Законодательные и нормативно методические акты, регламентирующие создание и оформление документов, и документационное обеспечение упра

 

 

Законодательные и нормативно методические акты, регламентирующие  создание и оформление документов, и документационное обеспечение управления.

 

Как известно, делопроизводство - это отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами. Нормативно-методическая база делопроизводства - это совокупность требований, норм, правил и рекомендаций по составлению документов и работе с ними, установленных правовыми актами, стандартами, инструкциями и методическими пособиями.

Нормативно-методическая база делопроизводства регулирует:

- правила оформления документов;

- правила работы с документами;

- обеспечение сохранности  документов;

- порядок передачи документов  на архивное хранение;

- работу службы делопроизводства (функции, структура, штаты);

- внедрение новых информационных  технологий в работе с документами;

- работу с документами, имеющими гриф ограничения доступа;

- юридические аспекты, связанные  с документами, и другие вопросы.

 

Документ обладает юридической силой, если он оформлен в соответствии с общепринятыми нормами создания и оформления. Во всех организациях и учреждениях должны быть единые правила оформления однотипных документов, то есть должно быть четко определено, как создавать документ, какие должны быть реквизиты, кто имеет право подписи и какие печати должны удостоверять его подлинность. Именно нормативно-методическая база делопроизводства устанавливает данные правила.

 

Составляющими нормативной базы делопроизводства являются:

 

- законодательные и правовые  акты Российской Федерации;

- государственные и отраслевые  стандарты;

- нормативные документы;

- государственные и отраслевые  классификаторы;

- Государственная система  документационного обеспечения управления (ГСДОУ);

- инструкции по делопроизводству  конкретного предприятия.

 

Нормативно-методическая база документооборота – это совокупность

 

законов, нормативных правовых актов и методических документов,

 

регламентирующих технологию создания, обработки, хранения и использования

 

документов в текущей деятельности учреждения, а также регламентирующие работу

 

службы делопроизводства – ее структуру, функции, штаты, техническое

 

обеспечение и др.

 

Нормативно-методическая база документооборота и делопроизводства

 

включает в себя:

 

− законодательные акты Российской Федерации в сфере информации и

 

документации;

 

− указы и распоряжения Президента Российской Федерации, постановления и

 

распоряжения Правительства Российской федерации, регламентирующие

 

вопросы документационного обеспечения на федеральном уровне;

 

− правовые акты федеральных органов исполнительной власти (министерств,

 

комитетов, служб, агентств и др.) как общеотраслевого, так и ведомственного

 

характера;

 

− правовые акты органов представительной и исполнительной власти субъектов

 

Российской Федерации и их территориальных образований, регламентирующие

 

вопросы делопроизводства;

 

− правовые акты нормативного и инструктивного характера, методические

 

документы по делопроизводству учреждений, организаций и предприятий;

 

− государственные стандарты на документацию;

 

− унифицированные системы документации;

 

− общероссийские классификаторы технико - экономической и социальной

 

информации;

 

− государственную систему документационного обеспечения управления.

 

Основные требования к документам и службам документационного обеспечения

 

(ГСДОУ);

 

− нормативные документы по организации управленческого труда и охране труда;

 

− нормативные документы по организации архивного хранения документов.

 

Документационное обеспечение – важнейшая сторона деятельности любого

 

учреждения, организации, предприятия. Законодательство российской Федерации

 

регламентирует общие принципы организации документационного обеспечения

 

деятельности физических и юридических лиц.

 

Основу гражданского законодательства составляет гражданский кодекс

 

Российской Федерации, который определяет гражданские правоотношения и тем

 

самым устанавливает виды и разновидности документов, создаваемых в целях

 

фиксации актов гражданских взаимоотношений.

 

Наряду с гражданским кодексом Российской Федерации отдельные стороны

 

работы с информацией и документацией регулируются специальными

 

федеральными законами. Закон Российской Федерации "О стандартизации" от

 

10.06.93 г. № 5154-1 устанавливает  правовые основы стандартизации  в Российской

 

Федерации, обязательные для всех государственных органов управления,

 

предприятий и предпринимателей, общественных объединений и определяет меры

 

государственной защиты интересов потребителей и государства посредством

 

разработки и применения нормативных документов по стандартизации.

 

Федеральный Закон РФ "Об информации, информатизации и защите

 

информации" от 20.02.95 г. № 24-Ф3 устанавливает правовой режим создания,

 

хранения и использования информационных ресурсов, в частности: порядок

 

документирования информации; право собственности на отдельные документы и

 

отдельные массивы документов; документы и массивы документов в

 

информационных системах; категории информации по уровню доступа к ней;

 

порядок правовой защиты информации.

 

Развитие отдельных положений этого закона нашло выражение в Указе

 

Президента "Об основах государственной политики в сфере информации" от

 

20.01.94 и постановлениях Правительства.

 

Федеральный Закон "Об участии в международном информационном обмене"

 

от 4.07.96 № 85-Ф3 определяет: объектом международного информационного

 

обмена может быть документированная информация, информационные ресурсы,

 

информационные продукты, информационные услуги, средства международного

 

обмена.

 

Закон РФ "О государственной тайне" 1993 г. № 5485 регулирует отношения,

 

возникающие в связи с отнесением сведений к государственной тайне. Закон

 

устанавливает полномочия государственных органов и должностных лиц,

 

призванных обеспечивать сохранение и защиту государственной тайны, перечень

 

сведений, составляющих государственную тайну, порядок засекречивания и

 

рассекречивания сведений и их носителей и другие вопросы.

 

Основные законодательства РФ об Архивном фонде Российской Федерации и

 

архивах (1993 г.) направлены на совершенствование организации архивного дела в

 

стране, предотвращение порчи, уничтожения, хищения, незаконной скупки,

 

продажи, приобретения и вывоза архивных документов за границу; регулируют

 

формирование, организацию хранения, учет, использование архивов и архивных

 

фондов и управление ими, обеспечивают сохранность архивных документов и т.д.

 

Законодательство РФ регулирует и другие сферы деятельности, тесно

 

связанные с документационным обеспечением, например, создание и использование

 

современных автоматизированных и телекоммуникационных систем и т.д.

 

Огромное количество документов привело к необходимости их унификации и

 

стандартизации. Суть стандартизации заключается в возведении в норму,

 

обязательную для применения, оптимальных правил и требований по разработке и

 

оформлению документов, принятых в установленном порядке для всеобщего и

 

многократного их применения в делопроизводстве. Таким образом, стандартизация в

 

соответствии с законом РФ "О стандартизации" от 10.06.93 г. – это деятельность по

 

установлению норм, правил и характеристик в целях обеспечения:

 

− безопасности продукции, работ и услуг для окружающей среды, жизни, здоровья

 

и имущества;

 

− технической и информационной совместимости, а также взаимозаменяемости

 

продукции;

 

− качества продукции, работ и услуг в соответствии с уровнем развития науки,

 

техники и технологии; единство измерений;

 

− экономии всех видов ресурсов; и т.д.

 

К нормативным документам по стандартизации, действующим на территории

 

нашей страны, относятся: государственные стандарты РФ (ГОСТ); применяемые в

 

установленном порядке международные (региональные) стандарты; правила, нормы

 

и рекомендации по стандартизации; общероссийские классификаторы технико-

 

экономической и социальной информации; стандарты отраслей; стандарты

 

предприятий; стандарты научно-технических инженерных обществ и других

 

общественных объединений.

 

Государственные стандарты разрабатываются на продукцию, работы и

 

услуги, имеющие межотраслевое значение. Содержание требований стандартов,

 

области их распространения, сферы их действия и даты их введения определяются

 

государственными органами управления, которые их принимают. В соответствии с

 

законом "О стандартизации" государственные стандарты и общероссийские

 

классификаторы технико-экономической и социальной информации принимает

 

Госстандарт России; они вводятся в действие после их государственной

 

регистрации. Требования, устанавливаемые стандартами, обязательны для всех

 

государственных органов управления и субъектов хозяйственной деятельности.

 

Все государственные стандарты объединены в единую Государственную

 

систему стандартизации.

 

стандарты как унифицированные системы документации и Единая система

 

классификации и кодирования технико-экономической информации составляют

 

самостоятельный комплекс, а именно: ГОСТ 6.01-87; ГОСТ 6.10.3-83; ГОСТ 16487-

 

83; ГОСТ 6.10.44-84; ГОСТ 6.10.5-87; ГОСТ 6.10.6-87; ГОСТ 6.107-90 и ГОСТ Р

 

6.30-97. Унифицированные системы документации. Система организационно-

 

распорядительной документации. Требования к оформлению документов.

 

В целях сокращения количества применяемых в деятельности учреждений,

 

организаций и предприятий документов, типизации их формы, снижения трудовых,

 

временных и материальных затрат на их подготовку и обработку, достижения

 

информационной совместимости автоматизированных баз данных в народном

 

хозяйстве проводятся работы по унификации документов и созданию

 

унифицированных систем документации (УСД). В основе создания УСД лежит

 

метод унификации – установление единообразия состава и форм управленческих

 

документов, создаваемых при решении однотипных управленческих функций и

 

задач. Одновременно разрабатываются классификаторы технико-экономической и

 

социальной информации, обеспечивающие интегрированную автоматизированную

 

обработку данных, содержащихся в УСД. В настоящее время действует восемь УСД,

 

одна из них унифицированная система организационно-распорядительной

 

документации.

 

важными средствами информационного обеспечения являются

 

классификаторы технико-экономической и социальной информации – нормативные

 

документы, содержащие систематизированный свод наименований объектов,

 

представленных как классификационные группировки, и присвоенные им коды.

 

В настоящее время разработано и действует 37 общероссийских и

 

продолжающих действовать общесоюзных классификаторов. Совокупность

 

классификаторов, научно-методические и нормативно-экономические документы по

 

их разработке, ведению и внедрению; службы, осуществляющие работы по

 

классификации и кодированию составляют Единую систему классификации и

 

кодирования технико-экономической и социальной информации (ЕСКК ТЭИ).

 

В зависимости от области применения классификаторы подразделяются на:

 

общероссийские, отраслевые и классификаторы предприятий.

 

С точки зрения содержания классификаторы подразделяются на три группы:

 

1. Классификаторы информации  об управленческих документах, задачах,

 

решаемых в автоматизированных системах управления, видах деятельности,

 

экономических и социальных показателях. Один из них – общероссийский

 

классификатор управленческой документации (ОКУД).

 

2. Классификаторы информации  об организационных структурах.

 

3. Классификаторы информации  о населении и кадрах.

 

ОКУД содержит информацию об унифицированных системах документации

 

и формах документов, разрешенных к применению в народном хозяйстве.

 

Он предназначен для решения следующих задач:

 

− регистрации форм документов;

 

− упорядочения информационных потоков;

 

− сокращения количества применяемых форм;;

 

− исключения из обращения неунифицированных форм документов;

 

− обеспечения учета и систематизации унифицированных форм;

 

− документов на основе их регистрации;

 

− контроля за составом документов и исключения дублирования информации,

 

применяемой в сфере управления;

 

− рациональной организации контроля за применением унифицированных форм

 

документов.

 

Объектами классификации в ОКУД являются общероссийские

 

унифицированные формы документов, утверждаемые министерствами

 

(ведомствами) Российской  Федерации – разработчиками УСД.

 

Коды ОКУД в соответствии с ГОСТ Р6.30-944 "Унифицированные системы

 

документации. Система организационно-распорядительной документации.

 

Требования к оформлению документов" представляются в унифицированных

 

формах документов.

 

Нормативные документы по труду и охране труда являются основанием для

 

определения затрат времени на выполнение конкретных работ по делопроизводству,

 

расчета численности работников, объемов выполняемых ими заданий, создания

 

благоприятных условий труда.

 

К нормативным документам по труду относятся нормативы по труду

 

(нормативы времени, численности, времени обслуживания), единые и  типовые

 

нормы (времени, выработки, обслуживания). Межотраслевые укрупненные

 

нормативы времени на работы по документационному обеспечению управления (М.:

 

ЦБНТ Минтруда РФ, 1995). Эти нормативы предназначены для расчета норм

 

времени и организации работы в службах документационного обеспечения

 

управления, определения трудоемкости работ, численности работников и

 

рекомендованы для применения в органах федеральной исполнительной власти, на

 

предприятиях независимо от форм собственности, в учреждениях и общественных

 

организациях. Нормативная часть этого документа содержит следующие разделы:

 

затраты времени на работы по документационному обеспечению управления

 

(составление и ведение  номенклатуры дел, обработка, регистрация, учет количества

 

документов, работы по контролю исполнения документов, создание и ведение

 

карточек, формирование и оформление дел в подразделениях, экспертиза научной и

 

практической ценности документов, составление годовых разделов описей дел,

 

передача дел в ведомственный архив); затраты времени на работы архива

 

организации (методическое и организационное обеспечение работы, создание

 

научно-справочного аппарата к документам архива организации, каталогизация

 

документов, использование документов, информационное обслуживание

 

учреждений и граждан, проведение комплексной (тематической) проверки состояния

 

и работы архива подведомственного учреждения, контроль за организацией

 

документов в делопроизводстве структурных подразделений ведомства

 

(организации) и в учреждениях  системы, обеспечение сохранности  документов, учет

 

документов, техническое оформление работ).

 

Нормативы времени на работы по совершенствованию документационного

 

обеспечения управления министерств, ведомств, предприятий и организаций (М.:

 

ВНИИДАД, 1992). Документ содержит нормативы, предназначенные для работников

 

организаций и подразделений, занимающихся работами по совершенствованию

 

документационного обеспечения управления: для составления планов работ,

 

заключения договоров, расчета трудозатрат, анализа производительности труда

 

работников и расчета их численности.

 

Нормы времени на работы по автоматизированной архивной технологии и

 

документационному обеспечению органов управления (М.: ЦБНТ Минтруда РФ,

 

1993). Нормы времени предназначены  для определения затрат времени  на работы с

 

управленческой документацией в традиционных условиях и в условиях

 

автоматизации управленческих процессов, для расчета численности работников

 

документационных служб и экономического обоснования применения современных

 

средств вычислительной техники в органах управления. Нормы времени

 

распространяются на все виды работ (комплексы задач), включенные в

 

Государственную систему документационного обеспечения управления. Они

 

разделены на два блока: нормы времени на работы по документационному

 

обеспечению управления и нормы времени на работы, выполняемые в процессе

 

автоматизированной архивной технологии.

 

 

Список электронных источников

 

1. http://bookatruck.net/book_24_glava_4_RAZDEL_2._NORMATIVNO-METODICHE.html
2. http://ido.tsu.ru/other_res/res2/organizac_document/text/page6.html
3. http://www.profiz.ru/sr/6_2008/metody_sovershenstv_DOU