Визит вежливости. Подарки и сувениры

     МИНИСТЕРСТВО СЕЛЬСКОГО ХОЗЯЙСТВА

     РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ 

     ФГОУ ВПО «ВОРОНЕЖСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ АГРАРНЫЙ

     УНИВЕРСИТЕТ ИМЕНИ К. Д. ГЛИНКИ» 
 
 
 
 

Контрольная работа по дисциплине

«Деловое общение и этикет»

на тему:

«Визит вежливости. Подарки и сувениры».

     Выполнила студентка: АБ-Ф3С

                                                                                                        шифр 07375

                                                                                                                   Кошелева Ю. Ф. 

                                                              Проверила:

                                                                                                                  Селиверстов А.Д. 
 
 
 
 
 

Нововоронеж 2011 год.

Содержание 

1. Визитные карточки.
2. Подарки и сувениры.

Список использованной литературы.       

1. Визитные карточки.

     Первые  визитные карточки появились во Франции  во времена правления Людовика XIV. Визитная карточка изначально имела  огромное значение и представляла своего хозяина во всем величии, по визитке можно было сказать о хозяине какого он сословия, какое положение имеет в обществе. В России визитные карточки появились при Екатерине II их отличала гравированная орнаментика, причудливые гербы владельцев - всё это наследие Франции и её придворного двора, откуда собственно и пришла в Россию такая актуальная в наши дни визитная карточка.

     Визитка - это, прежде всего неотъемлемая часть бытового и особенно делового общения. Они играют роль своеобразных удостоверений личности, в которых помимо имени, фамилии, занимаемой должности указывается самое главное - принадлежность к какой-либо фирме или организации, что, в конечном счете, определяет положение в обществе.

     Изготовление  визиток является самым популярным видом рекламной полиграфии, ведь в современном мире визитки нужны практически каждому. Визитные карточки часто раздают, как рекламу торговой точки и как связь с клиентом. Современные технологии позволяют заказывать визитки через Интернет - это весьма удобно, так как отпадает необходимость ехать в типографию или рекламное агентство. Выделяют следующие виды визиток: Личная, Деловая и Корпоративная.

     Преимущества  визитки, прежде всего в том, что  не надо писать свои координаты и телефон  на бумажке, которая, скорее всего, потеряется так же, как и клиент. Визитка является признаком стабильности и солидности организации. Визитные карточки, обычно, не выбрасывают, и клиенты по этому возвращаться. Визитки иногда используют, как купон на скидку, для привлечения клиентов. На другой стороне визитной карточки можно разместить календарь или другую полезную для Вашего клиента информацию.

     Визитная  карточка - одна из составляющих имиджа фирмы и личного имиджа ее владельца. Она является выражением как индивидуального  стиля и вкуса человека, так  и фирменного, корпоративного стиля. Визитные карточки рекомендуется заказывать из очень плотной бумаги высокого качества или тонкого картона. В этом случае карточки дольше будут сохранять достойный внешний вид. В начале прошлого ХХ века, по свидетельству Эми Вандербилд, считалось также рациональным, чтобы деловые карточки изготавливались на тонкой и прочной пергаментной бумаге и обязательно имели текст, написанный каллиграфом.

     О роли и значении визитной карточки хорошо сказано в книге для  бизнесменов «Законы успеха»  под редакцией Кристи Ли: «Визитная карточка - важная составляющая бизнеса. Это эффективная и к тому же недорогая форма рекламы. Человек, которому вы дали визитную карточку, возможно, и не позвонит вам завтра. Может быть, ваши услуги не понадобятся ему еще две недели. Но ваша карточка будет ждать своего часа, и когда вы понадобитесь, он будет знать, где вас искать. Кроме того, он порекомендует вас другим. Карточка - это стратегическое оружие. Она влияет на развитие вашего бизнеса еще долго после того, как вы ее кому-нибудь дали. Не жалейте карточек… Ответ на вопрос «Чем вы занимаетесь?» должен лежать у вас в кармане. Разумеется, если вы не забыли свои карточки дома…»

     Вместе  с тем, еще многие недооценивают  визитные карточки как необходимый  атрибут делового общения.

     Визитные  карточки чаще всего вручают лично. В этикете действует принцип  первоочередности. При знакомстве первым вручает свою карточку тот, чей ранг, должностное положение ниже, человек  менее известный. Если социальный статус собеседников равный, первым предлагает визитную карточку младший по возрасту. Если и должность, и возраст одинаковы, т.е. имеет место так называемое симметричное общение, то большую оперативность может проявить более вежливый, более активный или более заинтересованный человек.

     При деловой встрече с иностранными партнерами первыми визитные карточки вручают хозяева. На переговорах  после процедуры обмена визитками, чтобы правильно произносить  и не путать имена, карточки целесообразно  расположить на столе перед собой  в таком порядке, в каком сидят партнеры.

     Не  принято вручать лично визитную карточку с выражением благодарности  или иных чувств.

     При вручении карточек принято обмениваться легкими поклонами. Визитную карточку полагается вручить партнеру так, чтобы  он мог сразу прочесть текст. Свою фамилию, особенно если она труднопроизносимая, нужно назвать вслух.

     Представителям  ближневосточных стран карточку вручать следует обязательно  правой рукой. В странах Азии, в  частности в Японии - обеими руками. Принявший визитную карточку должен ее прочесть. Фамилию партнера, чтобы быть уверенным в ее правильном произношении - произнести вслух.

     Если  визитная карточка прилагается к  подарку, ее вкладывают в коробку  с подарком. Конверт с визиткой заклеивают только в том случае, когда послание носит сугубо личный характер. Если визитную карточку вкладывают в букет цветов, посылаемый по официальному поводу, к празднику, то на карточке, чуть выше набранного имени, нужно сделать короткую приписку. Если цветы посылают по случаю похорон, никакой приписки делать не надо. Карточку в конверте прикрепляют к бумаге, в которую упакованы цветы.

     Визитные  карточки, оставляемые при отсутствии адресата в офисе или дома (в  резиденции) лично их владельцами, принято  загибать в соответствии с местной  традицией. В России принято в подобных случаях загибать (а затем распрямлять) правый верхний угол карточки или ее правую сторону по всей ширине. Фамилия того, кому оставляется карточка, на ней не пишется.

     В подобной ситуации в России конца XIX века использовались «практичные и удобные визитные карточки, имеющие на четырех углах начальные буквы различных случаев, могущих быть причиной посещения. Например, «П» означает поздравление, «О» - отъезд и, следовательно, прощальный визит, «Ж» - желание осведомиться о состоянии здоровья, «В» - возвращение из продолжительной отлучки, - и в случае отсутствия хозяев дома загибают угол, где находится буква, означающая цель визита».

     В наши дни в левом верхнем или  нижнем углу визитной карточки могут  быть сделаны пометки, установившиеся в международном протоколе сокращения, условно обозначающие повод, по которому посылаются карточки. Эти сокращения являются первыми буквами соответствующих французских слов. Поскольку они используются в дипломатической, деловой и светской практике, необходимо знать значение этих сокращений:

     p.f. - pour fеte или pour feliciter- чтобы поздравить  с праздником. Поздравлять принято  по случаю Нового года, Рождества,  национального праздника; 

     p.r. - pour remercier - чтобы поблагодарить; 

     p.f.c. - pour fairе connaissance - чтобы выразить удовлетворение знакомством;

     p.c. - pour condollessance - чтобы выразить соболезнование;

     p.p.p. - pour prendre part - для выражения соболезнования  и с готовностью помочь;

     p.p. - pour presenter - для представления. 

     В этом случае визитка лица, которое желает быть представленным, посылается для заочного представления вместе с визиткой человека, хорошо известного тому, кому представляют, или официального лица. На этой второй визитке и проставляются буквы р.р. На визитке представляемого никаких пометок не делается;

     p.p.c. - pour prendre conge - чтобы попрощаться.  Визитная карточка с этими  сокращениями направляется в  связи с длительным отпуском  или окончательным отъездом из  страны. Это делается в том  случае, когда не наносится прощальный  визит.

     Визитные  карточки с буквами p.r., p.p.c. остаются без ответа.

     В ответ на визитные карточки с сокращениями p.p.c., p.c., p.f. посылают свою визитку с  буквами p.r., то есть благодарят.

     На  визитку с сокращениями p.p. ответ  дается в адрес представляемого лица визитной карточкой без подписи. Это означает, что представление принято и в дальнейшем можно налаживать личные контакты.

     На  визитных карточках, которые использует в своих контактах все более  широкий круг людей, часто пишут  краткие сообщения без названных сокращений, на родном или иностранном языке. Текст всегда пишется в третьем лице, и подпись не ставится. Например: «Петр Петрович Петров (это уже напечатано на карточке) сердечно благодарит за поздравление по случаю его юбилея».

     Но  когда вы пишете близкому другу, хорошему знакомому, можно зачеркнуть напечатанное на карточке имя, написать несколько слов от первого лица и подписаться.

     Визитку можно послать в качестве приглашения  на неофициальный прием, чтобы сообщить об изменении адреса, как сопровождение чека, посланного врачу, адвокату, нотариусу.

     Визитные  карточки, которые посылаются по почте  или с посыльным, вкладываются в  специальный конверт, на котором  от руки чернилами, на пишущей машинке, компьютере пишутся имя, фамилия  и должность адресата.

     В один конверт могут быть вложены  визитные карточки для нескольких лиц. В этом случае в левом верхнем  углу каждой карточки карандашом или  ручкой пишется фамилия лица, которому она адресована. В одном конверте на имя одного лица могут быть посланы  визитки от разных лиц. Визитные карточки, направленные в конверте, не загибаются. Если загнутую карточку доставляет курьер, шофер или она направляется по почте, то это считается грубым нарушением этикета. На визитные карточки ответ полагается давать визитной карточкой в течение 24 часов после их получения.

     При проведении больших мероприятий  типа симпозиумов, конференций и  т.п. их организаторы заказывают большие  визитные карточки - бейджи, с указанием  имени, фамилии, ученого звания, должности, организации, учебного заведения или научного центра. Бейджи прикалывают на левой стороне груди. Их носят только в здании, где проходит мероприятие.

     Все полученные визитки целесообразно  систематизировать с учетом сферы  деятельности их владельцев, по организациям, по алфавиту. Удобны для хранения карточек специальные визитницы или визиткарды. Если руководитель имеет секретаря, эту работу можно поручить ему.

     Анализ  визитных карточек - следует сказать, что во многих фирмах за рубежом такая работа ведется постоянно, - может дать дополнительную информацию о статусе ее владельца, организации, которую он представляет. Адрес показывает территориальное расположение - центр города, окраина, новые перспективные районы и т.п. Не случайно некоторые бизнесмены, чьи офисы расположены в малопрестижных районах, арендуют, покупают себе почтовые адреса. Можно узнать, является ли человек, вручивший визитную карточку, представителем фирмы, имеющей собственное здание, т.е. солидной фирмы, арендует ли она этаж в элитном офисном здании или имеет небольшое служебное помещение, затерянное среди корпусов жилой застройки. То же - с телефонами. Чем больше телефонных номеров, номер с секретарем, номер АТС и т.п., тем более крупной и серьезной представляется фирма.

     Визитные  карточки, собранные на протяжении ряда лет активной деятельности фирмы, делового человека, могут составить  ценное досье, стать основой картотеки  действующих или потенциальных  партнеров, клиентов, различных «полезных» людей и организаций. Визитки могут лежать без движения в вашем текущем архиве, но в случае необходимости быть востребованы как информационная единица, как инструмент для восстановления знакомства. Профессиональному секретарю нужно понимать роль и значение визитных карточек, различать их виды и функциональное назначение, процедуры их использования. Понимать «зашифрованные» символы надписей на карточках, все случаи, когда на присланные визитки следует дать ответ и, как положено, не позднее, чем через 24 часа после ее получения.

     В приемной у секретаря всегда должен быть запас представительских карточек фирмы и руководителя. Желательно, чтобы компания считала нужным заказать специальную визитку для секретаря, в организаторской и представительской  работе которого она будет очень полезной.  

2. Подарки и сувениры.

     Подарок – это то, что дарят, а цель сувенира – напомнить о какой-либо встрече или событии.

     Подарки может делать:

• сотрудник – сотруднику;
• коллеги – сотруднику;
• сотрудники – шефу (руководителю);
• руководитель – секретарю;
• фирма – сотрудникам;
• фирма – фирме

     В современной деловой практике принято  дарить подарки по случаю :

• юбилейной даты в деловой жизни сотрудника;
• юбилейной и других значительных дат в жизни фирмы4
• государственных праздников;
• общемировых праздников;
• личных праздников в жизни сотрудника (свадьба, новоселье, получение диплома);
• деловой встречи с зарубежными партнерами (в этом случае первыми подарки преподносят представители принимающей фирмы).

     В деловой сфере принято использовать в качестве подарков следующие вещи:

• записные книжки;
• ежедневники;
• деловые календари;
• авторучки;
• пепельницы;
• значки (в наборе);
• брелки для ключей;
• зажигалки и другие предметы, используемые в основном на рабочем месте.

     Кроме того, хорошим подарком является гравюра, эстамп, особенно если их содержание напоминает о чём-либо, связанном с определённой датой, местностью, фирмой, страной.

     Вполне  приемлемым подарком может быть книга (подарочное издание), причём хорошо, если она имеет отношение к интересам  того сотрудника, которому предназначен подарок: книги по вопросам охоты, рыболовства, книги с репродукциями картин известных художников и т.п.

     Можно дарить небольшую картину. Чаще всего  это картины молодых, начинающих авторов.

     Хороший подарок – коробка дорогих  конфет.

     Спиртные  напитки дарить можно, однако необходимо помнить, что они должны быть в фирменной картонной коробке, кроме того, крепкие спиртные напитки не принято дарить женщине.

     Иностранным деловым партнёрам можно подарить сувенир, имеющий национальный характер: гжельскую керамику, жостовский поднос, палехские изделия и т.п. Исключение составляют матрёшки – их слишком много за рубежом.

     Цветы в качестве подарка уместны всегда.

     Очень хорошо, если подарок украшен монограммой  фирмы или дарственной подписью, особенно если этот подарок от фирмы – сотруднику или сотрудникам.

     Не  рекомендуется дарить личные вещи: губную помаду, духи, галстук, шарф и  т.п. Не следует дарить часы.

     Подарок должен быть упакован в коробку, коробка  может быть завёрнута в красивую обёрточную бумагу (или оставлена без неё), обвязана лентой.

     Иногда, при особо торжественном случае, к подарку прикладывается так  называемый адрес, т.е. текст поздравления, подписанный коллегами или руководством фирмы.

     Отдельно  следует сказать о подарках фирме. Они, как правило, должны быть снабжены дарственной надписью (гравировка или прикрепление специальной таблички к подарку).

     В деловой практике часто приходится дарить и принимать сувениры и  подарки. Это улучшает деловые связи, демонстрирует благожелательное отношение, свидетельствует о хороших взаимоотношениях коллег по работе.

     При вручении подарка произносятся соответствующие  фразы поздравительного содержания; в знак уважения и особого внимания подарок обычно вручается двумя  руками, с легким поклоном (исключение составляют мелкие предметы, например коробка с авторучкой); принимается подарок также двумя руками.

     Получивший  подарок, согласно правилам этикета, должен его развернуть, т.е. снять упаковку (но не с цветов!), достать из коробки, выразить умеренное удовольствие, восхищение подарком, так как излишние восторги неуместны. Затем можно снова положить подарок в коробку и убрать ее.

     Следует еще раз подчеркнуть, что уместнее всего выбрать тот подарок, который  можно использовать в служебной обстановке.

     Иногда, при особо торжественном случае, к подарку прикладывается так называемый адрес, т.е. текст поздравления, подписанный коллегами или руководством фирмы.

     Обычно  вручение адреса носит торжественный  характер и приурочено к празднованию юбилейной даты фирмы или лица достаточно высокого уровня управления. В остальных случаях высокий стиль текста может быть "разбавлен" некоторыми юмористическими вкраплениями, да и весь поздравительный текст может носить шутливый характер, если подарок посвящен, например, новоселью сотрудника.

     Тому, кому группа сотрудников поручила выбрать и купить подарок для коллеги, или тому, кто это должен делать по долгу службы (сотрудник протокольной группы), предстоит решить весьма трудный вопрос: какова должна быть стоимость подарка, чтобы он выполнял функцию напоминания, вызывал приятные ассоциации и при этом не был замаскированной взяткой?

     В мировой деловой практике этот вопрос решен следующим образом: стоимость  подарка, преподнесенного кем-либо сотруднику из внешнего по отношению  к данной организации мира, не должна превышать двадцати долларов.

     Можно порекомендовать не превышать этот уровень и при выборе подарка  сотрудниками для своего коллеги (т.е. внутри организации), однако в этом случае диапазон стоимости шире -подарок  может быть и дороже, и дешевле - по желанию дарящих.

     Некоторые крупные фирмы Запада разрешают  своим сотрудникам принимать  подарки "со стороны" на сумму не более пятидесяти долларов.

     Как быть сотруднику, получившему подарок, стоимость которого явно выше допустимой, т.е. подарок представляет, по существу, взятку?

     В том случае, если такой подарок  вручен лично, следует поблагодарить  за внимание, за любезность, а затем  сказать: "К сожалению, я не могу принять подарок по причине его  высокой стоимости". Если подарок  прислан по почте или доставлен  специально выделенным лицом, его следует отправить назад с запиской такого же содержания.

     Однако  можно порекомендовать и такой  вариант действий сотрудника, получившего  подарок высокой стоимости: обратиться к своему непосредственному руководителю.

     Последний может направить сотрудника в протокольную группу или адресовать сотрудника к правилам внутреннего распорядка фирмы, где обычно даются рекомендации о том, как поступить в подобной ситуации.

     В последние полтора-два десятилетия  в регламентирующих протокольные дела документах некоторых фирм появилось указание о том, что в случае получения подарка высокой стоимости сотрудником последний не должен его возвращать дарителю, а обязан передать его в казначейский отдел фирмы, соответствующим образом оформив акт передачи.

     Отдельно  следует сказать о подарках фирме. Они, как правило, должны быть снабжены дарственной надписью (гравировка или  прикрепление специальной таблички к подарку).

     Обычно  такие подарки не носят утилитарной  направленности, например макет скульптурного  изображения Богдана Хмельницкого, картина, на которой изображено здание фирмы или портрет первого лица фирмы, и т.п. Практически в любой фирме в кабинете первого лица (или в других кабинетах менеджеров высокого уровня) есть специальные полки и шкафы, где размещены памятные подарки, сделанные по различным поводам фирме. Специальная табличка или надпись на таких подарках указывает, когда, кем и по какому случаю преподнесен данный подарок.

     Такие выставочные ряды подарков в кабинете первого лица или, возможно, в специально выделенном для этого помещении обычно характерны для старых, почтенных фирм, имеющих длинную историю существования, и служат предметом гордости руководства фирмы, а также прочих сотрудников.

     Особое  внимание следует проявить, если подарок  предназначается для подношения на деловых встречах, носящих международный характер. Протокольная группа в этом случае должна изучить национальные и культурные особенности страны того участника деловой встречи, для которого предназначен подарок; следует досконально знать, что принято и что не принято дарить в той стране, из которой приехал бизнесмен, каковы особенности самого процесса дарения, наконец, каковы личные интересы и склонности того, для кого подбирается подарок, иначе желание сделать приятное участнику международной деловой встречи, т.е. сделать эту встречу менее формальной, может привести к противоположному результату.

     В заключение следует сказать, что  дарение в современной деловой  практике распространено повсеместно, однако необходимо рекомендовать потенциальным дарителям консультироваться с протокольной группой своей фирмы, даже если подарок предназначен для сотрудника своего коллектива и тем более если подбирается подарок для сторонней фирмы.

     Сегодня практически каждая фирма имеет  протокольную группу или хотя бы одного сотрудника, хорошо знакомого с нормами делового этикета и способного дать необходимую консультацию.

Список  использованной литературы. 

1. Кузнецов  И.Н. Деловое общение. Деловой этикет/И.Н. Кузнецов// Учебн. пособие для студентов  вузов. - М., 2004.
2. Наролина О.В., Стернин И.А. Деловое общение/О.В. Наролина, И.А. Стернин. -В., 1995.
3. Сухарев В. Этика и психология делового человека/В. Сухарев. - М., 1997.
4. Холопова Т.И., Лебедева М.М. Протокол и этикет для деловых людей/ Т.И. Холопова., М.М. Лебедева. - М., 1994.
5. Кузин Ф.А. Имидж бизнесмена/ Ф.А. Кузин. - М., 1997.
6. Кузин Ф.А. Культура делового общения/ Ф.А. Кузин. - М., 2000.