Внешний информационный обмен организации. Входная и выходная (исходящая) информация

Содержание

Введение……………………………………………………………….….3

1. Система и понятие коммуникаций в организации……………….….4

2. Внутренние  и внешние коммуникации………………………….…...7

2.1 Внешний обмен  информацией……….………………………….…..8

3. Входящая и выходящая (исходящая) информация…………………14

Заключение………………………………………………………………16

Список литературы………………………………………………………18

Введение

     В мире нет ни одной фирмы, которая была бы конкурентоспособной, удерживала позиции на рынке и при этом смогла бы обойтись без гибкой динамичной системы коммуникационных связей. Нет также ни одной фирмы, которая смогла бы держать лидирующие позиции без длительной созидательной и целеустремленной работы по «наведению мостов» с различными кругами деловой общественности и созданию достаточной системы информатизации. Многое зависит и от того, на каком уровне автоматизации обработки информационных потоков осуществляется коммерческая деятельность, несущая в себе черты компьютерного века.

PR-коммуникации, обеспечивающие привлечение обширного  факторологического материала о формировании деловой среды в зарубежных и российских компаниях, выступают как одна из основных составляющих маркетинговых коммуникаций. Связи с общественностью представлены как средство, соединяющее рынок, маркетинговую стратегию, интересы предприятия и покупателей. Поэтому знания основ PR необходимы для всех участников маркетинговой деятельности. Подобно тому, как в памяти ЭВМ информация складывается в образования типа «кластер», так и в коммерции отдельные структуры конкурирующих фирм образуют аналогичные соединения, обеспечивающие потребности общества. Подобные кластеры (блок, пакет, пучок) в коммерции активно формируются, рождаются, расширяются, но одновременно могут легко распадаться, сворачиваться и исчезать из рыночного взаимодействия. На создание стабильности их функционирования непосредственно влияют информационно-коммуникативные связи и, конечно же, уровни экономической, политической и социальной зрелости общества. При этом важнейшую роль выполняют службы РR по созданию условий гармоничного взаимодействия элементов системы массовой коммуникации, в том числе субъектов рыночных сетей, собственно системы массовых коммуникаций, коммуникативных каналов с информационными потоками, системы «Общество» и, наконец, всей системы «Человечество» поэтому, данная тема является актуальной в настоящее время.

1.Система и понятие коммуникаций в организации

Обмен информацией  необходим при реализации любой из функций менеджмента (планирование, организация, мотивация, контроль). Он является важнейшим условием принятия обоснованных решений, играет огромную роль в межличностных отношениях и формировании имиджа организации.

Можно утверждать, что эффективность работы менеджера зависит, прежде всего, от эффективности его коммуникаций и навыков делового общения: умения вести личную беседу и разговаривать по телефону, читать внутренние, так же как и внешние коммуникации должны быть важнейшим элементом организационной культуры.

Рыночные коммуникации составляют многогранную совокупность возникающих отношений между  субъектами рынка за счет ритмичного функционирования существующих каналов  средств связи, информатизационной системы и ник или получатель сообщения находится за пределами организации. Примером может служить пресс-релиз, посылаемый организацией в средства массовой информации. А также публичное выступление организационного представителя на пресс-конференции, издание информационного бюллетеня для широкой публики, «дни открытых дверей». Квалифицированное ведение внешних коммуникаций требует хорошего знания внешней среды организации, в том числе знаковых систем, используемых объектами внешней среды.

Внутренние  коммуникации осуществляются в рамках самой организации -- и источник и получатель находятся внутри организации. Корпоративная газета -- информационный листок для занятых, собрания сотрудников подразделений и корпоративные радио и доски объявлений, внутреннее телевидение и внутриорганизационная часть Интернет-пространства относятся к средствам осуществления внутренних коммуникаций. Выбор и построение оптимальных внутренних коммуникаций определяется характером и особенностями организации -- организационной миссией, её общественным статусом, масштабами, сферами деятельности, целями и стратегией. Эффективные внутренние, так же как и внешние коммуникации должны быть важнейшим элементом организационной культуры.

Субъекты рыночных сетей представляют собой системы, состоящие из совокупных элементов  социальных групп, преследующих на рынке собственные цели. Рыночная сеть является постоянно подвижным образованием с динамичными изменениями, управление которыми возможно лишь при наличии тесных коммуникаций с потребителями, поставщиками, партнерами, клиентами, органами государственной власти и другими представителями широких кругов общественности.

Установление и развитие деловых отношений - главная цель для любой фирмы, действующей на рынке. Однако коммуникации для любого субъекта рынка имеют целью не только организацию внутрифирменного поведения, но и используются применительно к продвижению товара относительно всей рыночной внешней среды.

Среди процессов  взаимодействия на первый план выступают  процессы адаптации, т. е. умение приспособиться друг к другу и институционализации, т. е. умение создать атмосферу согласия и доверия за счет уверенности в партнерах, взаимной ответственности и качества выполнения договорных условий.

Создание системы  массовых коммуникаций требует соблюдение следующих принципов:

1. Усиление адаптационных возможностей за счет работы с персоналом и учета психологических закономерностей.

2. Контроль норм  поведения на всех этапах формирования  системных отношений средств  массовой коммуникации.

3. Целевая ориентация  на конкретных потребителей товаров и услуг.

4. Развитие корпоративного  духа хозяйственных единиц, создание  фирменного стиля и имиджа.

5. Работа с  персоналом и создание системы  мотивации труда работников в  соответствии с принятыми целями  организации.

6. Уделение внимания  созданию полного объема информационного массива для принятия решений.

7. Способность  к быстрым действиям, деловитость  и наличие сильных личных качеств  у руководства и специалистов  служб маркетинга и PR.

Главное в системе  функционирования массовых коммуникаций - своевременность решений и умение последовательно с соблюдением норм и этики психологического взаимодействия проводить их в жизнь. Основу современной системы массовых коммуникаций составляет своевременное создание нужного банка информационных данных и соблюдение основных принципов формирования системы при соблюдении высокой дисциплины, ответственности и компетентности специалистов, использовании гибких инструментов мотивации труда, всестороннего контроля и учета внешних и внутренних факторов. При этом важно на всех этапах развития системы массовых коммуникаций проводить сознательную координацию и согласованность всех реализуемых инструментов.

Необходимая координация  создает комплексную взаимосвязь  отношений в системе средств  массовой коммуникации. Системные отношения средств массовой коммуникации находятся в тесной взаимозависимости с ситуацией, во взаимодействии с представителями таких систем, как «общественная жизнь» и «общественное сознание».

Установление  и развитие отношений за счет постоянного  поиска надежных партнеров, заключения контрактов, создание портфеля инвестиций и заказов включает следующие основные элементы: процесс взаимодействия, участники процесса взаимодействия, среда, в которой протекает процесс, атмосфера, которая оказывает влияние.

Процесс взаимодействия создает определенную атмосферу между всеми участниками системы массовой коммуникации: либо это атмосфера кооперации и доверия, либо зависимости и недоверия.

2. Внутренние  и внешние коммуникации

У организаций имеются  разнообразные средства обмена информацией с основными элементами своего внешнего окружения. Так, например, с имеющимися и потенциальными потребителями производимых товаров и услуг фирмы общаются, прежде всего, с помощью рекламы и других средств продвижения товаров на рынок, а также проводя различные социологические опросы.

Большое внимание уделяется  созданию в общественном мнении благоприятного образа организации, для чего в крупных  фирмах создаются специальные отделы по связям с общественностью («паблик  рилейшнз»), специалисты которых, используя разнообразные средства, распространяют необходимую для этого информацию. Это далеко не полный перечень примеров коммуникаций между организацией и ее внешней средой.

Под внутренними коммуникациями понимаются информационные обмены, осуществляемые между элементами организации. Внутри организации обмены информацией происходят между уровнями руководства (вертикальные коммуникации) и между подразделениями (горизонтальные коммуникации).

2.1. Внешний обмен информацией

Внешние коммуникации - это  обмены информацией между организацией и ее внешней средой. Любая организация существует не изолированно, а во взаимодействии со своей внешней средой. И от того, какие факторы этой среды (потребители, конкуренты, органы государственного регулирования, общественное мнение и т.д.) оказывают наибольшее влияние на работу организации и ее результаты, зависят характер и способы ее коммуникаций.

Задача внешних коммуникаций сводится к трансформированию желаемой стратегической позиции в поведение  организации, ее коммуникационные послания и символы на организационном, производственном и функциональном уровнях. Менеджеры должны четко решить, как они хотят представить организацию и ее продукцию, четко определив ключевые группы общественности, и понимать, каков имидж их организации. Затем они должны разработать комплекс средств создания корпоративного имиджа, который смог бы донести его до общественности, и при этом зорко отслеживать формирование корпоративного имиджа конкурентов и его изменения. Приемлемый набор таких средств должен включать:

• определение коммуникационных задач;
• выбор целевых групп (клиентов и представителей общественности, имеющих значение для организации);
• формулирование подходящего сообщения (сообщений);
• выбор средств и планирование;
• организация (координация) действий.

Задача корпоративных коммуникаций - сокращение разрыва между желаемым и фактическим имиджем компании; создание последовательного целостного ее портрета, разработка и применение рекомендаций по координации всех внутренних и внешних коммуникаций, а также контроль и управление коммуникациями. Для достижения целей компании среди внешней общественности PR включает и маркетинговые коммуникации.

Корпоративная особенность (индивидуальность) - это стратегически планируемая и тактически (на практическом уровне) применяемая самопрезентация организации (корпоративного «я») на основе желаемого имиджа. Мощная корпоративная индивидуальность способствует:

• повышению мотивации служащих;
• создает чувство уверенности у представителей ключевых групп внешней общественности;
• признает жизненно важную для организации позицию, основываясь на хорошем знании преимуществ и недостатков как своих, так и других поставщиков.

Управление  впечатлением - это политика презентации организации ключевым группам, способствующая созданию у них благоприятного имиджа или предотвращению возникновения неблагоприятного имиджа.

Корпоративная репутация - это то, что люди думают и говорят об организации, ее продукции, услугах, а также поведение этих людей.

Стратегическое позиционирование - это по существу сознательный выбор конкретной основы для построения конкурентного преимущества. Это комбинация призыва к клиенту или заинтересованному лицу и конкурентные соображения, которые могут наделить компанию или бренд четкими чертами индивидуальности в восприятии этих людей. Таким образом, компания в представлении ее целевой группы должна быть лучше, чем ее конкуренты, независимо от того, что считают важным сами ее члены. Компания должна казаться лучше, чем на самом деле, и поэтому должна продавать свою продукцию «правильным» клиентам, основываясь на хорошем знании преимуществ и недостатков как своих, так и других поставщиков. Менеджеры должны решать, где и как конкурировать. А теперь перейдет к внешним коммуникациям, относящимся к стратегическому PR. Вероятно, самый очевидный вид деятельности - связи со СМИ, позволяющие создать популярность и положительный интерес к компании. И менеджеры должны завоевать их уважение, показать понимание сущности новостей, проявлять конструктивность, идти навстречу журналистам и продюсерам, создавать у СМИ доверие к компании. Как правило, журналисты ожидают:

• быструю реакцию на запросы;
• открытую и честную политику в отношении СМИ;
• готовность иметь дело и с негативными новостями;
• доступность именно менеджеров, а не отдела прессы и средств информации вообще;
• легко понимаемую и легко используемую информацию (не перегруженную излишними техническими или иными подробностями);
• проактивную политику поддержания контактов (регулярную, последовательную, персональную).

Основные темы сообщений для СМИ включают маркетинговые  новости, освещение политики компании, новости, представляющие общий интерес, персоналии, текущие события. Сообщения  должны предназначаться в основном для статей по отдельным специальным темам, а не просто для самопродвижения компании.

Паблисити - это распространение намеренно заранее спланированных и на высоком уровне выполненных сообщений через выбранные (неоплачиваемые) СМИ с целью возбуждения общественного интереса к организации или отдельной личности. Деятельность по поддержанию связей с прессой существенно отличается от рекламной деятельности и продаж, поскольку она направлена на завоевание паблисити или на удовлетворение интереса общественности к организации или ее продукту. С другой стороны, пропаганда - это попытка оказать влияние на общественное мнение с целью распространения конкретного желаемого убеждения.

Финансовые  отношения направлены на создание взаимоотношений  поддержки и управления коммуникациями с акционерами (как действительными, так и потенциальными) в течение финансового года, а также с инвесторами, представителями деловых кругов (в частности, с аналитиками, брокерами фондового рынка, торговыми банками) и журналистами финансовых журналов.

Подготовка  общественных мероприятий может включать планирование стратегических коммуникаций и иметь дело на корпоративном уровне с различными аудиториями - с представителями правительственных и деловых кругов, прессой, общественными организациями, акционерами и профсоюзами и с широкой общественностью.

Лоббирование (правительственные  мероприятия) проявляется и действует  в среде законодателей и правительственных  агентств в конкретных интересах  организации на местном, национальном и международном уровнях. На самом  деле для реального представления какого-либо вопроса, нуждающегося в лоббировании, чтобы обеспечить постоянное сильное давление на законодателей, требуется широкомасштабное исследование, даже разведка. Это более сложный процесс, нежели простой мониторинг парламентской деятельности. Цель лоббирования - оказать влияние на правительственные круги и законодательную власть и тем самым протолкнуть выгодные организации решения, которые могут серьезно повлиять в настоящем и будущем на эффективность ее деятельности. Отраслевые связи включают коммуникации с различными организациями в пределах одной отрасли, в которой действует компания, например торговыми ассоциациями, исследовательскими (экспертными) агентствами.

Корпоративная реклама рассматривает компанию как продукт и является «лицом и голосом компании». Менеджеры часто мало понимают корпоративную рекламу и опасаются этой высокой технологии общественных коммуникаций, которая не обеспечивает непосредственно увеличение объема продаж или доли рынка и которую поэтому часто трудно оправдать. Исследования показали, что, несмотря на дороговизну, корпоративная реклама может усилить имидж компании.

Корпоративная социальная ответственность - безусловно, важнейший пункт повестки дня любого PR-менеджера. В сфере корпоративной социальной ответственности ключевым для менеджеров является понятие выгодополучателей как личностей или групп с законодательно закрепленными имущественными правами (или участием). Они взаимодействуют с компанией в некоторых видах ее деятельности. Их участие необходимо, если компания стремится к успеху и процветанию. Управление взаимоотношениями с выгодополучателями может рассматриваться как инвестиция и как одно из стержневых направлений бизнес-планирования и менеджмента.

Спонсорство - компания приобретает исключительное право на какое-либо мероприятие или спортивное соревнование или предоставляет свое имя какому-либо продукту с целью продвижения себя через освещение в СМИ и/или насаждения в сознании граждан позитивной ассоциации своего имени с интересным или значимым событием. Поддерживая какое-либо мероприятие или деятельность, менеджеры компании могут рассчитывать получить материальную отдачу от затраченных средств и усилий - например, в виде условной стоимости деловых связей, т.е. цены накопленных деловых связей, нематериальных активов компании, скажем, престижа торговой марки, опыта деловых связей, приобретения возможности влияния на клиентов, создания высокой репутации организации, ее товара или товарной марки.

Информационные  услуги - это важная часть процесса создания взаимного доверия и взаимопонимания между компанией и другими группами общественности. PR-отдел должен возглавить процесс координирования поставки информации для СМИ о деятельности компании, а это часто требует сопроводительного разъяснительного материала, который помог бы общественности больше узнать о компании и сфере ее деятельности.

Советы и  консультации - также одно из важнейших направлений деятельности PR-команд во многих компаниях. Профессионалов PR все чаще привлекают для оказания консультаций и рекомендаций по управленческим вопросам и проблемам политики организации. Управление коммуникациями воспринимается все более серьезно и все шире признается как важная компетенция в бизнесе, PR-специалистов все чаще привлекают в качестве советников менеджеров по вопросам общения с «внешним миром», также для обеспечения технической стороны соответствующих выбранных специалистом PR-коммуникаций.

Кризисное управление рассматривает будущее с точки  зрения прогнозирования вероятных  событий, которые могут разрушить важные для организации взаимоотношения, и подготовки к ним. Здесь сфера обязанностей PR-специалиста может распространяться на широкий спектр деятельности, в том числе планирование на случай непредвиденных обстоятельств, ограничение ущерба, учет уроков предыдущих кризисных ситуаций, упорядочение и управление представлениями менеджеров о кризисе и их отношением к ним, вплоть до управления самим кризисом.

Управление  проблемами - это систематическое выявление возможных проблем, вызывающих беспокойство компании, и действия, направленные на корректировку ее политики в условиях их возникновения. От кризисного менеджмента управление проблемами отличается только временными рамками и чувством паники. Менеджеры должны научиться рассматривать проблемы с точек зрения различных групп общественности. PR в своей деятельности должен предвидеть возможность возникновения этих проблем и уметь управлять реакцией организации на них.

Разработка  и написание печатных материалов - также одна из обязанностей PR-отдела по внешним коммуникациям. Это специальная литература по PR, брошюры и буклеты, издаваемые компанией (ежегодный отчет и история компании, а также рассказ об основных продуктах компании). Все больше требуется подготовка аудио- и видеоматериалов. Большая часть этой работы планируется как обеспечивающая продвижение, и поэтому необходимо тесное сотрудничество специалистов по маркетингу и PR, обеспечивающее последовательность в создании и поддержании корпоративной индивидуальности. Анализируют коммуникационных потребностей организации и охват всех ее ключевых групп общественности. Планирование составляет существенно важную часть роли PR-менеджера.

Итак, деятельность в рамках внешних коммуникаций, очень  многообразная по направлениям и  методам, должна соответствующим образом  координироваться и оцениваться, что гарантировало бы удовлетворение коммуникационных потребностей организации и охват всех ее ключевых групп общественности.

3.Входящая  и выходящая (исходящая) информация

Входящая информация подразделяется в свою очередь на входящую внешнюю и входящую внутреннюю. Входящая внешняя информация поступает в информационную систему данного объекта управления от внешних источников (например, от других организаций, из вышестоящих организации, от поставщиков материальных ценностей и т. д.). Входящая внутренняя информация поступает от источников данного объекта управления (выполненный объем работ бригадой или участком, неявки рабочих на работу по отдельным причинам и т. д.).

Исходящая информация также подразделяется на исходящую  внешнюю и исходящую внутреннюю. Исходящая внешняя информация предназначена для внешних потребителей информации; исходящая внутренняя – для потребителей данного объекта управления (план работы бригады, участка и т. д.).

По уровню возникновения  экономическая информация строительной организации делится на три разновидности (при участковой структуре управления):

1) информация  нижнего уровня (соответствует бригаде);

2) информация  среднего уровня  (соответствует  участку);

3) информация  верхнего уровня (управление строительной организацией).

По истинности содержания информация делится на достоверную (истинную) и недостоверную (ложную). Любое сведение, понятие может  принимать одно из двух значений: истинное или ложное. Для управления объектом необходимо, чтобы экономическая информация была истинной. В противном случае ею нельзя пользоваться для принятия решений при управлении производственно-хозяйственной деятельностью объекта.

По признаку насыщенности экономическая информация делится на недостаточную, достаточную  и избыточную. Недостаточная информация не содержит тех сведений, которые полностью характеризовали бы те или иные производственные процессы, операции, явления. В тех случаях, когда в информационной совокупности содержатся неиспользуемые никем сведения, говорят об избыточности информации.

Заключение

Таким образом, можно сделать несколько выводов:

Для поддержания  лидирующих позиций, конкурентоспособности  фирмы службы PR проводят созидательную  работу по «наведению мостов» с различными кругами деловой общественности, руководствуясь основными принципами организации работы средств массовой информации.

Комплекс рыночных коммуникаций представляет совокупность возникающих отношений между  субъектами рынка, возникающих из непосредственного  взаимодействия друг с другом на базе активного использования информативного массива и сложившихся каналов средств связи.

Информатизационная  система формируется и развивается  как целостная система с учетом факторов влияния макро- и микросреды на базе развития всех процессов информатизации общества.

Особую значимость в комплексе информационных услуг, используемых специалистами «паблик рилейшнз», приобретают представительские услуги в области рекомендаций по подбору выгодных партнеров, заключению контрактов, организации деловых встреч, переговоров и проведению широких консультаций.

Создание системы  коммуникаций требует соблюдения следующих  принципов: активизации адаптационных  возможностей трудового коллектива, контроля коммуникационного взаимодействия на всех этапных отношений, целевой  ориентации на конкретные группы потребителей товаров и услуг, развития корпоративной социальной ответственности, создания единых стандартов качества обслуживания потребителей, стимулирования труда, а также создания фирменного стиля.

В современных  условиях развития коммуникаций на компьютерном рынке лидирующее место занимает всемирная сеть - Интернет и мультимедийные технологии. Интернет становится эффективной во всех областях предпринимательства - от рыночных исследований, управления материальным потоком до формирования комплектов документов на каждом этапе продвижения продукции от изготовителей до конечного потребления.

Таким образом, вышесказанное полностью подтверждает выдвинутую гипотезу, о том, что система внешних и внутренних коммуникаций образуют единое информационное пространство предприятия, что влияет на уровень доходов.

Список литературы

1. Алешина,И.В.  Паблик Рилейшнз для менеджеров / И.В.Алешина. - М.: Экмос, 2003. - 480 с. 

2. Королько,В.Г.  Основы паблик рилейшнз / В.Г.Королько. - М.: Рефл-бук: Ваклер, 2005. - 312 с.

3. Почепцов,Г.Г.  Паблик рилешнз для профессионалов / Г.Г.Почепцов. - 2-е изд. - М.: Рефл-бук:  Ваклер, 2005. - 227 с.

4. Синяева,И.М.  Паблик Рилейшнз в коммерческой деятельности

5.Литвинов, В.  Дизайн: магазин, витрина / В.Литвинов. Режим доступа [http://www.brend.ru/items/147 27.05.2008]

Варианты 3, 23

Задание 1: Опыт менеджмента за рубежом.

Задание 2 : Вас включили в созданный в Вашей организации комитет, разрабатывающий эффективные способы реагирования Вашего отдела или Ваше» организации на воздействие внешних и внутренних факторов, которые будут влиять на показатели деятельности отдела организации в ближайший год. Для первого совещания Вас попросили написать отчет, в котором Вы должны:

а)  проанализировать существующее в Вашей организации (отделе) положение дел. Определить изменение, которое, по Вашему мнению, следует осуществить. Обосновать свое мнение;

б)  указать области организационной  жизни, которые, по всей видимости будут  затронуты предлагаемым в пункте «а» изменением; эти области могут касаться, например, культуры, структуры, систем и процедур. Привести подробное описание новых (измененных) состояний указанных областей. Определить возможное сопротивление;

в)  Описать, как Вы собираетесь  реализовывать свое предложение по изменению, приведя программу изменения, представив подробный график, указав ключевые этапы, оценив ресурсы, необходимые для преодоления сопротивления, и перечислив критерии оценки степени успешности предлагаемых изменений.