Визитная карточка. Виды визитных карточек

МИНИСТЕРСТВО СЕЛЬСКОГО ХОЗЯЙСТВА

РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

ФГБОУ ВПО «Воронежский государственный аграрный университет имени императора Петра I»

Кафедра управления и маркетинга в АПК

КОНТРОЛЬНАЯ РАБОТА

по дисциплине

«Деловая этика»

Выполнил студент ЭП-ВВ-I-1

заочного отделения

Измайлов В.Н.

Шифр – 13515

Проверил: доцент

Собетова Т.В.

Воронеж

2014

1. Визитная карточка. Виды визитных карточек

 Визитная карточка, деловая, профессиональная или личная, представляет обладателя или сообщает о его непосредственном прибытии. Весьма часто незнакомый человек сначала увидит визитку, а затем только человека, про которого на ней говориться, поэтому важно, чтобы визитки были выверены в каждой детали и создавали благоприятный образ вашей компании и вас самих. Невозможно создать наилучшее впечатление, используя материалы второго сорта.

Высшее руководство, понимающее в этом толк, придерживается такого правила для каждого служащего своей компании; в противном случае экономия на них создает плохое мнение о руководителе, имеющем изящные гравированные карточки для себя и дешевые, неряшливо отпечатанные, для своих торговых представителей.

Лучший способ проверить, безупречны ли у вас карточки, — спросить совета у опытного торговца канцелярскими принадлежностями, но не плохонькой типографии за углом и не у любого торговца канцелярскими принадлежностями на главной улице, так как для продажи предлагают много карточек дурного качества, хотя они могут выглядеть нарядными и привлекательными.

Все визитные карточки следует печатать с клише на картоне хорошего качества. Это общее требование, предъявляемое к деловым, профессиональным и личным визиткам. В остальном различия между этими тремя группами незначительны.

В современной практике используется два типа визитных карточек: деловые и личные, каждая из которых имеет свои разновидности.

Деловые визитки — это неотъемлемый атрибут современного официального общения. Существуют определенные стандарты для размещения текста на таких карточках.

Представим классический вариант: наверху по центру — название компании (организации, учреждения), в которой работает владелец визитной карточки, ниже по центру — фамилия, имя и отчество, еще ниже — занимаемая должность, а также звание и ученая степень. В левом нижнем углу печатается адрес учреждения, в котором работает владелец карточки. Остальные сведения — номер служебного телефона, факса, адрес электронной почты, адрес web-сайта компании - размещаются в правом нижнем углу (обычно каждый элемент в отдельной строке). В пользу размещения номера телефона в правом углу говорит, в частности, следующее соображение: при наборе номера обычно визитку держат левой рукой, и если номер напечатан слева, то держать карточку становится неудобно. В тоже время для "уравновешивания" размещения элементов на поверхности визитной карточки допускается часть сведений располагать также в левом нижнем углу.

Также для важного должностного лица, президента компании, владельца предприятия допускается указывать свое имя выше всех остальных сведений.

На визитки государственных чиновников наносят государственный герб и флаг. Не соответствует нормам этикета деловая карточка без официального адреса (исключение составляют дипломаты и высшие государственные должностные лица). В случае, если организация имеет несколько филиалов, на деловых визитках ее представителей могут быть указаны домашний адрес и телефон, при необходимости, его вписывают от руки, это даже создает некоторую доверительность в общении. При смене номера допускается, зачеркнув старый, аккуратно вписать новый, а вот проводить такие операции с адресом или должностью не стоит.

Существует две разновидности деловых карточек: представительская и карточка компании. На представительской указывают имя, фамилию, должность и полное название организации без каких-либо координат. Используют их для специальных и представительских целей. Кстати, визитки бывают вообще без указания должности: такие вручаются только дамам.

В карточку компании, наоборот, включается полная информация о наименовании и месторасположении организации, а также номера телефонов и адрес электронной почты. Применяются они на презентациях, выставках, при вручении подарков, поздравлений от фирмы и т. п.

Второй тип визиток — личные. Они могут содержать имя и фамилию владельца, а также любую дополнительную информацию, которую человек хочет туда внести (адрес фирмы, номера телефонов, адрес персонального сайта, электронной почты, звание или ученую степень). Разновидностью личной карточки является семейная визитная карточка или карточка супругов. Она используется при знакомстве, рассылке поздравлений друзьям семьи или прилагается к подаркам. Необходимо помнить, что имя жены на таких карточках ставится перед именем мужа, адрес указывается по желанию. Как ни странно, но детские визитные карточки тоже существуют. При их оформлении можно несколько отойти от жестких норм взрослого мира и создать что-то индивидуальное и интересное. Конечно, такого рода визитки не часто востребованы в деловых кругах, но иногда они могут оказаться весьма кстати. Например, если ребенок заблудился в супермаркете или уехал в лагерь отдыха, номер мобильного телефона родителей, внесенный в карточку, будет всегда с ним, а при необходимости, воспитатели смогут им воспользоваться.

Для научных и творческих работников, часто работающих дома, была создана комбинированная визитная карточка, в которой наряду со служебными (в левом нижнем углу) указываются и домашние координаты (в правом нижнем углу). Правда, женщины чаще всего ограничиваются только служебным номером телефона. При проведении больших мероприятий - конференций, презентаций, выставок, фестивалей, их организаторы заказывают большие визитные карточки - бейджи с указанием имени, отчества, фамилии, ученого звания, должности, названия компании, учебного заведения или научного центра, которые представляет данный участник. Бейджи прикалывают на левой стороне груди и носят исключительно в здании, где проходит мероприятие. Пожалуй, бейдж - единственная визитка, на которой иногда уместно размещение фотографии человека рядом с его именем, на остальных карточках такой объект размещать не следует.

Современному человеку помимо деловых необходимо иметь и светские визитные карточки. Во-первых, считается дурным тоном использовать деловые визитки в светской жизни, а во-вторых, - такое разграничение позволит вам без лишних эмоциональных затрат либо подчеркнуть официальность отношений, либо выразить свое особое дружеское расположение.

На светских визитках допустимо указывать сведения о профессии, почетных и ученых званиях. Светскую визитку можно отправить в качестве приглашения на неофициальный прием или как сопровождение чека врачу, нотариусу. Особым шиком считаются визитки на пергаментной бумаге, заказанные у каллиграфа.

Такие эксклюзивные визитки должен иметь каждый мужчина, считающий себя джентльменом, дабы отправить их дамам с цветами или подарком.

Однако в компании "Кодак" и многих других филиалах иностранных корпораций сотрудники заказывают визитки именно с фотографиями. Многие консультанты, менеджеры по продвижению товаров и услуг заказывают такие визитки, потому что они позволяют лучше вспомнить их владельцев и приглашают к дальнейшему общению. Но если вы хотите заявить о своей значимости, лучше всего не только не делать визитки с фотопортретом, но и не применять много цветов. Два цвета (черный + любой другой) - вполне достаточно. Пестрые карточки делают только те работники, которые используют их в качестве рекламы своего салона, магазина, клуба. Цветные визитки с рисунками подходят всем дизайнерам - от модельеров до создателей веб-сайтов. Главное, чтобы визитка подтверждала наличие у ее владельца вкуса и творческих способностей. Цветная бумага для визитки оправдана в том случае, если это деталь корпоративного стиля. Выходит, и для бедных, и для богатых - чем проще, тем лучше.

В малютку-визитку современные владельцы стремятся втиснуть как можно больше информации: эмблемы и символы, товарные знаки, фотографии, рисунки гербов и флагов! Но среди этой неразберихи существует особый класс профессионально и художественно сделанных, стильных визитных карточек. Такие визитки становятся произведениями искусства, "графикой сверхмалых форм", а также предметами выставок и различных конкурсов. Изготовители удивляют и материалами, из которых сделаны визитки: пластик, дерево, ткань, кожа, намагниченная резина, алюминиевая фольга, жесть, природная слюда... Стоит заметить, что чаще всего художественно ценными становятся карточки, созданные дизайнерами для себя и о себе (или для своей студии). Сапожник - он может и без сапог. А вот истинный художник просто обязан иметь визитку-"автопортрет".

Существуют и светские карточки для особых случаев. Например, это может быть визитка невесты или миниатюрная визитная карточка новорожденного, прикрепленная ленточкой к карточке матери, - очаровательное сообщение родным и друзьям о рождении малыша.

 Обычная визитная карточка представляет собой прямоугольник из не очень плотного картона размером 50х90 мм, а для женщин (супруги, а не должностного лица)-40х80 мм. Менеджеры высшего звена могут использовать карточки размером 60х90 мм, карточки их жен в этом случае должны быть по длине и ширине на 10 мм меньше. В Великобритании, наоборот, размеры визитных карточек жен на 10 мм больше, чем их спутников жизни (50 х 100 мм ). Визитная карточка молодой девушки может быть еще меньше, как правило, 70х35 мм. Следует помнить о том, чтобы ваша карточка имела стандартный размер для Вашего круга общения, и ее не пришлось подгибать или подрезать.

Желательно, чтобы визитная карточка имела темный текст на светлом фоне. Стиль оформления должен быть строгим, без рамок и завитушек. Нормы делового этикета не рекомендуют использовать в качестве материала для изготовления пластмассу или кожу. Лучше сосредоточится на качестве бумаги. Она должна быть отменного качества, может быть слегка тонирована. На бумаге нельзя экономить. Карточки, которые имеют глянцевую поверхность, изготовлены из пластика или ламинированной бумаги, не приемлемы, т.к. на них невозможно делать какие-либо записи. Нормы европейского делового этикета предполагают использование розового, голубого, белого фона и текста темно-коричневого, синего и черного цветов

Шрифт визитных карточек нормами делового этикета строго не регламентируется и зависит от национальных особенностей. Он просто должен быть удобно читаемым. Следует отметить, что при использовании декоративных шрифтов, очень легко перейти границу хорошего тона. Имя и фамилию принято выделять легко читаемым полужирным шрифтом немного большего размера, чем основное содержание визитки. Кроме того, уже существуют специальные аппараты-сканеры, которые считывают информацию с визитки, что позволяет формировать электронную базу необходимых визиток.

Немного о психологии восприятия. Уже давно известны результаты многочисленных психологических опытов по исследованию особенностей восприятия печатной информации человеческим глазом. Доказано, что наш глаз начинает изучение листа бумаги с печатными знаками, фотографиями или просто картинками с верхнего левого угла, по диагонали спускается в правый нижний угол, а затем скользит снова вверх, задерживаясь в середине только в том случае, если там есть привлекающие внимание детали.

Подобное свойство человеческого восприятия неизменно, и потому лучше все-таки учитывать его при выборе расположения печатных элементов на визитке.

Верхний левый угол оптимален для размещения логотипа. Середина визитки - зона, которую глаз проскакивает быстрее всего, поэтому информация здесь должна быть каким-то образом выделена - либо большим шрифтом, либо цветом. Стандартное расположение адреса и телефонов внизу и в середине допустимо, но можно сместить данный блок в правый нижний угол. Тогда визитка получается более сбалансированной для восприятия.

В нашей стране и некоторых двуязычных странах сложилась практика печатания двухсторонних карточек с текстом на иностранном языке на обороте. Но если придерживаться строгих протокольных норм, это не совсем верно, так как оборотная сторона карточки предназначена для дополнительных записей.

Одним из основных этапов знакомства с потенциальными партнерами или клиентами является процесс вручения и принятия визиток. От того, как он пройдет, может зависеть первое впечатление, которое сложится у людей друг о друге.

Вручение визитной карточки производится как лично при первой встрече, знакомстве или начале деловых переговоров, так и заочно. При знакомстве первым визитную карточку вручает тот, чей ранг и должность ниже. Затем идет градация по возрасту. А если и возраст собеседников совпадает, то активность может проявить более вежливый или заинтересованный собеседник. При деловой встрече с иностранными партнерами первыми визитные карточки вручают хозяева. Посетитель в компании, учреждении может предъявить свою визитную карточку секретарю для доклада о себе, особенно в случае незаявленного ранее визита.

Передавать визитную карточку партнеру полагается стоя, повернув ее так, чтобы тот мог сразу прочитать напечатанный на ней текст. Одновременно следует вслух произнести свою фамилию, чтобы собеседник мог более или менее усвоить произношение имени владельца карточки.

Получать визитку следует правой рукой, а затем, взяв в обе руки, в знак уважения внимательно ее прочесть, произнеся вслух имя, фамилию и должность визави. В ответ на протянутую визитную карточку необходимо подать свою. Если же в силу каких-либо причин вы не можете этого сделать, нужно извиниться, объяснив причину, и пообещать прислать ее при первой же возможности.

Во время переговоров полученные визитные карточки желательно разложить перед собой, чтобы случайно не забыть, не перепутать, не исказить имя или должность собеседника. Лучше рассортировать их в порядке расположения партнеров за столом во время деловой встречи. Не рекомендуется мять чужие визитки, делать на них пометки, вертеть их на глазах у хозяина, так как это может восприниматься как знак неуважения. Визитные карточки никогда не следует подписывать и проставлять на них дату.

Если возникает необходимость передачи визитки через третье лицо или по почте, ее нужно вложить в специальный конверт, на котором пишется имя, фамилия и должность адресата. Если карточки, адресуемые нескольким лицам, посылаются в компанию в одном конверте, то в левом верхнем углу каждой из них необходимо написать фамилию лица, которому она адресована. В одном конверте на имя одного лица могут быть посланы карточки разных людей. Если визитка передается в конверте, то она помечается специальными международными символами. В случае, когда визитка завозится лично адресату, то загибается один из углов карточки, в зависимости от местной практики. В нашей стране принято загибать, а затем расправлять правый верхний угол карточки или ее правую сторону по всей ширине.

Несомненно, визитные карточки играют большую роль в создании круга делового общения, но когда их накапливается очень много, возникает вопрос, где и как их хранить, чтобы не "заблудиться" в огромном количестве визиток, полученных в процессе работы. Лучше всего рассортировать их по какому-либо признаку. Это может быть сфера деятельности или название компании, фамилия (в алфавитном порядке), также возможна любая другая удобная для конкретного человека система. А чтобы визиточная база данных не была разбросана по ящикам стола, карманам пиджака и не растерялась, ее желательно скомпоновать в визиточницу.

2. Подарки и сувениры

Делать подарки и преподносить сувениры своим партнерам-давняя традиция делового мира.

К выбору подарков и сувениров надо относиться внимательно. Их нужно уметь выбирать и дарить. Здесь проявляется вкус, фантазия, изобретательность и такт дарителя. Подарок или сувенир-это символ уважения, своеобразная форма выражения чувств. Дело не в цене подарка, а в намерениях, с которыми он вручается. При небольшой стоимости, подарок, выбранный с определенным смыслом, может обрести большую ценность, для того, кому он предназначен.

Даже если средства позволяют, не принято дарить слишком дорогие подарки, чтобы не поставить ваших партнеров в неловкое положение, заставляя их постоянно чувствовать себя обязанными. Дорогостоящий знак внимания могут посчитать и за взятку.

Подарки и сувениры должны соответствовать возможностям, потребностям, характеру, вкусу, интересам, образу жизни и деятельности, кому они предназначены. Лучше преподносить подарки, которые напоминали бы о пребывании иностранной делегации или гостя в России. Подарок будет выглядеть весомее, если его украсить гравировкой или эмблемой вашей компании либо инициалами того, кому он предназначен.

Выбор подарков зависит, во многом, от характера ваших отношений с теми, кому вы их собираетесь преподнести. На официальных встречах подарки должны иметь оттенок личного отношения, внимания. Если вы идете к людям, уже знакомым вам, подумайте, что им будет приятно получить.

Подарки, которые всегда уместны и которые можно дарить каждому-это сладости, фрукты, вино, книги, письменные принадлежности (трубка, мундштук, портсигар и т.д.), изделия из стекла, хрусталя, серебра, кожи (бювары, бумажники, обложки для книг, шкатулки и т.д.); керамика, металлические изделия (подсвечники, настенная чеканка, тарелки, вазы, броши и т.д.). Из более ценных подарков можно назвать произведения изобразительного искусства, картины, миниатюры, уникальные издания книг и т.д.

Никогда и никому не дарите часы - и на Западе и на Востоке это плохая примета. Не рекомендуется дарить матрешки и самовары - они есть почти у всех иностранцев. Нельзя дарить вещи, бывшие в употреблении, за исключением антиквариата, раритетов, драгоценностей. Личные вещи дарить не принято.

Цветы дарят своим деловым партнерам в знак приветствия, по поводу знаменательного события или благодарности за участие в том или ином мероприятии. Сегодня уже не придают большого значения тому сколько цветков и какого цвета следует дарить в том или ином случае. За редким исключением, можно дарить любые цветы и в любом количестве; четное или нечетное их количество не имеет значения. Вместе с тем, следует помнить, что в некоторых странах гортензии и хризантемы символизируют скорбь (например, Венгрия). В Германии огненно-красные розы-знак страстной любви, а такие цветы лучше дарить очень близким людям. В Мексике и других странах Латинской Америки красный цвет, наоборот, цвет крови и смерти, поэтому своим зарубежным партнерам этих стран лучше дарить белые цветы. В Китае, как и в Турции, не любят сочетаний белого и синего, а букеты, составленные из цветов различных оттенков красного в сочетании с декоративной зеленью, пользуются большой популярностью.

Составляя букет из цветов, следует помнить, что лучше всего выглядят букеты, составленные из цветов одного типа, а сочетание полевых цветов и роз скорее будет свидетельствовать о вашем плохом вкусе, нежели об оригинальности букета. Совсем не обязательно дарить большие букеты, можно ограничиться как маленьким симпатичным букетиком, так и подарить всего один цветок.

Если вы дарите цветы лично, то дарите их в развернутом виде. Исключением является преподнесение цветов при встрече гостей на вокзале или в аэропорту, когда принято дарить их завернутыми в целлофан. Упакованные цветы также вручаются и при посылке их с посыльным, при этом к ним прилагается ваша визитная карточка. Если вы не знаете язык цветов этой страны наведите справки у продавцов.

Этикет предполагает, что во время первой встречи подарки дарят хозяева, а не гости. Поэтому нужно обязательно преподнести что-либо прибывшему к нам зарубежному представителю в знак того, что его рассматривают как почетного клиента и рассчитывают на длительные отношения.

Нужно отметить, что наши бизнесмены часто забывают об этом, поскольку полагают, что подарки обязаны делать только богатые иностранцы.

Если же первая встреча проходит за границей, то, в принципе, можно ехать налегке.

Однако и в этом случае лучше запастись сувенирами, которые, как показывает опыт, часто серьезно улучшает атмосферу переговоров. При всех последующих встречах, обмен подарками (особенно с японцами) становится обязательным в интересах укрепления дружественных личных связей.

Конечно, речь идет не о компаньоне, с которым вы видитесь каждую неделю, а, допустим, о периодических прямых переговорах с руководством фирмы, осуществляющей сбыт вашей продукции за рубежом или посредничающей в операциях на иностранных рынках.

При подготовке подарка нужно всегда четко представлять, кому он будет преподнесен, и, соответственно, строго сортировать сувениры по рангам. Горе вам, если вручите президенту фирмы такой же презент, как и ее вице-президенту: это будет расценено как оскорбление или, в лучшем случае, как знак вашей полной неотесанности. Японцы, как и другие представители азиатских обществ, построенных на строгой иерархии, особенно чувствительны к нарушениям субординации.

Особое внимание приходится уделять упаковке. Даже восхитительные произведения искусства в непрезентабельной упаковке в глазах иностранца напоминают нечто купленное «по дешевке».

А ведь любой иностранец будет очень рад маленькой палехской вещице, запонкам из янтаря, гжельской керамике, северной резьбе по кости.

Очень весомый подарок для высшего лица в компании-партнере-небольшая авторская картина или оригинальная чеканка.

Гидам, переводчикам, иностранным коллегам по совместной работе дарят обычно, книги, художественные альбомы; кустарные изделия и т.п.

Необходимо вести тщательный учет преподнесенных сувениров, чтобы, не дай Бог, не вручить одному и тому же человеку одинаковых подарков. Это считается серьезным нарушением этикета, и повторно преподнести можно лишь спиртные напитки. При этом имейте в виду, что голую бутылку, т.е. без фирменной коробки, дарить считается неприличным.

Особенности восприятия цвета не только живых цветов, но и других подарков и сувениров следует учитывать в зависимости от национальной принадлежности лиц, которым эти подарки предназначены, а также страны, в которой они проживают.

Красный цвет любят в Норвегии, Ираке и не любят в Ирландии. В Китае это цвет праздника и знак удачи, счастья, достоинства, благородства, в Индии он означает жизнь, действие, энтузиазм.

Розовый цвет, так же как бледно-голубой у американцев ассоциируется с косметикой.

Оранжевый - стимулирует эмоциональную сферу, создает ощущение благополучия и веселья. Этот цвет очень голландцы.

Желтый - быстрее, чем другие цвета, привлекает внимание и дольше сохраняется в памяти. В Бразилии этот цвет-символ отчаяния, а в сочетании с фиолетовым - символ болезни. Для мусульман Сирии - символ смерти. В Китае он наиболее популярен после красного, являясь символом империи, великолепия и сияния. В России часто воспринимается как знак разлуки, измены.

Зеленый - любят в Мексике, Австралии, Ирландии и Египте.

В Китае - цвет юношества и символ роскошной жизни. В Индии он символизирует мир и надежду. Для мусульман - хранитель от дурного глаза.

Серо-зеленый цвет очень не любят во Франции. Синий - цвет моря, ассоциируется (в особенности в сочетании с белым и никогда красным) с деятельностью, связанной с водой (судоходство, рыболовство и т.д.).

Голубой - для китайцев один из траурных цветов, в Индии - символ правдивости с оттенком печали и утешения, в Бразилии - символ печали, не популярен, также и в Перу.

Белый - один из самых любимых цветов мексиканцев, а в Китае - цвет траура и знак опасности. Для европейцев - цвет молодости, чистоты и невинности. Подарки надо дарить тактично, сопровождая их вручение приятными словами, краткими пожеланиями или шуткой, при этом очень важно соблюдать меру.

Важно уметь не только тактично дарить, но и тактично принимать подарок. Многие люди почему-то считают, что неудобно выражать радость получив подарок: не разворачивая, они относят его в дальний угол. Это, конечно, признак неуважения к людям, которые думали о вас, выбирая подарок. Куда лучше в таком случае поблагодарить, развернуть пакет, посмотреть, что в нем, и, оценив внимание и вкус дарителя, еще раз поблагодарить.

Все подарки независимо от их материальной ценности следует принимать с одинаковым вниманием.

За присланный или переданный через третье лицо подарок надо сразу поблагодарить по телефону или коротким письмом.

Все подарки следует принимать, чтобы не обидеть дарителей. Отказаться от подарка можно лишь в том случае, когда принять его неприлично или, если, подарок настолько ценен, что вынуждает вас чувствовать себя должником. Но и при отказе принять подарок необходима тактичность. Следует подчеркнуть признательность за внимание и мотивировать свой отказ как можно мягче.

Список литературы:

1. http://www.bibliofond.ru/view.aspx?id=490773
2. http://knowledge.allbest.ru/ethics/3c0a65635b2bd78b4c53a89421316c36_0.html
3. Бороздина Г.В. Психология делового общения. М.: ИНФРА-М, 2003.-295 с.
4. Ботавина Р.Н. Этика деловых отношений. М.: «Финансы и Статистика», 2005.-208 с.
5. Селиверстов А.Д. Деловой протокол и этикет. Воронеж: ВГАУ, 2000. -90 с.
6. Селиверстов А.Д., Федорик О.В. Деловое общение: Учебное пособие. - Воронеж:ФГОУ ВПО Воронежский ГАУ, 2008.-138 с.