Взаимодействие архива с источниками комплектования

     Содержание 

   Введение

1. Источники комплектования архива
2. Взаимодействие архива с источниками комплектования
3. Центры комплектования и хранения документов

Заключение

Список  использованной литературы

Приложения 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

     Введение 

     Архивы - те незаменимые вполне реальные нити, которые связывают день сегодняшний с ушедшим. Хорошо организованные и правильно комплектуемые они - условие нашего «нового знания о прошлом», которое современная наука способна значительно обогатить и уточнить.

     Центральное место в архивах Российской Федерации занимает Государственный архив.

     Государственный архив Российской Федерации - архив России, куда поступают на хранение документы высших органов законодательной, исполнительной и судебной власти Российской Федерации; крупнейший федеральный архив страны, в котором хранится около 5,5 миллионов дел по истории России XIX-XXI вв; одно из ведущих культурно-просветительских учреждений страны; особо ценный объект культурного достояния народов России.

     Государственный архив  Российской Федерации хранит: 1 миллион дел по истории Российской империи и истории России периода Временного правительства, около 3 миллионов дел по истории Советского Союза, свыше 1,5 миллионов дел по истории РФСР,  около 33 тысяч дел по истории Российской Федерации, документы по истории белого движения и русской эмиграции.

     Комплектование  – это систематическое пополнение архива документами в соответствии с его профилем.

     Под профилем архива следует понимать установленный  для архива состав документов, который  определяется признаками классификации документов Архивного фонда РФ.

     Главной целью комплектования является наиболее полная концентрация документов, относящихся  к профилю каждого архива.

     Целью контрольной работы является – описать  основные моменты комплектования архивных фондов.

     Задачами  контрольной работы являются:

     Актуальность  контрольной работы состоит в  том, что комплектование архива не существует изолированно и, решая свои задачи, тесно взаимодействуют с гуманитарными и естественными науками и научными дисциплинами: исторической наукой, историей естествознания и техники, историей литературы и искусства, историей государственных учреждений, источниковедением, вспомогательными историческими дисциплинами, документоведением, информатикой, а также кибернетикой, математикой, физикой, химией, биологией и др.

     Информационный  подход дает возможность обрабатывать информацию в целях введения ее в  механические и автоматические читающие устройства.

     Достижения  физики, химии, биологии и других наук помогают архивистам решать вопросы  сохранности документов. Таким образом, комплектование архивов, тесно связанное с рядом наук и научных дисциплин, широко использует их достижения, и само способствует развитию соответствующих отраслей науки. 
 
 
 
 
 
 

1. Источники комплектования архива

     Государственные органы и органы местного самоуправления включаются в списки источников комплектования государственных и муниципальных архивов в обязательном порядке.

     Источниками комплектования архива выступают также  организации и граждане, в процессе деятельности которых образуются документы  Архивного фонда Российской Федерации.

     Негосударственные организации, а также граждане включаются в списки источников комплектования архива на основании договора.

     Негосударственные организации, временно хранящие документы  Архивного фонда Российской Федерации, относящиеся к федеральной собственности, собственности субъектов Российской Федерации или муниципальной собственности, включаются в списки источников комплектования тех архивов, источниками комплектования которых являлись их предшественники - государственные и муниципальные организации.

     Отнесение к источникам комплектования архива производится на основании критериев:

для организаций:

функционально-целевого назначения организации (для группы организаций, выполняющих аналогичные  функции, используется форма выборочного  приема);

полноты отражения информации о деятельности организации в архивных фондах других организаций;

для граждан:

вклад гражданина в развитие науки, культуры и других областей деятельности;

его роль в качестве участника, очевидца выдающихся событий в жизни общества;

родственные, дружеские, творческие связи гражданина, место работы, занимаемая должность;

типичность  его архивных документов для эпохи (документы "рядовых" граждан);

состав  и содержание собранных гражданином  архивных документов.

     Списки  источников комплектования составляются архивом на основании законодательства об архивном деле в Российской Федерации, а также рекомендаций специально уполномоченного федерального органа исполнительной власти в сфере архивного дела, подготовленных самостоятельно или совместно с другими федеральными органами исполнительной власти, в том числе осуществляющими депозитарное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации.

     Архив ведет список организаций - источников комплектования по установленной форме.

     Список  граждан (собственников или владельцев архивных документов) - источников комплектования ведется по принятой в архиве форме, с обязательным указанием фамилий, имен, отчеств, адресов места жительства, юридического обоснования возможности передачи их архивных документов в архив.

     В архиве, принимающем на хранение различные  виды архивных документов, составляются и ведутся самостоятельные списки организаций - источников комплектования научно-технической документацией, списки организаций - источников комплектования аудиовизуальными документами.

     Проекты списков источников комплектования федеральных государственных архивов после рассмотрения их на экспертно-проверочной комиссии (ЭПК) архива представляется на согласование Центральной экспертно-проверочной комиссии (ЦЭПК) специально уполномоченного федерального органа исполнительной власти в сфере архивного дела; государственных архивов субъекта Российской Федерации и муниципальных архивов - на согласование ЭПК уполномоченного органа исполнительной власти субъекта Российской Федерации в сфере архивного дела; организаций Российской академии наук - на согласование ЭПК Архива Российской академии наук.

     Решение ЦЭПК специально уполномоченного федерального органа исполнительной власти в сфере  архивного дела, ЭПК уполномоченного  органа исполнительной власти субъекта Российской Федерации в сфере  архивного дела, ЭПК Архива Российской академии наук о согласовании списка источников комплектования архива является основанием для его утверждения руководством соответствующего архива или органом местного самоуправления (для муниципальных архивов), Президиумом Российской академии наук.

     Архив вправе вести список возможных источников комплектования.

     Справки, экспертные заключения о включении  организаций и граждан в списки источников комплектования архива или  исключении их из указанных списков, а также о форме приема архивных документов на хранение представляются:

федеральными  государственными архивами - на рассмотрение ЦЭПК специально уполномоченного федерального органа исполнительной власти в сфере  архивного дела (решение об исключении организации из списка источников комплектования федерального государственного архива в случае ее ликвидации принимается ЭПК федерального государственного архива);

государственными  архивами субъектов Российской Федерации  и муниципальными архивами - на рассмотрение ЭПК уполномоченного органа исполнительной власти субъекта Российской Федерации в сфере архивного дела;

организациями Российской академии наук - на рассмотрение ЭПК Архива Российской академии наук.

     Уточнение и переутверждение списков источников комплектования архивов проводится по мере необходимости. Основанием для этого являются: создание, реорганизация, ликвидация государственного органа, органа местного самоуправления, организации; отказ негосударственных организаций и граждан от сотрудничества с архивом (расторжение договора); решение ЦЭПК специально уполномоченного федерального органа исполнительной власти в сфере архивного дела, ЭПК уполномоченного органа исполнительной власти субъекта Российской Федерации в сфере архивного дела и ЭПК Архива Российской академии наук о передаче организации в список источников комплектования другого архива. Организация может быть исключена из списка источников комплектования архива, если в процессе деятельности организации перестали образовываться документы Архивного фонда Российской Федерации.

     Архив ведет наблюдательное дело на каждый государственный орган, орган местного самоуправления и организацию - источник комплектования архива, в которое включаются документы, характеризующие его правовой статус и деятельность, а также работу архива и организацию документов в делопроизводстве. Наблюдательное дело может быть заведено и на гражданина-источник комплектования архива, в которое включаются сведения о составе и содержании его архивных документов.

     В целях учета работы с источниками  комплектования архив вправе создавать учетно-справочные картотеки и базы данных. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

2. Взаимодействие архива с источниками комплектования

     Архив совместно с источниками комплектования архива рассматривает и готовит  к согласованию соответствующим  уполномоченным органом исполнительной власти в сфере архивного дела или согласовывает в соответствии с предоставленными ему полномочиями инструкции по делопроизводству, примерные и индивидуальные номенклатуры дел, положения об архивах и экспертных комиссиях источников комплектования архива.

     Архив участвует в работе ЦЭК (ЭК) источников комплектования архива.

     Архив принимает участие в проверках  соблюдения правил организации хранения, комплектования, учета и использования  архивных документов в источниках комплектования архива, организуемых специально уполномоченным федеральным органом исполнительной власти в сфере архивного дела, органами государственной власти субъектов Российской Федерации, в том числе уполномоченными органами исполнительной власти субъектов Российской Федерации в сфере архивного дела.

     Архив в пределах предоставленных ему  полномочий в целях формирования и обеспечения сохранности документов Архивного фонда Российской Федерации, находящихся на временном хранении, осуществляет взаимодействие с делопроизводственными, архивными и экспертными службами источников его комплектования.

     В этих целях архив оказывает указанным  службам методическую и практическую помощь, в том числе на договорной основе:

в организации  документов в делопроизводстве и  формировании дел;

по  отбору документов в состав Архивного  фонда Российской Федерации и  подготовке их к передаче на постоянное хранение;

по  упорядочению документов по личному  составу;

по  ведению учета документов Архивного  фонда Российской Федерации, находящихся на временном хранении;

по  подготовке нормативных и методических документов (пособий) по вопросам делопроизводства и архивного дела;

по  совершенствованию работы делопроизводственных, архивных и экспертных служб источников комплектования;

в повышении  профессиональной квалификации работников указанных служб. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

     3. Центры комплектования и хранения документов 

     Центр комплектования документами организует и проводит работу по комплектованию ГА РФ документами организаций, оказывает  консультационно-методическую, практическую помощь архивам учреждений, являющихся источниками комплектования архива.

     Основные  функции Центра:

• составление и ведение списков учреждений Российской Федерации федерального подчинения (министерства, комитеты, службы и др.) и иных собственников, документы которых подлежат передаче на хранение в ГА РФ;
• организация работы по отбору документов на государственное хранение;
• пополнение архива документами, находящимися в собственности общественных объединений, а также граждан, проживающих на территории России и за рубежом;
• выявление и получение из-за рубежа подлинников и копий архивных документов по истории России;
• консультативно-методическая помощь по вопросам ведения делопроизводства и хранения документов, контроль за работой архивов учреждений.

     После событий октября 1993 года в Москве вместе с сотрудниками органов безопасности и прокуратуры России в обгоревшем здании бывшего Верховного Совета РФ («Белый Дом») работу по сбору документов проводили и эксперты-архивисты  ГА РФ. Из сейфов, ящиков столов, мусорных корзин сотрудники архива извлекли около 50 тонн документов, рассказывающих о деятельности последнего в истории России Верховного Совета и печально известного XI Чрезвычайного съезда Советов. Сейчас эти документы описаны и доступны исследователям.

     После августовских событий 1991 года начался  процесс передачи на государственное  хранение документов КПСС и КГБ. В 1995 г. Московское управление Федеральной  Службы Безопасности передало ГА РФ около 125 тысяч архивно-следственных дел, отражающих историю политических репрессий сталинского руководства 1920-1940 гг.

     В последние годы на хранение в архив  поступили уникальные документы  по истории белого движения и русской  эмиграции. Это - личный архив княгини  З.А.Шаховской, известной своими литературными и публицистическими работам, архив генерала А.В. фон Шварца, переданный внуком генерала М.В. Алексеева М.М. Борель, известного деятеля НТС, журналиста и публициста Б.В.Прянишникова, активного деятеля НТС К.В. Болдырева, Н.А. Троицкого, крупного деятеля послевоенной волны эмиграции, основателя Мюнхенского института по изучению истории и культуры СССР, протоирея Д. Константинова и др.

     Уникальные  документы - письма, дневники, фотографии, рукописи - А.И.Деникина передала в дар  Государственному архиву Российской Федерации его дочь М.А.Деникина-Грей.

     Одними  из последних поступлений в архив  стали документы личных фондов А.Н. Яковлева, видного государственного и политического деятеля советской  эпохи и современного российского  периода, академика РАН и Ю.Д. Черниченко, политического и общественного деятеля, известного писателя и журналиста, бывшего народного депутата СССР.

     Центр хранения документов  проводит и организует работу по обеспечению  сохранности документов, находящихся  в архивных фондах.

     Функции центра:

• создание оптимальных условий хранения и государственный учет документов архива;
• реставрация и консервация документов; организация и проведение страхового копирования; научно-методическая работа по направлениям деятельности Центра

     В ГА РФ разработаны и используются оптико-фотографические методы восстановления изображения угасающих фотографий и текстов документов

     В ГА РФ - 15 хранилищ. В них постоянно  поддерживаются оптимальные для  сохранности документов условия: температура -14-18 градусов, влажность воздуха  - 50 процентов.

     В лаборатории создается страховой  фонд материалов на микрофишах и микрофильмах, цель которого сохранить уникальные документы для постоянного хранения.

     Особо ценные документы ГА РФ хранятся в  несгораемых сейфах. 
В архиве центром ведется постоянная работа по реставрации документов. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

     Заключение 

     Комплектование  архива – систематическое пополнение архива документами в соответствии с его профилем и действующим  законодательством. Профиль архива определяется Федеральной архивной службой РФ.

     Государственные архивы комплектуются архивными  документами, образующимися в деятельности  органов государственной власти, государственных учреждений, организаций  и предприятий или приобретенными этими архивами, а также документами, переданными им негосударственными учреждениями, организациями, предприятиями и гражданами.

     Работа  по комплектованию архива документами  складывается:

• Из установления профиля архива;
• Определения источников комплектования;
• Определения состава документов, подлежащих хранению в архиве;
• Организации комплектования.

     Источниками комплектования государственных архивов, хранящих документы постоянно, являются организации и физические лица, в  деятельности которых образуются подлежащие передаче в госархивы документы  Архивного фонда РФ. Росархив определяет категории государственных организаций, документы которых передаются в госархивы. Совместно с собственниками Росархив определяет, какие документы негосударственных организаций и физических лиц могут быть приняты на договорной основе на госхранение.

     В реальной архивной практике создаются  два списка источников комплектования.

     Передача  дел на хранение в ведомственный  архив. После оперативной работы с документами дела структурных  подразделений должны быть переданы на хранение в ведомственный архив. В ведомственный архив сдаются дела, оконченные производством, на срок хранения более 10 лет, а также дела по личному составу. Передача дел в ведомственный архив осуществляется по описи, составляемой в структурном подразделении.

     Документы принимаются от ведомств по описям дел постоянного хранения с визой экспертно-проверочной комиссии (ЭПК) архивного учреждения, а также по акту приема-передачи.

        При формировании Архивного  фонда страны из огромного количества документов лишь незначительная часть  поступает на государственное хранение.

     Процесс изучения документов на основании принципов  и критериев ценности в целях  определения сроков хранения документов и отбора их на государственное хранение называется экспертизой ценности документов.

     Для установления комплекса документов постоянного хранения, определения конкретных сроков хранения по отдельным группам документов, унификации сроков хранения однородных документов в различных учреждениях, организациях и на предприятиях, а также для оперативного «избавления от ненужных бумаг» существует целостная система нормативно-методических пособий по отбору документов, в которую входят списки источников комплектования, перечни документов, номенклатуры дел, классификаторы, методические рекомендации, указания, памятки и т.п.

     Список  использованной литературы 

      1. Федеральный закон "Об архивном  деле в Российской Федерации" от 22 октября  2004 года № 125 ФЗ (с изменениями, внесенными Федеральным законом от 4 декабря 2006 года № 202-ФЗ).

      2. Федеральный Закон «Об обязательном экземпляре документов» от 29 декабря 2004 г. № 77-ФЗ.

      3. Федеральный Закон «Об информации, информатизации и защите информации» от 25 января 2005 г. № 24-ФЗ (в ред. Федерального закона от 10.01.2003 № 15-ФЗ).

      4. Перечень сведений, отнесенный к  государственной тайне, утвержденный Указом Президента Российской Федерации от 30 ноября 2005 года № 1203.

      5. Положение «Об Архивном фонде  РФ», утверждено Указом Президента Российской Федерации от 17 марта 2004 года № 522.

      6. Положение о Федеральном архивном  агентстве  утверждено постановлением Правительства РФ от 17 июня 2004 г. № 290.

      7. Архивоведение: Учебник для нач. проф. образования: Учеб. пособие для сред. проф. образования / Е.В.Алексеева, Л.П.Афанасьева, Е.М.Бурова; Под ред. В.П.Козлова. – М.: ПрофОбрИздат, 2002. – 272 с.

      8. Афанасьева Л.П. Примерная программа дисциплины «Архивоведение». – М.:ПрофОбрИздат», 2009. – 125 с.

      9. Гофейн Г.М., Шепелев Л.Е. Архивоведение. Учебное пособие, 2001.

      10. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. ГОСТ Р 51141-98. – М., 2002.

      11. Основные правила работы государственных архивов Российской Федерации. - М., 2002.

      12. Основные правила работы архивов организаций. - М., 2003.

      13. Павлюк Л.В., Киселева Т.Н., Воробьев Н.И. Справочник по делопроизводству, архивному делу и основам работы на компьютере. М.-Спб.:СИЛ-Пресс, 2001. – 275 с.

      14. Тельчаров А.Д. Архивоведение (конспект лекций). – М.: «Приор-издат», 2004. – 160 с.

      15. Государственный Архив Российской Федерации //http://garf.narod.ru/index.htm

      16. http//www.archiviruem.ru

      17. http//www.ippnou.ru