Корректировка организационных систем

Содержание

Введение........................................................................................................3

Глава 1 Поэтапное проектирование организационной системы.............5

1.1 Анализ организационной структуры...................................................5

1.2 Проектирование организационной  структуры...................................6

1.3 Оценка эффективности организационных систем..............................9

Глава 2 Корректировка организационных систем.................................15

2.1 Причины корректировки организационной системы........................15

2.2  Реинжиниринг организационной системы предприятия.................19

2.3 Диагностическое обследование как метод оперативной коррекции системы управления деловой организацией.......................................................21 Заключение.................................................................................................25

Список использованной литературы........................................................28

Введение

Научно обоснованное формирование организационных структур управления - актуальная задача современного этапа адаптации хозяйствующих субъектов к рыночной экономике. В новых условиях необходимо широко использовать принципы и методы проектирования организации управления на основе системного подхода.

Без развития методов проектирования структур управления затрудняются совершенствование управления и повышение эффективности производства в силу ряда причин: в новых условиях в целом ряде случаев нельзя оперировать старыми организационными формами, которые не удовлетворяют требованиям рыночных отношений, создают опасность деформации самих задач управления; в сферу хозяйственного управления невозможно переносить закономерности управления техническими системами. Комплексный подход к совершенствованию организационного механизма во многом был подменен внедрением и использованием автоматизированных систем управления (АСУ) - работой исключительно важной, но не единственной в развитии управления на всех уровнях. Создание автоматизированных систем управления нередко ведется в отрыве от улучшения структуры управления, недостаточно связано с организационными факторами; создание структуры должно опираться не только на опыт, аналогию, привычные схемы и, наконец, интуицию, но и на научные методы организационного проектирования; проектирование сложнейшего механизма - механизма управления - должно возлагаться на специалистов, владеющих методологией формирования организационных систем.

Важной особенностью современной науки является стремление представить проблему формирования и совершенствования производственных систем как научную задачу организационного проектирования.

В самом общем виде организационное проектирование можно определить как процесс упорядочения организационно-структурных характеристик системы для достижения или улучшения их эффективности, адаптивности и результативности.

Предметом организационного проектирования в низовом звене народного хозяйства - на предприятии, в учреждении - является система организации производства, труда и управления в организации в целом, в ее подразделениях или отдельных видах деятельности.

Целью организационного проектирования в этих условиях становится разработка новых организационных систем или предложений по изменению существующих систем, а результатом - комплект технической, организационной и планово-экономической документации, необходимой для создания и осуществления на практике организационной, производственной системы.

Целью работы является рассмотрение основ проектирования и корректировки организационных систем.

Цель позволила сформулировать задачи, которые решались в данной работе:

1. Рассмотреть основные понятия организационной структуры и процесс ее формирования;

2. Методы проектирования структур и оценка эффективности организационных систем;

3. Понятия корректировки организационных структур.

1 Поэтапное проектирование  организационной системы

1.1 Анализ организационной  структуры

Выделяют три этапа процесса проектирования организации.

Первый этап - анализ действующей организационной структуры, который призван установить, в какой мере она соответствует требованиям, предъявляемым к организации, т. е. насколько она рациональна с точки зрения установленных оценочных критериев. К оценочным критериям обычно относят:

- принцип распорядительства  и подчинения, исключающий двойственность  подчинения и возможность получения  противоречивых указаний;

- соответствие звеньев  управления функциям управления;

- принцип четкого функционального  разграничения - каждое звено должно  иметь четко очерченные функции, не затрагивающие функции других  подразделений;

- принцип соответствия  между поставленными целями и  выделенными ресурсами;

- принцип соответствия  эффективности производства и  экономичности - должно быть найдено  оптимальное соответствие между  эффективностью и затратами;

- принцип оптимального  сочетания централизации и децентрализации  производства и управления. При  централизации создаются условия  для эффективного применения  средств управленческой техники, специализации подразделений и  исполнителей, но при этом может  понизиться активность и ответственность  низовых звеньев управления. При  децентрализации руководства их  активность повышается;

- принцип минимализации  ступеней управления - чем меньше  ступеней в организационной структуре, тем более гибко  и оперативно  будут приниматься и реализовываться  управленческие решения;

- принцип соответствия  прав, обязанностей и ответственности  каждого звена управления и  должностного лица;

- принцип прямоточности - производственные и информационные  процессы должны идти по кратчайшему  пути с минимальным количеством  вспомогательных операций;

- принцип распространенности  контроля - правильное определение  нормы управляемости;

- принцип эффективности  хозяйственной деятельности - изменение  технологического процесса, углубление  межфирменного сотрудничества, техническое  переоснащение организации и  т.п.

В результате анализа выявляются недостатки, выясняются причины слишком медленного повышения эффективности управления.

1.2 Проектирование  организационной структуры

Второй этап — проектирование оргструктур. Методические подходы к проектированию организационной структуры управления в зависимости от заложенных в них сочетаний используемых методов можно условно объединить в четыре группы:

1) аналогий - предполагает  использование опыта проектирования  структур управления в аналогичных  организациях;

2) экспертный - базируется  на изучении предложений экспертов-специалистов. Они могут (в зависимости от  поставленных задач) либо сами  спроектировать варианты организационной  структуры, либо оценить (провести  экспертизу) разработанные проектировщиками  структуры;

3) структуризации целей - предусматривает выработку системы  целей организации и ее последующее  совмещение с разрабатываемой  структурой. В этом случае организационная структура управления строится на основе системного подхода, который проявляется в форме графических описаний этой структуры с качественным и количественным анализом и обоснованием вариантов ее построения и функционирования;

4) организационного моделирования  — позволяет четко сформулировать  критерии оценки степени рациональности  организационных решений. Его суть  состоит в разработке формализованных  математических, графических или  машинных описаний распределения  полномочий и ответственности в организации.

В процессе проектирования оргструктур управления организацией, как правило, решаются следующие задачи: определение типа структуры управления; уточнение состава и количества подразделений по уровням управления; численность административно-управленческого персонала; характер соподчиненности между звеньями организации; расчет затрат на содержание аппарата управления.

В конечном итоге устанавливаются управленческие функции для каждого структурного подразделения, потоки информации, взаимосвязи и документооборот, полномочия, ответственность и права подразделений и работников.

Вместе с тем, проектируя новую оргструктуру управления, нельзя забывать о требованиях, предъявляемых к оргструктурам, и принципах их построения.

Требования к организационной структуре

1. Оптимальность. Структура  управления признается оптимальной, если между звеньями и ступенями  управления на всех уровнях  устанавливаются рациональные связи  при наименьшем числе ступеней  управления.

2. Оперативность. Суть данного  требования состоит в том, чтобы  за время от принятия решения  до его исполнения в управляемой  системе не успели произойти  необратимые отрицательные изменения, делающие ненужной реализацию  принятых решений.

3. Надежность. Структура  аппарата управления должна гарантировать  достоверность передачи информации, не допускать искажений управляющих  команд и других передаваемых данных, обеспечивать бесперебойность связи в системе управления.

4. Экономичность. Задача  состоит в том, чтобы нужный  эффект от управления достигался  при минимальных затратах на  управленческий аппарат. Критерием  этого может служить соотношение  между затратами ресурсов и  полезным результатом.

5. Гибкость. Способность  изменяться в соответствии с  изменениями внешней среды.

6. Устойчивость структуры  управления. Неизменность ее основных  свойств при различных внешних  воздействиях, целостность функционирования  системы управления и ее элементов.

Совершенство организационной структуры управления во многом зависит от того, насколько при ее проектировании соблюдались принципы проектирования:

1) целесообразное число  звеньев управления и максимальное  сокращение времени прохождения  информации от высшего руководителя  до непосредственного исполнителя;

2) четкое обособление  составных частей оргструктуры (состава  ее подразделений, потоков информации  и пр.),

3) обеспечение способности  к быстрой реакции на изменения  в управляемой системе;

4) предоставление полномочий  на решение вопросов тому подразделению, которое располагает наибольшей  информацией по данному вопросу;

5) приспособление отдельных  подразделений аппарата управления  ко всей системе управления  организацией в целом и к  внешней среде в частности.

Следует иметь в виду, что в различных организациях (с учетом специфики их работы) используются и другие принципы построения оргструктур, наиболее полно отражающие особенности их функционирования.

Таким образом, в процессе проектирования организационных структур различают три стадии: аналитическую (изучение существующей практики и требований к построению оргструктур); проектную (проектирование (моделирование) структуры управления), организационную (организация внедрения спроектированной оргструктуры).

Процесс организационного проектирования состоит в последовательном сближении рациональной структуры управления с ее эталонной моделью. Особенно важно то, что этот процесс происходит не только на этапе создания организации, но и после начала ее работы, т.е. этот процесс носит перманентный характер. При этом методы проектирования позволяют осуществлять оценку и выбор наиболее эффективных вариантов организационных решений, один из которых может быть принят к практической реализации.

В настоящее время появились автоматизированные системы, позволяющие по функциональным целям и сведениям о состоянии ресурсов организации и о динамике развития внешней среды получить соответствующий проект организации. Однако не следует слишком преувеличивать роль автоматизированных информационных систем в решении задачи проектирования организаций.

1.3 Оценка эффективности организационных систем

Завершающий этап организационного проектирования заключается в проведении экспертизы проекта.

Экспертиза проекта представляет собой окончательный вывод высококвалифицированных научных и практических специалистов в соответствующей отрасли или сфере деятельности проектируемого объекта, представленный в форме письменного заключения. В заключении приводится оценка научного и технического уровня проекта, его эффективность и пригодность или непригодность к осуществлению. Кроме того, на завершающем этапе предлагаются рекомендации по совершенствованию проекта, например, по снижению экономических потерь, инвестиционных рисков, а также указываются на имеющиеся и возможные отступления от стандартов, правил, норм и эталонов проектирования.

В практике организационного проектирования различают два вида экспертизы: внутреннюю и внешнюю.

Внутреннюю экспертизу выполняет, как правило, сама проектирующая организация или ее ведомство. Она осуществляется путем технического контроля проектной документации, проведение согласований с заинтересованными организациями и главными специалистами учреждения-разработчика, результатами обсуждений техническими советами и других инстанций.

Внешняя экспертиза осуществляется внешними организациями: силами заказчика, инвестора, службами государственной инспекции и другими видами надзора. При этой экспертизе осуществляется проверка согласования проекта с ведомствами других отраслей народного хозяйства (транспорт, связь и т. д.). В частности, согласование с инвесторами выполняется на основе типовой методики по оценке инвестиционных проектов и их отбору для финансирования.

Для оценки технико-экономического и организационно-технического уровня проекта применяется большая группа показателей с целью выявления неиспользованных возможностей интенсификации процессов ресурсосбережения. Такие расчеты экономии производятся как в натуральном, так и в стоимостном выражении по следующим видам:

- потреблению сырья, материалов, топлива, энергии и т. п.;

- производственным площадям;

- оборудованию и другим видам основных средств;

- численности персонала;

- информационным ресурсам и т. д.

Для характеристики технического уровня проектируемого объекта определяются относительные показатели всех основных ресурсов: производительности труда, коэффициенты использования машин, материалов, уровни механизации и автоматизации производства и другие.

Оценка финансовой и экономической эффективности проекта осуществляется в трех направлениях:

1. Коммерческая эффективность, характеризующая финансовые последствия  от реализации проекта для  его непосредственно го пользователя;

2. Бюджетная эффективность, характеризующая финансовые последствия  для федерального, регионального и местного бюджета;

3. Экономическая эффективность, отображающая результаты осуществления  проекта с учетом интересов всех участников проекта.

Общими критериями целесообразности осуществления проекта являются показатели объема и прироста прибыли, объема продукции, рентабельности производства.

Оценка эффективности является важным элементом разработки проектных и плановых решений, позволяющим определить уровень прогрессивности действующей структуры, разрабатываемых проектов плановых мероприятий, и проводится с целью выбора наиболее рационального варианта структуры или способа ее совершенствования. Эффективность организационной структуры должна оцениваться на стадии проектирования, при анализе структур управления действующих организаций для планирования и осуществления мероприятий по совершенствованию управления.

Комплексный набор критериев эффективности системы управления формируется с учетом двух направлений оценки ее функционирования:

- по степени соответствия достигаемых результатов установленным целям производственно-хозяйственной организации;

- по степени соответствия процесса функционирования системы объективным требованиям к его содержанию организации и результатам.

Критерием эффективности при сравнении различных вариантов организационной структуры служит возможность наиболее полного и устойчивого достижения конечных целей системы управления при относительно меньших затратах на ее функционирование.

Принципиальное значение для оценки эффективности системы управления имеет выбор базы для сравнения или определения уровня эффективности, который принимается за нормативный. Один из подходов дифференцирования сводится к сравнению с показателями, характеризующими эффективность организационной структуры эталонного варианта систем управления. Эталонный вариант может быть разработан и спроектирован с использованием всех имеющихся методов и средств проектирования систем управления. Характеристики такого варианта принимаются в качестве нормативных. Может применяться также сравнение с показателями эффективности и характеристиками системы управления, выбранной в качестве эталона, определяющего допустимый или достаточный уровень эффективности организационной структуры.

Часто вместо методов используется экспертная оценка организационно-технического уровня анализируемой и проектируемой системы, а также отдельных ее подсистем и принимаемых проектных и плановых решений, или комплексная оценка системы управления, основанная на использовании количественно-качественного подхода, позволяющего оценивать эффективность управления по значительной совокупности факторов.

Показатели, используемые при оценке эффективности аппарата управления и организационной структуры, могут быть разбиты на следующие три взаимосвязанные группы .

1. Группа показателей, характеризующих  эффективность системы управления, выражающихся через конечные  результаты деятельности организации, и затраты на управления. При  оценках эффективности на основе  показателей, характеризующих конечные  результаты деятельности организации, в качестве эффекта, обусловленного функционированием или развитием системы управления, может рассматриваться объем, прибыль, себестоимость, объем капитальных вложений, качество продукции, сроки внедрения но вой техники и т. п.

2. Группа показателей, характеризующих  содержание и организацию процесса  управления, в том числе непосредственные  результаты и затраты управленческого  труда. В качестве затрат на  управление учитываются текущие  расходы на содержание аппарата  управления, эксплуатацию технических  средств, содержание зданий и  помещений, подготовку и переподготовку кадров управления.

При оценке эффективности процесса управления используются показатели, которые могут оцениваться как количественно, так и качественно. Эти показатели приобретают нормативный характер и могут использоваться в качестве критерия эффективности ограничений, когда организационная структура изменяется в направлении улучшения одного или группы показателей эффективности без изменения (ухудшения) остальных.

К нормативным характеристикам аппарата управления могут быть отнесены следующие: производительность, экономичность, адаптивность, гибкость, оперативность, надежность.

-    Производительность аппарата управления может определяться как количество произведенной организацией конечной продукции или объемы выработанной в процессе управления информации.

- Под экономичностью аппарата управления понимаются относительные затраты на его функционирование. Для оценки экономичности могут использоваться такие показатели, как удельный вес затрат на содержание аппарата управления, удельный вес управленческих работников в численности промышленно-производственного персонала, стоимость выполнения единицы объема отдельных видов работ.

- Адаптивность системы управления определяется ее способностью эффективно выполнять заданные функции в определенном диапазоне изменяющихся условий. Чем относительно шире этот диапазон, тем более адаптивной считается система.

- Гибкость характеризует свойство органов аппарата управления изменять в соответствии с возникающими задачами свои роли в процессе принятия решений и налаживать новые связи, не нарушая присущей данной структуре упорядоченности отношений.

- Оперативность принятия управленческих решений характеризует современность выявления управленческих проблем и такую скорость их решения, которая обеспечивает максимальное достижение поставленных целей при сохранении устойчивости налаженных производственных и обеспечивающих процессов.

- Надежность аппарата управления в целом характеризуется его безотказным функционированием. Если считать качество определения целей и постановки проблем достаточным, т. е. способностью обеспечивать выполнение заданий в рамках установленных сроков и выделенных ресурсов. Для оценки исполнительности аппарата управления и его подсистем может использоваться уровень выполнения плановых заданий и соблюдение утвержденных нормативов, отсутствие отклонений при исполнении указаний.

3. Группа показателей, характеризующих  рациональность организационной  структуры и ее техническо-организационной  уровень: звенность системы управления, уровень централизации функций  управления, принятые нормы управляемости, сбалансированность распределения  прав и ответственности.

2 Корректировка  организационных систем

2.1 Причины корректировки  организационной системы 

В большинстве случаев решения о корректировке структур принимаются высшими руководителями организации как часть их основных обязанностей. Значительные по масштабам организационные предприятия не осуществляется до тех пор, пока не появится твёрдая корректировка структуры или разработка нового проекта.

Неудовлетворительное функционирование предприятия. Наиболее распространенной причинной необходимости разработки нового проекта организации являются неудачи в попытке снижения роста издержек, повышения производительности, расширения всё сужающихся внутренних и внешних рынков или в привлечении новых финансовых ресурсов. Обычно прежде всего предпринимаются изменения в составе и уровне квалификации работающих, разработка специальных программ. Но причина неудовлетворительной деятельности предприятия заключается в определённых недостатках организационной структуры управления.

Перегрузка высшего руководства. Если меры по изменению методов и процедур управления не позволяют уменьшить нагрузку, не приводят к продолжительному облегчению, то весьма эффективным средством решения этой задачи становится перераспределение прав и функций, корректировки и уточнения в формах организации.

Отсутствие ориентации на перспективу. Будущее развитие предприятия требует со стороны высших руководителей всё большего внимания стратегическим задачам. В то же время до сих пор многие руководители продолжают уделять основное время оперативным вопросам. Что приведёт к простой экстраполяции текущих тенденций в будущем. Высший руководитель должен осознавать, что его важнейшая обязанность заключается в том, чтобы сделать предприятие способным разработать и реализовать стратегическую программу.

Разногласия по организационным вопросам. Каждый опытный руководитель знает, что стабильность в организационной структуре предприятия существует внутренняя гармония. Эта структура затрудняет достижение целей, допускает несправедливое распределение власти и т.д. Когда возникают глубокие и устойчивые разногласия по поводу организационной структуры, единственным выходом является тщательное изучение структуры. Смена руководства часто вызывает решение о реорганизации.

ост масштаба деятельности. В условиях стабильных производственных процессов и сбыте при продолжительном увеличении размера предприятия появляется необходимость к росту масштаба деятельности. И можно приспособиться к небольшим изменениям в структуре, но если основная структура остаётся без изменений, то от этого ухудшается функционирование предприятия.

Увеличение разнообразия. Расширение номенклатуры выпускаемой продукции или услуг, выход на разнообразные рынки дополнительное освоение новых производственных процессов вносят совершенно новые моменты в организацию, вплоть до структурных изменений предприятия.

Объединение хозяйствующих субъектов. Слияние нескольких предприятий обязательно вносит некоторые изменения в организационную структуру. Проблемы совпадения функций, излишнего персонала, путаница в распределении прав и ответственности требуют немедленного решения, следовательно следует ожидать крупных структурных перемен.

Изменение технологии управления. Научные достижения в области управления начинают оказывать всё большее влияние на организационные структуры и процессы (прогрессивные методы обработки информации). Появляются новые должности, изменяются процессы принятия решений. Некоторые отрасли - производство массовой продукции, некоторые финансовые учреждения - в действительности изменились коренным образом благодаря успехам в области технологии управления.

Влияние технологии производственных процессов. Быстрое развитие отраслевых исследований, рост научных учреждений, повсеместное распространение управления проектами, растущая популярность матричных организаций - всё это свидетельствует о распространении влияния точных наук на промышленные организации.

Внешняя экономическая обстановка. Большинство промышленных предприятий находится в постоянно изменяющемся экономическом окружении. Некоторые изменения совершаются резко, из-за чего нормальное функционирование предприятия внезапно становится неудовлетворительным. Другие изменения, которые происходят медленнее и имеют более фундаментальный характер, вынуждают предприятия переключаться на другие сферы деятельности, а значит, появляется новая организационная структура.

Каждое из отмеченных обстоятельств, приводит к изменениям струк-туры и может указывать на необходимость пересмотра главной стратегии предприятия.

Неспособность выжить и функционировать эффективно чаще всего является результатом того, что:

- Принимаются необоснованные  стратегические решения;

- Предприятия пытаются  продолжить деятельность в объёме, который уже не является экономичным;

- Не удаётся наладить  выпуск новой продукции или  выпускается не находящая сбыта продукция и не там, где надо;

- Фирмы, имеющие один рынок  сбыта, не способны диверсифицировать  производство.

Перераспределение задач, прав и ответственности, информационных потоков повышает эффективность организации путём роста производительности и по крайней мере временно сдерживает рост издержек, повышает прибыльность. Улучшение организационных форм нередко способствует выработке новых и более совершенных стратегических решений.

Почти на любом крупном предприятии можно найти примеры, когда осуществлению хорошо задуманных стратегических планов мешала организационная структура, которая задерживала их выполнение или отдавала предпочтение решению второстепенных вопросов.

В последнее время рост конкуренции в связи со вступлением России во Всемирное торговое сообщество заметно увеличился, эффект от вступления оказался неожиданным. Отрасли промышленности, которые, как предполагалось, находятся в зоне риска, продолжают увядать, а отрасли, которым интеграция в мировой рынок была выгодна и давала много новых возможностей для роста, получили нокаутирующий удар от своих зарубежных конкурентов. Как отметил первый зампред комитета ГД по промышленности Валерий Гартунг, что ВТО не единственная причина падения экономики, но именно вступление во Всемирную торговую организацию обнажило ошибки и провалы политиков. Причинами таких последствий стали тарифные затраты, инфраструктурные издержки, «застывшие» организационные структуры, иррациональные бизнес-процессы, нежелание «старых» производителей следовать потребностям рынка.

Для многих компаний решением станет ответ на вопрос, как приладить привычную организацию бизнеса к внешним изменениям. Другими словами, таким компаниям необходимо искать возможность адаптироваться к новой ситуации, и лучший вариант, по нашему мнению, перестройка системы управления.