Взаимосвязь и отличия внешнего и внутреннего контроля

Содержание

1. Взаимосвязь  и отличия внешнего и внутреннего контроля

1.1. Сущность системы бухгалтерского учета

Система бухгалтерского учета означает упорядоченную систему сбора, регистрации и обобщения информации в денежном выражении об имуществе и обязательствах организаций и их движении путем сплошного, непрерывного и документального учета всех хозяйственных операций.

Учетная политика предприятия является своеобразным фундаментом организации внутреннего контроля на предприятии. В Законе подчеркивается, что система внутреннего контроля каждого предприятия должна соответствовать размеру предприятий, структуре управления, составу и видам деятельности.

В настоящее время разработка, оптимизация и оценка систем внутреннего контроля является одним из актуальных вопросов теории и практики аудита. Это объясняется тем, что при организации систем внутреннего контроля на должном уровне аудиторские процедуры, направленные на подтверждение достоверности показателей финансовой и управленческой отчетности, значительно упрощаются[1].

Единого определения системы внутреннего контроля в научной литературе не существует. Общепринятым является определение системы внутреннего контроля как совокупности контрольной среды, средств контроля и системы бухгалтерского учета. При этом система бухгалтерского учета обеспечивает правильное и своевременное отражение хозяйственных операций, контрольная среда — разделение несовместимых функций, позволяющих принимать управленческие решения, касающиеся в первую очередь имущества организации, а средства внутреннего контроля — обратную связь, обеспечивающую надлежащую работу системы бухгалтерского учета и контрольной среды.

Под контрольной средой понимаются осведомленность и действия руководства аудируемого лица, направленные на установление и поддержание системы внутреннего контроля, а также понимание важности такой системы. Контрольная среда влияет на эффективность конкретных средств контроля и включает в себя следующие составляющие:

а) стиль и основные принципы управления данным аудируемым лицом;

б) организационная структура аудируемого лица;

в) распределение ответственности и полномочий;

г) осуществляемая кадровая политика;

д) порядок подготовки финансовой (бухгалтерской) отчетности для внешних пользователей;

е) порядок осуществления внутреннего управленческого учета и подготовки отчетности для внутренних целей;

ж) обеспечение соответствия хозяйственной деятельности аудируемого лица требованиям законодательства;

з) наличие и особенности организации работы ревизионной комиссии, службы внутреннего аудита в составе органа управления аудируемого лица.

Необходима согласованность системы бухгалтерского учета и системы внутреннего контроля, так как система двойной записи, лежащая в основе любой системы бухгалтерского учета (в том числе автоматизированных систем бухгалтерского учета), определяет порядок регистрации хозяйственных операций и обеспечивает надлежащий контроль[4].

Многие российские компании находятся на стадии развития системы внутреннего контроля. Органами контроля на предприятии могут быть: совет директоров, включая его комитеты (например, комитет по аудиту), контрольно-ревизионная служба, ревизионная комиссия, служба внутреннего аудита, служба внутреннего контроля, отдел аудита системы качества, служба экономической безопасности.

Собственники и менеджеры компании должны определить свои потребности в количестве органов контроля и задачи, которые каждый из них будет решать. Например, контрольно-ревизионная служба занимается проверкой сохранности товарно-материальных ценностей и выполнения решений и распоряжений руководства организации, а также расследованием мошенничеств; основная задача службы внутреннего контроля, как правило, состоит в построении и поддержании системы внутреннего контроля организации. В свою очередь служба внутреннего аудита призвана выполнять более широкие задачи по предоставлению гарантий и консультаций в сферах внутреннего контроля, управления рисками, корпоративного управления.

Определение внутреннего контроля с точки зрения его бухгалтерского понимания звучит следующим образом: внутренний контроль есть структура, политика, правила, процедуры по обеспечению сохранности активов организации и надежности бухгалтерских записей.

Надежная система бухгалтерского учета прежде всего призвана обеспечить сохранность собственности и достоверное отражение хозяйственных операций на счетах бухгалтерского учета.

Об эффективности учетной системы можно судить по уровню достижения следующих показателей безошибочности регистрации и обработки финансово- хозяйственных операций организации[2]:

1. наличие — отражены действительно существующие операции;
2. полнота — отражены все реальные операции;
3. арифметическая точность — все операции правильно подсчитаны;
4. разноска по счетам — все операции правильно разнесены по соответствующим бухгалтерским счетам;
5. формальная разрешённость — на каждую операцию получено общее или специальное формальное разрешение;
6. временная определенность — все операции отнесены к надлежащему отчетному периоду;
7. представление и раскрытие данных в отчетности — все данные правильно суммированы и обобщены.

2. Назначение внутрихозяйственного контроля

Главное назначение внутрихозяйственного контроля — непрерывное наблюдение за эффективностью финансово- экономической, снабженческо-сбытовой и производственной деятельности, обеспечение сохранности денежных и материальных средств, устранение причин и условий, ведущих к бесхозяйственности и хищениям. Учитывая необходимость контроля за финансово-хозяйственной деятельно стью, осуществляемой исполнительным органом субъекта хозяйствования, со стороны его собственников, а также то, что собственники предприятия и его исполнительный орган, наряду с общими, могут преследовать разные интересы, внутрихозяйственный контроль подразделяется на контроль в интересах исполнительного органа и контроль в интересах собственников.

Основная цель независимого контроля — составить мнение об эффективности действий руководителей по управлению собственностью, переданной в их распоряжение, о достоверности информации, с которой в финансовых отчетах представлены финансовое состояние и результаты финансово-хозяйственной деятельности, о законности и эффективности отдельных операций и движения денежных средств экономического субъекта, о соответствии отражения финансово-хозяйственной деятельности субъектов хозяйствования общепринятым бухгалтерским принципам и действующим нормативным правовым актам. По формам контроль может быть[3]:

• предварительный, проводимый во время прогнозирования, проектирования и планирования, он служит предпосылкой для принятия оптимальных управленческих решений. Главная цель предварительного контроля — пресекать незаконное и нерациональное использование средств, любые посягательства на собственность;
• текущий, проводимый на стадиях управления, связанных с реализацией и регулированием мероприятий по достижению поставленных целей, в процессе совершения производственных, хозяйственных и финансовых операций. Главная особенность текущего контроля заключается в оперативном выявлении отклонений от норм законодательства, принятых решений, утвержденных плановых показателей и нормативов путем оперативного сопоставления с фактическими данными в момент совершения финансово-хозяйственных операций;
• последующий, позволяет оценивать эффективность управления. Основное назначение последующего контроля — выявление нарушений законодательства в истекшем периоде, установление достоверности бухгалтерского учета и отчетности, сохранности имущества, хозяйственной целесообразности и законности оперативных управленческих решений, выполнение предписаний вышестоящих и других органов управления.

По полноте охвата документов и финансово-хозяйственных операций различают контроль сплошной (проверяют все финансово-хозяйственные операции и документы организации, без исключений и предположений об отсутствии нарушений) и частичный (проверяется только часть — определенная выборка— документов, операций, материальных ценностей)[4].

По степени охвата проверяемых вопросов выделяют контроль комплексный (всесторонний контроль финансово-хозяйственной деятельности хозяйствующего субъекта за определенный период), выборочный (контроль отдельных областей финансово-хозяйственной деятельности или разделов бухгалтерского учета хозяйствующего субъекта) и тематический (контроль определенного направления или вида финансово-хозяйственной деятельности объекта контроля, проводимый путем исследования заранее определенного круга вопросов или сторон финансово-хозяйственной деятельности).

1.3. Сущность внутреннего контроля

Одним из важнейших элементов управления является внутренний контроль. Внутренний контроль обеспечивает возможность принятия эффективных управленческих решений, а также их исполнение. Эти стороны внутреннего контроля находятся в неразрывном единстве и динамическом взаимодействии в циклах управленческих процессов.

Основными задачами внутреннего контроля являются:

• обеспечение соблюдения действующего законодательства;
• соблюдение политики (стратегии) руководства организации, исполнения внутренних нормативных документов;
• обеспечение эффективности планирования финансово-экономической деятельности;
• обеспечение правильности ведения учета и составления отчетности;
• обеспечение прав и сохранности имущества собственников;
• установление целесообразности операций внутреннего контроля;
• анализ, установление и оценка состояния субъектов внутреннего контроля;
• выявление резервов роста финансово-экономического потенциала организации;

применение мер к лицам, ответственным за нарушение финансово-экономического законодательства;

• принятие своевременных и эффективных решений, направленных, на устранение выявленных недостатков и нарушений и минимизацию риска возникновения в будущем и прочие.

Реализация управленческих функций организации связана  с осуществлением непрерывного контроля, охватывающего все стороны деятельности организации.

Система внутреннего контроля включает комплекс разнообразных взаимосвязанных методик процедур, которые разрабатывает и использует администрация, чтобы обеспечить снижение нежелательного риска в деловой и финансовой деятельности, а также в учете и отчетности. Такие методики и процедуры называются элементами системы внутреннего контроля, образующими структуру внутреннего контроля[1].

Следует констатировать, что ученые и практики дают различные определения  системе внутрихозяйственного контроля.

Система внутреннего контроля включает в себя:

• систему бухгалтерского учета;
• контролирующую среду;
• отдельные средства контроля.

Рассмотрим каждый элемент  системы. Система бухгалтерского учета— это совокупность форм и методов, обеспечивающих возможность для данной организации вести учет своего имущества и обязательств посредством сплошного, непрерывного, документального и взаимосвязанного их отражения в учетных регистрах на основании первичных документов, то есть осуществлять ведение бухгалтерского учета, а также формировать финансовую (бухгалтерскую) отчетность.

Под контролирующей средой подразумевается, во-первых, понимание руководством экономического субъекта важности и значения системы внутреннего контроля, а во-вторых, это, собственно, действия руководства организации по установлению и поддержанию этой системы.

Контролирующая среда экономического субъекта включает, в частности:

• основные принципы управления;
• организационную структуру;
• распределение ответственности и полномочий;
• кадровую политику;
• порядок подготовки финансовой (бухгалтерской) отчетности;
• порядок осуществления внутреннего управленческого учета и подготовки внутренней отчетности для целей управления;
• обеспечение соответствия хозяйственной деятельности организации требованиям законодательства.

В свою очередь, третий блок системы — средства контроля — должны обеспечивать:

• совершение хозяйственных операций с одобрения руководства организации;
• правильное отражение всех операций на счетах бухгалтерского учета в соответствии с учетной политикой организации;
• возможность доступа к активам только с разрешения руководства организации;
• осуществление руководством организации надлежащих действий;
• несоответствии фактически имеющихся активов и обязательств данным бухгалтерского учета.

Экономические субъекты хозяйственной деятельности должны применять определенные процедуры контроля, перечень которых приведен в Правиле (стандарте) №8.

К первой группе процедур можно отнести те, которые связаны с ограничением или делегированием полномочий:

• подотчетность одних работников другим;
• ограничение доступа к активам и записям;
• осуществление контроля за прикладными программами и компьютерными информационными системами, в том числе за внесением в них изменений, и за правом доступа при вводе и выводе информации из системы.

Вторая группа — это процедуры, связанные с установлением подлинности (верификацией) данных:

• внутренние проверки и сверки данных по вопросам финансово-хозяйственной деятельности;
• сравнение результатов подсчета денежных средств, ценных бумаг и материально-производственных запасов с бухгалтерскими записями (инвентаризация);
• сравнение данных, полученных из внутренних источников, с данными внешних источников информации;
• проверка аналитических счетов и оборотных ведомостей и арифметической точности записей;
• сравнение и анализ финансовых результатов с плановыми показателями и другие дополнительные процедуры.

Таким образом, построение системы внутреннего контроля и ее отдельных элементов в значительной степени зависит от организации. В небольших организациях может не быть подразделения внутренних аудиторов, а также разделения функциональных обязанностей. Вместе с тем небольшая организация имеет квалифицированных сотрудников, для каждого из которых четко определен круг обязанностей и прав. Возможны детально сформулированные процедуры авторизации, совершения хозяйственных операций и их отражения в бухгалтерском учете; четко отлаженная система документооборота; может осуществляться жесткий контроль за сохранностью активов и бухгалтерских записей, в определенной мере стандартизированы процедуры внутренней проверки[4].

В совокупности элементы структуры внутреннего контроля направлены на обеспечение последовательной и эффективной работы фирмы, особенно крупномасштабной компании, претворение стратегии фирмы, обеспечение сохранности активов, формирование своевременной, полной и достоверной бухгалтерской отчетности.

Система внутреннего контроля означает совокупность организационных мер, методик и процедур, используемых руководством аудируемого лица в качестве средств для упорядоченного и эффективного ведения финансово-хозяйственной деятельности, обеспечения сохранности активов, выявления, исправления и предотвращения ошибок и искажения информации, а также своевременной подготовки достоверной финансовой (бухгалтерской) отчетности. Внутренний контроль является одной из отправных точек, с которых идет совершенствование работы всего предприятия в целом и бухгалтерии, в частности. Внутренний контроль становится неким «помощником», который способствует работникам бухгалтерии в решении их задач. Основываясь на внешних и внутренних данных, оперативно пополняющихся, он также дает возможность администрации предприятия оперативно и с наилучшей выгодой решать вопросы жизнедеятельности предприятия.

2. Разработка ситуаций

1. Работник организации выехал в Польшу 16 декабря, пересек границу 17 декабря, 18 декабря пересек границу с Чехией, откуда 19 декабря в 5 часов утра вылетел в Москву, где расположен офис организации. Работнику выплачены суточные в размере 3 100 руб.

Справочно размер суточных: Польша — 56 дол. США, Чехия — 57 дол. США, Россия — 100 руб.; курс 28 руб. за 1 дол. В организации нет локального нормативного акта, регулирующего выплату суточных при командировках.

1.  Какими нормативными  актами должен руководствоваться ревизор?

2.  Рассчитайте суточные.

3. Сделайте бухгалтерские  записи по итогам расчета суточных.

Решение:

Данное направление  ревизии целесообразно начинать с изучения остатков задолженности  на конец каждого месяца за весь проверяемый период. Одновременно проверяется правильность переноса остатков задолженности с одного месяца на другой. Это позволяет выявить необоснованное списание или искусственное уменьшение суммы задолженности и выдачу новых подотчетных денежных средств при наличии непогашенной задолженности. Полноту отражения выданных в подотчет денег по счету 71 проверяют путем сравнения расходов по кассовой книге с оборотами по счету 71. При проведении такого сравнения ревизор обращает внимание на эффективность контроля со стороны бухгалтерии за выдачей денег в подотчет в пределах производственной потребности. Если такой контроль осуществляется недостаточно, необходимо рассмотреть возможность скрытого авансирования работников. Особое внимание обращается на задолженность по подотчетным суммам, которые являются наиболее крупными и невозвращенными на конец проверяемого периода.

Далее ревизор исследует  материалы авансовых отчетов. Например, определяется необходимость и целесообразность направления работников в командировку. Выявленные нарушения группируются в накопительных ведомостях с указанием Ф.И.О. командированных, их должности, места и сроков командировки, суммы израсходованных средств. Целесообразно группировать командировочные расходы, связанные с недостатками работы отдельных служб предприятия. Здесь же необходимо проверить авансовые отчеты и докладные записки работников, не выполнивших командировочное задание. При многократности таких случаев они выписываются в ведомость для включения в акт ревизии.

На последнем этапе  проверки изучается соблюдение установленных норм суточных, квартирных и правильность итоговой суммы по авансовому счету. 

Размер суточных составит:

Россия – 16.12 – 700 руб.

Польша – 17.12 – 56 долл*28 руб = 1568 руб.

Чехия – 18.12 – 57 дол.. * 28 руб. = 1596 руб.

Россия – 19.12 – 700 руб.

Общий размер суточных = 4564 руб.

Выдача наличных денег  в под отчет оформляется бухгалтерскими записями:

Д 50-2  К 52 - получена в банке наличная валюта для выдачи работнику на командировочные расходы – 113 долл. (3164 руб.),

Д 71-2,  К 50-2 - выдана работнику сумма аванса на командировочные расходы в инвалюте из кассы – 113 долл (3164 руб.),

Д 71-2, К 52 - перечислена  сумма аванса на командировочные  расходы в банк на лицевой счет работника в иностранной валюте – 113 долл.

Д 71-1,  К 50-1 - компенсированы работнику суммы суточных командировочные расходы в рублях из кассы – 1400 руб.,

2. Рабочий – сдельщик VI разряда Иванов В. П. Выполнил норму выработки на 120%. Его заработок по прямым сдельным расценкам 2000 руб. По внутризаводскому положению сдельные расценки за продукцию, выработанную сверх 105% нормы, повышается в 1,4 раза.

В соответствии с распоряжением  руководства завода о премировании и нарядом на сдельную работу Иванову  В. П. выплачено 2150 руб.

Установите правильность начисления, сформулируйте запись в аудиторском  отчете.

Ответ:

Нарушено Положение об оплате труда и коллективный договор, неверно учтена сверхнормативная выработка на 120 %. Сумма заработной платы работника аудитором пересчитана.

общий заработок рабочего будет  равен 2420 руб.

2000 + 2000 x (120 - 105) : 100 x 1,4

Предприятию предложено:

1) сделать следующие записи в  бухгалтерском учете:

Д 20 К 70  270 руб. (2420 - 2150)

2) удержать НДФЛ и сделать  соответствующие записи в бухгалтерском  учете:

Д 70 К 68 35 руб. (270 х 13%)

3) пересчитать налог на прибыль  организации: (расходы на оплату труда были занижены) 270 х 20% = 54 руб.;

4) подать уточненную декларацию  по налогу на прибыль организации  за, написать письмо в налоговую  инспекцию с просьбой о зачислении  переплаты налога на прибыль  в сумме 54руб. в счет уплаты налога на прибыль организации за следующий квартал.

3. При просмотре бухгалтерских проводок в Главной книге аудитором была обнаружена корреспонденция счетов: дебет сч. 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками», кредит сч. 41 «Товары» на сумму 80 млн. руб. Дальнейшая проверка журнала – ордера № 6 «Расчеты с поставщиками» показала, что бухгалтером данная товарообменная операция не отражена на счете 90 «Продажи».

В учете выполнены следующие  бухгалтерские проводки;

Дебет сч. 26 «Общехозяйственные расходы»

Кредит сч. 60 «Расчеты с покупателями и заказчиками» - 100 млн. руб.;

Дебет сч. 19 «Налог на добавленную  стоимость по приобретенным ценностям»

Кредит сч. 60 «Расчеты с покупателями и заказчиками» - 20 млн. руб.

Дебет сч. 60 «Расчеты с покупателями и заказчиками»

Кредит сч. 41 «Товары» - 80 млн. руб.

Проанализируйте ошибки, выявленные аудитором.

Составьте правильные бухгалтерские  проводки и подсчитайте возможные  санкции со стороны налоговых  органов.

Ответ:

На основании пункта 6.3 Приказа Минфина РФ от 6 мая 1999 года №32н "Об утверждении положения по бухгалтерскому учету "Доходы организации" ПБУ 9/99" (далее ПБУ 9/99) обязано отразить в бухгалтерском учете выручку от продажи контрольно-кассовой техники

62 90-1 120 млн. Отражена выручка от продажи

90-3 68 20 млн. Начислен НДС, причитающийся к уплате в бюджет с операции по реализации

90-2 41 80 млн. Списана себестоимость готовой продукции

26 60 100 млн. Отражена стоимость услуг по товарообмену

19 60 20 млн. Учтен НДС по принятым к учету услугам

Сумма "входного" НДС по приобретенным услугам, подлежащая вычету, должна быть исчислена исходя из балансовой стоимости переданной по договору мены продукции (80 млн. рублей х 20% = 16 млн. рублей). Основание - пункт 2 статьи 172 НК РФ

68 19 16 млн. Принят к вычету "входной НДС"

60 62 120 млн. Произведен зачет задолженностей

60 91-1 20 млн. Списана разница между стоимостью отгруженной собственной продукции и стоимостью приобретенных услуг

91-2 19 4 млн. Списана сумма НДС, не подлежащая вычету

Возможные штрафные санкции:

1. Административный штраф за нарушение ведения бух. Учета
2. 10% от суммы доначисленного НДС (от 4 млн.) + пени

Список литературы

1. Волчкова М.А., Загряцкий Н.И. Контроль и ревизия Учебное пособие. 2-е издание.  Н. Новгород: Нижегород. гос. архит. - строит. ун-т, 2012. - 95 с.
2. Гусева Т. М., Шеина Т. Н. Самоучитель по бухгалтерскому учету: учеб. пособие. — 2_е изд. — М.: Проспект, 2011. —464 с.
3. Ковалев В.В., Ковалев Вит. В. Финансовая отчетность. Анализ финансовой отчетности (основы балансоведения): учеб. Пособие. – 2-е изд., перераб. и доп. – М.: ТК Велби, Изд-во Проспект, 2010. – 432 с.
4. Мещеряков С.А. Контроль и ревизия Учебное пособие для самостоятельной работы студентов специальности «Бухгалтерский учет, анализ и аудит». - Спб. , 2011 г. - 77 с.
5. Мельник М. В., Пантелеев А. С., Звездин А. Л. Ревизия и контроль: Учебное пособие/Под ред. проф. M.B. Мельник- М-: ИД ФВК-ПРЕСС, 2010. - 520 с.
6. Теория бухгалтерского учета: Учебное пособие / М.А. Булатов. —3-е изд., перераб. и доп. — М.: Издательство «Экзамен», 2011. — 256 с.
7. Пошерстник Н.В. Бухгалтерский учет: Учебно-практическое пособие. – СПб: Питер, 2012. – 416 с.: ил.
8. Соколов Б. Н. Системы внутреннего контроля (организация, методики, практика)/Б. Н. Соколов, В. В. Рукин. - М.: ЗАО «Издательство «Экономика», 2010. - 442 с.
9. Финансовый учет: Учебник/Под ред. проф. В. Г. Гетьмана. - 3-е изд., перераб. и доп. - М.: Финансы и статистика, 2011. -816 с.