Внутренняя и внешняя среда объекта управления

Тема 1. Внутренняя и внешняя среда  объекта управления

Задание. Описать, и проанализировать особенности, возможности и перспективы следующих элементов внутренней среды организации.

Цели организации – это конкретные конечные состояния или результаты, к которым стремится достигнуть группа в процессе совместной работы. Цели разрабатываются руководством в ходе процесса планирования и сообщаются членам организации, что является важнейшим фактором координирования деятельности группы. Организации различных типов ставят перед собой и различные цели. Так, организации, занимающиеся бизнесом, сосредотачивают внимание, прежде всего, на таких вопросах, как затраты и получаемая прибыль. С другой стороны, государственные учреждения, которые не являются коммерческими организациями, формулируют свои цели, например, как предоставление конкретных услуг в рамках определенных бюджетных ограничений.

В каждом подразделении  организации также необходима выработка  своих целей. Например, целью подразделения  маркетинга может стать сокращение количества жалоб потребителей на N% в следующем году. Цели сходных подразделений в различных организациях могут быть гораздо ближе друг другу, чем даже цели различных подразделений в рамках одной организации, поэтому особенно необходима их координация. Цели подразделений должны удовлетворять деятельности организации как целого, а не входить в противоречия с целями других подразделений.

Цели  организации должны обладать рядом  характеристик:

• Конкретность.
• Обозримость (краткосрочность, долгосрочность).
• Реальность (достижимость).
• Взаимосвязанность (одна не противоречит другой).
• Эффективность (результативность и прибыльность).

Достижение целей осуществляется через функции управления: организацию, планирование, мотивацию, контроль, координацию.

Структура организации определяет, каким образом должны быть распределены задачи, какой должна быть субординация, как организована координация, каковы модели взаимодействия.

Окончательное решение  о выборе структур организации принимается  на высшем уровне её менеджмента при помощи руководителей среднего и низшего звеньев. Задача менеджеров заключается в выборе такой структуры, которая наилучшим образом отвечала бы задачам и целям организации, позволяла ей эффективно взаимодействовать с окружающей средой, рационально распределять и направлять усилия сотрудников.

Структуры организаций  отличаются друг от друга:

• сложностью;
• формализацией;
• соотношением централизации и децентрализации (количеством уровней, на которых принимаются решения).

 Рациональная  структура организации предполагает комбинацию следующих трех факторов:

Реальные взаимосвязи  между конкретными людьми.

Политика руководства  и методы управления.

Полномочия и функции  работников.

 Имеется два типа  организационных структур – формальные и неформальные.

Формальная структура – это структура организации, установленная системой менеджмента (например, это объединение людей в группы или отделы).

 Неформальная структура – это структура, которая возникает в организации независимо от менеджмента (например, это группа людей из разных подразделений организации, которые являются друзьями).

 Формальные и неформальные  структуры сосуществуют в любой  организации, как правило, не  являются похожими. Потому что  формальные создаются искусственно  менеджерами, а неформальные представляют собой естественные объединения членов организации, создаваемые ими по интересам, не всегда совпадающими с целями формальной организации.

Задача – это конкретная работа, которая должна быть выполнена в определённое время, определённым способом, без изменения начальных параметров и сохранением всех постоянных.

Для достижения конкретных задач организации, каждое должностное  лицо этого предприятия, должно выполнять  поставленные перед ним задачи, в  определённый срок и абсолютной точностью. Такие задачи обычно разделяют на три чётких категории:

- задача по работе  с персоналом и клиентами, так  же с партнерами и потенциальными  поставщиками различных материалов  и услуг;

- задача по выполнению  работ с сырьевой базой, техникой, рабочим инструментом и т.д.;

- задача по работе с информационным полем, которое расширяется, с развитием организации. 

 Во время стремительного  роста технического прогресса,  нововведений и инноваций, задачи  на «местах», становятся всё более  тяжёлыми и тяжёлыми, более специализированными и более детальными. Каждая поставленная задача становится значительно сложнее и более углублённой и с большей степенью ответственности. В связи с такими потребностями организации, с геометрической прогрессией возрастает значение управленческой координации и слаженности действий всех уровней структуры при решении задач повышенной сложности.

Разграничение между  целями и задачами проходит по уровню, на котором они действуют в  организации. Задачи имеют отношение  и к отдельным подразделениям организации или ее филиалам.

Возможно также присутствие  задач в целях, но на уровне подразделений, если они включены в процесс достижения целей. В этом случае задачи являются переформулировкой общих целей, в той части их достижения, которая  отводится отдельным подразделениям (например, цель компании получить определенный процент прироста объема продаж может быть переформулирована как конкретные задачи производственного подразделения, отдела маркетинга, транспортного цеха, финансовой службы и т.д.).

Задачи носят более  краткосрочный характер, чем цели, так как они связаны с планированием текущей деятельности. Это часто приводит к тому, что задачи по своей сущности являются множественными, так как они носят оперативный характер и могут различаться в зависимости от направления деятельности компании.

Роль технологии в организации

Технология  в менеджменте – это принцип, порядок организации какого-либо процесса для оптимального использования разного рода ресурсов (трудовых, материальных, временных денежных). Технология представляет собой способ, который позволяет осуществить какое-либо преобразование. Это может относиться к сфере продаж – как наиболее оптимально реализовать произведенный товар, или к сфере сбора информации - как наиболее грамотно и с меньшими затратами собрать необходимую для управления предприятием информацию и т. д. В последнее время именно информационные технологии стали ключевым фактором получения предприятием устойчивого конкурентного преимущества при ведении бизнеса.

Обычно рассматриваются  две классификации технологии: классификация по Вудворду и классификация по Томпсону.

Классификация по Вудворду:

• мелкосерийное, единичное, индивидуальное производство;
• крупносерийное или массовое производство;
• беспрерывное производство.

Классификация по Томпсону:

• многоотраслевые технологии, основной характеристикой которых является звенья взаимосвязанных задач, выполняемых последовательно;
• технологии наличия посредника, основной характеристикой является  встреча двух людей.
• технология, интенсивность действий которой характеризуется использованием определенных приемов для смены состояния какого-то материала.

Работники организации являются центральным звеном в любой системе управления. Существует три основных аспекта человеческой переменной в организации:

• поведение индивидов;
• поведение людей в группах;
• характер поведения руководителя.

Понимание и управление человеческой переменной в организации  является наиболее сложной составляющей всего процесса управления и зависит  от многих факторов. Вот некоторые из них:

Способности человека. По ним люди наиболее наглядно разделяются внутри организации. Способности человека относятся к характеристикам, которые легче всего поддаются изменениям, например, обучением.

Потребности. У каждого человека существуют не только материальные, но и психологические потребности (в уважении, признании и т. д.). С точки зрения управления организация должна стремиться к тому, чтобы удовлетворение потребности работника вело бы к реализации целей организации.

Восприятие, или как люди реагируют на окружающие их события. Этот фактор важен для разработки различного рода стимулов для работника.

Кроме перечисленных  факторов на человека в организации  влияют группы и управленческое лидерство. Любой человек стремится принадлежать к какой-либо группе. Он принимает  нормы поведения этой группы в зависимости от того, насколько ценит свою принадлежность к ней. Организация может рассматриваться как некая формальная группа людей, и в то же время в любой организации есть много неформальных групп, формирующихся не только по профессиональному признаку.

Кроме того, в любой  формальной или неформальной группе есть лидеры. Лидерство – это средство, с помощью которого руководитель влияет на поведение людей и заставляет

Тема 2. Методы и стили управления

Задание. Раскрыть содержание, особенности, тенденции развития и перспективы следующего метода и стиля, используемого в управлении: демократическое управление.

Демократический стиль характеризуется предоставлением, подчиненным самостоятельности в пределах выполняемых ими функций и их квалификации. Это коллегиальный стиль, который дает большую свободу деятельности подчиненных под контролем руководителя.

Руководитель-демократ предпочитает такие механизмы влияния, которые апеллируют к потребностям более высокого уровня: участия, принадлежности, самовыражения. Он предпочитает работать в команде, а не дергать за ниточки власти.

Представление демократа о своих сотрудниках  сводится к следующему:

* труд процесс  естественный, если условия благоприятные,  то люди не только примут  на себя ответственность, они будут стремиться к ней;

* если люди  приобщены к организационным  решениям, они будут использовать  самоконтроль и самоуправление;

* приобщение  является функцией вознаграждения, связанного с достижением цели;

* способность  к творческому решению проблем  встречается часто, а интеллектуальный потенциал среднего человека используется лишь частично.

Настоящий демократ избегает навязывать свою волю подчиненным. Он разделяет с ними власть и контролирует результаты деятельности.

Предприятия, где доминирует демократический стиль управления, характеризуются высокой децентрализацией полномочий. Подчиненные принимают активное участие в подготовке решений, пользуются свободой в выполнении заданий. Созданы необходимые предпосылки для выполнения работы, проводится справедливая оценка их усилий, наблюдается уважительное отношение к подчиненным и к их потребностям.

Руководитель  вкладывает много усилий в создание атмосферы открытости и доверия  с тем, что если подчиненным понадобится  помощь, они не стесняясь могут  обратиться к руководителю.

В своей деятельности руководитель-демократ опирается на весь коллектив. Он старается научить  подчиненных вникать в проблемы подразделения, выдавать им эффективную  информацию и показывать, как искать и оценивать альтернативные решения.

Предприятия, где доминирует демократический стиль управления, лично руководитель занимается только наиболее сложными и важными вопросами, предоставляя подчиненным решать все остальное. Он не подвержен стереотипам и варьирует свое поведение сообразно изменениям ситуации, структуры коллектива и т.п.

Предприятия, где доминирует демократический  стиль управления, указания, выдаются не в форме предписаний, а в виде предложений с учетом мнений подчиненных. Это объясняется не отсутствием собственного мнения или желанием разделить ответственность, а убежденностью, что в умело организованном процессе обсуждения всегда могут быть найдены лучшие решения.

Такой руководитель хорошо разбирается в достоинствах и недостатках подчиненных. Ориентируется  на возможности подчиненного, на его естественное стремление к самовыражению посредством своего интеллектуального и профессионального потенциала. Желаемых результатов он добивается посредством убеждения исполнителей в целесообразности и значимости возлагаемых на него обязанностей.

Руководитель-демократ постоянно и обстоятельно информирует подчиненных о состоянии дел и перспективах развития коллектива. Это позволяет легче мобилизовать подчиненных на реализацию поставленных задач, воспитывать у них чувство подлинных хозяев.

Будучи хорошо информированным об истинном положении дел в руководимом им подразделении и о настроениях своих подчиненных, он во взаимоотношениях всегда тактичен, с пониманием относится к их интересам и запросам. Конфликты он воспринимает как закономерное явление, старается извлечь из них пользу на будущее, вникая в их первопричину и суть. При такой системе общения деятельность руководителя сочетается с его работой по воспитанию подчиненных, между ними укрепляется чувство доверия и уважения.

Демократический стиль управления поощряет творческую активность подчиненных (во многом посредством делегирования полномочий), способствует созданию атмосферы взаимного доверия и сотрудничества. Люди в полной мере осознают свою значимость и ответственность в решении задач, стоящих перед коллективом. Дисциплина трансформируется в самодисциплину.

Демократический стиль управления отнюдь не затрудняет единоначалия, не ослабляет власть руководителя. Скорее наоборот, его  авторитет и реальная власть возрастают, поскольку он управляет людьми без грубого нажима, опираясь на их способности и считаясь с их достоинством.

Тема 3. Функции менеджмента

Задание. Функция принятия решений: организационные решения.

Организационное решение — это выбор, который должен сделать руководитель, чтобы выполнить обязанности, обусловленные занимаемой им должностью.

Цель организационного решения — обеспечение движения к поставленным перед организацией задачам.

Организационные решения можно квалифицировать  как запрограммированные и запрограммированные.

Запрограммированные решения — это результат реализации определенной последовательности шагов или действий подобных предпринимаемым, при решении математических уравнений. Число возможных альтернатив ограничено, и выбор должен быть сделан в пределах направлений, заданных организацией.

Запрограммированные решения — это решения, используемые в ситуациях, которые новы, внутренне не структурированы или сопряжены с неизвестными факторами.

Любое решение, помимо положительного эффекта, имеет  и отрицательные последствия. Специалист по изучению проблем управления Роберт Кац писал, что «каждое решение должно уравновешивать настолько противоречивые ценности, цели и критерии, что с любой точки зрения оно будет хуже оптимального. Каждое решение или выбор, затрагивающие все предприятие, будут иметь негативные последствия для каких-то его частей».

Таким образом, рассматривая организацию с позиций  системного подхода, необходимо учитывать  последствия управленческого решения  для всех частей организации и  находить компромиссы.

Выработка и  принятие решений — это творческий процесс в деятельности руководителей любого уровня, включающий элементы алгоритма.

Технология  менеджмента рассматривает управленческое решение как процесс, состоящий  из трех стадий:

• подготовка решения;
• принятие решения;
• реализация решения.

На стадии подготовки решения проводится экономический  анализ ситуации на микро- и макроуровне, включающий поиск, сбор и обработку  информации, а также выявляются и  формулируются проблемы, требующие  решения. На стадии принятия решения  осуществляется разработка и оценка альтернативных решений, проводимых на основе много – вариантных расчетов, выбор критерия оптимальности решения и принятие наилучшего решения.

На стадии реализации решения  осуществляется конкретизация решения, доведение его до исполнителей и контроль, а также, его выполнения, вносятся необходимые коррективы и оценка полученного результата.

Тема 4. Специальные виды менеджмента

Задание. Кадровый менеджмент: набор, отбор и прием кадров.

Набор кадров заключается в создании необходимого резерва кандидатов на все должности и  специальности,  из  которого  организация  в  дальнейшем отбирает наиболее подходящих для нее  работников.  Эта  работа  производится буквально   по   всем   специальностям   –   конторским,   производственным, техническим,  административным.  Необходимый  объем  работы по набору в значительной мере определяется  разницей  между  наличной  рабочей  силой  и будущей потребностью в ней. При этом учитываются такие  факторы,  как  выход на пенсию, текучесть, увольнения в связи с истечением срока договора  найма, расширение сферы деятельности организации.

      Набор обычно ведут  из внешних и  внутренних  источников.  К  средствам внешнего   набора   относятся:   публикация   объявлений   в    газетах и профессиональных журналах, обращение к агентствам  по  трудоустройству и к фирмам, поставляющим руководящие кадры,  направление  заключивших  контракт людей на специальные курсы при колледжах. Некоторые  организации  приглашают население  подавать  в  отдел  кадров  заявления на  возможные в   будущем вакансии.

Большинство организаций предпочитает проводить набор в основном внутри своей  организации.  Продвижение  по  службе  своих   работников   обходится дешевле. Кроме того, это повышает их заинтересованность, улучшает  моральный климат  и  усиливает  привязанность  работников  к  фирме.  Согласно  теории ожиданий в отношении мотивации можно полагать, что если  работники  верят  в существование зависимости их служебного роста от  степени  эффективности  их работы,  то  они будут заинтересованы  в более производительном   труде.

Возможным недостатком подхода  к  решению  проблемы  исключительно  за  счет внутренних резервов является то, что в организацию не  приходят  новые  люди со свежими взглядами, что может привести к застою.

Популярным  методом  набора  за  счет  внутренних  резервов   является рассылка   информации    об    открывающейся    вакансии    с    приглашение квалифицированных работников. Некоторые организации  практикуют  уведомление всех своих служащих о любой открывающейся вакансии, что дает им  возможность подать заявление до того,  как  будут  рассматриваться  заявления  людей  со стороны. Великолепным  методом  является  обращение  к  своим  работникам  с просьбой порекомендовать на

работу их друзей или знакомых.

Отбор кадров является естественным завершением процесса подбора работников в соответствии с потребностями организации в человеческих ресурсах.

Окончательное решение  при отборе обычно формируется на нескольких этапах, которые следует пройти претендентам. На каждом этапе отсеивается часть претендентов или же они отказываются от процедуры, принимая другие предложения.

Как правило, до принятия организацией решения о приеме на работу кандидат должен пройти несколько ступеней отбора:

Ступень 1. Предварительная  отборочная беседа

Беседа может проводиться различными способами, основная цель беседы — оценка уровня образования претендента, его внешнего вида и определяющих личностных качеств

Ступень 2. Заполнение бланка заявления

Претенденты, успешно  преодолевшие предварительную беседу, должны заполнить специальный бланк  заявления и анкету.

Ступень 3. Беседа по найму (интервью)

Интервью является наиболее распространенным методом оценки кандидатов на должность. Существуют следующие виды интервью:

• Биографическое интервью
• Ситуационное интервью.
• Структурированное интервью.
• Интервью по компетенциям.
• Стрессовое интервью.

Ступень 4. Тестирование, ролевые игры, профессиональное испытание.

Источник информации, который может дать сведения о личностных особенностях, профессиональных способностях и умениях кандидата.

Ступень 5. Проверка рекомендаций и послужного списка

Информация рекомендательных писем или бесед с людьми, которых  кандидат назвал в качестве рекомендателей, может позволить уточнить, что конкретно и с каким успехом кандидат делал на предыдущих местах работы, учебы, жительства.

Ступень 6. Медицинский  осмотр

Проводится, как правило, если работа предъявляет особые требования к здоровью кандидатов.

Ступень 7. Принятие решения

Сравнение кандидатов. Представление  результатов на рассмотрение руководству, принимающему решение. Принятие и исполнение решения.

Предложение занять вакансию

Если кандидат получил  и принял устное предложение занять вакансию, работодатель должен направить ему письменное (официальное) подтверждение. В этом письме работодатель должен повторить все ранее оговоренные условия найма, придавая большое значение точности формулировок, поскольку они составят основу трудового контракта.

Письменный документ не обязательно должен содержать подробное изложение всех перечисленных пунктов; работника можно просто отослать к документам, с которыми он может самостоятельно ознакомиться. Например, в этих документах должно находиться руководство по программе пенсионного обеспечения или экземпляр дисциплинарных правил.

О любых изменениях условий  работы работников следует информировать  в письменной форме не позднее, чем  за один месяц до фактического введения изменений. Официальное введение в  должность

Под введением в должность понимается весь процесс приема работника в первый день на новом месте, его ознакомление с правилами и порядком работы, с сотрудниками и его непосредственными обязанностями, а также с традициями и культурой компании- работодателя. Это может рассматриваться как начало периода внутрифирменного обучения или как заключительный этап процесса отбора персонала.

Порядок приема кадров.

Порядок заключения трудового  договора установлен Трудовым кодексом, предусматривающим правила приема граждан. Когда, мы говорим о заключении трудового договора, это одновременно означает прием работника, изменение трудового договора – это перевод работника на другую работу, прекращение трудового договора – эго одновременно увольнение работника. Таким образом, прием, перевод и увольнение относятся к работнику, а по отношению к его трудовому договору означают соответственно заключение, изменение и прекращение его.

Прием на работу производится по принципу подбора кадров по деловым  качествам. Конституция устанавливает  гарантии при приеме, запрещая необоснованный отказ в приеме, прямые или косвенные преимущества и дискриминацию не по деловым качествам, а по полу, расе, национальности, вероисповеданию, убеждениям, месту жительства и другим обстоятельствам, не имеющим отношения к деловым качествам работника. Дискриминацию надо отличать от дифференциации трудового законодательства, устанавливающей трудовые льготы или ограничения для определенных категорий, групп работников (подростков, инвалидов, женщин) или работающих в определенных условиях труда. Так, при отказе в приеме на работу беременной женщине или женщине, имеющей ребенка, как и всем другим гражданам, администрация обязана сообщать ей причины отказа в письменной форме. Отказ в приеме на работу этих женщин может быть обжалован в суде.

Учитывая физиологические  особенности женского организма, его  материнскую функцию и психофизиологические особенности неокрепшего организма  подростков, трудовое законодательство запрещает в интересах их здоровья принимать женщин и несовершеннолетних (до 18 лет) на работы с вредными, тяжелыми и опасными условиями, включенные в специальные перечни. Подростка нельзя также принимать на материально-ответственные должности (кассиром, продавцом и др.), заключать с ним письменный договор о полной материальной ответственности за вверенные ему ценности. Инвалид принимается с учетом медицинского предписания о его работе (с неполным рабочим временем, без сверхурочных и сменных работ и т.д.).

Граждане принимаются  на работу на основании заключенного в письменной форме (в 2-х экземплярах, по одному каждой стороне) трудового договора. Прием на работу оформляется приказом (распоряжением) администрации предприятия, учреждения, организации (его руководителя, имеющего право приема и увольнения), который объявляется работнику под расписку. Если фактически гражданин допущен к работе без заключения трудового договора, то это считается заключением трудового договора независимо от того, был ли прием на работу надлежащим образом оформлен. И эта формулировка без ее подкрепления нормой об ответственности за неоформление надлежащим образом приема на работу нередко используется работодателями для незаключения письменного трудового договора. Нет нормы об ответственности за подобные действия (к сожалению) и в Кодексе, а она очень необходима.

При приеме на работу гражданин  должен предъявить паспорт или иной документ, удостоверяющий личность; трудовую книжку, кроме случаев поступления  на работу впервые и на условиях совместительства; страховое свидетельство  государственного пенсионного страхования, а демобилизованные и подлежащие призыву – военный билет. При приеме специалистов предъявляется документ о специальном образовании, при приеме водителя, машиниста - еще и права на вождение определенного типа машины, локомотива. Инвалид дополнительно представляет трудовую рекомендацию МСЭК. Если гражданин впервые поступает на работу и у него нет трудовой книжки, то он представляет справку о его последней занятости (домохозяйка, учащийся и т.д.). Запрещено требовать при приеме на работу документы помимо предусмотренных законодательством (например, характеристики

Тема 5. Лидерство в менеджменте

Задание. Теории ситуационного лидерства: модель лидерства «путь-цель» Хауза и Митчелла.

Модель ситуационного  лидерства получила свое развитие в 70-е годы XX века. В своей основе она базируется на мотивационной теории ожидания. Исходной посылкой является предположение, что работники удовлетворены и производительны тогда, когда имеется жесткая связь между их усилиями и результатами работы, а также между результатом работы и вознаграждением. Отсюда модель получила свое название. Существует прямая связь между уровнем лидерской эффективности и уровнем мотивационной силы ожиданий, имеющихся у последователей. Идеальным является вариант, когда вознаграждение полностью соответствует результату. Модель констатирует, что эффективный лидер — это тот, кто помогает подчиненным идти путем, ведущим к желаемой цели. При этом предлагаются различные варианты поведения лидера в зависимости от ситуации (Рис. 1).