Внешняя среда и ее влияние

Содержание.

 

Введение…………………………………………………………………………..3

Раздел 1. Внешняя среда и ее влияние на организацию………………….........5

2.1. Среда прямого воздействия………………………………………………....8

2.2.Среда косвенного  воздействия………………………………………........…8

Раздел 2.Факторы внешней среды прямого и косвенного воздействия……..12

Раздел 3.Анализ внешней среды и ее влияния на реализацию решений…….17

3.1. Влияние паники  на подготовку управленческих  решений……….......….17

3.2. Организационные методы  уменьшения неопределенностей…………….17

3.3.Управленческие риски при подготовке и реализации управленческих решений…………………………………………………………………………..18

Раздел 4.Влияние человеческого фактора на реализацию решений…………19

Библиографический список……………………………………………………..20

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Введение.

 

 

Важнейшим резервом повышения  эффективности всего общественного  производства является повышение качества принимаемых решений, которое достигается  путем совершенствования процесса принятия решений.

          Принятие решений – составная  часть любой управленческой функции. Необходимость принятия решения пронизывает все, что делает управляющий, формируя цели и добиваясь их достижения. Решение принимается всегда в какой-либо среде. Качество любого управленческого решения зависит от множества факторов, которые определяют внешнюю среду в которой принимается решение. Ни один водитель не поедет по дороге при нулевой видимости. Так и менеджер не сможет принять решение при неопределенной внешней среде. Понимание содержания вешней среды, ее составляющих, а также влияния их на управленческое решения – один из важных аспектов в разработке управленческого решения.

          Эффективное принятие решений  необходимо для выполнения управленческих  функций. Совершенствование процесса  принятия обоснованных объективных  решений в ситуациях исключительной сложности достигается путем использования научного подхода к данному процессу. Для принятия эффективного решения менеджер, как лицо принимающее решение должен обладать знаниями в области технологий принятия решений, быть вооруженным системным и ситуационным подходом, владеть моделями и методами принятия решений.

Целью данной работы является определение особенностей принятия управленческих решений в различных  состояниях внешней среды.

 

Для достижения целей  были поставлены следующие задачи:

- рассмотреть сущность и характерные особенности управленческих решений,

-   определить виды решений, изучить процесс УР и факторы, влияющие на качество и эффективность УР,

-  рассмотреть характеристики внешней среды и особенности принятия решений в различных ее состояниях.

Объектом исследования является процесс принятия управленческих решений.

Предметом данной работы является взаимозависимость внешней  среды и принятия управленческих решений.

Рабочей гипотезой может  быть предположение, что эффективность управленческого решения связана с состояниями внешней среды прямой зависимостью.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Раздел 1. Внешняя среда и ее влияние на организацию.

 

Основные понятия при  ответе на этот вопрос: внешняя среда  организации, среда прямого и  косвенного действия, характеристики среды.

Понимание важности оценки внешней среды при управлении деятельностью предприятия окончательно сформировалось в конце 50-х гг., так  как внешнее окружение организации  все больше становилось и является по сей день источником многих проблем руководителей. Организация, как открытая система зависит от поставок ресурсов, энергии, кадров, а также потребителей.

В общем внешнюю среду  организации можно охарактеризовать как всю совокупность факторов, влияющих на деятельность организации, а именно: потребители, конкуренты, правительственные учреждения, поставщики, финансовые организации, источники трудовых ресурсов, а также наука, культура, состояние общества и природные явления.

Поскольку факторы внешней  среды имеют различную силу влияния на организацию, их разделяют на прямые и косвенные факторы, а всю внешнюю среду на среду прямого и косвенного действия.

Потребители - это те лица, которые заинтересованы или могут  быть заинтересованы производимыми  организацией товарами или услугами. Известный специалист в области управления П. Друкер считал, что единственная подлинная цель любого бизнеса - это создание потребителя. Необходимость удовлетворять потребности покупателя влияет на процессы внутри организации, так как количество потребителей определяет, в конечном итоге, необходимые производственные ресурсы, а характеристика потребителей (какие они) - необходимый ассортимент товаров и услуг и их качество. Принципиально всех потребителей можно разделить на четыре большие группы:

· конечные потребители, или население;

·промышленные потребители, представители различных отраслей хозяйства;

·посредники или торговые организации, которые приобретают товар для перепродажи;

·государство, как хозяйствующий субъект.

Важной составляющей внешней среды являются конкуренты. Каждый руководитель должен осознавать, что если он не будет удовлетворять своих потребителей также эффективно (с определенными качеством и ценой), как и его конкуренты, то долго предприятие в рыночных условиях существовать не сможет. Под конкурентами подразумеваются не только те компании, которые предлагают такие же товары, но с другой маркой, но и компании, выпускающие заменители. Таким образом, у любой организации существуют два вида конкурентов:

· прямые конкуренты - производители аналогичных товаров (например, Coca-Cola и Pepsi-Cola);

·  косвенные конкуренты - производители заменителей (например, Coca-Cola и пиво Балтика).

Для ведения хозяйственной  деятельности каждой компании нужны  внешние поставки: сырье, материалы, трудовые ресурсы, капитал. В этом случае возникает прямая зависимость между организацией и сетью поставщиков, обеспечивающих поставки указанных ресурсов. На рынке закупок организацию больше всего интересуют условия получения ресурсов, а именно: цена, качество и условия поставки (сроки, объемы, условия платежа и т. д.). Именно эти тенденции на рынке закупок влияют на общий товарооборот предприятия.

Некоторые общественные организации также оказывают  непосредственное влияние на деятельность предприятий. Особенно это воздействие усилилось за последние годы. Хорошо известно влияние профсоюзных организаций, которые борются за права работников, тем самым устанавливая баланс отношений между собственниками и наемными рабочими. Расширяется влияние организаций, борющихся за права потребителей и за экологическую чистоту. Так, например, в 1992 г. в России был принят Закон о защите прав потребителей, который усилил позиции общественных организаций, защищающих права потребителей на покупку качественных товаров и на получение достоверной информации.

Государство оказывает  воздействие на организации преимущественно  через законодательное регулирование  деятельности. Количество и сложность  законов, непосредственно посвященных  бизнесу, резко возросли. Претерпевают изменения различные формы отчетности предприятий и организаций, изменяется налоговое и таможенное регулирование. Состояние законодательства характеризуется сложностью и подвижностью, а зачастую даже неопределенностью. Неопределенность сегодняшнего влияния государственных органов на бизнес проистекает из того, что требования одних организаций вступают в противоречие с другими, и в то же время за многими организациями стоят правительственные органы, которые принудительно обеспечивают выполнение таких требований.

Под средой косвенного воздействия понимаются факторы, которые могут не оказывать непосредственного и немедленного влияния на деятельность, но, тем не менее, в перспективе могут сказываться на ней. Здесь речь идет о состоянии экономики в целом, научно-техническом развитии, социокультурных и политических изменениях.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Раздел 2.Факторы внешней среды прямого и косвенного воздействия.

2.1. Среда прямого воздействия.

 

Характеристики взаимосвязанности, сложности, подвижности и неопределенности описывают факторы как прямого, так и косвенного воздействия. Характеристики среды отличны, но в то же время связаны с ее факторами. Эта зависимость станет очевидной при рассмотрении основных факторов в среде прямого воздействия: поставщиков, законов и государственных органов, потребителей и конкурентов.

Поставщики

С точки зрения системного подхода  организация - это механизм преобразования входящих элементов в выходящие. Основные разновидности входов - это  материалы, оборудование, энергия, капитал  и рабочая сила. Зависимость между  организацией и сетью поставщиков, обеспечивающих ввод указанных ресурсов, - пример воздействия среды на операции и успешность деятельности организации.

В ряде случаев все организации  определенного региона ведут  дела с одним или практически  с одним поставщиком. Например, обеспечение энергией, когда все организации получают энергию по ценам, установленным государством. При этом такие изменения, как повышение цен, подействует на организацию в той мере, в какой она расходует энергию.

МАТЕРИАЛЫ. Некоторые организации  зависят от непрерывного притока материалов. При этом в одних регионах, например, в Японии, возможно использование методов ограничения запасов, т.е. фирмы исходят из того, что необходимые для следующего этапа производственного процесса материалы должны доставляться точно в срок. Такая система снабжения требует в высшей степени тесного взаимодействия производителя с поставщиками. В то же время в других регионах может понадобиться поиск альтернативных поставщиков или поддержание значительного объема запасов. Однако запасы связывают деньги, которые приходится расходовать на материалы и хранение. Эта зависимость между деньгами и поставками исходных материалов хорошо иллюстрирует взаимосвязанность переменных.

КАПИТАЛ. Для функционирования и  развития организации нужен капитал. В качестве потенциальных инвесторов могут выступать: банки, программы федеральных учреждений по предоставлению займов, акционеры и частные лица, акцептующие векселя компании или покупающие ее облигации. Чем лучше дела у компании, тем выше ее возможности получить нужный объем средств.

ТРУДОВЫЕ РЕСУРСЫ. Для эффективной  деятельности организации, для реализации задач, связанных с достижением  поставленных целей, необходимо ее обеспечение  персоналом нужных специальностей и  квалификации. Развитие ряда отраслей в настоящее время сдерживается нехваткой нужных специалистов. Примером могут служить многие сектора компьютерной промышленности. Многие фирмы вынуждены были искать дешевую рабочую силу в других странах.

Основной заботой современной  организации является отбор и поддержка талантливых менеджеров. В проведенных исследованиях при ранжировании по степени важности ряда факторов руководители фирм выделили в первую очередь: привлечение высококвалифицированных менеджеров высшего звена управления и обучение способных руководителей внутри фирмы. То, что повышение квалификации менеджеров оказалось по значению выше, чем прибыль, обслуживание потребителей и выплата приемлемых дивидендов акционерам, явный признак важности притока этой категории трудовых ресурсов в организацию.

Законы и государственные органы

Трудовое законодательство, многие другие законы и государственные  учреждения влияют на организацию. В  преимущественно частной экономике  взаимодействие между 

покупателями и продавцами каждого  вводимого ресурса и каждого результирующего продукта подпадает под действие многочисленных правовых ограничений. Каждая организация имеет определенный правовой статус, являясь единоличным владением, компанией, корпорацией или некоммерческой корпорацией, и именно это определяет, как организация может вести свои дела и какие налоги должна платить.

Состояние законодательства часто  характеризуется не только его сложностью, но и подвижностью, а иногда даже неопределенностью. Практически непрерывно разрабатываются и пересматриваются своды законов о безопасности и охране здоровья на рабочем месте, о защите окружающей среды, о защите интересов потребителя, о финансовой защите и т.п. При этом объем работы, необходимой, чтобы отслеживать и соответствовать действующему законодательству, постоянно возрастает.

ГОСУДАРСТВЕННЫЕ ОРГАНЫ. Организации  обязаны соблюдать не только федеральные  и местные законы, но и требования органов государственного регулирования. Эти органы обеспечивают принудительное выполнение законов в соответствующих  сферах своей компетенции, а также вводят собственные требования, зачастую имеющие силу закона.

ЗАКОНОТВОРЧЕСТВО МЕСТНЫХ ОРГАНОВ  УПРАВЛЕНИЯ. Регулирующие постановления  местных органов власти также  усложняют ситуацию. Местные органы власти требуют от предприятий приобретения лицензий, ограничивают возможности выбора места для ведения дела, облагают предприятия налогами, а если речь идет, например, об энергетике, системах телефонной связи и страхования, то и устанавливают цены. Некоторые местные законы модифицируют федеральные нормы. Организация, которая ведет свои дела на территории десятков субъектов федерации и десятков иностранных государств, сталкивается со сложной и многообразной системой местных установлений.

Потребители

Известный специалист по управлению Питер Ф.Друкер утверждает, что единственная подлинная цель бизнеса - создавать потребителя. Под этим понимается, что само выживание и оправдание существования организации зависит от ее способности находить потребителя результатов ее деятельности и удовлетворять его запросы. Значение потребителей для бизнеса очевидно. Однако некоммерческие и государственные организации также имеют потребителей в этом смысле. Так, правительство государства и его аппарат существуют только для обслуживания потребностей граждан. То, что граждане являются потребителями и заслуживают к себе соответствующего отношения, к сожалению, иногда не очевидно в повседневных соприкосновениях с государственной бюрократией, однако в период предвыборных кампаний граждан рассматривают как потребителей, которых нужно “купить”.

Потребители, решая, какие товары и  услуги для них желательны и по какой цене, определяют для организации  почти все, относящееся к результатам  ее деятельности. Тем самым необходимость  удовлетворения потребностей покупателей  влияет на взаимодействия организации с поставщиками материалов и трудовых ресурсов. Воздействие потребителей на внутренние переменные структуры может быть довольно значительным.

Конкуренты

КОНКУРЕНТЫ - это важнейший  фактор, влияние которого невозможно оспаривать. Руководство каждого  предприятия хорошо понимает, что  если не удовлетворять нужды потребителей также эффективно, как это делают конкуренты, то предприятию долго  не продержаться. Во многих случаях не потребители, а именно конкуренты определяют, какого рода результаты деятельности можно продать и какую цену можно запросить.

Важно понимать, что потребители - не единственный объект соперничества  организаций. Организации могут  также вести конкурентную борьбу за трудовые ресурсы, материалы, капитал и право использовать определенные технические нововведения. От реакции на конкуренцию зависят такие внутренние факторы, как условия работы, оплата труда и характер отношений руководителей с подчиненными.

 

2.2.Среда косвенного  воздействия.

 

Факторы среды косвенного воздействия обычно не влияют на операции организаций также заметно, как  факторы среды прямого воздействия. Тем не менее, руководство должно их учитывать. Среда косвенного воздействия  обычно сложнее, чем среда прямого воздействия. Руководство зачастую вынуждено опираться на предположения о такой среде, основываясь на неполной информации, в попытках спрогнозировать возможные последствия для организации.

К основным факторам среды  косвенного воздействия относятся: технология, состояние экономики, социокультурные и политические факторы, а также взаимоотношения с местными управляющими организациями.

Технология

ТЕХНОЛОГИЯ является одновременно внутренней переменной и  внешним фактором большого значения. (Следует учитывать весьма широкую трактовку термина technology, обозначающего и процессы, и методы, и технику осуществления любых производственных, обслуживающих и даже творческих видов деятельности.) Технологические нововведения влияют на эффективность, с которой продукты можно изготавливать и продавать, на скорость устаревания продукта, на то, как можно собирать, хранить, и распределять информацию, а также на то, какого рода услуги и новые продукты ожидают потребители от организации.

Скорость изменения технологий в последние десятилетия заметно увеличилась. Из крупных технологических нововведений, которые глубоко затронули все общество и оказали сильное влияние на конкретные организации, можно отметить компьютерную, лазерную, микроволновую, полупроводниковую технологии, интегрированные линии связи, робототехнику, спутниковую связь, атомную энергетику, получение синтетического топлива и продуктов питания, генную инженерию и т.д. Знаменитый социолог Дэниел Белл считает, что в будущем наиболее ценным нововведением будет считаться технология миниатюризации.

Очевидно, что организации, имеющие дело непосредственно с  технологией высокого уровня, наукоемкие предприятия, должны быть в состоянии  быстро реагировать на новые разработки и сами предлагать нововведения. В то же время уже сегодня все организации, чтобы сохранить конкурентоспособность, должны идти в ногу с теми разработками, от которых зависит эффективность их деятельности.

Состояние экономики

Руководство также должно уметь оценивать, как скажутся на операциях организации общие изменения состояния экономики. Состояние мировой экономики влияет на стоимость всех вводимых ресурсов и способность потребителей покупать определенные товары и услуги. Например, если прогнозируется инфляция, руководство может пойти на увеличение запасов ресурсов и провести с рабочими переговоры о фиксированной оплате труда, чтобы сдержать рост издержек. Оно также может решить сделать заем, так как при наступлении сроков платежей деньги будут стоить дешевле.

Состояние экономики  может сильно повлиять на возможности получения организацией капитала, так как при ухудшении экономической обстановки банки ужесточают условия получения кредита и повышают ставки процента. Так же, при снижении налогов происходит увеличение массы денег, которые люди могут потратить на цели не первой необходимости и, тем самым, способствовать развитию бизнеса.

То или иное конкретное изменение состояния экономики  может оказать положительное  воздействие на одни и отрицательное  воздействие на другие организации. Организации, ведущие дела во многих странах, зачастую считают состояние экономики особо сложным и важным для себя аспектом. Так, колебания курса доллара относительно валют других стран могут стать причиной мгновенного обогащения или обнищания фирмы.

Социо-культурные факторы

Любая организация функционирует  по меньшей мере в одной культурной среде. Поэтому социокультурные  факторы, и прежде всего, жизненные  ценности, традиции, установки, влияют на организацию. Так, например, в системе  ценностей американского общества дача взятки для получения выгодного контракта или политических выгод, распространение порочащих конкурента слухов считаются действиями неэтичными и аморальными, даже когда их нельзя рассматривать как противозаконные. Однако, в некоторых других странах такая практика может считаться вполне нормальной.

На основании специальных  исследований было показано, что изменяются и ценностные установки рабочих. В целом, сравнительно молодые рабочие  хотят иметь больше независимости  и социального взаимодействия на работе. Многие рабочие и служащие стремятся к работе, которая требует большей гибкости, обладает большей содержательностью, не ущемляет свободу и пробуждает в человеке самоуважение. Многие современные работники не считают, что всю свою трудовую жизнь проведут в одной организации. Эти установки становятся особенно важными для менеджеров в отношении их основной функции - мотивации людей с учетом целей организации. Эти факторы обусловили и появление должности по общественным проблемам корпорации.

Социокультурные факторы влияют также на продукцию или услуги, являющиеся результатом деятельности компании. Хорошим примером может служить производство одежды. Другой пример - это страсти по поводу АЭС, которые резко отрицательно сказались на многих, связанных с этим фирмах.

От социокультурных  факторов зависят и способы ведения  своих дел организациями. Например, общественное мнение может оказать  давление на фирму, имеющую связи  с порицаемыми в обществе организациями, группировками, возможно, и странами. От представлений потребителей о качественном обслуживании зависит повседневная практика магазинов розничной торговли и ресторанов. Результатом социокультурного воздействия на организации стало растущее внимание к социальной ответственности.

По замечанию Р.Джоунса, бывшего председателя правления фирмы “Дженерал Электрик”, организации должны быть в состоянии предугадывать изменение ожиданий общества и обслуживать их более эффективно, чем конкуренты. А это означает, что сама корпорация должна изменяться, сознательно трансформируясь в организацию, приспособленную к новой среде.

Политические факторы

Некоторые аспекты политической обстановки представляют для руководителей  особое значение. Один из них - позиция  администрации, законодательных органов  и судов в отношении бизнеса. Эта позиция влияет на такие действия правительства, как налогообложение доходов, установление налоговых льгот или льготных торговых пошлин, требования в отношении практики найма рабочей силы, законодательство по защите потребителей, стандарты на безопасность, на чистоту окружающей среды, контроль цен и заработной платы и т.п.

Другой элемент политической обстановки - это группы особых интересов  и лоббисты. Все учреждения госрегулирования являются объектами внимания лоббистских  групп, представляющих организации, на которых сказываются решения этих учреждений.

Большое значение для  компаний, ведущих операции или имеющих  рынки сбыта в других странах, имеет фактор политической стабильности. Для иностранного инвестора или  для экспорта продукции политические изменения могут привести к ограничению прав собственности для иностранцев (или даже к национализации) или установлению специальных пошлин на импорт. Баланс платежей или проблемы с обслуживанием внешнего долга могут затруднить получение денег, вывозимых в качестве прибыли. С другой стороны, политика может измениться в сторону, благоприятную для инвесторов, когда возникает потребность в притоке капитала из-за рубежа. Установление дипломатических отношений может открыть путь на новые рынки.

Отношения с местным  населением

Для всякой организации, как фактор среды косвенного воздействия, первостепенное значение имеет отношение  к ней местного населения, той  общественной среды, в которой организация  функционирует. Организации должны прилагать целенаправленные усилия для поддержания хороших отношений с местным сообществом. Эти усилия могут выражаться в форме финансирования школ и общественных организаций, благотворительной деятельности, в поддержке молодых дарований и т.п.

Международные факторы

Внешняя среда организаций, действующих на международном уровне, отличается повышенной сложностью. Это обусловлено уникальной совокупностью факторов, характеризующих каждую страну. Экономика, культура, количество и качество трудовых и материальных ресурсов, законы, государственные учреждения, политическая стабильность, уровень технологического развития отличаются в разных странах. При осуществлении функций планирования, организации, стимулирования и контроля эти различия должны приниматься во внимание.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

3.Анализ внешней среды и ее влияния на реализацию решений.

 

Укрупненная структура  внешней среды. Элементы, входящие в  ближнее и дальнее кольцо окружения  компании. Параметры необходимые  руководству компании при работе с клиентами, с партнерами по бизнесу. Влияние общественного мнения на деятельность компании. Характеристики свойств внешней среды (объемность и сложность, подвижность и неопределенность). Влияние фактора среды на подготовку управленческих решений.

 

 

3.1. Влияние паники на подготовку управленческих решений

 

Характеристика напряженных ситуаций, вызывающих страх у руководителя и мешающих ему разрабатывать и реализовывать решения. Общие представления о панике. Паника как признак стрессового состояния человека. Четыре состояния стресса. Качества человека, влияющие на стрессовое состояние. Причины, вызывающие панику. Индивидуальная и коллективная паника. Влияние паники на этапы подготовки УР. Приемы подготовки руководителя к УР в условиях напряженных ситуаций. Формула Д. Карнеги об адаптации руководителя к стрессу.

 

3.2. Организационные методы уменьшения неопределенностей

Определение понятий "полностью  управляемые параметры", "неуправляемые  параметры". Приемы обработки неуправляемых  и частично управляемых параметров. Метод функционально-стоимостного анализа (ФСА). Основные этапы метода ФСА. Последовательная и параллельная схема выполнения ФСА. Варианты учета неопределенностей в контракте. Явный учет неопределенностей в контракте. Идея цифровой подписи при заключении контрактов. Этапы формирования цифровой подписи.

 

3.3.Управленческие риски при подготовке и реализации управленческих решений.

Приемы общей формальной записи риска. Характер зависимости  риска от уровня неопределенностей. Роль новых должностей "risk-adviser" и "risk-taker" в деятельности компании. Стратегии системы управления риском. Методы, используемые для уменьшения отрицательных последствий риска. Состав организационно-распорядительных, социально-психологических и идеологических методов при обработке рисков. Структура управленческих рисков.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Раздел 4. Влияние человеческого фактора на реализацию решений.

 

В практике принятия решений  сложились два подхода: индивидуальный и групповой.

При индивидуальном наибольшую значимость приобретает централизация. Большая часть решений принимается  в высшем звене руководства, одним или группой менеджеров.