форме  и выражаются отдельным словом в именительном падеже или словосочетанием с опорным словом в именительном падеже и единственном числе. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками. В заголовках и подзаголовках строк и граф таблицы употребляются только общепринятые сокращения и условные обозначения (по ГОСТ 1.5-85).

Если таблицу печатают на нескольких страницах, то графы таблицы  нумеруются, а на втором и последующих  листах печатают только номера этих граф.

Часто таблицы используются в соединении со связным текстом. Например, в акте – в заключительной части текста, в приказах – в распорядительной части.

Оформление  таблиц регламентирует ГОСТ Р. 1.5-92 «Государственная система стандартизации Российской Федерации. Общие требования к построению, изложению и содержанию стандартов», п. 4.5 «Таблицы». Рассмотрим основные требования в соответствии с ГОСТом.

• Таблицы применяют для лучшей наглядности и удобства сравнения показателей. Название таблицы, при его наличии, должно отражать ее содержание, быть точным, кратким. Название следует помещать над таблицей.

При переносе части таблицы на ту же или другие страницы, название помещают только над  первой частью таблицы.

• Таблицы, за исключением таблиц приложений, следует нумеровать арабскими цифрами сквозной нумерацией.

Таблицы каждого приложения обозначают отдельной  нумерацией арабскими цифрами с  добавлением перед цифрой обозначения  приложения.

Если  в стандарте одна таблица, то она  должна быть обозначена «Таблица 1»  или «Таблица В.1», если таблица приведена  в приложении В.

Допускается нумеровать таблицы в пределах раздела. В этом случае номер таблицы состоит  из номера раздела и порядкового  номера таблицы, разделенных точкой.

• На все таблицы стандарта должны быть приведены ссылки в тексте стандарта; при ссылке писать «таблица» с указанием ее номера.
• Заголовки граф и строк таблицы следует писать с прописной буквы, а подзаголовки граф – со строчной буквы, если они составляют одно предложение с заголовком, или с прописной буквы, если они имеют самостоятельное значение. В конце заголовков и подзаголовков таблиц точки не ставят. Заголовки и подзаголовки граф указывают в единственном числе.

Таблицы слева, справа и снизу, как правило, ограничивают линиями.

• Разделять заголовки и подзаголовки боковика и граф диагональными линиями не допускается.

Горизонтальные  и вертикальные линии, разграничивающие строки таблицы, допускается не проводить, если их отсутствие не затрудняет пользование  таблицей.

Заголовки граф, как правило, записывают параллельно  строкам таблицы. При необходимости  допускается перпендикулярное расположение заголовков граф.

Головка таблицы должна быть отделена линией от остальной части таблицы.

• Таблицу, в зависимости от ее размера, помещают под текстом, в котором впервые дана на нее ссылка, или на следующей странице, а при необходимости, в приложении к стандарту.

Допускается помещать таблицы вдоль длинной  стороны листа стандарта. Если строки или графы таблицы выходят  за формат страницы, то таблицу делят  на части, помещая одну часть под  другой или рядом, при этом в каждой части таблицы повторяют ее головку  и боковик.

При делении  таблицы на части допускается  ее головку или боковик заменять соответственно номерами граф и строк. При этом нумеруют арабскими цифрами  графы и (или) строки первой части  таблицы.

Слово «Таблица»  указывают один раз слева над  первой частью таблицы, над другими  частями пишут слова «Продолжение таблицы» или «Окончание таблицы» с  указанием номера (обозначения) таблицы.

Если  в конце страницы таблица прерывается  и ее продолжение будет на следующей  странице, то в первой части таблицы  нижнюю горизонтальную черту, ограничивающую таблицу, не проводят.

Таблицы с небольшим количеством граф допускается делить на части и  помещать одну часть рядом с другой на одной странице, при этом повторяют  головку таблицы.

• Графу «Номер по порядку» в таблицу включать не допускается.

Нумерация граф таблицы арабскими цифрами  допускается в случаях, если в  тексте стандарта имеются ссылки на них, при делении таблицы на части, а также при переносе части  таблицы на следующую страницу.

При необходимости  нумерации показателей, параметров или других данных порядковые номера следует указывать в первой графе (боковике) таблицы, непосредственно  перед их наименованием. Перед числовыми  значениями величин и обозначением типов, марок и т.п. продукции порядковые номера не проставляют.

• Если необходимо пояснить отдельные данные, приведенные в таблице, то эти данные следует обозначать надстрочными знаками сноски.

Если  в таблице имеются сноски и  примечания, то в конце таблицы  приводят вначале сноски, а затем  примечания.

• Цифры в графах таблиц должны проставляться так, чтобы разряды чисел во всей графе были расположены один под другим, если они относятся к одному показателю. В одной графе должно быть соблюдено, как правило, одинаковое количество десятичных знаков для всех значений величин.
• При необходимости указания в таблице предпочтительности применения определенных числовых значений величин или типов (марок и т.п.) продукции допускается применять условные отметки с пояснением их в тексте стандарта.

Для выделения  предпочтительной номенклатуры или  ограничения применяемых числовых значений величин или типов (марок  и т.п.) продукции допускают заключать  в скобки те значения, которые не рекомендуются к применению или  имеют ограниченное применение, указывая в примечании значение скобок.

• При наличии в стандарте небольшого по объему цифрового материала, его нецелесообразно оформлять таблицей, а следует давать текстом, располагая цифровые данные в виде колонок.
• В таблицу с показателями и номерами допускается включать графу, в которой указывают ссылку на другие стандарты или на требования данного стандарта, устанавливающего порядок и методы контроля этих показателей.

 

2. Характеристика и состав организационных  документов, требования к их оформлению.

 

В любой организации, как  бы она ни была мала, среди многочисленного  разнообразия видов документов применяемых  в управлении, особое место занимает организационно-распорядительная документация. Документирование управленческой деятельности заключается в фиксации на бумаге и других носителях по установленным правилам управленческих действий, т.е. создание управленческих документов.

При подготовке и оформлении документов необходимо соблюдать правила, обеспечивающие юридическую силу документов, оперативное и качественное их исполнение и поиск, возможность обработки  документов с помощью вычислительной техники, качество документов как источника  информации.

Составив текст документа, его надо правильно оформить, чтобы  он имел юридическую силу. Порядок  оформления служебных документов определяет ГОСТ Р 6.30-2003 «Требования к оформлению документов, в котором излагаются правила оформления каждого реквизита  документа». Различные документы  состоят из разного набора реквизитов. Число реквизитов, характеризующих  документ, определяется целями создания документа, его назначением, требованиями к содержанию и форме данного  документа, способом документирования. Помимо реквизитов документ могут характеризовать  и такие признаки: оригинальность, подлинность, формат бумаги, способ изготовления документа и т.д.

Многие документы имеет  строгое ограниченное число реквизитов. Отсутствие или неправильное указание какого-либо реквизита в служебном  документе делает его недействительным. Для ряда документов, выдаваемых органами государственной власти и государственного управления, состав реквизитов документов установлен в законодательных и  нормативных актах. Например, для  паспорта, трудовой книжки, диплома  и т.п.

Так как документы складываются из одних и тех же составных  частей (реквизитов), изучив порядок  составления и оформления этих реквизитов можно грамотно оформить любой документ.

Как правило, документы оформляются  на бланках. ГОСТ Р 6.30-2003 установил три  вида служебных бланков для организационно-распорядительных документов: общий бланк; бланк служебного письма; бланк конкретного вида документа, кроме письма.

Общий бланк можно использовать при оформлении различных видов  документов (кроме письма).

Некоторые организации имеют  бланки для документов структурного подразделения, должностных лиц. Такие  бланки, проектируют в том случае, если руководитель структурного подразделения  или должностное лицо имеет право  подписи.

Гербовые бланки (бланки документов с воспроизведенным на них  Государственным гербом Российской Федерации или гербом субъекта Российской Федерации) выпускают полиграфические  предприятия, имеющие специальное  разрешение на их изготовление. Остальные  бланки изготавливаются типографским способом, с помощью средств оперативной  полиграфии или средств вычислительной техники непосредственно при  оформлении документа.

Устанавливают два основных формата бланков документов –  А4 и А5 и два варианта расположения реквизитов на бланках – угловой  и продольный. Предпочтение отдают первому способу, т.к. угловой бланк позволяет экономно использовать площадь печатного листа.

Продольное расположение реквизитов применяется в случае, когда наименование организации  и вышестоящего органа содержит большое количество печатных знаков.

Документы, составляемые от имени двух и более организаций, оформляются без бланков.

Государственный стандарт Р 6.30-2003 «Унифицированная система организационно-распорядительной документации» устанавливает состав реквизитов документов, требования к оформлению управленческих документов, которыми фиксируются решения административных и организационных вопросов, вопросов управления органов государственной власти, предприятий, организации, их объединений независимо от организационно-правовой формы и вида деятельности.

ГОСТ предусматривает  следующий состав реквизитов документов:

01 – Государственный герб  Российской Федерации;

02 – герб субъекта Российской  Федерации;

03 – эмблема организации  или товарный знак (знак обслуживания);

04 – код организации;

05 – основной государственный  регистрационный номер (ОГРН) юридического  лица;

06 – идентификационный  номер налогоплательщика/код причины  постановки на учет (ИНН/КПП);

07 – код формы документа;

08 – наименование организации;

09 – справочные данные  об организации;

10 – наименование вида  документа;

11 – дата документа;

12 – регистрационный номер  документа;

13 – ссылка на регистрационный  номер и дату документа;

14 – место составления  или издания документа;

15 – адресат;

16 – гриф утверждения  документа;

17 – резолюция;

18 – заголовок к тексту;

19 – отметка о контроле;

20 – текст документа;

21 – отметка о наличии  приложения;

22 – подпись;

23 – гриф согласования  документа;

24 – визы согласования  документа;

25 – оттиск печати;

26 – отметка о заверении  копии;

27 – отметка об исполнителе;

28 – отметка об исполнении  документа и направлении его  в дело;

29 – отметка о поступлении  документа в организацию;

30 – идентификатор электронной  копии документа.

На рис. 1 приведена схема  расположения реквизитов документов на формате А4 углового бланка.

Рис. 1. Расположение реквизитов и границы зон на формате А4 углового бланка (соответствует приложению А.1 к ГОСТ Р 6.30-2003)

 

Бланки документов должны иметь поля не менее: левое, нижнее и  верхнее – 20 мм, правое – 10 мм.

При расположении реквизитов документа используют восемь контрольных положений. Счет при этом ведется от границы левого поля листа.

0-е положение (граница  левого поля)

– наименование организации;

– справочные данные об организации;

– наименование вида документа;

– место составления или  издания документа;

– дата документа;

– ссылка на регистрационный  номер и дату документа;

– заголовок к тексту;

– текст (кроме начала абзацев);

– отметка о наличии  приложения;

– наименование должности  в реквизите «подпись»;

– гриф согласования (кроме  расшифровки подписи);

– отметка о заверении  копии (кроме расшифровки подписи);

– отметка об исполнителе.

1-е положение (5 ударов  от границы левого поля)

– начало абзацев в тексте (в том числе и нумерованных).

2-е положение (16 ударов  от границы левого поля)

– регистрационный номер  документа;

– расшифровка подписи  во втором грифе согласования.

3-е положение (24 удара  от границы левого поля)

– используют при составлении  таблиц.

4-е положение (32 удара  от границы левого поля)

– адресат (каждый элемент  реквизита печатают на отдельной строке).

5-е положение (40 ударов  от границы левого поля)

– гриф утверждения (кроме  расшифровки подписи);

– гриф ограничения доступа  к документу;

– второй гриф согласования (кроме расшифровки подписи).

6-е положение (48 ударов  от границы левого поля)

– расшифровка подписи  в реквизите «подпись»;

– расшифровка подписи  в грифе утверждения;

– расшифровка, подписи во втором грифе согласования.

7-е положение (56 ударов  от границы левого поля)

– нумерационный заголовок  в таблице;

– слово «копия» при  снятии копий с документов;

– код организации;

– код формы документа.

 

3. Подготовка дел к архивному  хранению. Полное и частичное  оформление дел, отличительные  особенности.

 

В течение  календарного года службой делопроизводства или специально уполномоченными сотрудниками каждого структурного подразделения фирмы ведется работа по группировке и систематизации документов по тому или иному вопросу – формирование дел. В некоторых случаях дела находятся в исполнении на протяжении нескольких лет.

Пока дело не покинуло документоведов, его оформление ограничивается расположением документов в определенной последовательности (хронологической, вопросно-логической или в их сочетании) и подшивкой. Перед отправлением в архив оно должно быть оформлено полностью.

По существующим нормативам правильное оформление дел постоянного и временного хранения, а также конфиденциальных и по личному составу, предусматривает целый комплекс четко регламентированных этапов: оформление обложки; пересистематизация документов в деле; составление внутренней описи (при необходимости); нумерация листов; подшивка листов (переплет); составление листа-заверителя.

В зависимости  от длительности срока хранения различают оформление архивных дел полное и частичное.

Частичное оформление предусматривается для дел недолгого – временного (до десяти лет) хранения и отличается от полного смягченными требованиями: позволительно не пересистематизировать документы в деле, не составлять лист-заверитель и не нумеровать листы. Учет таких дел осуществляется по номенклатуре дел, новые учетные формы не составляются.

При частичном оформлении дела (в делопроизводстве это общепринятый термин) допускается документы оставлять в папках, в которых они размещались в течение делопроизводственного года, и не проводить каких-либо дополнительных действий с ними. Документы, имеющие временный срок хранения, хранятся в соответствующих структурных подразделениях по месту их заведения (например, в кадровой службе, бухгалтерии и др.) в специально отведенных для них местах (отдельных комнатах или запирающихся шкафах) до истечения срока их хранения согласно перечням, после чего эти документы уничтожаются в установленном порядке.

Рассмотрим  более подробно этапы полного  оформления дел для архивного  хранения:

1. Пересистематизация документов  в деле. Документы в деле подшиваются в прямом хронологическом порядке (по датам поступления и порядковым номерам) таким образом, чтобы первый документ располагался в начале дела; из документов извлекаются все металлические скрепления (во избежание образования ржавчины).

2. Нумерация листов дела. В целях сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, они нумеруются в развернутом виде арабскими цифрами валовой нумерацией в верхнем углу черным графитовым карандашом или нумератором. Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстрируемые документы, представляющие собой самостоятельный лист, нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу. Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются следующим образом: сначала нумеруется конверт, а затем очередным номером каждое вложение. В случае обнаружения большого числа ошибок в нумерации производится их перенумерация. При этом старые номера зачеркиваются одной наклонной чертой и рядом ставится новый номер.

3. Составление в необходимых  случаях внутренней описи документов  дела. Внутренняя опись должна быть в делах, содержащих особо ценную и личную документацию, а также в судебных и следственных делах, в делах о присуждении ученых степеней и ученых званий, в делах на авторские свидетельства и патентные изобретения и др. Внутренние описи необходимы также, если заголовки дел не раскрывают конкретное содержание документов, например «Приказы директора по основной деятельности». Форма внутренней описи, порядок ее составления регламентируются Основными правилами работы ведомственных архивов. Во внутренней описи содержатся сведения о датах и регистрационных номерах документов, их заголовках, количестве листов каждого документа с указанием листов дела. Внутренняя опись в деле играет роль оглавления, способствует обеспечению сохранности документов. Листы внутренней описи нумеруются отдельно от документов дела, в ее конце составляется итоговая запись, содержащая информацию о количестве включенных в нее документов дела и количестве листов самой внутренней описи.

4. Составление заверительной надписи  дела. Она составляется по установленной форме на любую единицу архивного хранения и необходима для фиксации особенностей нумерации, учета количества листов дела и внутренней описи, особенностей формирования дела (наличие листов с наклеенными документами, конвертов с вложениями, иллюстраций и пр.). Запрещается составлять заверительную надпись на обороте документов и самой обложке дела.

Все последующие  изменения в составе и состоянии  дела (повреждения, замена подлинников  на копии, сведения о проверке наличия  и состоянии дела, отметки о  выдаче дела для использования и  др.) отражаются в заверительной  надписи.

5. Внесение необходимых уточнений  в реквизиты обложки дела. Уточняются наименование организации и ее непосредственная подчиненность на период создания документов, включенных в дело, заголовок дела (тома, части), крайние даты документов дела, количество листов в деле.

6. Подшивка или переплет дела. Документы постоянного срока хранения, составляющие дело, подшиваются на четыре прокола в твердую обложку, требования к которой определены ГОСТ 17914-72 «Обложки дел длительных сроков хранения. Типы, разновидности, технические требования». Если у организации есть возможность, она может осуществить переплет дела. Все это осуществляется таким образом, чтобы обеспечить возможность свободного чтения текста всех документов, дат, виз и резолюций на них. Особо ценные документы хранятся в закрытых твердых папках с тремя клапанами с завязками или в картонных футлярах (коробках). Как правило, вариант упаковки документов, поступающих на хранение, определяется тем носителем, на котором они созданы. Для документов, оформляемых на бумаге стандартных форматов (так оформляются в большинстве случаев документы постоянного и временного хранения), - это твердая картонная обложка или особая папка.

Соблюдение  установленных правил обработки  дел имеет целью: 1) обеспечить сохранность  документов, передаваемых на хранение; 2) подготовить полностью дела к  архивному хранению, так как архив  не должен заниматься оформлением дел; архив только дописывает на обложке  дела архивный шифр.

После проведения полного  оформления дел они готовы к длительному  хранению в архиве организации, а  также в установленном порядке  к последующей передаче их на государственное  хранение (для организации-источника  комплектования госархива).

 

4. Практическое задание. 

Составьте и оформите ответное письмо о проведении выставки-продажи, в  котором сообщите о своем согласии принять участие в выставке. К  письму прилагается заявка на участие  в выставке. Формат бланка А-4, бланк  с продольным расположением реквизитов.

 

 

 

 

ООО Строительно-производственная компания «ЛУС» (ООО «СПК «ЛУС») Красноярский тр., д. 121, г. Омск, 644035 Тел /факс (3812) 21-06-17. E-mail [email protected] ОКПО 67374371, ОГРН 1105543030119, ИНН/КПП 5503223115/550301001   «15» октября 2012г. № 112 На № 1043/п от «14» октября 2012г.  Исполнительному директору  выставочного общества ООО «Транссибирская ярмарка» В.Г. Ивановой, ул. Карбышева, д.104, г.Омск, 644005   Уважаемая Валентина Георгиевна! Благодарим Вас за письмо от 14 октября  и сообщаем, что с радостью примем участие в работе 12-й специализированной выставки-продажи «Строймаркет-2012». Просим Вас зарегистрировать нашу компанию в качестве участника выставки. К  настоящему письму прилагаем каталоги товаров, которые мы хотели бы экспонировать  на выставке. Приложения: заявка на участие в  выставке-продаже на 1 л. в 1 экз., каталог  облицовочного камня – 1 экз., каталог  тротуарной плитки – 1 экз., каталог  кованых изделий (ограждения, ворота, калитки, заборы) – 1 экз.   Директор ООО «СПК «ЛУС» ______________________ М.В. Лусоян

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Приложение 1

ЗАЯВКА НА УЧАСТИЕ  В ВЫСТАВКЕ, Г. НОВОСИБИРСК

«СТРОЙМАРКЕТ-2012» с «16» по «19»  декабря 2012 г.

УЧАСТНИК ООО «Строительно-производственная компания «ЛУС»

(полное наименование юридического  лица/ФИО индивидуального предпринимателя)

Страна:                                                                  Адрес юридический:  Россия                                                                 644024, г. Омск, ул. Гагарина, 8/2

(индекс, область, город, улица,  дом, офис)

Адрес для направления корреспонденции:  644035, г. Омск, Красноярский  тр., д. 121

(индекс, область, город, улица,  дом, офис)

Телефоны: (3812) 21-10-73

Телефакс:   (3812) 21-06-17

E-mail: [email protected]

Адрес сайта в Интернете: www.lus.ru

ИНН/КПП: 5503223115/550301001

ОГРН: 1105543030119

Банковские реквизиты Участника:

Р/с № 40702810700800044958 в ОАО «Банк Москвы»  город Омск

Кор. счет № 30101810900000000387, БИК 045209783.