Внутренняя и внешняя среда организации. 5

Содержание

Введение……………………………………………………………2

1.Понятие и сущность  организации………………………………3

2. Внешняя среда организации……………………………………5

3. Внутренняя среда организации………………………………..12

Заключение………………………………………………………...22

Список литературы………………………………………………..24

Введение

   Общество  состоит из множества организаций, с которыми связаны все аспекты  и проявления человеческой жизни, - экономика, наука, культура, образование, оборона, даже личная жизнь. Теория организации  призвана ответить на вопросы, зачем  организации нужны, как они создаются, функционируют и изменяются, почему члены организаций действуют  именно так, а не иначе.

    Организации окружают современного человека на протяжении всей его жизни, в организациях - детских садах, школах, институтах, учреждениях, клубах, партиях - большинство  людей проводит огромную часть своего времени. Организации (предприятия) создают  продукцию и услуги, потребляя  которые человеческое общество живет  и развивается; организации (государственные  учреждения) определяют порядок жизни  в обществе и контролируют его  соблюдение; организации (общественные) являются средством выражения наших  взглядов и интересов. В конце XX в. организация стала фактически универсальной  формой общественной жизни. Если революции (духовные и политические) XIX в. превратили человека из существа патриархального  в общественное, то революции следующего столетия сделали его человеком  организации.

        Важнейшим понятием в менеджменте является организация. Любая организация находится и функционирует в среде. Каждое действие всех без исключения организаций возможно только в том случае если, среда допускает его осуществление. Внутренняя среда является источником ее жизненной силы. Она заключает в себе потенциал, необходимый для функционирования организации, но в это же время может быть источником проблем и даже ее гибели. Внешняя среда является источником, питающим организацию ресурсами. Организация находится в состоянии постоянного обмена с внешней средой, обеспечивая тем самым себе возможность выживания. Естественно, эти моменты должны быть предметом постоянного внимания со стороны менеджера. Поэтому основной задачей данной курсовой работы будет рассмотрение элементов внутренней и внешней среды организации, находящихся в постоянном взаимодействии. А также оценка и анализ этих факторов с помощью различных методов.

                       1.Понятие и сущность организации

Существует очень много  определений организации.

    Организация –  форма объединения людей для  их совместной деятельности в  рамках определенной структуры,  система, призванная выполнять  заданные функции. 

    Организация –  внутренняя упорядоченность, взаимодействие, согласованность более или менее  дифференцированных и автономных  частей целого, обусловленная его  строением;

    Организация –  совокупность процессов или действий, ведущих к образованию и совершенствованию  взаимосвязей между частями целого;

   Организация –  объединение людей, совместно  реализующих некоторую программу  или цель и действующих на  основе определенных процедур  и правил (социальная организация).

   Организация представляет  собой сознательно координируемое  социальное образование с определенными  границами, функционирующее на  относительно постоянной основе  для достижения общей цели. Организация  имеет относительно определенные  границы, которые могут меняться  со временем. Члены организации,  на которых возлагаются определенные  обязанности, вносят свой вклад  в достижение установленных целей.  Определение организации предусматривает  необходимость формального координирования  взаимодействий работников. Структура  определяет, каким образом должны  быть распределены задачи, для  нее характерны:

-комплексность (степень  дифференциации в рамках организации,  которая включает уровень специализации,  количество уровней иерархии  и степень территориального распределения  частей организации);

-формализация (заранее разработанные  правила, определяющие поведение  работников);

-соотношение централизации  и децентрализации (определяется  уровнями, на которых вырабатываются  и принимаются решения).

Каждая организация имеет  свое предназначение – миссию, во имя  которой люди объединяются и осуществляют свою деятельность.

Рассмотрим теории организации.

Бюрократическая теория организации  М. Вебера.

Немецкий социолог и экономист  М. Вебер вошел в историю тем, что сформулировал в начале века понятие бюрократии как организации, имеющей определенные характеристики. Часто слово бюрократия ассоциируется  с жесткостью, некомпетентностью, волокитой, неэффективностью и нелепостью правил. В принципе, в бюрократической  модели заложена потенция проявления при определенной ситуации этих негативных явлений. Поэтому необходимо четко различать то, как должна работать бюрократическая организация, и то, как она работает в ряде больших организаций. Свои преимущества, например такие, как универсальность, предсказуемость и производительность, бюрократическая система может реализовать при следующих условиях: в организации известны общие цели и задачи; работа в организации может делиться на отдельные операции; общая цель организации должна быть достаточно простой, чтобы позволить выполнить ее на основе централизованного планирования; выполнение работы индивидом может достоверно измеряться; денежное вознаграждение мотивирует работника; власть руководителя признается как законная.

Теория организации А. Файоля (1841-1925, административная школа).

    Организация –  машина, представляющая из себя  безличный организм, построенный  из формальных связей, статусов, целей в виде многоуровневой  иерархии. Организация – инструмент  решения задач, человек в ней  абстрактен. Файоль разделил весь процесс управления на пять основных функций: планирование, организация, подбор и расстановка кадров, руководство (мотивация) и контроль. Суть разработанных им принципов: разделение труда; авторитет и ответственность власти; дисциплина; единство руководства; единство распорядительства; подчинение частного интереса общему; вознаграждение за труд; баланс между централизацией и децентрализацией; координация менеджеров одного уровня; порядок; справедливость; доброта и порядочность; устойчивость персонала; инициатива.

Теория научного управления Ф.В. Тейлора. (1856-1915 г.г.), школа научного управления.

Тейлор разработал ряд  методов научной организации  труда, основанных на изучении движений рабочего с помощью хронометража, стандартизации приемов и орудий труда. Принцип управления – если я могу на научной основе отобрать людей, подготовить, предоставить им некоторые  стимулы и соединить воедино  работу и человека, тогда я смогу  получить совокупную производительность, превышающую вклад, сделанной индивидуальной рабочей силой.

Теория естественной организации  Т. Парсонс, Р. Мертон.

Функционирование организации  рассматривается как объективный, самосовершающийся процесс, в котором субъективное начало хотя и присутствует, но не преобладает. Организованность – состояние системы, позволяющее ей самонастраиваться при воздействии извне или изнутри. Цель – лишь один из возможных результатов функционирования, отклонение от цели – не ошибка или просчет, а естественное свойство системы, следствие большой роли в ней принципиально не планируемых факторов.

                             2. Внешняя среда организации

          Все системы имеют вход, трансформационный процесс и выход. Они получают сырье, энергию, информацию, другие ресурсы и преобразуют их в товары и услуги, прибыль, отходы и т.п. Открытые системы имеют, однако, некоторые специфические черты. Одна из таких черт - это признание взаимозависимости между системой и внешней средой. Существует граница, которая отделяет систему от ее окружения. Изменения во внешней среде влияют на один или несколько атрибутов системы, и наоборот, изменения в системе воздействуют на окружение. Внешняя среда организации схематично представлена на рис.1.

Рис.1. Внешняя среда организации

Организация должна отражать состояние внешней среды. В основе ее построения лежат предпосылки  экономического, научно-технического, политического, социального или  этического характера. Организация  должна создаваться так, чтобы она  нормально функционировала. Должен обеспечиваться вклад каждого ее члена в общую работу и эффективная  помощь работникам в достижении поставленных целей. В этом смысле действенная  организация не может быть статичной. Она должна оперативно отслеживать  все изменения внешней среды, оценивать их и выбирать наилучшую  ответную реакцию, способствующую достижению ее целей. Она должна эффективно реагировать  на воздействия внешней среды.

Принципиальное значение для функционирования организаций  имеет обратная связь. Открытые системы  постоянно получают информацию из внешней среды. Это помогает приспособиться и позволяет предпринимать корректировочные действия по исправлению нежелательных отклонений параметров системы. Здесь под обратной связью понимается процесс, позволяющий получать приток в систему информации или денег для модифицирования производства выпускаемой продукции или налаживания выпуска новой продукции.

Термин "внешняя среда" включает широкий спектр факторов: экономические условия, потребителей, профсоюзы, конкурирующие организации, природные факторы, действующее  законодательство и другие составляющие. Эти взаимосвязанные факторы  оказывают влияние на функционирование предприятия, на его производственную, инновационную, коммерческую, финансовую деятельность. Внешняя среда и  предприятие не просто сосуществуют, они взаимодействуют самым активным образом и взаимопроникают.

Факторы внешней среды  подразделяются на две основные группы - микросреда и макросреда, или прямого  и косвенного воздействия. На рисунке 2. изображена обобщенная схема функционирования предприятия, рассматриваемого с позиций его реального или возможного взаимодействия с основными экономическими агентами и средами. Факторы прямого воздействия представлены в виде прямоугольников с прямыми и обратными связями. Они непосредственно влияют на функционирование предприятия и испытывают на себе влияние его операций. К данной группе относят поставщиков трудовых, финансовых, информационных, материальных и прочих ресурсов, потребителей, органы государственной власти и управления, местную администрацию, конкурентов, контактные аудитории средств массовой информации и др.

Рис.2 Схема внешней среды организации

Факторы косвенного воздействия  представлены на схеме в виде широких  стрелок одностороннего воздействия. К данной группе относятся экономические, природные, социально-политические, нормативно-правовые и другие факторы.

При проведении операций предприятие  вынуждено в первую очередь учитывать  требования внешней среды прямого  воздействия. Так, продавая свою продукцию  на рынке, предприятие должно учитывать  покупательский спрос на нее, а также  позицию конкурентов. Предприятие, конечно, стремится продать подороже как можно больше продукции, но будет ли она куплена вообще, если цены окажутся неприемлемыми для потребителя или значительно выше Цен на аналогичную продукцию конкурентов? Сталкиваются интересы и при покупке необходимых материальных ресурсов у поставщиков, при получении кредитов в банках, определении уровня заработной платы и условий труда, а также при выплате различных налогов в бюджет и т.д.

Кроме факторов прямого воздействия  руководитель должен учитывать также  внешнюю среду косвенного воздействия. Она не оказывает прямого влияния  на операции фирмы, так как при  этом не сталкиваются интересы двух сторон, нет выбора альтернативы. Среда косвенного воздействия не влияет на состояние  фирмы в настоящий момент. В  то же время такие факторы, как  новые технологии, экономический  спад, инфляция, политические изменения  в соседнем государстве, отношение  прессы к данному бизнесу или  конкретному бизнесмену скажутся на деятельности предприятия в будущем  и могут даже оказаться решающими. Влияние факторов косвенного воздействия опосредовано через изменение факторов среды прямого воздействия. Например, экономический спад приведет к сокращению числа рабочих мест, а следовательно, - к уменьшению доходов населения и спроса на вашу продукцию. Или применение новой технологии вашим конкурентом даст ему выигрыш в качестве продукции, что укрепит его позиции на рынке и снизит ваши. Поэтому менеджер обязан предусматривать влияние факторов среды косвенного воздействия и реагировать на них своевременно.

Таким образом, реакция предприятия  на факторы прямого и косвенного воздействия различна. На изменения  в факторах прямого воздействия  предприятие может реагировать  двояко: перестроить внутреннюю среду  и начать политику активного приспособления или политику противодействия. К  факторам косвенного воздействия предприятие  вынуждено максимально приспосабливать  свои внутренние переменные: цели, задачи, структуру, технологию, персонал и др. Неотъемлемыми характеристиками развитости внешней среды является ее вязкость, взаимосвязанность, сложность, подвижность  и неопределенность.

Под вязкостью внешней  среды понимается количественная мера усилий, необходимых для целенаправленного  перемещения, концентрации и освоения в производстве единицы материальных, финансовых и информационно-технологических  ресурсов. Чем она выше, тем труднее  сконцентрировать ресурсы в нужное время в определенном месте, чтобы  адекватно реагировать на происходящие изменения, и тем труднее осуществлять стратегическое управление.

Очевидно, что для России эта величина значительно больше, чем для стран с развитыми  рыночными структурами. Нормальная вязкость на рубежах противостояния конкурентов, характерная для развитых стран, заменяется в условиях российского  рынка риском самого существования  предприятия. Отсюда следует вывод: чем выше вязкость, тем больше усилий приходится предпринимать менеджеру  при разработке и осуществлении  стратегии.

Все факторы внешней среды  взаимосвязаны. Степень взаимосвязанности  факторов - это уровень силы, с  которой изменение одного фактора  воздействует на другие. Особенно сильна взаимосвязанность ценовых факторов. Повышение цен на поставляемые ресурсы  приводит к росту цен на продукцию, снижению спроса и объема сбыта. Изменение  поставщиков, качества поставляемых ресурсов также влияет на результаты работы фирмы, технологию переработки, применяемые  трудовые ресурсы. Взаимосвязанность  факторов среды особенно значима  для мирового рынка, который постепенно становится единым. Фирмы, производящие продукцию, услуги для внутреннего  потребления, оказываются под влиянием зарубежных партнеров.

Под сложностью внешней среды  понимается число факторов, на которые  организация обязана реагировать, а также уровень вариативности  каждого фактора. Количество факторов зависит от сложности производства: числа используемых исходных компонентов, применяемых технологий, уровня квалификации кадров, ассортимента и качества выпускаемой  продукции и услуг и др. Уровень  вариантности, или изменения факторов, определяется ростом и развитием  самого производства и окружающей среды. Сравнивая сложность среды двух организаций - местного молокоперерабатывающего  завода и завода радиоэлектронной аппаратуры, можно сделать вывод, что в  менее сложном окружении находится  первое предприятие. Для него необходима и менее сложная организационная  структура. Завод радиоэлектронной аппаратуры, наоборот, должен иметь  сложную, целенаправленную структуру, в которой отражаются необходимость  изучения мирового рынка, разработка новых  видов продукции, проведение научно-исследовательских  и проектных работ, иначе завод  не выдержит конкуренции мирового рынка.

Более сложная внешняя  среда характерна для предприятий, использующих в производстве многочисленные и различные технологии. Для них  характерна и повышенная подвижность  среды, которая предполагает относительно высокую скорость изменений в  их окружении.

Подвижность внешней среды - это скорость, с которой происходят изменения в окружении организации. Многие исследователи указывают, что  окружение современных организаций  изменяется с нарастающей скоростью¹. Но вокруг одних организаций внешняя среда изменяется медленнее (производство мебели, тары, пищевых продуктов), вокруг других среда особенно подвижна (производство компьютеров, телекоммуникации, химическая промышленность). Кроме этого, подвижность внешнего окружения может быть выше для одних подразделений предприятия (служба маркетинга, отделы исследований и разработок) и ниже для других (производственные цехи, вспомогательное производство и т.п.).

Неопределенность внешней  среды зависит от наличия необходимой  информации, которой располагает  организация, по конкретному фактору, а также от ее точности. Если информации мало или есть сомнения в ее точности, среда становится более неопределенной, чем в ситуации, когда имеется  достаточное количество надежной информации.

В условиях повышенной вязкости, сложности и подвижности для  того, чтобы успешно противостоять  среде, сложность и быстрота принятия решений должны соответствовать  сложности и быстроте изменений, происходящих в среде (теорема необходимого разнообразия Эшби).

Р. Уотермен подчеркивает, что по мере развития общественного производства и наступления постиндустриальной эпохи развитие предприятий становится решающим образом связано с уровнем реагирования на изменение факторов внешней среды. "В современном деловом мире более чем в какие-либо эпохи единственным постоянным фактором являются перемены. Но почему-то не переводятся организации, которые действительно управляют изменениями, постоянно приспосабливая к ним свои аппаратные службы, стратегии, системы, выпускаемую продукцию и культуру, чтобы пережить потрясения и обернуть себе на пользу обстоятельства, подрывающие их конкурентоспособность. Преодолевая кризисы, терзающие другие компании, они каждый раз становятся сильнее".

В целях улучшения характеристик  внешней среды и минимизации  трасакционных издержек предприятия идут на установление договорных отношений и долговременного партнерства между производителями и снабжающими компаниями.

Факторы внешней среды  в той или иной мере влияют на все организации. Однако среда организаций, действующих на международном уровне, в разных странах отличается повышенной сложностью и неопределенностью. Экономика, культура, количество и качество трудовых ресурсов, законы, степень политической стабильности различаются в разных странах. И это нужно учитывать. Если руководители считают, что среда  другой страны аналогична среде их страны, то велика опасность принятия ошибочных решений.

После ознакомления с общим  строением организационной среды  фирма должна выделить из совокупности ее элементов те, которые для нее  наиболее важны, т.е. критические точки. Другими словами, уже на начальном  этапе фирме следует установить пределы анализа среды. То есть для  характеристики факторов внешней среды  сначала необходимо сделать их отбор  на основе логического анализа или  экспертного опроса руководителей  и специалистов организации, для  чего надо дать по возможности более  полный перечень этих факторов, а затем  сделать их отбор. Например, в полную совокупность факторов прямого воздействия  вошли: поставщики, потребители, налоговые  органы и система, таможенные органы и система, органы социального страхования  и обеспечения, банки, конкуренты, биржа  труда. После отбора оставлены: поставщики, потребители, налоговые органы и  система, конкуренты. После рассмотрения факторов прямого воздействия целесообразно  выполнить анализ факторов косвенного воздействия в таком же порядке: дать полный набор факторов, логически  или экспертным путем отобрать наиболее значимые из них и охарактеризовать их. В настоящее время наиболее значимыми, как правило, являются: уровень инфляции и инфляционные ожидания, уровень политической стабильности (нестабильности), научно-технический прогресс в отрасли. Характеристика этих факторов дается в качественной или количественной форме. Количественная характеристика необходима для определения уровня инфляции и его влияния на доходность и себестоимость продукции.

3. Внутренняя среда организации

Очевидно, что при группировке  видов деятельности и распределении  полномочий внутри любой организационной  системы необходимо учитывать недостатки и привычки людей. Это не означает, что организация должна создаваться  применительно к людям, а не на основе целей и сопутствующих  их достижению видов деятельности. Однако весьма важным для руководителя, зачастую сдерживающим, фактором является то, какие лица будут работать в  организации, какие роли они будут выполнять (табл.1).

Таблица 1.

Роли в организации

Поведение членов организации  может рассматриваться как ее внутренняя среда. В организации  постоянно возникают проблемы, могущие  изменить ее положение. Чтобы все  элементы организации действовали  и были разумно скоординированы, необходимо непрерывное поступление  ресурсов. Производственный аппарат  изнашивается, технология устаревает, материалы нужно пополнять, работники  увольняются. Чтобы обеспечить жизнеспособность организации, эти ресурсы необходимо, не прерывая производственного процесса, заменять элементами равной производительности.

Другие внутренние проблемы возникают из-за недостатков взаимодействия и скоординированности разных участков организации. Одной из причин того, что работники уходят, а акционеры не желают вкладывать свои сбережения, является неудовлетворенность этих групп условиями труда и вознаграждением за участие в организации, и это недовольство может стать таким сильным, что возникнет угроза самому существованию организации. Внутренняя среда организации схематически показана на рис.3.

Рис.3. Внутренняя среда организации

Для организации характерен циклический характер функционирования. Выходная продукция системы обеспечивает средства для нового инвестирования, что позволяет повторять производственный цикл. Доходы, полученные промышленными  организациями, должны быть достаточно адекватными для оплаты кредитов, труда рабочих и погашения  займов, если цикличность деятельности устойчива и обеспечивает жизнеспособность организации.

Отметим, что организационные  системы предрасположены к сокращению или распадению на части. Поскольку  закрытая система не получает ресурсы  из внешней среды, она может со временем сокращаться. В отличие  от нее открытая система характеризуется  негативной энтропией, т.е. она может  реконструировать себя, поддерживать свою структуру, избежать ликвидации и  даже вырасти, потому что приток ресурсов извне превышает их отток из системы. Приток ресурсов для предотвращения энтропии поддерживает некоторое постоянство  обмена ресурсами, в результате чего достигается относительно стабильное положение. Даже несмотря на то, что  существует постоянный приток новых  ресурсов в систему и их постоянный отток, обеспечивается определенная сбалансированность системы. Когда открытая система  активно перерабатывает ресурсы  в выходную продукцию, она оказывается тем не менее способной поддерживать себя в течение определенного времени. Исследования показывают, что большие и сложные организационные системы имеют тенденцию к дальнейшему росту и расширению. Они получают определенный запас прочности, выходящий за пределы обеспечения только выживаемости. Многие подсистемы в рамках системы имеют возможность получать ресурсов больше, чем требуется для производства продукции.