Ирина Эланс

Автор который поможет с любыми образовательными и учебными заданиями

Контрольная работа по «Организации делопроизводства и персональный менеджмент». 4

Федеральное агентство по образованию

Государственное образовательное учреждение

высшего профессионального образования

ВСЕРОССИЙСКИЙ ЗАОЧНЫЙ ФИНАНСОВО ЭКОНОМИЧЕСКИЙ ИНСТИТУТ

Факультет менеджмента и маркетинга

КОНТРОЛЬНАЯ РАБОТА

по дисциплине «Организация делопроизводства и персональный менеджмент»

Вариант №17

Выполнил: Д.Е.Солянник

Студент: 4 курса

Специальность: менеджмент

№ з/к: 10ммд46235

Преподаватель:

Курзюкова Ф.В.,кэн,доцент

г.Новороссийск

2013год.

Содержание

1. Организация пресс-конференций; участие в выставках, ярмарках. . . . . . . .3

2. Классификация управленческих документов. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7

3. Составьте образец гарантийного письма. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .9

Список использованных источников. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12

1. Организация пресс-конференций; участие в выставках, ярмарках

Пресс-конференция — мероприятие для СМИ, проводимое в случаях, когда есть общественно значимая новость, и организация или отдельная известная личность, непосредственно связанные с этой новостью, желают дать свои комментарии по этой новости, которые были бы интересны и важны для общественности.

Назначение пресс-конференций - способствовать адресному распространению информации (новостей, документов, фотографий) среди редакций СМИ.

Наиболее оптимальное время проведения пресс-конференции — с 11.00 до 16.00.

Время проведения пресс-конференции обычно от 30 минут до 3 часов в зависимости от темы и количества журналистов.

Комментированность предлагаемой информации достигается, во-первых, приглашением признанных авторитетов в своей области, лично заинтересованных в сообщении максимально полных сведений, а во-вторых, самим регламентом пресс-конференции, предусматривающим уточняющие вопросы журналистов, снабжение их пресс-релизами, фотографиями, текстами речей и выступлений.

Подготовительные мероприятия пресс-центра предусматривают согласование ряда организационно-технических и творческих вопросов. День и время проведения встречи с журналистами должны учитывать существующий график выпуска в свет большинства газет. Приглашения рассылаются по редакциям заранее. Если в нем будет обозначена просьба сразу подтвердить участие, то организаторы будут заранее знать, сколько журналистов будут присутствовать в зале, на сколько персон готовить фуршет или коктейль. (Кстати, если коктейль намечается, в приглашении принято упоминать об этом.)

Аккредитация (время и место) объявляется также в приглашении. Информационный пакет документов (пресс-кит) готовится заранее; на подготовительном этапе определяется перечень документов, подбор их в папки.

Сценарий пресс-конференции содержит перечисление всех событий будущей пресс-конференции с указанием исполнителей и времени (в минутах!), отводимого на каждую из этих частей единого мероприятия:

- открытие, представление хозяев (устроителей) пресс-конференции;

- вступительное слово ведущего;

- выступления (информационные сообщения);

- вопросы и ответы;

- закрытие;

- неофициальная часть, включающая просмотр слайдов, видеороликов и т.п.

Репетиция всех участников будущей пресс-конференции необходима для новичков, впервые выходящих на встречу с журналистами. При этом выбирается режим освещения площадки, готовность средств связи, интерьер (со столом президиума), ракурсы съемок, микрофоны в зале и пр. Выступления на пресс-конференции готовятся заранее; они или просто зачитываются, или произносятся в режиме импровизации по выученному наизусть тексту. Характер этих выступлений, их структура зависят от целей пресс-конференции.

Одной из форм связи с общественностью, дающей возможность распространять информацию о фирме, представлять свои товары (услуги), является участие в выставке, ярмарке. Торговые ярмарки (выставки) позволяют одновременно распространять и получать новейшую экономическую, техническую и коммерческую информацию. Участвуя в ярмарке (выставке), предприятия с помощью образцов (экспонатов) демонстрируют товары (услуги) одной или нескольких отраслей, а посетитель составляет впечатление о перспективах деятельности этих предприятий. Торговые ярмарки способствуют обмену информацией и заключению торговых соглашений. Информация распространяется путем показа рекламных каталогов, видеофильмов, образцов новых моделей и т.п. Торговые ярмарки (выставки) экономят время покупателей и продавцов при знакомстве с экспонатами, предоставляют неограниченные возможности личного отбора товаров и непосредственного заключения контрактов.

Для того чтобы участие в ярмарке (выставке) принесло ощутимый эффект, необходимо хорошо подготовиться к ее проведению. Для этого следует выяснить: масштабы ярмарки (выставки); какие фирмы представляют свою продукцию; регламент выставки или ярмарки (открытие, демонстрация, пресс-конференции, презентации, финал); какие экспонаты (товары и услуги) и в каком количестве будут демонстрироваться, каковы затраты на их подготовку и установку. Демонстрация технических усовершенствований должна проводиться на технически оснащенной и эстетически оформленной продукции. Служба ПР должна определить, какие виды связи с СМИ являются наиболее целесообразными с точки зрения пропаганды имиджа фирмы.

Специалисты, принимающие участие в работе ярмарки (выставки), должны быть хорошо подготовлены в профессиональном отношении и знать правила делового общения. Успех контактов с посетителями возможен при наличии деликатного подхода, теплого приема, безупречного обхождения и профессионального обслуживания. Целесообразно иметь переводчика, владеющего несколькими иностранными языками.

Деятельность служб ПР на ярмарках (выставках) включает следующие мероприятия:

- изготовление различных рекламных материалов, которые придают стенду индивидуальность (световые сигналы, диаграммы);

- бесплатная раздача мелких сувениров с фирменными знаками отличия (брелки, значки, рекламные пакеты и т.п.);

- раздача образцов товаров для их рекламного позиционирования;

- организация различных специальных мероприятий: шоу, дегустации, конкурсов для привлечения посетителей;

- участие в шоу, презентациях, пресс-конференциях, проводимых по инициативе администрации ярмарки (выставки);

- пропагандирование достижений фирмы за счет организации интервью, демонстрации видеофильмов, слайдов с одновременным проведением коктейлей для журналистов, клиентов;

- обеспечение персонала стенда фирменной одеждой;

- постоянный анализ эффективности коммуникаций путем просмотра писем с выражением благодарности, телеграмм, факсов, телексов, а также оценку деловых контактов с авторитетными покупателями, организациями, журналистами, которые были приглашены, но не смогли посетить ярмарку (выставку).

2. Классификация управленческих документов

Классификация управленческой документации - распределение всей управленческой документации на группы в зависимости от ее функционального назначения.

Разновидности документов по функциям и задачам управления включены в Общероссийский классификатор управленческой документации ОК, 011-93, введенный Госстандартом Российской Федерации. К организационно-распорядительным документам относятся:

- организационные документы (положение о совете директоров акционерного общества, положение о службе (отделе) управления, должностные инструкции работников подразделений организации, правила внутреннего трудового распорядка, положение о персонале, штатное расписание);

- распорядительные документы (приказы, распоряжения, решения совета директоров, и указания - распорядительные документы, относящиеся к основной деятельности организации; приказы, распоряжения по личному составу, отражающие конкретные управленческие ситуации процессов движения кадров, их учета, оценки и т.д.);

- информационно-справочные документы (протоколы заседаний аттестационных и квалификационных комиссий, акты о нарушении трудовой дисциплины, переписка по вопросам работы с кадрами, докладные и объяснительные записки, заявления, графики отпусков и т.п.).

К документам по персоналу относятся: трудовые книжки, справки с места работы, типовой трудовой договор (контракт), характеристики или рекомендательные письма, резюме, автобиографии и др. Из учетных документов следует выделить заявление о приеме на работу, личную карточку Т-2, заполняемую на всех работников и служащую для подтверждения трудового стажа, личный листок по учету кадров и дополнение к нему или анкету и дополнение к ней и т.д. Плановой документацией являются плановые задания по кадровым вопросам, заявки на молодых специалистов, наряды, плановые расчеты по численности, оплате труда и т.п. Отчетно-статистическая документация составляется по численности, балансу рабочего времени, заработной плате, производительности труда, высвобождению работников и т.д. К информационно-справочным документам относятся: протокол, письмо, гарантийное письмо, факс, претензия и др. К управленческой документации относятся документы по организации защиты коммерческой тайны: перечень сведений, памятка работнику, обязательство о неразглашении тайны; договоры о материальной ответственности; исковые заявления.

В организациях, на предприятиях и фирмах функционирует множество документов, которые классифицируются на шесть групп:

- по средствам фиксации — на письменные (рукописные, машинописные и изданные типографским способом); графические (чертежи, схемы, планы, графики, рисунки и т.д.); фотокинодокументы; фонодокументы (фонограммы);

- по видам деятельности — на организационные, распорядительные, плановые, отчетно-статистические, финансовые, бухгалтерские, расчетно-денежные, по материально-техническому снабжению и сбыту, внешней торговле и т.д.;

- по месту составления — на внутренние (составленные работниками данного предприятия) и внешние (поступающие от других предприятий и лиц);

- по форме — на индивидуальные и типовые;

- по срокам исполнения — на срочные (требующие исполнения в срок, установленный законом, инструкцией, приказом) и несрочные (для которых срок исполнения не установлен);

- по происхождению — на служебные (затрагивающие интересы предприятия, подразделения, группы работников) и личные (касающиеся конкретного лица).

3. Составьте образец гарантийного письма

Гарантийное письмо предназначено для предоставления адресату письменных гарантий с подтверждением обещаний или условий, намерений или действий отправителя, так или иначе связанных с интересами адресата.

Гарантийное письмо может быть адресовано организации или физическому лицу. Само слово "гарантия" может не фигурировать в тексте письма, тем не менее, письмо будет оставаться документом, содержащим гарантии. В гарантийном письме гарантироваться могут, например, оплата за выполненную работу, сроки ее выполнения работ, качество выполнения работ, качество поставляемого товара, сроки его поставки, оплата полученной продукции и т. п. Чаще всего такие гарантии требуются, если одна из сторон не уверена в том, что определенные договоренности будут выполнены. Эти пункты могут составить содержание всего письма или быть его составляющей. Гарантийные письма носят подчеркнуто юридический характер, соответствуя по статусу документам договорного характера, т.е договорам и дополнительным соглашениям.

Чаще всего гарантийные письма предоставляются для подтверждения факта оплаты. В этом случае обязательным является указание ссылки на номера договора или счета, согласно которым должна быть произведена оплата. В тоже время гарантийное письмо может быть документом и для третьих лиц. Например при регистрации юридического лица, достаточно гарантийного письма на предоставление юридического адреса, так как заключение договора аренды офиса не возможно. Так же гарантийное письмо может быть принято и банком, как обеспечение кредита. Письмо в этом случае будет подтверждением того, что адресат получит необходимую сумму для его погашения.

Гарантийное письмо отличает ясность, точность и однозначность формулировок - поскольку в нем идет речь о предоставлении адресату гарантий от имени и по поручению организации или должностного лица. В нем обязательно указывается вид операции, а иногда и полная процедура, которая будет произведена.

Гарантийные письма могут начинаться с изложения сути предоставляемых адресату гарантий, к примеру: "Настоящим письмом гарантируем...". В иных случаях гарантийное письмо может содержать изложение причин, которыми вызвано намерение автора заявить о своей готовности предоставить адресату определенные гарантии. В этом варианте соответствующее заявление формулируется в заключительной части, например: "Оплату гарантирую" или "Своевременную и полную оплату гарантируем".

Характерной чертой данного вида письма является наличие наряду с подписью автора (чаще, директора организации) подписи должностного лица, в непосредственном ведении которого находятся финансовые или иные денежные вопросы. В случае, если гарантийное письмо направляется как обязательство оплаты за покупку, оказанную услугу и т. д., то в письме обязательно указываются банковские реквизиты организации-плательщика.

К характерным фразам гарантийного письма можно отнести следующие:

Гарантируем...
Гарантируем, что...
Компания "Партнер" гарантирует...
Подтверждаем, что произведем оплату
Просим выслать в наш адрес наложенным платежом ...
Оплату в срок .... гарантируем...
Настоящим гарантируем...

Правила оформления гарантийного письма соответствуют общим правилам оформления деловых писем.

Образец гарантийного письма

Исх. № 48 от 01.04.2012 Директору ООО «КЭЗ КВТ»

Иванову В.В.

От директора ООО «Гелиос»

Петрова Ю.А

ГАРАНТИЙНОЕ ПИСЬМО

Просим Вас начать изготовление термоусаживаемых муфт 3КВТП 10-25/50 (КВТ) в количестве 280 штук по счету № 1243 от 30.03.2012

Оплату за товар в сумме 350 000 (Трехсот пятидесяти тысяч) рублей гарантируем произвести до 28.04.2012

Наши реквизиты:

ООО «Гелиос»

ИНН 4029042280

ОГРН 1104029000030

Юридический адрес: 248025, г.Калуга, ул. Промышленная, д. 34

Р/с № 407 28 108 000 100 08 083

В банке ОСБ Сбербанк 8608

К/с № 301 018 108 000 000 007 07

БИК 045017707

Директор ООО «Гелиос» (подпись) расшифровка подписи

М.П.

Список использованных источников

Федеральный закон от 27 июля 2006 г. № 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и защите информации"
Андреева В.И. Делопроизводство: практическое пособие. — М.: Бизнес-школа "Интел-Синтез", 2009.
Белов А.Н., Белов А.А. Делопроизводство и документооборот: учебное пособие.— М.: ЭКСМО, 2007.
Васильев М.В., Деловое письмо. М.: Налоговый вестник, 2011.
Васильева И.Н., Островский Э.В., Юртаев И.Ю. "Организация делопроизводства и персональный менеджмент": учебное пособие. — 3-е изд. — М.: Вузовский учебник, 2009.
Кирсанов М.В., Аксенов Ю.М. Курс делопроизводства: Учебное пособие. 4-е изд., испр. И доп. М.: Новосибирск: СибАГС, 2010.
Организация работы с документами: Учебник, 2-е изд., перераб. и доп. / Под ред. проф. В.А. Кудряева. М.: ИНФРА-М, 2005.
Савенкова Т.М. Документирование и делопроизводство: Учебно-методический комплекс для дистанционного обучения. Новосибирск: СибАГС, 2009.

Контрольная работа по «Организации делопроизводства и персональный менеджмент». 4 📙 Контрольная → 🆔 64452