Контрольная работа по "Информатике". 286

   1. Призначення електронних  таблиць

   2. Можливості Microsoft Excel

   3. Елементи вікна  Excel

   4. Які бувають дані

   5. Технологія введення  даних

   6. Прості прийоми  редагування даних

   7. Виділення об’єктів. Видалення комірок, рядків та стовпців

   8. Арифметичні й інші типи операторів

   9. Введення і копіювання формул

   10. Діапазони осередків  і адресних операторів

11. Відносні й абсолютні посилання

   12. Введення функцій

   13. Діагностика помилок у формулах

14. Синтаксис функцій

   1. Призначення електронних  таблиць

   Багато  обрахунків, пов’язаних з повсякденною діяльністю людини, природно та зручно виконувати в табличному вигляді. До таких обчислень відносяться, наприклад, бухгалтерські розрахунки, розрахунки обороту матеріалів та продукції на заводі, товарів на складі, різноманітні інженерні та статистичні обрахунки та т.д. у вигляді таблиць можливо оформлювати ділові документи: рахунки, накладні, відомості та інше. Взагалі представлення даних у вигляді прямокутних таблиць є надзвичайно зручним та звичним.

   Для оперування з табличними даними призначенні сучасні програми, що називаються електронні таблиці. Електронна таблиця – це матриця із рядків та стовпців, що утворюють окремі комірки. В ці комірки можуть записуватися дані (числа, текст, логічні змінні), а також формули, за якими відбуваються різноманітні обрахунки. В одні комірки дані вводяться, а в інших комірках вони обробляються за заданими формулами.

   Одним із найвідоміших процесорів електронних  таблиць є програма Excel, що входить  до складу інтегрованого пакету Microsoft Office.

   2. Можливості Microsoft Excel

   Версія Excel 2003 надає широкий набір програмних засобів, які можна розбити по групах:

• Засоби введення та редагування даних, включаючи засоби автоматизації введення (автозаповнення, автозаміна та ін.);
• Обчислювальні засоби (формули, широкий набір вбудованих функцій);
• Засоби аналізу табличних даних (структури, проміжні та загальні підсумки, зведенні таблиці, підбір параметрів, прогнозування рішень);
• Засоби ведення баз даних (сортування, фільтрація, створення запитів та ін.);
• Графічні засоби представлення даних (графіки, діаграми, географічні карти);
• Засоби оформлення електронних таблиць (засоби форматування, стилі, шаблони, засоби роботи з малюнками, відеоматеріалами);
• Засоби для колективної роботи з таблицями (обмін файлами в локальній мережі, спільне використання та захист даних, обмін даними через Інтернет);

   3. Елементи вікна  Excel

   Після завантаження Excel, буде відкрито вікно  програми, що містить стандартні для Windows-програм елементи: заголовок вікна, значок системного меню, групу кнопок керування вікном, рядок меню, панелі інструментів, рядок стану, смуги прокрутки. Однак Excel має ще спеціальні компоненти вікна, які характерні саме такому класу програм:

• Рядок формул – це панель у верхній частині вікна Excel, яка використовується для надання вмісту коміркам. Вмістом комірки може бути як яке-небудь постійне значення (наприклад, число або текст), так і формула. З допомогою рядка формул відбувається введення та редагування вмісту комірки.
• Поле імені – це текстове поле зліва від рядка формул, в якому відображається ім’я виділеної комірки, елемент діаграми або об’єкт.
• Робоча область аркуша – графічне представлення електронних таблиць, що служить для наочної організації та зручного аналізу даних. Робоча область складається із комірок та заголовків рядків та стовпців.
• Вкладки аркушів – елементи робочої області в нижній частині вікна Excel, що нагадують вкладки в ящику-каталозі. Клацання мишею по якій-небудь із вкладок відкриває відповідний аркуш робочої книги.

   4. Які бувають дані

   Програма Excel підтримує роботу з декількома типами даних, що можуть бути записані у комірки таблиці: числа (безпосередньо числові формати, логічні значення та комплексні числа), текст, а також формули, за якими відбуваються різноманітні обрахунки.

   Для представлення чисел в програмі передбачений ряд форматів: загальний числовий формат, вбудовані числові формати (грошовий, дата, час та ін.) та числові формати користувача.

   При введенні чисел в комірку, загальний  числовий формат використовується за замовчуванням. Дозволяється введення в комірку цілих чисел, десяткових дробів, а також чисел в експоненціальній формі. Перед від’ємним числом ставиться знак мінус. Введене число розташовується за замовчуванням в крайніх правих позиціях комірки. Незалежно від кількості розрядів, що відображається на екрані, числа Excel зберігає з точністю до 15 розрядів.

   Вбудовані числові формати поділяються  в Excel на категорії: Денежный, Финансовый, Дата, Время, Процентный, Дробный та Экспоненциальный. Існує також категорія Дополнительный формат, яка включає в себе поштові індекси та телефоні номери. Переглянути список вбудованих форматів можна, якщо клацнути правою кнопкою миші на довільній комірці і в контекстному меню вибрати пункт Формат ячеек.

   Логічними значеннями є Истина та Ложь. Ці значення можна вводити безпосередньо з клавіатури, а можна скористатися відповідними вбудованими функціями. Для логічних значень використовується загальний числовий формат. Всередині комірки слова Истина та Ложь розташовуються за замовченням по центру.

   Програму Excel не можна було б рахувати універсальними таблицями, якби в Excel не було передбачено  підтримки комплексних чисел. Дякуючи  набору засобів для роботи з комплексними числами Excel 2000 перетворюється в доволі потужний інструмент в руках інженера або наукового співробітника. Запис комплексного числа в комірці виглядає стандартним чином: а+jв, де а та в – числа у загальному числовому форматі. Вводяться комплексні числа в комірки та обробляються з допомогою відповідних вбудованих функцій.

   Якщо  вміст комірки не являється ні числом, ні логічним значенням, то в комірку записаний текст. Ознакою тексту є наявність в запису пропусків і (або) нецифрових символів. Комірки можуть вміщати доволі об’ємні текстові фрагменти – до 32767 символів, причому перші 1024 символи відображаються в комірці, а всі символи – лише в рядку формул.

   На  відміну від чисел, текст в  комірці вирівнюється по лівому краю. Текст, що набирається в процесі  введення в комірку, можна переглянути  в рядку формул або в самій комірці. Якщо введений текст досить довгий, то після введення від буде повністю відображатися на робочому листі лише у випадку, коли сусідні справа комірки пусті. Якщо потрібно, щоб текст, який вводять в комірку, займав декілька рядків, то для початку нового рядка слід натиснути клавіші Alt+Enter. Після команди Alt+Enter курсор переводиться у новий рядок комірки, а висота всіх комірок відповідного рядка таблиці збільшується.

   Крім  операцій з числовими та текстовими значеннями, в Excel можуть оброблятися дані, що відповідають даті та часу доби. Дати та час інтерпретуються в Excel як числа, причому їх представлення залежить від числового формату, назначеного комірці. Якщо комірці не присвоєний формат дати або часу, то при введені даних програма виконує їх автоматичне розпізнання. Над числами, що відповідають часу доби та датам, можна проводити деякі обчислення, наприклад, їх можна додавати та віднімати. За замовчуванням значення дати та часу вирівнюються в комірці по правому краю.

   5. Технологія введення  даних

     Під введення даних в таблицю Excel розуміють запис в комірки деяких значень або формул.

   Можливі два варіанти введення даних в  таблицю, що здійснюється з допомогою клавіатури.

• Введення безпосередньо в комірку. Виділивши потрібну комірку за допомогою миші або клавіш керування курсором, необхідно почати введення з клавіатури. При цьому в комірці з’явиться курсор у вигляді звичайної мерехтливої вертикальної риски. Після введення даних в комірку для завершення вводу слід натиснути клавішу Enter. Після натискування Enter рамка активної комірки переміститься за замовчуванням на одну комірку нижче.
• Введення в рядок формул. Виділивши потрібну комірку, необхідно перейти у рядок формул, клацнувши по ньому за допомогою миші. Після цього в рядку формул з’явиться текстовий курсор. Набравши дані, слід натиснути клавішу Enter.

   При введенні даних Excel автоматично розпізнає  числа, текст, дати, логічні значення і т.д. всі ці типи значень записуються  у комірки таблиці за певними  правилами.

    Автозаповнення

   Спростити процес введення даних на лист Excel покликаний засіб, який називається автозаповнення. Суть цього засобу, який включається за допомогою маркера заповнення з наступним його переміщенням через весь потрібний діапазон, полягає у автоматичному заповненні однаковими або рівнозмінними даними певного діапазону комірок. Для цього заповнюють потрібними даними першу комірку діапазону. Якщо вміст початкової комірки співпадає з елементом якої-небудь послідовності, раніше заданої в Excel, то в результаті автозаповнення у виділений діапазон будуть введені наступні елементи послідовності. Якщо ж для вмісту вихідної комірки програма Excel не в змозі підібрати жодної послідовності, то при автозаповненні буде здійснено копіювання вихідної комірки в комірки виділеного діапазону.

    Прогресії

   Засіб автозаповнення дозволяє створювати арифметичні прогресії. Додаткові зручності при автозаповненні з’являються, якщо переміщувати маркер правою кнопкою миші. В такому випадку при проходженні маркера через комірки буде з’являтися спливаюча підказка, що містить значення, яке буде записане в дану комірку. Коли після виділення потрібного діапазону відпустити кнопку миші то з’явиться контекстне меню маркера заповнення. Щоб заповнити виділений діапазон елементами прогресії необхідно вибрати пункт Заполнить значения.

   Описаним способом можна створювати не лише послідовності натуральних чисел, але і арифметичні прогресії з довільним кроком – як зростаючі, так і спадні. Однак можливості Excel по створенню прогресій цим не обмежуються.

   Можна побудувати також геометричну прогресію або послідовність дат вибравши в контекстному меню маркера заповнення відповідний пункт Прогрессия або Заполнять по рабочим дням.

   6. Прості прийоми редагування даних

   До  простих прийомів редагування даних, в першу чергу, слід віднести наступні:

• Повна заміна вмісту комірки. Якщо з’являється потреба замінити вміст комірки на нові дані, то потрібно виділити комірку та просто ввести в неї нові дані. Як тільки буде введено перший символ, попередній вміст комірки було видалений.
• Редагування в рядку формул. У випадку часткової зміни вмісту комірки можна скористатися рядком формул. Для цього виділяють потрібну комірку та переміщують курсор в текстове поле рядка формул, клацнувши по ньому мишею. Редагують запис в рядку формул звичайними методами набору та редагування тексту.
• Редагування всередині комірки. Щоб внести зміни безпосередньо в саму комірку, слід двічі клацнути мишею по комірці – при цьому виділиться весь запис. Якщо клацнути ще раз, в комірці з’явиться курсор. Ці дві операції можна замінити виділенням комірки та наступним натискуванням кнопки F2.

   Поки  курсор знаходиться в комірці, що редагується (або в рядку формул), можна відмінити внесенні зміни. Для цього можна натиснути  клавішу Esc, або кнопку Отменить на панелі інструментів, або кнопку із значком “û” в рядку формул. Завершується редагування вмісту комірки натискуванням на клавішу Enter.

   За  замовчуванням редагування відбувається в режимі вставка. Режим заміни вмикається клавішею Ins, при цьому в рядку стану з’являється індикатор ЗАМ. Зворотній перехід в режим вставки відбувається при повторному натискуванні Ins.

   Коли  зміни вносяться у велику кількість  комірок, корисним може стати повноекраний режим, який встановлюється через меню Вид → Во весь екран. В цьому режимі не відображуються панелі інструментів та панелі інтерфейсу Windows. Повернення у звичайний режим відображення відбувається повторною командою Вид → Во весь екран.

   7. Виділення об’єктів. Видалення комірок, рядків та стовпців

   Досить  часто виникає потреба працювати  не з однією коміркою, а з певною групою (групами) комірок, так званим блоком. Блок виділяється “протягуванням” по ньому мишею. Можна виділити одну з кутових комірок блока, а потім скористатися комбінаціями клавіші Shift із клавішами →, ←, ↑, ↓ для виділення всього блока.

   Ще  один спосіб виділення блока – клацнути на одній з кутових комірок, а потім на протилежній по діагоналі, утримуючи при другому клацанні натиснутою клавішу Shift.

   Часто потрібно виконати дію не з одним, а з кількома блоками. Виділивши  один з них, при виділенні кожного  з наступних утримувати натиснутою клавішу Ctrl.

   Для виділення цілого стовпця чи рядка  необхідно клацнути на його імені. Для  виділення діапазону або групи  діапазонів стовпців чи рядків використовують ті ж способи, що і для виділення блока: протягування миші по діапазону; клацання на одній із меж діапазону, а потім на другій з натиснутою клавішею Shift; утримання клавіші Ctrl при виділенні кожного наступного діапазону.

   Для виділення всіх комірок аркуша потрібно клацнути на кнопці, розташованій в його лівому верхньому куті.

   Видалення комірок, рядків та стовпців

   Щоб видалити комірку, потрібно клацнути мишею  по цій комірці та виконати команду меню Правка → Удалить. В діалоговому вікні, що з’явиться, необхідно вказати напрям сусідніх комірок (вліво або вверх), використовуючи два верхніх перемикача. Ці комірки після видалення заповнять місце, що звільнилося. В цьому ж діалозі одним з перемикачів можна задати команду на видалення рядка або стовпця, в яких знаходиться поточна комірка.

   Видалення рядка (рядків) або стовпця (стовпців) можна здійснити більш швидким  способом, без діалогу Удаление ячеек. Для цього необхідно виділити об’єкти, що видаляються, та виконати команду Правка → Удалить. При видалені рядків місце, що звільнилося, заповнюється розташованими нижче рядками, а при видалені стовпців на їх місце зміщуються стовпці, розташовані правіше.

   8. Арифметичні й інші типи операторів

   У Excel маються чотири види операторів: арифметичні, текстові, оператори порівняння й оператори посилань (адресні оператори).

   Операції  над числами виконуються за допомогою  арифметичних операторів. У Excel використовуються наступні арифметичні оператори:

         Арифметичний  оператор Дія

         + (знак плюс) Додавання

         – (знак мінус) Вирахування (чи заперечення)

         / (коса риска) Ділення

         * (зірочка) Множення

         % (знак відсотка) Відсоток

         ^ (кришка) Зведення до степеня

   При роботі з числами і текстом  застосовуються ще оператори порівняння. До них відносяться наступні оператори:

         Оператор  порівняння Дія

         = Дорівнює

         > Більше

         < Менше

         >= Більше або дорівнює

         <= Менше або дорівнює

         <> Не дорівнює

   Ці  оператори використовуються для  присвоєння твердженням значень ІСТИНА або НЕПРАВДА. Оператори порівняння можуть застосовуватися для порівняння тексту, записаного в різні комірки. При цьому потрібно враховувати, що оператор «=» застосовується в змісті збігу чи розбіжності текстів, а оператори «<» і «>» – у змісті  розташування «до» чи «після» в упорядкованому списку текстових фрагментів.

   У Excel є один текстовий оператор:

   &. (амперсанд) - Об'єднання послідовностей символів в одну послідовність символів.

   Цей оператор застосовується для з'єднання  текстів з різних комірок.

   Крім  названих операторів, у Excel існують  ще адресні оператори, що використовуються при вказівці посилань на комірки таблиці, тобто при адресації.

   9. Введення і копіювання формул

   Введення  формули у суміжні  комірки

   Якщо  потрібно ввести ту саму формулу в  суміжні комірки, то необхідно скопіювати одну формулу, у всі потрібні комірки. Для полегшення цього у Excel існує  маркер заповнення, послідовність дій з яким повинна бути наступна:

• Активізувати комірку, у якій записана вихідна формула.
• Навести курсор миші на маркер заповнення і протягнути маркер через комірки, у які потрібно скопіювати формулу.
• Відпустити кнопку миші, після чого в комірки будуть занесені копії формул (із зміненими адресами комірок), а вміст комірок буде полічено по цих формулах.

   Такий спосіб копіювання можливий, оскільки у формулах використовуються відносні посилання. Якщо необхідно, щоб при копіюванні формули не змінювалися адреси комірок, то потрібно посилання на ці комірки зробити абсолютними.

   Переміщення і копіювання формули  перетаскуванням

   Для переміщення формули в іншу комірку  необхідно виділити вихідну комірку, навести курсор миші на рамку комірки, щоб він прийняв форму товстої оконтуренної стрілки, і перетягнути відображення рамки початкової комірки на нове місце.

   Щоб виконати не переміщення формули, а  її копіювання, потрібно зробити усі  так, як описано вище, але перед  перетаскуванням натиснути клавішу Ctrl і утримувати її натиснутою до останнього моменту вставки в цільову комірку.

   За  допомогою Перетаскування можна  переміщувати і копіювати не лише окремі осередки, але і зв'язані  діапазони осередків. При цьому  потрібно бути уважним, оскільки при  цьому зміняться посилання у формулах.

   10. Діапазони осередків і адресних операторів

   Записи A3:F7 чи JJ12:JN17 відповідають зв'язаним діапазонам комірок, що представляють собою  прямокутні області таблиць з  однією загальною межею. Коли в посиланні  потрібно об'єднати два діапазони комірок, то діапазони записуються через кому, наприклад, A3:F7,В6:К13.

     Двокрапка і кома, використовувані  при записі посилань на комірки,  називаються адресними операторами. Ще одним адресним оператором у Excel є пропуск. За допомогою пропуску можна посилатися на область перетинання двох діапазонів. Наприклад, запис F1:F8_F5:F13 буде вказуват на комірки від F5 до F8 (тут символ _ позначає порожній пропуск, а не підкреслення).

   Приведемо список адресних операторів:

         Адресний  оператор Дія

         : (двокрапка) Об'єднання комірок у прямокутний діапазон

         ; (крапка з комою) Об'єднання діапазонів

         _ (пропуск) Перетинання діапазонів

   Користаючись  посиланнями, можливо в одній  формулі звертатися до даних, що знаходиться в різних частинах листа, на різних аркушах, у різних книгах. Більш того, можна задавати посилання на дані інших додатків.

   Посилання на комірки інших книг називаються  зовнішніми, а на дані інших додатків - вилученими посиланнями. Вживання зовнішнього посилання на незв'язний діапазон комірок може виглядати як:

   =СУМ(С:\Річні  звіти\[1999.xls]Реалізація!А6:З9,G7:Q7)

   Якщо  необхідно проаналізувати дані, що розташовані на декількох аркушах  однієї книги, то використовують тривимірне посилання. Це посилання містить  у собі позначення комірки або  діапазону, перед яким ставляться імена аркушів. Якщо імена аркушів розділені двокрапкою, то Excel використовує всі аркуші, що зберігаються між цими іменами. Наприклад, формула:

   =СУМ(Лист3:Лист9!С5:Н8)

   підсумовує  всі значення, що містяться в діапазоні С5:H8 на аркушах від Лист3 до Лист9 включно.

   11. Відносні й абсолютні посилання

   Усі види посилань, що розглядалися, були відносними посиланнями. Цей вид посилань встановлюється в Excel за замовчуванням, і відносність їх виявляється, приміром, у наступному. Якщо записати в комірку A3 формулу =А1+А2 і скопіювали цю формулу в комірку В5, то в підсумку отримається формула =В3+В4. При відносних посиланнях дана вихідна формула представляється як деяка дія, відповідно до якого потрібно обчислити суму двох вищестоящих комірок.

   Очевидно, що можливі випадки, коли зміна адрес у посиланнях на деякі комірки небажана, наприклад, якщо в комірки записані оригінальні дані. Тоді встановлюють абсолютні посилання, що не змінюються при копіюванні формули. Абсолютні посилання відрізняються від відносних наявністю знака долара $. Наприклад, розглянута попередня формула, записана в абсолютних посиланнях, буде виглядати як =$А$1+$А$2, і ця формула не буде змінюватися при копіюванні або переміщенні в будь-який осередок.

   У розрахунках можна також використовувати абсолютні посилання тільки на рядок або тільки на стовпець. Тоді посилання буде виглядати, приміром, як А$1 чи як $А1 відповідно. Це так званні змішані посилання, що дозволяють "зафіксувати" рядок або стовпець.

   Щоб змінити відносне посилання на абсолютне, не обов'язково вручну розставляти знаки згаданої грошової одиниці. Існує простий спосіб зміни посилань за допомогою клавіші F4, що діє як чотирикроковий перемикач. Коли вводиться абсолютне посилання у формулу, необхідно активізувати потрібну комірку, а потім за допомогою послідовних натискань F4 вибрати форму запису посилання з ряду типу А1 - $А$1 - А$1 - $А1.

   12. Введення функцій

   Функції вставляються у формули, а останні  починаються зі знаку =. Якщо формулу  почати з назви функції, то знак рівності буде підставлений автоматично. Функція включається у формулу за допомогою Майстра функцій, що спрощує процес вставки функції в рядок формул. Викликається Майстер через меню Вставка → Функция.

   Діалог Мастер функций містить два списки: Категория і Функция.

   У першому списку потрібно вибрати категорію, у якій знаходиться потрібна функція, а в другому – саму функцію. Усього в наборі Excel є 10 категорій функцій: фінансова, інженерні, дата і час, математичні, статистичні, посилання і масиви, робота з базою даних, текстові, логічні, перевірка властивостей і значень. Крім того, список категорій доповнений рядком 10 недавно использовавшихся, котрий містить список функцій, які найчастіше використовувалися останнім часом. Всього вбудованих функцій, що роблять різні типи обчислень, нараховується більше 200.