Контрольная работа по "Кадровому делопроизводству в системе электронного документооборота"

МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

Федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение

высшего образования

«Уральский государственный экономический университет»

 

 

КОНТРОЛЬНАЯ РАБОТА

по дисциплине «Кадровое делопроизводство в системе электронного документооборота»

Вариант 8

 

Институт/Факультет/Департамент/		Студент Ткачёва Александра
Центр		Витальевна
Институт дистанционного образования		(ФИО)
		Группа Упэ-15Р
Направление (Специальность)
Управление персоналом		Руководитель Лагутина Евгения Евгеньевна
		(ФИО, должность, звание)
Профиль/программа
Кафедра : Экономики труда и управления персоналом

 

Екатеринбург 2017 г.

СОДЕРЖАНИЕ

 

1. Документирование поощрений  работников.                                                           3

2. Составление комплекса документов по оформлению отпусков.                         9

3.Характеристика компьютерной программы по кадровому документообороту «ФАРАОН»                                                                                                                        18

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1 ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ ПООЩРЕНИЙ РАБОТНИКОВ

 

В соответствии со ст. 191 ТК РФ работодатель поощряет работников, добросовестно исполняющих трудовые обязанности. Под поощрением понимается публичное признание трудовых заслуг, как отдельных работников, так и коллективов работников в формах, установленных трудовым законодательством, коллективным договором, правилами внутреннего трудового распорядка, уставами, положениями о дисциплине.

1.1 МЕРЫ ПООЩРЕНИЯ РАБОТНИКУ

 

Трудовой кодекс Российской Федерации предусматривает меры ответственности работника за ненадлежащее исполнение им своих обязанностей и систему мер поощрения за успешное и добросовестное их выполнение, а также порядок применения их к работникам (ст. 191, 192). [1] За образцовое выполнение трудовых обязанностей, повышение производительности труда, улучшение качества продукции, продолжительную и безупречную работу, новаторство в труде и другие достижения в работе применяются следующие поощрения: объявление благодарности; выдача денежной премии; награждение ценным подарком; награждение почетной грамотой; представление к званию лучшего по профессии. Другие виды поощрений определяются коллективным договором.

Поощрение объявляется в приказе (распоряжении) по форме № Т-11 (с. 275) или № Т-11а (для группы работников), доводится до сведения трудового коллектива и заносится в трудовую книжку работника.

Основанием для издания приказа о поощрении является представление руководителя соответствующего подразделения (приложение А).

За особые трудовые заслуги работники представляются в вышестоящие органы к поощрению, к награждению орденами, медалями, почетными грамотами, нагрудными значками и присвоению почетных званий.

При подготовке документов о награждении сотрудников необходимо учитывать:

· Трудовой кодекс РФ;

· Указ Президента РФ от 02.03.94 № 442 «О государственных наградах Российской Федерации»;

· иные федеральные законы и указы Президента РФ об учреждении государственных наград и почетных званий Российской Федерации;

· отраслевые положения о системе поощрения;

· Правила внутреннего трудового распорядка;

· Коллективный договор (при наличии);

· иные локальные нормативные акты, включающие указания на возможные формы поощрения в организации.

1.2 ПРЕДСТАВЛЕНИЕ К ПООЩРЕНИЮ

 

Все поощрения за труд оформляются соответствующим приказом (распоряжением) работодателя. Проект приказа о поощрении составляется работниками отдела кадров организации на основании представления (ходатайства) руководителя структурного подразделения.

Представление (ходатайство) составляется в произвольной форме и может содержать следующую информацию:

· фамилия, имя, отчество работника;

· дата рождения;

· образование (когда, какое образовательное учреждение окончил(а));

· место работы, занимаемая должность;

· стаж работы; общий, в данной организации; на последнем месте работы;

· сведения о трудовой деятельности за последние 3, 5 или 10 лет (в зависимости от категории награды или поощрения и требований нормативных документов);

· имеющиеся награды;

· сведения о взысканиях и поощрениях за последние годы;

· информация о результатах профессиональной и иной деятельности лица, представляемого к награждению;

· сведения о наличии ученой степени, звания;

· подпись должностного лица или представителя трудового коллектива (с указанием даты и номера протокола собрания трудового коллектива), возбуждающего ходатайство о награждении;

· печать.

1.3 ПРИКАЗ О ПООЩРЕНИИ

 

На основании представленного ходатайства работодатель принимает решение о поощрении за труд по процедуре, установленной в данной организации: лично, решением коллегиального органа управления, собрания трудового коллектива и т.д. Данное решение оформляется приказом по унифицированной форме № Т-11 (№ Т-11а), утвержденной постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1 (приложение Б).

Строка «Форма по ОКПО» заполняется на основании Информационного письма регионального комитета государственной статистики об учете юридического лица в едином государственном реестре предприятий и организаций (ЕГРПО).

Наименование организации (предприятия, учреждения) указывается в соответствии с Уставом или Положением. Фамилия, имя, отчество работника указываются полностью. Наименование должности должно соответствовать наименованию, данному в штатном расписании. Мотив поощрения, указываемый в приказе, должен соответствовать нормативному документу по данному конкретному поощрению и представлению (ходатайству) о награждении данного работника.

При оформлении всех видов поощрений, кроме денежных вознаграждений (премий), допускается исключение из формы № Т-11 «Приказ (распоряжение) о поощрении работника» реквизита «в сумме ____руб._____коп.».

В основании указывается представление руководителя или иной документ, соответствующий порядку награждения, принятому в данной организации (предприятии, учреждении).

Если поощрение применяется сразу к нескольким работникам, то приказ оформляется по унифицированной форме № Т-11а.

Проект приказа согласовывается в соответствии с процедурой, предусмотренной в организации (предприятии, учреждении). Приказы по личному составу, как правило, визируются руководителем структурного подразделения, в котором работает сотрудник или сотрудники, относительно которых издан приказ, главный бухгалтер, руководитель юридической службы.

При оформлении реквизита визы согласования указывается наименование должности и личная подпись лица, с которым предварительно согласовывается приказ, и дата согласования. Визы проставляются в нижней части оборотной стороны подлинника документа. На документе не проставляют более четырех виз согласования. Если количество согласований превышает данную цифру, то оформление виз документа осуществляется на отдельном листе согласования.

Приказ подписывается руководителем организации (предприятия, учреждения). Если приказ подписывается уполномоченным им на это лицом, то в реквизите «Подпись» указываются реальная должность и фамилия сотрудника, которому должностными обязанностями. Доверенностью, специальным приказом или в иной форме делегировано право подписи данного вида документов.

Работник должен быть ознакомлен с приказом под подпись.

Приказ о поощрении работника регистрируется в журнале регистрации соответствующих приказов.

В соответствии с п. 24 постановления Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 «О трудовых книжках» сведения о поощрениях вносятся в трудовую книжку. Указывается номер и дата внесения записи, вид поощрения, наименование, дата и номер документа, на основании которого внесена запись. Записи о премиях, предусмотренных системой оплаты труда или выплачиваемых на регулярной основе, в трудовую книжку не вносятся.

На основании приказа (распоряжения) вносится соответствующая запись в личную карточку работника в форме № Т-2 - раздел VII.

1.4 ОФОРМЛЕНИЕ СВЕДЕНИЙ  О ПООЩРЕНИИ В ТРУДОВЫХ КНИЖКАХ  И В ЛИЧНОЙ КАРТОЧКЕ

 

Сведения о награждениях за успехи в работе вносятся в трудовую книжку в соответствии с абзацем 4 статьи 66 ТК РФ (приложение В). Основанием внесения записи в трудовую книжку является соответствующий приказ (распоряжение) руководителя (пункт 10 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных Постановлением Правительства Российской Федерации от 16 апреля 2003 года №225 «О трудовых книжках» (далее Правила ведения и хранения трудовых книжек)).

Согласно пункту 24 Правил ведения и хранения трудовых книжек в трудовую книжку вносятся следующие сведения о награждении (поощрении) за трудовые заслуги:

а) о награждении государственными наградами, в том числе о присвоении государственных почетных званий, на основании соответствующих указов и иных решений;

б) о награждении почетными грамотами, присвоении званий и награждении нагрудными знаками, значками, дипломами, почетными грамотами, осуществляемыми организациями;

в) о других видах поощрения, предусмотренных законодательством Российской Федерации, а также коллективными договорами, правилами внутреннего трудового распорядка организации, уставами и положениями о дисциплине.

Постановление Минтруда Российской Федерации от 10 октября 2003 года №69 «Об утверждении инструкции по заполнению трудовых книжек» регламентирует порядок внесения сведений о награждении в трудовую книжку. В графе 3 раздела «Сведения о награждении» трудовой книжки в виде заголовка указывается полное и сокращенное наименование организации; в графе 1 - порядковый номер записи (нумерация идет по нарастающей в течение всего периода трудовой деятельности работника); в графе 2 - дата награждения; в графе 3 - кем награжден работник, за какие достижения и какой наградой; в графе 4 - наименование документа, на основании которого внесена запись, со ссылкой на его дату и номер.

В обязательном порядке сведения о поощрениях заносятся также в личную карточку работника (унифицированная форма Т-2, утвержденная Постановлением Государственного комитета по статистике Российской Федерации от 5 января 2004 года №1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты») (приложение Г).

В трудовую книжку не вносятся записи о премиях, которые не являются поощрением работника, но являются составной частью его заработка, то есть, предусмотрены системой оплаты труда или выплачиваются на регулярной основе (пункт 25 Правил ведения и хранения трудовых книжек). Если же сотрудник получил так называемую «персональную» премию за конкретный личный вклад в работу, то сведения о ней должны быть занесены в его трудовую книжку.

Меры морального и материального стимулирования применяются для повышения, обеспечения высокой трудовой дисциплины, укрепление порядка и организованности в организации.

Процедура применения мер поощрения трудовым законодательством определена частично, а значит, во многом определяется работодателем.

 

 

 

 

 

2 СОСТАВЛЕНИЕ КОМПЛЕКСА ДОКУМЕНТОВ ПО ОФОРМЛЕНИЮ ОТПУСКОВ

Право на ежегодный оплачиваемый отпуск имеют все лица, работающие по трудовому договору в организациях, относящихся к любым формам собственности, независимо от степени занятости, места выполнения трудовых обязанностей, занимаемой должности или выполняемой работы, а также срока трудового договора и формы оплаты труда.

Право на оплачиваемый отпуск, наравне с другими работниками имеют временные и сезонные работники. Временными признаются работники, заключившие трудовой договор на срок до двух месяцев. Таким работникам предоставляются оплачиваемые отпуска или выплачивается компенсация при увольнении из расчета два рабочих дня за каждый месяц работы. Сезонными признаются работы, которые в силу климатических и иных природных условий выполняются в течение определенного времени (сезона), не превышающего шести месяцев.

Работникам, занятым на сезонных работах, оплачиваемые отпуска также предоставляются из расчета два календарных дня за каждый месяц работы.

Право на отпуск на общих основаниях имеют лица, работающие по трудовому договору у отдельных граждан, а также надомные работники. Надомными работниками признаются лица, заключившие трудовой договор с организацией о выполнении работ на дому из материалов и с использованием инструментов и механизмов, выделяемых работодателем либо приобретаемых надомником за свой счет.

Ежегодный отпуск представляет собой сумму основного и дополнительного отпусков. Отличия между ними состоят в продолжительности, основаниях и порядке предоставления.

Основной отпуск гарантирован для всех наемных работников. Минимальная продолжительность составляет 28 календарных дней.

Отдельные категории работников, в зависимости от характера, условий труда, состояния здоровья, имеют право на удлиненный отпуск, в частности:

• лица моложе 18 лет - не менее 31 календарного дня;

• работники детских учреждений, некоторых научно-исследовательских учреждений, а также учебных заведений - до 48 рабочих дней;

• мастера производственного обучения образовательных учреждений, специальные педагоги, педагоги-организаторы образовательных учреждений - 36 рабочих дней;

• государственные служащие - не менее 30 календарных дней.

При этом нерабочие праздничные дни, приходящиеся на период отпуска, в число дней отпуска не включаются.

Работнику предоставляется право использовать отпуск за каждый рабочий год (12 месяцев), исчисляемый с первого дня работы в данной организации.

Документы для оформления отпуска:

График отпусков. Код по классификатору: ОКУД 0301020

График отпусков (форма Т-7) оформляется для отражения данных по предоставлению ежегодных тарифных оплачиваемых отпусков работникам предприятия (приложение Д). При его составлении учитываются такие факторы, как специфика деятельности предприятия, действующие нормы законодательства и пожелания сотрудников. График отпусков составляется на основании данных об отпусках всех начальников подразделений и является обязательным для выполнения работодателем и работниками.

График оформляется работником кадровой службы и подписывается им же, а утверждается руководителем предприятия или другим уполномоченным лицом, согласно учредительных или иных нормативных документов.

График составляется по месяцам на календарный год. При переносе отпуска (исключительно с согласия работника) в документ вносятся соответствующие изменения с разрешения лица, утвердившего данный график отпусков. Каждый работник должен быть уведомлен о начале отпуска за две недели до его начала.

Работник отдела кадров при заполнении формы указывает название структурного подразделения, фамилии и должности работников, их табельные номера (при наличии). В разделе "отпуск" проставляется дата запланированного отпуска, а фактическая дата указывается уже по мере ухода сотрудника в отпуск. Также вносятся документы, на основании которых был предоставлен отпуск (приказ (распоряжение), его номер и дата) или перенесен. Начальные даты отпуска могут меняться и оформляются на основании заявлений работников о предоставлении отпуска либо других нормативно-правовых документов предприятия. Все сотрудники должны быть ознакомлены с графиком предоставления отпусков. Руководитель предприятия может довести эти сведения любым удобным способом (оформить приложения к графику для ознакомления и подписи работниками либо добавить в саму форму специальный раздел).

Заявление о предоставлении отпуска. ОКУД 0284071

Форма заявления на отпуск является свободной (приложение Е). Ежегодный оплачиваемый отпуск, согласно статье 114 ТК РФ - это ежегодно предоставляемое время для отдыха работника, с сохранением за работником места работы и среднего заработка.

Заявление на отпуск может оформляться в произвольной форме, заполняется работником от руки или на типовом бланке, разработанном в организации для подобных заявлений.

Заявление о предоставлении отпуска содержит те же реквизиты, что и в обычном кадровом заявлении:

• наименование вида документа;

• дата заявления;

• адресат (кому адресуется);

• отправитель (от кого направляется);

• текст, с указанием необходимого периода отпуска, и причин;

• подпись работника;

• визы (если это предусмотрено в организации).

Сотрудник может написать обычное заявление на отпуск, то есть без указания причин, почему ему нужно пойти не по утвержденному графику. Если руководитель это заявление на отпуск одобрит, нарушения трудового законодательства не произойдет. В график отпусков в качестве основания предоставления отпуска будет занесено заявление работника и приказ о предоставлении отпуска.

Если для организации важно, чтобы все ходили в отпуск по утвержденному графику, можно обязать сотрудников составлять заявления на внеплановый отпуск по особой форме. А именно, указывать причину, по которой работник просит перенести отпуск.

На заявлении необходима виза (резолюция) руководителя организации. При этом руководитель организации вправе отказать сотруднику в просьбе изменить запланированную дату отпуска, если посчитает причины неуважительными. Так как график отпусков обязателен и для компании, и для работников (ст. 123 Трудового кодекса). Это касается и тех случаев, когда сотрудник просит вместо целого предоставить ему часть отпуска, а остаток перенести на другое время, или изменить запланированные даты частей отпуска (ст. 125 ТК РФ).

Также есть категории работников, которые по закону могут уйти в отпуск в любое удобное для них время – работодатель не вправе им отказать, даже если нарушается график:

• Это женщины перед декретным отпуском или сразу после него, а также после отпуска по уходу за ребенком 

• Сотрудники в возрасте до 18 лет

• Внешние совместители организации

• Сотрудники, имеющие беременных жен

• Сотрудники, совмещающие работу с обучением

• Супруги военнослужащих

• Иные льготные категории сотрудников организации

На основе заявления на отпуск составляется приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику. Важно, что если сотрудник внезапно изменит планируемое время отпуска, бухгалтерия может не успеть в срок рассчитать отпускные. Поэтому необходимо предупреждать работников, особенно особую категорию льготников, чтобы сообщали время отдыха заранее.

Приказ о предоставлении отпуска. ОКУД 0284151

Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику оформляется установленной формой Т-6 (приложение Ж). Ответственным за составления бланка является уполномоченный работник кадровой службы. Приказ на отпуск сопровождается следующими документами: заявление о предоставлении отпуска, график отпусков по предприятию, записка-расчет. Работник должен быть уведомлен о предстоящем отпуске не менее чем за пятнадцать календарных дней.

При необходимости приказ на предоставление отпуска может сопровождаться такими документами, как лист нетрудоспособности, свидетельство о рождении ребенка, вызов из образовательного учреждения и справка о подтверждении стажа (для соответствующих видов отпусков). При оформлении приказа об отпуске работник отдела кадров делает отметку в личной карточке и лицевом счете сотрудника и передает один экземпляр приказа в бухгалтерию для перечисления выплат в соответствующий законодательству срок (не позднее трех дней до начала отпуска).

Приказ подписывается руководителем предприятия и после объявляется работнику под его роспись. При заполнении бланка формы Т-6 нужно указать номер формы, наименование организации, номер и дату приказа (распоряжения), фамилию и имя сотрудника, его табельный номер, подразделение, в котором он работает, должность или профессию. Также указывается период, за который сотрудник получает отпуск, а именно рабочий год.

В зависимости от вида отпуска заполняются соответствующие пункты формы (основной ежегодный оплачиваемый, дополнительный ежегодный, учебный, без сохранения заработной платы и другие). Рассчитываются и проставляются количество дней отпуска и указываются даты "с" и "по". За достоверность данных несет ответственность кадровый работник и руководитель предприятия. Все расчеты должны соответствовать трудовому кодексу России и соответствующим нормативно-правовым актам. При оформлении приказа на список сотрудников используется форма Т-6а.

Записка-расчет

Форма Т-60 является стандартной и на официальном языке называется запиской-расчетом о предоставлении отпуска работнику. Заполняется записка-расчет Т-60 непосредственно перед тем, как предоставить сотруднику организации очередной оплачиваемый отпуск. В этот документ входят все необходимые сведения, используемые для расчета отпускных и именно на основании него работник получает перед отпуском полагающиеся ему по закону отпускные средства.

Форма Т-60 содержит два больших раздела. Первый включает в себя персонифицированную информацию о работнике и заполняется специалистом кадровой службы. Второй раздел является основным и содержит сведения о полагающихся сотруднику отпускных начислениях. Оформляет его бухгалтер предприятия.

Заполнение лицевой стороны Т-60:

• В эту часть документа включаются данные о полном наименовании организации, в которой трудится сотрудник с обязательным указанием ее организационно-правового статуса (ЗАО, ООО, ИП).

• Затем чуть ниже вписывается порядковый номер заполняемого документа по внутреннему документообороту и сведения, касающиеся лично работника: его ФИО, должность, структурное подразделение, к которому он относится, а также табельный номер, присвоенный ему при приеме на работу.

• В следующей строке нужно обязательно прописать период, за который предоставляется отпуск (стаж сотрудника по месту работы) и точное количество дней отпуска (по календарю) с четким прописыванием даты начала и окончания отпуска.

• Если сотрудник уходит не в плановый оплачиваемый отпуск, а берет отпуск дополнительный или учебный, то это нужно вписать в соответствующую графу с обязательным указанием количества календарных отпускных дней, а также ссылкой на документ, послуживший основанием на его предоставление (приказ руководства и т.п.)

• В конце листа должна быть поставлена подпись должностного лица, заполнившего документ – в данном случае специалиста кадровой службы.

Заполнение оборотной стороны формы Т-60:

Этот раздел в записке-расчёте по форме Т-60 является основным и включает в себя все сведения, касающиеся причитающихся сотруднику отпускных за расчетный период.

За основу берется информация о доходах за последние 12 месяцев работы на предприятии. Напротив каждого указанного месяца пишется сумма, начисленная сотруднику за этот период. Затем вписывается общее количество дней, за которые рассчитывается отпуск и вычисляется среднедневной размер заработной платы. 

 

 

 

 

 

3 ХАРАКТЕРИСТИКА КОМПЬЮТЕРНОЙ  ПРОГРАММЫ ПО КАДРОВОМУ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ «ФАРАОН»

 

Назначение: Автоматизирует управление персоналом: ведет учет личных дел, кадровых операций (приемы, переводы, увольнения, командировки, больничные, отпуска, обучение, аттестации ...), выводит приказы в соответствии с унифицированными формами, расчитывает остатки отпусков, ведет учет рабочего времени, выстраивает организационную структуру, организует делопроизводство и т.д. 

Разработчик: Центр Кадровых Технологий

Специализация: Адаптация персонала; Аттестация; Воинский учет; Движение сотрудников; Командировки; Обучение; Организационная структура; Отпуска; Учет личных дел; Учет рабочего времени

Платформа: Windows 

СУБД: Interbase (FireBird); MS SQL 

Приобретение: Покупка 

Стоимость: от 15000 руб. 

Автоматизированная система управления персоналом "Фараон" - это современная компьютерная программа, сочетающая в себе функции автоматизации управления персоналом и кадрового делопроизводства. Главными особенностями системы Фараон являются ее наглядность, удобство, гибкая настройка, возможность вести несколько юридических лиц одновременно, а также интеграция с пакетом программ Microsoft Office.

Первая версия Фараона вышла в свет еще в 1995 г. С тех пор Фараон постоянно совершенствуется. В новой, шестой, версии Фараона нашли отражение лучшие идеи предыдущих версий, последние требования российского трудового законодательства, а также самые современные тенденции в области управления персоналом. В настоящее время Фараон успешно используется в сотнях организаций различного профиля деятельности и размера. 

Структура организации

Фараон представляет организационную структуру компании в виде иерархического "дерева", отражающего вложенность подразделений и должностей. Такое представление организационной структуры имеет следующие преимущества: 

Наглядность структурных преобразований

Графическое представление организационной структуры удобно тем, что дает возможность легко выполнять сложные структурные преобразования. Например, в случае поглощения одного подразделения другим, вам будет достаточно мышкой "перетащить" одно подразделение вовнутрь другого. При этом автоматически создастся приказ, изменится штатное расписание, а также внесутся соответствующие изменения в личные дела всех сотрудников данных подразделений. 

Кадровый анализ по структуре организации

Благодаря графическому представлению организационной структуры у пользователей Фараона развивается целостный взгляд на свою компанию и появляется возможность проводить кадровый анализ на любом ее уровне. Проще говоря, можно выполнять поиск или строить отчеты как по всей компании сразу, так и по отдельно взятым подразделениям. Например, вы можете выбрать подразделение и вызвать список работающих в нем сотрудников или вызвать список командировок сотрудников этого подразделения, а также построить штатное расписание или табель учета рабочего времени (T-13) или отчет с расчетом отпусков этого подразделения или всей компании. 

Вывод организационных схем

Фараон выводит в Excel структуру любого элемента компании в виде блок-схемы. В блок-схеме, как в учебнике по менеджменту, отображается выбранное вами количество уровней подчиненности. Для каждого подразделения выводится его название, а для каждой должности выводится ее название и ФИО сотрудника. В Фараоне предусмотрена гибкая настройка цветов заливки элементов, рамок, соединительных линий и шрифтов. Кроме того, можно в ручную оформлять блок-схемы, используя инструментарий Excel, или переносить их в Visio для более удобной обработки.