Важность и значимость делового общения

                                             Содержание 

1.Важность и значимость  делового общения…………………………...3

2.Формы и особенности  делового общения…………………………......5

3.Противоречие и характер  их разрешения в ходе делового  общения..7

4.Психологические аспекты организации делового общения…………9

5.Приемы анализа ,личностных характеристик деловых партнеров…11

6.Стиль делового общения,  характерный для представителей  разных 

стран………………………………………………………………………13

7.Принципы убеждения партнеров  при деловом общении…………...17

8.Основы делового протокола……………………………………….….21

9.Протакольные приемы  во внешнеэкономической деятельности…..22

10.Деловой этикет……………………………………………………….24

Список литературы……………………………………………………...26

1.Важность и значимость делового общения.

   Любые виды деловой активности во внешнеэкономической деятельности предполагают интенсивное деловое общение с партнерами, потенциальными потребителями и поставщиками, многочисленными организациями, обеспечивающими транспорт, поставку сырья, полуфабрикатов и различных видов продукции, коммерческие услуги и т. п.

   Рассмотрим особенности делового общения и пути повышения его эффективности.

   Любое деловое общение предполагает решение ряда тактических и стратегических задач. Конкретный ожидаемый результат – это тактическая задача делового общения. Однако даже решение этой конкретной задачи может предполагать решение важной стратегической задачи – установление в последующем длительных, обоюдовыгодных деловых контактов.

   Установление длительных деловых контактов, поиск надежных и перспективных деловых партнеров – важная задача в любой деловой активности. И ее всегда необходимо иметь в виду при решении конкретных задач.

   Не менее важна в ходе деловых контактов, делового общения борьба за укрепление высокой репутации и организации, и специалиста.

   Успехи любой деятельности зависят от складывающейся в деловой сфере репутации организации и ее представителей. Сложившаяся репутация надолго определяет деловые отношения, облегчает принятие выгодных решений. В развитом обществе широко используются конкурсы на занятие должностей самого различного характера, на заключение важных и перспективных контрактов.

   Эффективность делового общения зависит в очень большой мере от правильной оценки ситуации и деловых партнеров, их финансового положения и их традиций, психологических особенностей участников переговоров, а также от общей подготовленности специалистов, осуществляющих это деловое общение. Деловое общение возможно в весьма разнообразных формах и проходит ряд стадий. Конкретные ситуации и специфика деловых партнеров могут существенно изменять стратегию и тактику делового общения.

   Конечная цель делового общения – определенная совместная деятельность. Достижение этой цели требует разрешения противоречий, которые определяются неизбежным различием исходных позиций будущих деловых партнеров. И поэтому важным элементом делового общения оказывается проведение переговоров, направленных на формирование согласованных и обоюдовыгодных решений.

   Для достижения этого результата важно правильно оценить психологические особенности деловых партнеров, умело использовать принципы психологии убеждения и пропаганды.

   Важным элементом делового общения является подготовка деловых сообщений (в устной или письменной форме), излагающих позиции сторон и содержащих определенные предложения. На судьбу специалиста существенно влияет его поведение при такой форме общения, как интервью при приеме на работу или установлении первых контактов с партнерами.

2.Формы и особенности делового общения

   Деловое общение осуществляется в самых разнообразных формах и столь же разнообразных их сочетаниях, начиная с кратких телефонных диалогов и обмена деловыми письмами, меморандумами, с переговоров между отдельными представителями и делегациями сотрудничающих организаций и кончая проведением различных конференций, совещаний и выставок.

   Добиться должного поведения подобных партнеров можно лишь, действуя с позиции силы. Фирмы и организации даже одной страны различаются весьма существенно по целям и задачам, степени порядочности и надежности, характеру деятельности, уровню ценностей, финансовому положению и репутации. Чем правильнее и точнее учтены все эти особенности, тем больше вероятность успеха. Возможный успех зависит и от того, насколько полно и правильно учтена эта специфика, насколько точно прогнозируется возможное развитие взаимоотношений с деловым партнером. Для достижения успеха необходимы определенная последовательность действий, тщательная предварительная подготовка, гибкость делового общения.

   Любые формы делового общения предполагают как официальные, так и неформальные контакты деловых партнеров. Значение неформальных контактов велико, так как они позволяют создать определенный уровень взаимопонимания, обсудить ряд спорных вопросов в условиях, когда высказанные мысли не налагают жестких обязательств на собеседников. Поэтому любые переговоры должны предполагать выделение времени на неформальные контакты.

   Главное предназначение переговоров – сотрудничество и разрешение противоречий. Переговоры в подавляющем большинстве случаев направлены на то, чтобы совместно с деловым партнером обсудить проблему, представляющую взаимный интерес, и принять совместное решение.

Переговоры  в деловом общении выполняют  ряд функций:

  1. Информационная или информационно-коммуникативная функция типична для переговоров, носящих предварительный характер. Стороны готовятся к совместным решениям или действиям. При этом важен обмен взглядами, точками зрения, информацией. Идет взаимная разведка, налаживаются новые связи и отношения. Вырабатывается общий язык, одинаковое понимание терминов.

  2. Достижение договоренностей – функция переговоров, идущих в условиях, когда необходимая информация получена, позиции сторон определены и необходим последовательный анализ имеющихся противоречий для достижения согласованных решений и подписания договора о совместной деятельности.

  3. Регулирование, контроль, координация действий – эти функции важны, когда ведется совместная работа и необходимы контроль за выполнением достигнутых соглашений и дальнейшее повышение эффективности совместной деятельности.

3.Противоречия и характер их разрешения в ходе делового общения.

   В ходе экономической деятельности вероятны и даже неизбежны противоречия между партнерами, возникновение и развитие конфликтов между ними, и это совершенно естественно. Одни и те же ситуации по-разному воспринимаются разными людьми в силу психологических различий: различий в системах ценностей и установок, сложившихся стереотипов, привычек, жизненных позиций, темперамента. Более того, развитие любых эффективно работающих структур осуществляется в ходе разрешения противоречий и конфликтов – они оказываются двигателями прогресса в любом деле.

   Торговые взаимоотношения в обществе, находящемся на низком уровне развития, основываются на принципе: "Не обманешь – не продашь". В этом случае целью делового общения оказывается обмануть партнера, получить сиюминутную выгоду за его счет. В цивилизованном обществе главная цель делового общения – взаимовыгодные решения.

   Эти два подхода нельзя абсолютизировать. В любой стране можно столкнуться с организациями и людьми, исповедующими разные принципы.

   Обсудим различия в подходах к разрешению противоречий и переговорам. Возможны различия в позициях сторон, определяющиеся общей деловой концепцией каждой из них и их взглядами на возможные пути разрешения противоречий.

 1. Поиск взаимовыгодных решений. Это наиболее современная концепция, отвечающая нормам и правилам цивилизованного общества, ориентированная на длительную и эффективную совместную деятельность. В этом случае к переговорам относятся как к средству совместного с партнером анализа проблемы с целью ее оптимального решения. Главное в этом подходе – нацеленность на решение проблемы, а победа рассматривается как разрешение противоречий и взаимное удовлетворение интересов. Ведение коммерческих переговоров в этом случае называют методом принципиальных переговоров.

   2. Поиск максимальной выгоды для себя. В этом случае стороны стремятся бороться до победного конца. Главная цель – победа, рассматриваемая как наиболее полное достижение собственных целей за счет партнера. Этот исторически очень древний подход нередко позволяет добиться разового, сиюминутного успеха, но не длительного продуктивного сотрудничества. При подобном подходе говорят о переговорах методом позиционного торга.

   Эти типы подходов часто именуют соответственно партнерским и конфронтационным. Между ними возможны многочисленные переходные формы.

  Конфронтационный подход в деловом общении нередко приводит к тому, что стороны забывают о выгодности совместной деятельности и все силы тратят на демонстрацию своей силы и превосходства. При этом стороны активно прибегают к торгу, который рассматривается как средство получить максимально возможное, сделав при этом минимальные уступки. Сторона, ориентированная на торг, стремится к тому, чтобы максимально реализовать свои, как правило, завышенные претензии за счет партнера. При этом применяются различные способы давления на партнера, включая шантаж и угрозы, искажение информации, маскировку своих целей и позиций, усиленный поиск слабых мест в позициях партнера.Торг приводит к тому, что нарушается баланс интересов и переговоры либо срываются, либо стороны приходят к асимметричному решению, которое не соответствует действительному положению вещей и соотношению сил.В идеале совместное обсуждение и решение требуют очень высокого уровня культуры партнеров и определенной близости мышления обеих сторон.

   Очень важно увидеть ситуацию не только своими глазами, но и глазами партнера. В этом случае можно прогнозировать его позицию и более разумно вести переговоры. Одновременно удается осознать и устранить слабые места в собственной позиции. Игнорирование точки зрения партнера обедняет представление и о собственных интересах.

4. Психологические аспекты организации делового общения

    Независимо от чисто деловых особенностей организации, общих норм и правил экономической деятельности результаты любых переговоров зависят от личных особенностей, от психологии их участников. Характер взаимоотношений, особенно в ситуациях, когда возможно развитие различных, иногда взаимоисключающих сценариев деловых контактов, настроение участников переговоров, их эмоциональное состояние могут привести к неожиданным и неблагоприятным последствиям.

   Вспомним некоторые особенности психологии людей. Прежде всего на их поведение существенно влияют сформированные в их подсознании системы ценностей и установки, стереотипы, привычки и традиции. Любой человек воспринимает эти ценности, привычки и традиции как общечеловеческие нормы и негативно реагирует на отступления от них. Значительная инерционность мышления людей создает отрицательную реакцию на резкие перемены, на быстрый уход от привычных взглядов и норм. Поэтому собеседников надо готовить к возможным резким переменам, новым решениям, предложениям о новом стиле работы. В противном случае неизбежно упорное сопротивление даже взаимовыгодным, но непривычным предложениям.

   Многие испытывают довольно серьезное внутреннее напряжение, связанное с неизбежным противоречием между целями и желаниями и возможностью удовлетворения этих желаний. В ходе делового общения не следует усиливать это напряжение. Психологическое состояние людей во многом зависит, с одной стороны, от их стремления к самореализации, самоутверждению, желания стать более значимым и заметным, а с другой – от постоянного недовольства собой, своими личными и деловыми успехами. Любой человек невольно положительно относится к любой ситуации, где возможности самореализации возрастают, а комплекс недовольства собой, "комплекс неполноценности" уменьшается. Ущемление же самолюбия, унижение приводит к сознательной или подсознательной негативной реакции, которая может определить отношение к конкретному человеку, делу или организации.

   Более того, человек в известной мере отождествляет себя с той организацией, которую он представляет. Поэтому неизбежна эмоциональная реакция представителей организации на ущемление прав и репутации этой организации.

   В связи с этим, в частности, победу вашей точки зрения во время переговоров ни в коем случае нельзя подавать, как победу в споре. Внесение этого эмоционального момента создает условия для длительного напряжения во взаимоотношениях. Достигнут конкретный, выгодный для вашей организации результат, но у партнера остается чувство проигрыша, поражения, ущемления самолюбия. Это чувство может проявиться самым неожиданным и неблагоприятным образом в ходе дальнейшей совместной деятельности. Поэтому любое решение должно в итоге восприниматься как взаимовыгодное, повышающее ценность и значимость обеих сторон.

5. Приемы анализа, личностных характеристик деловых партнеров.

   Успехи делового общения и любых деловых контактов в немалой степени зависят от того, насколько правильно оцениваются индивидуальные особенности деловых партнеров, их характер, особенности их поведения. Чем лучше понимаешь делового партнера, тем легче найти оптимальную форму общения с ним, тем успешнее окажется деловое общение. Это делает важным внимательный анализ поведения и поступков деловых партнеров, особенно если контакты с ними оказываются многократными. При этом, используя методы и приемы социальной психологии, учитывая и корректируя собственные наблюдения, можно составить определенную личностную характеристику и придерживаться определенной тактики.

• Важно оценить профессиональную подготовленность и направленность партнеров, знание дела, стремление к углублению профессиональных знаний. Высокий уровень этих качеств облегчает деловые контакты, но в то же время значительно увеличивает ответственность участников переговоров. Низкий профессиональный уровень делового партнера требует гораздо более внимательного и критического отношения к его предложениям и разъяснениям.
• Оценка уровня глубины, гибкости и практичности ума позволяет ориентироваться в уровне аргументации, гибкости реакции партнера в ходе развития переговоров, продуманности решений и меры прогнозирования их последствий.
• В деловых контактах особое значение приобретает оценка моральных качеств: честности, ответственности, порядочности. Сопоставляя известные вам факты с утверждениями партнера, оценивая особенности аргументации, меру использования блефа, завышенных обещаний, характер исполнения договоренностей, можно планировать характер делового общения с партнерами: от высокого доверия до предельной осторожности и многократной перепроверки любых предложений, идей, обещаний.
• Мера общительности и открытости делового партнера позволяет оценить легкость установления контактов, условия более простого достижения договоренности.
• Очень важно правильно оценить уровень коллективизма делового партнера, его умение и склонность работать в команде. Это означает при высокой оценке качества, что человек может подчинить свои личные амбиции и претензии интересам своей организации. В этом случае его высказывания действительно выражают позицию его фирмы, а при проведении совместной работы его деятельность будет отвечать общим интересам. При низком уровне качества надо очень осторожно относиться к предложениям такого делового партнера — они могут быть отвергнуты руководством фирмы-партнера как не соответствующие политике организации.
• Важно правильно оценить темперамент деловых партнеров, их мотивацию, стремление к определенному стилю работы и способности к организаторской деятельности. Так, например, если для делового партнера более характерен темперамент сангвиника, то общение с ним, с одной стороны, будет относительно простым, легче находить выход из сложных ситуаций, легче искать новые неожиданные и нестандартные решения в сложных ситуациях. В то же время требуется большее внимание к четкости аргументации, к продуманности и отработанности предложений и идей партнера.

   Если ваш деловой партнер — флегматик, то не следует стараться ускорить принятие решений, рискованно выдвигать совершенно новые, нестандартные предложения. Подобные действия в этой ситуации могут испугать партнера, вызвать у него настороженность, а то и негативную реакцию, и усложнить достижение согласия. В этом случае нужно постепенное, неторопливое движение к принятию решений.

6. Стиль делового общения, характерный для представителей разных стран.

   При деловом общении приходится иметь дело с представителями различных стран и культур. И хотя в мире постепенно складывается определенный стандарт деловых контактов, существуют заметные отличия в поведении, в степени открытости и самостоятельности представителей, мере их ответственности. Подчеркнем, что различия стилей определяются не столько национальными особенностями, сколько традициями соответствующих государств. 
    Естественно, что фирмы и представители стран крайне разнообразны и не обязательно будут вести себя в соответствии со стилем переговоров, характерных для данной страны. В книге М.М. Лебедевой "Вам предстоят переговоры" особенности поведения представителей разных стран представлены следующим образом*: 
* См.: Лебедева М.М. Вам предстоят переговоры. – М.: Экономика, 1993. 
  

   Для американцев характерно стремление обсудить не только общие подходы, но и детали, связанные с реализацией договоренностей. Для них типичны мажорный настрой, открытость, энергичность, дружелюбие, не слишком официальная манера ведения переговоров. В то же время они обычно несколько переоценивают свои позиции и уверены, что их правила ведения переговоров – единственно верные и приемлемые. Нередко их позицию оценивают как напористую и агрессивную. Профессионализм американских делегаций высок. По сравнению с представителями других стран члены американских делегаций относительно самостоятельны при принятии решений. Американцы любят предлагать пакетные решения, объединяющие в единое целое ряд различных вопросов. Обладая обычно сильной позицией, американцы настойчивы в достижении целей и любят торговаться. 
 
   Французы избегают официальных обсуждений "один на один". На переговорах стремятся сохранить независимость и существенно меняют поведение, принимая во внимание, с кем они ведут переговоры. Большое внимание уделяют предварительным договоренностям и предварительным обсуждениям проблем. Они относительно менее свободны при принятии окончательных решений и жестко связаны инструкциями руководства. Часто избирают конфронтационный стиль взаимоотношений. Характерно стремление использовать французский язык в качестве официального языка переговоров. 
 
   Китайский стиль характеризуется четким разграничением отдельных этапов переговоров. На начальной стадии большое внимание уделяется внешнему виду и поведению партнеров. Идет ориентация на людей с более высоким статусом, на потенциальных союзников в составе делегации партнеров. Практически обязательно принятие окончательных решений после проведения переговоров вышестоящими органами в Китае. Позиция китайских делегаций обычно закрытая: они стараются выяснить позицию партнеров и выдвинуть свои предложения после этого, в конце переговоров, после полной оценки возможностей другой стороны. Очень большое внимание придается выполнению достигнутых договоренностей (нередко используют различные формы давления). 
 
   Японцы идут на уступки, если большие уступки делает партнер. Угрозы при переговорах с японцами мало эффективны. Японцы стремятся избежать обсуждений и столкновений позиций в ходе официальных переговоров и избегают многосторонних переговоров. Во время неофициальных встреч они стараются по возможности подробнее обсудить проблему, уделив большое внимание развитию личных отношений с партнерами. В тактике переговоров не происходит серьезных изменений, но принятие решений связано с довольно сложным и многоступенчатым утверждением и согласованием и занимает много времени. Важная черта японского стиля ведения переговоров – большая точность и обязательность во всем. Существенная особенность стиля японских делегаций – это работа "в команде", групповая солидарность, умение сдерживать амбиции и не "выпячивать" сильные качества. Непривычно для европейцев то, что японцы подчеркнуто демонстрируют свое внимание, слушая собеседника, хотя это совсем не означает согласия с точкой зрения говорящего. 
 
   Немцы обычно с желанием вступают в те переговоры, где они уверены в возможности нахождения решения. Они тщательно прорабатывают свою позицию и любят обсуждать вопросы последовательно, а не все сразу. Ведя переговоры с немецкими коммерсантами, необходимо учитывать их приверженность к точности, пунктуальности и строгой регламентации поведения. Надо обращать внимание и на приверженность к титулам и званиям. Поэтому до начала переговоров следует уточнить титулы и звания каждого члена немецкой делегации. 
 
   Англичане уделяют меньшее внимание подготовке к переговорам и полагают, что наилучшее решение может быть найдено в ходе переговоров в зависимости от позиции партнера. Они достаточно гибки и положительно реагируют на инициативу противоположной стороны. Традиционно умение обходить острые углы. 
   По мнению зарубежных специалистов, представители России и СНГ обладают хорошим деловым потенциалом. Им мешают недостаток опыта, а также некоторые сложившиеся ранее традиции. Так, наша сторона часто обращает внимание на общие, "лозунговые" вопросы и очень мало на то, как эти лозунги можно реализовать. Отмечается стремление уйти от решений, связанных с риском, что губит инициативу. При этом часто предпочитают критиковать предложение партнера, а не выдвигать собственные варианты конструктивных решений. Уступки в большинстве случаев рассматриваются как проявление слабости и на них идут неохотно. Нередко из-за недостаточной культуры позиция либо оказывается избыточно конфронтационной, либо, напротив, русская сторона идет на совершенно необоснованные и очень далеко идущие уступки, как было, например, при решении вопроса о русском военном имуществе в странах Восточной Европы. Велика опасность и эмоциональных крайностей, когда представитель зарубежной стороны рассматривается либо как безусловный враг, либо как носитель высшей государственной и экономической мудрости. 
 
   В деловой разговорной практике велико значение невербальных средств общения: мимики, жестикуляции, положений тела. Обычно мы пользуемся привычными жестами, почти не задумываясь. Между тем в разных странах те же жесты могут иметь совершенно иное значение. Так, обычный утвердительный кивок в Болгарии и на юге Югославии служит знаком отрицания. В Тибете высунутый язык – знак вежливого приветствия. У нас, например, не придается особое значение, какую руку (левую или правую) протягиваем для приветствия, а в странах ислама левая рука считается нечистой, и, протягивая собеседнику левой рукой подарок или деньги, вы наносите ему оскорбление. 
 
   У народов разных культур существуют разные представления об оптимальных расстояниях между людьми. Так, жители США обычно ведут между собой разговор на расстоянии не ближе 60 см друг от друга. Если собеседник стремится приблизиться на более близкое расстояние, то он невольно воспринимается как излишне настойчивый и навязчивый человек, претендующий на установление близких отношений. Неблагоприятная реакция североамериканца, протестующего против сокращения дистанции, воспринимается его собеседником, например, латиноамериканцем, как признак высокомерности и надменности. 
   Не зная различий невербального общения у разных народов, можно легко попасть впросак, обидев или даже оскорбив собеседника. Поэтому, готовясь к встрече с зарубежными партнерами, надо разобраться в различиях в трактовке жестов, мимики и телодвижений представителями делового мира в различных странах.

7. Принципы убеждения партнеров при деловом общении

   Одна из важнейших задач участника любых переговоров – убедить партнера в целесообразности принятия его предложений. Для хорошего специалиста важно выбрать правильное решение, и плох тот деловой человек, который идет на переговоры, сомневаясь в том, что им продуман и избран наилучший вариант решения. Но решение выполняется людьми, и оно будет выполнено наилучшим образом только в том случае, если партнер видит вашу идею вашими глазами, воспринимает ее как свою собственную. В этом случае он будет ее реализовать так же, как выдвинутую им лично, – с использованием своих способностей и творческого потенциала, личного делового опыта.

   Партнера можно заставить проводить устраивающую вас политику при использовании давления, угроз, но в этом случае он внутренне сопротивляется навязываемым ему решениям. Партнера можно уговорить, предлагая уступки и компромиссные решения, но и в этом случае позиции сторон все же различны, и работа не будет выполняться с максимальной отдачей.

   Формы убеждения весьма разнообразны: устное выступление на совещании или диалог, пояснительная записка или деловое письмо, статья или рекламный проспект и т. п

Отвечая на вопрос "В чем убеждаю?", необходимо:

1. Точно определить цель конкретного мероприятия (Что должно явиться результатом убеждения? Как можно оценить, достигнут ли желаемый результат?).

2. Выработать  план осуществления убеждения,  обеспечивающий достижение" намеченной  цели.

3. Быть глубоко  уверенным в правильности позиции,  которую вы стремитесь сделать  достоянием партнера.

4. В устном  выступлении и письменном тексте  быть предельно целенаправленным. Любое изложение мыслей ни  в коем случае не должно  отступать от достижения намеченной  цели.

5. Ни в  коем случае не следует искать  какие-то особые, нестандартные формы  изложения. Главная цель убеждения  – довести идею до собеседника.  Любое искусственное усложнение  изложения может отвлечь от  достижения этой главной цели. Изложение следует вести обычным разговорным языком, полностью понятным слушателю или читателю.

6. Текст  должен быть свободен от двусмысленностей, от положений, которые могут  быть восприняты неоднозначно. Слушатель  или читатель не должны искать  особый подтекст в ваших предложениях, их скрытый смысл.

7. Оптимальная  структура убеждающего сообщения:

•    четкая формулировка основной мысли с самого начала;

•    доказательство  важности  и  полезности предложения,   его ценности для собеседника или партнера;

•     доказательство реальности и достижимости  предложения, сведения о возможных средствах его реализации;

•     снова (как резюме) формулировка основной мысли.

8. Убеждать  следует в одном оптимальном  варианте, если в конкретных ситуациях  возможны различные альтернативные  решения, то следует определить, какой вариант и в каких  условиях будет оптимальным. Но ни в коем случае у слушателя или читателя не должно создаться впечатления, что убеждающий не имеет законченного мнения об оптимальном варианте.

     Как сделать, чтобы партнеру захотелось принять ваши идеи. Независимо от прочности и обоснованности вашей позиции на эффективность убеждения влияют эмоциональное состояние партнера и его реакция на ваше поведение. Когда человеку предлагается новая идея, то в определенных условиях это воспринимается им как удар по самолюбию, коль скоро оказывается, что его прежние представления были неверными. Кроме того, принятие любых новых взглядов требует перестройки мышления, что всегда требует расхода времени и нервной энергии. Поэтому существует такое явление, как неизбежное сопротивление новому, преодоление которого достаточно сложно. Поэтому убеждение следует вести так, чтобы оно не было воспринято как ущемление чувства собственного достоинства партнера. Фраза "Вы совершенно неправы, и я вам это сейчас докажу" воспринимается, как "Я умнее вас!". Она вынуждает собеседника искать слабые места в вашей позиции и в вас лично, чтобы опровергнуть это неприятное для его самолюбия утверждение. Ведь никто не хочет чувствовать себя глупее других!

Следующие условия создают у партнера эмоциональное  состояние, способствующее принятию ваших  предложений:

1. Отметьте  с самого начала ценность контактов  с собеседником. В этом нет  лицемерия. Любые деловые контакты, даже если они не приводят  к соглашению, представляют ценность  как источник получения информации, как школа делового общения.

2. Признавая  существование разных мнений, можно  заметить, что вы тоже можете  ошибаться. "Давайте проанализируем  факты." Лучший способ обсуждения спорного вопроса – путь от фактов к выводам совместно с собеседником. Формулируя ранее свои предложения, вы уже прошли этот логический путь. Теперь вы вновь проходите его вместе с собеседником, обсуждая известные обоим факты. Полученные при этом выводы окажутся теперь и выводами вашего делового партнера. И чем искуснее будет идти обсуждение фактов, тем большей будет уверенность партнера в том, что он полностью самостоятельно пришел к этим выводам. Тем самым и будет достигнута главная задача убеждения.

3. У вашего  собеседника могут быть глубоко  ошибочные представления. Лучше  всего избавить его от них,  если вы расскажете, что такие  же взгляды были и у вас,  но вы убедились в их ошибочности.  При этом не следует говорить  ни слова о суждениях собеседника.  Вы рассказываете о своих уже  исправленных заблуждениях и  иронизируете над ними.

4. Всегда  полезнее подчеркивать общность, а не различия взглядов и  начинать анализ ситуаций с  тех вопросов, по которым мнения  единые. В этом случае проще  и доброжелательнее обсуждаются  разногласия.

5. Не должно быть "кажущихся" ошибок. В разных сферах деятельности возможно разное понимание сходных терминов и понятий, а иногда одни и те же вещи могут быть названы по-разному. Поэтому необходима осторожность при изложении материала," а с партнером следует заранее определить смысл терминов и понятий. Это же относится и к переводам при переговорах с иностранцами, так как неточный перевод может , привести к кажущимся ошибкам в изложении материала.

6. Случайно допущенные ошибки следует немедленно признать. Упорное отрицание явных ошибок и оговорок порождает настороженность и недоверие у партнеров.

9. В серьезных деловых переговорах недопустима крикливая реклама своих позиций. Она порождает "эффект бумеранга", т. е. формирует у собеседников настороженное и даже отрицательное отношение к тому, что предлагается.

10. И совершенно естественно, что с большим желанием принимаются предложения, в которых наглядно демонстрируется их полезность для убеждаемых, и показано, как можно добиться обещаемого результата.

8. Основы делового протокола.

   При проведении переговоров с зарубежными партнерами возникают вопросы не только коммерческого, но и организационно-протокольного характера. Решить такие вопросы помогает знание основ делового протокола и грамотное планирование переговоров. 
   Планирование переговоров является важнейшим элементом их подготовки. План должен с максимальной полнотой охватывать интересующие вопросы. Разработка плана переговоров проводится индивидуально в зависимости от того, кто проводит переговоры и какие темы предполагается обсудить. Как правило, план переговоров содержит следующие данные: дату, время и место переговоров; состав участников; основные вопросы для обсуждения с собеседниками; лиц, ответственных за протокольные вопросы, характер приема после переговоров. 
   Уровень лиц, участвующих в переговорах, и их компетентность являются решающим фактором при обсуждении принципиальных вопросов. Поэтому до переговоров надо выяснить организационную структуру фирмы, положение и компетенцию прибывающих на переговоры представителей иностранной фирмы. В зависимости от уровня (положения) участников переговоров определяется и круг обсуждаемых вопросов. 
   Другая сторона заблаговременно извещается о вопросах, которые планируется обсудить на переговорах. 
   Любые переговоры должны быть ограничены по продолжительности, о чем своевременно уведомляется вторая сторона. Нелимитированные переговоры могут свидетельствовать о неподготовленности и профессиональной слабости коммерсанта, о неуважении инициатора переговоров к своему партнеру. 
   Деловые переговоры проводят, как правило, руководители фирм или подразделений. В отдельных случаях это могут делать оперативные работники организации. Должностной уровень работников, ведущих переговоры, зависит от уровня представительства иностранного партнера и от целей переговоров. Так, генеральный директор фирмы (президент) обычно ведет переговоры по стратегическим вопросам сотрудничества, подписывает самые важные соглашения и наиболее крупные контракты. Хорошо налаженная протокольная работа является одним из факторов, способствующих повышению эффективности деятельности фирмы на внешних рынках.

9.Протокольные приемы во внешнеэкономической деятельности 
   Исторически сложилось так, что приемы играют важную роль в развитии деловых контактов. При этом необходимо подчеркнуть, что основным содержанием приемов является не прием пищи и не дегустация напитков. Приемы носят деловой характер, они проводятся с целью углубления и расширения контактов, получения нужной информации в не официальной обстановке. К беседам на приеме надо тщательно готовиться: подумать, с кем и о чем поговорить, с кем познакомиться, кого представить, и т.д        

   Многолетняя международная практика установила виды приемов, методы их подготовки, этикет, которого придерживаются участники приемов, проводимых внешнеторговыми организациями и фирмами в честь коллег из других стран. Условно типы протокольных мероприятий в практике внешнеэкономической деятельности можно разделить на официальные и неофициальные. 
   Приемы можно также разделить на дневные и вечерние, коктейли и фуршеты. 
   К дневным относятся приемы "Бокал вина", или "Бокал шампанского", и "Завтрак". Все остальные приемы относятся к вечерним, К приемам с рассадкой за столом можно отнести такие, как "Завтрак", "Обед". "Ужин". Согласно международной практике наиболее почетными по своему характеру видами приемов являются приемы "Завтрак" и "Обед". 
   Международная практика кроме организации торжественных приемов позволяет устраивать встречи и в менее официальной обстановке -за чайным или кофейным столом. Такие маленькие приемы проводят с деловыми людьми. 
   Решая вопрос организации приема, необходимо принимать во внимание следующее: 
- выбор вида приема; 
-  составление списка приглашаемых на прием (с учетом субординации, пола, языка, членов семьи и т.п.); 
- способ рассылки приглашений, порядок рассадки за столом (почетный гость — справа от хозяина, дама — всегда справа); 
- составление меню (с учетом национальных особенностей приглашенных), подготовку помещения для приема, цветов, обслуживания, тостов, разработку программы проведения приема. 
 
   Как правило, любое протокольное мероприятие начинается с получения (или направления) приглашения. В приглашении четко указывается, кто организует данное мероприятие (т.е. от чьего имени оно дается), в связи с чем, где и в какое время оно проводится, кто лично приглашается на мероприятие. 
  Одежда участников. Требования к одежде участников внешнеэкономических приемов более демократичные, чем к одежде участников дипломатических приемов. Однако для любого приема необходимы однотонный костюм, однотонная рубашка и темные закрытые туфли. Галстук обязателен. 
Визитные карточки. Коммерсанты всегда должны иметь при себе визитные карточки. На визитной карточке обязательно указываются: --фамилия, имя, отчество; должность; 
- наименование организации; ее адрес, телекс, телефакс; 
- телефон, по которому действительно можно установить контакт с владельцем карточки; 
- если у предприятия есть свой фирменный знак, то целесообразно дать его в визитной карточке; 
   Во время протокольных мероприятий надо использовать возможность ближе познакомиться с партнерами, выяснить их хобби, интересы, семейное положение, положение на фирме и др., что может оказаться впоследствии полезным на переговорах для создания непринужденной, дружественной атмосферы.