Вариант 2

   Ситуационные (практические) задачи

1. Раскройте сущность и содержание понятий: бюрократия, централизация и  децентрализация, разделение труда, должностная  ротация, единоначалие, дифференциация и  интеграция, глубина  разделения, диапазон управления.

   Приведите примеры их проявления для конкретной организации  любой сферы деятельности. 

   Бюрократия - в дословном переводе на русский язык означает «власть стола». Оно имеет два аспекта: во-первых, особую систему принципов управления организацией и, во-вторых, слой управленцев, которые, применяя эти принципы на практике, под воздействием объективных условий извращают их, в результате чего возникает бюрократизация управленческого процесса.

   Признаками  ее являются: большое количество правил и инструкций, не нарушая которые, нельзя работать; предельная централизация принятия решений; изолированность работников; наличие сложных неформальных структур власти.

   Бюрократическая организация внутренне противоречива. С одной стороны, чиновники компетентны, быстро действуют, готовы выполнять любой приказ, не взирая на лица; с другой стороны, при этом игнорируется специфика конкретной ситуации, действия осуществляются в соответствии с предписаниями, нарушение которых карается более строго, чем ошибки, ограничивается свобода поведения, преобладают формальные связи и отношения. Такое положение обусловлено особенностями самой организации и положением сотрудников в ней.

   Во-первых, они являются наемными работниками, всецело зависимыми от своих руководителей.

   Во-вторых, несмотря на формально жесткую структуру бюрократической организации, полномочия и ответственность внутри нее четко не разграничены, размыты, «распылены», достаточно условны, в результате чего возникают зоны, свободные от регулирования и контроля, где одинаково допустимым и законным считается любое решение.

   Такая неопределенность укрепляет режим  личной власти руководителей и возможность  практически беспрепятственно вмешиваться  в работу подчиненных, вынужденных  беспрекословно исполнять их распоряжения. Причем, с ростом должностного положения руководителей в управленческой структуре их безнаказанность и безответственность возрастают.

   В-третьих, личный вклад сотрудников в общий  результат не может быть объективно измерен и оценен. Это обусловлено  как обезличенным характером деятельности, в которой нивелируются и растворяются индивидуальные усилия каждого, так и способом самой оценки. Последняя осуществляется руководителем на основе формальных показателей, а то и вовсе без них, и во многом зависит от его личных симпатий или антипатий, а, следовательно, весьма субъективна. В то же время, такая оценка в решающей степени определяет судьбу сотрудника. 

   В качестве примера, возьмем  Новосибирскую компанию ООО «Топ-книга», недавно сменившую свое название и организационно-правовую форму на ЗАО «КнигоМир» (официальная смена юридического лица произошла 1 октябре 2011 года).

   В данной организации  очень развита  бюрократизационная система. Если начать перечисление должностей с самого низшего звена в иерархии организации, то можно увидеть следующую схему:

1. Продавец-консультант/продавец кассир 
2. Товаровед 
3. Зав. Магазином 
4. Директор розничной сети (ДРС)/Работники различных департаментов центрального офиса
5. Директор дивизиона (ДВ)  
6. Региональный директор (РД)
7. Директор дирекции «...» (например «Восток», в которую входят все розничные сети компании ЗАО «КнигоМир» в г.Новосибирск ) 
8. Зам. Директора 
9. Ген. директор.

   Централизация - это организации, в которых руководство высшего звена оставляет за собой право и большую часть полномочий, необходимых для принятия важных решений.

   Чтобы определить степень централизации (децентрализации) выявляют следующие  характеристики: 
1)количество решений, принятых на нижестоящих уровнях управлении (чем их больше, тем меньше степень централизации) 
2)важность этих решений 
3) последствия этих решений 
4) контроль за работой, подчиненных в слабо централизованных организациях, высшее руководство редко проверяет решение подчиненных руководителей.

   Преимущества  централизации в управлении: 
1. улучшает контроль и координацию специализированных функций, уменьшает количество и масштабы ошибочных решений, которые принимают менее опытные руководители 
2. позволяет избежать ситуаций, когда одни отделы организации растут и развиваются за счет других или организация в целом 
3. позволяет экономно и легко использовать знания и опыт персонала центрального административного органа

   Децентрализация – это организации, в которых полномочия распределены по нижестоящим уровням управления.

   Преимущества  децентрализации в управлении: 
1. управлять крупными организациями 
2. принять решение тому руководителю, которому стоит ближе к проблеме и лучше её знает 
3. стимулирует инициативу, позволяет личности отождествлять себя с организацией 
4. помогает в подготовке молодого руководителя к более высоким должностям 

   В ЗАО «КнигоМир» степень  централизации очень  высока, т.к. все решения  принимаются сначала  в центральном  офисе (ЦО). Вся компания контролируется из ЦО, посредством возложения ответственности на руководителей подразделений за исполнение выпущенных распоряжений/приказов.

   Некоторая доля децентрализации  присутствует только на самых низших уровнях: Продавец – Товаровед  – Зав. Магазином. Она проявляется  в проявлении инициативы работников торгового  объекта (ТО)  по выполнению каких-либо текущих  дел (оформление торгового зала ТО, выкладка товара и т.п.).  

   Разделение  труда – это качественная дифференциация трудовой деятельности в процессе развития общества, приводящая к обособлению и сосуществованию различных её видов. Разделение труда существует в разных формах, соответствующих уровню развития производительных сил и характеру производственных отношений. Проявлением разделения труда является обмен деятельностью. 

   Разделение труда существует внутри общества и внутри предприятия. Эти два основных вида разделения труда взаимосвязаны и взаимообусловлены. Разделение общественного производства на его крупные роды (такие, как земледелие, промышленность и др.) К. Маркс называл общим разделением труда, разделение этих родов производства на виды и подвиды (например, промышленности на отдельные отрасли) — частным разделением труда и, наконец, разделение труда внутри предприятия — единичным разделением труда. Общее, частное и единичное разделение труда неотделимы от профессионального разделения труда, специализаций работников. Термин «разделение труда» употребляется также для обозначения специализации производства в пределах одной страны и между странами — территориальное и международное разделение труда 

   В ЗАО «КнигоМир» разделение труда стоит достаточно на высоком уровне – каждый сотрудник выполняет исключительно свою роль в организации, за исключением тех ситуаций, когда необходима подмена другого сотрудника.

   Пример 1: в ТО «Нск18» заболел продавец-консультант, по причине этого, товаровед или заведующий магазином может выполнять его функции до того момента, пока тот не выйдет снова на работу.

   Пример 2: Заведующий магазином  уходит в ежегодный  оплачиваемый отпуск. В свою очередь, он передает все текущие  дела товароведу, который  исполняет обязанности  ЗМ во время его  отсутствия.  

   Должностная ротация – система переводов и перемещений сотрудников внутри подразделения или компании на новые рабочие места на регулярной, правомерной и организованной основе.

   Смысл ротации заключается в том, что:

   1) разнообразие приносит сотруднику  удовлетворение новой занимаемой должностью, новыми выполняемыми функциями, новыми поставленными задачами, достижением новых целей и результатов, то есть развитием собственной карьеры. Следовательно, сотрудник не ищет «новизны» в другой компании (хуже — у конкурентов);

   2) воспитывается чувство общности  между сотрудниками всей компании, усиливается их готовность к  компромиссу, сотрудничеству, работе  в команде. 

   Должностная ротация в ЗАО  «КнигоМир» особо  заметна среди  работников департаментов  центрального офиса. В розничных сетях перемещение сотрудников на другие должности  происходит только в том случае, если где-то увольняется вышестоящий по иерархии сотрудник.

   Пример  перемещения сотрудников  между разными  ТО: в ТО «Нск29»  увольняется Зав.магазином. На его место переводят товароведа из ТО «Нск18», т.к. он стоит в иерархии ближе к ЗМ, чем продавец и имеет опыт исполнения обязанностей ЗМ.  

   Единоначалие - Принцип управления, при котором руководителю предоставляются широкие полномочия, необходимые для выполнения всех функций, а также устанавливается его персональная ответственность за результаты работы. Так же Единоначалие понимается как единоличное управление. 

   Единоначалие в ЗАО «КнигоМир» проявляется в управлении компанией генеральным директором.

   Частичным единоначалием в ЗАО «КнигоМир» можно считать действия ЗМ по отношению к своим работникам в пределах конкретного ТО. 

   Дифференциация  персонала – выделения различных по эффективности групп работников и организации системы их адресного стимулирования. Таким образом, в понятии «дифференциация персонала» объединяются два подпроцесса управления: его оценка и мотивация.

   Оценка  персонала, как известно, представляет собой кадровую процедуру, проводимую для выявления степени соответствия личных качеств работника, количественных и качественных результатов его деятельности, соответствующих определенным параметрам.

   Целевое назначение оценки становится определяющим при выборе ее объекта, предмета и  метода. В нашем конкретном случае результаты оценки увязываются с  системой мотивации труда, а, следовательно, учитываться должны прежде всего результаты труда и самые важные компетенции работников.

   В рамках дифференциации персонала в  масштабах крупного предприятия  наиболее целесообразно использовать метод экспертных оценок в силу его экономичности, относительной простоты использования и приемлемой точности измерений. Это предполагает выбор объекта, предмета оценки, определение экспертов, разработку правил оценочных процедур и оценочной шкалы. Результаты оценки группируются по выделенным уровням эффективности деятельности.

   Мотивация персонала в рамках его дифференциации – это система мер, направленная на побуждение к активной деятельности работников по достижению целей коллектива и удовлетворению их потребностей, что предполагает как материальное, так и моральное стимулирование в зависимости от эффективности деятельности. 

   Дифференциация  персонала в ЗАО  «Книгомир» проявляется  только в тех ТО, в которых имеется  относительно большой  штат сотрудников (10-15) человек. В этих ТО целесообразно проводить дифференциацию персонала для выполнения поставленных задач (перемещение отделов внутри магазина и т.п.) 

   Интеграция  персонала - процесс объединения экономических субъектов, с развитием связей между ними и улучшения взаимодействия.

   Т.е. под интеграцией персоналом следует понимать объединений работников в рабочие структуры – группы, подразделения, отделы и т.д.

   Так же, под интеграцией персонала понимается адаптация нового сотрудника при помощи руководителя к новой должности (в коллектив). 

   Когда в одном из ТО розничной  сети ЗАО «КнигоМир» происходит частичная  смена персонала, то процессом интегрирования сотрудника в коллектив  занимается непосредственно  заведующий магазином, в ТО которого был  принят на работу новый  сотрудник. ЗМ проводит первоначальную подготовку нового сотрудника, объясняя ему его обязанности, права. 

   Диапазон  управления – количество подчиненных, находящихся под непосредственным управлением руководителя в организации (структурном подразделении).

   В каждой организации должно быть определено, каким количеством подчиненных может управлять руководитель.  

   Если  брать среднестатистический ТО  ЗАО «Книгомир», то в подчинении ЗМ обычно от 3 до 12 человек. Если же брать уровнем  выше, то в подчинении у директора розничной  сети уже 5-8 человек.

   Чем выше должность управляющего, тем меньше человек  находится у него в непосредственном управлении.  

№2. Используя положения и выводы теории Гласиер, опишите конкретную организацию любой сферы деятельности.

   Теория  Гласиер появилась в результате осуществления долгосрочного исследовательского проекта в конце 1940-х гг. Она выделяет сосуществование четырех подсистем в каждой организации, выполняющих исключительные функции и взаимодействующих.

   Исполнительная подсистема – это структура, состоящая из функций, исполнители которых должны следовать определенным требованиям. Процесс разделения труда, департаментализация и передача полномочий приводят к созданию различных функций, взаимодействующих для выполнения работы в организации. Функции образуют иерархию или цепь команд, а оптимальное количество уровней определяется с помощью требуемой нагрузки времени для каждой функции.

   Работа  в организации предъявляет разные требования к тем, кто занимается различными вертикальными функциями  в иерархии. Работа в первом эшелоне обязательно выполняется на таком уровне абстракции, который вызывает необходимость отчета за короткий период. Чем выше подниматься по иерархии работ, тем больший требуется период времени для очередного отчета. По мере продвижения по иерархии функций объект работы становится более отдаленным.

   При оптимальной исполнительной структуре  работа анализируется на каждом уровне для определения нагрузки времени. Иерархия исполнительной подсистемы разработана  так, чтобы показать, что каждая пара «руководитель – подчиненный» – это отличительный признак именно одного уровня. При этом функции отбора и укомплектования штата предполагают поиск людей с требуемой нагрузкой времени для выполнения рабочих требований.

   Апелляционная подсистема имеет следующие основные черты:

   – каждый член организации имеет право обжаловать любое решение руководителя на более высоком уровне управления, вплоть до уровня главного управляющего;

   – в отдельных случаях он может обратиться в апелляционный суд, состоящий из представителей рабочего совета, правления и председателя суда, приглашенного со стороны;

   – задача работника, рассматривающего жалобу, состоит в принятии решения исходя из политики организации, «установленного порядка» и прецедента;

   – любая сторона, заслушивающаяся по поводу жалобы, может обратиться к адвокату за консультацией;

   – не существует реального различия между ролями руководителя в исполнительной и апелляционной подсистемах.

   Представительская подсистема формируется путем избрания представителей, входящих в рабочий совет вместе с руководителями.

   Представители доводят до сведения руководителей  жалобы членов организации.

   Эти жалобы могут относиться к любому аспекту работы, управления или качественных и количественных аспектов. Представительская  подсистема функционирует на основе принятых законов.

   Функция законодательной подсистемы – выработка политики организации с участием избранных представителей рабочего совета.

   Представители на встречах с руководителями вырабатывают «установленный порядок», который позволяет  руководителям действовать в широких рамках.

   Законодательная подсистема принимает решения о  найме, распределении работ во времени, правилах работы и др.

   Суть  теории Гласиер заключается в  том, что любой организации присущ универсальный принцип сосуществования  двух систем – производственной и социальной. Теория вводит в структуру организации социальный фактор и предполагает учет интересов, как производства, так и работников. Теоретики Гласиер полагали, что руководитель должен в равной мере обеспечивать функционирование как исполнительной, так и представительской подсистемы.

   Несомненными  плюсами данной системы являются:

1. Повышение результативности за счет внедрения принципов подотчетности (четкого понимания каждым сотрудником своих целей, зон подотчетности, подчинения и полномочий), ускорение процесса принятия решений.
2. Повышение эффективности функционирования компании за счет оптимизации организационной структуры и приведение в соответствие уровней способности сотрудников и решаемых ими задач.
3. Создание комфортной рабочей атмосферы – повышение уровня доверия между сотрудниками организации за счет прояснения и согласования рабочих отношений и полномочий.

   С точки зрения теории Гласиер, ЗАО «Книгомир» характеризуется  следующим образом:

   Исполнительная  подсистема.

   Каждый  работник в компании выполняет только те функции, которые он обязан выполнять в соответствии со своей должностной инструкцией. За каждым периодом времени, отведенному на выполнение определенного поручения следует отчет о проделанной работе. В зависимости от ступени иерархии отчеты отличаются друг от друга формой и содержанием. Зачастую, отчеты имеют письменную форму. Т.к. проделанная работа анализируется на каждом уровне иерархии, следует вывод что исполнительная система в ЗАО «КнигоМир» оптимальна.

   Апелляционная подсистема.

   В ЗАО «КнигоМир» апелляционная система выражается в следующем:

   Любой сотрудник компании может обжаловать решение своего руководителя на более высоком уровне управления, вплоть до уровня главного управляющего.

   Апелляционный суд не создается, все жалобы работников обрабатываются,  как это ни странно, работниками из Службы безопасности (СБ) компании. Хотя, если проводить параллели между понятиями, то апелляционным судом будет являться СБ ЗАО «Книгомир»

   Представительская подсистема.

   Представительской подсистемы в ЗАО «КнигоМир» не существует. В сове руководителей находятся исключительно руководители, отвечающие за различные департаменты и функции.

     Законодательная подсистема.

    Функции законодательной  системы в сфере  найма новых работников выполняет отдел кадров компании. Распределением работ во времени – руководитель каждого звена в компании. Правила работы в компании того или иного департамента устанавливает непосредственно руководитель этого департамента, предварительно согласовав их с юридическим департаментом, отделом кадров и с вышестоящим руководством – зам.ген.дирекора ЗАО «Книгомир».

    Пример: В департамент  по разработке технической  базы ТО назначается  новый руководитель, который желает изменить правила работы своих  подчиненных. Для  этого ему требуется:

1. составить новые правила работы,
2. согласовать их с юридическим департаментом - на предмет правомерности новых правил по отношению к работникам;
3. Согласовать в письменной форме с зам.ген директора новые правила работы
4. согласовать с отделом кадров новые правила работы – это делается для того, чтобы в случае приема нового сотрудника, он был ознакомлен с требуемыми от него обязанностями.
5. Издать распоряжение о внедрении новых правил работы в департаменте
6. Ознакомить работающих сотрудников с новыми правилами работы.

   Тесты 

№1 В какой из организационных структур управления наиболее остро стоит проблема своевременной и качественной реализации руководителями своих функций?

1. линейной
2. функциональной
3. линейно-функциональной
4. проектной

  Ответ: 2. функциональной 

№2 К бюрократическому типу организационных структур относится ...?

1. бригадная,
2. матричная,
3. функциональная

  Ответ: 3. функциональная 

№3 Недостатком линейно-функциональной структуры является ...?

1. отсутствие тесных связей и взаимодействия на горизонтальном уровне между структурными подразделениями
2. более глубокая подготовка решений и планов, связанных со специализацией работников
3. развитая система взаимодействия по вертикали, а именно подчинение по иерархии управления
4. освобождение главного линейного менеджера от глубокого анализа проблем

  Ответ: 1. отсутствие тесных связей и взаимодействия на горизонтальном уровне между структурными подразделениями

№4 Что из нижеперечисленного НЕ относится к общим принципам построения организационных структур?

1. централизации – децентрализации
2. специализации
3. адаптивности
4. экономичности

   Ответ: 1. централизации – децентрализации 

№5 Что является недостатком функциональной структуры управления?

1. уменьшение потребности в специалистах широкого профиля
2. трудности координации между функциональными подразделениями
3. высокая компетентность специалистов, отвечающих за выполнение функций (повышение профессионализма)

   Ответ: 2. трудности координации между функциональными подразделениями 

№6 Какой тип организации характеризуется наличием неформальных объединений людей, направленных на решение постоянно возникающих новых проблем и создаваемых на временной основе?

1. линейно-функциональный
2. матричный
3. адхократический

Ответ: 1. Линейно-функциональный 

№7 Какому понятию соответствует определение: «целое образованное согласованием, взаимоподчинением составляющих его частей, элементов»?

1. система,
2. устойчивость,
3. структура.

Ответ: 1. система

№8 Что значит описать систему?

1. перечислить входящие в систему элементы,
2. определить уровни иерархии системы,
3. определить ее функцию, сформулировать цель, определить совокупность альтернатив функционирования системы.

Ответ: 3. определить ее функцию, сформулировать цель, определить совокупность альтернатив функционирования системы. 
 

№9 Какому понятию соответствует определение: «возрастание отличий, несоответствий между частями целого»?

1. полимеризация,
2. дифференциация,
3. интеграция.

Ответ: 2. дифференциация 

№10 Какие процессы из нижеперечисленных относятся к элементарным процессам структурных преобразований?

1. конъюнкция
2. ассимиляция
3. дизъюнкция
4. гибридизация

Ответ: 1. Конъюнкция, 3. Дизъюнкция, 4. гибридизация