Виды и порядок проведения инвентаризации

Содержание.

Введение 3

1. Понятие и сущность инвентаризации 5
2. Виды и порядок проведения инвентаризации 7
1. Виды инвентаризации 7
2. Общие правила проведения инвентаризации имущества и обязательств организации11
3. Инвентаризация основных средств, материально-производственных запасов, наличие денежных средств и расчётов 16

Заключение 22

Список использованной литературы 23

Введение.

Проведение периодических и внеплановых инвентаризаций является обязанностью любых предприятий и организаций, любого субъекта экономической деятельности в Российской Федерации. Это вытекает из положения ст. 12 Федерального закона от 21.12.1996 г. N 129-ФЗ «О бухгалтерском учёте». Инвентаризацию имущества и обязательств должны проводить все экономические субъекты независимо от формы собственности. Она лежит в основе бухгалтерского учёта и без неё очень трудно представить работу бухгалтера или бухгалтерского подразделения (бухгалтерии) любого юридического лица или индивидуального предпринимателя. В науке и в правоприменительной деятельности на протяжении многих десятилетий ученые и практикующие специалисты сталкиваются с проблемами организации инвентаризации и дискутируют о роли и значении инвентаризации в бухгалтерском учёте.

Как метод бухгалтерского учета инвентаризация возникла в той или иной форме много сотен лет тому назад. Сам термин «инвентаризация» впервые появился в 8-ом номере журнала «Вестник Академии наук» в 1931 году. До этого в бухгалтерском учёте применялись термины «учёт», «переучёт», «пересчёт», «проверка», «перепроверка» и т.п.

Инвентаризация (от лат. inventarium - опись имущества) представляет собой сверку фактического наличия имущества и кредиторской задолженности организации или индивидуального предпринимателя с данными бухгалтерского учёта. К инвентаризации также относится уточнение оценки отдельных показателей бухгалтерского учёта созданием оценочных резервов:

1) резервов под снижение  стоимости материальных ценностей;

2) резервов под обесценение  финансовых вложений;

3) резервов по сомнительным долгам.

В процессе проведения инвентаризации проверяется и документально подтверждается не только наличие имущества и обязательств, но также их состояние и оценка. Из вышесказанного следует, что данные бухгалтерской отчётности должны быть адекватны фактическому положению дел. Можно согласиться с мнением Я.В. Соколова и В.А. Быкова, которые полагают, что инвентаризация - это не что иное, как средство установления истины в данных бухгалтерского учёта.1 Инвентаризация позволяет бухгалтеру проверить правильность и полноту отражения в бухгалтерском учёте фактов хозяйственной жизни организации. Целями проведения инвентаризации являются: выявление фактического наличия имущества, сопоставление фактического наличия имущества с данными бухгалтерского учета, проверка полноты отражения в учете всех его обстоятельств.

Цель работы заключается в том, чтобы рассмотреть понятие и основы проведения инвентаризации, её виды и значение в условиях рыночной экономики.

В соответствии с поставленной целью в работе будут решены следующие задачи:

1. рассмотреть понятие и нормативное регулирование проведения инвентаризации,

2. рассмотреть виды и порядок проведения инвентаризации.

1. Понятие и сущность инвентаризации.

В соответствии с Федеральным законом Российской федерации N 129-ФЗ от 21 ноября 1996 г. «О бухгалтерском учёте» (далее - ФЗ «О бухгалтерском учёте»), бухгалтерский учёт представляет собой упорядоченную систему сбора, регистрации и обобщения информации в денежном выражении об имуществе, обязательствах организации и их движений путём сплошного, непрерывного и документального учёта всех хозяйственных операций. Его основными задачами являются формирование полной и достоверной информации о деятельности организации, и её имуществе, необходимой различного вида пользователям информации. Пользователей такой бухгалтерской информации можно условно разделить на внешних (сторонних) пользователей с прямым финансовым интересом, внешних (сторонних) пользователей с непрямым финансовым интересом и внутренних пользователей.

Внутренние пользователи бухгалтерской организации - это, прежде всего, администрация организации, совет директоров, руководители различных подразделений, различного рода специалисты и т.д.

Внешние (сторонние) пользователи с прямым финансовым интересом - это инвесторы, покупатели, поставщики, кредитные организации и т.д.

Внешние (сторонние) пользователи с непрямым (косвенным) финансовым интересом - это налоговые органы, органы казначейства, органы статистики и т.д.

Каждый из перечисленных видов пользователей бухгалтерской информации заинтересован в своевременном получении сведений, отображающих реальное состояние дел. Однако, как показывает практика, не всегда предоставляемые пользователям данные бухгалтерского учёта, в силу различного рода обстоятельств, способны отобразить реальное имущественное и финансовое состояние хозяйствующего субъекта на текущий момент времени.

Так, например, могут иметь место факты хищения товарно-материальных ценностей, обмеров, обвесов со стороны работников организации, или же под воздействием факторов окружающей среды, товарно-материальные ценности могут подвергаться порче, испарению, усушке, также возможны различного вида бухгалтерские ошибки, такие как, несвоевременность отображения фактов хозяйственной деятельности, различные неточности, описки, несоблюдение действующего законодательства Российской Федерации и т.д. И, как следствие, у внешних и внутренних пользователей бухгалтерской информации отсутствуют сведения об имуществе и обязательствах организации, соответствующих действительности, или же данные сведения не отображают реального состояния дел. По этому, в соответствии с ФЗ «О бухгалтерском учёте», организации для обеспечения достоверности данных бухгалтерского учёта и бухгалтерской отчётности обязаны проводить инвентаризацию имущества и обязательств, в ходе которой проверяются и документально подтверждаются их наличие состояние и оценка.

Само понятие «инвентаризация», можно рассматривать с одной стороны, как процедуру проверки, с другой - как способ ведения бухгалтерского учёта, в связи с чем можно привести несколько определений понятия «инвентаризация».

Инвентаризация - это проверка соответствия данных бухгалтерского учёта фактическому положению дел.

Инвентаризация - это периодическая проверка наличия и состояния материальных ценностей, денежных средств и т.п., принадлежащих кому-либо, (учреждению, организации, предприятию и т.п.) путём подсчета, описи.

Инвентаризация - способ бухгалтерского учёта, представляющий собой регламентную процедуру периодической проверки и документального подтверждения наличия, состояния и оценки имущества и обязательств организации, производимую для подтверждения достоверности данных бухгалтерского учёта и бухгалтерской отчётности.

Таким образом, подведя итог, под инвентаризацией следует понимать процедуру периодически проводимой проверки наличия, состояния и оценки обязательств и имущества организации, путём подсчёта, описи, обмера, взвешивания в целях сопоставления данных бухгалтерского учёта и результатов проверки.

2. Виды и порядок проведения  инвентаризации.

2.1. Виды инвентаризации.

По обязательности проведения можно выделить обязательную и инициативную инвентаризацию имущества и обязательств организации.

Обязательная инвентаризация проводится в случаях и сроки, установленных действующим законодательством Российской Федерации.

На сегодняшний момент проведение инвентаризации для организаций является обязательной процедурой, в таких случаях как:

- передача государственного или муниципального имущества в аренду, его выкуп, продажа, а также преобразование;

- составление годовой отчётности организации;

- выявление фактов хищения, злоупотребления или порчи имущества предприятия;

- смена материально ответственных лиц (независимо от причин смены);

- реорганизация или ликвидация организации;

- стихийные бедствия, пожары, и иные чрезвычайные ситуации;

- иные случаи, предусмотренные действующим законодательством Российской Федерации.2

Также в соответствии с действующим законодательством, для некоторых видов имущества организации установлены сроки инвентаризации: для основных средств допускается проведение инвентаризации один раз в три года, библиотечных фондов - один раз в пять лет. В районах Крайнего Севера, и в приравненных к ним местностях допускается проведение инвентаризации товаров, сырья и материалов в период их наименьших остатков.

Но в независимости от видов имущества и обязательств, в любом случае, в учётной политике организации необходимо закрепить сроки и периодичность проведения инвентаризации имущества, если необходимо разработать различные инструкции.

Инициативная инвентаризация осуществляется в соответствии с решением руководства организации на основании действующего законодательства, разработанной учётной политики, а также различных внутренних инструкциях.

Инвентаризация имущества и обязательств предприятия может происходить, как по инициативе внутренних пользователей бухгалтерской информации - руководителя предприятия, так и по инициативе внешних (сторонних) пользователей бухгалтерской информации с косвенным интересом - налоговой инспекции. Поэтому, в зависимости от того, кто является инициатором проведения инвентаризации принято выделять бухгалтерскую и налоговую инвентаризацию имущества и обязательств организации.

Бухгалтерская инвентаризация имущества и обязательств организации производится в соответствии с принятой предприятием учётной политикой, а также на основании приказа руководителя. Данный приказ регламентирует порядок и сроки проведения инвентаризации.

Налоговая инвентаризация имущества осуществляется на основе приказа утверждённого руководителем государственной налоговой инспекции или его заместителем. Перечень имущества и сроки проведения проверки определяются также в соответствии с эти приказом.3

Основной целью проведения налоговой инвентаризации является выявление фактического наличия имущества и неучтённых объектов, подлежащих налогообложению, сопоставление фактического наличия имущества с данными бухгалтерского учёта, проверка полноты отражения в учёте обязательств. Порядок и сроки проведения такой инвентаризации, состав инвентаризационной комиссии регламентируются распоряжением руководителя государственной налоговой инспекции (его заместителя) по месту нахождения налогоплательщика, а также по месту нахождения принадлежащего ему недвижимого имущества и транспортных средств.

Бухгалтерская инвентаризация имущества и обязательств организации может быть плановой и неплановой.

Плановая бухгалтерская инвентаризация, осуществляется на основании заранее составленного графика проведения инвентаризации, утверждённого приказом руководителя предприятия и учётной политики предприятия. Такая инвентаризация может проводиться ежегодно, ежеквартально, ежемесячно, в зависимости от размеров предприятия и сферы деятельности. Следует отметить, что перед составлением годовой бухгалтерской отчётности, организации в обязательном порядке обязаны проводить плановую инвентаризацию имущества и обязательств в полном объёме. Такая ежегодная инвентаризация должна проводиться организацией не ранее 1 октября отчетного года.

Предполагается, что любая плановая бухгалтерская инвентаризация проводится на первое число месяца, так как именно на эту дату должно выводиться сальдо всех счетов бухгалтерского учёта. Однако законодательными актами данный вопрос не регламентируется, поэтому в случае необходимости, инвентаризация может проводиться на любую необходимую дату.

Основная задача плановой инвентаризации - выявление фактического наличия имущества организации, сопоставление данных о фактическом наличии имущества с данными бухгалтерского учёта, проверка полноты отражения в учёте всех обязательств предприятия.

Неплановая инвентаризация, производится, как правило, для проверки добросовестности выполнения своих обязанностей материально-ответственными лицами. Главная задача неплановой инвентаризации - выявление фактов хищения, обвесов, обмеров со стороны ответственных лиц, а также разработка мероприятий по недопущению в будущем таких нарушений. Для её проведения, также необходим приказ руководителя.

Можно выделить сплошную и выборочную инвентаризацию имущества организации.4 Сплошная инвентаризация предусматривает проверку всех, без исключения, основных средств, нематериальных активов, финансовых вложений, производственных запасов, готовой продукции, товаров, денежных средств, прочих финансовых активов, кредиторской задолженности, банковских кредитов, займов, резервов и т.д. Выборочная инвентаризация предусматривает проверку только какой-либо части имущества или обязательства организации. Следует отметить, что инвентаризации подлежит всё принадлежащее организации имущество, независимо от его местонахождения, а также все виды финансовых обязательств. Кроме того, инвентаризации подлежат производственные запасы и другие виды имущества, не принадлежащие организации, но числящиеся в бухгалтерском учёте (например, находящиеся на ответственном хранении, арендованные или полученные для переработки), а также имущество, не учтённое по каким-либо причинам. Инвентаризация имущества производится по его местонахождению и материально ответственному лицу.

Также можно выделить документальную и натуральную инвентаризации.

Документальная инвентаризация заключается в проверке наличия и правильности оформления документов, подтверждающих наличие имущества или обязательства (как правило, используется при проведении инвентаризации нематериальных активов, дебиторской и кредиторской задолженности организации).

Натуральная инвентаризация заключается в проведении проверки непосредственного наличия объектов, путем проведения процедур подсчета, взвешивания или обмера (как правило, используется в ходе проведения инвентаризации объектов основных средств, товарно-материальных ценностей и т.д.).

Общие правила проведения инвентаризации имущества и обязательств организации.

В соответствии с методическими указаниями, главными целями проведения инвентаризации имущества и обязательств организации являются:

- выявление фактического наличия имущества;

- сопоставление фактического наличия имущества с данными бухгалтерского учёта;

- проверка полноты отражения в учёте обязательств.

Поэтому всю процедуру проведения бухгалтерской инвентаризации имущества и обязательств организации можно условно разделить на три этапа:

- подготовительный;

- этап проведения натуральной и документальной проверки, путём пересчёта, взвешивания, обмеров, составления описи имущества организации;

- заключительный этап - этап сопоставления данных бухгалтерского учёта и результатов проверки, а также оформления полученных результатов в виде сличительных ведомостей.

Подготовительный этап включает в себя составления приказа о порядке и сроках проведения инвентаризации, подготовке перечня имущества и обязательств, проверяемых в ходе проведения инвентаризации, разработку внутренних инструкций, получение расписок о материально ответственных лиц и определение остатков имущества и обязательств по данным бухгалтерского учёта.

Приказ о проведении инвентаризации заполняется по форме ИНВ-22 и утверждается руководителем организации. В приказе утверждаются виды имущества и обязательств, подлежащих проверки, состав инвентаризационной комиссии, её председатель, устанавливаются сроки проведения инвентаризации.

Для регламентации деятельности инвентаризационной комиссии на каждом этапе проведения инвентаризации предприятие может разрабатывать свои внутренние инструкции, приказы, распоряжения и т.д.

Также для проведения инвентаризации в организации необходимо создать постоянно действующую инвентаризационную комиссию, и назначить её председателя. При большом объёме работ для одновременного проведения инвентаризации имущества и финансовых обязательств могут создаваться рабочие инвентаризационные комиссии. Но, как правило, в случае если объём работ невелик, допускается наличие только ревизионной комиссии, тогда проведение инвентаризаций возлагается только на неё. Состав данной комиссии, также как и рабочей инвентаризационной комиссии, утверждается приказом руководителя.

В состав инвентаризационной комиссии могут быть включены представители администрации организации, работники бухгалтерской службы, такие специалисты как, инженеры, экономисты, техники и т.д. Также в состав инвентаризационной комиссии могут входить представителей службы внутреннего аудита организации, независимых аудиторских организаций.

Главная задача создаваемой инвентаризационной комиссии - обеспечение полноты и точности внесения в описи данных о фактических остатках основных средств, запасов, товаров, денежных средств, другого имущества и финансовых обязательств, правильность и своевременность оформления материалов инвентаризации.

Следует помнить, что при проведении инвентаризации необходимо присутствие всех заявленных в приказе членов комиссии, в противном случае, отсутствие хотя бы одного из них может являться основанием для признания результатов инвентаризации недействительными.

Прежде чем приступить к началу второго этапа проведения инвентаризации членам назначенной комиссии, необходимо получить последние, к началу проведения инвентаризации, приходные и расходные документы, отчёты о движении материальных ценностей и денежных средств, опломбировать места хранения товарно-материальных ценностей, имеющие отдельные входы и выходы. Также необходимо осуществить проверку исправности всех весоизмерительных приборов, которые будут использованы в ходе проведения проверки.

Материально ответственные лица предоставляют членам комиссии расписки в том, что к началу инвентаризации все расходные и приходные документы на имущество сданы в бухгалтерию или переданы комиссии и все ценности, поступившие на их ответственность, оприходованы, а выбывшие списаны в расход. Аналогичные расписки дают и лица, имеющие подотчётные суммы на приобретение или доверенности на получение имущества.

Материально ответственные лица в состав постоянно действующей инвентаризационной комиссии входить не могут, однако второй этап проведения инвентаризации (этап проведения пересчёта, взвешивания, обмеров, составления описи имущества организации) должен проводиться под их непосредственным наблюдением.

Второй этап заключается в проведении проверки фактического наличия имущества и реальности учтённых финансовых обязательств. Как отмечалось, определение фактического наличия имущества при инвентаризации осуществляется путём проведения обязательного подсчёта, взвешивания, обмера. Все полученные в ходе проведения проверки результаты, записываются в инвентаризационные описи или акты инвентаризации, которые составляются не менее чем в двух экземплярах. Данные описи подписываются всеми членами комиссии.

К порядку оформления инвентаризационных описей предъявляются следующие обязательные для исполнения требования:

- описи могут быть заполнены как с использованием средств вычислительной и другой организационной техники, так и ручным способом;

- в случае заполнения описи ручным способом возможно использование как чернил, так и шариковой ручки. Заполнять опись необходимо чётко и ясно, без помарок и подчисток;

- на каждой странице описи указывают прописью число порядковых номеров материальных ценностей и общий итог количества в натуральных показателях, записанных на данной странице, вне зависимости от того, в каких единицах измерения (штуках, килограммах, метрах и т.д.) эти ценности показаны;

- исправление ошибок производится во всех экземплярах описей путём зачёркивания неправильных записей и проставления над зачёркнутыми правильных записей;

- в описях не допускается оставлять незаполненные строки, на последних страницах незаполненные строки прочёркиваются.

Если объём номенклатуры товарно-материальных ценностей, подлежащих инвентаризации на предприятии значителен, допускается видоизменение унифицированной формы описи.

Если инвентаризация имущества проводится в течение нескольких дней, то помещения, где хранятся материальные ценности, при уходе инвентаризационной комиссии должны быть опечатаны. Во время перерывов в работе инвентаризационных комиссий (в обеденный перерыв, в ночное время, по другим причинам) описи должны храниться в ящике (шкафу, сейфе) в закрытом помещении, где проводится инвентаризация.

Следует помнить, что операции по приёму и отпуску товарно-материальных ценностей на момент проведения инвентаризации необходимо приостановить, однако, если из-за различного рода технологических и производственных причин это сделать невозможно, отпуск будет произведен материально-ответственным лицом в присутствии членов комиссии с занесением отпускаемых ценностей в отдельную инвентаризационную опись. В таком же порядке будет произведено и оприходование поступивших товарно-материальных ценностей.

На заключительном этапе проводиться анализ полученных входе проведения инвентаризации данных. Такой анализ включает в себя следующие направления:

- сопоставление данных полученных в ходе инвентаризации, зафиксированных в инвентаризационных описях и актах с данными бухгалтерского учёта;

- выявление в результате проводимого сопоставления расхождений, составление сличительных ведомостей;

- определение причин возникновения, а также оценка, выявленных по итогам проводимой проверки расхождений;

- подготовка предложений по отражению в бухгалтерском учёте результатов проведенной инвентаризации имущества и обязательств организации.

Инвентаризационные описи, заполняемые в ходе проведения проверки, передаются в бухгалтерию предприятия, которая сравнивает фактические остатки имущества с данными бухгалтерского учёта, составляется сличительная ведомость. Все выявленные суммы излишков и недостач товарно-материальных ценностей в сличительных ведомостях указываются в соответствии с их оценкой в бухгалтерском учёте.

В соответствии с инструкцией для оформления результатов полученных в ходе проведения инвентаризации могут использоваться единые регистры, объединяющие в себе показатели инвентаризационных описей и сличительных ведомостей. На ценности находящиеся на ответственном хранении, арендованные, т.е. не принадлежащие организации, но числящиеся по данным бухгалтерского учёта составляются отдельные сличительные ведомости.

Сличительные ведомости могут быть составлены либо вручную, либо с использованием средств вычислительной и другой организационной техники.

Все результаты, полученные по итогам проведенной инвентаризации следует отражать в бухгалтерском учёте и отчётности организации непосредственно того месяца, в котором она была проведена.

Если, в дальнейшем, будет выяснено, что членами инвентаризационной комиссий вносились в описи заведомо ложные сведения о фактических остатках материальных ценностей, с целью скрытия недостач и хищения имущества организации - результаты инвентаризации будут считаться недействительными, а члены инвентаризационной комиссии могут быть привлечены к ответственности в установленном действующим законодательством порядке.

Инвентаризация основных средств, материально-производственных

запасов, наличных денежных средств и расчётов.

Инвентаризация основных средств. Если обратиться к действующему на сегодняшний момент налоговому законодательству, то, в соответствии с НК РФ под основным средствами следует понимать часть имущества, используемого в качестве средств труда для производства и реализации товаров (выполнения работ, оказания услуг) или для управления организацией первоначальной стоимостью более 20 000 рублей.

В ходе осуществления проверки фактического наличия объектов основных средств, членам комиссии, во главе с председателем, необходимо произвести осмотр всех объектов, в инвентаризационную опись заносится их полное наименование, назначение, инвентарный номер и основные технические или эксплуатационные показатели.

Если проверке подвергаются такие объекты основных средств, как земельные участки, водоёмы и иные объекты природных ресурсов, в этом случае также необходимо произвести проверку документов, подтверждающих наличие указанных объектов в собственности организации, установить их качественное состояние, выявить неиспользуемые или используемые не по целевому назначению объекты природных ресурсов, установить причины.

Если в ходе проведения инвентаризации комиссией будут выявлены объекты основных средств, не принятые к бухгалтерскому учёту, а также объекты, по которым в регистрах бухгалтерского учёта будут отсутствовать данные, либо указанные сведения, характеризующие основные средства будут неверными комиссии необходимо включить в опись верные сведения и технические показатели по этим объектам. Оценка таких неучтённых объектов должна быть произведена с учётом рыночных цен, а износ определён по действительному техническому состоянию объектов с оформлением сведений об оценке и износе соответствующими актами.

Основные средства вносятся в описи по наименованиям в соответствии с прямым назначением объекта. Если объект подвергся восстановлению, реконструкции, расширению или переоборудованию и вследствие этого изменилось основное его назначение, то он вносится в опись под наименованием, соответствующим новому назначению.

На основные средства, не пригодные к эксплуатации и не подлежащие восстановлению, инвентаризационная комиссия составляет отдельную опись с указанием времени ввода в эксплуатацию и причин, приведших эти объекты к непригодности (порча, полный износ и т.п.).

Одновременно с инвентаризацией собственных основных средств проверяются основные средства, находящиеся на ответственном хранении и арендованные. По указанным объектам составляется отдельная опись, в которой даётся ссылка на документы, подтверждающие принятие этих объектов на ответственное хранение или в аренду.

В ходе подведения итогов проведения инвентаризации основных средств при сопоставлении данных бухгалтерского учёта и фактических, полученных в ходе проверки, может быть выявлен как излишек основных средств, так и их недостача, причём, если по результатам проведённой проверки выявлена недостача, необходимо установить виновные лица.

Инвентаризация товарно-материальных ценностей. К бухгалтерскому учёту в качестве материально-производственных запасов принимаются активы, используемые в качестве сырья, материалов и т.п. при производстве продукции, предназначенной для продажи (выполнения работ, оказания услуг), предназначенные для продажи или же используемые для управленческих нужд организации. Неотъемлемой частью материально-производственных запасов является готовая продукция и товары.

В целях обеспечения достоверности данных бухгалтерского учёта и отчётности, а также проведения проверки наличия, состояния и оценки товарно-материальных ценностей организации обязаны проводить их инвентаризацию. Количество и порядок проведения инвентаризации товарно-материальных ценностей утверждается руководителем организации, за исключением тех случаев, когда проведении инвентаризации обязательно, в соответствии с действующим законодательством.

При инвентаризации товарно-материальных ценностей, все ценности, такие как производственные запасы, готовая продукция, товары, прочие запасы заносятся в описи по каждому отдельному наименованию, с указанием их вида, группы, количества и других необходимых данных, например, таких как сорт, артикул и т.д.

Также как и при проведении инвентаризации, сотрудниками организации рекомендуется проводить проверку товарно-материальных ценностей в порядке их расположения в помещении. В случае, если хранение проверяемых ценностей в разных изолированных помещениях, но при этом у одного и того же материально-ответственного лица инвентаризацию следует проводить последовательно по местам хранения, по окончании проведения такой проверки помещения опечатывается.

В том случае, если проведение инвентаризации занимает достаточно большой период времени, допускается, в исключительных случаях, и только с письменного разрешения председателя инвентаризационной комиссии осуществлять материально ответственным лицам операции по отпуску товарно-материальных ценностей. Данные по таким ценностям заносятся в отдельную опись, под названием «Товарно-материальные ценности, отпущенные во время инвентаризации», а в каждом расходном документе делаётся отметка за подписью председателя инвентаризационной комиссии, или по его поручению одним из членов комиссии.