Контрольная работа по «Информационные технологии в профессиональной деятельности». 4

Министерство  народного образования Российской Федерации

Федеральное государственное образовательное  учреждение среднего профессионального  образования 

Ижевский  монтажный техникум 
 
 
 
 

Контрольная работа

по дисциплине: «Информационные технологии в профессиональной деятельности»

Вариант №5 
 
 

Выполнил           
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Ижевск 2009

Текстовый редактор WORD:

Работа  с документами (открытие, создание, сохранение, печать, просмотр). Форматирование абзацев (выравнивание, отступ первой строки, межстрочный интервал).

     Microsoft Word - это мощный текстовый редактор, получивший широчайшее распространение в среде Windows. Он является удобным инструментом для подготовки разнообразных писем, деловой документации, отчетов. С его помощью удобно создавать как бланки и анкеты, так и статьи, брошюры.

     В основе оформления документов в Word лежит  система шаблонов и стилей форматирования, которые позволяют достичь единства оформления большинства документов.

     Рис. 1 Общий вид окна программы Word 
 

     Word по умолчанию сохраняет текстовые  файлы в собственном двоичном  формате MS Word (соответствующее расширение  файла - .doc). Текстовая версия этого формата - RTF формат (Rich Text Format), документирована фирмой Microsoft и поддерживается текстовыми процессорами некоторых других фирм. Из-за своей текстовой структуры формат RTF намного безопаснее с точки зрения распространения компьютерных вирусов, в то время как файлы формата DOC являются одним из инструментов передачи вирусов между компьютерами. Последние версии процессора могут сохранять файл в формате, включающим элементы разметки гипертекста (.html или .htm).

     В текстовом процессоре Word используется несколько панелей инструментов, которые облегчают работу с документом.

    Документ  в окне можно создать  следующими способами:

    1) выбрать команду Создать (New) в меню Файл (File), открыть вкладку Общие (General) и щелкнуть дважды значок Новый документ (Blank Document);

    2) щелкнуть кнопку Создать панели  инструментов Стандартная. Кнопка  расположена на левом краю  панели и открывает документ, основанный на шаблоне Обычный. 

    Документ  можно открыть  несколькими способами:

    1. Открыть меню Файл и щелкнуть  мышью имя файла в списке  в нижней части меню. Список  содержит названия последних  файлов, открытых в этом приложении.

    2. Выбрать команду Открыть в  меню Файл и в окне диалога  Открытие документа указать имя  и местоположение Файла. 

    3. Нажать кнопку Открыть на панели  инструментов Стандартная и дважды  щелкнуть значок файла в окне  диалога Открытие документа.  
 

Форматирование  абзацев (выравнивание, отступ первой строки, межстрочный интервал).

Абзац, как и любой объект, имеет свои параметры:

•  ширина;

• способ выравнивания строк (по левому краю, по правому краю,по центру, по ширине);

•  положение на странице;

•  отступ в первой строке;

•  межстрочное  расстояние;

•  интервал между абзацами.

  Форматировать  абзацы можно непосредственно  при наборе текста или после  его окончания. Форматирование может производиться с помощью диалогового окна Формат|Абзац, а также с помощью Панели форматирования.

      Диалоговое окно Абзац (рис.2) можно  вызвать с помощью контекстного  меню. В поле Отступ счетчиками  задаются отступы абзаца относительно  правой и левой границ текста. Раскрывающийся список Первая  строка позволяет установить  начало первой строки на уровне  левой границы абзаца, сформировать  красную строку в виде отступа  или выступа. В поле Интервал  можно установить расстояние  между форматируемым абзацем  и соседними с ним. Для этого  используются счетчики Перед  и После. Раскрывающийся список  Межстрочный (междустрочный) позволяет  изменить расстояние между строчками  абзаца (интерлиньяж). В раскрывающемся  списке Выравнивание можно выбрать  один из четырех вариантов:  по левому или правому краям,  по ширине (по обоим краям) или  по центру.

рис. 2. Диалоговое окно Абзац

      При работе с Панелью форматирования  выравнивание осуществляется с  помощью расположенных на ней  кнопок. Одинарный, полуторный и  двойной межстрочные интервалы  также можно установить с помощью  кнопок, предварительно настроив  Панель форматирования. Другие межстрочные  интервалы можно установить только  с помощью диалогового окна. Отступы  абзаца и первая строка устанавливаются  с помощью Горизонтальной координатной линейки (рис. 3); при этом верхняя метка указывает начало первой (красной) строки, а нижние — ширину абзаца.

   Чтобы форматирование абзаца происходило  в процессе его ввода, следует  задать необходимые параметры, а  уже затем вводить текст.

   Для форматирования нескольких расположенных  друг за другом абзацев их необходимо предварительно выделить. При форматировании одного абзаца достаточно установить курсор в любом месте этого  абзаца.

Рис.3 Горизонтальная координатная линейка

рис. 4. Обрамление и заливка абзаца

      Кроме описанных способов форматирования  абзаца в некоторых случаях  абзацы, на которые хотят обратить  особое внимание, выделяют рамкой  или затенением. Для этого используют  диалоговое окно Обрамление и заливка абзаца (рис. 4), которое вызывается командой Обрамление и заливка меню Формат.

    Технология  форматирования абзаца

    Технология  работы по форматированию абзацев с  помощью диалогового окна, Панели форматирования и с использованием обрамления и затенения представлена в табл. 1. 
 
 
 
 
 
 

    Таблица 1

    Алгоритмы форматирования абзацев

 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

2. Табличный процессор ЕХСЕL

Копирование блоков ячеек. Абсолютная, относительная адресация ячеек и блоков.

     Табличный процессор Excel  фирмы Microsoft предназначен для ввода хранения обсчета и выдачи больших объемов данных в виде удобном для анализа и восприятия информации. Все данные хранятся и обрабатываются в виде отдельных или связанных таблиц. Одна или несколько таблиц составляет «рабочую книгу», в этом случае таблицы называются рабочими  листами этой книги. Листы можно удалять добавлять или перемещать из одной рабочей книги в другую. Физически на диске сохраняется вся книга в виде отдельного файла с расширением «xls».

Рис. 5 Стандартный  вид окна электронной таблицы. 
 

Относительные и абсолютные адреса ячеек

Относительные ссылки

Большинство ссылок в формулах записываются в  относительной форме - например, С3 (столбец)(строка)

Относительными  называются ссылки, которые при копировании  в составе формулы в другую ячейку автоматически изменяются

При копировании  формулы с относительной ссылкой (столбец)(строка) на n строк ниже и  на m столбцов правее ссылка изменяется на (столец+m)(строка+n)

В большинстве  случаев это очень удобно, но иногда этого не требуется. Поясним это  на следующем примере.

Необходимо  вычислить стоимость каждой модели принтеров на складе. Т.к. курс $ периодически изменяется, ячейка B11 будет использоваться для хранения текущего значения. При  изменении кура достаточно внести новое  значение в ячейку С11 и стоимость  будет автоматически пересчитана.

1. Вставим необходимые для расчета формулы

В ячейку F14  =В14_*E14

В ячейку G14  =F14_*B11

2. Выделим ячейки F14  и G14

3. При помощи автозаполнения скопируем в нижележащие  строки

4. Обратить внимание на возникшие ошибки в столбце G
5. Перейдем в режим отображения формул при помощи меню Сервис – Параметры

6. При копировании  формулы из 14 в 15 строку Excel изменил  адрес ячейки с B11 на B12, что в нашем  случае делать не следовало.

Для того чтобы избежать подобной ошибочной  ситуации , необходимо заменить адрес  ячейки с относительного B11 на абсолютный  $B$11, т.е. не подлежащий изменению при  копировании формул

7. Дважды щелкните мышью по ячейки G14 (перейдите в режим редактирования)
8. Нажмите клавишу <F4>. Теперь в формуле участвует абсолютный адрес $B$11
9. Введите формулу, нажав <Enter>
10. Скопируйте в нижележащие ячейки

11. Отмените  режим отображения формул (Сервис - Параметры)

    Абсолютные  ссылки

    Некоторые ссылки в формулах записываются в  абсолютной форме - например, $С$3

    Абсолютными называются ссылки, которые при копировании  в составе формулы в другую ячейку не изменяются

    Абсолютные  ссылки используются в формулах тогда, когда нежелательно автоматическое изменение ссылки при копировании 

    Изменение типа ссылки

    Для того, чтобы превратить относительную  ссылку в абсолютную, достаточно в  режиме редактирования формулы установить курсор непосредственно за ссылкой  и нажать клавишу <F4>

    Впрочем, можно вставить в ссылку знаки  доллара и при помощи обычных  приемов редактирования

    При помощи символа абсолютной адресации  Вы можете гибко варьировать способ адресации ячеек. Например $B11 обозначает , что при копировании формул будет  изменяться только адресация строки ячейки, а при обозначении B$11 - только столбца. Такая адресация называется смешанной.

    При вводе формулы в строке формул, можно быстро перебрать по кругу  относительный , смешанный и абсолютный адреса. Просто укажите на какой - нибудь адрес и нажимайте <F4>, чтобы  по кругу перебрать все четыре варианта.

    Использование имен для абсолютной адресации

    Другой  способ абсолютной адресации заключается  в назачении имен ячейкам и  использовании их в формулах

    Например  назначив ячейки B11 имени курс можно  ввести следующую формулу

    =F14*курс

    При копировании этой формулы будет  соблюдаться абсолютная адресация  ячейки

    Для того, чтобы назначить имя ячейки необходимо

1. Выделить ячейку
2. Выполнить команду меню Вставка - Имя - Присвоить

3. Введите имя  в стоке имя ячейки, например курс
4. Нажмите кнопку OK
5. Введите формулу

    Копирование блоков ячеек

    Что бы копировать группу ячеек необходимо эту группу выделить, а затем работать с ней как с одной ячейкой.

    Выделение блока ячеек 

    Выделить  блок ячеек можно с помощью  клавиатуры. Для этого поставьте  курсор либо в левый верхний угол блока, либо в правый нижний, и держа  нажатой клавишу Shift, перемещайтесь  к противоположному углу блока. После  того, как вы выбрали блок ячеек, он выделяется черным цветом. Для выделения  блока при помощи мыши просто нажмите  левую кнопку и не отпуская ее перемещайте  мышку, пока требуемый Вам блок не будет выделен, и отпустите кнопку.

    Копирование

    Если  необходимо скопировать ячейку или  блок в другое место, их нужно запомнить  в буфере обмена, для чего нажмите  комбинацию клавиш Ctrl-Insert. Затем передвиньте  курсор на то поле таблицы, которое  должно быть левой верхней ячейкой  блока и нажмите комбинацию клавиш Shift-Ins. Копировать этот блок ячеек на другие места можно до тех пор, пока Вы не запомните в буфере обмена другой выделенный блок. Если вы копируете  блок ячеек поверх других непустых ячеек, то замещаемые ячейки вначале  будут удалены.

    Внимание! При копировании ячеек типа “формула”  меняются адреса ячеек, указанные в  формуле. Так, например ячейка D1 содержит формулу: = A1*B1+C1, то при копировании  ее в ячейку D2 формула будет выглядеть  следующим образом: =A2*B2+C2. Другими  словами, если в формуле указаны  ячейки, из того же столбца или той  же строки, что и копируемая ячейка, то их адреса пересчитываются с учетом приращения строки или столбца новой  ячейки. Если же в формуле указаны  ячейки, не входящие в один столбец  или в одну строку с копируемой, то их адреса остаются прежними. 
 
 
 
 

З.СУБД АССЕSS

Иерархическая модель данных. Разработка детального отчета.

    СУБД  Ассеss - это система управления базами данных, под которой понимается комплекс программ, позволяющий хранить большие массивы данных в определенном формате, обрабатывать их и представлять в удобном для пользователя виде.

    - Ассеss дает также возможность автоматизировать часто выполняемые операции (например, расчет заработной платы, учет материальных ценностей и т. п.).

    - С помощью Ассеss можно разрабатывать удобные формы ввода и просмотра данных, а также составлять сложные отчеты.

    Ассеss - реляционная база данных (возможна одновременная работа с несколькими связанными таблицами базы данных), в которой предусмотрено много сервисных функций.

    Мастера облегчают создание таблицы, формы  или отчета из имеющихся заготовок. Выражения используются в Ассеss, например, для проверки допустимости введенного значения.

    Макросы позволяют автоматизировать многие процессы без программирования, тогда  как встроенный в Ассеss язык VВА (Visual Basic for Аррlications - диалект языка Ваsic для использования в приложениях Мicrosoft Office) дает возможность опытному пользователю программировать сложные процедуры обработки данных.

    Для взаимодействия Ассеss с другими приложениями - источниками данных используют такие возможности языка программирования С, как функции и обращения к Windows API (Аррlication Programming Interface - интерфейс прикладных программ ).

    Мicrosoft Ассеss содержит множество средств для работы в Мегпе1, а также набор инструментов для управления базами данных, включающий в себя конструкторы таблиц, форм, запросов и отчетов.

    Мощность  и гибкость СУБД Ассеss делают ее сегодня одной из лучших программ для управления базами данных. 

    Иерархическая модель данных

    Исторически иерархическая модель появилась  раньше сетевой. Она наиболее проста из всех моделей данных. Самой известной  иерархической системой позволяющей  создавать иерархические базы данных является система IMS (Information Management System) фирмы  IBM, используемая в свое время  для поддержки лунного проекта  «Аполлон». Появление иерархической  модели связано с тем, что в  реальном мире очень многие связи  соответствуют иерархии, когда один объект выступает как родительский, а с ним может быть связано  множество подчиненных объектов.

    Основными информационными единицами в  иерархической модели являются: база данных (БД), сегмент и поле. Поле данных определяется как минимальная, неделимая единица данных, доступная  пользователю с помощью СУБД. Выделяют также тип поля, представляющий собой  совокупность полей одного типа. Сегмент  состоит из конкретных экземпляров  полей. Тип сегмента  -  совокупность входящих в него типов полей.  Иерархическая модель представляет собой неориентированный граф, в  вершинах которого располагаются сегменты (или типы сегмента). Дуги, соединяющие  узлы, представляют собой связи или  типы связей. Особенностью такой модели является то, что каждый сегмент  может иметь не более одного предка,  произвольное количество потомков и, по крайней мере, одно поле. Сегмент, который  не имеет потомков, называют листовым сегментом.  Иерархическое дерево начинается с одного сегмента, называемого  корневым сегментом. Очень важно, что  каждый сегмент должен иметь свое уникальное имя или идентификатор.  

    На  рисунке 6 схематически представлена иерархическая структура. Узлы (сегменты) соединены друг с другом связующими дугами. Сегмент A является корневым сегментом. Сегменты B, E, H, J, I являются листовыми сегментами. Каждый сегмент, при этом, может содержать произвольное количество полей.

    Для иерархической модели данных выделяют два языковых средства: язык описания данных и язык модификации данных. Описание базы данных предполагает описание всех ее сегментов и установление связей между ними.

    

    Рис. 6 Иерархическая структура

    Иерархическая модель довольно удобна для представления  предметных областей, так как иерархические  отношения довольно часто встречаются  между сущностями реального мира. Но иерархическая модель не поддерживает отношения «многие ко многим», когда  множество объектов одного типа связаны  с множеством объектов другого типа. Предположим, что требуется построить  модель отношения между множеством собственников жилья и множеством квартир. Если основной вопрос будет  заключаться в определении того, каким жильем владеет тот или  иной собственник, то естественно взять  в качестве родительских узлов  данные о собственнике. При этом каждый сегмент -  собственник будет связан с N узлами – квартирами. Таким образом, по собственнику мы легко найдем все  квартиры, которые находятся в его собственности. Однако проблема заключается в том, что у одной и той же квартиры может быть несколько собственников. Т.е. одна и та же квартира может встречаться в разных деревьях. В результате решения таких задач, как получение списка всех квартир, или получения всех собственников конкретной квартиры,  будут уже не столь очевидными.  Кроме того, сложной выглядит даже операция удаления из базы конкретной квартиры, поскольку для этого придется просматривать все деревья. Можно, конечно, построить параллельно деревья, в которых родительскими  сегментами будут данные о квартирах, а порождаемыми сегментами – данные о владельцах, но в результате мы получим еще  избыточность  данных, что породит дополнительную проблему их согласованности. 

    Основной  единицей обработки в иерархической  модели является сегмент. К сегментам  могут применяться такие операции как запомнить, модифицировать, удалить, извлечь, найти. Операция поиска сводится к одной из возможных процедур обхода дерева. Иерархические СУБД поддерживают, обычно, правило: никакой  сегмент не может существовать без  своего родителя (исключая корневой сегмент). Подобные правила, поддерживаемые СУБД, называют ограничениями целостности.

    В качестве примера реально работающей иерархической модели данных можно  привести устройство реестра, поддерживаемое операционными системами семейства Windows. 

    Разработка  детального отчета.

    Access содержит средства, позволяющие  представить отчет в хорошо  оформленном и легко читаемом  виде. Детальный отчет содержит  ту же информацию, что и таблица  или запрос, но в нем имеются  и дополнительные элементы: заголовок  отчета, верхний и нижний колонтитулы. 

    Самый быстрый способ создать отчет - использовать Мастер отчетов. Эта программа размещает  поля отчета и представляет данные в одном из выбранных вами стиле. После создания отчета вы можете переделать его по своему желанию в режиме Конструктор.

   Опишем  основные элементы отчета. Их расположение показано на рис. 7.

     

    Рис. 7. Элементы детального отчета.

    Заголовок отчета (№ 1 на рис. 7) расположен в верхней части левой страницы и обычно включает в себя имя отчета и ткущую дату.

    Верхний колонтитул (№ 2 на рис. 7) расположен в верхней части каждой страницы отчета и содержит заголовок столбцов таблицы.

    Область данных (№ 3 на рис. 7) расположена между верхним и нижним колонтитулами и содержит записи запроса, выбранного в качестве базового.

    Нижний  колонтитул расположен в нижней части  каждой страницы отчета. Часто он содержит номер страницы.

    Область примечаний (№ 4 на рис. 7) отчета расположена в самом конце отчета. В ней содержатся, например, итоговые суммы по колонкам таблицы.

    Сформируем  отчет о покупателях из Липецка  и Саратова. Запрос на выборку таких  покупателей из БД вы сделали в  предыдущей лабораторной работе.

    Для создания Отчета выполните следующие  действия:

    Выберите  закладку Отчет в окне базы данных. Нажмите кнопку Создать.

    В окне Новый отчет выберите режим  создания отчета - Мастер отчетов, в  качестве источника данных выберите из списка запрос Покупатели в Липецке  и Саратове (рис. 8), нажмите кнопку OK для перехода к следующему шагу создания отчета.

     

    Рис. 8. Окно создания нового отчета.

    В окне Создание отчетов Мастера для  выбора отображаемых в отчете полей (рис. 9) выберите поля Имя и Рейтинг. Поле Номер служит для связи таблиц в базе данных, и, будучи выданным в отчете, не является информативным для человека.

    Перенос этих полей в состав нового отчета осуществляется так - в области Доступные  поля: выберите поле Имя и нажмите  на кнопку со знаком > это поле переместиться  в область Выбранные поля, затем перенесите поле Рейтинг (рис. 9).

    Для перехода к следующему шагу диалога  нажмите кнопку Далее >.

     

    Рис. 9. Выбор полей для включения в отчет.

    Следующий шаг Диалога предлагает задание  уровней группировки данных из выбранных  полей (рис. 10).

    Например, задание группировки по Рейтингу приведет к тому, что в отчете будут представлены группы покупателей  имеющих одинаковый рейтинг, а сами рейтинги будут располагаться либо по возрастанию, либо по убыванию значения.

     

    Рис. 10. Окно для задания группировки данных.

     

    Рис. 11. Окно определения поля и направления сортировки.

    В нашем случае Уровни группировки  задавать не будем!!!

    Нажмите кнопку Далее > для перехода к следующему шагу создания отчета.

    Выберите  в списке полей сортировку по имени  покупателей (справа от поля имеется  кнопка направление сортировки, при  нажатии, на которую изменяется направление  сортировки). Проверьте направление  сортировки должно быть по возрастанию нажмите кнопку Далее > (рис. 11).

    В следующем шаге предлагается выбрать  вид макета будущего отчета и ориентация листа бумаги для его размещения. Из предложенных мастером макетов отчета чаще всего используются отчеты "В столбец" и "Табличный". Выберите макет отчета "В столбец", Ориентация листа бумаги - книжная (рис. 12). Для перехода к следующему шагу нажмите кнопку Далее >.